Klare Prompting-Regeln helfen Unternehmen, ohne Risiko von der KI zu profitieren. Abbildung: Igor Vetushko, Depositphotos

Der menschenähnliche Ausdruck von Chatbots verleitet ihre User oft zum Fehlschluss. Wenn sich die KI wie ein Mensch verhält, dann versteht sie auch wie ein Mensch Ereignisse, Arbeitsaufträge und Sachverhalte. Diese Schlussfolgerung ist falsch und gefährlich. Denn neben der Fähigkeit, realistische Dialoge und Beratungsgespräche zu führen sowie Gefühle zu spiegeln, haben KI-Systeme noch eine Eigenschaft mit Menschen gemeinsam: Sie können „halluzinieren“.

Warum KI-Systeme „im Bedarfsfall“ halluzinieren

Die Halluzinationen von KI-Systemen entstehen nicht durch Fehler im herkömmlichen, menschlichen Sinne, sondern durch das Funktionsprinzip großer Sprachmodelle. Diese erzeugen Antworten, indem sie Wort für Wort die wahrscheinlichste Fortsetzung eines Textes berechnen. Sie „wissen“ und „verstehen“ nichts: Sie rechnen. Je unvollständiger oder unklarer die Prompts sind, je weniger Daten zu einem Sachverhalt existieren oder je höher der Druck ist, eine kohärente Antwort zu liefern, desto wahrscheinlicher werden Elemente erfunden. Auch weil KI-Systeme nicht darauf programmiert sind, im Bedarfsfall als Reaktion auf Prompts fehlendes Wissen zuzugeben.

Die KI verantwortungsvoll einsetzen und nutzen

Damit Unternehmen von der KI profitieren, ohne sich den Risiken halluzinierter Antworten auszusetzen, bedarf es klarer Regeln. Führungskräfte sollten sich an folgenden Leitlinien orientieren:

• Auch wenn der KI-Output souverän klingt: Jede Information muss geprüft werden, das gebietet die Sorgfaltspflicht.
• Die Präsentation eines KI-Outputs ist oft professionell. Doch Stil und Wahrheitsgehalt stehen häufig in keinem Zusammenhang. Führungskräfte müssen lernen, das eine vom anderen zu trennen.
• Insbesondere bei Personalfragen, Finanzentscheidungen, strategischen Analysen und im Compliance-Bereich sollten KI-Systeme nur unterstützend eingesetzt werden – nie ausschließlich.
• Unklare Prompts erhöhen das Risiko von Halluzinationen. Unternehmen sollten Standards für das Formulieren von Fragen an KI entwickeln: präzise, eindeutig und kontextreich.
• Technische Kompetenz allein reicht nicht. Entscheidend ist das Verständnis der Funktionsweise und der Grenzen der Modelle. Unternehmen sollten Schulungen anbieten, die kritisches Denken und die Fähigkeit, Fehler zu erkennen, stärken.
• Je nachdem, wie sensibel der Aufgabenbereich ist, sollten mehrstufige Prüfmechanismen existieren, etwa Stichproben, Peer-Reviews oder Plausibilitätschecks.
• Wenn KI-Systeme am Erbringen einer Leistung beteiligt sind, sollten Unternehmen dies offen kommunizieren, damit Fehler leichter erkenn- und nachvollziehbar sind und Vertrauen nicht verloren geht.

Abbildung: Kraus & Partner Dr. Georg Kraus, Inhaber, Unternehmensberatung Kraus & Partner. kraus-und-partner.de

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52 Prozent der Befragten gehen davon aus, dass KI klimaschonende Geschäftsmodelle ermöglicht. Abbildung: HayDimitry, Depositphotos

Befragt wurden über 600 Unternehmen in Deutschland mit mehr als 20 Mitarbeitenden im Zeitraum Ende September bis Ende Oktober 2025. Die Umfrage wurde von Bitkom Research im Auf­trag des Digitalverbandes Bitkom durchgeführt. Laut den Studienergebnissen erwarten aktuell zwei Drittel der Unternehmen in Deutschland (67 Prozent), dass KI einen Beitrag zur Reduktion von CO2-Emissionen leisten wird. Mehr als die Hälfte (52 Prozent) geht davon aus, dass KI neue, klimaschonende Geschäftsmodelle ermöglicht, und 84 Prozent der Unternehmen sehen KI als Chance für Klimaschutz und Nachhaltigkeit.

Dem steht der hohe Energieverbrauch der KI gegenüber, den 83 Prozent als problematisch ansehen. Fast ebenso viele Befragte (82 Prozent) mahnen, Unternehmen sollten beim Einsatz von KI immer auch die Themen Ressourcenschonung und Energieverbrauch im Blick haben. Entsprechend hoch sind die Erwartungen an KI auch über den konkreten Einsatz in den Unternehmen hin­aus. 85 Prozent gehen davon aus, dass KI helfen wird, Klimarisiken besser vorherzusagen.

Konferenz statt Reisen

Unternehmen setzen digitale Maßnahmen ein, um Energie zu sparen und nachhaltiger zu wirtschaften, so der Bitkom. Am weitesten verbreitet sind der weitgehende Papierverzicht so­wie das Anschaffen energieeffizienter Hardware (59 Prozent). 54 Prozent setzen auf Videokonferenzen statt Dienstreisen und 47 Prozent berücksichtigen Nachhaltigkeitskriterien beim Ein­kauf digitaler Produkte und Services. Auch Arbeitsmodelle tragen zur Reduktion von Emissionen bei, so der Bitkom. 44 Prozent der befragten Unternehmen erlauben die private Nutzung von Dienst­geräten, um Ressourcen einzusparen, und 40 Prozent ermöglichen Homeoffice. Darüber hinaus investieren Unternehmen verstärkt in digitale Lösungen zum Senken des Energieverbrauchs: 57 Prozent setzen eine der gängigen digitalen Effizienzmaßnahmen ein – am häufigsten intelligente Beleuchtung (37 Prozent), gefolgt von smarter Heizungssteuerung (21 Prozent) und digitalen Verbrauchs­auswertungen wie Strom- oder Heizkosten-Apps (20 Prozent).

