Die smarte Zeiterfassung erleichtert die gesetzeskonforme Umsetzung von hybridem Arbeiten. Abbildung: Coffeekai, Freepik

Digitale Systeme für Zeiterfassung nutzen Anwendungen wie Apps und integrierte Tools in Browser- und Kollaborationssoftware. Entscheidend sind die Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausen und projektbezogenen Zeitanteilen. Die Datenspeicherung erfolgt zentral, sodass Führungskraft und HR jederzeit Zugriff auf Auswertungen haben. Cloudbasierte Lösungen gewährleisten, dass Daten geräteunabhängig eingegeben werden können, ob Notebook im Büro, Smartphone im Homeoffice oder Tablet unterwegs. Die Sicherheit der Daten und Einhaltung von Datenschutzvorgaben ist elementar, weil personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ein weiterer Aspekt besteht in der Automatisierung von Prozessen wie der Arbeitszeitabrechnung. Moderne Systeme integrieren Kalenderdaten und erlauben die flexible Anpassung an Arbeitszeitmodelle, Urlaubsplanungen und Gleitzeitregelungen.

Arbeitszeitmodelle im Wandel

Neue Arbeitszeitformen prägen den Arbeitsalltag in vielen Unternehmen. Vertrauensarbeitszeit, Vier-Tage-Woche, Gleitzeitmodelle und flexible Wochenarbeitszeiten verändern die Steuerung von Leistung und die Anwesenheit. Gleichzeitig findet Arbeit nicht mehr ausschließlich im Büro statt, sondern verteilt sich auf Homeoffice, Büroarbeitsplatz und mobile Tätigkeiten. Hybride Arbeitsmodelle beschreiben diese Verbindung aus ortsgebundener und ortsunabhängiger Arbeit innerhalb klar definierter organisatorischer Rahmenbedingungen. Das Ziel lautet, Flexibilität und Verlässlichkeit miteinander zu verbinden und gleichzeitig rechtliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung einzuhalten. Für Arbeitgeber und HR entsteht dadurch die Aufgabe, Transparenz zu sichern, ohne starre Präsenzmodelle durchzusetzen.

Klare Vorteile für hybride Arbeitsmodelle

Smarte Zeiterfassung erfüllt die Anforderungen an Transparenz durch eine nachvollziehbare Abbildung von Arbeitszeiten im Büro und im Homeoffice. Die Führungskraft erhält einen Überblick über die tatsächliche Präsenz und Abwesenheiten sowie projektbezogene Zeitaufwände. Beschäftigte gewinnen Klarheit über eigene Zeitkonten und können Ereignisse nachtragen und anpassen. Ein strukturierter Prozess für Zeiterfassung bringt zahlreiche Vorteile:

• Erhöhung der Planbarkeit von Projekten durch genaue Zeitdaten,
• Reduktion von Fehlerquellen gegenüber manueller Erfassung,
• Verbesserung der Grundlage für Gehaltsabrechnung und Leistungsermittlung,
• Erhöhung der Datenverfügbarkeit für HR und Controlling,
• Steigerung der Zufriedenheit, weil Abläufe transparent sind.

Solche Systeme unterstützen die Führung, indem sie Vergleichbarkeit zwischen Teams im Büro und im Homeoffice ermöglichen. Die Auswertung dient zugleich als Grundlage für Gespräche über Arbeitsbelastung und Ressourcenverteilung.

Smarte Zeiterfassungstools erleichtern die Erfassung von Arbeitszeiten und Pausen auch im Homeoffice. Abbildung: evrmmnt, Depositphotos

Diese Kriterien bestimmen die Toolauswahl

Bei der Auswahl eines passenden Zeiterfassungstools spielen zahlreiche Aspekte eine Rolle, um Flexibilität, Compliance und Effizienz zu gewährleisten:

• Erfassung von Arbeitsbeginn, -ende und Pausen ortsunabhängig,
• Abbildung von Vertrauensarbeitszeit und flexiblen Wochenmodellen,
• projektbezogene Zeitbuchung,
• mobile Nutzung über App oder Browser,
• automatische Auswertungen mit Echtzeit-Dashboards,
• Schnittstellen zu Lohn- und Personalverwaltung.

Erfolgsfaktoren bei Implementierung

Eine erfolgreiche Zeiterfassung hängt davon ab, wie gut Prozesse erklärt und verankert werden. Die Einführung erfordert klare Regeln, eine Schulung von Beschäftigten und Offenheit für Rückfragen. Die Akzeptanz steigt, wenn der Nutzen für Beschäftigte erkennbar wird, etwa durch einfaches Nachtragen von Zeiten und den Überblick über eigene Zeitkonten. Das HR sollte die Verwendung der Daten transparent darstellen und Feedbackschleifen einbauen. Ein zentraler Punkt ist die regelmäßige Überprüfung der Regeln, weil sich Arbeitsmodelle weiterentwickeln.

Gesetzeslage zur Zeiterfassung 2026

Für das Jahr 2026 ist vorgesehen, die bestehende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus der Rechtsprechung ausdrücklich in das Arbeitszeitgesetz zu überführen. Geplant ist eine verbindliche elektronische Dokumentation von Beginn, Ende, Pausen und Dauer der täglichen Arbeitszeit, die objektiv und zugänglich ausgestaltet sein muss. Übergangsfristen sollen nach Unternehmensgröße gestaffelt gelten, mit kürzeren Fristen für größere Arbeitgeber und längeren Fristen für kleinere Betriebe, während Kleinstbetriebe häufig ausgenommen bleiben.

