Cotopat: Zwei Gesprächspartner sitzen sich gegenüber und reden in unterschiedlichen Sprachen miteinander – und verstehen sich. Abbildung: TA Triumph Adler

Das von Kyocera entwickelte System Cotopat kann Sprach- und Kommunikationshürden für Hörgeschädigte, ältere Menschen und Personen mit unterschiedlichen Muttersprachen überwinden. Das System kombiniert dazu Hardwarekomponenten mit Sprachübersetzung und intuitiver Bedienung. „Mit Cotopat richten wir uns verstärkt an Institutionen, die wichtige staatliche oder gesellschaftliche Aufgaben erfüllen – darunter Bildungseinrichtungen, Behörden und Krankenhäuser“, sagt Daniel Krogmann, Produktmanager bei TA Triumph-Adler. „Cotopat wurde gezielt für solche Einrichtungen konzipiert, die täglich auf eine barrierefreie Kommunikation angewiesen sind, um elementare Dienste und Informationen in einer vielfältigen Gesellschaft zugänglich zu machen.“

So funktioniert Cotopat

Cotopat unterstützt über 100 Sprachen. Zwei Gesprächspartner sitzen sich gegenüber und reden in unterschiedlichen Sprachen miteinander. Die gesprochenen Worte werden per Spracherkennung in Text umgewandelt und in die Zielsprache übersetzt. Der übersetzte Text erscheint auf einer durchsichtigen Trennwand, die von einem Projektor angestrahlt wird, für beide Gesprächsseiten sichtbar. Erklärende Bilder oder Videos können bei Bedarf eingeblendet werden. Zur Protokollierung kann das System die Gesprächsinhalte als Mitschrift oder als KI-gestützte Zusammenfassung per QR-Code bereitstellen. Auch für Menschen mit Hörbeeinträchtigungen wird die Kommunikation erleichtert, da gesprochene Inhalte als Text dargestellt werden. Der transparente Bildschirm ermöglicht ein natürliches Gesprächserlebnis mit durchgängigem Blickkontakt.

Spracherkennung mithilfe der Cloud

Das Sprache-zu-Text-System besteht aus drei Komponenten: Erstens die Cotopat-Anwendung, die auf Android-Basis läuft, Sprache über das Mikrofon erfasst und Übersetzungsergebnisse anzeigt. Zweitens der Cotopat-Webdienst, der die Spracherkennung und Übersetzungsvorgänge schnell und zuverlässig durchführt und für die Konfiguration wie Verwaltung der Lösung zuständig ist. Die dritte Komponente ist die Cotopat-Hardware, die aus einem Mikrofon für die Spracheingabe, einem numerischen Keypad zum Wechseln der Sprache per Hotkey sowie einer transparenten Trennwand zur Einblendung von Bildschirmtexten besteht.

Für die Übersetzung und eine Datenverwaltung in Echtzeit nutzt Cotopat eine zentrale Cloud-Infrastruktur. Diese wird innerhalb der Europäischen Union betrieben und erfüllt hohe Anforderungen an Datenschutz sowie Datensicherheit. Cotopat ist zertifiziert nach ISO 27001.

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Cyberkriminalität lässt sich nicht mehr als reines IT-Thema führen. Abbildung: Sdecoret, Depositphotos

Die Gründe, warum sich der Fokus von Cyberkriminellen so stark auf Mitarbeitende als erstes Angriffsziel verschoben hat, sind vielfältig. Im Kern laufen sie aber alle auf dieselbe Abwägung hinaus: Angriffe auf einen gehärteten Perimeter kosten Zeit, Spezialwerkzeuge und ein beachtliches technisches Vorwissen. Der Angriff auf einen abgelenkten Sachbearbeiter dagegen benötigt oft nur eine gut formulierte E-Mail.

Mensch im Fadenkreuz: Warum Angreifer auf Belegschaften zielen

Wie eine Bitkom-Erhebung zum Wirtschaftsschutz zeigt, gehen 74 Prozent der gemeldeten Sicherheitsvorfälle in deutschen Unternehmen maßgeblich auf Fehlverhalten oder Unachtsamkeit von Mitarbeitenden zurück – von Phishing-Klicks bis zur Umgehung interner Richtlinien.

Besonders exponiert sind Branchen mit hoher Kundeninteraktion, verteilten Standorten oder komplexen Lieferketten: Handel, Logistik, Gesundheitswesen, Fertigung und der industrielle Mittelstand. Angreifer investieren zunehmend in Aufklärung: Wer entscheidet über Zahlungen? Wer hat Zugang zu Produktionssystemen? Wer arbeitet spät und wird eher unter Zeitdruck reagieren? Diese Kalkulation macht Mitarbeitende jenseits der IT zum Kernziel.

Social Engineering heute: Phishing, Deepfakes, MFA-Müdigkeit

Klassisches Massenphishing ist nicht verschwunden – doch immer öfter laufen die Angriffe inzwischen gezielter ab. Spear-Phishing imitiert reale Absender, Smishing nutzt SMS und Messenger, und Deepfake-Anrufe simulieren die Stimme eines Vorgesetzten, um vermeintliche Freigaben zu erteilen. Das CYBERsicher Lagebild Mittelstand beziffert die Zahl gezielter Phishing-Angriffe auf Geschäftsführende in KMU auf durchschnittlich 57 pro Jahr – ein ähnliches Bild ergibt sich bei anderen Personen mit weitreichenden Zugriffsrechten im Unternehmen.

Ein noch relativ neues, aber umso tückischeres Phänomen ist die sogenannte MFA-Fatigue: Angreifer, die bereits Passwörter erbeutet haben, senden Push-Benachrichtigungen in Serie, bis eine genervte Person die Anmeldung bestätigt. Vorfallanalysen belegen, dass diese Methode inzwischen regelmäßig auch Konzernumgebungen mit robuster MFA durchdringt. Warnsignale sind zwar vorhanden, für Beschäftigte aber oft schwer nicht eindeutig erkennbar: ungewohnte Dringlichkeit, ungewöhnliche Zahlungswege, angebliche Vertraulichkeit oder Anfragen, die reguläre Freigabeprozesse umgehen sollen.

New Work, neue Angriffsfläche: Remote, SaaS und Schatten-IT

Hybride Arbeit hat die Grenze zwischen Firmengerät und Privatnutzung durchlässig gemacht. Beschäftigte greifen aus Heimnetzen, Cafés oder Coworking-Spaces auf sensible Systeme zu; Videokonferenzen und Chat-Tools sind zum primären Kommunikationskanal geworden – und damit zu einem beliebten Angriffsweg.

Parallel wächst der SaaS-Bestand vieler Unternehmen unkontrolliert. Fachbereiche buchen eigenständig Kollaborations-, Projekt- oder KI-Tools, oft ohne Freigabe durch eine IT-Abteilung. Diese Schatten-IT verlagert sensible Daten in Umgebungen, deren Sicherheitsniveau, Datenflüsse und Löschfristen niemand vollständig überblickt. Governance-Modelle hinken dieser Realität hinterher: Rollenrechte werden selten sauber zurückgesetzt, ausscheidende Beschäftigte behalten Zugänge, geteilte Ordner enthalten historisch gewachsene Berechtigungen. Die Angriffsfläche wächst dadurch nicht linear, sondern exponentiell – und bietet Schwachstellen, die der IT-Abteilung verborgen bleiben.

