Valentin Lahr, Head of Sales & Marketing, Goconut GmbH & Co. KG. goconut.com. Abbildung: Movyng Media

OFFICE ROXX: Herr Lahr, welche Kernvorteile bietet Ihre Software, um Unternehmen Hybrid Working zu erleichtern?

Valentin Lahr: Hybrid Working scheitert oft an mangelnder Transparenz. Ohne ein intelligentes Tool verkommt der Bürobesuch zum „Trial and Error“ – man fährt ins Office und weiß weder, ob ein passender Arbeitsplatz frei ist, noch ob die Kollegen vor Ort sind, mit denen man kollaborieren möchte. Goconut schafft hier die nötige Planungssicherheit. Wir machen Activity-Based-Working erst beherrschbar: Der Nutzer findet per Klick den Ort, der zu seiner aktuellen Aufgabe passt – sei es Fokusarbeit oder Teamkreativität. Für das Unternehmen wird das Büro so vom statischen Kostenfaktor zum dynamischen Asset, das Innovation durch gezielte Begegnung fördert. Kurz: Wir nehmen die Reibungsverluste aus dem hybriden Alltag.

Wie viele Nutzer bei wie vielen Kunden verwenden Goconut bereits?

Aktuell vertrauen über 200 Organisationen auf Goconut, um ihre hybriden Arbeitswelten zu steuern. Was uns dabei besonders stolz macht: Unsere Rolle hat sich in den letzten Jahren fundamental gewandelt. Wir werden heute nicht mehr nur als reiner Softwareprovider gerufen. Die Zusammenarbeit mit unseren Kunden geht oft tief in die strategische Optimierung der Arbeitswelten über. Das reicht von spezialisierten Consulting-Leistungen bis hin zum Coaching von Führungskräften und Mitarbeitenden, um sie auf die veränderten Anforderungen der neuen Arbeitswelt vorzubereiten. Wir begleiten den kulturellen Wandel also ganzheitlich. Rein quantitativ bewegen wir uns dabei auf einem hohen Skalierungsniveau: Wir verarbeiten im Schnitt über 20.000 Buchungsvorgänge pro Tag. Das sind für uns weit mehr als nur Reservierungen – es sind wertvolle Indikatoren für die Vitalität und Innovationskraft moderner Unternehmen.

Wie begegnen Sie dem Phänomen der „Handtuch-Mentalität“, bei der Arbeitsplätze oder Räume weit im Voraus blockiert werden, ohne diese dann zu nutzen?

Das ist ein klassisches Verhaltensmuster, das wir technisch und kulturell lösen. Technisch nutzen wir Mechanismen wie „Check-in“-Funktionen oder die Kopplung an Sensorik: Erscheint niemand innerhalb eines definierten Zeitfensters, wird der Raum automatisch wieder für alle freigegeben („Auto-Release“). Viel wichtiger ist aber die kulturelle Komponente, die strategische Begleitung. Wir unterstützen Führungskräfte und Teams dabei, neue Spielregeln für die hybride Welt zu definieren. Technik allein heilt keine „Handtuch-Mentalität“ – das schafft nur ein Verständnis für die gemeinschaftliche Ressource Raum.

Über 200 Organisationen vertrauen derzeit auf Goconut, um ihre hybriden Arbeitswelten zu steuern. Abbildung: Goconut

Gibt es weitere kritische Punkte im Alltag und wie begegnen Sie diesen, etwa in Bezug auf die Privatsphäre?

Datenschutz und Privatsphäre sind in Deutschland zu Recht ein hohes Gut. Wir setzen hier auf „Privacy by Design“ – das heißt, der Nutzer behält die Kontrolle, welche Informationen er teilt, und unsere Software entspricht den geltenden Standards. Die größte Hürde ist jedoch oft die Akzeptanz. Wenn ein Tool als Kontrollinstrument wahrgenommen wird, scheitert es. Wir begegnen dem durch Transparenz und Partizipation. Nur wenn der Mensch versteht, welchen persönlichen Vorteil er durch die Datenfreigabe hat – nämlich ein besseres Arbeitsumfeld –, gewinnen wir sein Vertrauen.

Wie helfen die Daten von Goconut, um Büroflächen zu optimieren?

Frei nach dem Motto: „You can’t manage what you can’t measure.“ Viele Unternehmen investieren Millionen in Büroflächen, ohne deren tatsächliche Nutzung zu kennen. Goconut liefert hier die entscheidende Datenbasis: Wir machen sichtbar, welche Zonen florieren, wo „tote Winkel“ entstehen und welche Bedarfe die Mitarbeitenden wirklich haben. Das Besondere: Diese Insights behalten wir nicht für uns. Wir liefern sie als fundiertes Briefing direkt an Partner wie Büroplaner und Architekten. Statt auf Basis von vagen Schätzungen zu planen, erhalten diese Profis von uns exakte Nutzerprofile und Bedarfsanalysen. So entstehen Flächenkonzepte, die punktgenau auf die Realität der Belegschaft zugeschnitten sind. Für das Workplace-Management bedeutet das: Wir liefern die Fakten, unsere Partner die kreative Umsetzung – und der Kunde erhält ein Büro, das betriebswirtschaftlich effizient ist und die Arbeitsqualität massiv steigert. Ein solches Tool ist heute keine Option mehr, sondern die notwendige Brücke zwischen Analyse und gebauter Realität.

Welche Bedeutung könnte KI für Raumbuchungstools haben?

