Reisekosten zum Coworking Space können nur unter bestimmten Voraussetzungen abgerechnet werden. Abbildung: Deposit Photos, AllaSerebrina

Coworking Spaces erfreuen sich wachsender Beliebtheit – nicht nur bei Freiberuflern, sondern auch bei Angestellten. Für Letztere stellt sich oft die Frage, ob sie für Aufenthalte in Gemeinschaftsbüros Reisekosten abrechnen oder lediglich Fahrtkosten absetzen dürfen. Die Antwort des Lohnsteuerhilfevereins Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V. (VLH) lautet: Es kommt darauf an.

Zahlen und Fakten zu Coworking Spaces

Coworking Spaces werden in der Regel nur für einen bestimmten Zeitraum gemietet. Seit mobiles Arbeiten immer selbstverständlicher wird, nutzen auch viele Angestellte solche flexiblen Arbeitsplätze in meist größeren Gemeinschaftsbüros. Nach Angaben des Bundesverbands Coworking Spaces (BVCS) existierten im Jahr 2024 in Deutschland fast 2.000 solcher Standorte. Und zwar nicht mehr nur in Metropolen, wie anfänglich der Fall, sondern zunehmend auch in kleineren Städten und ländlichen Gegenden. Die meisten Coworking Spaces sind demnach in Nordrhein-Westfalen zu finden (368), gefolgt von Bayern (316) und Baden-Württemberg (249). Schlusslicht ist das Saarland (11).

Reisekosten und Coworking Space: Das ist zu beachten

Für Beschäftigte, die zeitweise in einem Coworking Space statt in Räumen ihres Unternehmens arbeiten, stellt sich die Frage, ob sie dafür Reisekosten abrechnen dürfen. Grundsätzlich gilt: Reisekosten können steuerfrei erstattet werden, wenn die Arbeit außerhalb der Wohnung und nicht an der ersten Tätigkeitsstätte stattfindet. Dann können auch steuerfreie Verpflegungspauschalen gewährt werden, zumindest bei einer Abwesenheit über acht Stunden für höchstens drei Monate am Stück.

Aber: Arbeitet ein Angestellter zeitweise in einem Coworking Space, obwohl er gleichzeitig auch einen Arbeitsplatz in seinem Unternehmen hat, können Reisekosten nicht grundsätzlich abgerechnet werden. Denn auch ein Coworking Space kann unter bestimmten Voraussetzungen als erste Tätigkeitsstätte gelten. Und dann hat sich das Thema Reisekosten erledigt.

Fall 1: Coworking Space als erste Tätigkeitsstätte

Laut Einkommensteuergesetz (EStG) handelt es sich bei der ersten Tätigkeitsstätte um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, welcher dem Mitarbeitenden dauerhaft zugeordnet ist. Mietet also der Arbeitgeber für den Beschäftigten einen Arbeitsplatz in einem Coworking Space und ordnet diesen dem Angestellten entweder unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder für mehr als 48 Monate zu, so gilt das als erste Tätigkeitsstätte. In solchen Fällen dürfen weder Reisekosten steuerfrei erstattet noch Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden. Allerdings lassen sich die Fahrtkosten in der Steuererklärung über die Entfernungspauschale absetzen – im Rahmen der Werbungskosten, wozu auch weitere beruflich bedingte Ausgaben gehören.

Fall 2: Nur vorübergehend im Coworking Space

Anders verhält es sich, wenn der Angestellte im Unternehmen dauerhaft einem festen Arbeitsplatz zugeordnet ist und nur vorübergehend in ein Coworking Space abkommandiert wird. Oder wenn er zu keiner betrieblichen Einrichtung gehört und regelmäßig weniger als zwei volle Tage pro Woche in einem Coworking Space arbeitet. In diesen Fällen gilt der angemietete Arbeitsplatz im Gemeinschaftsbüro nicht als erste Tätigkeitsstätte – und es dürften steuerfrei sowohl Reisekosten erstattet als auch Verpflegungspauschalen gewährt werden.

Wichtig: Bei den genannten Szenarien handelt es sich um sogenannte dienstrechtliche beziehungsweise arbeitsrechtliche Zuordnungen durch den Arbeitgeber. Liegt eine solche Zuordnung nicht vor, gelten noch andere Kriterien zur Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte.

Der Beitrag Coworking Spaces und Reisekosten: Wann steuerfrei abgerechnet werden kann erschien zuerst auf OFFICE ROXX.