Zukunft Refurbished-IT

Ein Nachhaltigkeitshebel in Unternehmen ist dem Bitkom zufolge der Einsatz von Refurbished-IT, also wiederaufbereiteter Hardware. Noch zeige sich die Wirtschaft hier zurückhaltend. 60 Prozent der Unternehmen haben den Einsatz gebrauchter Geräte bislang nicht in Erwägung gezogen oder nicht darüber nachgedacht. Weitere 21 Prozent ziehen den Einsatz zwar in Betracht, nutzen sie aber derzeit nicht. Nur zehn Prozent setzen bereits in Einzelfällen auf wiederaufbereitete Geräte und sechs Prozent nutzen sie in vielen Bereichen.

82 Prozent derer, die bislang keine Refurbished-IT nutzen, würden sie einsetzen, wenn ausreichend lange Garantien bestehen würden. 80 Prozent würden sie nutzen, wenn sie langfristig mit Software- Updates versorgt werden, und 70 Prozent, wenn dies steuerliche oder finanzielle Vorteile bringen würde. Dennoch sind 76 Prozent der Befragten überzeugt, dass Refurbished-IT einen wichtigen Beitrag zum Einsparen von Ressourcen und Rohstoffen leistet. 52 Prozent sehen sie als wichtiges Zukunftsthema.

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Immer mehr KMU greifen laut Asus auf KI zurück. Abbildung: Asus

Im zweiten Quartal 2025 wurden im Auftrag von Asus über 3.000 Teilnehmer aus kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in über 32 Ländern befragt. Den Forschungsergebnissen zufolge sind 88 Prozent der KMU-Inhaber davon überzeugt, dass ein „größeres Denken“ für zukünftiges Wachstum wichtig ist. Fast die Hälfte der KMU sieht ihre stärkste Konkurrenz bei großen Unternehmen und nicht bei Mitbewerbern in ähnlicher Größe oder Start-ups.

Anstatt nur auf Personal oder traditionelle Infrastruktur zu setzen, nutzen KMU dem Hardwarehersteller zufolge heute künstliche Intelligenz (KI) zur Produktivitätssteigerung und um Entscheidungsprozesse zu optimieren. Von intelligenten Prognosen bis hin zur Automatisierung von Arbeitsabläufen – KI sei laut der Studienmacher zum entscheidenden Faktor für unternehmensweite Fähigkeiten geworden. Die Asus-Umfrage weist auch auf einen weiteren Trend hin: KMU verlagern ihre Ressourcen in Richtung langfristiger Skalierbarkeit und investieren gezielt in strategische Planung, Marketing und moderne Technologie. Um die KI-Möglich­keiten auszuschöpfen, ist Cloudsoftware jedoch nicht ausreichend. Die Hardware muss auch in der Lage sein, Arbeitslasten effizient zu unterstützen.

Die Studienteilnehmer berichten von gesteigerter Produktivität durch KI. Abbildung: Asus

Sichtbare KI-Vorteile

Immer mehr KMU führen KI-Technologie ein – nicht nur, um wett­bewerbsfähig zu bleiben, sondern auch, um erfolgreich zu sein, so Asus. Dem „Future of SMB Report“ zufolge besteht das eigentliche Risiko nicht darin, KI zu früh einzuführen, sondern darin, zu lange zu warten und hinter agilere Wettbewerber zurückzufallen.

Laut Bericht sind 64 Prozent der KMU bereit, KI einzuführen und zu nutzen. Vier von zehn geben an, dass sie bereits konkrete Vor­teile in ihrem Tagesgeschäft sehen. Fast die Hälfte der Befragten erwartet greifbare Vorteile innerhalb der nächsten ein bis zwei Jahre. 68 Prozent der befragten Unternehmen sagen, dass KI die Produktivität sowie die Effizienz verbessert hat und ihren Teams dabei hilft, mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen. Dabei geht es nicht nur um interne Abläufe: 64 Prozent verweisen auf stärkere Analysen und Einblicke – und rund die Hälfte berichtet von besse­ren Reaktionen auf Kundenbedürfnisse. Ein Drittel der Befragten nennt eine Verbesserung der Zusammenarbeit – unterstützt durch KI-Tools.

Systemaktualisierungen sind für 47 Prozent die größte IT-Herausforderung. Abbildung: Asus

Challenge: Update-Wartung

Viele KMU setzen der Studie zufolge auf veraltete Software und Hardware. Damit gehen sie laut Asus ein Sicherheitsrisiko ein. 47 Prozent der befragten Unternehmen geben an, dass Wartung und Updates ihre größten IT-Herausforderungen sind. 31 Prozent nennen die Verwaltung von Umgebungen mit unterschiedlichen Geräten und 39 Prozent Support und Fehlerbehebung als Hauptproblem. Zudem erklären rund 24 Prozent der Unternehmen, häufiger Ausfallzeiten durch Hardwarefehler zu erleben, weitere 28 Prozent zumindest gelegentlich.

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Fast drei Viertel der Befragten nutzt KI für die Recherche. Abbildung: Igor Vetushko, Depositphotos

Für die Studie befragte Forsa im Oktober 2025 insgesamt 1.005 Personen zu den Hilfen und Risiken von KI im (Arbeits-)Alltag sowie zu ihrem Nutzerverhalten. Laut den Studienergebnissen haben fast zwei Drittel aller Befragten (65 Prozent) KI ausprobiert oder nutzen sie regelmäßig. Im Vergleich zur TÜV-KI-Studie von 2024 (53 Prozent) und der Befragung von 2023 (37 Prozent) ist ein stetiger Anstieg erkennbar.