KI wird das Smart Office von der reinen Verwaltung zur Prädiktion führen. Die Software wird zum persönlichen Assistenten, der auf Basis von Kalenderdaten und Präferenzen Arbeitsorte vorschlägt: „Morgen sind deine wichtigsten Sparringspartner im Haus, ich habe dir einen Platz in ihrer Nähe reserviert.“ Wir haben heute alle Daten – Belegung, Luftqualität, Temperatur. Die KI wird uns helfen, diese Datenströme so zu interpretieren, dass das Büro zu einem lernenden Organismus wird. Das Ziel ist ein Umfeld, das sich dynamisch an die Bedürfnisse der Menschen anpasst, um einen echten kulturellen und innovativen Hub zu bilden.

Vielen Dank.

Die Fragen stellte Christian Marx.

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Eine gute Zusammenarbeit ist ein zentraler Faktor für die Produktivität im Büro. Abbildung: HayDmitriy, Depositphotos

Unternehmen unterschätzen häufig, welche Auswirkungen kleine Veränderungen im Arbeitsalltag haben können. Oft sind es nicht große Umstellungen, sondern viele kleine Optimierungen, die zusammen einen spürbaren Unterschied ausmachen. Wer seine Abläufe bewusst hinterfragt, erkennt schnell, an welchen Stellen Zeit verloren geht und wo sich Prozesse vereinfachen lassen. Genau hier setzt eine nachhaltige Produktivitätssteigerung an.

Klare Prioritäten setzen und Aufgaben strukturieren

Ein häufiger Grund für ineffizientes Arbeiten ist fehlende Priorisierung. Werden Aufgaben ungeordnet abgearbeitet, entsteht schnell das Gefühl, ständig beschäftigt zu sein, ohne wirklich voranzukommen. Methoden wie To-do-Listen oder eine klare Tagesplanung helfen dabei, den Überblick zu behalten. Wichtig ist, dass Aufgaben nicht nur gesammelt, sondern auch priorisiert werden. Wer zwischen wichtigen und weniger wichtigen Tätigkeiten unterscheidet, kann seine Energie gezielter einsetzen.

Zusätzlich ist es sinnvoll, größere Aufgaben in kleinere Schritte zu unterteilen. Das erleichtert den Einstieg und sorgt für mehr Motivation, da Fortschritte schneller sichtbar werden. Gleichzeitig reduziert es die Gefahr, komplexe Aufgaben aufzuschieben.

Digitale Tools gezielt und sinnvoll einsetzen

Aus dem modernen Büro sind digitale Werkzeuge nicht mehr wegzudenken. Sie helfen dabei, Aufgaben zu organisieren, Kommunikation zu verbessern und Prozesse zu beschleunigen. Entscheidend ist jedoch, die richtigen Tools auszuwählen und diese sinnvoll einzusetzen. Daher gilt es, die Toollandschaft aufeinander abzustimmen. Systeme sollten so gewählt werden, dass sie sich ergänzen und Daten möglichst zentral verfügbar sind. Dadurch entsteht eine klare Struktur und die Zusammenarbeit wird deutlich erleichtert.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Akzeptanz im Team. Tools entfalten ihren Nutzen nur dann, wenn sie von allen Beteiligten konsequent genutzt werden. Daher sollten neue Lösungen verständlich eingeführt und sinnvoll in bestehende Abläufe integriert werden.

Eine ERP-Software für den Mittelstand ist eine zentrale Lösung, die Unternehmen ergänzend einsetzen, um Informationen aus verschiedenen Bereichen zu bündeln. Solche Systeme helfen dabei, Abläufe transparenter zu gestalten, Daten zusammenzuführen und Prozesse effizienter zu steuern.

Ablenkungen reduzieren und Fokus schaffen

Unterbrechungen gehören zu den größten Produktivitätskillern im Büroalltag. E-Mails, Chat-Nachrichten oder spontane Rückfragen sorgen dafür, dass konzentriertes Arbeiten immer wieder unterbrochen wird. Nach jeder Unterbrechung benötigt das Gehirn Zeit, um wieder in den Arbeitsfluss zurückzufinden. Ein bewusster Umgang mit Ablenkungen kann hier viel bewirken. Es ist sinnvoll, feste Zeiten für Kommunikation einzuplanen und in konzentrierten Arbeitsphasen Störungen gezielt zu vermeiden. Auch klare Absprachen im Team tragen dazu bei, unnötige Unterbrechungen zu reduzieren.

Auch die Gestaltung der Arbeitsumgebung spielt eine wichtige Rolle. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz und eine strukturierte digitale Umgebung reduzieren Ablenkungen und erleichtern konzentriertes Arbeiten.
Prozesse vereinfachen und standardisieren

Viele Abläufe im Büro wiederholen sich täglich. Dennoch werden sie oft jedes Mal neu organisiert oder unterschiedlich umgesetzt. Das führt zu Ineffizienz und erhöht die Fehleranfälligkeit. Durch klare Prozesse und standardisierte Abläufe lassen sich diese Probleme vermeiden. Wenn jeder weiß, wie bestimmte Aufgaben zu erledigen sind, reduziert sich der Abstimmungsaufwand erheblich. Gleichzeitig steigt die Qualität, da weniger Fehler entstehen.

Besonders bei wiederkehrenden Aufgaben lohnt es sich, feste Prozessstrukturen zu definieren. Dazu gehören klare Abläufe für Freigaben, Dokumentation oder Kommunikation. Diese können dokumentiert und im Unternehmen einheitlich umgesetzt werden. Darüber hinaus bieten standardisierte Prozesse die Grundlage für weitere Optimierungen. Sie lassen sich leichter analysieren und bei Bedarf automatisieren. So wird Schritt für Schritt eine effizientere Arbeitsweise im gesamten Unternehmen erreicht.

Transparenz schaffen und Zusammenarbeit verbessern

Eine gute Zusammenarbeit ist ein zentraler Faktor für die Produktivität im Büro. Werden Informationen nicht klar kommuniziert oder liegen an verschiedenen Stellen, entstehen Missverständnisse und Verzögerungen. Transparenz schafft hier Abhilfe. Klare Zuständigkeiten und nachvollziehbare Prozesse sorgen dafür, dass jeder weiß, welche Aufgaben zu erledigen sind und wer dafür verantwortlich ist. Das reduziert Rückfragen und beschleunigt Abläufe.

