Die Digitalisierung macht vieles möglich. Was früher mit Stift und Papier erledigt wurde, übernehmen heute Apps, Online-Dienste und Planungsplattformen. Hier stellen wir nützliche digitale Helfer in alphabetischer Reihenfolge vor.
Asana: Mit der App lassen sich relevante Projektmanagement-Abläufe in einem Tool vereinen. Mithilfe von Boards werden Aufgaben wie Haftnotizen organisiert. To-do-Listen bündeln sämtliche Arbeitsschritte an einem Ort. Die Zusammenhänge zwischen den Aufgaben sind durch Zeitleisten schnell erfassbar. Effiziente Zusammenarbeit wird durch das Erstellen von Teams gesichert.
AudioPen: Die Software erfasst auf Knopfdruck Sprachnotizen und erstellt daraus direkt schriftliche Zusammenfassungen. Das Schöne daran ist, dass Füllwörter oder Wiederholungen automatisch eliminiert werden. Audiopen unterstützt mehrere Sprachen und bietet verschiedene Schreibstile an. Außerdem können alte Notizen importiert und für verschiedene Formate wie E‑Mails, Aufsätze oder Aufgabenlisten umgeschrieben werden.
Bluemail: Die E-Mail-App für Android und iOS ist leistungsfähig, anwenderfreundlich und verfügt über ein ansprechendes Design. Das Verwalten einer unbegrenzten Zahl von E-Mail-Konten verschiedener Anbieter, die Später-versenden-Funktion oder der durchdachte Filter beeindrucken genauso wie das Ausbleiben von Werbung und ein erweiterter Offline-Support. Kostenlos downzuloaden.
Calendly: Die Planungsplattform vereinfacht das Finden von gemeinsamen Besprechungsterminen. Dazu wird der eigene Kalender mit Calendly verbunden. Per Link gelangen Teilnehmende zur Calendly-Seite, wo sie Dauer und Art des Meetings auswählen. Anschließend werden ihnen freie Time-Slots angezeigt. So können Kollegen oder Kunden einen Termin buchen, ohne den Kalender des anderen zu sehen.
Camcard: Mit ihr gehört das händische Einpflegen von Visitenkartendaten ins Smartphone der Vergangenheit an. Über die Kamera scannt die Gratis-App Visitenkarten ein und übernimmt relevante Daten wie Name, Titel, Abteilung und Firma in entsprechende Felder. Die digital erstellten Visitenkarten können flexibel verwaltet werden: Teilen und Tauschen mit Dritten oder das Hinzufügen von Notizen, Erinnerungen und Tags sind leicht möglich.
Casablanca: Aufgrund der Kameraposition kommt bei Videocalls häufig kein Blickkontakt zustande. Mit dieser Software wird der Augenkontakt in Echtzeit digital erzeugt. Egal wohin man schaut, die Augen blicken immer direkt in die Kamera. Mimik und Gestik bleiben dabei natürlich und realistisch. Die App ist mit jedem gängigen Videokonferenz-Tool kompatibel.
Caya: Der Online-Dienst macht Dokumentendigitalisierung und -management möglich. Nutzer können digitale Dokumente selbst hochladen. Ihre Briefpost gelangt per Nachsendeauftrag zur Digitalisierung ins Caya-Scancenter. Alle Dokumente lassen sich im „Cockpit“ verwalten. Dies ermöglicht zudem den abteilungsübergreifenden Austausch sowie die gemeinsame Bearbeitung der Scans.
ChatGPT: Der KI-Chatbot von OpenAI wurde darauf trainiert, Texte in verschiedenen Sprachen zu verstehen und zu generieren. Man kann ihm jegliche Frage stellen oder bitten, einen Text zu einem bestimmten Thema zu verfassen. Die KI kann sogar auf Zuruf programmieren – eine technische Revolution. Die Antworten von ChatGPT sind von denen eines Menschen formal schwer zu unterscheiden. Der Inhalt ist jedoch oft noch recht dünn und nicht selten auch frei erfunden.
