Lohnende Links: Apps und Tools für Office-Worker

Die Digi­ta­li­sie­rung macht vie­les mög­lich. Was frü­her mit Stift und Papier erle­digt wur­de, über­neh­men heu­te Apps, Online-Diens­te und Pla­nungs­platt­for­men. Hier stel­len wir nütz­li­che digi­ta­le Hel­fer in alpha­be­ti­scher Rei­hen­fol­ge vor.

Asa­na: Mit der App las­sen sich rele­van­te Pro­jekt­ma­nage­ment-Abläu­fe in einem Tool ver­ei­nen. Mit­hil­fe von Boards wer­den Auf­ga­ben wie Haft­no­ti­zen orga­ni­siert. To-do-Lis­ten bün­deln sämt­li­che Arbeits­schrit­te an einem Ort. Die Zusam­men­hän­ge zwi­schen den Auf­ga­ben sind durch Zeit­leis­ten schnell erfass­bar. Effi­zi­en­te Zusam­men­ar­beit wird durch das Erstel­len von Teams gesichert.

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Audio­Pen: Die Soft­ware erfasst auf Knopf­druck Sprach­no­ti­zen und erstellt dar­aus direkt schrift­li­che Zusam­men­fas­sun­gen. Das Schö­ne dar­an ist, dass Füll­wör­ter oder Wie­der­ho­lun­gen auto­ma­tisch eli­mi­niert wer­den. Audio­pen unter­stützt meh­re­re Spra­chen und bie­tet ver­schie­de­ne Schreib­sti­le an. Außer­dem kön­nen alte Noti­zen impor­tiert und für ver­schie­de­ne For­ma­te wie E‑Mails, Auf­sät­ze oder Auf­ga­ben­lis­ten umge­schrie­ben werden.

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Blue­mail: Die E-Mail-App für Android und iOS ist leis­tungs­fä­hig, anwen­der­freund­lich und ver­fügt über ein anspre­chen­des Design. Das Ver­wal­ten einer unbe­grenz­ten Zahl von E-Mail-Kon­ten ver­schie­de­ner Anbie­ter, die Spä­ter-ver­sen­den-Funk­ti­on oder der durch­dach­te Fil­ter beein­dru­cken genau­so wie das Aus­blei­ben von Wer­bung und ein erwei­ter­ter Off­line-Sup­port. Kos­ten­los downzuloaden.

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Calend­ly: Die Pla­nungs­platt­form ver­ein­facht das Fin­den von gemein­sa­men Bespre­chungs­ter­mi­nen. Dazu wird der eige­ne Kalen­der mit Calend­ly ver­bun­den. Per Link gelan­gen Teil­neh­men­de zur Calend­ly-Sei­te, wo sie Dau­er und Art des Mee­tings aus­wäh­len. Anschlie­ßend wer­den ihnen freie Time-Slots ange­zeigt. So kön­nen Kol­le­gen oder Kun­den einen Ter­min buchen, ohne den Kalen­der des ande­ren zu sehen.

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Cam­card: Mit ihr gehört das hän­di­sche Ein­pfle­gen von Visi­ten­kar­ten­da­ten ins Smart­phone der Ver­gan­gen­heit an. Über die Kame­ra scannt die Gra­tis-App Visi­ten­kar­ten ein und über­nimmt rele­van­te Daten wie Name, Titel, Abtei­lung und Fir­ma in ent­spre­chen­de Fel­der. Die digi­tal erstell­ten Visi­ten­kar­ten kön­nen fle­xi­bel ver­wal­tet wer­den: Tei­len und Tau­schen mit Drit­ten oder das Hin­zu­fü­gen von Noti­zen, Erin­ne­run­gen und Tags sind leicht möglich.

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Casa­blan­ca: Auf­grund der Kame­ra­po­si­ti­on kommt bei Video­calls häu­fig kein Blick­kon­takt zustan­de. Mit die­ser Soft­ware wird der Augen­kon­takt in Echt­zeit digi­tal erzeugt. Egal wohin man schaut, die Augen bli­cken immer direkt in die Kame­ra. Mimik und Ges­tik blei­ben dabei natür­lich und rea­lis­tisch. Die App ist mit jedem gän­gi­gen Video­kon­fe­renz-Tool kompatibel.