Digitale Systeme können diese Transparenz zusätzlich unterstützen. Informationen werden zentral bereitgestellt und sind für alle Beteiligten zugänglich. Dadurch wird die Zusammenarbeit nicht nur einfacher, sondern auch deutlich effizienter. Ein weiterer Vorteil ist die bessere Nachvollziehbarkeit. Entscheidungen und Abläufe können jederzeit überprüft werden, wodurch sich die Qualität der Zusammenarbeit verbessert. Teams arbeiten strukturierter und können schneller auf Veränderungen reagieren.

Fazit: Struktur schafft Produktivität im Büro

Produktivität im Büro entsteht durch klare Strukturen, sinnvolle Tools und eine bewusste Arbeitsweise. Wer Prioritäten setzt, Ablenkungen reduziert und Prozesse optimiert, schafft die Grundlage für effizientes Arbeiten. Dabei ist es entscheidend, nicht nur kurzfristige Verbesserungen umzusetzen, sondern langfristig an der eigenen Organisation zu arbeiten. Unternehmen, die ihre Arbeitsweise aktiv gestalten, profitieren nicht nur von höherer Effizienz, sondern auch von zufriedeneren Mitarbeitenden und besseren Ergebnissen. So entsteht ein Arbeitsumfeld, das den Anforderungen moderner Büroarbeit gerecht wird und langfristig erfolgreich ist.

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Die smarte Zeiterfassung erleichtert die gesetzeskonforme Umsetzung von hybridem Arbeiten. Abbildung: Coffeekai, Freepik

Digitale Systeme für Zeiterfassung nutzen Anwendungen wie Apps und integrierte Tools in Browser- und Kollaborationssoftware. Entscheidend sind die Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausen und projektbezogenen Zeitanteilen. Die Datenspeicherung erfolgt zentral, sodass Führungskraft und HR jederzeit Zugriff auf Auswertungen haben. Cloudbasierte Lösungen gewährleisten, dass Daten geräteunabhängig eingegeben werden können, ob Notebook im Büro, Smartphone im Homeoffice oder Tablet unterwegs. Die Sicherheit der Daten und Einhaltung von Datenschutzvorgaben ist elementar, weil personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ein weiterer Aspekt besteht in der Automatisierung von Prozessen wie der Arbeitszeitabrechnung. Moderne Systeme integrieren Kalenderdaten und erlauben die flexible Anpassung an Arbeitszeitmodelle, Urlaubsplanungen und Gleitzeitregelungen.

Arbeitszeitmodelle im Wandel

Neue Arbeitszeitformen prägen den Arbeitsalltag in vielen Unternehmen. Vertrauensarbeitszeit, Vier-Tage-Woche, Gleitzeitmodelle und flexible Wochenarbeitszeiten verändern die Steuerung von Leistung und die Anwesenheit. Gleichzeitig findet Arbeit nicht mehr ausschließlich im Büro statt, sondern verteilt sich auf Homeoffice, Büroarbeitsplatz und mobile Tätigkeiten. Hybride Arbeitsmodelle beschreiben diese Verbindung aus ortsgebundener und ortsunabhängiger Arbeit innerhalb klar definierter organisatorischer Rahmenbedingungen. Das Ziel lautet, Flexibilität und Verlässlichkeit miteinander zu verbinden und gleichzeitig rechtliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung einzuhalten. Für Arbeitgeber und HR entsteht dadurch die Aufgabe, Transparenz zu sichern, ohne starre Präsenzmodelle durchzusetzen.

Klare Vorteile für hybride Arbeitsmodelle

Smarte Zeiterfassung erfüllt die Anforderungen an Transparenz durch eine nachvollziehbare Abbildung von Arbeitszeiten im Büro und im Homeoffice. Die Führungskraft erhält einen Überblick über die tatsächliche Präsenz und Abwesenheiten sowie projektbezogene Zeitaufwände. Beschäftigte gewinnen Klarheit über eigene Zeitkonten und können Ereignisse nachtragen und anpassen. Ein strukturierter Prozess für Zeiterfassung bringt zahlreiche Vorteile:

• Erhöhung der Planbarkeit von Projekten durch genaue Zeitdaten,
• Reduktion von Fehlerquellen gegenüber manueller Erfassung,
• Verbesserung der Grundlage für Gehaltsabrechnung und Leistungsermittlung,
• Erhöhung der Datenverfügbarkeit für HR und Controlling,
• Steigerung der Zufriedenheit, weil Abläufe transparent sind.

Solche Systeme unterstützen die Führung, indem sie Vergleichbarkeit zwischen Teams im Büro und im Homeoffice ermöglichen. Die Auswertung dient zugleich als Grundlage für Gespräche über Arbeitsbelastung und Ressourcenverteilung.

Smarte Zeiterfassungstools erleichtern die Erfassung von Arbeitszeiten und Pausen auch im Homeoffice. Abbildung: evrmmnt, Depositphotos

Diese Kriterien bestimmen die Toolauswahl

Bei der Auswahl eines passenden Zeiterfassungstools spielen zahlreiche Aspekte eine Rolle, um Flexibilität, Compliance und Effizienz zu gewährleisten:

• Erfassung von Arbeitsbeginn, -ende und Pausen ortsunabhängig,
• Abbildung von Vertrauensarbeitszeit und flexiblen Wochenmodellen,
• projektbezogene Zeitbuchung,
• mobile Nutzung über App oder Browser,
• automatische Auswertungen mit Echtzeit-Dashboards,
• Schnittstellen zu Lohn- und Personalverwaltung.

