Künstlich

Daheim zu zweien. Was tun gegen den Bevölkerungsschwund? Mehr Homeoffice! Das legt zumindest eine Ifo-Studie nahe: Die Geburtenziffer liege in Haushalten mit Heimbüro im Schnitt 14 Prozent höher als in solchen ohne. Als hätte es noch eines Beweises dafür bedurft, dass im Homeoffice auch wirklich fleißig gearbeitet wird. Da wird die Vereinbarkeit großgeschrieben und gutes Teamwork an den Tag gelegt.

Vielleicht muss man fürs Schäferstündchen aber bald gar nicht mehr ins Homeoffice, sondern kann das auch easy im Büro erledigen. Also, sogar mit Erlaubnis. In Schweden wird das derzeit wieder diskutiert. Dort dürfen viele Angestellte eine Stunde ihrer Wochenarbeitszeit für die Gesundheitsförderung aufwenden. Sie können dann Sport machen, sich massieren lassen usw. In der schwedischen Kommune Älvdalen wurde nun gefordert, diese Zeit auch für „Intimitäten“ nutzen zu dürfen. Nicht ganz uneigennützig übrigens: Die 7.000-Seelen-Gemeinde schrumpft kontinuierlich.

Künstliche Intelligenz. Ach die Liebe – welch eine wunderbare Erfindung der Romantik. Heute spielt dagegen in vielen Liebesbeziehungen KI eine große Rolle. Eine aktuelle Bitkom-Studie hat gezeigt, dass bereits 37 Prozent der unter 30-Jährigen Chatbots für Beziehungsfragen nutzen. Für 32 Prozent von ihnen ist KI manchmal eine digitale Bezugsperson. 15 Prozent fühlen mitunter eine persönliche, emotionale Verbundenheit zu ihr. 16 Prozent der U30er machen sich Sorgen, emotional abhängig von KI zu werden. Fünf Prozent aller befragten Männer und vier Prozent der Frauen nutzen übrigens bereits einen KI-Avatar als virtuellen Partner. 18 Prozent können sich vorstellen, einen solchen „AI Companion“ künftig zu nutzen.

Smart Office. Ihm ist das Special dieser Ausgabe gewidmet. Und natürlich geht es auch dort wesentlich um künstliche Intelligenz. Dass sie riesiges Potenzial hat, aber auch eine große Schattenseite, hat sich mittlerweile herumgesprochen. Kürzlich musste Anthropic sein stärkstes Modell „Claude Mythos“ stoppen, weil es Sicherheitslücken nutzte, Schutzmechanismen umging und eigenständig Nachrichten verschickte. KI-Pannen im Unternehmensumfeld sind längst keine Seltenheit mehr. Daten gehen verloren. Vertrauliche Daten werden sichtbar.

AI-Slop. Ein weiteres großes Problem stellt der KI-generierte Content-Müll dar, der das Internet flutet. Man nennt das AI-Slop. Inhaltsloser, redundanter Text- und Bilderbrei – so weit wie der Ozean, so tief wie eine Pfütze. Die Hälfte des Internet-Contents soll bereits aus KI-Systemen stammen. Der viele Content-Müll führt zu Vertrauensverlust und Desinteresse. KI-Vorschläge einfach ins Netz zu ballern oder in die Runde zu schicken ist einfach. Um aus ihnen gute, faktengeprüfte, brauchbare Inhalte zu machen, bedarf es oft mehr Zeit, als Letztere gleich selbst zu produzieren.

Was ebenfalls auf der Strecke bleibt, ist die Fähigkeit zum kritischen Denken. Es bildet sich keine Urteilskraft mehr, wo zum Beispiel die Textproduktion der Maschine überlassen wird. Wer etwas schreibt, muss nachdenken – darüber, was, wie und warum er es festhält. So lernen und begreifen wir. Oft kann man nur beurteilen, was man auch ohne KI schreiben könnte.

Die übermäßige Nutzung von KI-Tools legt ganze Hirnregionen lahm. Eine MIT-Studie hat gezeigt, dass sich Studierende, die einen Essay mithilfe von ChatGPT geschrieben hatten, im Nachgang an nahezu nichts von ihrem Text erinnern konnten. Die Gruppe, die ohne KI geschrieben hatte, konnte ihre Essays fast wörtlich rezitieren. Vielleicht ist auch das ein Grund dafür, weshalb die KI-Nutzung in den USA derzeit rückläufig sein soll.

