Die Office Depot Deutschland GmbH, unter der die Firma Viking seit 1990 als Anbieter von Bürobedarfsartikeln und -dienstleistungen operiert, ist seit Jahren Experte für Arbeitsplatzlösungen und Büromateriallieferant bei der eProcurement-Plattform simple system. Diese Erfolgsgeschichte begann 2001.
Die RAJA Group ist europaweit in 19 Ländern mit 3.000 Mitarbeitenden vertreten. Abbildung: RAJA Group
Kunden mit Produkten und Lösungen zu beliefern, die deren Unternehmen erfolgreicher machen, ist das Ziel von Viking. Die RAJA Group, unter der die Firma Viking seit 2021 operiert und die in 19 europäischen Ländern mit 3.000 Mitarbeitenden vertreten ist, ist Europas führender Händler für Verpackungen und ein wichtiger Akteur auf dem Markt für Büroartikel und -möbel. Im August 2021 hat die RAJA Group das operative Geschäft von Viking und Office Depot Europe übernommen und unter der Marke Viking einheitlich gebündelt. Viking/Office Depot ist seit 2001 fester Bestandteil von simple system und damit auf der Plattform einer der Hauptlieferanten von Büromaterialien. In Deutschland agiert Viking derzeit unter zwei Marken innerhalb zweier Channels der Plattform: dem Partnermarktplatz (mit Office Depot), auf dem jeder Kunde ein eigenes Sortiment mit individuellen Preisen hat und daraus bestellen kann. Außerdem auf dem offenen Marktplatz (mit Viking by RAJA Group) über den Rand- und Einmalbedarfe bei neuen Lieferanten, mit denen noch keine Zusammenarbeit besteht, bestellt werden können. Neben Deutschland ist Viking/Office Depot auch in Ländern wie Italien, Österreich, Belgien, Großbritannien und den Niederlanden auf dem Partnermarktplatz aktiv.
Digitalisierung par excellence
Viele Unternehmen treiben die digitalen Möglichkeiten zu Themen wie Kundenerlebnis, intelligentere Produkte, Dienstleistungen und Industrie 4.0 voran. Nirgendwo ist dies offensichtlicher und intensiver als in der Beschaffung: Hier verspricht die digitale Transformation ein großes Potenzial. Zudem sollen so auch die Beziehungen zwischen Lieferanten und Einkäufern stärker entwickelt und vertieft werden. Wie digitale Beschaffung und die Pflege intensiver und langfristiger Beziehungen funktionieren, weiß Marcus Waldeis, Manager Customer eBusiness Solutions bei Office Depot Deutschland GmbH. Er ist bereits seit über 20 Jahren in diesem Bereich bei Unternehmen wie Viking/Office Depot, Guilbert Deutschland oder Hutter tätig. Er besitzt umfassende Erfahrungen im eBusiness-Bereich, bei Kundenintegrationen und bei -beratungen im Bereich von eProcurement-Lösungen im Beschaffungsumfeld. Gemeinsam mit seinem Team ist er unter anderem für die Anbindung der Plattform simple system zuständig. Er fördert zudem Einkäufer, die Digitalisierung voranzutreiben.
Die Plattform besticht in ihrer gesamten Nutzung durch Flexibilität und Einfachheit bei der Integration und Kommunikation. Abbildung: Screenshot/simple system
Fast Mover – damals wie heute
Die Plattform simple system stärkt die direkte Beziehung zwischen Einkäufern und Lieferanten und unterstützt gleichzeitig bei der Digitalisierung. Die Plattform besticht in ihrer gesamten Nutzung durch Flexibilität und Einfachheit bei der Integration und Kommunikation. Die Anwendung des Self-Service beschleunigt den Einkaufsprozess, da jeder Bedarfsträger aus dem vereinbarten Sortiment seinen Warenkorb selbst zusammenstellt, der dann nur noch von der Einkaufsabteilung geprüft und genehmigt wird. Auch Viking/Office Depot profitiert von dieser Anwendung, da der Lieferant die Sortimente seiner Kunden eigenständig und individuell verwalten kann. Während dieses Prozesses verläuft die Prüfung durch simple system im Hintergrund, sodass keine aktive Rückmeldung von Plattformmitarbeitern abgewartet werden muss.
Flexibilität bedeutet nicht nur die regelmäßige Adaption saisonaler Produkte, sondern auch die Anpassung an Veränderungen der Nachfrage in unvorhergesehenen Situationen. Aufgrund der Pandemie kam es zu einer Verschiebung von Sortimenten. Nicht mehr Aktenordner waren gefragt, sondern FFP2-Masken und Schnelltests. „Auch hier unterstützt simple system bei der flexiblen Aufnahme neuer Warengruppen in die Sortimente. Durch den Self-Service können wir selbst individuell agieren, sodass Kunden die nachgefragte Ware direkt zur Verfügung steht und wir damit einen enormen Marktvorteil erzielen”, sagt Marcus Waldeis. Das wiederum hat den Vorteil, dass durch offene Kommunikation und einfache Anwendungen ein zufriedener Einkäufer zu einem loyalen Einkäufer wird. Außerdem wird so auch dem Cherry Picking entgegengewirkt, bei dem Einkäufer das günstigste Preis-Leistungs-Verhältnis aus jeder Kategorie heraussuchen und Lieferanten in Preis und Konditionen drücken bzw. regelrecht ausquetschen.
Marcus Waldeis, Manager Customer eBusiness Solutions bei Office Depot Deutschland GmbH. Abbildung: Office Depot
Sich auch zukünftig die Bälle gegenseitig zuspielen
Die Anbindung zur Plattform simple system fördert die digitale Bestellübertragung. Viking/Office Depot erhält über simple system digitale Bestellungen als EDI-Orders, die in die Systeme übertragen werden und dort ohne Brüche weiterlaufen. Marcus Waldeis erklärt: „Wenn ein Nutzer auf simple system einen Warenkorb von Office Depot oder Viking absendet, ist die Bestellung in unserem Warenwirtschaftssystem verfügbar. Das vollautomatisierte Lager fängt sofort an, diese Bestellung zu bearbeiten. Anschließend wird das Paket über die Bänder im Lager in unser Pick-System transportiert, sodass kein händisches Zutun mehr notwendig ist und alles digital läuft.“
Die Zusammenarbeit von Viking und simple system soll auch in Zukunft Bestand haben. „So eine langfristige Beziehung und Partnerschaft wächst und entwickelt sich durch einen lebendigen Austausch. Offen über Vereinbarungen, Chancen und Herausforderungen zu sprechen und gemeinsam Lösungen zu finden, ist unsere bewährte partnerschaftliche Herangehensweise“, so Marcus Waldeis. Eine Plattform wie simple system stärkt nicht nur Einkäufer- und Lieferantenbeziehungen nachhaltig, sondern beschleunigt und vereinfacht auch Abläufe und stärkt Unternehmen durch eine zukunftsorientierte Beschaffung.