Erfolgsfaktoren bei Implementierung

Eine erfolgreiche Zeiterfassung hängt davon ab, wie gut Prozesse erklärt und verankert werden. Die Einführung erfordert klare Regeln, eine Schulung von Beschäftigten und Offenheit für Rückfragen. Die Akzeptanz steigt, wenn der Nutzen für Beschäftigte erkennbar wird, etwa durch einfaches Nachtragen von Zeiten und den Überblick über eigene Zeitkonten. Das HR sollte die Verwendung der Daten transparent darstellen und Feedbackschleifen einbauen. Ein zentraler Punkt ist die regelmäßige Überprüfung der Regeln, weil sich Arbeitsmodelle weiterentwickeln.

Gesetzeslage zur Zeiterfassung 2026

Für das Jahr 2026 ist vorgesehen, die bestehende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus der Rechtsprechung ausdrücklich in das Arbeitszeitgesetz zu überführen. Geplant ist eine verbindliche elektronische Dokumentation von Beginn, Ende, Pausen und Dauer der täglichen Arbeitszeit, die objektiv und zugänglich ausgestaltet sein muss. Übergangsfristen sollen nach Unternehmensgröße gestaffelt gelten, mit kürzeren Fristen für größere Arbeitgeber und längeren Fristen für kleinere Betriebe, während Kleinstbetriebe häufig ausgenommen bleiben.

Rolle von KI in der Zeiterfassung der Zukunft

Künstliche Intelligenz ist auch im Bereich der Zeiterfassung ein wachsendes Thema. KI kann unterstützen, zeitbezogene Daten automatisch analysiert, Auffälligkeiten bei Pausen oder Überstunden zu erkennen und wiederkehrende Muster in Projekt- und Erholungszeiten zu identifizieren. Prädiktive Funktionen prognostizieren Auslastungstrends und optimieren Ressourcenplanung, während Echtzeit-Insights Compliance mit der EU-KI-Verordnung sichern. So beschleunigen KI-Systeme Prozesse, minimieren Fehler und fördern datenbasierte Entscheidungen für HR und Führungskräfte.

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Der Trend im Büro geht ganz klar in Richtung Digitalisierung. Abbildung: Andrew Lozovyi, Depositphotos

OFFICE ROXX: Wie weit sind deutsche Büros Ihrer Einschätzung nach tatsächlich auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung ihrer Dokumenten- und Geschäftsprozesse?

Mark Kesselmann: Deutsche Büros haben in den letzten Jahren deutliche Fortschritte gemacht, bleiben aber heterogen. Einige Unternehmen sind weit vorangekommen, andere stecken noch in Pilotprojekten oder kämpfen mit der technischen Ablösung von Altsystemen. Studien wie der Digital Office Index 2024 des Digitalverbands Bitkom zeigen diesen Zwiespalt zwischen Bewusstsein und Realität auf. Insgesamt geht der Trend klar Richtung Digitalisierung.

Welche Rolle spielt dabei intelligentes Workflow- und Dokumentenmanagement?

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) fungiert als „Single Point of Truth“: Es zentralisiert standortübergreifend Daten, verbessert die Datenqualität und schafft die Voraussetzungen für Automatisierung und KI‑Anwendungen. Intelligente Workflows reduzieren Medienbrüche, beschleunigen Prozesse und tragen zur Transparenz- und Compliance-Sicherung bei.

Digitale Signaturen sind ein zentrales Element digitaler Prozesse. Welche Vorteile bieten sie gegenüber klassischen Unterschriften?

Im Vergleich zu eingescannten Unterschriften oder einfachen Freihandunterschriften auf Tablets bieten digitale Signaturen uneingeschränkte Rechtssicherheit und sind mit einer handschriftlichen Unterschrift gleichzusetzen, sofern sie als sogenannte „Qualifizierte Elektronische Signaturen“ genutzt werden. Sie sparen Prozesskosten durch den Wegfall von Papier, Druck und Porto, beschleunigen Bearbeitungszeiten, ermöglichen ortsunabhängige Unterschriften und tragen zur Nachhaltigkeit bei, beispielsweise durch den geringeren Papierverbrauch und den Wegfall physischer Anreisen. Zusammengefasst bieten elektronische Signaturen die Möglichkeit, Dokumentenprozesse ganzheitlich und medienbruchfrei zu digitalisieren.

Mark Kesselmann, Senior Product Marketing Manager, d.velop AG. d-velop.de Abbildung: d.velop

Wie stellt d.velop die hohen Anforderungen an Datenschutz und Compliance bei digitalen Signaturen sicher?

Zunächst einmal bestimmt d.velop nicht die allgemeinen Spielregeln für digitale Signaturen. Der rechtliche Rahmen ist durch die eIDAS-Verordnung im europäischen Wirtschaftsraum einheitlich geregelt. Unsere Lösung d.velop sign unterstützt einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen und arbeitet mit zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern zusammen, die in der EUTL der Europäischen Kommission gelistet sind. Betrieb und Hosting erfolgen ausschließlich in europäischen bzw. deutschen Rechenzentren der „Open Telekom Cloud“, um europäische Datensouveränität und Compliance zu gewährleisten und somit den zu Recht hohen Anforderungen zu entsprechen.

Oft wird bemängelt, dass die Einführung digitaler Signaturlösungen zu komplex und teuer sei. Wie begegnen Sie dieser Einschätzung?

Digitale Signaturprojekte sind klassische Digitalisierungsprojekte, die strukturiert umgesetzt werden sollten. Im Vergleich zu umfassenden DMS-, ERP- oder CRM-Projekten sind Signatur-Rollouts in der Regel weniger komplex und liefern schnell sichtbare Ergebnisse. Meine Empfehlung lautet daher: Schrittweise starten, etwa in einer Fachabteilung. Zunächst sollte eine Dokumentenliste mit allen Vertragsarten erstellt werden, die dann nach und nach abgearbeitet wird. So bleiben Aufwand und Kosten überschaubar.