Mit der Einhaltung von ein paar Regeln sind Geschäftsreisen gut durchführbar. Abbildung: Andrea Piacquadio, Pexels

Die gründliche Planung einer Geschäftsreise oder des Außendiensteinsatzes ist von großer Bedeutung. Arbeitnehmer, die von unterwegs arbeiten, müssen auf zahlreiche Eventualitäten vorbereitet sein und sollten daher schon beim Kofferpacken darüber nachdenken, was sie benötigen. Viele Arbeitnehmer, die häufig unterwegs sind, haben für die Arbeitsmittel einen gesonderten Koffer, in dem sie alle wichtigen Utensilien aufbewahren. Sehr gut geeignet sind Gepäckstücke, die relativ klein sind und praktische Taschen zum Verstauen haben. Die beliebten Kabinenkoffer werden manchmal sogar in Rabattaktionen für Gepäckstücke angeboten, sodass die Möglichkeit besteht, günstig einen geeigneten Koffer zu erwerben. Mit einem gesonderten Koffer für die Arbeitsmittel können Arbeitnehmer zukünftig viel Zeit beim Packen sparen.

Wichtig bei Planung und Vorbereitung sind auch Anreise, Mobilität vor Ort, Termine und die passende Unterkunft. Arbeitnehmer, die schon vorher alles planen, haben vor Ort weniger Stress und können sich so auf das Wesentliche konzentrieren, was dazu beiträgt, volle Leistung zu erbringen.

Flexibilität als Schlüssel zum Erfolg

Neben guter Planung und Vorbereitung müssen Arbeitnehmer, die unterwegs sind, aber auch flexibel bleiben. Sie müssen die Fähigkeit besitzen, sich an verschiedene Arbeitsumgebungen anzupassen, spontan auf Veränderungen zu reagieren und effektiv mit neuen Herausforderungen umzugehen. Flexibilität ermöglicht es ihnen, auch in ungewohnten Situationen und Umgebungen produktiv zu arbeiten und die volle Leistung zu bringen. Arbeitnehmer, die offen für neue Arbeitsmethoden und -techniken sind, haben oft bessere Chancen, sich an neue Bedingungen anzupassen. Flexibel zu bleiben sowie neue Techniken und Methoden auszuprobieren, eröffnet oft neue Möglichkeiten.

Effektives Zeitmanagement für Arbeitnehmer unterwegs

Arbeitnehmer, die viel unterwegs sind, schwören auf gutes Zeitmanagement. Mit einem durchdachten Zeitplan und dem richtigen Management können sie sich auch in hektischen Situationen schnell anpassen und auf neue Herausforderungen reagieren. Eine sorgfältige Planung und Priorisierung der täglichen Aufgaben sind entscheidend, um ein gutes Zeitmanagement zu erreichen. Es gibt Apps und Tools, die dabei helfen, den Überblick zu behalten, Tätigkeiten zu priorisieren und die für den Körper und Geist nötigen Pausen einzuhalten. Durch klare Zielsetzungen und regelmäßige Pausen lassen sich die Effizienz steigern und der Stress reduzieren.

Apps und Tools als Hilfsmittel

Die Digitalisierung hat viele Hilfsmittel für die Arbeit außerhalb des Büros auf den Markt geworfen. Viele dieser Apps und Tools werden kostenlos angeboten und können überall auf der Welt genutzt werden. Nötig ist in der Regel nur ein mobiles Endgerät oder ein PC samt stabiler Internetverbindung. Arbeitnehmer, die von unterwegs arbeiten, können nicht immer alle Dokumente und Arbeitsmaterialien mitnehmen. Das ist jedoch kein Problem mehr, denn mit Cloudlösungen, Onlinekalendern und anderen Tools kann alles Wichtige einfach online gespeichert und jederzeit abgerufen werden. Apps und Tools ermöglichen es Arbeitnehmern, immer in Kontakt mit dem Büro zu bleiben sowie wichtige Daten und Informationen ohne großen Zeitaufwand oder Kosten zu übermitteln.

Organisation des Arbeitsplatzes

Egal an welchem Ort auf der Welt Arbeitnehmer sind, sie müssen ihren Arbeitsplatz gut organisieren, um volle Leistung zu bringen. In einigen Umgebungen kann dies schnell zur Herausforderung werden, die aber bewältigt werden muss. Mit ein paar einfachen Tipps kann jeder schnell seinen Arbeitsplatz einrichten und mit der Arbeit beginnen. Wichtig sind genügend Stromquellen bzw. ein ausreichend geladener Laptop, eine gute Internetverbindung und die Möglichkeit, ergonomisch zu sitzen, um Rückenschmerzen vorzubeugen. Ein ruhiger Ort in einem Hotel oder einer Bar ist oft eine gute Wahl, wenn kein Büro zur Verfügung steht. Eine andere Möglichkeit ist die Nutzung von Coworking Spaces, die weltweit zur Verfügung stehen.

