Mit KI Arbeitsprozesse verschlanken

Schlecht organisierte und unstrukturiert abgelegte Informationen beeinflussen die Leistung negativ: Mehr als ein Arbeitstag pro Woche kann durch ineffiziente Tätigkeiten verschwendet werden. Andy Wilson von Dropbox erklärt, wie KI Ordnung in komplexe Prozesse bringen kann.

Repetitive Aufgaben an KI abzugeben verschafft Mitarbeitenden mehr Zeit für kreatives Arbeiten. Abbildung: Bianco Blue, Depositphotos

Der Arbeitsplatz von Wissensarbeitenden ist längst digital. Doch mit der höheren digitalen Flexibilität geht auch einher, dass Daten über mehrere Plattformen verstreut abliegen: von Cloudspeichern und E-Mail bis hin zu Messaging-Apps und Projektmanagement-Tools. Die digitale Unordnung zwingt die Nutzer dazu, Zeit für den Wechsel zwischen Anwendungen und der Suche nach Dateien aufzuwenden. Statt zu kreativer Arbeit oder innovativen Ideen führt dies leider zu Fragen wie: „Wo könnte das File liegen?“, „In welchem Tool muss ich suchen?” KI kann helfen, wieder Klarschiff zu machen und die Gedanken vom Ballast zu befreien.

KI schafft Ordnung durch Automatisierung

Durch die Automatisierung von Routineprozessen und die intelligente Organisation von Daten per KI lassen sich das Auffinden und Verwalten von Informationen verschlanken und ineffektive Arbeitsabläufe vereinfachen. Von Dropbox in Auftrag gegebene Untersuchungen zeigen, dass Wissensarbeiter, die Automatisierungstools einsetzen, bereits Leistungssteigerungen erzielen: In dieser Studie haben 79 Prozent der Befragten angegeben, produktiver zu sein, und fast 70 Prozent der Befragten fühlen sich besser organisiert. Außerdem können personalisierte KI-Tools bei Suchanfragen helfen und als intelligente Assistenz Arbeitsapps und Dateien von Mitarbeitenden durchsuchen. So wird der Zeitaufwand für das Suchen von Informationen und das Wechseln zwischen verschiedenen Tools verringert.

Saubere Nachverfolgung für mehr Klarheit

Da Teams häufig von unterschiedlichen Standorten aus zusammenarbeiten, ist die Zugangsverwaltung zu Informationen komplexer geworden. Untersuchungen von Cisco haben ergeben, dass 94 Prozent der Unternehmen der Meinung sind, dass ihre Kunden nicht bei ihnen kaufen würden, wenn sie ihre Daten nicht ordnungsgemäß schützen würden – ein weiterer Beweis für die Notwendigkeit solider Sicherheitspraktiken. Der Schutz ist auch deshalb so wichtig, weil sich die Art und Weise des Zugriffs auf und die Kontrolle über Informationen durch flexible Arbeitsweisen stetig verändern.

KI-Tools können durch die Automatisierung von Zugriffskontrollen und Sicherheitsprotokollen eine Schlüsselrolle beim Datenschutz spielen. Spezifische Schutz- und Kontrollfunktionen ermöglichen es Unternehmen, Zugriffsberechtigungen für mehrere Cloudanwendungen an einem zentralen Ort anzuzeigen und zu filtern. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass wichtige Informationen nur für autorisierte Benutzer zugänglich sind. So können KI-Tools Unternehmen dabei helfen, ihre Daten zu schützen, während sie gemeinsam genutzt werden.

Allzweckreiniger für effektives Arbeiten

Durch die Verschlankung des Informationsmanagements und die Automatisierung von Routineaufgaben ermöglicht künstliche Intelligenz den Mitarbeitenden, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Dieser Wechsel vom „Content-Chaos“ zur „Content-Klarheit“ verbessert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern auch den Datenschutz. Das Potenzial für Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen ist beträchtlich: Laut Berichten des Ifo-Instituts erwarten deutsche Unternehmen in den nächsten fünf Jahren eine gesamtwirtschaftliche Produktivitätssteigerung durch KI von bis zu zwölf Prozent und für das eigene Unternehmen von fünf Prozent.