Mit Next Office bietet Kinnarps einen mit bereits 450 Unternehmen weltweit erprobten Analyseansatz, der Unternehmen dabei unterstützt, Arbeitswelten zu entwickeln, die auf ihre individuellen Bedürfnisse, Arbeitsmethoden und Unternehmensziele abgestimmt sind.
Next Office von Kinnarps bündelt die Bedürfnisse und Motivationen von Mitarbeitenden und Management. Abbildung: Kinnarps
Die Anforderungen an Bürokonzepte haben sich radikal gewandelt. Da starre Arbeitsmodelle und statische Raumkonzepte mehr und mehr der Vergangenheit angehören, stehen Unternehmen heute vor der Herausforderung, dynamische, anpassungsfähige und wirtschaftliche Arbeitsumgebungen zu schaffen. Kreativität und Effizienz wollen gleichermaßen gefördert sein. Gleichzeitig wächst der Druck, den Mitarbeitenden einen Grund zu liefern, wieder ins Büro zurückzukehren.
Bedarfsgerechte Arbeitswelten
„Viele Büros sind ungeeignet. Es gibt große Räume, die nicht genutzt werden. Sie stehen leer, weil sich die Arbeitsmethoden geändert haben“, beschreibt Claudia Schuster, Senior Workplace Strategist bei Kinnarps, ihre Erfahrungen und ergänzt, „Gleichzeitig fehlt es oft an Besprechungsräumen, Sozialräumen und Umgebungen für konzentriertes Arbeiten. Das ist ein grundsätzliches Problem, das alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe betrifft. Man sollte nicht in die Falle fertiger Konzepte und Lösungen von der Stange tappen. Das optimale Büro muss von den Bedarfen der Mitarbeitenden ausgehen, die ihre Aufgaben darin möglichst optimal erledigen können.“ Dabei geht es Kinnarps nicht darum, funktionale Möbel zu bieten, das Ziel der Next-Office-Analyse ist es, die Produktivität zu steigern und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden langfristig zu sichern.
Der Weg zur passenden Arbeitsumgebung
Eine Analyse mit Next Office gliedert sich in vier zentrale Phasen: Analyse, Konzeption, Implementierung und Evaluierung der Lösung.
Die vier Phasen des Prozesses Kinnarps Next Office. Abbildung: Kinnarps
Während in Phase 1 eine detaillierte Untersuchung der Arbeitsmuster und Bedürfnisse der Mitarbeitenden stattfindet, wird in der Konzeptionsphase aus den gewonnenen Daten ein Raumkonzept entwickelt, das Aspekte wie Ergonomie, Akustik, Lichtverhältnisse und soziale Faktoren wie die Unternehmenskultur berücksichtigt. Dabei werden auch individuelle Arbeitsweisen und unterschiedliche Persönlichkeiten in den Blick genommen – bei Team- und Einzelarbeit. Bei der Implementierung geht es um die Einführung der neuen Arbeitsumgebung. Activity-Based-Working von der Theorie in die Praxis zu bringen, steht dabei im Vordergrund. Kinnarps begleitet den gesamten Prozess unter anderem mit der Erstellung eines Playbooks. In Phase 4 wird basierend auf der Bedarfsanalyse nachverfolgt, wie der Bürobetrieb funktioniert und ermittelt, ob sich Anforderungen verändert haben.
Einbindung von Mitarbeitenden und Management
Der Erfolg eines maßgeschneiderten Bürokonzepts hängt maßgeblich von der aktiven Beteiligung und Motivation der Mitarbeitenden ab. Durch Vorträge, Workshops und Web-Umfragen werden deren Bedürfnisse erfasst und in den Entwicklungsprozess integriert. Kinnarps unterstützt Unternehmen dabei, ein Umfeld zu schaffen, in dem die Mitarbeitenden diese Prozesse gemeinsam gehen. Der Einrichtungsexperte verfolgt dabei einen ganzheitlichen Ansatz, der Management- und Mitarbeiterperspektiven gleichermaßen berücksichtigt. Die Sichtweise des Managements wird in Meetings zur Definition von Vision, Zielen und Strategien, Entwicklung eines Projekt- und Zeitplans sowie Budgetplanung berücksichtigt. Am Ende sollen Arbeitsplätze dazu beitragen, dass alle Beschäftigten gern im Büro arbeiten, dort Wissenstransfer stattfindet und alle sich stärker mit ihrem Arbeitgeber identifizieren.
Das optimale Büro muss von den Bedarfen der Mitarbeitenden ausgehen, die ihre Aufgaben darin möglichst optimal erledigen können. Abbildung: Kinnarps
Flächeneffizienz als Schlüssel zur Wirtschaftlichkeit
Die Flächennutzung zu optimieren, ist ein zentraler Bestandteil von Next Office. In Zeiten steigender Miet- und Betriebskosten ist es für Unternehmen entscheidend, ihre Büroflächen effizienter zu nutzen. Kinnarps analysiert ungenutzte Flächen und entwickelt Vorschläge, die den vorhandenen Raum optimal ausschöpfen – für Kosteneinsparungen, eine verbesserte Produktivität und eine attraktivere Arbeitsumgebung.
Fazit: Vorteile von Next Office auf einen Blick
Kinnarps‘ Next Office liefert eine strategische Antwort auf die Herausforderungen moderner Arbeitswelten. Durch individuell abgestimmte Konzepte werden nicht nur Effizienz und Produktivität gesteigert, sondern auch Kreativität und Zusammenarbeit gefördert. Eine durchdachte Raumplanung erhöht nicht nur die Attraktivität der Arbeitsumgebung, sondern stärkt auch die Arbeitgebermarke und erleichtert die Gewinnung neuer Talente.
Die Möglichkeit, verschiedene Arbeitsformen zu unterstützen, schafft eine motivierende Atmosphäre, die Mitarbeitende zurück ins Büro holt und ihre Zufriedenheit langfristig sichert. Gleichzeitig reduzieren ergonomische Lösungen Stress und fördern die Gesundheit. Mit einem klugen Konzept zur Flächennutzung gelingt es Kinnarps, den vorhandenen Raum optimal zu nutzen und damit nicht nur Kosten zu sparen, sondern auch nachhaltige Arbeitswelten zu schaffen.