Der Beitrag Wie Arbeitnehmer auch unterwegs gute Leistungen bringen erschien zuerst auf OFFICE ROXX.

Bürokabine im Ideenzug der Südostbayernbahn. Abbildung: Neomind, Deutsche Bahn AG

Die Südostbayernbahn verspricht für Mitte bis Ende 2023 ein neues mobiles Office-Erlebnis. Auf der Strecke zwischen München und Mühldorf am Inn können Pendler dann eine von vier abschließbaren Bürokabinen nutzen. Diese verfügen über einen verstellbaren Sitz, einen Tisch sowie einen 27-Zoll-Bildschirm, an den das eigene Notebook angeschlossen werden kann.

Die vier Bürokabinen sind abschließbar. Abbildung: Neomind, Deutsche Bahn AG

Eine gute Idee für umweltbewusste Geschäftsreisende. Aber auch ein angemessener Ausgleich dafür, dass Verspätungen mittlerweile ebenfalls zum New Normal gehören.

Der Beitrag Mobile Büros in der Südostbayernbahn erschien zuerst auf OFFICE ROXX.

Das Hearts Hotels adressiert sowohl einzelne Mobile Worker als auch kleinere Teams. Abbildung: Hearts Hotel

Nach der Wanderung bei Sonnenaufgang an einer Videokonferenz im Hotelzimmer teilnehmen, in der Mittagspause zum Skifahren auf die Piste oder nach Feierabend in der Sauna entspannen: Das Work-and-stay-Boutique-Hotel Hearts Hotel mit direktem Zugang zum Nationalpark Harz soll ein Geheimtipp für digitale Stadtausbrecher sein. Das wollte ich mir genauer anschauen und zwar für drei Nächte Anfang Februar. Eine Begleitung war auch schnell gefunden.

Rough Chic, locker, jung und sicher

Das Hearts Hotel hebt sich sehr erfrischend von den meisten anderen Hotels in Braunlage ab. Hier begegnet einem der moderne Vintage-Style, den wir aus den Coworking Spaces der großen Städte kennen. Aufgearbeitete Möbel, roh verputzte Wände, Industrieböden. Sehr charakteristisch kommt die schwarze Über-Putz-Elektrifizierung zur Geltung. Viel Holz trifft hier auch auf (Kunst-)Leder. So kommt zusätzlich Lodge-Stimmung im Ski- und Wander-Paradies auf.

Das Hotel hat die New-Work-Generation im Visier und genau die ist hier tatsächlich zahlreich zugegen. Der Empfang ist freundlich und zwanglos. Auch das Personal ist jung und scheint den New-Work-Gedanken zu leben. Der Buchungsprozess ist komplett durchdigitalisiert. Es ist sogar ein kontaktloser Online-Check-in möglich, durch den die Zimmertür nach Ankunft ganz einfach mit dem Smartphone geöffnet werden kann.

Besonders wichtig in diesen Zeiten: Seit dem 1. Dezember 2021 greift im Hearts Hotel die 2G-plus-Regel. Gäste müssen beim Check-in entweder geboostert oder doppelt geimpft und tagesaktuell getestet sein. Im gesamten Gebäude gilt FFP2-Maskenpflicht. Frühstück und Abendessen wird nur in vorab reservierten, individuellen Zeitzonen serviert.

Im Hearts Hotel greifen 2G-plus-Regel und FFP2-Maskenpflicht. Abbildung: Hearts Hotel

Erst die Arbeit, ...

Das Hearts Hotel richtet sich nicht nur an Individualreisende, sondern dient auch als Rückzugsort für kleinere Teams und Start-ups. Die wichtigste Voraussetzung wird im gesamten Resort erfüllt: Highspeed-WLAN. Sowohl drinnen als auch draußen können sich die Gäste über eine 100-Prozent-Abdeckung ohne zusätzliches Log-in freuen.