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Caya: Der Online-Dienst macht Doku­men­ten­di­gi­ta­li­sie­rung und -manage­ment mög­lich. Nut­zer kön­nen digi­ta­le Doku­men­te selbst hoch­la­den. Ihre Brief­post gelangt per Nach­sen­de­auf­trag zur Digi­ta­li­sie­rung ins Caya-Scan­cen­ter. Alle Doku­men­te las­sen sich im „Cock­pit“ ver­wal­ten. Dies ermög­licht zudem den abtei­lungs­über­grei­fen­den Aus­tausch sowie die gemein­sa­me Bear­bei­tung der Scans.

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ChatGPT: Der KI-Chat­bot von Ope­nAI wur­de dar­auf trai­niert, Tex­te in ver­schie­de­nen Spra­chen zu ver­ste­hen und zu gene­rie­ren. Man kann ihm jeg­li­che Fra­ge stel­len oder bit­ten, einen Text zu einem bestimm­ten The­ma zu ver­fas­sen. Die KI kann sogar auf Zuruf pro­gram­mie­ren – eine tech­ni­sche Revo­lu­ti­on. Die Ant­wor­ten von ChatGPT sind von denen eines Men­schen for­mal schwer zu unter­schei­den. Der Inhalt ist jedoch oft noch recht dünn und nicht sel­ten auch frei erfunden.

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Com­fy: Die Work­place-App erlaubt das beque­me Buchen von Schreib­ti­schen und Mee­ting­räu­men im Unter­neh­men. Mit­ar­bei­ten­de bekom­men den aktu­el­len Arbeits­ort der Kol­le­gen ange­zeigt, Work­place-Mana­ger kön­nen durch Raum­nut­zungs­ana­ly­sen die Umge­stal­tung von Büro­räu­men und Arbeits­mo­del­len opti­mie­ren. Auch über Fir­men­an­ge­bo­te, Bene­fits und tech­ni­schen Sup­port infor­miert die App.

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DB Navi­ga­tor: Die App bie­tet vie­le nütz­li­che Funk­tio­nen für die Fahrt mit der Bahn: von der Ticket­bu­chung über die Aus­las­tungs­an­zei­ge bis hin zum Kom­fort-Check-in, durch den die Ticket­kon­trol­le ent­fällt. Mitt­ler­wei­le fast am wich­tigs­ten: Sie benach­rich­tigt bei Ver­spä­tun­gen und ermög­licht es, die Rei­se in Echt­zeit im Blick zu behalten.

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Deskbird: Die App Deskbird ist eine hilf­rei­che Arbeits­platz-Manage­ment-Lösung in Zei­ten hybri­der Arbeit. Durch die schnel­le und intui­ti­ve User Expe­ri­ence kann jeder sehen, wer wann im Büro ist, die Woche pla­nen und mit nur zwei Klicks einen Schreib­tisch buchen – egal ob in den mobi­len oder Web­ap­ps, in MS Teams oder Slack. Mit der App las­sen sich Desk-Sha­ring ver­wal­ten, die Rück­kehr von Mit­ar­bei­ten­den ins Büro koor­di­nie­ren, der Flä­chen­be­darf opti­mie­ren und Kos­ten für Mie­te und Ener­gie sparen.

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Easy­park: Wer mit dem Auto eine Park­mög­lich­keit sucht und die Park­ge­büh­ren bar­geld­los und auf die Minu­te genau bezah­len möch­te, fin­det hier eine hilf­rei­che App. Ist der pas­sen­de Park­platz aus­ge­wählt und erreicht, wird über das Smart­phone die Park­zeit vor­ab fest­ge­legt. Von unter­wegs kann die­se ver­län­gert wer­den. Vor Beginn des Park­vor­gangs wer­den Gebüh­ren und Kos­ten detail­liert angezeigt.

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Feed­ly: Das Tool bün­delt abon­nier­te RSS-Feeds und ermög­licht das kom­for­ta­ble Lesen von Blogs und Nach­rich­ten­por­ta­len. Abon­nier­te Sei­ten kön­nen als Lis­te, Maga­zin, Kacheln oder Voll­text dar­ge­stellt wer­den. Arti­kel las­sen sich in einer Lese­lis­te spei­chern und in sozia­len Netz­wer­ken tei­len. Zudem wer­den Nut­zern Bei­trä­ge auf Grund­la­ge der gele­se­nen Inhal­te empfohlen.

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Franz: Die Mul­ti-Mes­sen­ger-App bün­delt unter­schied­li­che Mes­sen­ger-Ser­vices wie Whats­App, Lin­ke­dIn, Hip­Chat oder Slack auf einer Ober­flä­che. So lässt sich der gesam­te Nach­rich­ten­ver­kehr über­sicht­lich ver­wal­ten – getrennt nach Busi­ness- und Pri­vat-Accounts. Zusätz­lich las­sen sich Chat-Nach­rich­ten in To-dos umwan­deln, um nichts Wich­ti­ges zu vergessen.

