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Echte Digitalpioniere der Büromaterialbeschaffung

Die Office Depot Deutsch­land GmbH, unter der die Fir­ma Viking seit 1990 als Anbie­ter von Büro­be­darfs­ar­ti­keln und -dienst­leis­tun­gen ope­riert, ist seit Jah­ren Exper­te für Arbeits­platz­lö­sun­gen und Büro­ma­te­ri­al­lie­fe­rant bei der ePro­cu­re­ment-Platt­form simp­le sys­tem. Die­se Erfolgs­ge­schich­te begann 2001.

Die RAJA Group ist europaweit in 19 Ländern mit 3.000 Mitarbeitenden vertreten. Abbildung: RAJA Group

Die RAJA Group ist euro­pa­weit in 19 Län­dern mit 3.000 Mit­ar­bei­ten­den ver­tre­ten. Abbil­dung: RAJA Group

Kun­den mit Pro­duk­ten und Lösun­gen zu belie­fern, die deren Unter­neh­men erfolg­rei­cher machen, ist das Ziel von Viking. Die RAJA Group, unter der die Fir­ma Viking seit 2021 ope­riert und die in 19 euro­päi­schen Län­dern mit 3.000 Mit­ar­bei­ten­den ver­tre­ten ist, ist Euro­pas füh­ren­der Händ­ler für Ver­pa­ckun­gen und ein wich­ti­ger Akteur auf dem Markt für Büro­ar­ti­kel und -möbel. Im August 2021 hat die RAJA Group das ope­ra­ti­ve Geschäft von Viking und Office Depot Euro­pe über­nom­men und unter der Mar­ke Viking ein­heit­lich gebün­delt. Viking/Office Depot ist seit 2001 fes­ter Bestand­teil von simp­le sys­tem und damit auf der Platt­form einer der Haupt­lie­fe­ran­ten von Büro­ma­te­ria­li­en. In Deutsch­land agiert Viking der­zeit unter zwei Mar­ken inner­halb zwei­er Chan­nels der Platt­form: dem Part­ner­markt­platz (mit Office Depot), auf dem jeder Kun­de ein eige­nes Sor­ti­ment mit indi­vi­du­el­len Prei­sen hat und dar­aus bestel­len kann. Außer­dem auf dem offe­nen Markt­platz (mit Viking by RAJA Group) über den Rand- und Ein­mal­be­dar­fe bei neu­en Lie­fe­ran­ten, mit denen noch kei­ne Zusam­men­ar­beit besteht, bestellt wer­den kön­nen. Neben Deutsch­land ist Viking/Office Depot auch in Län­dern wie Ita­li­en, Öster­reich, Bel­gi­en, Groß­bri­tan­ni­en und den Nie­der­lan­den auf dem Part­ner­markt­platz aktiv.

Digitalisierung par excellence

Vie­le Unter­neh­men trei­ben die digi­ta­len Mög­lich­kei­ten zu The­men wie Kun­den­er­leb­nis, intel­li­gen­te­re Pro­duk­te, Dienst­leis­tun­gen und Indus­trie 4.0 vor­an. Nir­gend­wo ist dies offen­sicht­li­cher und inten­si­ver als in der Beschaf­fung: Hier ver­spricht die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on ein gro­ßes Poten­zi­al. Zudem sol­len so auch die Bezie­hun­gen zwi­schen Lie­fe­ran­ten und Ein­käu­fern stär­ker ent­wi­ckelt und ver­tieft wer­den. Wie digi­ta­le Beschaf­fung und die Pfle­ge inten­si­ver und lang­fris­ti­ger Bezie­hun­gen funk­tio­nie­ren, weiß Mar­cus Wald­eis, Mana­ger Cus­to­mer eBusi­ness Solu­ti­ons bei Office Depot Deutsch­land GmbH. Er ist bereits seit über 20 Jah­ren in die­sem Bereich bei Unter­neh­men wie Viking/Office Depot, Guil­bert Deutsch­land oder Hut­ter tätig. Er besitzt umfas­sen­de Erfah­run­gen im eBusi­ness-Bereich, bei Kun­den­in­te­gra­tio­nen und bei -bera­tun­gen im Bereich von ePro­cu­re­ment-Lösun­gen im Beschaf­fungs­um­feld. Gemein­sam mit sei­nem Team ist er unter ande­rem für die Anbin­dung der Platt­form simp­le sys­tem zustän­dig. Er för­dert zudem Ein­käu­fer, die Digi­ta­li­sie­rung voranzutreiben.