Der Große Saal eignet sich hervorragend für größere Meetings. Abbildung: Hearts Hotel

Für Firmen gibts im Hearts Hotel insgesamt fünf moderne Veranstaltungsräume für zehn bis zu 140 Personen. Seit Dezember 2021 ermöglicht das Hotel zudem digitale und hybride Meetings dank neuer Weframe-Systeme. Die Technik bündelt alle Meeting-Tools wie Beamer, Whiteboard und Videokonferenzsystem in einer digitalen Lösung. Das cloudbasierte Arbeitsfeld ist für jeden Meeting-Teilnehmer standortunabhängig sichtbar und interaktiv nutzbar – dadurch entsteht trotz räumlicher Distanz echte Gruppenarbeit. Firmenevents können hier auch außerhalb geschlossener Räume stattfinden: Bei Teambuilding-Abenden mit gemeinsamem Kochen am Lagerfeuer, geführten Touren und Wanderungen im Nationalpark sowie Hobbyschreinerkursen in der hoteleigenen Werkstatt lassen sich neue Ideen diskutieren und die Gemeinschaft stärken.

Im Hotelcafe, im Eventbereich und auch in den Suiten lässt sich ebenfalls gut arbeiten. Es stehen Hochtische mit Barstühlen und bequeme Sessel sowie auf den Zimmern kleine Schreibtische zur Verfügung. Einen ergonomischen Büroarbeitsstuhl mit Sitz-Steh-Tisch und großem Monitor ersetzt das nicht, aber Work ist ja auch nur ein Teil von Workation.

... dann das Vergnügen

Das Hotel liegt direkt am Nationalpark Harz. Nur eine Holztür trennt von Wanderungen durch die Natur. Zu Fuß, mit dem Mountainbike oder auf Skiern. Der Harz ist hier ein großartiges Skigebiet: Abfahrt, Langlauf – alles ist bei ausreichend Schnee möglich. Bei schlechtem Wetter kann auch im Fitnessstudio gesportelt werden. Um 17 Uhr öffnet die hoteleigene Sauna.

Von der Qualität des Hotelrestaurants, das einen guten Ruf genießt, konnten wir uns nicht überzeugen. Das Leo’s hat derzeit nur am Wochenende geöffnet. Wenn es jedoch so gut ist wie das Frühstück, dann ist es eine Empfehlung. Das Credo der Küche lautet 60:60 – die Lebensmittel kommen zu 60 Prozent aus maximal 60 Kilometern Entfernung.

Fazit: 5 von 5 Punkten. Im Hearts Hotel lässt sich ganz wunderbar arbeiten und entspannen bzw. sich aktiv erholen.

Der Beitrag Der Harz rockt: Auf Workation im Hearts Hotel erschien zuerst auf OFFICE ROXX.

Human Space Cube von Bosse Design: Die transparente Raum-in-Raum-Lösung schafft dank hohem Schallisolationswert (bis 38 dB) einen ruhigen Gesprächs- und Rückzugsraum. Eine akustisch wirksame Decke, ein adaptiver Luftsensor und das intelligente Beleuchtungssystem sorgen für eine angenehme Atmosphäre. 

Daylight Redirecting Film von 3M: Die milchglasähnliche Fensterfolie sorgt für eine gleichmäßige Verteilung des Tageslichts im Büro. In der Folie enthaltene Mikroprismen lenken bis zu 80 Prozent des Tageslichts in Richtung Decke ab und streuen es bis zu zwölf Meter in den Raum.

DPG von Linak: Diese Software animiert dazu, seinen Sitz-Steh-Tisch auch zu benutzen. Die intuitive, tastenlose Bedienung und die drei Erinnerungsfunktionen (Lichtleiste, Pop-up auf dem Rechner und Push-Nachricht aufs Handy) motivieren zum Aufstand im Büro.

Augmented Paper von Montblanc: Handgeschriebene Texte werden hier digitalisiert und auf mobile Geräte übertragen. Danach kann digital nachbearbeitet werden. Über die App Montblanc Hub lassen sich Texte online speichern. Das Gerät erkennt zwölf Sprachen, darunter Deutsch, Englisch und Chinesisch.

Abbildung: Marco Covi

Kiik von Arper: Diese Kollektion schafft variantenreiche Konturen für die Momente des Arbeitens, der Begegnung und der Entspannung. Die Grundform von Kiik umfasst Sitze mit oder ohne Rückenlehne, Liegen und dreieckige, runde, quadratische oder rechteckige Tische sowie Ablagen in verschiedener Höhe.

Capsule von Palau: In offenen Bürolandschaften schafft dieses von einem Kokon inspirierte Sitzmöbel Privatsphäre zum konzentrierten Lesen oder ungestörten Telefonieren, ohne völlig von der Umgebung zu isolieren. Der gesamten Raumakustik kommt zugute, dass Capsule als Schallabsorber funktioniert.