Hilfe bei der Recherche

Die Studienergebnisse zeigen, wie tief KI bereits in den Arbeitsalltag der Menschen integriert ist. An erster Stelle steht bei der Nutzung die Recherche und Informations- suche mit 72 Prozent. Auf dem zweiten Rang folgt die Textverfassung oder -optimierung mit 43 Prozent. 38 Prozent der Befragten gaben an, KI als Aufgabenhelfer und Ideengeber einzusetzen, 16 Prozent bearbeiten mit KI-Videos und Bilder. 61 Prozent der Umfrageteilnehmer bestätigten, KI als Hilfsmittel zur Steigerung der Produktivität und zur Weiterbildung im Alltag zu nutzen. Das Vertrauen in KI-Ergebnisse liegt der Studie zufolge bei 53 Prozent. Im Vergleich zum Vorjahr (48 Prozent) nimmt das Vertrauen in KI-Antworten leicht zu.

53 Prozent der Befragten vertrauen KI-Ergebnissen. Abbildung: TÜV Verband

Ein Trend wird laut dem TÜV-Verband beim „Spaßeinsatz“ von KI deutlich. Die Zahl der Nutzer, die ChatGPT und Co. ausschließlich zu Unterhaltungszwecken verwenden, hat abgenommen. Während 2023 noch 52 Prozent und 2024 44 Prozent der KI-Nut­zer angaben, KI für die Unterhaltung einzu­setzen, waren es 2025 nur noch 29 Prozent. Dies ist laut dem Verband ein Indiz dafür, dass KI zunehmend zum Arbeits- und Lern­werkzeug wird.

Beliebte Tools

Mit großem Abstand ist ChatGPT das belieb­teste KI-Tool: 85 Prozent aller Befragten, die auf KI zurückgreifen, erklären, das Tool des Entwicklers OpenAI zu verwenden. Es fol­gen Google Gemini mit 33 Prozent und die Microsoft-Lösung Copilot mit 26 Prozent. Jeder Fünfte (20 Prozent) nutzt das deutsche KI-Tool DeepL.

Kostenpflichtige KI ist im Job verbreiteter als privat. Abbildung: TÜV Verband

Für die Nutzung von KI-Tools im beruflichen und privaten Bereich sind einige Studienteilnehmer auch bereit, Geld zu investieren. So besitzt jeder zehnte KI-Anwender (elf Prozent) einen kostenpflichtigen KI-Account für den privaten Gebrauch. 31 Prozent der Umfrageteilnehmer, die KI für berufliche Zwecke nutzen, geben an, über Premiumaccounts zu verfügen. Laut dem TÜV-Verband unterstreichen diese Zahlen nicht nur den Nutzermehrwert, sondern auch das wirtschaftliche Potenzial von KI.

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Wenn mehrere Mitarbeitende mit denselben Datensätzen arbeiten, kann die Fehlerquote steigen. E-Rechnungen verbessern den Workflow und minimieren Fehler. Abbildung: Ivanko1980, Depositphotos

Eine aktuelle Entwicklung zeigt jedoch die Grenzen solcher Strukturen auf. Mit steigenden regulatorischen Anforderungen, wachsender Datenmenge und neuen digitalen Standards geraten manuelle Prozesse häufiger unter Druck. Vor allem im Zusammenhang mit E-Rechnung, Dokumentation und revisionssicherer Archivierung erkennen viele Unternehmen, dass klassische Excel-Strukturen langfristig Risiken verursachen können.

Warum bleibt Excel in Unternehmen so präsent?

Die Antwort liegt vor allem in der hohen Flexibilität der Software. Viele Mitarbeitende kennen die grundlegenden Funktionen. Tabellen lassen sich schnell erstellen, individualisieren und ohne großen Aufwand einsetzen. In kleineren Unternehmen entsteht dadurch häufig eine sogenannte Schatten-IT. Prozesse entwickeln sich außerhalb zentraler Systeme, weil Fachabteilungen kurzfristige Lösungen benötigen oder bestehende Software nicht sämtliche Anforderungen abdeckt. Besonders problematisch zeigt sich dies bei geschäftskritischen Prozessen. Sobald mehrere Mitarbeitende gleichzeitig mit unterschiedlichen Tabellenständen arbeiten, steigt die Fehleranfälligkeit. Hinzu kommen Schwierigkeiten bei Zugriffsrechten, Datensicherheit und Nachvollziehbarkeit.

Welche Risiken entstehen durch manuelle Tabellenprozesse?

In vielen Büros bilden Excel-Dateien die Grundlage für Rechnungsfreigaben, Budgetübersichten oder Lieferantenverwaltung. Solche Prozesse funktionieren über Jahre hinweg stabil, bis steigende Komplexität organisatorische Schwächen sichtbar macht. Typische Probleme entstehen unter anderem durch:

• unterschiedliche Dateiversionen,
• fehlende zentrale Datenhaltung,
• manuelle Übertragungsfehler,
• unvollständige Dokumentation,
• fehlende Prozessautomatisierung,
• eingeschränkte Skalierbarkeit.

Gerade bei digitalen Rechnungsprozessen entwickelt sich dies zunehmend zu einem wirtschaftlichen Risiko. Unternehmen müssen effizient arbeiten und gleichzeitig gesetzliche Anforderungen an Aufbewahrung, Nachvollziehbarkeit und Datenformate erfüllen.

Durch den Einsatz von E-Rechnungen sinkt der manuelle Aufwand in Buchhaltung und Verwaltung erheblich. Abbildung: HayDmitriy, Depositphotos

Welche Anforderungen verändern die Rechnungsverarbeitung?

Die Einführung strukturierter E-Rechnungen verändert derzeit zahlreiche kaufmännische Prozesse. Im Unterschied zu klassischen PDF-Dateien enthalten E-Rechnungen maschinenlesbare Daten, die sich automatisiert weiterverarbeiten lassen. Dadurch sinkt der manuelle Aufwand in Buchhaltung und Verwaltung erheblich. Gleichzeitig steigen jedoch die Anforderungen an technische Infrastruktur und Prozessqualität. Unternehmen benötigen Systeme, die Daten standardisiert verarbeiten, revisionssicher archivieren und digitale Freigaben ermöglichen.