Jenseits der IT: HR, Finanzen, Vertrieb als Sicherheitsakteure

Cyberkriminalität lässt sich vor diesem Hintergrund nicht mehr als reines IT-Thema führen. HR entscheidet mit dem Onboarding, welche Zugriffsrechte ein neuer Mitarbeitender erhält – und ob Sicherheitsschulungen verpflichtender Bestandteil sind. Die Finanzabteilung ist Zielscheibe von CEO-Fraud und Rechnungsmanipulation; ihre Vier-Augen-Prozesse entscheiden über Millionenschäden. Vertriebs- und Serviceteams verarbeiten Kundendaten in CRM-Systemen und sind erste Kontaktpunkte für ausgeklügelte Impersonation-Angriffe.

Auch Rechtsabteilung, PR und Vorstand gehören in die Sicherheitskette: Sie steuern im Ernstfall Meldepflichten nach DSGVO und NIS2, koordinieren die externe Kommunikation und verhindern, dass Fehlreaktionen den Schaden vergrößern. Sicherheitsverantwortung verteilt sich damit auf viele Schultern – was klare Rollen, Eskalationspfade und regelmäßig geübte Abstimmungen zwingend nötig macht. Kaum ein Unternehmen kann in dieser neuen Sicherheitslage auf externes Know how verzichten. Spätestens wenn ein Angriff erfolgreich war, kommen Incident-Response-Experten oder Spezialisten für RAID-Datenrettung ins Spiel.

Befähigung statt Schuld: Training, Nudges und realistische Drills

Wer Mitarbeitende nach einem unachtsamen Klick auf einen Phishing-Link bestraft, fördert eine Kultur des Verschweigens, die die Reaktionszeit im Ernstfall drastisch verlängern kann. Wesentlich zielführender ist es, von Vornherein auf Wissensvermittlung und Übungen zu setzen. Als besonders wirksam haben sich in der Praxis kurze, aber regelmäßig stattfindende Lernformate erwiesen: Microlearning-Module von wenigen Minuten, in reale Arbeitssituationen eingebettete Nudges (etwa Warnhinweise bei externen Absendern) und realistische Phishing-Simulationen, die nicht auf Blamage, sondern auf Verhaltensmuster zielen.

Studien zur Lernpsychologie zeigen: Häufige, kurze Impulse wirken nachhaltiger als jährliche Pflichtschulungen. Ebenso wichtig ist eine positive Fehlerkultur. Wer einen verdächtigen Vorgang meldet – auch wenn er selbst darauf hereingefallen ist –, muss dafür Anerkennung erhalten, nicht Sanktionen. Nur so entstehen kurze Meldeketten, die Angreifer effektiv ausbremsen.

Kontrollen, die Menschen stützen: Zero Trust, Privilegien, Meldewege

Sensibilisierung ersetzt keine technischen Schutzmaßnahmen – aber technische Schutzmaßnahmen müssen den Menschen mitdenken. Zero-Trust-Architekturen prüfen jeden Zugriff kontextabhängig; Least-Privilege-Modelle begrenzen den Schaden kompromittierter Konten; phishing-resistente Verfahren wie FIDO2 mindern die möglichen Folgen von MFA-Fatigue.

Entscheidend ist die Nutzbarkeit: Wenn Sicherheitsprozesse den Arbeitsalltag blockieren, entstehen Umgehungen. Sichere Standardpfade – etwa ein einfacher „Verdächtige Mail melden“-Button in Outlook – erhöhen die Meldequote deutlich. Vier-Augen-Prinzipien bei Zahlungsfreigaben, sauber getrennte Admin-Konten und ein rund um die Uhr erreichbarer Incident-Kanal sind Basiselemente. Kommt es dennoch zu Datenverlust, etwa durch Ransomware oder Serverdefekte, entscheiden vorbereitete Prozesse und die Zusammenarbeit mit den richtigen Partnern wie Laboren mit der zum Schaden passenden Spezialisierung auf SSD- oder HDD-Datenrettung darüber, wie schnell der Geschäftsbetrieb wieder anläuft.

Was wirkt wirklich? KPIs, Incentives und Governance im Alltag

Sicherheitskultur wird messbar, wenn die richtigen Indikatoren erhoben werden. Dazu können gehören:

• Melderate verdächtiger Mails,
• mittlere Zeit bis zur Meldung,
• Klickrate in Phishing-Simulationen,
• Anteil abgeschlossener Schulungsmodule,
• Compliance zu Passwort- und MFA-Standards.

Wichtiger als Einzelwerte sind Trends – und die ehrliche Frage, ob Kennzahlen tatsächlich Verhalten abbilden oder nur Aktivität dokumentieren.

Anreize sollten das gewünschte Verhalten und eine Kultur der Kommunikation stärken:

• Anerkennung für Meldungen,
• teamweite Ziele statt individueller Ranglisten,
• Sicherheit als Bestandteil von Führungskräfte-Zielvereinbarungen.

Governance heißt in der Praxis: klare Verantwortlichkeiten zwischen CISO, Fachbereichsleitung und HR, dokumentierte Eskalationspfade und regelmäßige Tabletop-Übungen mit Vorstand und Kommunikationsabteilung.

Fazit

Die Belegschaft ist der entscheidende Faktor in der Cyberabwehr – nicht als Risiko, das man wegtrainieren müsste, sondern als Sensor- und Reaktionsnetzwerk, das über den Erfolg von Angriffen mitentscheidet. Unternehmen, die HR, Finanzen, Vertrieb und Kommunikation in ihre Sicherheitsprozesse einbinden, phishing-resistente Technik bereitstellen und eine offene Meldekultur etablieren, senken ihr Risiko messbar.

Häufige Fragen

Wie oft sollten Sicherheitsschulungen stattfinden, um wirksam zu sein?

Jährliche Pflichtschulungen reichen nicht aus. Effektiver sind kurze, monatliche Impulse von fünf bis zehn Minuten, kombiniert mit realistischen Phishing-Simulationen alle vier bis sechs Wochen. Entscheidend ist die kontinuierliche Wiederholung, weniger die Länge einzelner Trainings.

Woran erkennen Mitarbeitende einen Deepfake-Anruf?

Typische Signale sind ungewöhnlicher Zeitdruck, Bitten um Vertraulichkeit gegenüber Kollegen und Abweichungen von etablierten Freigabeprozessen. Ein zuverlässiger Gegencheck ist der Rückruf über eine bekannte, unabhängig verifizierte Nummer – niemals über die im Anruf genannte Rückrufnummer.

Wer haftet, wenn Mitarbeitende auf Phishing hereinfallen?