Staubschutzfilter von Riensch & Held: Mit diesem elektrostatisch aufgeladenen Schutzfilter lässt sich die Hauptursache für langsame und laute PCs vermeiden: Staub und andere Partikel, die von außen in den Rechner eindringen. Dank seiner Wabenstruktur wird die Luftzufuhr zum PC nicht beeinträchtigt.

In Motion von Toucan-T: Durch lebendige Flächenwirkung setzt diese Teppichfliesenkollektion starke Statements. Unter dem Thema Nature interpretiert sie die in den 1990ern gefeierten Tierfelloptiken neu. Der optionale T-Sonic-Akustikrücken macht die Fliesen zu Schallschluckern.

MICE von Dorint: Businesskunden der Hotelkette können auf dieser Online-Plattform mit wenigen Klicks eine Konferenz organisieren. Sie müssen nur die Teilnehmerzahl, das Datum sowie eventuelle Übernachtungs- und Verpflegungswünsche eingeben, um die Buchung in Echtzeit abzuschließen.

Abbildung: Hero Images

DocuSign von DocuSign: Hier können drei Formen der elektronischen Signatur gewählt werden: einfach, fortgeschritten und qualitativ. Bei allen dreien können Dokumente unterwegs auf jedem Device signiert werden. Für einen sicheren Verifizierungsprozess arbeitet DocuSign mit der Bundesdruckerei zusammen.

Der Beitrag Die Top 100 Büroprodukte des Jahres 2019, Plätze 91 bis 100 erschien zuerst auf OFFICE ROXX.

Fast die Hälfte der Millennials sorgt sich bei der Nutzung von privaten Fahrdiensten auf Geschäftsreisen um ihre Sicherheit. Abbildung: Pexels Abbildung: Pexels

Der Umgang mit der Firmenkreditkarte wird nicht immer richtlinienkonform gehandhabt. Abbildung: CWT

Fast zwei Drittel aller deutschen Geschäftsreisenden (60 Prozent) haben ihre Reisen selbst gebucht. 23 Prozent lassen über ihre Sekretariate und zwölf Prozent über ein Reisebüro buchen. Bei den Selbstbuchern wird oft online gekauft (59 Prozent) oder über ein Reiseportal/App (19 Prozent). Private Vermietungsangebote für das Übernachten (zum Beispiel Airbnb) spielen kaum eine Rolle: Nur 1,3 Prozent der Geschäftsreisenden haben sie 2017 genutzt. Die Zahlen stammen aus der Geschäftsreisendenbefragung, die im Rahmen des Mobilitätsmonitors 2017 der Gesellschaft für Konsumforschung (GfK) in Zusammenarbeit mit dem Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) und dem Deutschen Reiseverband (DRV) durchgeführt wurde. Auch interessant: Das am meisten verwendete Verkehrsmittel ist mit 77 Prozent der eigene PKW, gefolgt vom Dienstwagen und der Bahn (25 bzw. 24 Prozent). Sechs Prozent aller Reisenden haben Flugzeuge benutzt.

Arbeit im Hotelzimmer

Eine Umfrage des Beratungsunternehmens Detecon hat ergeben, dass rund drei Viertel der befragten deutschen Geschäftsreisenden regelmäßig in ihren Hotelzimmern arbeiten. Die Frage, ob die Hotelzimmer der deutschen Hotels darauf ausgerichtet seien, verneinte die Mehrzahl der Befragten. Besonders bei der unerlässlichen WLAN-Verbindung hapere es häufig. Zusammen mit der digitalen Ausstattung ist die Lage des Hotels nach wie vor das entscheidende Auswahlkriterium für eine Buchung.

Sicherheit unterwegs

Eine Studie zum Sicherheitsempfinden auf Businessreisen des Geschäftsreiseanbieters Carlson Wagonlit Travel (CWT) hat ergeben, dass sich weltweit die Hälfte aller Business-Traveller in Bahnhöfen und U-Bahn-Stationen gefährdet fühlen. Spaziergänge im Freien und private Fahrdienste (zusammen mit Busfahrten) folgen mit 42 bzw. 39 Prozent. Auf Flughäfen und in Flugzeugen fühlen sich dagegen nur 34 bzw. 31 Prozent der Befragten unsicher. Doch selbst bei der Übernachtung im Hotel verspürt mehr als ein Viertel aller Geschäftsreisenden (27 Prozent) die Gefahr, Opfer eines Betrugs oder einer Straftat zu werden. Interessant ist, dass die Gruppe der reiseaffinen Millennials von allen Geschäftsreisenden europaweit die größten Sicherheitsbedenken hat: 44 Prozent sorgen sich bei der Nutzung von privaten Fahrdiensten um ihre Sicherheit. Bei der Generation X und den Baby-Boomern sind es lediglich 34 bzw. 22 Prozent.