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Free Now: Die App erlaubt das Buchen und Bezah­len unter­schied­li­cher Ver­kehrs­mit­tel: von Taxis und Miet­wa­gen mit Fah­rer über E-Scoo­ter, E-Rol­ler und E-Bikes bis hin zu Car­sha­ring. Beim Bestel­len eines Taxis erfährt man nach Ziel­ein­ga­be den Tarif, die geschätz­te War­te­zeit sowie die vor­aus­sicht­li­che Ankunfts­zeit. Free Now lässt sich in über 150 euro­päi­schen Städ­ten nutzen.

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Free­pla­ne: Mit dem kos­ten­lo­sen Pro­gramm las­sen sich Inhal­te visua­li­sie­ren und struk­tu­rie­ren. Aus­ge­reif­te Mind-Map­ping-Funk­tio­nen erleich­tern die Orga­ni­sa­ti­on und Auf­be­rei­tung von Ideen sowie das Erle­di­gen von Auf­ga­ben bei der Arbeit, in der Schu­le und zu Hau­se. Um die Ideen zu schüt­zen, kann man die gesam­te Map oder ein­zel­ne Kno­ten­punk­te sicher verschlüsseln.

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Genei: Ob E-Mail, Web­site oder PDF, die­ses Recher­che­tool ist in der Lage, Zusam­men­fas­sun­gen von Tex­ten zu erstel­len. Gera­de wenn die­se über­lang sind und vie­le Infor­ma­tio­nen ent­hal­ten, kann es ein zeit­spa­ren­der Hel­fer sein. Die Kern­aus­sa­gen wer­den mit Hil­fe von KI erfasst. Aller­dings ver­steht Genei aktu­ell nur die eng­li­sche Sprache.

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Info­gram: Info­gra­fi­ken sind belieb­ter denn je, da sich mit ihnen kom­ple­xe Sach­ver­hal­te schnell und unkom­pli­ziert visua­li­sie­ren las­sen - bei­spiels­wei­se für eine Kon­fe­renz oder ein Semi­nar. Mit der prak­ti­schen Büro App Info­gram kann man sei­ne Daten ganz ein­fach selbst visua­li­sie­ren, egal ob von unter­wegs und im Hand­um­dre­hen. Infor­ma­tio­nen kön­nen auf die­se Wei­se ein­fach zusam­men­ge­tra­gen, ver­öf­fent­licht und inter­ak­tiv und respon­si­ve gestal­tet werden.

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ISS Work­place: Die App ermög­licht es Mit­ar­bei­ten­den, per­sön­li­che Kon­tak­te zu koor­di­nie­ren und bie­tet einen umfas­sen­den Über­blick über die Nut­zung des phy­si­schen Arbeits­plat­zes, um Unter­neh­men bei der Ver­wal­tung ihres Arbeits­plat­zes zu unter­stüt­zen. Zudem kön­nen Remo­te- und Hybrid-Mit­ar­bei­ten­de ihre Zeit­plä­ne und Stand­or­te ein­fach abstimmen.

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Kumo­space: Büro-Fee­ling im Home­of­fice oder bei Remo­te-Arbeit zu erschaf­fen, ist hier spie­le­risch mög­lich. Dabei kommt die Arbeit nicht zu kurz. Aber alles geschieht vir­tu­ell: Durchs Büro lau­fen­de und in Mee­tings inter­agie­ren­de Kol­le­gen. White­boards zu nut­zen und Screen-Sha­ring ist eben­falls kein Pro­blem. Selbst pra­xis­na­her Raum­klang wird digi­tal erzeugt.

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Lan­guage­Tool: Bei der App han­delt es sich um ein KI-basier­tes Lek­to­rat. Tex­te kön­nen in eine Mas­ke kopiert wer­den – ver­gleich­bar mit DeepL. Je nach Art der Feh­ler wer­den die­se farb­lich mar­kiert und anschlie­ßend kor­ri­giert. Auch in Stil­fra­gen reagiert das Tool und bie­tet ggf. Alter­na­ti­ven an. Als effek­ti­ve Brow­ser-Erwei­te­rung ist es eben­falls effek­tiv einsetzbar.