In der Regel trägt das Unternehmen die zivilrechtliche Verantwortung gegenüber Dritten, sofern keine grobe Fahrlässigkeit vorliegt. Wichtiger als die Schuldfrage ist jedoch eine dokumentierte Sicherheitsorganisation: nachweisbare Schulungen, technische Schutzmaßnahmen und klare Meldeprozesse reduzieren Haftungsrisiken erheblich.

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GEO verfolgt ein bestimmtes Ziel: In der generierten Antwort genannt, zitiert oder verlinkt zu werden. Abbildung: Sergey Nivens, Depositphotos

Dieser Wandel bedeutet für Unternehmen: Sichtbarkeit hängt nicht mehr nur von klassischen Rankings ab, sondern davon, ob die eigene Marke in generierten Antworten erscheint. Generative Engine Optimization, kurz GEO, rückt damit in den Mittelpunkt jeder digitalen Marketingstrategie. Und genau hier zeigt sich etwas Überraschendes: Ohne ein stabiles Fundament aus Verlinkungen verpufft selbst die beste inhaltliche Aufbereitung. Verweise anderer Seiten, die auf die eigenen Inhalte zeigen, fungieren als bedeutsame Vertrauenssignale, die generative Modelle bei ihrer Quellenauswahl sorgfältig berücksichtigen, um zu entscheiden, welche Informationen als glaubwürdig gelten und in den formulierten Antworten letztlich Berücksichtigung finden.

Warum Verlinkungen im Zeitalter generativer Suche wichtiger werden

Generative Modelle bewerten Quellen danach, wie oft und in welchem Zusammenhang sie im Netz referenziert werden. Eine Domain, auf die zahlreiche themenrelevante Seiten verweisen, gilt als vertrauenswürdig – und wird dementsprechend häufiger als Antwortquelle herangezogen. Damit verschiebt sich die Logik nur teilweise. Was Suchmaschinen seit jeher als Autoritätssignal werteten, dient heute auch KI-Systemen als Orientierung. Eine fundierte Einführung in Generative Engine Optimization verdeutlicht, dass Reputationssignale und Quellenverknüpfungen bei der Bewertung von Inhalten eine zentrale Rolle spielen.

Wer den eigenen digitalen Auftritt zukunftsfähig aufstellen möchte, kommt am gezielten Aufbau von Verweisen kaum vorbei. Denn generative Systeme greifen auf einen breiten Datenbestand zurück, in dem hochverlinkte Inhalte deutlich präsenter sind. Wer hochwertige Empfehlungslinks aufbauen und dabei auf geprüfte Quellen setzen will, kann inzwischen auf spezialisierte Angebote zurückgreifen – etwa dort, wo sich „Jetzt Backlinks kaufen mit Premium-Quellen“ gezielt in eine langfristige Strategie einbetten lässt. Der Schlüssel liegt dabei nicht in der Masse, sondern in thematischer Passung und der Glaubwürdigkeit der verweisenden Domains.

Vom Ranking zur Antwortquelle: Der Paradigmenwechsel

Die klassische Suchmaschinenoptimierung, die über viele Jahre hinweg das zentrale Anliegen zahlreicher Marketingabteilungen bildete, zielte in erster Linie darauf ab, mit einer bestimmten Webseite möglichst weit oben, idealerweise auf Seite eins der Ergebnisliste, zu erscheinen und so gut sichtbar zu sein. GEO verfolgt ein anderes Ziel: In der generierten Antwort genannt, zitiert oder verlinkt zu werden. Obwohl dieser Unterschied auf den ersten Blick subtil erscheinen mag, zieht er weitreichende Folgen für die Content-Planung nach sich, die sorgfältig bedacht werden müssen. Von KI-Systemen genannte Marken werden sichtbar, ohne dass Nutzer klicken müssen. Dennoch bleiben Verweise weiterhin das tragende Gerüst, auf dem diese Erwähnungen aufbauen, da sie die notwendige Grundlage schaffen, damit eine Marke in generierten Antworten überhaupt genannt werden kann. Je stärker eine Seite im Netz mit anderen Quellen verknüpft ist, desto größer wird die Wahrscheinlichkeit, dass sie von den Systemen als Bestandteil einer generierten Antwort herangezogen wird.

Fachleute wie Patrick Tomforde heben dabei stets hervor, dass sich die Grundprinzipien der Autoritätsbildung nicht auflösen, sondern nur in einen neuen Kontext übertragen werden. Diejenigen, die heute in Fachmedien, spezialisierten Branchenportalen und thematisch verwandten Publikationen fest verankert sind, legen dadurch das Fundament, um morgen zuverlässig in den Antworten künstlicher Intelligenz aufzutauchen.

Qualität schlägt Quantität: Woran sich gute Linkquellen erkennen lassen

Nicht jeder Verweis besitzt denselben Wert, denn Qualität und Herkunft der Verlinkung spielen eine entscheidende Rolle. Ein einziger Link von einer anerkannten Fachseite zählt häufig mehr als Dutzende Nennungen auf themenfremden Portalen. Für ein belastbares Profil sind mehrere Merkmale entscheidend, die sich in folgender Reihenfolge bewerten lassen:

1. Thematische Nähe der verweisenden Seite zum eigenen Angebot
2. Redaktionelle Qualität und Aktualität des umgebenden Inhalts
3. Vertrauenswürdigkeit und Historie der verlinkenden Domain
4. Natürliche Platzierung des Verweises im Textzusammenhang
5. Vielfalt der Quellen statt einseitiger Konzentration auf wenige Portale

Diese Kriterien gelten sowohl für die klassische Suche als auch für generative Systeme gleichermaßen. Ein Verweis, der in einem redaktionell gepflegten Umfeld steht, in dem thematisch passende Inhalte sorgfältig zusammengestellt wurden, sendet ein deutlich stärkeres Signal als eine isolierte Platzierung ohne jeden inhaltlichen Bezug, die für sich allein und ohne erkennbaren Zusammenhang bestehen muss. performanceLiebe befasst sich mit dem Thema Verlinkungsaufbau.

So gelingt der Brückenschlag zwischen Linkbuilding und GEO im Büroalltag

Auch abseits reiner Onlinemarketing-Abteilungen spielt digitale Sichtbarkeit eine wachsende Rolle. Viele Prozesse, die früher analog abliefen, verlagern sich ins Netz – von der Kommunikation bis zur Dokumentenverwaltung. Wer etwa an moderne Lösungen rund um die digitale und analoge Postbearbeitung denkt, erkennt schnell, wie eng physische und digitale Arbeitswelten mittlerweile verzahnt sind. Genau diese Verzahnung macht deutlich, warum eine durchdachte Präsenz in generativen Suchsystemen für Unternehmen jeder Größe relevant wird.