Alles beim Alten

Ein Jahr nachdem einige Hotelketten schärfere Stornobedingungen eingeführt haben, zeigt sich in einer Analyse des Hotelportals HRS, dass sich bei Business-Travellern globaler Konzerne so gut wie nichts geändert hat in puncto Buchung oder Stornierung. Die tatsächliche Anzahl an Stornierungen ist sogar noch einmal leicht um 0,9 Prozent gestiegen. Die verschärften Bedingungen führen zu Mehrkosten für die Unterbringung von Geschäftsreisenden von etwa 3,8 Prozent.

Der Beitrag Dienstlich unterwegs: Aktuelle Studien zu Geschäftsreisen erschien zuerst auf OFFICE ROXX.

Wer häufig auf Geschäftsreisen ins Ausland geht, sollte etwas dafür tun, geistig und körperlich fit zu bleiben. Abbildung: Egencia

#1: Wasser trinken

Die Luft im Flugzeug ist trocken, dadurch wird dem Körper schnell Feuchtigkeit entzogen. Mit der Dehydratation steigt die Anfälligkeit für Krankheiten. Wenn man im Flugzeug viel Wasser trinkt statt Limonade und Kaffee (schlimmer noch: Alkohol), verfügt der Körper immer über genügend Flüssigkeit. Am besten eine wiederverwendbare Flasche einpacken, um einen Beitrag zur Verringerung von Einwegflaschen zu leisten.

#2: Trainieren

Eine sehr gute Idee ist, unterwegs zu trainieren. Gegen den Jetlag gleich nach dem Flug im Hotelzimmer eine Trainingseinheit einlegen. Der Fitnessbereich muss dafür nicht aufgesucht werden. Einfach im Zimmer ein paar Durchgänge an Liegestützen machen – und erst danach unter die Dusche gehen. Training bringt den Stoffwechsel in Fahrt und setzt Energien frei.

#3: In Bewegung bleiben

So viel wie möglich zu Fuß gehen. Zum Beispiel ein Hotel auswählen, das 15 Minuten vom Büro oder dem Messegelände entfernt liegt. Das zwingt zu Bewegung und bringt den Kreislauf in Schwung – ein gutes Mittel gegen die schädlichen Auswirkungen der sitzenden Lebensweise (dem Biorhythmus tut es auch gut).

#4: Gesund essen

Sich auf Geschäftsreisen gesund zu ernähren, kann zur echten Herausforderung werden. Die eigene Küche ist weit weg und oft kommt Eile dazu. Ein gesunder Darm und viel Energie sind bei Geschäftsreisen jedoch geradezu Erfolgsfaktoren. Das heißt, die Ernährung sollte aktiv geplant werden. Eine gesunde Ergänzung zur oft zu fettigen Ernährung unterwegs sind Proteinriegel, Mandeln und Trockenfrüchte. Kleine, gesunde Snacks, die den ganzen Tag in Form halten.

#5: Stress bewältigen

Für Geschäftsreisende ist es wahrscheinlich kein Geheimnis, dass man in Flughäfen, Taxis, Hotels und ganztägigen Geschäftsbesprechungen in fremden Räumen mal in Stress gerät. Und Stress kann krank machen oder zur Erschöpfung führen. Deshalb sollte er – wann immer möglich – bewusst vermieden werden.

#6: Zeitumstellung vorwegnehmen

Flüge über mehrere Zeitzonen bringen die innere Uhr aus dem Takt. Gerade dann, wenn erholsamer Schlaf am nötigsten gebraucht wird, findet er sich oft nur schwer. Es gibt jedoch Hilfe. Gut ausgeruht reisen, dann kommt man fitter und zufriedener an. Am besten die eigene Uhr auf das Zielland einstellen, sobald das Flugzeug betreten wurde. Und nicht darüber nachdenken, wie spät es wohl zu Hause ist. So kann sich der Körper dem Rhythmus des Reiseziels besser anpassen.

#7: Von Kopf bis Fuß vorbereitet

Eine Reiseapotheke mit Erkältungsmedizin, Aspirin und einem Mittel gegen Sodbrennen ist Gold wert. Auch die Pflege der Füße ist wichtig: ein Blasenpflaster kann den Tag retten. Außerdem immer bequeme Schuhe tragen und keine neuen. Warum? Aus Schmerzen in den Füßen werden schnell Rückenschmerzen, Nackenschmerzen usw.