DB Navigator: Die App bietet viele nützliche Funktionen für die Fahrt mit der Bahn: von der Ticketbuchung über die Auslastungsanzeige bis hin zum Komfort-Check-in, durch den die Ticketkontrolle entfällt. Mittlerweile fast am wichtigsten: Sie benachrichtigt bei Verspätungen und ermöglicht es, die Reise in Echtzeit im Blick zu behalten.
Deskbird: Die App Deskbird ist eine hilfreiche Arbeitsplatz-Management-Lösung in Zeiten hybrider Arbeit. Durch die schnelle und intuitive User Experience kann jeder sehen, wer wann im Büro ist, die Woche planen und mit nur zwei Klicks einen Schreibtisch buchen – egal ob in den mobilen oder Webapps, in MS Teams oder Slack. Mit der App lassen sich Desk-Sharing verwalten, die Rückkehr von Mitarbeitenden ins Büro koordinieren, der Flächenbedarf optimieren und Kosten für Miete und Energie sparen.
Easypark: Wer mit dem Auto eine Parkmöglichkeit sucht und die Parkgebühren bargeldlos und auf die Minute genau bezahlen möchte, findet hier eine hilfreiche App. Ist der passende Parkplatz ausgewählt und erreicht, wird über das Smartphone die Parkzeit vorab festgelegt. Von unterwegs kann diese verlängert werden. Vor Beginn des Parkvorgangs werden Gebühren und Kosten detailliert angezeigt.
Feedly: Das Tool bündelt abonnierte RSS-Feeds und ermöglicht das komfortable Lesen von Blogs und Nachrichtenportalen. Abonnierte Seiten können als Liste, Magazin, Kacheln oder Volltext dargestellt werden. Artikel lassen sich in einer Leseliste speichern und in sozialen Netzwerken teilen. Zudem werden Nutzern Beiträge auf Grundlage der gelesenen Inhalte empfohlen.
Franz: Die Multi-Messenger-App bündelt unterschiedliche Messenger-Services wie WhatsApp, LinkedIn, HipChat oder Slack auf einer Oberfläche. So lässt sich der gesamte Nachrichtenverkehr übersichtlich verwalten – getrennt nach Business- und Privat-Accounts. Zusätzlich lassen sich Chat-Nachrichten in To-dos umwandeln, um nichts Wichtiges zu vergessen.
Free Now: Die App erlaubt das Buchen und Bezahlen unterschiedlicher Verkehrsmittel: von Taxis und Mietwagen mit Fahrer über E-Scooter, E-Roller und E-Bikes bis hin zu Carsharing. Beim Bestellen eines Taxis erfährt man nach Zieleingabe den Tarif, die geschätzte Wartezeit sowie die voraussichtliche Ankunftszeit. Free Now lässt sich in über 150 europäischen Städten nutzen.
Freeplane: Mit dem kostenlosen Programm lassen sich Inhalte visualisieren und strukturieren. Ausgereifte Mind-Mapping-Funktionen erleichtern die Organisation und Aufbereitung von Ideen sowie das Erledigen von Aufgaben bei der Arbeit, in der Schule und zu Hause. Um die Ideen zu schützen, kann man die gesamte Map oder einzelne Knotenpunkte sicher verschlüsseln.
Genei: Ob E-Mail, Website oder PDF, dieses Recherchetool ist in der Lage, Zusammenfassungen von Texten zu erstellen. Gerade wenn diese überlang sind und viele Informationen enthalten, kann es ein zeitsparender Helfer sein. Die Kernaussagen werden mit Hilfe von KI erfasst. Allerdings versteht Genei aktuell nur die englische Sprache.
Infogram: Infografiken sind beliebter denn je, da sich mit ihnen komplexe Sachverhalte schnell und unkompliziert visualisieren lassen - beispielsweise für eine Konferenz oder ein Seminar. Mit der praktischen Büro App Infogram kann man seine Daten ganz einfach selbst visualisieren, egal ob von unterwegs und im Handumdrehen. Informationen können auf diese Weise einfach zusammengetragen, veröffentlicht und interaktiv und responsive gestaltet werden.