Besonders relevant entwickeln sich dabei folgende Faktoren:

Welche Funktionen sollte Software für E-Rechnungen bieten?

Viele Unternehmen ersetzen isolierte Tabellenprozesse inzwischen durch spezialisierte Softwarelösungen für digitale Rechnungsverarbeitung und E-Rechnung. Das Ziel ist nicht allein die Digitalisierung einzelner Dokumente, sondern die strukturierte Automatisierung kompletter Abläufe. Moderne Systeme unterstützen unter anderem bei der Erstellung standardisierter E-Rechnungen, der automatisierten Datenübertragung sowie der Archivierung relevanter Dokumente. Wichtige Funktionen moderner Lösungen umfassen:

Besonders in hybriden Arbeitsmodellen zeigt sich, dass zentral verfügbare Prozesse an Bedeutung gewinnen. Unternehmen benötigen Lösungen, die sowohl im Büro als auch im Homeoffice zuverlässig funktionieren.

Warum Führungskräfte Prozesse neu bewerten sollten

Viele Unternehmen unterschätzen die strategische Bedeutung administrativer Prozesse. Während Vertrieb, Marketing oder Produktentwicklung im Mittelpunkt stehen, bleiben ineffiziente Verwaltungsstrukturen über Jahre bestehen. Dabei verursachen manuelle Abläufe häufig versteckte Kosten. Zeitverluste, fehlerhafte Dateneingaben und aufwendige Abstimmungsprozesse beeinträchtigen Produktivität und Skalierbarkeit erheblich. Gleichzeitig steigen regulatorische Anforderungen an Dokumentation und digitale Nachvollziehbarkeit an.

Für Führungskräfte entsteht die Aufgabe, bestehende Prozesse kritisch zu prüfen und technische Strukturen anzupassen. Besonders im Bereich der E-Rechnung zeigt sich, dass Digitalisierung nicht mehr allein ein IT-Thema ist, sondern zur organisatorischen Kernaufgabe moderner Unternehmen wird.

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Valentin Lahr, Head of Sales & Marketing, Goconut GmbH & Co. KG. goconut.com. Abbildung: Movyng Media

OFFICE ROXX: Herr Lahr, welche Kernvorteile bietet Ihre Software, um Unternehmen Hybrid Working zu erleichtern?

Valentin Lahr: Hybrid Working scheitert oft an mangelnder Transparenz. Ohne ein intelligentes Tool verkommt der Bürobesuch zum „Trial and Error“ – man fährt ins Office und weiß weder, ob ein passender Arbeitsplatz frei ist, noch ob die Kollegen vor Ort sind, mit denen man kollaborieren möchte. Goconut schafft hier die nötige Planungssicherheit. Wir machen Activity-Based-Working erst beherrschbar: Der Nutzer findet per Klick den Ort, der zu seiner aktuellen Aufgabe passt – sei es Fokusarbeit oder Teamkreativität. Für das Unternehmen wird das Büro so vom statischen Kostenfaktor zum dynamischen Asset, das Innovation durch gezielte Begegnung fördert. Kurz: Wir nehmen die Reibungsverluste aus dem hybriden Alltag.

Wie viele Nutzer bei wie vielen Kunden verwenden Goconut bereits?

Aktuell vertrauen über 200 Organisationen auf Goconut, um ihre hybriden Arbeitswelten zu steuern. Was uns dabei besonders stolz macht: Unsere Rolle hat sich in den letzten Jahren fundamental gewandelt. Wir werden heute nicht mehr nur als reiner Softwareprovider gerufen. Die Zusammenarbeit mit unseren Kunden geht oft tief in die strategische Optimierung der Arbeitswelten über. Das reicht von spezialisierten Consulting-Leistungen bis hin zum Coaching von Führungskräften und Mitarbeitenden, um sie auf die veränderten Anforderungen der neuen Arbeitswelt vorzubereiten. Wir begleiten den kulturellen Wandel also ganzheitlich. Rein quantitativ bewegen wir uns dabei auf einem hohen Skalierungsniveau: Wir verarbeiten im Schnitt über 20.000 Buchungsvorgänge pro Tag. Das sind für uns weit mehr als nur Reservierungen – es sind wertvolle Indikatoren für die Vitalität und Innovationskraft moderner Unternehmen.

Wie begegnen Sie dem Phänomen der „Handtuch-Mentalität“, bei der Arbeitsplätze oder Räume weit im Voraus blockiert werden, ohne diese dann zu nutzen?

Das ist ein klassisches Verhaltensmuster, das wir technisch und kulturell lösen. Technisch nutzen wir Mechanismen wie „Check-in“-Funktionen oder die Kopplung an Sensorik: Erscheint niemand innerhalb eines definierten Zeitfensters, wird der Raum automatisch wieder für alle freigegeben („Auto-Release“). Viel wichtiger ist aber die kulturelle Komponente, die strategische Begleitung. Wir unterstützen Führungskräfte und Teams dabei, neue Spielregeln für die hybride Welt zu definieren. Technik allein heilt keine „Handtuch-Mentalität“ – das schafft nur ein Verständnis für die gemeinschaftliche Ressource Raum.

Über 200 Organisationen vertrauen derzeit auf Goconut, um ihre hybriden Arbeitswelten zu steuern. Abbildung: Goconut

Gibt es weitere kritische Punkte im Alltag und wie begegnen Sie diesen, etwa in Bezug auf die Privatsphäre?

Datenschutz und Privatsphäre sind in Deutschland zu Recht ein hohes Gut. Wir setzen hier auf „Privacy by Design“ – das heißt, der Nutzer behält die Kontrolle, welche Informationen er teilt, und unsere Software entspricht den geltenden Standards. Die größte Hürde ist jedoch oft die Akzeptanz. Wenn ein Tool als Kontrollinstrument wahrgenommen wird, scheitert es. Wir begegnen dem durch Transparenz und Partizipation. Nur wenn der Mensch versteht, welchen persönlichen Vorteil er durch die Datenfreigabe hat – nämlich ein besseres Arbeitsumfeld –, gewinnen wir sein Vertrauen.