Digitalisierung soll nachhaltiger machen, führt aber auch zu größerer technischer Abhängigkeit. Wie gehen Sie bei d.velop mit diesem Spannungsfeld um?

Wir setzen auf Diversifikation. Unsere Kunden können zwischen verschiedenen Cloudinfrastrukturen wählen, darunter souveräne, europäische Alternativen zur US-Hyperscaler-Landschaft. Ebenso kooperieren wir mit mehreren zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern wie D-Trust, A-Trust, Sign8, Swisscom. Diese Vielfalt reduziert Abhängigkeiten und stärkt Ausfallsicherheit sowie Data-Residency-Optionen.

Welche Trends sehen Sie in den nächsten Jahren bei der Digitalisierung von Büroprozessen und welche Rolle spielt dabei künstliche Intelligenz?

Wichtige Trends sind ein stärkeres Bewusstsein für europäische Datensouveränität, ein Fokus auf Datenqualität als Grundlage für wirklich sinnvolle Nutzung von KI sowie die Automatisierung repetitiver, strukturierter Abläufe. KI wird Routineaufgaben übernehmen, unstrukturierte Prozesse intelligenter unterstützen und personalisierte, inklusivere Nutzererlebnisse ermöglichen. Wer früh in Datenqualität und Kompetenz investiert, gewinnt langfristig an Agilität und Wettbewerbsfähigkeit.

Vielen Dank.

Die Fragen stellte Christian Marx.

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Enterprise-Search sucht über Systeme und Datenquellen hinweg. Abbildung: Shutjane, Depositphotos

Hybrides Arbeiten, steigende Informationsflut und der Wunsch nach Flexibilität haben die Arbeitswelt stark verändert. Um es Mitarbeitenden zu ermöglichen, unabhängig von Ort und Zeit tätig zu sein, richten immer mehr Unternehmen digitale Arbeitsplätze ein. Diese integrieren in einer zentralen Plattform alle digitalen Werkzeuge, Informationen und Kommunikationskanäle, die für den Arbeitsalltag notwendig sind.

Finden statt suchen

Oft übersehen wird dabei die Enterprise-Search: eine Software für die unternehmensweite Suche über mehrere Datenquellen hinweg. Enterprise-Search bricht diese Informationssilos auf, indem sie über Konnektoren unterschiedliche Datenarten und -quellen anbindet. Das betrifft sowohl strukturierte als auch semi- oder unstrukturierte Informationen: Dateiordner, Intranets, Cloudspeicher, E-Mails, Kommunikationstools, ERP-, CRM- und DMS-Systeme oder Datenbanken. Mit Enterprise-Search lassen sich diese Quellen zentral durchsuchen, über eine einzige Suchleiste, die sich unkompliziert in das Intranet oder die Benutzeroberfläche eines digitalen Arbeitsplatzes einfügen lässt.

Intelligent und sicher

Einige Anbieter haben in ihre Suchsoftware inzwischen generative KI integriert, die das Finden relevanter Informationen und deren Rezeption weiter optimiert. So ermöglichen große Sprachmodelle im Zusammenspiel mit modernen Textanalyseverfahren und Machine Learning eine semantische Suche. Die Software erfasst die Bedeutung von Inhalten und findet das, was gemeint ist. Nicht nur das, was eingetippt wird. Darüber hinaus können gefundene Dokumente auch zusammengefasst und befragt werden. Als Alternative zur Suche lassen sich zudem gezielt Fragen stellen, deren Antworten dann von Sprachmodellen auf Basis der gefundenen relevanten Quellen generiert werden.

Beim Einsatz von Enterprise-Search spielt auch der Datenschutz eine wichtige Rolle. Nicht jeder im Unternehmen darf jede Information sehen. Eine gute Software bringt dafür ein durchgängiges Rechte- und Rollenmanagement mit. Die Technologien filtern somit von Anfang an nur Inhalte heraus, für die der User auch berechtigt ist. Sowohl bei der Suche als auch beim Fragenstellen.

Fundament für Fortschritt

Mit einer einzigen Software erhalten Mitarbeitende schnellen und sicheren Zugriff auf Informationen. Das steigert nicht nur die Produktivität und Zufriedenheit, sondern stärkt langfristig auch die Bindung an das Unternehmen. Denn ohne zentrale Suchsoftware bleibt der digitale Arbeitsplatz nur Stückwerk.

Abbildung: Intrafind Franz Kögl, Vorstand, Intrafind. intrafind.de

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Digitale Vertragsverwaltung leistet nicht nur einen Beitrag zur Effizienz, sondern auch zur Nachhaltigkeit und Sicherheit im Unternehmen. Abbildung: Sora Shimazaki, Pexels

Viele Unternehmen verwalten ihre Verträge noch immer mit Papierordnern, Netzlaufwerken und Excel-Listen. Solche Systeme stoßen schnell an ihre Grenzen, besonders wenn mehrere Personen gleichzeitig auf Verträge zugreifen müssen oder Fristen eingehalten werden sollen. Fehlende Dokumente, veraltete Versionen und übersehene Termine sind häufig die Folge. Im hektischen Arbeitsalltag fehlt oft die Zeit für eine saubere Pflege. Gerade im Homeoffice zeigt sich, wie wichtig eine moderne, digitale Lösung für eine zuverlässige Vertragsverwaltung ist.