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Die Arbeit im Homeoffice ist beliebt. Gesunderhaltend ist sie leider nicht immer. Abbildung: Goodluz, Depositphotos

Hybride Arbeitsmodelle sind in vielen Betrieben inzwischen eta­bliert. Eine Befragung des Ifo-Instituts (2026) hat gezeigt, dass 25 Prozent aller Arbeitnehmer zumindest zeitweise im Homeoffice arbeiten. Die Dienstleistungsbranche nimmt mit 34 Prozent einen Spitzenplatz ein. Hinsichtlich der Altersgruppen nutzen 25- bis 34-Jährige besonders häufig diese Option. Das Statistische Bundes­amt hat 2025 ermittelt, dass größere Unternehmen in der Regel mehr Homeoffice-Zeit gewähren.

Homeoffice-Studie

Die Anzahl der möglichen Homeoffice-Tage wurde jedoch in vie­len Unternehmen seit dem Ende der Coronapandemie reduziert. So dürfen bei der Telekom Führungskräfte nur noch einen Tag pro Woche von zu Hause arbeiten, andere Beschäftigte maximal zwei. Porsche erlaubt acht Tage pro Monat. Laut der Konstanzer Homeoffice-Studie (2024) bieten acht Prozent der Unternehmen keine Möglichkeiten zur Homeoffice-Nutzung an. Die Studie der Universität Konstanz zeigt auch: Beschäftigte – einschließlich Führungskräfte – wünschen sich im Durchschnitt 2,77 Homeoffice-Tage pro Woche. Drei Viertel der Befragten bevorzugen ein hybrides Arbeitsmodell. Für Unternehmen bietet das klare Vorteile bei der Personalgewinnung: 71 Prozent geben an, dass die Möglichkeit zum Homeoffice ein entscheidendes Kriterium für zukünftige Bewerbungen ist.

Folgen hybrider Arbeit

Die Homeoffice-Studie vergleicht Unternehmen mit strenger Präsenzpflicht mit solchen, die darauf verzichten. Das Ergebnis: Beschäftigte in Unternehmen mit erhöhter Präsenz berichten von einer etwas geringeren Produktivität und stärkerer emotionaler Erschöpfung. Aber auch die Arbeit im Homeoffice kann mit nega­tiven Folgen verbunden sein. Eine Forsa-Umfrage im Auftrag der DEKRA unter 1.503 Arbeitnehmern zu den Effekten von Homeoffice auf Beschäftigte verweist beispielsweise auf verschwimmende Grenzen zwischen Beruf und Privatleben, unregelmäßige Arbeits­zeiten, fehlende Erholungsphasen, Lärmbelastung sowie körperli­che Beschwerden durch nicht ergonomische Arbeitsplätze. Gleich­zeitig gibt mehr als die Hälfte der Befragten an, sich im Homeoffice besser konzentrieren zu können.

Sicher und Gesund

Die Politikwerkstatt „Mobile Arbeit“ des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) untersuchte von September 2022 bis Oktober 2023 Chancen und Risiken mobiler Arbeit, insbesondere mobiler Bildschirmarbeit. Über 100 Experten aus verschiedenen Fachbereichen sowie Vertreter der Sozialpartner diskutierten Fragen zur sicheren und gesunden Beschäftigung bei Bildschirm­tätigkeiten außerhalb des Geltungsbereichs der Arbeitsstättenver­ordnung (ArbStättV). Die Gespräche konzentrierten sich auf vier Themenfelder: Raum und Fläche, Organisation, Beschäftigtenpers­pektive sowie Führung und Unternehmenskultur.

Das Ergebnis: Für Sicherheit und Gesundheit ist ein ausgewogenes Verhältnis von Präsenz und mobiler Arbeit entscheidend. Hybrides Arbeiten erleichtert die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, fördert Teilhabe für Menschen mit Behinderungen und unterstützt die Rückkehr nach längerer Krankheit. Voraussetzung sind klare Regelungen über Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder indi­viduelle Absprachen.