Wie helfen die Daten von Goconut, um Büroflächen zu optimieren?

Frei nach dem Motto: „You can’t manage what you can’t measure.“ Viele Unternehmen investieren Millionen in Büroflächen, ohne deren tatsächliche Nutzung zu kennen. Goconut liefert hier die entscheidende Datenbasis: Wir machen sichtbar, welche Zonen florieren, wo „tote Winkel“ entstehen und welche Bedarfe die Mitarbeitenden wirklich haben. Das Besondere: Diese Insights behalten wir nicht für uns. Wir liefern sie als fundiertes Briefing direkt an Partner wie Büroplaner und Architekten. Statt auf Basis von vagen Schätzungen zu planen, erhalten diese Profis von uns exakte Nutzerprofile und Bedarfsanalysen. So entstehen Flächenkonzepte, die punktgenau auf die Realität der Belegschaft zugeschnitten sind. Für das Workplace-Management bedeutet das: Wir liefern die Fakten, unsere Partner die kreative Umsetzung – und der Kunde erhält ein Büro, das betriebswirtschaftlich effizient ist und die Arbeitsqualität massiv steigert. Ein solches Tool ist heute keine Option mehr, sondern die notwendige Brücke zwischen Analyse und gebauter Realität.

Welche Bedeutung könnte KI für Raumbuchungstools haben?

KI wird das Smart Office von der reinen Verwaltung zur Prädiktion führen. Die Software wird zum persönlichen Assistenten, der auf Basis von Kalenderdaten und Präferenzen Arbeitsorte vorschlägt: „Morgen sind deine wichtigsten Sparringspartner im Haus, ich habe dir einen Platz in ihrer Nähe reserviert.“ Wir haben heute alle Daten – Belegung, Luftqualität, Temperatur. Die KI wird uns helfen, diese Datenströme so zu interpretieren, dass das Büro zu einem lernenden Organismus wird. Das Ziel ist ein Umfeld, das sich dynamisch an die Bedürfnisse der Menschen anpasst, um einen echten kulturellen und innovativen Hub zu bilden.

Vielen Dank.

Die Fragen stellte Christian Marx.

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Eine gute Zusammenarbeit ist ein zentraler Faktor für die Produktivität im Büro. Abbildung: HayDmitriy, Depositphotos

Unternehmen unterschätzen häufig, welche Auswirkungen kleine Veränderungen im Arbeitsalltag haben können. Oft sind es nicht große Umstellungen, sondern viele kleine Optimierungen, die zusammen einen spürbaren Unterschied ausmachen. Wer seine Abläufe bewusst hinterfragt, erkennt schnell, an welchen Stellen Zeit verloren geht und wo sich Prozesse vereinfachen lassen. Genau hier setzt eine nachhaltige Produktivitätssteigerung an.

Klare Prioritäten setzen und Aufgaben strukturieren

Ein häufiger Grund für ineffizientes Arbeiten ist fehlende Priorisierung. Werden Aufgaben ungeordnet abgearbeitet, entsteht schnell das Gefühl, ständig beschäftigt zu sein, ohne wirklich voranzukommen. Methoden wie To-do-Listen oder eine klare Tagesplanung helfen dabei, den Überblick zu behalten. Wichtig ist, dass Aufgaben nicht nur gesammelt, sondern auch priorisiert werden. Wer zwischen wichtigen und weniger wichtigen Tätigkeiten unterscheidet, kann seine Energie gezielter einsetzen.

Zusätzlich ist es sinnvoll, größere Aufgaben in kleinere Schritte zu unterteilen. Das erleichtert den Einstieg und sorgt für mehr Motivation, da Fortschritte schneller sichtbar werden. Gleichzeitig reduziert es die Gefahr, komplexe Aufgaben aufzuschieben.

Digitale Tools gezielt und sinnvoll einsetzen

Aus dem modernen Büro sind digitale Werkzeuge nicht mehr wegzudenken. Sie helfen dabei, Aufgaben zu organisieren, Kommunikation zu verbessern und Prozesse zu beschleunigen. Entscheidend ist jedoch, die richtigen Tools auszuwählen und diese sinnvoll einzusetzen. Daher gilt es, die Toollandschaft aufeinander abzustimmen. Systeme sollten so gewählt werden, dass sie sich ergänzen und Daten möglichst zentral verfügbar sind. Dadurch entsteht eine klare Struktur und die Zusammenarbeit wird deutlich erleichtert.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Akzeptanz im Team. Tools entfalten ihren Nutzen nur dann, wenn sie von allen Beteiligten konsequent genutzt werden. Daher sollten neue Lösungen verständlich eingeführt und sinnvoll in bestehende Abläufe integriert werden.

Eine ERP-Software für den Mittelstand ist eine zentrale Lösung, die Unternehmen ergänzend einsetzen, um Informationen aus verschiedenen Bereichen zu bündeln. Solche Systeme helfen dabei, Abläufe transparenter zu gestalten, Daten zusammenzuführen und Prozesse effizienter zu steuern.

Ablenkungen reduzieren und Fokus schaffen

Unterbrechungen gehören zu den größten Produktivitätskillern im Büroalltag. E-Mails, Chat-Nachrichten oder spontane Rückfragen sorgen dafür, dass konzentriertes Arbeiten immer wieder unterbrochen wird. Nach jeder Unterbrechung benötigt das Gehirn Zeit, um wieder in den Arbeitsfluss zurückzufinden. Ein bewusster Umgang mit Ablenkungen kann hier viel bewirken. Es ist sinnvoll, feste Zeiten für Kommunikation einzuplanen und in konzentrierten Arbeitsphasen Störungen gezielt zu vermeiden. Auch klare Absprachen im Team tragen dazu bei, unnötige Unterbrechungen zu reduzieren.

