Reibungslose Dokumentenverwaltung

Papier­ba­sier­te Rech­nun­gen und Lie­fer­schei­ne quer durch die Abtei­lun­gen zu sen­den, gehört im Bau­zen­trum Spies aus Gese­ke der Ver­gan­gen­heit an. Eine Ein­zel­platz­lö­sung, bestehend aus einem Canon-Scan­ner und der Soft­ware­lö­sung Unit­ra­de von SE Pader­soft, macht die Papier­ar­chi­vie­rung überflüssig.

Drei Abtei­lun­gen, rund 65 Mit­ar­bei­ten­de und eine groß­zü­gi­ge Gesamt­flä­che: Papier­un­ter­la­gen leg­ten in der Bau­zen­trum Spies GmbH bis vor Kur­zem lan­ge Wege zurück. Rech­nun­gen, Lie­fer­schei­ne und ande­re Doku­men­te, die eine revi­si­ons­si­che­re Auf­be­wah­rung erfor­dern, durch­lie­fen meh­re­re Abtei­lun­gen, bevor sie ana­log archi­viert wur­den. Das bedeu­te­te nicht nur einen hohen zeit­li­chen Auf­wand, es kos­te­te auch wert­vol­le Res­sour­cen und Platz.

Digitalisierung beschleunigt Workflow

Damit soll­te Schluss sein. Der Plan: Einen rei­bungs­lo­sen Doku­men­ten-Work­flow zu imple­men­tie­ren, der Bele­ge auto­ma­tisch digi­tal archi­viert und ohne Auf­wand auf­find­bar macht. Nicht zuletzt soll­te das digi­ta­le Doku­men­ten­ma­nage­ment die unkom­pli­zier­te Zusam­men­ar­beit mit Beschäf­tig­ten im Home­of­fice ermög­li­chen. Mit der ana­lo­gen Archi­vie­rung war das kaum mög­lich – auch, weil die Doku­men­ten­ab­la­ge immer kom­ple­xer wurde.

Im Hau­se Spies ver­ließ man sich für die Pla­nung der neu­en Lösung auf die Bera­tung von SE Pader­soft. Mit dem renom­mier­ten Anbie­ter von ERP-Waren­wirt­schafts- und Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­te­men besteht seit Lan­gem eine ver­trau­ens­vol­le Koope­ra­ti­on. Das Unit­ra­de-ERP-Sys­tem inklu­si­ve Finanz­buch­hal­tung nutzt das Unter­neh­men bereits. Nun soll­te das Doku­men­ten­ma­nage­ment Unit­ra­de für einen Doku­men­ten­fluss wie am Schnür­chen sorgen.

Padersoft empfiehlt Canon

Bei der Anschaf­fung der dafür not­wen­di­gen Scan-Hard­ware setz­te das Bau­zen­trum Spies auf eine Emp­feh­lung von SE Pader­soft. Der kom­pak­te Ein­zel­platz­scan­ner Canon image­FOR­MU­LA DR 6010C erwies sich als opti­ma­le Lösung für das Digi­ta­li­sie­rungs­pro­jekt. Auf eine Netz­werk­in­stal­la­ti­on ver­zich­te­te man nach aus­führ­li­cher Prü­fung bewusst – und das erwies sich als opti­mal. „Schon bei der Instal­la­ti­on stell­te sich her­aus, dass wir mit der Ein­zel­platz-Hard­ware die rich­ti­ge Ent­schei­dung getrof­fen haben“, erläu­tert Pro­ku­rist Ulrich Westermann.

Bereits die Inbe­trieb­nah­me ver­lief rei­bungs­los: Nach dem Anschluss der Hard­ware ließ sich der Scan­ner ohne Umstän­de mit dem Unit­ra­de-DMS ver­bin­den. Den Canon DR 6010C emp­fahl SE Pader­soft aus meh­re­ren Grün­den. Der DIN-A4-Scan­ner arbei­tet mit einem Volu­men von bis zu 60 Sei­ten pro Minu­te gera­de­zu rasant und beschleu­nigt die Doku­men­ten­ver­wal­tung bei Spies wesent­lich. Pro Tag sind bis zu 7.500 Scan­vor­gän­ge mög­lich. Zusätz­lich ver­schafft der auto­ma­ti­sche Ein­zug eine gro­ße Erleich­te­rung. Die Mit­ar­bei­ten­den ver­ar­bei­ten so auch hohe Doku­men­ten­vo­lu­mi­na in kur­zer Zeit.