Rolle von KI in der Zeiterfassung der Zukunft

Künstliche Intelligenz ist auch im Bereich der Zeiterfassung ein wachsendes Thema. KI kann unterstützen, zeitbezogene Daten automatisch analysiert, Auffälligkeiten bei Pausen oder Überstunden zu erkennen und wiederkehrende Muster in Projekt- und Erholungszeiten zu identifizieren. Prädiktive Funktionen prognostizieren Auslastungstrends und optimieren Ressourcenplanung, während Echtzeit-Insights Compliance mit der EU-KI-Verordnung sichern. So beschleunigen KI-Systeme Prozesse, minimieren Fehler und fördern datenbasierte Entscheidungen für HR und Führungskräfte.

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Der Trend im Büro geht ganz klar in Richtung Digitalisierung. Abbildung: Andrew Lozovyi, Depositphotos

OFFICE ROXX: Wie weit sind deutsche Büros Ihrer Einschätzung nach tatsächlich auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung ihrer Dokumenten- und Geschäftsprozesse?

Mark Kesselmann: Deutsche Büros haben in den letzten Jahren deutliche Fortschritte gemacht, bleiben aber heterogen. Einige Unternehmen sind weit vorangekommen, andere stecken noch in Pilotprojekten oder kämpfen mit der technischen Ablösung von Altsystemen. Studien wie der Digital Office Index 2024 des Digitalverbands Bitkom zeigen diesen Zwiespalt zwischen Bewusstsein und Realität auf. Insgesamt geht der Trend klar Richtung Digitalisierung.

Welche Rolle spielt dabei intelligentes Workflow- und Dokumentenmanagement?

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) fungiert als „Single Point of Truth“: Es zentralisiert standortübergreifend Daten, verbessert die Datenqualität und schafft die Voraussetzungen für Automatisierung und KI‑Anwendungen. Intelligente Workflows reduzieren Medienbrüche, beschleunigen Prozesse und tragen zur Transparenz- und Compliance-Sicherung bei.

Digitale Signaturen sind ein zentrales Element digitaler Prozesse. Welche Vorteile bieten sie gegenüber klassischen Unterschriften?

Im Vergleich zu eingescannten Unterschriften oder einfachen Freihandunterschriften auf Tablets bieten digitale Signaturen uneingeschränkte Rechtssicherheit und sind mit einer handschriftlichen Unterschrift gleichzusetzen, sofern sie als sogenannte „Qualifizierte Elektronische Signaturen“ genutzt werden. Sie sparen Prozesskosten durch den Wegfall von Papier, Druck und Porto, beschleunigen Bearbeitungszeiten, ermöglichen ortsunabhängige Unterschriften und tragen zur Nachhaltigkeit bei, beispielsweise durch den geringeren Papierverbrauch und den Wegfall physischer Anreisen. Zusammengefasst bieten elektronische Signaturen die Möglichkeit, Dokumentenprozesse ganzheitlich und medienbruchfrei zu digitalisieren.

Mark Kesselmann, Senior Product Marketing Manager, d.velop AG. d-velop.de Abbildung: d.velop

Wie stellt d.velop die hohen Anforderungen an Datenschutz und Compliance bei digitalen Signaturen sicher?

Zunächst einmal bestimmt d.velop nicht die allgemeinen Spielregeln für digitale Signaturen. Der rechtliche Rahmen ist durch die eIDAS-Verordnung im europäischen Wirtschaftsraum einheitlich geregelt. Unsere Lösung d.velop sign unterstützt einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen und arbeitet mit zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern zusammen, die in der EUTL der Europäischen Kommission gelistet sind. Betrieb und Hosting erfolgen ausschließlich in europäischen bzw. deutschen Rechenzentren der „Open Telekom Cloud“, um europäische Datensouveränität und Compliance zu gewährleisten und somit den zu Recht hohen Anforderungen zu entsprechen.

Oft wird bemängelt, dass die Einführung digitaler Signaturlösungen zu komplex und teuer sei. Wie begegnen Sie dieser Einschätzung?

Digitale Signaturprojekte sind klassische Digitalisierungsprojekte, die strukturiert umgesetzt werden sollten. Im Vergleich zu umfassenden DMS-, ERP- oder CRM-Projekten sind Signatur-Rollouts in der Regel weniger komplex und liefern schnell sichtbare Ergebnisse. Meine Empfehlung lautet daher: Schrittweise starten, etwa in einer Fachabteilung. Zunächst sollte eine Dokumentenliste mit allen Vertragsarten erstellt werden, die dann nach und nach abgearbeitet wird. So bleiben Aufwand und Kosten überschaubar.

Digitalisierung soll nachhaltiger machen, führt aber auch zu größerer technischer Abhängigkeit. Wie gehen Sie bei d.velop mit diesem Spannungsfeld um?

Wir setzen auf Diversifikation. Unsere Kunden können zwischen verschiedenen Cloudinfrastrukturen wählen, darunter souveräne, europäische Alternativen zur US-Hyperscaler-Landschaft. Ebenso kooperieren wir mit mehreren zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern wie D-Trust, A-Trust, Sign8, Swisscom. Diese Vielfalt reduziert Abhängigkeiten und stärkt Ausfallsicherheit sowie Data-Residency-Optionen.