Auch die Gestaltung der Arbeitsumgebung spielt eine wichtige Rolle. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz und eine strukturierte digitale Umgebung reduzieren Ablenkungen und erleichtern konzentriertes Arbeiten.
Prozesse vereinfachen und standardisieren

Viele Abläufe im Büro wiederholen sich täglich. Dennoch werden sie oft jedes Mal neu organisiert oder unterschiedlich umgesetzt. Das führt zu Ineffizienz und erhöht die Fehleranfälligkeit. Durch klare Prozesse und standardisierte Abläufe lassen sich diese Probleme vermeiden. Wenn jeder weiß, wie bestimmte Aufgaben zu erledigen sind, reduziert sich der Abstimmungsaufwand erheblich. Gleichzeitig steigt die Qualität, da weniger Fehler entstehen.

Besonders bei wiederkehrenden Aufgaben lohnt es sich, feste Prozessstrukturen zu definieren. Dazu gehören klare Abläufe für Freigaben, Dokumentation oder Kommunikation. Diese können dokumentiert und im Unternehmen einheitlich umgesetzt werden. Darüber hinaus bieten standardisierte Prozesse die Grundlage für weitere Optimierungen. Sie lassen sich leichter analysieren und bei Bedarf automatisieren. So wird Schritt für Schritt eine effizientere Arbeitsweise im gesamten Unternehmen erreicht.

Transparenz schaffen und Zusammenarbeit verbessern

Eine gute Zusammenarbeit ist ein zentraler Faktor für die Produktivität im Büro. Werden Informationen nicht klar kommuniziert oder liegen an verschiedenen Stellen, entstehen Missverständnisse und Verzögerungen. Transparenz schafft hier Abhilfe. Klare Zuständigkeiten und nachvollziehbare Prozesse sorgen dafür, dass jeder weiß, welche Aufgaben zu erledigen sind und wer dafür verantwortlich ist. Das reduziert Rückfragen und beschleunigt Abläufe.

Digitale Systeme können diese Transparenz zusätzlich unterstützen. Informationen werden zentral bereitgestellt und sind für alle Beteiligten zugänglich. Dadurch wird die Zusammenarbeit nicht nur einfacher, sondern auch deutlich effizienter. Ein weiterer Vorteil ist die bessere Nachvollziehbarkeit. Entscheidungen und Abläufe können jederzeit überprüft werden, wodurch sich die Qualität der Zusammenarbeit verbessert. Teams arbeiten strukturierter und können schneller auf Veränderungen reagieren.

Fazit: Struktur schafft Produktivität im Büro

Produktivität im Büro entsteht durch klare Strukturen, sinnvolle Tools und eine bewusste Arbeitsweise. Wer Prioritäten setzt, Ablenkungen reduziert und Prozesse optimiert, schafft die Grundlage für effizientes Arbeiten. Dabei ist es entscheidend, nicht nur kurzfristige Verbesserungen umzusetzen, sondern langfristig an der eigenen Organisation zu arbeiten. Unternehmen, die ihre Arbeitsweise aktiv gestalten, profitieren nicht nur von höherer Effizienz, sondern auch von zufriedeneren Mitarbeitenden und besseren Ergebnissen. So entsteht ein Arbeitsumfeld, das den Anforderungen moderner Büroarbeit gerecht wird und langfristig erfolgreich ist.

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Die smarte Zeiterfassung erleichtert die gesetzeskonforme Umsetzung von hybridem Arbeiten. Abbildung: Coffeekai, Freepik

Digitale Systeme für Zeiterfassung nutzen Anwendungen wie Apps und integrierte Tools in Browser- und Kollaborationssoftware. Entscheidend sind die Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausen und projektbezogenen Zeitanteilen. Die Datenspeicherung erfolgt zentral, sodass Führungskraft und HR jederzeit Zugriff auf Auswertungen haben. Cloudbasierte Lösungen gewährleisten, dass Daten geräteunabhängig eingegeben werden können, ob Notebook im Büro, Smartphone im Homeoffice oder Tablet unterwegs. Die Sicherheit der Daten und Einhaltung von Datenschutzvorgaben ist elementar, weil personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ein weiterer Aspekt besteht in der Automatisierung von Prozessen wie der Arbeitszeitabrechnung. Moderne Systeme integrieren Kalenderdaten und erlauben die flexible Anpassung an Arbeitszeitmodelle, Urlaubsplanungen und Gleitzeitregelungen.

Arbeitszeitmodelle im Wandel

Neue Arbeitszeitformen prägen den Arbeitsalltag in vielen Unternehmen. Vertrauensarbeitszeit, Vier-Tage-Woche, Gleitzeitmodelle und flexible Wochenarbeitszeiten verändern die Steuerung von Leistung und die Anwesenheit. Gleichzeitig findet Arbeit nicht mehr ausschließlich im Büro statt, sondern verteilt sich auf Homeoffice, Büroarbeitsplatz und mobile Tätigkeiten. Hybride Arbeitsmodelle beschreiben diese Verbindung aus ortsgebundener und ortsunabhängiger Arbeit innerhalb klar definierter organisatorischer Rahmenbedingungen. Das Ziel lautet, Flexibilität und Verlässlichkeit miteinander zu verbinden und gleichzeitig rechtliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung einzuhalten. Für Arbeitgeber und HR entsteht dadurch die Aufgabe, Transparenz zu sichern, ohne starre Präsenzmodelle durchzusetzen.

Klare Vorteile für hybride Arbeitsmodelle

Smarte Zeiterfassung erfüllt die Anforderungen an Transparenz durch eine nachvollziehbare Abbildung von Arbeitszeiten im Büro und im Homeoffice. Die Führungskraft erhält einen Überblick über die tatsächliche Präsenz und Abwesenheiten sowie projektbezogene Zeitaufwände. Beschäftigte gewinnen Klarheit über eigene Zeitkonten und können Ereignisse nachtragen und anpassen. Ein strukturierter Prozess für Zeiterfassung bringt zahlreiche Vorteile:

• Erhöhung der Planbarkeit von Projekten durch genaue Zeitdaten,
• Reduktion von Fehlerquellen gegenüber manueller Erfassung,
• Verbesserung der Grundlage für Gehaltsabrechnung und Leistungsermittlung,
• Erhöhung der Datenverfügbarkeit für HR und Controlling,
• Steigerung der Zufriedenheit, weil Abläufe transparent sind.