Basis hybrider Arbeit

Die Gefährdungsbeurteilung ist ein Kernbaustein für sichere und gesunde hybride Arbeitsmodelle. Regelmäßige Unterweisungen sensibilisieren Beschäftigte für Risiken und fördern eigenverant­wortliches Handeln. Auch im Homeoffice gelten Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Bei der Beurteilung eines Homeoffice-Arbeitsplatzes sind physische und psychische Aspekte zu berücksichtigen – etwa die ergonomische Gestaltung von Arbeitsplatz, Arbeitsmitteln, Arbeitsumgebung und Arbeits­organisation. Gegebenenfalls sind anschließend notwendige Maß­nahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen umzusetzen. Da diese im privaten Umfeld erfolgen, sind Beschäftigte auf Unterstützung durch Führungskräfte sowie ihre eigene, durch Unterweisung vermittelte Kompetenz angewiesen.

Die entscheidenden Parameter für gesunderhaltendes Sitzen am Schreibtisch. Abbildung: DGUV Akademie – Angaben nach DGUV Information 215-410

Das BMAS veröffentlichte 2024 Empfehlungen für hybride Bild­schirmarbeit mit sieben Schritten:

1. Begriffe, Anwendungsbereiche und Ziele definieren.
2. Geeignete mobile Bildschirmtätigkeiten festlegen.
3. Zeitliche Rahmenbedingungen für hybride Bildschirmarbeit festlegen.
4. Regelungen zur Aufteilung bzw. Übernahme der entstehenden Kosten treffen.
5. Gefährdungsbeurteilung durchführen, Maßnahmen festlegen und umsetzen.
6. Beschäftigte informieren und unterweisen.
7. Maßnahmen auf Wirksamkeit kontrollieren und ggf. anpassen

Ziel der Unterweisung ist, Beschäftigte zu informieren, zu qualifizie­ren und zu motivieren. Voraussetzung dafür ist das Vorhandensein von Sicherheits- und Gesundheitskompetenz. Dazu gehören insbe­sondere Fähigkeiten, Risiken zu erkennen und verantwortungsbewusst zu handeln. Wichtige Inhalte der Unterweisung:

• Arbeitsplatzgestaltung (Arbeitstisch/-stuhl, richtiges Sitzen und Stehen am Arbeitsplatz).
• Nutzung von Arbeitsmitteln (Bildschirm, Tastatur, Maus, Headset, Anordnung der Arbeitsmittel, technische Ausstattung bzw. Voraussetzungen).
• Gestaltung der Arbeitsumgebung (Platzbedarf, Beleuchtung, Raumklima).
• Gestaltung der Arbeitsorganisation (Trennung von Arbeit und Privatleben, Arbeitsabläufe, Arbeitszeit, Kommunikation).

Hilfen bieten die DGUV-Publikation „Unterweisung im Homeoffice“ und der „Check-up Homeoffice“ der DGUV. Letzterer ersetzt aber keine Gefährdungsbeurteilung.

Unterweisungen müssen vor Aufnahme der Tätigkeit im Homeoffice sowie regelmäßig oder anlassbezogen erfolgen und dokumentiert werden. Sie können per Video- oder Telefonkonferenz stattfinden, wobei Verständnis und Rückfragen gesichert sein müssen. Ein rei­nes Selbststudium reicht nicht aus. Eine praxisnahe Methode ist die Unterweisung anhand eines Schaubilds (siehe Abbildung) zu Gestaltungsparametern am Bildschirmarbeitsplatz. Schrittweise Erläuterungen per Videokonferenz ermöglichen es Beschäftigten, ihren Arbeitsplatz direkt zu überprüfen und anzupassen – voraus­gesetzt, sie arbeiten währenddessen im Homeoffice.

Fazit

Hybride Arbeit und Homeoffice sind fest etabliert. Bei konse­quent sicherer und gesunder Gestaltung können sie Produktivität steigern und die Gesundheit erhalten. Die hybride Arbeitswelt entwickelt sich dynamisch weiter. DGUV, Unfallversicherungsträger und BMAS begleiten diesen Prozess und prüfen notwendige Anpassungen.

Abildung: DGUV Akademie Dr. Marlen Cosmar, Leiterin Referat Arbeitswelten, Mobilität und Gesundheit DGUV Akademie. dguv.de/akademie     Abbildung: DGUV Akademie Susan Freiberg, Referentin im Referat Arbeitswelten, Mobilität und Gesundheit, DGUV Akademie. dguv.de/akademie

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Dank der dunkleren Farbigkeit bietet Hemp Carbon Architekten und Planern neue gestalterische Möglichkeiten. Abbildung: Vepa

Mit Hemp Carbon präsentiert Vepa the furniture factory die Hemp-Stuhlkollektion in einer neuen Ausführung. Der langjährige Vepa-Partner und Materialpionier Plantics hat das für die Produktion der Hemp-Kollektion bereits eingeführte Bioharz zu einem Carbon Capture Composite weiterentwickelt.