Eine tragfähige GEO-Strategie beginnt mit ehrlicher Bestandsaufnahme. Welche Seiten verlinken zum jetzigen Zeitpunkt bereits auf die eigene Domain und stellen somit Verweise her? Wie themenrelevant sind diese Verweise tatsächlich, wenn man berücksichtigt, dass ein Link von einer inhaltlich passenden Seite deutlich mehr Gewicht besitzt als ein beliebiger Verweis aus einem fremden Themenfeld? Und welche Lücken lassen sich schließen? Erst auf dieser sorgfältig erarbeiteten Grundlage, die sowohl das bestehende Verweisprofil als auch die identifizierten Lücken berücksichtigt, entsteht ein durchdachter Plan, der die klassische Verbesserung der Suchmaschinenplatzierung und die generative Sichtbarkeit in den modernen KI-Systemen auf sinnvolle Weise miteinander verbindet.

Praktische Schritte für nachhaltigen Aufbau digitaler Autorität

Der Weg zu einer starken Position in KI-generierten Antworten verläuft schrittweise. Zunächst gilt es, Inhalte zu schaffen, die es wert sind, verlinkt zu werden – fundierte Ratgeber, Studien oder praxisnahe Anleitungen. Anschließend folgt die Verbreitung dieser Inhalte über passende Kanäle. Dabei helfen auch anschauliche Formate: Wer Wissen visuell aufbereitet, etwa mithilfe durchdachter Präsentationsmittel für Vorträge und Meetings, erhöht die Chance, dass Inhalte aufgegriffen und weiterverbreitet werden.

Dabei bleibt die Geduld weiterhin ein wichtiger Faktor. Ein belastbares Verweisprofil entsteht nicht über Nacht, sondern entwickelt sich über einen Zeitraum von Monaten und Jahren. Da generative Systeme ihre Datenbasis fortlaufend aktualisieren und immer wieder neue Informationen einbeziehen, erweist sich eine beständige, über lange Zeiträume angelegte Pflege als deutlich wichtiger als kurzfristig ausgerichtete Kampagnen, die nur vorübergehend Wirkung entfalten und schnell wieder verblassen. Marken, die früh in den Aufbau investieren, sichern sich einen Vorsprung, der später nur schwer aufzuholen ist.

Am Ende zeigt sich deutlich, dass GEO das klassische Suchmaschinenmarketing keineswegs ersetzt, sondern es vielmehr um eine neue Dimension erweitert, die bestehende Ansätze ergänzt, ohne deren grundlegende Bedeutung zu schmälern, und damit den Weg für zukünftige Strategien der digitalen Sichtbarkeit ebnet. Wer die bewährten Prinzipien des Verweisaufbaus anwendet, wird in generativer Suche gehört. Technologie wandelt sich, doch Vertrauen und Empfehlung bleiben. Genau hier eröffnet sich die Möglichkeit für alle, die ihre digitale Präsenz jetzt vorausschauend gestalten.

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Sind die Shortcuts erst einmal verinnerlicht, lassen sich Texte weit schneller erstellen. Abbildung: Radub85, Depositphotos

Sprechen statt Tippen

Dieser Shortcut startet die integrierte Spracheingabe (Voice Typing). Sie wandelt in Echtzeit gesprochene Wörter in Text um. Voraussetzungen: eine Internetverbindung, ein funktionierendes Mikrofon und ein geöffnetes Textprogramm wie Word oder Outlook. Sobald „Ich höre zu“ erscheint, kann das Diktieren beginnen. Beendet wird die Spracheingabe durch erneutes Tippen der Tastenkombination.

Sag es mit Smileys

Diese Kombination öffnet ein Fenster mit dem Emoji-Menü. Über das Suchfeld kann das gewünschte Emoji ausgesucht und mit einem Mausklick hinzugefügt werden. Die Funktion enthält auch Symbole, Zeichen und Kaomojis (japanische Emojis). Der Shortcut funktioniert aber nur, wenn Programme wie Linkedin, Word, Outlook etc. geöffnet sind.

Schneller Screenshot

Mit diesem Tastentrick lassen sich der komplette Bildschirm oder Bildschirmausschnitte als Screenshot speichern. Voraussetzung ist Windows 11. Auch Videoaufnahmen sind über diese Kombination möglich. Noch schneller geht es mit dem Shortcut „Druck“, sofern die entsprechende Taste auf dem Tastaturlayout vorhanden ist.

Zugang zu Copilot

Dieser Shortcut aktiviert den KI-Assistenten Copilot von Microsoft. Voraussetzung: Die App ist unter Windows 11 installiert und die Nutzung in den Systemeinstellungen aktiviert – andernfalls öffnet sich standardmäßig die Windows-Suche. Der digitale Assistent kann Fragen beantworten, Texte zusammenfassen, E-Mails entwerfen und vieles mehr.

Datei-Explorer öffnen

Mit dieser Tastenkombination wird direkt ein neues Fenster des Windows-Explorers geöffnet. Das ist schneller, als das Symbol in der Taskleiste zu suchen. So ist der Zugriff auf Festplatten, Dokumente, Bilder etc. ohne zeitaufwendige Umwege möglich.

Bildschirm sperren

Aus Datenschutzgründen ist dieser Shortcut bei Arbeitspausen ein absolutes Muss. Der Bildschirm wird sofort gesperrt. Während der Abwesenheit ist ein Zugriff nicht möglich. Alle Programme und geöffneten Fenster laufen im Hintergrund weiter. Für den Entsperrungsprozess wird eine beliebige Taste gedrückt.

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Agentische KI-Systeme können zahlreiche Aufgaben autonom, schnell und ergebnisorientiert ausführen. Abbildung: plarmzag@gmail.com, Depositphotos

Zunächst stellt der Nice-Report den Unterschied zwischen herkömmlicher KI bzw. Automation und agentischer KI heraus: „Im Gegensatz zu herkömmlichen Automatisierungs- oder NLU-basierten Designs (Natural Language Understanding), die vorgegebenen Abläufen folgen, bewertet agentische KI den Kontext in Echtzeit und ermittelt anhand der bereitgestellten Tools und Grenzen den besten Weg zur Lösung. Der KI-Agent funktioniert innerhalb eines definierten Bereichs, wählt jedoch eigene Maßnahmen, um zum Ziel zu gelangen.“

Agentisches Erfolgsrezept

Vor Beginn der Integration muss klar sein, in welchen Bereichen agentische KI einen Mehrwert schaffen kann und welche Erfolgskennzahlen verbessert werden sollen. Dazu dürfen bestehende Workflows nicht einfach automatisiert werden. Vielmehr müssen die Prozesse rückwärts, ausgehend von den angestrebten Zielen, neu gestaltet und für agentische KI optimiert werden. Dafür ist eine verlässliche (strukturierte) Datenarchitektur von Bedeutung, die es KI-Agenten ermöglicht, zuverlässig zu arbeiten. Diese sollte auf einer technischen Ausstattung basieren, die skalierbar und zukunftsfähig ist, um etwaiges Wachstum und den Einsatz weiterer KI-Agenten zu ermöglichen.