Was digitale Vertragsverwaltung leistet

Digitale Vertragsverwaltung geht weit über das bloße Ablegen von Dokumenten hinaus. Sie bündelt Vertragsdaten zentral, macht sie jederzeit zugänglich und übernimmt automatisch die Fristenüberwachung. Verträge werden in digitalen Akten strukturiert verwaltet, egal ob es sich um Arbeitsverträge, Mietverträge oder Liefervereinbarungen handelt. Zugriffsrechte lassen sich gezielt steuern, Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert. Auch digitale Unterschriften sind integriert, was Freigaben deutlich vereinfacht. Besonders im hybriden Arbeitsalltag zeigt sich der Nutzen: Vertragsdokumente sind jederzeit abrufbar, unabhängig vom Standort. Eine professionelle digitale Vertragsverwaltung sorgt so für mehr Transparenz, Sicherheit und Effizienz und ersetzt manuelle Abläufe durch klare Prozesse.

Office-Teams profitieren von digitalen Vertragsprozessen

Vertragsprozesse werden effizienter, wenn Dokumente nicht nur zentral gespeichert, sondern auch sinnvoll strukturiert und mit relevanten Abläufen verknüpft sind. So behalten Personalverantwortliche den Überblick über befristete Arbeitsverträge und Fristen. Im Einkauf lassen sich Liefervereinbarungen schnell und zuverlässig finden. Auch Assistenzen profitieren von klaren Strukturen bei Miet- oder Wartungsverträgen. Automatische Erinnerungen und digitale Akten reduzieren den administrativen Aufwand und helfen, Fehler zu vermeiden. Alle Beteiligten greifen auf dieselbe, aktuelle Datenbasis zu, was die bereichsübergreifende Zusammenarbeit erleichtert. Besonders in größeren oder verteilten Teams entstehen so spürbare Entlastungen im Arbeitsalltag.

Mehr Struktur, weniger Stress

Ein modernes System zur Vertragsverwaltung entfaltet seine Stärken besonders im Büroalltag. Von der Vertragserstellung über die Freigabe bis zur Archivierung läuft alles digital ab. Vorlagen mit geprüften Klauseln sorgen für rechtlich korrekte Inhalte, Änderungen werden automatisch dokumentiert. Zuständige Personen erhalten Benachrichtigungen zur Prüfung, der unterschriebene Vertrag wird sicher archiviert und bleibt jederzeit auffindbar. Die digitale Unterschrift erfolgt über integrierte Schnittstellen wie DocuSign, ohne Medienbruch. Auch die Fristenüberwachung ist automatisiert: Das System erinnert rechtzeitig an anstehende Kündigungen oder Verlängerungen. Persönliche Kalender oder manuelle Notizen werden dadurch überflüssig. Alle Beteiligten greifen auf dieselben Informationen zu, was Transparenz schafft und Missverständnisse vermeidet. So entsteht ein strukturierter Ablauf, der nicht nur Zeit spart, sondern auch rechtliche Sicherheit bietet. Was früher oft mühsam und fehleranfällig war, wird durch digitale Prozesse nachvollziehbar, effizient und zuverlässig.

Nachhaltigkeit und Sicherheit

Digitale Vertragsverwaltung leistet nicht nur einen Beitrag zur Effizienz, sondern auch zur Nachhaltigkeit und Sicherheit im Unternehmen. Sie reduziert den Papierverbrauch, spart Lagerfläche und senkt Druck- sowie Versandkosten. Verträge müssen nicht mehr in Aktenschränken archiviert werden, sondern stehen digital und zentral zur Verfügung. Gleichzeitig erfüllen moderne Systeme alle Anforderungen an Datenschutz und Compliance. Sensible Daten wie Gehälter oder Vertragsinhalte sind durch verschlüsselte Übertragung, klare Zugriffsrechte und revisionssichere Archivierung zuverlässig geschützt. Gesetzliche Vorgaben wie DSGVO oder GoBD werden automatisch eingehalten. Ein weiterer Vorteil liegt in der Ausfallsicherheit: In cloudbasierten Lösungen sind Vertragsdaten mehrfach gesichert und auch unterwegs jederzeit abrufbar.

Fazit

Verträge sind geschäftskritisch, doch ihre Verwaltung ist häufig fehleranfällig und unnötig aufwendig. Digitale Lösungen schaffen Abhilfe, indem sie Übersicht, Sicherheit und Effizienz im Büroalltag verbessern. Wer moderne Büroarbeit ermöglichen möchte, sollte Papierordner und manuelle Fristenplanung durch ein durchdachtes digitales Vertragsmanagement ersetzen.

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Büropräsenz: Der Freitag verzeichnet mit plus acht Prozent den größten Anstieg im Vergleich zum Vorjahr. Abbildung: Memento Media, Unsplash

Das Schweizer Unternehmen Deskbird hat von September 2024 bis Februar 2025 die Buchungsdaten von rund 23.000 Nutzern in den größten deutschen Städten sowie von 3.000 Nutzern in Paris, Wien und Zürich analysiert.

Freitag legt zu

Insgesamt ist die Büroanwesenheit leicht gestiegen. Die beliebtesten Wochentage sind Dienstag und Mittwoch mit je 67 Prozent Anwesenheit. Auffällig ist der Freitag: Zwar bleibt er mit 54 Prozent der schwächste Tag, verzeichnet aber mit einem Plus von acht Prozent gegenüber dem Vorjahreszeitraum den höchsten Anstieg.

Bei der Anwesenheit nach Unternehmensgröße liegen mittelgroße Unternehmen (251 bis 1.499 Mitarbeitende) mit 62 Prozent Anwesenheit vorn, dicht gefolgt von Großunternehmen (ab 1.500 Mitarbeitenden) mit 61 Prozent. Auf dem letzten Platz liegen kleine Unternehmen unter 250 Mitarbeitenden mit 54 Prozent. „Mitarbeitende mittlerer und großer Unternehmen sind insgesamt häufiger im Büro als die Teams in kleineren Unternehmen. Besonders die großen Unternehmen forcieren aktuell in Deutschland den Return to Office“, sagt Ivan Cossu, CEO und Co-Founder von Deskbird.