Durch die Zugabe von Kohlenstoff aus recyceltem Holz entsteht eine dunkle, natürliche Farbgebung, für die keine zusätzlichen Beschichtungen erforderlich sind. „Die moderne, intensivere Farbgebung eröffnet Architekten und Planern ganz neue gestalterische Möglichkeiten, die Kollektion einzusetzen – ohne Abstriche in Sachen Nachhaltigkeit machen zu müssen“, betont Marco Schoneveld, Geschäftsleiter Vepa Deutschland. Mit diesem Innovationsschritt löst Vepa erneut sein Versprechen ein, Dutch Design als Vorreiter eines zirkulären Möbeldesigns weiterzuentwickeln und der Industrie visionäre Impulse zu geben.

Bei der Produktion von Hemp Carbon werden ausschließlich biobasierte Rohstoffe verwendet. Abbildung: Vepa

Biobasierter Werkstoff mit natürlicher Farbgebung

Die Stuhlkollektion Hemp wurde aus rein biologischen, nachwachsenden Rohstoffen gefertigt und mit natürlichem Leinöl veredelt. Fasern aus regional angebauten Hanfpflanzen werden zu einer dichten, naturbraunen Matte verarbeitet, die als Ausgangsmaterial für die Sitzschale dient. Das weiterentwickelte Carbon Capture Composite verleiht dem Material eine dunklere, natürliche Farbgebung, ganz ohne zusätzliche Beschichtungen oder Zusatzstoffe. Das Ergebnis ist ein monomaterialähnlicher Werkstoff, der vollständig aus biobasierten Rohstoffen besteht. Ein Teil des während des Pflanzenwachstums gebundenen CO2 bleibt langfristig im Stuhl gespeichert und trägt so zur Reduzierung von Emissionen bei. Am Ende seines Lebenszyklus kann der Stuhl geschreddert und ohne Qualitätsverlust wieder zu einem neuen Stuhl verarbeitet werden.

Räume für Menschen: Moderne Offices sind kompromisslos nachhaltig

Für Architekten und Planer eröffnet Hemp Carbon neue Möglichkeiten, wohnlichere und persönlichere Büroumgebungen mit einem natürlichen Charakter zu gestalten. Die integrierte Farbgebung verbindet die warme Ausstrahlung natürlicher Fasern mit einer stärkeren Farbtiefe. Die Hemp-Carbon-Kollektion lässt sich damit bewusst in verschiedene Einrichtungsstile integrieren, von minimalistischen bis hin zu warmen, biophil geprägten Arbeitsplatzkonzepten.

Durch die Zugabe von Kohlenstoff aus recyceltem Holz entsteht eine dunkle, natürliche Farbgebung ohne zusätzliche Beschichtung. Abbildung: Vepa

Bei der Produktion von Hemp Carbon werden ausschließlich biobasierte Rohstoffe verwendet. Abbildung: Vepa

Am Ende seines Lebenszyklus kann der Stuhl geschreddert und ohne Qualitätsverlust zu einem neuen Stuhl verarbeitet werden. Abbildung: Vepa

Die individuellen Variationen jeder Sitzschale ermöglichen es, Räume subtil zu differenzieren. Die natürlichen Oberflächen der Hemp-Kollektion entwickeln mit der Zeit eine eigene Patina, die sich wärmer anfühlt und für Wohlbefinden sorgt. Seine Nutzer erleben eine angenehmere Raumerfahrung. Planer gestalten mit Hemp Carbon ein gesünderes Lebensumfeld mit größter gestalterischer Freiheit. So gibt Vepa the furniture factory mit Hemp Carbon all jenen einen entscheidenden Hebel an die Hand, die Zirkularität in der Office-Planung als neuen Standard etablieren möchten.

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Wie lässt sich der Arbeitsalltag durch Gamification verbessern und wie sieht am Ende eine sinnvolle Umsetzung aus? Abbildung: Arlington Research, Unsplash

Gamification bedeutet nicht, dass aus Arbeit ein Spiel wird. Gemeint ist der gezielte Einsatz spieltypischer Elemente in einem beruflichen Kontext. Dazu zählen etwa sichtbare Fortschritte, Etappenziele, Feedback, kleine Herausforderungen oder Formen der Anerkennung.