Läuft das System, gilt es, Ergebnisse zu messen, einzuordnen, rechtlich abzusichern und mithilfe agiler Methoden kontinuierlich zu verbessern. Insbesondere dann, wenn KI-Agenten in einem späteren Stadium autonome Entscheidungen treffen. An diesem Punkt sind Belegschaft und Führungskräfte gefordert. Für die Belegschaft sind Weiterbildung und kulturelle Akzeptanz – gegebenenfalls durch Anreize – nötig, während das Management die Rollen zur Leitung KI-gesteuerter Prozesse klar definieren und vorleben muss. Abschließend darf nicht nur die technische Effizienz des KI-Systems gemessen und beurteilt werden. Über die Zeit sollten auch die Kostenstruktur, die Erfahrungs- und Leistungswerte sowie die Resilienz gegenüber menschlichen und KI-Fehlern gemessen werden.

Beispiel Sprach-KI

Während eines Kundengesprächs führen Sprach-KI-Systeme verschiedene Aufgaben in Echtzeit aus, beispielsweise das Abrufen von Kundenhistorie und Produktdetails sowie das Ausführen von Backend-Aktionen, ohne dass eine menschliche Eingabeaufforderung erforderlich ist. Dadurch ergeben sich sofort mehrstufige Lösungswege: Zunächst erfolgt die Authentifizierung des Kundenkontakts, dann die Diagnose des Problems, anschließend die Korrekturdurchführung und schließlich die Bestätigung der Lösung. Alles innerhalb einer einzigen kontinuierlichen Interaktion in Sekunden. Sprach-KI-Agenten passen sich innerhalb kurzer Zeit (meist nur wenige Wochen) an Nutzerprofile und -präferenzen an, um beim nächsten Kontakt noch individueller zu reagieren. Zum Abschluss des Gesprächs kann die Sprach-KI selbstständig Zusammenfassungen, Beschlüsse etc. per E-Mail oder App-Benachrichtigung abschicken, die den Kontext der Interaktion exakt wiedergeben.

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Jens Büscher, CEO und Gründer, Amagno GmbH. amagno.de. Abbildung: Amagno

OFFICE ROXX: Herr Büscher, welche Probleme löst Amagno?

Jens Büscher: Amagno als digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) hat als Ziel die Ersparnis von Zeit und menschlichen Ressourcen angesichts der ständig wachsenden Aufgaben im administrativen Bereich. Aufwändige Suchen, manuelle Ablage und händisches Abtippen von Daten gehören mit unserem DMS der Vergangenheit an. Mehr als 30.000 Anwender nutzen Amagno für schnelle, transparente, digitale Geschäftsprozesse, zum Beispiel in Vertrieb, Personalwesen, Einkauf und Qualitätsmanagement.

Seit wann ist Amagno am Markt und wie hat sich das Unternehmen entwickelt?

Amagno wurde 2010 gegründet. Wir haben uns vom klassischen DMS-Anbieter zu einem Cloud-first-Unternehmen entwickelt und 2024 die ersten KI-Funktionen unter dem Namen Amagno.AI bereitgestellt. Unser Wachstumskurs hat uns beispielsweise von 2,7 Millionen Euro Umsatz im Jahr 2021 auf 3,5 Millionen Euro in 2024 gebracht, aktuell haben wir 41 Mitarbeitende.

Was verbirgt sich hinter Amagno.AI?

Amagno.AI ist eine optionale Zusatzfunktion von Amagno in der Cloud. Dokumente lassen sich damit in natürlicher Sprache befragen, Daten erkennen und repetitive Aufgaben durch KI-Agenten erledigen. Dahinter stehen drei Kernkomponenten: Autopilot, Chat und Automate. Der Autopilot erkennt bei jedem importierten Dokument die Dokumentart, den Absender, das Datum und bei Rechnungen auch die buchungsrelevanten Daten inklusive Positionszeilen. Und das ohne vorheriges Antrainieren auf bestimmte Belegtypen. Das funktioniert, weil das Sprachmodell dank IDP-Technologie (Intelligent Document Processing) ein Verständnis für nahezu jede Dokumentstruktur mitbringt.

Der Chat erlaubt es Mitarbeitenden, sich unter den individuellen Berechtigungen direkt mit dem Inhalt des Dokumentenbestands zu unterhalten. Zum Beispiel mit der Frage: „Welche offenen Rechnungen der Firma XY liegen über 10.000 Euro vor?“ Darauf liefert das Tool eine konkrete Antwort mit Quellenangabe. Automate als aktuell wichtigste Funktion von Amagno.AI ermöglicht es, wiederkehrende Prüf- und Erkennungsaufgaben als Regeln in natürlicher Sprache zu hinterlegen, statt sie zu programmieren.

Wie funktioniert das konkret?

Nehmen wir eine Eingangsrechnung als Beispiel: Sie kommt bei uns im System an – egal, ob als E-Rechnung, PDF oder Scan. Der Autopilot erkennt automatisch, dass es sich um eine Rechnung handelt, liest Absender, Datum und alle buchungsrelevanten Daten inklusive Positionszeilen aus. Für wiederkehrende Prüfungen wird mit Automate eine Regel in natürlicher Sprache festgelegt, etwa: „Gib’ ‚Ja‘ zurück, wenn die Rechnung gemäß §14 UStG korrekt ist“ – das folgt einem No-Code-Prinzip, man formuliert die Aufgabe als Text, nicht als Skript. Technisch läuft das alles über eine RAG-Architektur (Retrieval-Augmented-Generation) innerhalb unseres DMS: Die Daten werden mit dem Sprachmodell verknüpft, verlassen aber nie die EU. Damit ist sowohl der Datenschutz als auch die GoBD-Konformität gewährleistet, die für jede Dokumenten- und Rechnungsverarbeitung ohnehin gilt.

Amagno-Insights: die neue Büroküche des Unternehmens am Standort in Oldenburg – direkt am Hafen. Abbildung: Amagno

Halluziniert Ihre KI?

Ausnahmslos jede KI, die auf Sprachmodellen basiert, halluziniert. Wer etwas anderes behauptet, versteht die technologischen Grundlagen nicht. Sprachmodelle arbeiten mathematisch mit Wahrscheinlichkeiten, nicht wie eine klassische Volltextsuche, die exakte Begriffe findet. Das, was wir Halluzinieren nennen, ist der Preis dafür, dass eine KI überhaupt in der Lage ist, aus großen Datenmengen eine zusammenhängende Antwort zu formulieren. Und es ist gleichzeitig ihre größte Schwäche.

Hinzu kommt: Jedes Modell arbeitet mit einem begrenzten Kontextfenster. Bei einem Unternehmen mit 30 Millionen Rechnungen kann eine KI schlicht nicht alle Daten gleichzeitig verarbeiten, um etwa eine Umsatzabfrage über 20 Jahre exakt zu beantworten. Da KI-Systeme aber grundsätzlich darauf ausgelegt sind, immer eine Antwort zu liefern, entsteht das Risiko von Falschaussagen.

Bei Amagno reduzieren wir dieses Risiko mit gezielten Maßnahmen: Semantic Ranker sorgen dafür, dass die relevantesten Dokumente zur jeweiligen Frage zusammengestellt werden, statt nur nach oberflächlichen Kennzahlen zu filtern. Zusätzlich lässt sich über Prompting und Modellparameter steuern, wie genau eine Antwort ausfallen soll.

Was kommt mit der E-Rechnung auf die Unternehmen zu?