Welche Trends sehen Sie in den nächsten Jahren bei der Digitalisierung von Büroprozessen und welche Rolle spielt dabei künstliche Intelligenz?

Wichtige Trends sind ein stärkeres Bewusstsein für europäische Datensouveränität, ein Fokus auf Datenqualität als Grundlage für wirklich sinnvolle Nutzung von KI sowie die Automatisierung repetitiver, strukturierter Abläufe. KI wird Routineaufgaben übernehmen, unstrukturierte Prozesse intelligenter unterstützen und personalisierte, inklusivere Nutzererlebnisse ermöglichen. Wer früh in Datenqualität und Kompetenz investiert, gewinnt langfristig an Agilität und Wettbewerbsfähigkeit.

Vielen Dank.

Die Fragen stellte Christian Marx.

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Enterprise-Search sucht über Systeme und Datenquellen hinweg. Abbildung: Shutjane, Depositphotos

Hybrides Arbeiten, steigende Informationsflut und der Wunsch nach Flexibilität haben die Arbeitswelt stark verändert. Um es Mitarbeitenden zu ermöglichen, unabhängig von Ort und Zeit tätig zu sein, richten immer mehr Unternehmen digitale Arbeitsplätze ein. Diese integrieren in einer zentralen Plattform alle digitalen Werkzeuge, Informationen und Kommunikationskanäle, die für den Arbeitsalltag notwendig sind.

Finden statt suchen

Oft übersehen wird dabei die Enterprise-Search: eine Software für die unternehmensweite Suche über mehrere Datenquellen hinweg. Enterprise-Search bricht diese Informationssilos auf, indem sie über Konnektoren unterschiedliche Datenarten und -quellen anbindet. Das betrifft sowohl strukturierte als auch semi- oder unstrukturierte Informationen: Dateiordner, Intranets, Cloudspeicher, E-Mails, Kommunikationstools, ERP-, CRM- und DMS-Systeme oder Datenbanken. Mit Enterprise-Search lassen sich diese Quellen zentral durchsuchen, über eine einzige Suchleiste, die sich unkompliziert in das Intranet oder die Benutzeroberfläche eines digitalen Arbeitsplatzes einfügen lässt.

Intelligent und sicher

Einige Anbieter haben in ihre Suchsoftware inzwischen generative KI integriert, die das Finden relevanter Informationen und deren Rezeption weiter optimiert. So ermöglichen große Sprachmodelle im Zusammenspiel mit modernen Textanalyseverfahren und Machine Learning eine semantische Suche. Die Software erfasst die Bedeutung von Inhalten und findet das, was gemeint ist. Nicht nur das, was eingetippt wird. Darüber hinaus können gefundene Dokumente auch zusammengefasst und befragt werden. Als Alternative zur Suche lassen sich zudem gezielt Fragen stellen, deren Antworten dann von Sprachmodellen auf Basis der gefundenen relevanten Quellen generiert werden.

Beim Einsatz von Enterprise-Search spielt auch der Datenschutz eine wichtige Rolle. Nicht jeder im Unternehmen darf jede Information sehen. Eine gute Software bringt dafür ein durchgängiges Rechte- und Rollenmanagement mit. Die Technologien filtern somit von Anfang an nur Inhalte heraus, für die der User auch berechtigt ist. Sowohl bei der Suche als auch beim Fragenstellen.

Fundament für Fortschritt

Mit einer einzigen Software erhalten Mitarbeitende schnellen und sicheren Zugriff auf Informationen. Das steigert nicht nur die Produktivität und Zufriedenheit, sondern stärkt langfristig auch die Bindung an das Unternehmen. Denn ohne zentrale Suchsoftware bleibt der digitale Arbeitsplatz nur Stückwerk.

Abbildung: Intrafind Franz Kögl, Vorstand, Intrafind. intrafind.de

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Digitale Vertragsverwaltung leistet nicht nur einen Beitrag zur Effizienz, sondern auch zur Nachhaltigkeit und Sicherheit im Unternehmen. Abbildung: Sora Shimazaki, Pexels

Viele Unternehmen verwalten ihre Verträge noch immer mit Papierordnern, Netzlaufwerken und Excel-Listen. Solche Systeme stoßen schnell an ihre Grenzen, besonders wenn mehrere Personen gleichzeitig auf Verträge zugreifen müssen oder Fristen eingehalten werden sollen. Fehlende Dokumente, veraltete Versionen und übersehene Termine sind häufig die Folge. Im hektischen Arbeitsalltag fehlt oft die Zeit für eine saubere Pflege. Gerade im Homeoffice zeigt sich, wie wichtig eine moderne, digitale Lösung für eine zuverlässige Vertragsverwaltung ist.

Was digitale Vertragsverwaltung leistet

Digitale Vertragsverwaltung geht weit über das bloße Ablegen von Dokumenten hinaus. Sie bündelt Vertragsdaten zentral, macht sie jederzeit zugänglich und übernimmt automatisch die Fristenüberwachung. Verträge werden in digitalen Akten strukturiert verwaltet, egal ob es sich um Arbeitsverträge, Mietverträge oder Liefervereinbarungen handelt. Zugriffsrechte lassen sich gezielt steuern, Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert. Auch digitale Unterschriften sind integriert, was Freigaben deutlich vereinfacht. Besonders im hybriden Arbeitsalltag zeigt sich der Nutzen: Vertragsdokumente sind jederzeit abrufbar, unabhängig vom Standort. Eine professionelle digitale Vertragsverwaltung sorgt so für mehr Transparenz, Sicherheit und Effizienz und ersetzt manuelle Abläufe durch klare Prozesse.