Gamification ist mehr als Punkte und Ranglisten

Der Nutzen liegt vor allem darin, Aufgaben greifbarer zu machen. Gerade im Arbeitsalltag fehlt oft ein direktes Erfolgserlebnis. Wer viele kleine Aufgaben erledigt oder an langfristigen Projekten arbeitet, nimmt Fortschritt nicht immer bewusst wahr. Genau hier kann Gamification helfen. Sie macht Entwicklung sichtbar und gibt Teams häufiger das Gefühl, voranzukommen.

Wo der Ansatz im Team sinnvoll ist

Besonders geeignet ist Gamification dort, wo Lernen, Einarbeitung oder wiederkehrende Abläufe eine wichtige Rolle spielen. Im Onboarding können neue Mitarbeitende Schritt für Schritt durch Prozesse geführt werden. In der Weiterbildung helfen kleine Lernziele oder kurze Wissenschecks dabei, Inhalte besser zu verankern.

Auch in Teams mit vielen Routineaufgaben kann der Ansatz sinnvoll sein. Kleine Zwischenziele machen Erfolge sichtbar. Gemeinsame von iGaming-Challenges können zudem das Wir-Gefühl stärken. Das gilt vor allem dann, wenn nicht einzelne Beschäftigte gegeneinander antreten, sondern das Team als Ganzes auf ein Ziel hinarbeitet. Typische Einsatzfelder sind zum Beispiel:

• Onboarding neuer Mitarbeitender
• interne Weiterbildung
• Wissensaustausch im Team
• Gesundheits- und Bewegungsimpulse
• Begleitung von Veränderungsprozessen
• Sichtbarmachung von Projektfortschritten

Was in der Praxis wirklich motiviert

Entscheidend ist nicht der spielerische Effekt an sich. Es kommt viel mehr darauf an, dass die gewählten Elemente zum Arbeitsalltag passen. Nicht jede Maßnahme motiviert nämlich automatisch: Reine Punktesysteme oder permanente Rankings wirken schnell oberflächlich. Im schlimmsten Fall fördern sie nur kurzfristigen Ehrgeiz, aber keine nachhaltige Beteiligung.

Oft funktionieren vor allem Mechaniken, die Orientierung schaffen. Dazu gehören sichtbarer Fortschritt, klare Etappenziele, kurze Feedbackschleifen und Anerkennung für Beiträge im Team. Solche Elemente stärken eher das Gefühl von Kontrolle und Beteiligung als bloße Wettbewerbslogik. Ein kurzer Überblick zeigt, worauf es ankommt:

Wo die Risiken liegen

Gamification hat auch Grenzen. Problematisch wird es immer dann, wenn aus Motivation stiller Druck wird. Wer ständig mit anderen verglichen wird, empfindet ein System schnell als Kontrolle. In einem solchen Fall entsteht nicht mehr Beteiligung, sondern eher Widerstand.

Vor allem ein zu starker Fokus auf Wettbewerb kann Teams belasten. Wenn nur Leistung zählt, geraten Zusammenarbeit und Fairness leicht in den Hintergrund. Auch künstlich wirkende Belohnungen verlieren sehr schnell ihren Reiz. Mitarbeitende merken meist sehr genau, ob ein System ihnen den Alltag erleichtert oder nur moderner aussehen soll.

Worauf Unternehmen achten sollten

Damit Gamification im Arbeitsalltag funktioniert, braucht es einen klaren Zweck. Es reicht nicht, Punkte, Abzeichen oder Challenges einzuführen. Die Maßnahmen müssen ein echtes Problem lösen oder einen konkreten Nutzen schaffen. Wichtige Leitfragen sind dabei:

• Was soll sich konkret verbessern?
• Hilft das System dem Team wirklich im Alltag?
• Ist die Teilnahme nachvollziehbar und fair?
• Stärkt der Ansatz Zusammenarbeit oder nur Konkurrenz?
• Bleibt die Mechanik einfach und verständlich?

Je klarer diese Fragen beantwortet werden, desto größer ist die Chance auf Akzeptanz. Gute Gamification macht Arbeit nicht bunter, sondern klarer. Sie schafft Orientierung, unterstützt Lernprozesse und kann Teams helfen, Routinen strukturierter zu bewältigen.