ISS Workplace: Die App ermöglicht es Mitarbeitenden, persönliche Kontakte zu koordinieren und bietet einen umfassenden Überblick über die Nutzung des physischen Arbeitsplatzes, um Unternehmen bei der Verwaltung ihres Arbeitsplatzes zu unterstützen. Zudem können Remote- und Hybrid-Mitarbeitende ihre Zeitpläne und Standorte einfach abstimmen.
Kumospace: Büro-Feeling im Homeoffice oder bei Remote-Arbeit zu erschaffen, ist hier spielerisch möglich. Dabei kommt die Arbeit nicht zu kurz. Aber alles geschieht virtuell: Durchs Büro laufende und in Meetings interagierende Kollegen. Whiteboards zu nutzen und Screen-Sharing ist ebenfalls kein Problem. Selbst praxisnaher Raumklang wird digital erzeugt.
LanguageTool: Bei der App handelt es sich um ein KI-basiertes Lektorat. Texte können in eine Maske kopiert werden – vergleichbar mit DeepL. Je nach Art der Fehler werden diese farblich markiert und anschließend korrigiert. Auch in Stilfragen reagiert das Tool und bietet ggf. Alternativen an. Als effektive Browser-Erweiterung ist es ebenfalls effektiv einsetzbar.
LastPass: Mit dem Passwort-Manager lassen sich schwache und mehrfachverwendete Passwörter ausfindig machen sowie sichere Passwörter generieren. Diese werden zusammen mit Zahlungsdaten und anderen sensiblen Informationen in einem lokal verschlüsselten Passwort-Safe (Vault) gespeichert. Mit der Autofill-Funktion werden Formular- und Passwortfelder automatisch ausgefüllt.
Maket.ai: Dieses Gestaltungs-Tool ist imstande, eine Vielzahl von Ideen anstelle von wenigen zu kreieren. Ob Grundrisse, räumliche Visualisierungen oder konkrete Vorschläge zur Einrichtung, Maket.ai setzt überraschend unkonventionelle Design-Impulse bei wertvoller Zeitersparnis. Ein Tipp für Anwender, die offen für KI-Lösungsansätze sind.
ManicTime: Die App ermöglicht es, die PC-Nutzung aufzuzeichnen. Sobald eine Anwendung geöffnet wird, erfasst die Software automatisch Daten zu den Aktivitäten im Hintergrund. Mit ManicTime lässt sich die PC-Nutzung in übersichtlichen Diagrammen darstellen, um zu sehen, welche Anwendungen wann und wie lange genutzt wurden.
MeisterTask: Der Fokus der App liegt auf einem agilen Projektmanagement in Abgrenzung zur klassischen, linearen Methode. Mit einem auf Flexibilität ausgerichteten Kanban-Tool können Teamleiter und Mitglieder die Adaption, Automation und Integration von Projektelementen schnell und intuitiv meistern. Das Erstellen von Berichten erlaubt eine kontinuierliche Optimierung.
Midjourney: Mithilfe von Texteingaben werden von diesem Bildgenerator fotorealistische Bilder erzeugt. Sie dienen als optimale Grundlage, um konzeptionelle Überlegungen zu visualisieren. Selbst ausgefallene architektonische Konzepte und experimentelle Designideen gewinnen so früh an Konturen. Aufgrund der Komplexität des Tools bedarf es einer gewissen Einarbeitung.
Monday.com: Die kollaborative Managementsoftware ermöglicht einen umfassenden Überblick über komplexe Projekte. Mittels benutzerdefinierter Dashboards lassen sich Fortschritte, Zeitleisten und Budgets nachverfolgen. Datentools erlauben es, Aufgaben intelligent zuzuweisen und zu priorisieren, Dokumente freizugeben und jederzeit zu sehen, wer woran arbeitet.