Solche Systeme unterstützen die Führung, indem sie Vergleichbarkeit zwischen Teams im Büro und im Homeoffice ermöglichen. Die Auswertung dient zugleich als Grundlage für Gespräche über Arbeitsbelastung und Ressourcenverteilung.

Smarte Zeiterfassungstools erleichtern die Erfassung von Arbeitszeiten und Pausen auch im Homeoffice. Abbildung: evrmmnt, Depositphotos

Diese Kriterien bestimmen die Toolauswahl

Bei der Auswahl eines passenden Zeiterfassungstools spielen zahlreiche Aspekte eine Rolle, um Flexibilität, Compliance und Effizienz zu gewährleisten:

• Erfassung von Arbeitsbeginn, -ende und Pausen ortsunabhängig,
• Abbildung von Vertrauensarbeitszeit und flexiblen Wochenmodellen,
• projektbezogene Zeitbuchung,
• mobile Nutzung über App oder Browser,
• automatische Auswertungen mit Echtzeit-Dashboards,
• Schnittstellen zu Lohn- und Personalverwaltung.

Erfolgsfaktoren bei Implementierung

Eine erfolgreiche Zeiterfassung hängt davon ab, wie gut Prozesse erklärt und verankert werden. Die Einführung erfordert klare Regeln, eine Schulung von Beschäftigten und Offenheit für Rückfragen. Die Akzeptanz steigt, wenn der Nutzen für Beschäftigte erkennbar wird, etwa durch einfaches Nachtragen von Zeiten und den Überblick über eigene Zeitkonten. Das HR sollte die Verwendung der Daten transparent darstellen und Feedbackschleifen einbauen. Ein zentraler Punkt ist die regelmäßige Überprüfung der Regeln, weil sich Arbeitsmodelle weiterentwickeln.

Gesetzeslage zur Zeiterfassung 2026

Für das Jahr 2026 ist vorgesehen, die bestehende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus der Rechtsprechung ausdrücklich in das Arbeitszeitgesetz zu überführen. Geplant ist eine verbindliche elektronische Dokumentation von Beginn, Ende, Pausen und Dauer der täglichen Arbeitszeit, die objektiv und zugänglich ausgestaltet sein muss. Übergangsfristen sollen nach Unternehmensgröße gestaffelt gelten, mit kürzeren Fristen für größere Arbeitgeber und längeren Fristen für kleinere Betriebe, während Kleinstbetriebe häufig ausgenommen bleiben.

Rolle von KI in der Zeiterfassung der Zukunft

Künstliche Intelligenz ist auch im Bereich der Zeiterfassung ein wachsendes Thema. KI kann unterstützen, zeitbezogene Daten automatisch analysiert, Auffälligkeiten bei Pausen oder Überstunden zu erkennen und wiederkehrende Muster in Projekt- und Erholungszeiten zu identifizieren. Prädiktive Funktionen prognostizieren Auslastungstrends und optimieren Ressourcenplanung, während Echtzeit-Insights Compliance mit der EU-KI-Verordnung sichern. So beschleunigen KI-Systeme Prozesse, minimieren Fehler und fördern datenbasierte Entscheidungen für HR und Führungskräfte.

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Der Trend im Büro geht ganz klar in Richtung Digitalisierung. Abbildung: Andrew Lozovyi, Depositphotos

OFFICE ROXX: Wie weit sind deutsche Büros Ihrer Einschätzung nach tatsächlich auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung ihrer Dokumenten- und Geschäftsprozesse?

Mark Kesselmann: Deutsche Büros haben in den letzten Jahren deutliche Fortschritte gemacht, bleiben aber heterogen. Einige Unternehmen sind weit vorangekommen, andere stecken noch in Pilotprojekten oder kämpfen mit der technischen Ablösung von Altsystemen. Studien wie der Digital Office Index 2024 des Digitalverbands Bitkom zeigen diesen Zwiespalt zwischen Bewusstsein und Realität auf. Insgesamt geht der Trend klar Richtung Digitalisierung.

Welche Rolle spielt dabei intelligentes Workflow- und Dokumentenmanagement?

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) fungiert als „Single Point of Truth“: Es zentralisiert standortübergreifend Daten, verbessert die Datenqualität und schafft die Voraussetzungen für Automatisierung und KI‑Anwendungen. Intelligente Workflows reduzieren Medienbrüche, beschleunigen Prozesse und tragen zur Transparenz- und Compliance-Sicherung bei.

Digitale Signaturen sind ein zentrales Element digitaler Prozesse. Welche Vorteile bieten sie gegenüber klassischen Unterschriften?

Im Vergleich zu eingescannten Unterschriften oder einfachen Freihandunterschriften auf Tablets bieten digitale Signaturen uneingeschränkte Rechtssicherheit und sind mit einer handschriftlichen Unterschrift gleichzusetzen, sofern sie als sogenannte „Qualifizierte Elektronische Signaturen“ genutzt werden. Sie sparen Prozesskosten durch den Wegfall von Papier, Druck und Porto, beschleunigen Bearbeitungszeiten, ermöglichen ortsunabhängige Unterschriften und tragen zur Nachhaltigkeit bei, beispielsweise durch den geringeren Papierverbrauch und den Wegfall physischer Anreisen. Zusammengefasst bieten elektronische Signaturen die Möglichkeit, Dokumentenprozesse ganzheitlich und medienbruchfrei zu digitalisieren.

Mark Kesselmann, Senior Product Marketing Manager, d.velop AG. d-velop.de Abbildung: d.velop

Wie stellt d.velop die hohen Anforderungen an Datenschutz und Compliance bei digitalen Signaturen sicher?