Die meis­ten Papie­re lie­gen im Bau­zen­trum als DIN-A4-For­mat vor. Dazu kom­men ver­ein­zelt wei­te­re Maße wie hand­schrift­li­che Skiz­zen oder Noti­zen. Die Tat­sa­che, dass der Scan­ner von ultra­dün­nen, emp­find­li­chen Doku­men­ten bis hin zu Kunst­stoff­kar­ten prak­tisch alle Doku­men­ten­ty­pen ver­ar­bei­tet, stellt einen guten Grund dar, der Scan­ner-Emp­feh­lung von SE Pader­soft zu fol­gen. Die Qua­li­tät der digi­ta­len Bele­ge sichern Fea­tures wie eine Farb­er­ken­nung, die auto­ma­ti­sche Text­aus­rich­tung und Seitengrößenbestimmung.

Archivierung in Echtzeit

„Der gro­ße Vor­teil der Lösung ist, dass wir uns nach der Erfas­sung nicht mehr um die Bele­ge küm­mern müs­sen“, betont Wes­ter­mann. Den Archi­vier­job erle­digt Unit­ra­de im Hin­ter­grund und nimmt die Daten in eine Kon­troll­lis­te auf. Schnitt­stel­len zum Unit­ra­de-Waren­wirt­schafts­sys­tem von SE Pader­soft sor­gen dafür, dass Lie­fer­schei­ne, Rech­nun­gen und wei­te­re Bele­ge in Echt­zeit von jedem berech­tig­ten Mit­ar­bei­ten­den und in allen Vor­gän­gen abruf­bar sind.

Dafür kommt das Bar­code-Matching des Unit­ra­de-DMS zum Tra­gen: Mit einer Vali­die­rungs­re­gel legt man bei Spies fest, wel­che Doku­men­te das Sys­tem auto­ma­tisch zuord­net und wel­che einer manu­el­len Bear­bei­tung bedür­fen. Zum Auf­fin­den der Daten genügt dann die Ein­ga­be der Beleg­num­mer. Das ist dank Netz­werk­an­bin­dung des DMS von jedem Arbeits­platz aus möglich.

Gut abgestimmtes Hardware-Team

Das Team Canon-Scan­ner und Unit­ra­de-DMS ist mitt­ler­wei­le seit eini­gen Mona­ten bei Spies im Ein­satz. Dass sich die Anschaf­fung gelohnt hat, ist Wes­ter­mann zufol­ge bereits deut­lich spür­bar: „Der Auf­wand für den Work­flow hat sich stark ver­rin­gert, die Doku­men­ten­su­che ist ein­fa­cher und schnel­ler gewor­den und es herrscht nicht zuletzt mehr Ord­nung in der Belegverwaltung.“

Noch bewahrt man im Spies Bau­zen­trum alle Bele­ge zusätz­lich in Papier­form auf. Not­wen­dig ist das für die revi­si­ons­si­che­re Spei­che­rung per Gesetz nicht und so soll die ana­lo­ge Doku­men­ten­samm­lung in Kür­ze Geschich­te sein. Den Mit­ar­bei­ten­den in der Buch­hal­tung kann das Recht sein – schließ­lich arbei­ten sie bereits erfolg­reich und kom­for­ta­bel mit dem neu­en Archi­vie­rungs­sys­tem. Das Feed­back fällt ins­ge­samt posi­tiv aus: „Die Lösung ist sehr ein­fach zu hand­ha­ben, auch, weil kei­ne Ein­stel­lun­gen not­wen­dig sind“, fasst Wes­ter­mann zusam­men. „Wir legen die Doku­men­te ein, akti­vie­ren mit einem Knopf­druck den Scan­vor­gang, star­ten Unit­ra­de und wid­men uns anschlie­ßend ande­ren Aufgaben.“