Mia san Office

Im Städtevergleich liegt Stuttgart im Zeitraum von September 2024 bis Februar 2025 mit durchschnittlich 66 Prozent Büroanwesenheit vorn, gefolgt von München (62 Prozent) und Leipzig (59 Prozent). Damit lösen die beiden Großstädte im Süden Deutschlands Leipzig als Spitzenreiter ab. Dort lag die Büropräsenz im Vorjahreszeitraum noch bei 71 Prozent. Das Schlusslicht bildet mit 49 Prozent Anwesenheit nach wie vor Frankfurt/Main. In den 2023/24 stärker frequentierten Städten wie Leipzig (71 Prozent in 2023/24 vs. 59 Prozent in 2024/25) und Köln (70 Prozent in 2023/24 vs. 58 Prozent in 2024/25) ist also ein deutlicher Rückgang der Präsenz zu beobachten. In den anderen untersuchten Städten gibt es hingegen nur geringe Schwankungen.

Im internationalen Vergleich liegt Zürich mit 68 Prozent unangefochten vorn, gefolgt von Wien (64 Prozent). Paris hingegen verzeichnet mit 52 Prozent eine niedrige Anwesenheit, vergleichbar mit Hamburg (53 Prozent).

Konzerne vor Kmu

Die Auslastung der Schreibtische in Deutschland ist am Dienstag und Mittwoch mit 37 bzw. 36 Prozent am höchsten, gefolgt von 33 Prozent am Donnerstag. Montags (30 Prozent) und freitags (20 Prozent) sind die Schreibtische deutlich weniger ausgelastet.

Große Unternehmen haben mit 34 Prozent die höchste Schreibtischauslastung, während der Mittelstand mit 27 Prozent am niedrigsten liegt. Obwohl kleine Unternehmen im Vorjahr vorne lagen, haben sich bei der Büroauslastung nun die großen Unternehmen an die Spitze gesetzt.

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Der Abschluss von Arbeitsverträgen ist in Deutschland seit dem 1. Januar auch digital möglich. Abbildung: Jovana V female, Freepik

Diese Neuerungen eröffnen Unternehmen und Personalabteilungen neue Möglichkeiten, erfordern jedoch auch eine präzise Umsetzung.

Textform ersetzt Schriftform

Bis Ende 2024 war für Arbeitsverträge in der Regel die Schriftform erforderlich. Das bedeutete: eigenhändige Unterschrift auf Papier. Mit dem BEG IV genügt nun in vielen Fällen die Textform gemäß § 126b BGB. Das umfasst elektronische Dokumente wie PDFs oder E-Mails, die dem Arbeitnehmer dauerhaft zugänglich gemacht werden müssen. Eine Unterschrift ist dabei nicht mehr zwingend erforderlich. Dadurch wird die digitale Erstellung, Übermittlung und Archivierung von Arbeitsverträgen erleichtert, was den Verwaltungsaufwand deutlich senkt und Zeit, Kosten sowie Lagerplatz spart. Gleichzeitig ermöglicht die digitale Bereitstellung einen flexiblen und sicheren Zugriff für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, verbessert die Transparenz und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Wann weiterhin Schriftform nötig ist

Trotz der Erleichterungen gibt es Ausnahmen. Befristete Arbeitsverträge unterliegen weiterhin der Schriftformerfordernis gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG. Eine Ausnahme gilt jedoch für Befristungen, die an das Erreichen der Regelaltersgrenze gekoppelt sind – diese dürfen nun in Textform vereinbart werden. Darüber hinaus bleibt in bestimmten Branchen wie dem Baugewerbe oder der Gastronomie die Schriftform aufgrund der Vorgaben des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes weiterhin verpflichtend. Auch bei bestimmten arbeitsrechtlichen Vereinbarungen wie etwa Aufhebungsverträgen kann weiterhin die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben sein. Es empfiehlt sich daher, im Einzelfall die jeweiligen gesetzlichen Anforderungen zu prüfen.

Anforderungen an digitale Arbeitsverträge

Für die rechtssichere Umsetzung digitaler Arbeitsverträge müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

• Die Vertragsbedingungen müssen dem Arbeitnehmer in Textform übermittelt werden.
• Das Dokument muss dauerhaft zugänglich, speicherbar und ausdruckbar sein.
• Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht erforderlich, kann jedoch verwendet werden.
• Der Arbeitnehmer kann weiterhin einen schriftlichen Nachweis verlangen.

Diese Anforderungen ermöglichen eine flexible Gestaltung des Vertragsabschlusses, insbesondere im digitalen Umfeld.

Elektronische Signaturen im Überblick

Je nach Art des Arbeitsvertrags und den spezifischen Anforderungen können verschiedene Formen der elektronischen Signatur zum Einsatz kommen:

Ergänzungen:

• Bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur sind Methoden wie PIN, TAN oder Ausweisdokument gängig.
• Die qualifizierte elektronische Signatur ist die einzige Form, die die gesetzliche Schriftform nach § 126a BGB ersetzt.

Die Auswahl der geeigneten Signaturform hängt von den rechtlichen Anforderungen und dem gewünschten Sicherheitsniveau ab.

Praktische Umsetzung und Empfehlungen

Für Unternehmen bietet die neue Regelung die Möglichkeit, den Onboarding-Prozess zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Dabei sollten folgende Punkte beachtet werden:

• Verwendung von HR-Tools oder sicheren E-Mail-Systemen zur Übermittlung der Verträge.
• Sicherstellung der dauerhaften Verfügbarkeit der Vertragsdokumente für den Arbeitnehmer.
• Dokumentation des Empfangs, zum Beispiel durch Lesebestätigungen.
• Berücksichtigung der Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei der Einführung neuer Verfahren.