Office-Teams profitieren von digitalen Vertragsprozessen

Vertragsprozesse werden effizienter, wenn Dokumente nicht nur zentral gespeichert, sondern auch sinnvoll strukturiert und mit relevanten Abläufen verknüpft sind. So behalten Personalverantwortliche den Überblick über befristete Arbeitsverträge und Fristen. Im Einkauf lassen sich Liefervereinbarungen schnell und zuverlässig finden. Auch Assistenzen profitieren von klaren Strukturen bei Miet- oder Wartungsverträgen. Automatische Erinnerungen und digitale Akten reduzieren den administrativen Aufwand und helfen, Fehler zu vermeiden. Alle Beteiligten greifen auf dieselbe, aktuelle Datenbasis zu, was die bereichsübergreifende Zusammenarbeit erleichtert. Besonders in größeren oder verteilten Teams entstehen so spürbare Entlastungen im Arbeitsalltag.

Mehr Struktur, weniger Stress

Ein modernes System zur Vertragsverwaltung entfaltet seine Stärken besonders im Büroalltag. Von der Vertragserstellung über die Freigabe bis zur Archivierung läuft alles digital ab. Vorlagen mit geprüften Klauseln sorgen für rechtlich korrekte Inhalte, Änderungen werden automatisch dokumentiert. Zuständige Personen erhalten Benachrichtigungen zur Prüfung, der unterschriebene Vertrag wird sicher archiviert und bleibt jederzeit auffindbar. Die digitale Unterschrift erfolgt über integrierte Schnittstellen wie DocuSign, ohne Medienbruch. Auch die Fristenüberwachung ist automatisiert: Das System erinnert rechtzeitig an anstehende Kündigungen oder Verlängerungen. Persönliche Kalender oder manuelle Notizen werden dadurch überflüssig. Alle Beteiligten greifen auf dieselben Informationen zu, was Transparenz schafft und Missverständnisse vermeidet. So entsteht ein strukturierter Ablauf, der nicht nur Zeit spart, sondern auch rechtliche Sicherheit bietet. Was früher oft mühsam und fehleranfällig war, wird durch digitale Prozesse nachvollziehbar, effizient und zuverlässig.

Nachhaltigkeit und Sicherheit

Digitale Vertragsverwaltung leistet nicht nur einen Beitrag zur Effizienz, sondern auch zur Nachhaltigkeit und Sicherheit im Unternehmen. Sie reduziert den Papierverbrauch, spart Lagerfläche und senkt Druck- sowie Versandkosten. Verträge müssen nicht mehr in Aktenschränken archiviert werden, sondern stehen digital und zentral zur Verfügung. Gleichzeitig erfüllen moderne Systeme alle Anforderungen an Datenschutz und Compliance. Sensible Daten wie Gehälter oder Vertragsinhalte sind durch verschlüsselte Übertragung, klare Zugriffsrechte und revisionssichere Archivierung zuverlässig geschützt. Gesetzliche Vorgaben wie DSGVO oder GoBD werden automatisch eingehalten. Ein weiterer Vorteil liegt in der Ausfallsicherheit: In cloudbasierten Lösungen sind Vertragsdaten mehrfach gesichert und auch unterwegs jederzeit abrufbar.

Fazit

Verträge sind geschäftskritisch, doch ihre Verwaltung ist häufig fehleranfällig und unnötig aufwendig. Digitale Lösungen schaffen Abhilfe, indem sie Übersicht, Sicherheit und Effizienz im Büroalltag verbessern. Wer moderne Büroarbeit ermöglichen möchte, sollte Papierordner und manuelle Fristenplanung durch ein durchdachtes digitales Vertragsmanagement ersetzen.

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Büropräsenz: Der Freitag verzeichnet mit plus acht Prozent den größten Anstieg im Vergleich zum Vorjahr. Abbildung: Memento Media, Unsplash

Das Schweizer Unternehmen Deskbird hat von September 2024 bis Februar 2025 die Buchungsdaten von rund 23.000 Nutzern in den größten deutschen Städten sowie von 3.000 Nutzern in Paris, Wien und Zürich analysiert.

Freitag legt zu

Insgesamt ist die Büroanwesenheit leicht gestiegen. Die beliebtesten Wochentage sind Dienstag und Mittwoch mit je 67 Prozent Anwesenheit. Auffällig ist der Freitag: Zwar bleibt er mit 54 Prozent der schwächste Tag, verzeichnet aber mit einem Plus von acht Prozent gegenüber dem Vorjahreszeitraum den höchsten Anstieg.

Bei der Anwesenheit nach Unternehmensgröße liegen mittelgroße Unternehmen (251 bis 1.499 Mitarbeitende) mit 62 Prozent Anwesenheit vorn, dicht gefolgt von Großunternehmen (ab 1.500 Mitarbeitenden) mit 61 Prozent. Auf dem letzten Platz liegen kleine Unternehmen unter 250 Mitarbeitenden mit 54 Prozent. „Mitarbeitende mittlerer und großer Unternehmen sind insgesamt häufiger im Büro als die Teams in kleineren Unternehmen. Besonders die großen Unternehmen forcieren aktuell in Deutschland den Return to Office“, sagt Ivan Cossu, CEO und Co-Founder von Deskbird.