Ab Anfang 2027 betrifft die Versandpflicht zunächst größere Unternehmen, ab 2028 dann fast alle. E-Rechnungen kommen nicht aus dem DMS, sondern aus dem ERP und anderen vorgelagerten Systemen. Wir beobachten aber ein wachsendes Problem von der Empfängerseite her: Viele E-Rechnungen kommen fehlerhaft an, enthalten zum Beispiel leere Pflichtfelder, falsch befüllte Felder oder sogar defekte XML-Dateien. Deshalb bauen wir in unserem nächsten Release eine interne Validierung ein: Ein Prüfprotokoll zeigt klar an, ob eine eingehende E-Rechnung tatsächlich rechtskonform ist. Damit können Unternehmen entscheiden, ob sie eine fehlerhafte Rechnung zurückweisen und den Rechnungssteller zur Korrektur auffordern.

Welchen Beitrag leisten Ihre Lösungen zum Klimaschutz?

Unsere älteren Berechnungen zu Papier-, Wasser- und Energieverbrauch klassischer Aktenverwaltung sowie zum CO2-Ausstoß durch Papiertransport gelten in ihrer Grundaussage nach wie vor: Die Digitalisierung des Dokumentenmanagements spart nachweislich Ressourcen. Nun kommt aber KI ins Spiel. Hochleistungsrechenzentren sind enorme Energieverbraucher, und der KI-Boom hat die Klimabilanz vieler Hyperscaler spürbar verschlechtert. Das betrifft auch uns: Je mehr wir KI in unsere Produkte integrieren, desto mehr steht diesem Nutzen ein höherer Energieverbrauch gegenüber. Unsere ehrliche Einschätzung ist daher: Die Papierseite der Rechnung bleibt positiv, die KI-Seite muss neu und kritischer bewertet werden als noch vor dem KI-Boom. Eine seriöse Gesamtbilanz dazu steht derzeit branchenweit noch aus.

Wann, meinen Sie, wird das papierlose Büro Realität?

Es gibt nach wie vor eine ganze Reihe von Dokumenten, die aus rechtlichen Gründen im Original in Papierform aufbewahrt werden müssen. Solange der Staat hier keine rechtssichere, durchgängig digitale Aufbewahrungspflicht schafft, wird es das vollständig papierlose Büro nicht geben.

Vielen Dank.

Die Fragen stellte Christian Marx.

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Auch wenn KI Vorschläge unterbreiten darf, sind Kontrollmechanismen wie das Vier-Augen-Prinzip unerlässlich. Abbildung: Pressmaster, Depositphotos

Laut einer Umfrage der Unternehmensberatung Horváth gaben KMU 2025 weniger für die KI-Transformation aus als im Jahr davor. Investitionen des Mittelstands lagen demnach rund 30 Prozent unter dem Gesamtmarkt. Gründe für die Zurückhaltung sind unter anderem die Ungewissheit, ob KI im Unternehmensalltag wirklich helfen kann, wie viel Aufwand Transformationsprojekte bedeuten, ob Datenschutz und KI kompatibel sind und wer sich im Unternehmen damit befassen soll. Verharrt der Mittelstand allerdings weiter in traditionellen Arbeitsweisen, während andere die Einführung von KI-Modellen vorantreiben, riskiert er, den Anschluss zu verlieren.

Klare Anforderungsprofile

Eine schrittweise Einführung von KI anhand abgegrenzter Use-Cases kann Unsicherheiten nehmen und das Vertrauen fördern. Skeptiker mahnen beim KI-Einsatz zur Vorsicht – wegen Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit und hohen Investitionskosten. Doch viele KI-Modelle lassen sich mittlerweile ohne Programmieraufwand in wenigen Wochen und zielführend implementieren. Einen deutlich höheren Preis stellen ineffiziente Abläufe, aufwendige, manuelle Fehlerkorrekturen und ausbleibende Innovationen dar. Wichtig für Mittelständler ist es, konkrete Use-Cases mit direktem ROI und hoher Entlastung in der Verwaltung beziehungsweise im Backoffice anzugehen: schrittweise, mit klaren Anforderungsprofilen, Zielsetzungen und definiertem Nutzen.

Für den Mittelstand bieten beispielsweise KI-Systeme zur Rechnungsverarbeitung, für Erfassung und Zuordnung von Dokumenten oder für E-Mail-Archivierung inklusive revisionssicherer Aufbewahrung und schneller Auffindbarkeit mögliche Anwendungsfelder. Auch Duplikaterkennung, semantische Suche oder Vorschläge für Aktenzuordnung stellen Einsatzfelder mit hohem Nutzen dar. Dabei ist wichtig, dass die KI in bestehende Systeme integriert wird. Bereits funktionierende Workflows im Unternehmen sollten sich nicht weitreichend ändern, nur weil KI zum Einsatz kommt.

„Human in the loop“

KI darf Vorschläge machen, aber bei kritischen Vorgängen braucht es Kontrollmechanismen, zum Beispiel ein Vier-Augen-Prinzip, Confidence Scores oder Stichproben. Nach dem Prinzip „Human in the Loop“ bleiben Menschen involviert. Ebenfalls stehen Transparenz und Datenschutz im Fokus. So gilt es, Berechtigungs-, Lösch- und Aufbewahrungskonzepte zu implementieren sowie Datenminimierung, Zweckbindung und Auskunftsfähigkeit sicherzustellen. Bei all den Anforderungen müssen KI-Systeme gleichzeitig planbar bleiben. Denn nur wenn Kosten mit Nutzen skalierbar sind und es klare Metriken sowie Limits gibt, werden Mittelständler wieder mehr in KI investieren.

Abbildung: Applord GmbH Thomas Uber, Geschäftsführer, Applord GmbH. applord.de

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Nils Mosbach, Geschäftsführer von ELO Digital Office GmbH. Abbildung: ELO Digital Office

OFFICE ROXX: Herr Mosbach, was genau bietet ELO Digital Office Unternehmen?

Nils Mosbach: Wir bieten Unternehmen eine zentrale Plattform für Dokumentenmanagement, Prozessoptimierung und rechtskonforme Archivierung. Was unsere Kunden von uns erhalten, ist keine starre Softwarelösung, sondern eine Digitalisierungsplattform, die mitdenkt und mitwächst. Herzstück ist die Kombination aus Low-Code und integrierter iPaaS-Technologie: Anwendungen, Datenquellen und Prozesse laufen zentral zusammen. Cloud, hybrid oder On-Premises – das Betriebsmodell wählt der Kunde, bei gleicher Kostenbasis. Datensouveränität und IT-Sicherheit sind dabei keine Marketingversprechen, sondern fließen direkt in die Entwicklungsarbeit. Ein umfangreiches Netzwerk von zertifizierten Partnern und Kooperationen mit führenden ERP- und CRM-Anbietern runden das Ökosystem ab. Unser Anspruch ist klar: Wer sich heute für ELO entscheidet, soll diese Wahl auch in fünf oder zehn Jahren noch gutheißen.

