Zur Zukunft der Arbeit #1/5: Empfänger unbekannt verzogen

In ihrer Kolumne beleuchtet Andrea Trapp, Vice President Business International von Dropbox, wie sich Wissensarbeit in Zukunft entwickeln kann. Der erste Teil zeigt, dass es mit Sicherheit papierloser und digitaler wird, als es jetzt schon ist.

Die Zukunft der Wissensarbeit wird papierloser und digitaler. Abbildung: Dropbox

Wenn uns Homeoffice, hybride oder rein virtuelle Arbeitsweisen etwas gezeigt haben, dann, dass wir „papierlos“ können. Wir wissen, dass wir für die nahtlose Zusammenarbeit in global (oder lokal) verteilten Teams weder Aktenordner noch Ausdrucke benötigen. Wer hätte das vor einigen Jahren oder Monaten gedacht? Was bis zum März 2020 ein Traum oder eine Wunschvorstellung war, ist zur Conditio sine qua non (Bedingung, ohne die es nicht geht) der modernen Wissensarbeit geworden. Der Bitkom Digital Office Index 2022 bestätigt, dass digitale Kommunikationskanäle „die herkömmliche Kommunikation ablösen und Papier in Büros zunehmend überflüssig machen“.

Langsam (aber stetig) immer digitaler

Allein die Vorstellung, Papierordner – unter den Arm geklemmt – vom Firmenbüro ins Homeoffice und wieder zurückzutragen, klingt lächerlich. Zudem verbietet sich derlei Transport aus Datenschutzgründen. Genau deshalb hatte schon das Fax seinen Dienst aufgeben müssen – Faxe sind nicht DSGVO-konform. Auch Ausdrucken macht zunehmend weniger Sinn und die Zustellung von Dokumenten mit der klassischen Post funktioniert – weder bei Homeoffice-Regelungen noch Remote Work oder Hybridmodellen – oft nicht zeitnah und zuverlässig genug.

Digitale Workflows können zu besserer Kommunikation beitragen. Abbildung: Dropbox

Glücklicherweise gelingt es laut Bitkom bereits 72 Prozent aller Unternehmen, Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Etwa die Hälfte aller Akten wurde bereits digitalisiert. Zudem arbeitet jedes zwölfte Unternehmen (acht Prozent) bereits komplett papierlos. Unter den Großunternehmen sind es sogar 16 Prozent. Mehr als die Hälfte aller deutschen Unternehmen druckt deutlich weniger aus als in den Vorjahren. Und 72 Prozent der Unternehmen erstellen mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen elektronisch (2020: 65 Prozent). Glückwunsch, weiter so!

Weniger Papier, mehr Nachhaltigkeit und Ordnung

Nicht nur aus Umwelt- und Kostengründen ist es begrüßenswert, dass alle im Homeoffice deutlich weniger oder nichts mehr ausgedruckt haben, auch der Schreibtisch ist dadurch – Marie Kondo wäre stolz – wunderbar frei von Zettelwirtschaft und lästigem Papierkram. Eigentlich können wir alle feststellen, dass wir ohne Papier und (vermehrt) im Homeoffice viel ordentlicher leben und besser sortiert sind. Einer Befragung von 1.000 berufstätigen Österreichern durch das Integral Markt- und Meinungsforschung im November 2021 zufolge sorgt Homeoffice für ein deutliches Plus an Sauberkeit und Ordnung im eigenen Zuhause. 57 Prozent aller Befragten – insbesondere die unter 30-Jährigen – investieren die Zeit des wegfallenden Hin- und Rückweges zur Arbeitsstätte für Hausarbeit.

Insgesamt hat Ordnung in den eigenen vier Wänden heute einen höheren Stellenwert. Jeder Zweite gibt an, dass ihm zu Hause Sauberkeit und Ordnung nun wichtiger ist als während der hundertprozentigen Büroarbeit früher. Eine unerwartete Erkenntnis: Gerade die Jüngeren legen Wert auf diesen Aspekt – bei den 18- bis 29-Jährigen sind es erstaunliche 63 Prozent. Ein papierloses Büro schafft den geordneten Zugriff und die Verfügbarkeit der Daten und Akten von überall. Mehr Ordnung ist möglich, weil digitale Kommunikation einfacher ist und schnellere Entscheidungswege gefunden werden.

Das Büro der Zukunft ist definitiv papierlos

Also: Unsere Arbeitswelt wird langsam, aber stetig digitaler. Diese Digitalisierung der Arbeit unterstützen heute längst nicht mehr nur auf Text fokussierte Standardprogramme wie die Office-Suiten bekannter Anbieter. Die Homeoffice-versierte neue Workforce, insbesondere die jüngeren Generationen, binden zunehmend audiovisuelle Tools und Content in ihr Tagewerk ein. Sei es für Business-Recherchen oder Edutainment: Die Bewegung geht weg von Text und Mails hin zu einer zunehmenden Bandbreite von TikTok über Insta-Reels und BeReal bis hin zu Feedbacks über Videoeinbindung, wie es beispielweise Dropbox Capture kann. Auch elektronische Signaturen wie Dropbox Sign oder digitale Analysewerkzeuge sind im Trend, die Einsichten gewähren, wer wann und wie lange auf bestimmte digitale Inhalte Zugriff hatte. Das Ergebnis zeigt sich in einer völlig neuen Transparenz von Geschäftsprozessen – und das, ohne ein einziges Blatt Papier zur Hand nehmen zu müssen.