Mia san Office

Im Städtevergleich liegt Stuttgart im Zeitraum von September 2024 bis Februar 2025 mit durchschnittlich 66 Prozent Büroanwesenheit vorn, gefolgt von München (62 Prozent) und Leipzig (59 Prozent). Damit lösen die beiden Großstädte im Süden Deutschlands Leipzig als Spitzenreiter ab. Dort lag die Büropräsenz im Vorjahreszeitraum noch bei 71 Prozent. Das Schlusslicht bildet mit 49 Prozent Anwesenheit nach wie vor Frankfurt/Main. In den 2023/24 stärker frequentierten Städten wie Leipzig (71 Prozent in 2023/24 vs. 59 Prozent in 2024/25) und Köln (70 Prozent in 2023/24 vs. 58 Prozent in 2024/25) ist also ein deutlicher Rückgang der Präsenz zu beobachten. In den anderen untersuchten Städten gibt es hingegen nur geringe Schwankungen.

Im internationalen Vergleich liegt Zürich mit 68 Prozent unangefochten vorn, gefolgt von Wien (64 Prozent). Paris hingegen verzeichnet mit 52 Prozent eine niedrige Anwesenheit, vergleichbar mit Hamburg (53 Prozent).

Konzerne vor Kmu

Die Auslastung der Schreibtische in Deutschland ist am Dienstag und Mittwoch mit 37 bzw. 36 Prozent am höchsten, gefolgt von 33 Prozent am Donnerstag. Montags (30 Prozent) und freitags (20 Prozent) sind die Schreibtische deutlich weniger ausgelastet.

Große Unternehmen haben mit 34 Prozent die höchste Schreibtischauslastung, während der Mittelstand mit 27 Prozent am niedrigsten liegt. Obwohl kleine Unternehmen im Vorjahr vorne lagen, haben sich bei der Büroauslastung nun die großen Unternehmen an die Spitze gesetzt.

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Der Abschluss von Arbeitsverträgen ist in Deutschland seit dem 1. Januar auch digital möglich. Abbildung: Jovana V female, Freepik

Diese Neuerungen eröffnen Unternehmen und Personalabteilungen neue Möglichkeiten, erfordern jedoch auch eine präzise Umsetzung.

Textform ersetzt Schriftform

Bis Ende 2024 war für Arbeitsverträge in der Regel die Schriftform erforderlich. Das bedeutete: eigenhändige Unterschrift auf Papier. Mit dem BEG IV genügt nun in vielen Fällen die Textform gemäß § 126b BGB. Das umfasst elektronische Dokumente wie PDFs oder E-Mails, die dem Arbeitnehmer dauerhaft zugänglich gemacht werden müssen. Eine Unterschrift ist dabei nicht mehr zwingend erforderlich. Dadurch wird die digitale Erstellung, Übermittlung und Archivierung von Arbeitsverträgen erleichtert, was den Verwaltungsaufwand deutlich senkt und Zeit, Kosten sowie Lagerplatz spart. Gleichzeitig ermöglicht die digitale Bereitstellung einen flexiblen und sicheren Zugriff für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, verbessert die Transparenz und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Wann weiterhin Schriftform nötig ist

Trotz der Erleichterungen gibt es Ausnahmen. Befristete Arbeitsverträge unterliegen weiterhin der Schriftformerfordernis gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG. Eine Ausnahme gilt jedoch für Befristungen, die an das Erreichen der Regelaltersgrenze gekoppelt sind – diese dürfen nun in Textform vereinbart werden. Darüber hinaus bleibt in bestimmten Branchen wie dem Baugewerbe oder der Gastronomie die Schriftform aufgrund der Vorgaben des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes weiterhin verpflichtend. Auch bei bestimmten arbeitsrechtlichen Vereinbarungen wie etwa Aufhebungsverträgen kann weiterhin die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben sein. Es empfiehlt sich daher, im Einzelfall die jeweiligen gesetzlichen Anforderungen zu prüfen.

Anforderungen an digitale Arbeitsverträge

Für die rechtssichere Umsetzung digitaler Arbeitsverträge müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

• Die Vertragsbedingungen müssen dem Arbeitnehmer in Textform übermittelt werden.
• Das Dokument muss dauerhaft zugänglich, speicherbar und ausdruckbar sein.
• Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht erforderlich, kann jedoch verwendet werden.
• Der Arbeitnehmer kann weiterhin einen schriftlichen Nachweis verlangen.

Diese Anforderungen ermöglichen eine flexible Gestaltung des Vertragsabschlusses, insbesondere im digitalen Umfeld.

Elektronische Signaturen im Überblick

Je nach Art des Arbeitsvertrags und den spezifischen Anforderungen können verschiedene Formen der elektronischen Signatur zum Einsatz kommen:

Ergänzungen:

• Bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur sind Methoden wie PIN, TAN oder Ausweisdokument gängig.
• Die qualifizierte elektronische Signatur ist die einzige Form, die die gesetzliche Schriftform nach § 126a BGB ersetzt.

Die Auswahl der geeigneten Signaturform hängt von den rechtlichen Anforderungen und dem gewünschten Sicherheitsniveau ab.