Die Plattform besticht in ihrer gesamten Nutzung durch Flexibilität und Einfachheit bei der Integration und Kommunikation. Abbildung: Screenshot/simple system

Die Platt­form besticht in ihrer gesam­ten Nut­zung durch Fle­xi­bi­li­tät und Ein­fach­heit bei der Inte­gra­ti­on und Kom­mu­ni­ka­ti­on. Abbil­dung: Screenshot/simple system

Fast Mover – damals wie heute

Die Platt­form simp­le sys­tem stärkt die direk­te Bezie­hung zwi­schen Ein­käu­fern und Lie­fe­ran­ten und unter­stützt gleich­zei­tig bei der Digi­ta­li­sie­rung. Die Platt­form besticht in ihrer gesam­ten Nut­zung durch Fle­xi­bi­li­tät und Ein­fach­heit bei der Inte­gra­ti­on und Kom­mu­ni­ka­ti­on. Die Anwen­dung des Self-Ser­vice beschleu­nigt den Ein­kaufs­pro­zess, da jeder Bedarfs­trä­ger aus dem ver­ein­bar­ten Sor­ti­ment sei­nen Waren­korb selbst zusam­men­stellt, der dann nur noch von der Ein­kaufs­ab­tei­lung geprüft und geneh­migt wird. Auch Viking/Office Depot pro­fi­tiert von die­ser Anwen­dung, da der Lie­fe­rant die Sor­ti­men­te sei­ner Kun­den eigen­stän­dig und indi­vi­du­ell ver­wal­ten kann. Wäh­rend die­ses Pro­zes­ses ver­läuft die Prü­fung durch simp­le sys­tem im Hin­ter­grund, sodass kei­ne akti­ve Rück­mel­dung von Platt­form­mit­ar­bei­tern abge­war­tet wer­den muss.

Fle­xi­bi­li­tät bedeu­tet nicht nur die regel­mä­ßi­ge Adap­ti­on sai­so­na­ler Pro­duk­te, son­dern auch die Anpas­sung an Ver­än­de­run­gen der Nach­fra­ge in unvor­her­ge­se­he­nen Situa­tio­nen. Auf­grund der Pan­de­mie kam es zu einer Ver­schie­bung von Sor­ti­men­ten. Nicht mehr Akten­ord­ner waren gefragt, son­dern FFP2-Mas­ken und Schnell­tests. „Auch hier unter­stützt simp­le sys­tem bei der fle­xi­blen Auf­nah­me neu­er Waren­grup­pen in die Sor­ti­men­te. Durch den Self-Ser­vice kön­nen wir selbst indi­vi­du­ell agie­ren, sodass Kun­den die nach­ge­frag­te Ware direkt zur Ver­fü­gung steht und wir damit einen enor­men Markt­vor­teil erzie­len”, sagt Mar­cus Wald­eis. Das wie­der­um hat den Vor­teil, dass durch offe­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on und ein­fa­che Anwen­dun­gen ein zufrie­de­ner Ein­käu­fer zu einem loya­len Ein­käu­fer wird. Außer­dem wird so auch dem Cher­ry Picking ent­ge­gen­ge­wirkt, bei dem Ein­käu­fer das güns­tigs­te Preis-Leis­tungs-Ver­hält­nis aus jeder Kate­go­rie her­aus­su­chen und Lie­fe­ran­ten in Preis und Kon­di­tio­nen drü­cken bzw. regel­recht ausquetschen.

Marcus Waldeis, Manager Customer eBusiness Solutions bei Office Depot Deutschland GmbH. Abbildung: Office Depot

Mar­cus Wald­eis, Mana­ger Cus­to­mer eBusi­ness Solu­ti­ons bei Office Depot Deutsch­land GmbH. Abbil­dung: Office Depot

Sich auch zukünftig die Bälle gegenseitig zuspielen

Die Anbin­dung zur Platt­form simp­le sys­tem för­dert die digi­ta­le Bestell­über­tra­gung. Viking/Office Depot erhält über simp­le sys­tem digi­ta­le Bestel­lun­gen als EDI-Orders, die in die Sys­te­me über­tra­gen wer­den und dort ohne Brü­che wei­ter­lau­fen. Mar­cus Wald­eis erklärt: „Wenn ein Nut­zer auf simp­le sys­tem einen Waren­korb von Office Depot oder Viking absen­det, ist die Bestel­lung in unse­rem Waren­wirt­schafts­sys­tem ver­füg­bar. Das voll­au­to­ma­ti­sier­te Lager fängt sofort an, die­se Bestel­lung zu bear­bei­ten. Anschlie­ßend wird das Paket über die Bän­der im Lager in unser Pick-Sys­tem trans­por­tiert, sodass kein hän­di­sches Zutun mehr not­wen­dig ist und alles digi­tal läuft.“

Die Zusam­men­ar­beit von Viking und simp­le sys­tem soll auch in Zukunft Bestand haben. „So eine lang­fris­ti­ge Bezie­hung und Part­ner­schaft wächst und ent­wi­ckelt sich durch einen leben­di­gen Aus­tausch. Offen über Ver­ein­ba­run­gen, Chan­cen und Her­aus­for­de­run­gen zu spre­chen und gemein­sam Lösun­gen zu fin­den, ist unse­re bewähr­te part­ner­schaft­li­che Her­an­ge­hens­wei­se“, so Mar­cus Wald­eis. Eine Platt­form wie simp­le sys­tem stärkt nicht nur Ein­käu­fer- und Lie­fe­ran­ten­be­zie­hun­gen nach­hal­tig, son­dern beschleu­nigt und ver­ein­facht auch Abläu­fe und stärkt Unter­neh­men durch eine zukunfts­ori­en­tier­te Beschaffung.

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