Nachhaltigkeit im Büro beginnt nicht erst bei der Entsorgung, sondern mit der Frage, wie lange Einrichtung genutzt wird und wie ihr Übergang in eine zweite Nutzung organisiert ist. Genau hier setzt die neue IBA-Branchenlösung „newen“ an. Stefan Kokkes, Geschäftsführer Industrieverband Büro und Arbeitswelt e.V., stellt die Plattform vor.
newen versteht sich bewusst nicht als klassischer Marktplatz, sondern als digitale Infrastruktur für definierte Rücknahme- und Weiterverwendungsprozesse. Abbildung: IBA
Büro- und Objektmöbel prägen Materialeinsatz, Energieverbrauch und CO2-Bilanz von Unternehmen über viele Jahre hinweg. Wer Flächen neu zuschneidet, Standorte konsolidiert oder Arbeitswelten an hybride Modelle anpasst, trifft damit immer auch strategische Entscheidungen in Sachen Ressourcenschonung und ESG-Performance. Während für Beschaffung und Betrieb etablierte Prozesse existieren, fehlte der Branche bislang jedoch ein standardisierter Rahmen für das Nutzungsende von Büromöbeln.
Vom linearen Einrichten zum definierten Branchenprozess
Klassische Bürokonzepte folgen häufig einem linearen Muster: planen, neu kaufen, nutzen und beim nächsten Umbau große Teile der Einrichtung austauschen. Zirkuläre Ansätze stellen dagegen den gesamten Lebenszyklus von Büro- und Objektmöbeln in den Mittelpunkt. Ziel ist es, Produkte so lange wie möglich im Kreislauf zu halten, ihren Nutzwert über mehrere Lebensphasen zu sichern und die „graue Energie“ aus Herstellung, Transport und Entsorgung optimal zu nutzen. Dazu gehört, Möbel von Beginn an langlebig, modular und gut reparierbar zu wählen und vorhandene Bestände als Ressource zu verstehen.
Bisher wurden Auszüge, Umzüge oder Flächenrückgaben meist als einmalige Räumungsprojekte organisiert. Möbel wurden kurzfristig eingelagert, verteilt oder entsorgt – häufig ohne Transparenz über Mengen, Qualitäten und Verbleib. Dieses „Projektdenken“ ist eine der zentralen Hürden für echte Kreislaufwirtschaft: Solange jedes Unternehmen seinen eigenen Weg sucht, bleiben Potenziale ungenutzt und „Reuse“ ist eher Zufall als System. Genau diese Lücke zwischen Nachhaltigkeitsanspruch und operativer Umsetzung adressiert newen.
Das Logo: newen - powered by IBA. Abbildung: IBA
Diesen Punkt übersetzt newen im Lebenszyklus in einen klar definierten, digitalen Prozess. Unternehmen melden ihre nicht mehr benötigten Möbel über die Plattform, idealerweise per Foto-Upload und wenigen Basisangaben zu Produkt, Zustand und Standort. Im Hintergrund werden die Daten mit Herstellerinformationen abgeglichen, Produkte strukturiert zugeordnet und qualifiziert. Anschließend durchlaufen die Möbel einen mehrstufigen Ablauf: Zuerst werden sie den jeweiligen Herstellern angeboten, danach nach festen Regeln an registrierte Partner und Marktteilnehmer weitergeleitet. Erst wenn keine Weiterverwendung möglich ist, folgt die stoffliche Verwertung. newen versteht sich dabei bewusst nicht als klassischer Marktplatz, sondern als digitale Infrastruktur für definierte Rücknahme- und Weiterverwendungsprozesse. „Kreislaufwirtschaft scheitert heute selten an Produkten, sondern häufig an fehlender Infrastruktur. Genau diese Infrastruktur bauen wir mit newen auf“, erklärt Philipp Dicke, der die Entwicklung der Plattform begleitet.
„Wir schaffen damit einen gemeinsamen Branchenstandard für den Umgang mit Büroausstattung am Ende ihrer Nutzung, der Unternehmen Planungssicherheit gibt und Ressourcen länger im Kreislauf hält“, fasst IBA-Vorsitzender Helmut Link die Zielsetzung von newen zusammen. Für Unternehmen entsteht erstmals eine nachvollziehbare Nachweisführung über den weiteren Verbleib ihrer Ausstattung – ein wichtiger Baustein für ESG-Reporting und interne Steuerung.
Einsparungen bei Kosten, CO2 und Zeit
Second-Life-Möbel sind dabei ein handfester betriebswirtschaftlicher Hebel. Unternehmen, die Arbeitsplätze konsequent mit wiederaufbereiteten oder gebrauchten Büromöbeln ausstatten, können ihre Investitionskosten deutlich senken; je nach Ausgangslage liegen die Einsparungen im deutlich zweistelligen Prozentbereich. Die frei werdenden Mittel lassen sich in digitale Infrastruktur, Flächenqualität oder Kultur- und Change-Projekte reinvestieren.