Praktische Umsetzung und Empfehlungen

Für Unternehmen bietet die neue Regelung die Möglichkeit, den Onboarding-Prozess zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Dabei sollten folgende Punkte beachtet werden:

• Verwendung von HR-Tools oder sicheren E-Mail-Systemen zur Übermittlung der Verträge.
• Sicherstellung der dauerhaften Verfügbarkeit der Vertragsdokumente für den Arbeitnehmer.
• Dokumentation des Empfangs, zum Beispiel durch Lesebestätigungen.
• Berücksichtigung der Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei der Einführung neuer Verfahren.

Durch die sorgfältige Umsetzung der neuen Vorgaben können Unternehmen von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren und gleichzeitig rechtliche Sicherheit gewährleisten.

Digitalisierungsschub im Arbeitsrecht

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV führt über die Textformregelung hinaus weitere arbeitsrechtliche Anpassungen ein. Die Nachweispflicht nach dem Nachweisgesetz wurde auf digitale Formate ausgeweitet, was die elektronische Übermittlung arbeitsvertraglicher Informationen erleichtert. Auch in der Lohnabrechnung ergeben sich Spielräume: Dokumente wie Gehaltsnachweise dürfen nun ausschließlich digital bereitgestellt werden, sofern ein dauerhafter Zugriff gewährleistet ist. Damit stärkt das BEG IV die digitale Personalverwaltung in Unternehmen und reduziert zugleich den Aufwand für papiergebundene Prozesse. Ergänzend wurden Vereinfachungen bei geringfügiger Beschäftigung sowie bei der Meldung an die Sozialversicherung eingeführt.

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Smart Office von Liz: Mit der App können Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Parkplätze und Schließfächer einfach gebucht und verwaltet werden. Die Plattform erfasst Echtzeit-Auslastungsdaten und bietet eine Integration in bestehende Systeme wie Microsoft Teams oder Slack sowie ein mehrstufiges Rechtesystem, beispielsweise für HR, Finance oder IT.

DeskNow von DeskNow: Mit der cloudbasierten Lösung für das Management von Büro- und Arbeitsräumen können Mitarbeitende flexibel und ortsunabhängig Arbeitsplätze und Meetingräume nach den Vorgaben des Unternehmens buchen. Das Tool bietet zudem eine Auslastungsanzeige in Echtzeit, ein Zutrittsmanagement sowie eine zentrale Benutzerverwaltung.

Smart Office von Bene. Abbildung Bene

Smart Office von Bene: Mit einem Klick zeigt das Buchungstool verfügbare Büroflächen an, die ebenso den Richtlinien des Social Distancing entsprechen. Besprechungsräume, Arbeitsplätze und Locker können per App oder Webtool gebucht werden. Smart Office by Bene wurde gemeinsam mit den Unternehmen Thing-it und GMS entwickelt.

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Generative KI stellt deutsche Unternehmen vor Herausforderungen. Abbildung: Archy13, Depositphotos

Für die sogenannte Innovation Catalyst Research befragte das Marktforschungsinstitut Vanson Bourne im Februar 2025 weltweit 750 IT- und Business-Verantwortliche, darunter auch 150 aus deutschen Unternehmen. Die Ergebnisse der von Dell beauftragten Studie zeigen, dass Innovation hierzulande einen hohen Stellenwert hat: 95 Prozent der Befragten betrachten sie als wesentlichen Bestandteil ihrer Geschäftsstrategie. Eine zentrale Rolle spielt dabei künstliche Intelligenz. 98 Prozent sind überzeugt, dass sie ihre Branche verändern wird, weswegen sie von 89 Prozent als entscheidender Faktor in der unternehmerischen Ausrichtung angesehen wird. Der internationale Durchschnitt liegt laut der Studie nur bei 75 Prozent.

45 Prozent der deutschen Unternehmen befinden sich bei der Implementierung von GenAI, also generativer KI, in einer frühen bis mittleren Phase. 22 Prozent haben entsprechende Lösungen bereits eingeführt, einschließlich notwendiger Schulungen.

Klare Datenschutzvorgaben

94 Prozent sind bei ihrer GenAI-Strategie für klare Vorgaben hinsichtlich Nutzung und Schutz von Daten. 85 Prozent halten hauseigene Informationen für zu wertvoll, um sie in Tools zu verwenden, auf die auch Dritte zugreifen könnten. Zudem sehen 98 Prozent die Datenidentifikation als eine wesentliche Herausforderung. Die größte Schwierigkeit besteht laut den Studienmachern in der zeit- und ressourcenintensiven Vorbereitung für GenAI-Modelle, gefolgt von der Suche nach relevanten Trainingsdaten und der Integration in bestehende IT-Infrastrukturen. 99 Prozent der Befragten sind zudem der Meinung, dass Mitarbeitende besondere Fähigkeiten entwickeln müssen, um das volle Potenzial von KI auszuschöpfen. Dazu zählen etwa kritisches Denken, Data-Science-Know-how, maschinelles Lernen und Kreativität.

Sorgen um Sicherheit

Bezüglich der IT-Sicherheit erwarten 93 Prozent eine Verbesserung. Allerdings fragen sich 75 Prozent, ob ihr Unternehmen Geräte und Daten effektiv verwalten und schützen kann. 59 Prozent befürchten, dass Mitarbeitende nicht vollständig verstehen, wie sich GenAI sicher implementieren lässt. 91 Prozent machen sich zudem Sorgen um die Umweltbelastungen. Allerdings sind auch 89 Prozent der Ansicht, dass die Vorteile die Nachteile überwiegen. 92 Prozent sind überzeugt, dass KI eine wichtige Rolle bei Ressourcennutzung und Nachhaltigkeit spielen wird.