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Last­Pass: Mit dem Pass­wort-Mana­ger las­sen sich schwa­che und mehr­fach­ver­wen­de­te Pass­wör­ter aus­fin­dig machen sowie siche­re Pass­wör­ter gene­rie­ren. Die­se wer­den zusam­men mit Zah­lungs­da­ten und ande­ren sen­si­blen Infor­ma­tio­nen in einem lokal ver­schlüs­sel­ten Pass­wort-Safe (Vault) gespei­chert. Mit der Auto­fill-Funk­ti­on wer­den For­mu­lar- und Pass­wort­fel­der auto­ma­tisch ausgefüllt.

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Maket.ai: Die­ses Gestal­tungs-Tool ist imstan­de, eine Viel­zahl von Ideen anstel­le von weni­gen zu kre­ieren. Ob Grund­ris­se, räum­li­che Visua­li­sie­run­gen oder kon­kre­te Vor­schlä­ge zur Ein­rich­tung, Maket.ai setzt über­ra­schend unkon­ven­tio­nel­le Design-Impul­se bei wert­vol­ler Zeit­er­spar­nis. Ein Tipp für Anwen­der, die offen für KI-Lösungs­an­sät­ze sind.

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Manic­Ti­me: Die App ermög­licht es, die PC-Nut­zung auf­zu­zeich­nen. Sobald eine Anwen­dung geöff­net wird, erfasst die Soft­ware auto­ma­tisch Daten zu den Akti­vi­tä­ten im Hin­ter­grund. Mit Manic­Ti­me lässt sich die PC-Nut­zung in über­sicht­li­chen Dia­gram­men dar­stel­len, um zu sehen, wel­che Anwen­dun­gen wann und wie lan­ge genutzt wurden.

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Meis­ter­Task: Der Fokus der App liegt auf einem agi­len Pro­jekt­ma­nage­ment in Abgren­zung zur klas­si­schen, linea­ren Metho­de. Mit einem auf Fle­xi­bi­li­tät aus­ge­rich­te­ten Kan­ban-Tool kön­nen Team­lei­ter und Mit­glie­der die Adap­ti­on, Auto­ma­ti­on und Inte­gra­ti­on von Pro­jekt­ele­men­ten schnell und intui­tiv meis­tern. Das Erstel­len von Berich­ten erlaubt eine kon­ti­nu­ier­li­che Optimierung.

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Mid­jour­ney: Mit­hil­fe von Text­ein­ga­ben wer­den von die­sem Bild­ge­ne­ra­tor foto­rea­lis­ti­sche Bil­der erzeugt. Sie die­nen als opti­ma­le Grund­la­ge, um kon­zep­tio­nel­le Über­le­gun­gen zu visua­li­sie­ren. Selbst aus­ge­fal­le­ne archi­tek­to­ni­sche Kon­zep­te und expe­ri­men­tel­le Desi­gnideen gewin­nen so früh an Kon­tu­ren. Auf­grund der Kom­ple­xi­tät des Tools bedarf es einer gewis­sen Einarbeitung.

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Monday.com: Die kol­la­bo­ra­ti­ve Manage­m­ent­soft­ware ermög­licht einen umfas­sen­den Über­blick über kom­ple­xe Pro­jek­te. Mit­tels benut­zer­de­fi­nier­ter Dash­boards las­sen sich Fort­schrit­te, Zeit­leis­ten und Bud­gets nach­ver­fol­gen. Daten­tools erlau­ben es, Auf­ga­ben intel­li­gent zuzu­wei­sen und zu prio­ri­sie­ren, Doku­men­te frei­zu­ge­ben und jeder­zeit zu sehen, wer wor­an arbeitet.

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PDF­Tool: Wer in einem PDF den Text ändern, meh­re­re PDFs zusam­men­fü­gen, ein­zel­ne Sei­ten extra­hie­ren, signie­ren oder ent­schlüs­seln möch­te, fin­det in PDF­Tool eine gute Alter­na­ti­ve zu den kos­ten­pflich­ti­gen Ado­be-Acro­bat-Funk­tio­nen. Die Ände­run­gen erfol­gen direkt im Brow­ser, ohne Upload auf einen Ser­ver und mit inte­grier­tem Daten­schutz. Egal, wie groß die Daten sind, der Ser­vice ist kostenlos.

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Phra­se­Ex­press: Mit dem funk­ti­ons­rei­chen Makro­pro­gramm kön­nen vie­le Vor­gän­ge am Com­pu­ter auto­ma­ti­siert wer­den. Außer­dem las­sen sich mit Phra­se­Ex­press häu­fig benö­tig­te Text­bau­stei­ne ein­fach ver­wal­ten. Per Tas­ten­kom­bi­na­ti­on oder durch Text­kür­zel kön­nen die­se Text­bau­stei­ne in jeder belie­bi­gen Desk­top-Anwen­dung auf­ge­ru­fen werden.