Wendy White, Vice President of Marketing, Egencia.

Der Beitrag 7 Tipps für Geschäftsreisen erschien zuerst auf OFFICE ROXX.

Mit Planung und einigen Tricks lassen sich bei Geschäftsreisen unnötige Kosten vermeiden. Abbildung: Comtravo

#1: Reisen in der Wochenmitte

Lassen sich die Termine flexibel gestalten, sollten Reisetage direkt vor und nach Wochenenden und Feiertagen vermieden werden. Es empfiehlt sich, die Termine in die Wochenmitte zu legen.

#2: Cookies löschen

Bei der Onlinebuchung sollte immer der Inkognitomodus des Webbrowsers genutzt werden. Anbieter beobachten über das Setzen von Cookies oft das Buchungsverhalten sowie den Aufenthaltsort ihrer Kunden und können dementsprechend Preise erhöhen.

#3: Reiserichtlinien einführen

Klar formulierte interne Richtlinien beeinflussen den Reisemitteleinkauf und reduzieren direkte Ausgaben um bis zu 50 Prozent. In den Richtlinien sollte verankert werden, welche Verkehrsmittel, Buchungsklassen und Hotelkategorien erlaubt sind. Auf konkrete Preisregelungen für einzelne Städte sollte verzichtet werden, da dies zu Unübersichtlichkeit führen kann.

#4: Gesamtkosten im Blick behalten

Anstatt ausschließlich die Ticketkosten zu betrachten, sollte der Total Cost of Trip optimiert werden. Dahinter steckt die Idee, nicht nur nach dem günstigsten Ticket zu suchen, sondern alle finanziellen Aspekte wie zum Beispiel Gehalts-, Taxi- und Nahverkehrskosten eines Trips zu beachten.

#5: Transparenz über Ausgaben schaffen

Es ist unumgänglich, dass ein regelmäßiges Reporting für die Reisekosten durchgeführt wird. Um den Überblick nicht zu verlieren, sollten dabei wenige, aber aussagekräftige Größen beurteilt werden, zum Beispiel Gesamtkosten, Anzahl der Reisen und Kosten sowie Umsatz pro Abteilung. Mithilfe des Reportings können Schwankungen verstanden werden, der Return on Investment lässt sich besser einschätzen und künftige Reisekosten können optimiert werden.

#6: Auf Firmenverträge zurückgreifen

Fast alle Fluggesellschaften bieten ab einem bestimmten Reisevolumen Rahmenverträge an. Diese beinhalten von einem festgelegten Jahresumsatz an spezielle Konditionen, wie zum Beispiel günstigere Flugpreise oder flexibles Umbuchen. Häufig ergeben sich im Rahmen dieser Verträge zusätzliche Benefits für den Reisenden. Das können unter anderem der Loungeaufenthalt am Flughafen oder Meilensammelprogramme sein.

#7: Firmen-Benefitprogramme nutzen

Neben den Rahmenverträgen mit Fluggesellschaften gibt es weitere kostenlose Benefitprogramme, die nutzbar sind. Lufthansa bietet beispielsweise das PartnerPlus-Benefitprogramm an: Nach einmaliger Anmeldung sammeln Reisende bei jedem Flug mit der Lufthansa oder einer Partnerairline Benefitpunkte, die dann in Freiflüge, Upgrades oder Rückvergütungen eingetauscht werden können.

#8: Geschäftsreisebuchung an Experten outsourcen

Geschäftsreisen intern zu managen und abzurechnen, ist nicht nur kostspielig, sondern auch zeitaufwendig. Ein Großteil der Kosten und Zeit kann durch Übergabe der Reisebuchung, Abrechnung und des Reportings an einen professionellen Anbieter reduziert werden.

Der Beitrag 8 Tipps zum Geldsparen bei Geschäftsreisen erschien zuerst auf OFFICE ROXX.

Der mbt Meetingplace findet am 20. November 2018 in Frankfurt und am 27. November 2018 in München statt. Abbildung: Klaus D. Wolf

mbt Meetingplace ist Fachmesse und Branchentreffpunkt für Geschäftsreise-, Tagungs- und Veranstaltungsplaner. Abbildung: Julius Hatt

Auch in diesem Jahr gibt es wieder ein interessantes Vortragsprogramm. Abbildung: Klaus D. Wolf

Aus diesem Grund ist es für sie wichtig, auch auf diesem Gebiet fit zu bleiben und die aktuellsten Themen und Trends der Eventbranche mitzunehmen. Wo kann das besser gelingen als beim mbt Meetingplace, dem Branchentreffpunkt für Veranstaltungsplaner und Eventmanager?