Mit newen wurde eine branchenübergreifende Infrastruktur zur Abwicklung des Nutzungsendes von Büroausstattung geschaffen. Abbildung: IBA
Gleichzeitig verbessert sich die ökologische Bilanz. Jede vermiedene Neuanschaffung reduziert den Ressourcenverbrauch und die Emissionen, die in der Produktion neuer Möbel und deren Logistik entstehen. Verlängerte Nutzungsdauern und Refurbishing zahlen damit direkt auf die Scope-3-Emissionen der Bürobetreiber ein, die in der ESG-Berichterstattung zunehmend in den Fokus rücken. Ein weiterer Vorteil ist die Verfügbarkeit: Bestandsmöbel aus einer Infrastruktur wie newen können häufig innerhalb weniger Tage oder Wochen bereitgestellt werden. Das beschleunigt Umzüge und Reorganisationen erheblich und reduziert produktive Ausfallzeiten.
Bestandsmöbel in Projekten und Ausschreibungen
Mit steigenden ESG-Anforderungen, CO2-Zielen und wachsendem Kostendruck rücken Bestandsmöbel stärker in den Fokus von Planung und Beschaffung. Immer häufiger definieren Unternehmen und öffentliche Auftraggeber einen Mindestanteil wiederverwendeter oder instandgesetzter Möbel in ihren Projekten, um ökologische und ökonomische Zielgrößen miteinander zu verbinden. Reuse und Instandsetzung werden damit von der Ausnahme zur vorausgesetzten Option – vorausgesetzt, Verfügbarkeit und Qualität lassen sich zuverlässig nachweisen.
Hierfür schafft newen die Grundlage, indem Bestände transparent, qualifiziert und projektfähig gemacht werden. Planer können über die Infrastruktur auf geprüfte Second-Life-Möbel zugreifen und diese gezielt in ihre Konzepte integrieren, etwa indem definierte Flächenbereiche mit Bestandsmöbeln ausgestattet und nur Ergänzungen oder Speziallösungen als Neuprodukte beschafft werden. So lässt sich ein geforderter Gebrauchtmöbelanteil strukturiert umsetzen, statt ihn im Einzelfall improvisieren zu müssen. Gleichzeitig behalten Unternehmen den Überblick, denn Mengengerüste, Qualitäten, Zeitfenster und Verwertungspfade werden digital dokumentiert. Ein entscheidender Aspekt, damit Kreislaufmodelle im Kerngeschäft ankommen und nicht als „Side Project“ laufen.
Niederlande als Blick in die Zukunft
Wie stark Refurbish in Ausschreibungen verankert sein kann, zeigt ein Blick in die Niederlande. Dort zählen zirkuläre Beschaffungsstrategien längst zu den politischen Leitplanken und öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, Wiederverwendung und andere R-Strategien wie Refurbish systematisch zu berücksichtigen. In großen Projekten werden feste Quoten dafür ausgeschrieben und gebrauchte Möbel konkurrieren gleichberechtigt mit Neuware.
Dadurch ist ein eigenständiger Markt für refurbished Büromöbel entstanden, in dem Produkte, die früher vernichtet worden wären, erneut eingesetzt werden. Die Entwicklung zeigt, dass Refurbish und Reuse keine Nischensegmente bleiben müssen, wenn Vergabepraxis, Marktstrukturen und digitale Infrastruktur zusammenspielen. newen liefert die technische Grundlage, um ähnliche Modelle auch im deutschen Markt skalierbar zu machen.
Zirkuläre Bürokonzepte stellen den gesamten Lebenszyklus von Büro- und Objektmöbeln in den Mittelpunkt. Abbildung: IBA
R-Strategien und Daten als Hebel
Fachlich betrachtet greifen bei all dem die bekannten R-Strategien der Kreislaufwirtschaft: vermeiden, überdenken, verringern, wiederverwenden, reparieren, instandsetzen, wiederaufarbeiten, umnutzen, recyceln oder Energie zurückgewinnen. Für die Büromöbelbranche bedeutet das, Produkte so zu entwickeln, dass sie im ersten, zweiten und dritten Lebenszyklus funktionieren – mit modularen Konstruktionen, austauschbaren Komponenten und sortenreinen Materialien.
Die Plattform newen schließt die Lücke zwischen diesem Designansatz und der konkreten Umsetzung im Projektgeschäft, indem Bestände sichtbar gemacht, qualifiziert und in planbare Angebote überführt werden. Gleichzeitig entsteht eine gemeinsame Datenbasis über Mengenströme, Produktlebensdauern und Verwertungspfade von Büroausstattung. Diese Informationen sind nicht nur für einzelne Unternehmen relevant, sondern auch für Hersteller, die ihre Produkte zirkulärer gestalten wollen, sowie für Politik und Verwaltung, die regulatorische Rahmenbedingungen weiterentwickeln. newen fungiert damit als digitale Infrastruktur, die Geschäftsmodelle, Nachhaltigkeitsziele und praktische Abläufe miteinander verknüpft.
Fazit: Second Life als New Normal
Second Life im Büro bedeutet mehr, als „gebrauchte Möbel zu retten“. Es geht darum, das Nutzungsende von Büroausstattung als regulären, standardisierten Prozess zu verstehen und Bestandsmöbel zu einem festen Bestandteil von Projekten und Ausschreibungen zu machen. Mit newen stellt der IBA der Branche dafür erstmals eine gemeinsame Infrastruktur zur Verfügung. So entsteht Schritt für Schritt ein neuer Branchenstandard, in dem hochwertige Second-Life-Möbel selbstverständlich Teil moderner Arbeitswelten werden.
 Abbildung: IBA Stefan Kokkes, Geschäftsführer, |