Durch die sorgfältige Umsetzung der neuen Vorgaben können Unternehmen von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren und gleichzeitig rechtliche Sicherheit gewährleisten.

Digitalisierungsschub im Arbeitsrecht

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV führt über die Textformregelung hinaus weitere arbeitsrechtliche Anpassungen ein. Die Nachweispflicht nach dem Nachweisgesetz wurde auf digitale Formate ausgeweitet, was die elektronische Übermittlung arbeitsvertraglicher Informationen erleichtert. Auch in der Lohnabrechnung ergeben sich Spielräume: Dokumente wie Gehaltsnachweise dürfen nun ausschließlich digital bereitgestellt werden, sofern ein dauerhafter Zugriff gewährleistet ist. Damit stärkt das BEG IV die digitale Personalverwaltung in Unternehmen und reduziert zugleich den Aufwand für papiergebundene Prozesse. Ergänzend wurden Vereinfachungen bei geringfügiger Beschäftigung sowie bei der Meldung an die Sozialversicherung eingeführt.

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Smart Office von Liz: Mit der App können Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Parkplätze und Schließfächer einfach gebucht und verwaltet werden. Die Plattform erfasst Echtzeit-Auslastungsdaten und bietet eine Integration in bestehende Systeme wie Microsoft Teams oder Slack sowie ein mehrstufiges Rechtesystem, beispielsweise für HR, Finance oder IT.

DeskNow von DeskNow: Mit der cloudbasierten Lösung für das Management von Büro- und Arbeitsräumen können Mitarbeitende flexibel und ortsunabhängig Arbeitsplätze und Meetingräume nach den Vorgaben des Unternehmens buchen. Das Tool bietet zudem eine Auslastungsanzeige in Echtzeit, ein Zutrittsmanagement sowie eine zentrale Benutzerverwaltung.

Smart Office von Bene. Abbildung Bene

Smart Office von Bene: Mit einem Klick zeigt das Buchungstool verfügbare Büroflächen an, die ebenso den Richtlinien des Social Distancing entsprechen. Besprechungsräume, Arbeitsplätze und Locker können per App oder Webtool gebucht werden. Smart Office by Bene wurde gemeinsam mit den Unternehmen Thing-it und GMS entwickelt.

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Generative KI stellt deutsche Unternehmen vor Herausforderungen. Abbildung: Archy13, Depositphotos

Für die sogenannte Innovation Catalyst Research befragte das Marktforschungsinstitut Vanson Bourne im Februar 2025 weltweit 750 IT- und Business-Verantwortliche, darunter auch 150 aus deutschen Unternehmen. Die Ergebnisse der von Dell beauftragten Studie zeigen, dass Innovation hierzulande einen hohen Stellenwert hat: 95 Prozent der Befragten betrachten sie als wesentlichen Bestandteil ihrer Geschäftsstrategie. Eine zentrale Rolle spielt dabei künstliche Intelligenz. 98 Prozent sind überzeugt, dass sie ihre Branche verändern wird, weswegen sie von 89 Prozent als entscheidender Faktor in der unternehmerischen Ausrichtung angesehen wird. Der internationale Durchschnitt liegt laut der Studie nur bei 75 Prozent.

45 Prozent der deutschen Unternehmen befinden sich bei der Implementierung von GenAI, also generativer KI, in einer frühen bis mittleren Phase. 22 Prozent haben entsprechende Lösungen bereits eingeführt, einschließlich notwendiger Schulungen.

Klare Datenschutzvorgaben

94 Prozent sind bei ihrer GenAI-Strategie für klare Vorgaben hinsichtlich Nutzung und Schutz von Daten. 85 Prozent halten hauseigene Informationen für zu wertvoll, um sie in Tools zu verwenden, auf die auch Dritte zugreifen könnten. Zudem sehen 98 Prozent die Datenidentifikation als eine wesentliche Herausforderung. Die größte Schwierigkeit besteht laut den Studienmachern in der zeit- und ressourcenintensiven Vorbereitung für GenAI-Modelle, gefolgt von der Suche nach relevanten Trainingsdaten und der Integration in bestehende IT-Infrastrukturen. 99 Prozent der Befragten sind zudem der Meinung, dass Mitarbeitende besondere Fähigkeiten entwickeln müssen, um das volle Potenzial von KI auszuschöpfen. Dazu zählen etwa kritisches Denken, Data-Science-Know-how, maschinelles Lernen und Kreativität.

Sorgen um Sicherheit

Bezüglich der IT-Sicherheit erwarten 93 Prozent eine Verbesserung. Allerdings fragen sich 75 Prozent, ob ihr Unternehmen Geräte und Daten effektiv verwalten und schützen kann. 59 Prozent befürchten, dass Mitarbeitende nicht vollständig verstehen, wie sich GenAI sicher implementieren lässt. 91 Prozent machen sich zudem Sorgen um die Umweltbelastungen. Allerdings sind auch 89 Prozent der Ansicht, dass die Vorteile die Nachteile überwiegen. 92 Prozent sind überzeugt, dass KI eine wichtige Rolle bei Ressourcennutzung und Nachhaltigkeit spielen wird.

Upgrades unverzichtbar

Um das Wachstum von KI zu fördern, müssen in deutschen Unternehmen laut der Studie allerdings durchschnittlich 32 Prozent der Server und 31 Prozent der Storage-Systeme aufgerüstet werden. Ziel ist die Erhöhung der Datensicherheit, eine Verbesserung von Übertragungsgeschwindigkeiten sowie die Steigerung von Rechenleistung und Speicherkapazitäten.

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