Upgrades unverzichtbar

Um das Wachstum von KI zu fördern, müssen in deutschen Unternehmen laut der Studie allerdings durchschnittlich 32 Prozent der Server und 31 Prozent der Storage-Systeme aufgerüstet werden. Ziel ist die Erhöhung der Datensicherheit, eine Verbesserung von Übertragungsgeschwindigkeiten sowie die Steigerung von Rechenleistung und Speicherkapazitäten.

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Ein Copilot im Büro? Das spart Zeit und Mühe. Abbildung: Mamun Sheikh, Depositphotos

Der Microsoft Copilot basiert auf sogenannten LLMs, leistungsstarken großen Sprachmodellen, die in Echtzeit auf Anfragen reagieren und maßgeschneiderte Antworten liefern können. Diese Fähigkeit in Kombination mit den bekannten Microsoft-Anwendungen ermöglicht eine wesentlich effizientere Arbeitsweise.

Inhalte und Datenanalyse

Die Funktionen von Copilot bieten zahlreiche Unterstützungsmöglichkeiten bei der täglichen Büroarbeit. In Word übernimmt er beispielsweise die Texterstellung, erweitert bestehende Inhalte oder generiert neue anhand von Eingabeaufforderungen. Besonders bei längeren Dokumenten hilft das Tool bei der Organisation des Inhalts, sei es durch eine Strukturierung in Absätze oder eine übersichtliche Gliederung. Zudem besteht die Möglichkeit, Zusammenfassungen zu erstellen oder bestehende zu überarbeiten. In Excel erleichtert Copilot die Datenanalyse, indem er für Berechnungen passende Formeln vorschlägt. Darüber hinaus erstellt er Diagramme zur Datenvisualisierung und hilft bei der Analyse, Gliederung und systematischen Darstellung großer Datensätze.

Präsentation und Management

Für die Präsentationserstellung in Powerpoint ist Copilot ebenfalls eine große Hilfe. Nutzer können Präsentationen aus Textvorgaben oder Dokumenten erstellen, wobei Copilot passende Layouts auswählt. Zusätzlich können in Powerpoint-Folien erweitert und neue Ideen für Inhalte angefordert werden, wofür Copilot auch Bilder und Grafiken vorschlägt. Während oder nach Präsentationen kann das neue Tool wichtige Punkte zusammenfassen und Fragen beantworten.

Im E-Mail-Management mit Outlook übernimmt Copilot die Aufgabe, lange E-Mail-Threads zu summieren, sodass der Nutzer nicht jede einzelne Nachricht lesen muss. Beim Schreiben von E-Mails gibt er Tipps zur Verbesserung von Klarheit, Ton und Stimmung und hilft, neue Nachrichten basierend auf bestehenden Daten zu erstellen. Dabei werden relevante Kontextinformationen genutzt, um die Nachrichten zielgerichtet zu gestalten.

Zusammenarbeit wird leichter

Für die Zusammenarbeit mit Teams bietet Copilot verschiedene Funktionen, um den Arbeitsalltag zu erleichtern. So kann er die Chatinhalte der vergangenen 30 Tage zusammenfassen. Während Besprechungen kann er mithilfe von Transkripten wichtige Punkte extrahieren und Fragen beantworten. Zudem hilft er dabei, Aufgaben und Verantwortlichkeiten in Meetings festzuhalten und erinnert an die nächsten Schritte.

Schließlich fördert Copilot auch die Zusammenarbeit mit Loop, indem er die gleichzeitige, gemeinsame Inhaltserstellung in Echtzeit unterstützt. Mehrere Nutzer können an Ideen arbeiten, die Copilot dann weiterentwickelt. Zudem können Ideen per Spracheingabe generiert und in Entwürfe umgewandelt werden, was eine effiziente Organisation und Strukturierung von Inhalten ermöglicht.

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Wer ein Kartenterminal anschafft, könnte Zuschüsse bekommen. Gebühren für Kleinstbetriebe ließen sich deckeln. Abbildung: Blake Wisz, Unsplash

Wer sich die Zahlen anschaut, merkt schnell, dass hier etwas in Bewegung ist. Über die Hälfte aller Einkäufe im stationären Handel werden mittlerweile mit Karte bezahlt. Die Girokarte ist dabei klarer Favorit, doch auch Kreditkarten und mobile Bezahldienste holen auf. Ob im Supermarkt, an der Tankstelle oder beim Versuch, mit der Kreditkarte im Online-Casino einzahlen zu wollen. Das Bedürfnis nach schnellen, digitalen Zahlungswegen ist längst kein Nischenthema mehr.

Kartenzahlung auf dem Vormarsch

Die Pandemie hat wie ein Brandbeschleuniger gewirkt. Auf einmal war es nicht nur praktischer, sondern auch hygienischer, das Portemonnaie im Rucksack zu lassen und stattdessen das Smartphone vor das Terminal zu halten.
Trotzdem: Deutschland hängt hinterher. In skandinavischen Ländern würde es kaum noch jemandem einfallen, Bargeld aus der Tasche zu kramen. Dort funktioniert selbst das Trinkgeld digital. Hierzulande hingegen hält sich der Schein hartnäckig. Das liegt nicht nur an der Infrastruktur, sondern auch an der Haltung. Bargeld wird als verlässlich, überschaubar und sicher empfunden. Und während Digital Natives ihre Girokarte vermutlich gar nicht mehr physisch in der Hand haben, vertrauen andere auf die Münzen im Portemonnaie wie auf einen alten Freund.