PDFTool: Wer in einem PDF den Text ändern, mehrere PDFs zusammenfügen, einzelne Seiten extrahieren, signieren oder entschlüsseln möchte, findet in PDFTool eine gute Alternative zu den kostenpflichtigen Adobe-Acrobat-Funktionen. Die Änderungen erfolgen direkt im Browser, ohne Upload auf einen Server und mit integriertem Datenschutz. Egal, wie groß die Daten sind, der Service ist kostenlos.
PhraseExpress: Mit dem funktionsreichen Makroprogramm können viele Vorgänge am Computer automatisiert werden. Außerdem lassen sich mit PhraseExpress häufig benötigte Textbausteine einfach verwalten. Per Tastenkombination oder durch Textkürzel können diese Textbausteine in jeder beliebigen Desktop-Anwendung aufgerufen werden.
Pitch: Die kollaborative Präsentationssoftware ist auf Echtzeitzusammenarbeit in modernen Teams ausgerichtet. Sie bietet unter anderem Pitch-Decks, Projektpläne sowie zahlreiche Funktionen für Konferenz-Keynotes. Somit ist sie eine echte Alternative zu PowerPoint. Darüber hinaus lassen sich Kommentare einfügen, Fortschritte verfolgen und sogar kurze Videoanrufe tätigen.
Scannable: Die App von Evernote ist die richtige Wahl für unkompliziertes Scannen. Da sie die Kanten der Dokumente erkennt, werden auch Quittungen, Zeitungsartikel und andere Formate einwandfrei erfasst. Die gescannten Schriftstücke werden automatisch im rechten Winkel ausgerichtet und geschärft. Informationen auf Visitenkarten werden auf Wunsch in die Kontaktdaten übertragen.
Splitbot: Die App Splitbot ist ein digitaler Verwaltungsassistent, der die Datenverwaltung übernimmt. Verbunden mit der App setzt Splitbot Tags, verschickt E-Mails oder exportiert und kopiert Daten in gewünschte Ordner. Auch das Extrahieren, Bereitstellen und Weitergeben von Daten (via API) an Drittsoftware ist mit Splitbot problemlos möglich.
Timebuzzer: Arbeitszeiten können in Echtzeit erfasst und Kunden/Projekten zugeordnet werden. Dazu braucht es das Aufleuchten der zuvor festgelegten Farbe am Tischbuzzer per Drehfunktion sowie das anschließende Drücken für Start/Stopp. Die Hardware wird ergänzt um ein Dashboard und Apps für mobile Endgeräte, Web und Computer. Neben 8 Euro Nutzungsgebühr/Monat kostet der Buzzer einmalig 59 Euro. Eine Gamification der Zeiterfassung.
Timr: Die App erlaubt es Mobile Workern, ihre Arbeitszeit mit dem Smartphone zu erfassen. Auf Knopfdruck steht jederzeit ein digitaler Stundennachweis zur Verfügung. Auch Auftrags- und Projektzeiten werden festgehalten. Selbst ein Fahrtenbuch lässt sich führen. Administratoren haben in der Web-Anwendung stets einen Live-Überblick über die Aktivitäten der Mitarbeitenden.
Trello: Die Aufgaben-Verwaltungs-App unterstützt bei der Anwendung der Kanban-Methode. Durch das Erstellen von Boards, Listen und Karten können Projekte gemanagt werden. Teammitglieder lassen sich zu Projekten hinzufügen, Aufgaben können Mitgliedern zugewiesen werden. Eine Aktivitätenliste zeigt den Workflow und den aktuellen Projektfortschritt jedes einzelnen Teammitglieds an.
Zoho: Neben der Möglichkeit, Projekte zu gliedern und zu verwalten, überzeugt die App vor allem durch ihre Funktion zur Arbeitszeiterfassung. Abrechnungsfähige Stunden können von Teammitgliedern einfach dokumentiert und von Managern bequem genehmigt werden. Dank der Integration von Zoho Invoice lassen sich auf Basis der Stunden Rechnungen erstellen.