Seit wann gibt es ELO und wie kam es zur Gründung?

Vor 30 Jahren sind wir mit der Vision des papierlosen Büros im Hause Leitz gestartet. Die Idee dahinter war so einfach wie wegweisend: Ordnung und Struktur, wie sie Leitz in der Papierwelt perfektioniert hatte, in die digitale Arbeitswelt zu übertragen. Aus diesem ersten Produkt für digitales Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung entstand der Name ELO – und bereits 1998 die ELO Digital Office GmbH als eigenständiges Unternehmen. Seither verfolgen wir diese Vision konsequent und haben ELO zu einer umfangreichen Plattform ausgebaut.

Wie viele Standorte haben Sie in wie vielen Regionen?

Mit 24 Standorten in 16 Ländern haben wir eine solide globale Basis geschaffen. Doch was mich wirklich stolz macht, ist die Reichweite, die wir gemeinsam mit unseren Partnern erzielen: Unsere Lösungen sind heute in über 50 Ländern und rund 20 Sprachen im Einsatz. Das ist kein Zufall, sondern das Ergebnis der Arbeit von zertifizierten ELO-Business-Partnern, die weit mehr einbringen als reine Vertriebskapazität: lokales Know-how, echte Kundennähe und tiefe Branchenexpertise – von Europa über Nordamerika bis nach Asien und Australien.

Die Unternehmenszentrale von ELO Digital Office in Stuttgart. Hier entstehen Lösungen, die weltweit wirken. Abbildung: ELO Digital Office

Welche Rolle nehmen Fachhandel und Systemhäuser bei der Implementierung Ihrer Lösungen ein?

Wir vertreiben unsere Software nicht direkt, sondern fast ausschließlich über unsere Business-Partner. Diese decken das gesamte Spektrum für unsere Kunden ab – von der Beratung über die Implementierung bis zum laufenden Support. ELO konzentriert sich auf Produktentwicklung und Zertifizierung. So ist trotz globaler Reichweite stets eine lokale Betreuung sichergestellt.

Was benötigen KMU heute, um beim Dokumentenmanagement „State of the Art“ zu sein?

KMU brauchen die richtige Plattform: modular, KI-getrieben und anpassungsfähig – das gilt im Übrigen auch für große Konzerne und den gehobenen Mittelstand. Künstliche Intelligenz ist ein wichtiger Faktor – klassische Archivierungssysteme reichen schlicht nicht mehr aus. Essentiell ist die nahtlose Integration in führende ERP- und CRM-Systeme: Unsere integrierte iPaaS-Technologie liefert dies ohne versteckte Zusatzkosten. Hinzu kommen wachsende gesetzliche Anforderungen – von der E-Rechnungspflicht bis zur rechtskonformen digitalen Personalakte. Das sind keine fernen Zukunftsthemen, sondern konkrete Aufgaben von heute. Wer jetzt die richtige Infrastruktur schafft, erfüllt nicht nur Compliance-Anforderungen, sondern gewinnt gleichzeitig an Effizienz. Ebenso zentral sind Datensouveränität und IT-Sicherheit – angesichts zunehmender Cyberangriffe tragen Plattformanbieter gerade gegenüber KMU eine besondere Verantwortung.

Welche neuen Möglichkeiten bietet KI schon?

Mit der neuesten Version unserer ELO ECM Suite haben wir den KI-Ansatz konsequent in die Praxis überführt. Herzstück ist ein systemweit integrierter KI-Assistent: Dieser analysiert Dokumenteninhalte, extrahiert Daten und beantwortet Fragen direkt im Chat. Im Rechnungsmanagement klassifiziert KI Belege vollautomatisch und erstellt Buchungsvorschläge. Im Vertragsmanagement entfällt die manuelle Dateneingabe. Unternehmen können eigene Sprachmodelle nutzen oder einen KI-Anbieter ihrer Wahl einbinden – für maximale Datensouveränität. KI ist bei uns kein Add-on, sondern tief in die Plattform integriert und dort verfügbar, wo sie im Arbeitsalltag gebraucht wird.

Wohin könnte die Reise beim digitalen Büro in den nächsten Jahren gehen und wie können Sie dabei unterstützen?

Drei Trends prägen die Entwicklung: digitale Souveränität, hybride Zusammenarbeit und KI. 2026 wird die Agentisierung, also der Einsatz von KI für repetitive Aufgaben, zur geschäftskritischen Notwendigkeit. Das digitale Büro wandelt sich vom Ablagesystem zur intelligenten Arbeitsumgebung. Gleichzeitig bleibt digitale Souveränität eine langfristige Aufgabe: Unternehmen fordern klare Antworten darauf, wer ihre Daten kontrolliert und wo sie verarbeitet werden. Für ELO bedeutet das: Mit unserer Low-Code-Plattform, dem integrierten ELO Assistant und der Wahlfreiheit bei Sprachmodellen geben wir Unternehmen genau die Flexibilität und Kontrolle, die sie brauchen. Wer sich für ELO entscheidet, baut auf einer Plattform auf, die gezielt darauf ausgerichtet ist, was uns in den kommenden fünf bis zehn Jahren erwartet: kontextbasierte KI, durchgängige Prozessautomatisierung und echte Datensouveränität – alles made in Germany.

Vielen Dank.

Die Fragen stellte Christian Marx.

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Laut GoTo-Studienergebnissen macht der KI-Einsatz Büroarbeit produktiver, effizienter und engagierter. Abbildung: Bianco Blue, Depositphotos

In den Anfängen von künstlicher Intelligenz (KI) war ihr Einsatz aufgrund hoher Kosten und begrenzter Verfügbarkeit oft auf große Unternehmen und Technologie-Teams mit hoher Priorität beschränkt. Glücklicherweise ist dies nicht mehr der Fall. Dank der Vielzahl an KI-Anwendungen, die mittlerweile auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) erschwinglich sind, nutzen fast alle Branchen KI, um effizienter zu arbeiten. Dennoch bleiben einige Herausforderungen bestehen.

Aufgaben priorisieren

Eine GoTo-Studie hat gezeigt, dass 95 Prozent der befragten deutschen Arbeitnehmer der Meinung sind, mit KI produktiver zu arbeiten. KI ist ein zentrales Element der modernen Arbeitswelt geworden. 25 Prozent der Arbeitnehmer in Deutschland setzen sie fünf Tage pro Woche ein. Der Studie zufolge können Arbeitnehmer mit dem richtigen Ansatz durchschnittlich bis zu zwei Arbeitsstunden pro Tag einsparen. Dadurch können sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, die menschliches Eingreifen erfordern.

KI hält in fast allen Bereichen der Geschäftsabläufe Einzug, insbesondere bei der Eliminierung einfacher manueller oder sich wiederholender Aufgaben. Tatsächlich können KI-Tools laut des Pareto-Prinzips bis zu 80 Prozent dieser Tätigkeiten zuverlässig übernehmen. Beispielsweise das Zusammenfassen von Besprechungsnotizen, die Verwaltung von Kalendern und die Erstellung von Berichten. Dies spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern kann auch weniger erfahrenen Mitarbeitenden dabei helfen, komplexere Aufgaben zu übernehmen. Beispielsweise ermöglichen KIgestützte Scripting-Tools weniger erfahrenen IT-Mitarbeitenden das Schreiben und Ausführen komplexer Skripte, die sonst sehr wahrscheinlich Zeit und Ressourcen von erfahreneren IT-Teammitgliedern beanspruchen würden.