Warum über eine Kartenzahlungspflicht diskutiert wird

Trotz aller Trends zur Digitalisierung gibt es immer noch Orte, an denen nur Bargeld zählt. Das ist unbequem und manchmal schlicht unpraktisch. Wer kein Geld abheben konnte oder nicht genügend dabei hat, steht dann ratlos an der Theke. Genau hier setzen politische Ideen an. CDU und SPD wollen, dass in Zukunft jeder Händler in Deutschland mindestens eine digitale Zahlungsart anbieten muss. Die Idee dahinter: Steuerbetrug soll erschwert, der Alltag für Kundschaft erleichtert und der stationäre Einzelhandel fit für die Zukunft gemacht werden. Kritiker werfen ein, dass der Staat hier zu sehr in unternehmerische Entscheidungen eingreift. Schließlich muss nicht jeder Tante-Emma-Laden ein Hightech-Zahlungsterminal betreiben. Und: Geht es bei Digitalisierung nicht gerade um Freiheit und neue Möglichkeiten, nicht um neue Vorschriften?

Was es Händler wirklich kostet

Oft heißt es, Kartenzahlung sei teuer für Händler. Und ja, sie ist tatsächlich nicht kostenlos. Wer ein Kartenterminal betreibt, muss mit monatlichen Mietgebühren rechnen. Dazu kommen Transaktionskosten, bei Girokarten meist unter einem Prozent, bei Kreditkarten auch mal mehr. Bei einem Umsatz von 4.000 Euro im Monat können da schon rund 50 bis 60 Euro zusammenkommen. Für kleine Läden ist das eine relevante Summe.

Aber die andere Seite der Rechnung wird oft übersehen. Denn wer Kartenzahlung anbietet, verliert seltener Kundschaft an die Konkurrenz. Viele geben schlicht mehr Geld aus, wenn sie nicht jeden Euro abgezählt auf den Tresen legen müssen. Spontankäufe, größere Warenkörbe, weniger Diskussionen um Wechselgeld. Dazu kommt: Kein Bargeld bedeutet auch weniger Risiko, weniger Aufwand und weniger Wege zur Bank. Für viele Händler rechnet sich das längst.

Bargeld als kulturelles Gut?

Es gibt kaum ein Land, das sich so leidenschaftlich an seinem Bargeld festhält wie Deutschland. Das liegt nicht nur an der Gewohnheit, sondern auch an der Geschichte. Wer sich mit Hyperinflation oder Bankkrisen auskennt, dem gibt ein 50-Euro-Schein im Portemonnaie ein gewisses Gefühl von Kontrolle. Dazu kommt: Bargeld funktioniert ohne Strom, ohne Netz und ohne Technik. Es ist anonym, direkt und in gewisser Weise unabhängig. Doch die Welt dreht sich weiter. Automaten verschwinden, Busfahrer akzeptieren Karten, selbst auf Festivals wird mit Chips oder Apps bezahlt. Bargeld wird leiser, seltener und mancherorts zum Sonderfall.

Pflicht oder Überzeugung

Statt mit Vorschriften zu winken, könnte die Politik auch anders denken. Warum nicht gezielt fördern, statt zu verpflichten? Wer ein Kartenterminal anschafft, könnte Zuschüsse bekommen. Gebühren für Kleinstbetriebe ließen sich deckeln. Vor allem aber braucht es mehr Aufklärung: Viele kleine Händler kennen die Konditionen nicht genau, schätzen die Kosten falsch ein oder fürchten technische Komplikationen. In der Praxis zeigen sich aber längst positive Beispiele. Bäcker, Blumenläden und Marktstände, die auf Kartenzahlung umgestellt haben, berichten oft von zufriedenerer Kundschaft und besseren Abläufen. Manchmal fehlt nur ein kleiner Anstoß, damit aus Skepsis Begeisterung wird.

Fortschritt lässt sich nicht verordnen

Der Trend ist klar: Kartenzahlung wird bleiben und weiter wachsen. Die Frage ist nicht mehr, ob sie sich durchsetzt, sondern wie sie gestaltet wird. Eine Pflicht kann Tempo machen, birgt aber das Risiko, Widerstand zu erzeugen, wo Vertrauen gefragt ist. Wer heute Kartenzahlung anbietet, geht mit der Zeit. Wer es aus Überzeugung tut, gewinnt Kundschaft, Komfort und meistens auch Klarheit im Kassenbuch.

Der Staat kann unterstützen, er kann fördern, informieren und den Weg ebnen. Aber ob es wirklich eine gesetzliche Pflicht braucht, um die Karte zur neuen Norm zu machen? Vielleicht zeigt sich am Ende: Manches funktioniert am besten, wenn man es nicht vorschreibt, sondern einfach möglich macht. Denn der Wandel der Technik entsteht nicht durch Zwang, sondern durch Einsicht. Und durch das gute Gefühl, mit einem Klick auf „Bezahlen“ etwas richtig gemacht zu haben.

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