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Pitch: Die kol­la­bo­ra­ti­ve Prä­sen­ta­ti­ons­soft­ware ist auf Echt­zeit­zu­sam­men­ar­beit in moder­nen Teams aus­ge­rich­tet. Sie bie­tet unter ande­rem Pitch-Decks, Pro­jekt­plä­ne sowie zahl­rei­che Funk­tio­nen für Kon­fe­renz-Key­notes. Somit ist sie eine ech­te Alter­na­ti­ve zu Power­Point. Dar­über hin­aus las­sen sich Kom­men­ta­re ein­fü­gen, Fort­schrit­te ver­fol­gen und sogar kur­ze Video­an­ru­fe tätigen.

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Scan­nable: Die App von Ever­no­te ist die rich­ti­ge Wahl für unkom­pli­zier­tes Scan­nen. Da sie die Kan­ten der Doku­men­te erkennt, wer­den auch Quit­tun­gen, Zei­tungs­ar­ti­kel und ande­re For­ma­te ein­wand­frei erfasst. Die gescann­ten Schrift­stü­cke wer­den auto­ma­tisch im rech­ten Win­kel aus­ge­rich­tet und geschärft. Infor­ma­tio­nen auf Visi­ten­kar­ten wer­den auf Wunsch in die Kon­takt­da­ten übertragen.

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Split­bot: Die App Split­bot ist ein digi­ta­ler Ver­wal­tungs­as­sis­tent, der die Daten­ver­wal­tung über­nimmt. Ver­bun­den mit der App setzt Split­bot Tags, ver­schickt E-Mails oder expor­tiert und kopiert Daten in gewünsch­te Ord­ner. Auch das Extra­hie­ren, Bereit­stel­len und Wei­ter­ge­ben von Daten (via API) an Dritts­oft­ware ist mit Split­bot pro­blem­los möglich.

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Time­buz­zer: Arbeits­zei­ten kön­nen in Echt­zeit erfasst und Kunden/Projekten zuge­ord­net wer­den. Dazu braucht es das Auf­leuch­ten der zuvor fest­ge­leg­ten Far­be am Tisch­buz­zer per Dreh­funk­ti­on sowie das anschlie­ßen­de Drü­cken für Start/Stopp. Die Hard­ware wird ergänzt um ein Dash­board und Apps für mobi­le End­ge­rä­te, Web und Com­pu­ter. Neben 8 Euro Nutzungsgebühr/Monat kos­tet der Buz­zer ein­ma­lig 59 Euro. Eine Gami­fi­ca­ti­on der Zeiterfassung.

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Timr: Die App erlaubt es Mobi­le Workern, ihre Arbeits­zeit mit dem Smart­phone zu erfas­sen. Auf Knopf­druck steht jeder­zeit ein digi­ta­ler Stun­den­nach­weis zur Ver­fü­gung. Auch Auf­trags- und Pro­jekt­zei­ten wer­den fest­ge­hal­ten. Selbst ein Fahr­ten­buch lässt sich füh­ren. Admi­nis­tra­to­ren haben in der Web-Anwen­dung stets einen Live-Über­blick über die Akti­vi­tä­ten der Mitarbeitenden.

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Trel­lo: Die Auf­ga­ben-Ver­wal­tungs-App unter­stützt bei der Anwen­dung der Kan­ban-Metho­de. Durch das Erstel­len von Boards, Lis­ten und Kar­ten kön­nen Pro­jek­te gema­nagt wer­den. Team­mit­glie­der las­sen sich zu Pro­jek­ten hin­zu­fü­gen, Auf­ga­ben kön­nen Mit­glie­dern zuge­wie­sen wer­den. Eine Akti­vi­tä­ten­lis­te zeigt den Work­flow und den aktu­el­len Pro­jekt­fort­schritt jedes ein­zel­nen Team­mit­glieds an.

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Zoho: Neben der Mög­lich­keit, Pro­jek­te zu glie­dern und zu ver­wal­ten, über­zeugt die App vor allem durch ihre Funk­ti­on zur Arbeits­zeit­er­fas­sung. Abrech­nungs­fä­hi­ge Stun­den kön­nen von Team­mit­glie­dern ein­fach doku­men­tiert und von Mana­gern bequem geneh­migt wer­den. Dank der Inte­gra­ti­on von Zoho Invoice las­sen sich auf Basis der Stun­den Rech­nun­gen erstellen.