Zunächst einmal bestimmt d.velop nicht die allgemeinen Spielregeln für digitale Signaturen. Der rechtliche Rahmen ist durch die eIDAS-Verordnung im europäischen Wirtschaftsraum einheitlich geregelt. Unsere Lösung d.velop sign unterstützt einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen und arbeitet mit zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern zusammen, die in der EUTL der Europäischen Kommission gelistet sind. Betrieb und Hosting erfolgen ausschließlich in europäischen bzw. deutschen Rechenzentren der „Open Telekom Cloud“, um europäische Datensouveränität und Compliance zu gewährleisten und somit den zu Recht hohen Anforderungen zu entsprechen.

Oft wird bemängelt, dass die Einführung digitaler Signaturlösungen zu komplex und teuer sei. Wie begegnen Sie dieser Einschätzung?

Digitale Signaturprojekte sind klassische Digitalisierungsprojekte, die strukturiert umgesetzt werden sollten. Im Vergleich zu umfassenden DMS-, ERP- oder CRM-Projekten sind Signatur-Rollouts in der Regel weniger komplex und liefern schnell sichtbare Ergebnisse. Meine Empfehlung lautet daher: Schrittweise starten, etwa in einer Fachabteilung. Zunächst sollte eine Dokumentenliste mit allen Vertragsarten erstellt werden, die dann nach und nach abgearbeitet wird. So bleiben Aufwand und Kosten überschaubar.

Digitalisierung soll nachhaltiger machen, führt aber auch zu größerer technischer Abhängigkeit. Wie gehen Sie bei d.velop mit diesem Spannungsfeld um?

Wir setzen auf Diversifikation. Unsere Kunden können zwischen verschiedenen Cloudinfrastrukturen wählen, darunter souveräne, europäische Alternativen zur US-Hyperscaler-Landschaft. Ebenso kooperieren wir mit mehreren zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern wie D-Trust, A-Trust, Sign8, Swisscom. Diese Vielfalt reduziert Abhängigkeiten und stärkt Ausfallsicherheit sowie Data-Residency-Optionen.

Welche Trends sehen Sie in den nächsten Jahren bei der Digitalisierung von Büroprozessen und welche Rolle spielt dabei künstliche Intelligenz?

Wichtige Trends sind ein stärkeres Bewusstsein für europäische Datensouveränität, ein Fokus auf Datenqualität als Grundlage für wirklich sinnvolle Nutzung von KI sowie die Automatisierung repetitiver, strukturierter Abläufe. KI wird Routineaufgaben übernehmen, unstrukturierte Prozesse intelligenter unterstützen und personalisierte, inklusivere Nutzererlebnisse ermöglichen. Wer früh in Datenqualität und Kompetenz investiert, gewinnt langfristig an Agilität und Wettbewerbsfähigkeit.

Vielen Dank.

Die Fragen stellte Christian Marx.

Der Beitrag Zwischen Papier und Cloud: d.velop-Experte über die Zukunft des Digital Office erschien zuerst auf OFFICE ROXX.

Enterprise-Search sucht über Systeme und Datenquellen hinweg. Abbildung: Shutjane, Depositphotos

Hybrides Arbeiten, steigende Informationsflut und der Wunsch nach Flexibilität haben die Arbeitswelt stark verändert. Um es Mitarbeitenden zu ermöglichen, unabhängig von Ort und Zeit tätig zu sein, richten immer mehr Unternehmen digitale Arbeitsplätze ein. Diese integrieren in einer zentralen Plattform alle digitalen Werkzeuge, Informationen und Kommunikationskanäle, die für den Arbeitsalltag notwendig sind.

Finden statt suchen

Oft übersehen wird dabei die Enterprise-Search: eine Software für die unternehmensweite Suche über mehrere Datenquellen hinweg. Enterprise-Search bricht diese Informationssilos auf, indem sie über Konnektoren unterschiedliche Datenarten und -quellen anbindet. Das betrifft sowohl strukturierte als auch semi- oder unstrukturierte Informationen: Dateiordner, Intranets, Cloudspeicher, E-Mails, Kommunikationstools, ERP-, CRM- und DMS-Systeme oder Datenbanken. Mit Enterprise-Search lassen sich diese Quellen zentral durchsuchen, über eine einzige Suchleiste, die sich unkompliziert in das Intranet oder die Benutzeroberfläche eines digitalen Arbeitsplatzes einfügen lässt.

Intelligent und sicher

Einige Anbieter haben in ihre Suchsoftware inzwischen generative KI integriert, die das Finden relevanter Informationen und deren Rezeption weiter optimiert. So ermöglichen große Sprachmodelle im Zusammenspiel mit modernen Textanalyseverfahren und Machine Learning eine semantische Suche. Die Software erfasst die Bedeutung von Inhalten und findet das, was gemeint ist. Nicht nur das, was eingetippt wird. Darüber hinaus können gefundene Dokumente auch zusammengefasst und befragt werden. Als Alternative zur Suche lassen sich zudem gezielt Fragen stellen, deren Antworten dann von Sprachmodellen auf Basis der gefundenen relevanten Quellen generiert werden.

Beim Einsatz von Enterprise-Search spielt auch der Datenschutz eine wichtige Rolle. Nicht jeder im Unternehmen darf jede Information sehen. Eine gute Software bringt dafür ein durchgängiges Rechte- und Rollenmanagement mit. Die Technologien filtern somit von Anfang an nur Inhalte heraus, für die der User auch berechtigt ist. Sowohl bei der Suche als auch beim Fragenstellen.

Fundament für Fortschritt

Mit einer einzigen Software erhalten Mitarbeitende schnellen und sicheren Zugriff auf Informationen. Das steigert nicht nur die Produktivität und Zufriedenheit, sondern stärkt langfristig auch die Bindung an das Unternehmen. Denn ohne zentrale Suchsoftware bleibt der digitale Arbeitsplatz nur Stückwerk.

Abbildung: Intrafind Franz Kögl, Vorstand, Intrafind. intrafind.de

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