Skeptizismus begegnen

Obwohl KI-Tools einige Vorteile bieten, zeigen Daten, dass viele Mitarbeitende unsicher sind, wie sie den vollen Wert der Technologie ausschöpfen können. Sie erkennen nicht, ob KI die versprochenen Veränderungen wirklich mit sich bringt. So hält mehr als die Hälfte der von GoTo befragten Deutschen KI für überbewertet.

Dies könnte auf mangelndes Verständnis und fehlende Erfahrung im Hinblick auf die Nutzung der Vorteile von KI zurückzuführen sein. Nur 52 Prozent der Beschäftigten in Deutschland haben angegeben, dass sie sehr oder einigermaßen mit den praktischen Anwendungsmöglichkeiten von KI in ihrer täglichen Arbeit vertraut sind. Dieses mangelnde Verständnis beschränkt sich nicht auf die älteren Generationen – 34 Prozent der Mitarbeitenden der Generation Z haben zugegeben, dass sie nur wenig oder gar nicht mit dem praktischen Einsatz von KI im Beruf vertraut sind. Die Verwirrung über die tatsächlichen Vorteile von KI unterstreicht die Notwendigkeit von Schulungen und Weiterbildungen.

KI in Büroräumen

Die Auswirkungen der KI auf den Arbeitsplatz können für Remote- und Hybrid-Mitarbeitende besonders ausgeprägt sein. Tatsächlich glauben 34 Prozent der Deutschen, dass KI traditionelle Büroräume zukünftig irgendwann überflüssig machen wird. 56 Prozent sagten sogar, dass sie KI-gestützte Remote-Arbeit der Arbeit im Büro vorziehen würden. Auch wenn es zweifelhaft ist, dass alle Büroräume vollständig verschwinden werden, deutet die von uns wahrgenommene Stimmung auf eine breitere Abkehr von traditionellen Büroumgebungen hin.

Selbst attraktive Bürovorteile haben nicht mehr den Einfluss, den sie früher hatten. Fast die Hälfte der von GoTo Befragten hat angegeben, dass sie es vorziehen würde, wenn ihr Arbeitgeber in KI-Tools investieren würde anstatt in hochwertige Büroräume oder luxuriöse Annehmlichkeiten. Etwa die gleiche Anzahl gab auch an, dass Investitionen in KI-Tools die Produktivität, Motivation und das Engagement viel mehr verbessern würden als Investitionen in schöne Büros oder Benefits.

KI als Eckpfeiler

Der Einfluss von KI ist am Arbeitsplatz spürbar. Sie gestaltet Arbeitsabläufe neu, steigert die Effizienz und fördert Innovationen. Um das volle Potenzial der KI auszuschöpfen, reicht es jedoch nicht aus, einfach nur neue Tools einzuführen. Es gilt, Vertrauen aufzubauen, Schulungen und Anleitungen anzubieten sowie eine transparente Kommunikation auf allen Ebenen des Unternehmens zu gewährleisten. Die Schaffung eines Umfelds, in dem die Mitarbeitenden in die Lage versetzt werden, KI selbstbewusst einzusetzen, wird für Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein.

Abbildung: GoTo Daniel Kimmig, Director AI & Software Development Engineering, GoTo. goto.de

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Klare Prompting-Regeln helfen Unternehmen, ohne Risiko von der KI zu profitieren. Abbildung: Igor Vetushko, Depositphotos

Der menschenähnliche Ausdruck von Chatbots verleitet ihre User oft zum Fehlschluss. Wenn sich die KI wie ein Mensch verhält, dann versteht sie auch wie ein Mensch Ereignisse, Arbeitsaufträge und Sachverhalte. Diese Schlussfolgerung ist falsch und gefährlich. Denn neben der Fähigkeit, realistische Dialoge und Beratungsgespräche zu führen sowie Gefühle zu spiegeln, haben KI-Systeme noch eine Eigenschaft mit Menschen gemeinsam: Sie können „halluzinieren“.

Warum KI-Systeme „im Bedarfsfall“ halluzinieren

Die Halluzinationen von KI-Systemen entstehen nicht durch Fehler im herkömmlichen, menschlichen Sinne, sondern durch das Funktionsprinzip großer Sprachmodelle. Diese erzeugen Antworten, indem sie Wort für Wort die wahrscheinlichste Fortsetzung eines Textes berechnen. Sie „wissen“ und „verstehen“ nichts: Sie rechnen. Je unvollständiger oder unklarer die Prompts sind, je weniger Daten zu einem Sachverhalt existieren oder je höher der Druck ist, eine kohärente Antwort zu liefern, desto wahrscheinlicher werden Elemente erfunden. Auch weil KI-Systeme nicht darauf programmiert sind, im Bedarfsfall als Reaktion auf Prompts fehlendes Wissen zuzugeben.

Die KI verantwortungsvoll einsetzen und nutzen

Damit Unternehmen von der KI profitieren, ohne sich den Risiken halluzinierter Antworten auszusetzen, bedarf es klarer Regeln. Führungskräfte sollten sich an folgenden Leitlinien orientieren:

• Auch wenn der KI-Output souverän klingt: Jede Information muss geprüft werden, das gebietet die Sorgfaltspflicht.
• Die Präsentation eines KI-Outputs ist oft professionell. Doch Stil und Wahrheitsgehalt stehen häufig in keinem Zusammenhang. Führungskräfte müssen lernen, das eine vom anderen zu trennen.
• Insbesondere bei Personalfragen, Finanzentscheidungen, strategischen Analysen und im Compliance-Bereich sollten KI-Systeme nur unterstützend eingesetzt werden – nie ausschließlich.
• Unklare Prompts erhöhen das Risiko von Halluzinationen. Unternehmen sollten Standards für das Formulieren von Fragen an KI entwickeln: präzise, eindeutig und kontextreich.
• Technische Kompetenz allein reicht nicht. Entscheidend ist das Verständnis der Funktionsweise und der Grenzen der Modelle. Unternehmen sollten Schulungen anbieten, die kritisches Denken und die Fähigkeit, Fehler zu erkennen, stärken.
• Je nachdem, wie sensibel der Aufgabenbereich ist, sollten mehrstufige Prüfmechanismen existieren, etwa Stichproben, Peer-Reviews oder Plausibilitätschecks.
• Wenn KI-Systeme am Erbringen einer Leistung beteiligt sind, sollten Unternehmen dies offen kommunizieren, damit Fehler leichter erkenn- und nachvollziehbar sind und Vertrauen nicht verloren geht.

Abbildung: Kraus & Partner Dr. Georg Kraus, Inhaber, Unternehmensberatung Kraus & Partner. kraus-und-partner.de

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