Die Fachmesse kommt am 20. November nach Frankfurt und am 27. November nach München und bietet in diesem Jahr die perfekte Plattform für Assistenzkräfte, um sich in puncto Veranstaltungen weiterzubilden. Für das nötige Know-how sorgt auch der Bundesverband Sekretariat und Büromanagement (bSb), mit dem der mbt Meetingplace ab sofort eng zusammenarbeitet.

„Wir schätzen die Zusammenarbeit mit Profis! Sie stellt einen echten Mehrwert für unsere Mitglieder dar, die sich bei den Veranstaltungen professionell beraten lassen und an interessanten Vorträgen teilnehmen können“, freut sich Rosemarie Rehbein, Vorstandsvorsitzende des bSb auf eine erfolgreiche Kooperation.

Der Beitrag mbt Meetingplace: Plattform für Eventmanager und Assistenzkräfte erschien zuerst auf OFFICE ROXX.

Professionelles Tagen mit Service und Organisation aus einer Hand. Hier im Konferenzhotel Darmstadt. Abbildung: Maritim Hotelgesellschaft

Maritim Hotels beeindrucken mit einem ausgezeichneten Serviceangebot. Abbildung: Maritim Hotelgesellschaft

Von der Auswahl der passenden Location über das notwendige technische Equipment bis hin zum Catering – vieles muss bedacht werden, damit das geplante Event zum Erfolg wird. Häufig fehlen dafür in den Unternehmen Personal und Know-how. Die Hotelkette Maritim – deutschlandweit mit 33 Häusern vertreten – bietet bei der Kongress- und Veranstaltungskoordination deshalb verlässlichen Service aus einer Hand und nimmt den Unternehmen  genau diese Aufgaben komplett ab.

Große Locationvielfalt

Als inhabergeführtes Familienunternehmen prägt Maritim seit 1969 die deutsche Hotellandschaft. Dank der Expansion in ausgewählte Auslandsdestinationen ist die Hotelkette auch international erfolgreich. Dabei hat sich Maritim mit mehr als Hotelleistungen einen Namen gemacht. Dank der langjährigen Kompetenz für Meetings, Incentives, Kongresse und Events in mehr als 650 Veranstaltungsräumen ist die Hotelkette einer der bedeutendsten privaten Anbieter im Tagungs- und Veranstaltungsbereich. Zu ihrem Portfolio gehören neben Stadt- und Flughafenhotels in Top-Lage mit sehr guter Verkehrsanbindung auch Hotels mit außergewöhnlichem Ambiente direkt am Meer oder ruhig im Grünen.

Tagungen gestalten

Maritim geht flexibel auf die Bedürfnisse seiner Gäste ein. Dank großer Raumvielfalt lässt sich sowohl das Seminar ab zehn Personen als auch der Kongress mit mehreren tausend Personen durchführen. Ob „Green Meeting“ oder „Maritim à la carte“ – die Hotelkette bietet Individualität und Komfort zu kalkulierbaren Preisen. Die Tagungspauschalen sind flexibel um einzelne Bausteine erweiterbar und können auch als Halbtagespauschalen gebucht werden.

Bonusprogramme für KMUs

Sowohl im Veranstaltungs- als auch im Geschäftsreisebereich bietet das Bonussystem „Von Mittelstand zu Mittelstand“ ein Vorteilspaket, das speziell auf die Bedürfnisse von Selbstständigen sowie kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) ausgerichtet ist. Das Firmenprogramm von Maritim gewährt bis zu zwölf Prozent Rabatt auf alle tagesaktuellen Übernachtungspreise. Weitere Vorteile sind ein persönlicher Kundenbetreuer, fünf Prozent Rabatt auf Veranstaltungen (maximal 25 Personen) sowie drei Prozent Treuebonus auf Tagungen und Veranstaltungen.

Mit dem gewissen Extra

Mit eigenem Tagungs-, Veranstaltungs- und Cateringservice, individuellen Programmen für Geschäftsreisen, dem eigenen Hotel-Reisedienst, einem umfangreichen Angebot von Freizeit-, Gruppen- und Golfreisen sowie dem Bereich Maritim Spa & Beauty Care und der vielfältigen Gastronomie bietet die Hotelkette hohe Dienstleistungskompetenz. Von diesem Know-how profitiert jeder einzelne Kunde.

Der Beitrag Maritim: Professioneller Partner für Eventplaner erschien zuerst auf OFFICE ROXX.