Fazit: Gute Gamification unterstützt statt zu inszenieren

Gamification ist kein Selbstzweck. Richtig eingesetzt kann sie allerdings durchaus Teams motivieren, Lernprozesse strukturieren und Fortschritte sichtbar machen. Schlecht umgesetzt bleibt sie nur eine dekorative Hülle mit zusätzlichem Druck, die sich am Ende vielleicht sogar negativ auswirkt.

Der entscheidende Punkt ist deshalb nicht die Spielmechanik. Viel wichtiger ist, ob sie den Arbeitsalltag wirklich verbessert. Genau dann kann aus einem spielerischen Element ein praktisches Werkzeug für den geschäftlichen Alltag werden.

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Die Officemanagement-Enthusiastin Melanie Habel ist mit über 20 Jahren Erfahrung als virtuelle Assistentin tätig und gibt Seminare zum Einsatz von KI im Assistenzberuf. Abbildung: Romy S Fotografie

Was ursprünglich als effizientes Kommunikationsmittel gedacht war, entwickelt sich im Arbeitsalltag schnell zum Zeitfresser und Stressfaktor. Zwischen Informationsüberfluss, unklaren Prioritäten und permanentem Reagieren bleibt kaum Raum für konzentriertes Arbeiten.

Fünf-Finger-Methode

Ein zentraler Hebel für mehr Effizienz im E-Mail-Umgang liegt in der Vereinfachung von Entscheidungen. Verzögerungen entstehen häufig nicht durch die Menge eingehender E-Mails, sondern durch wiederholtes Lesen, Aufschieben und fehlende Zuordnung. Wird eine Nachricht mehrfach geöffnet und erneut zurückgestellt, steigt der Aufwand erheblich. Ziel sollte es daher sein, jede E-Mail beim ersten Kontakt eindeutig einzuordnen und eine klare Aktion festzulegen. Das entlastet mental und verhindert unnötige Gedankenschleifen.

Ein anschaulicher Ansatz ist die sogenannte Fünf-Finger-Methode. Sie bringt Struktur in den Posteingang und sorgt für klare Abläufe. Jede E-Mail wird unmittelbar einer von fünf möglichen Reaktionen zugeordnet:

• Daumen (👍) – löschen: Inhalte ohne Mehrwert verlassen direkt den Posteingang.
• Zeigefinger (👉) – delegieren: Aufgaben werden an die zuständige Person weitergegeben, idealerweise mit klarer Erwartung.
• Mittelfinger (🖕) – terminieren: Aufwendigere Themen werden bewusst eingeplant.
• Ringfinger (💍) – archivieren: Relevante Informationen werden strukturiert abgelegt.
• Kleiner Finger (🤏) – sofort erledigen: Kurze Antworten oder einfache Aufgaben werden direkt bearbeitet.

Diese klare Logik reduziert Komplexität spürbar. Der Posteingang verliert seine Funktion als Sammelstelle und wird zu einem Ort schneller Entscheidungen.

Zwei-Minuten-Regel

Besonders wirksam sind kleine, konsequent umgesetzte Gewohnheiten. Sie lassen sich direkt in den Arbeitsalltag integrieren und entfalten schnell Wirkung. Entscheidend ist dabei nicht ein perfektes System, sondern die konsequente Anwendung. Im Umgang mit E-Mails zeigt sich deutlich: Kontinuität wirkt stärker als ausgefeilte Konzepte.

Ein bewährtes Prinzip ist die Zwei-Minuten-Regel. Alles, was in kurzer Zeit erledigt werden kann, wird sofort bearbeitet. Auf diese Weise entstehen keine unnötigen Rückstände, und kleine Aufgaben sammeln sich gar nicht erst an. In Kombination mit der Fünf-Finger-Methode ergibt sich ein klarer, flüssiger Ablauf, der ohne großen Zusatzaufwand funktioniert.

Im Kern geht es um eine veränderte Haltung: Jede E-Mail wird nur einmal geöffnet, unmittelbar bewertet und eindeutig zugeordnet. Der Posteingang dient weder als Ablage noch als Aufgabenliste, sondern als Entscheidungsraum. Der Posteingang ist kein Parkplatz.

Ausblick

In den nächsten Teilen der Serie richtet sich der Blick auf Selbstmanagement, sinnvolle Automatisierung im Posteingang sowie auf den Aufbau eines tragfähigen Archivsystems, das schnellen Zugriff auf relevante Inhalte ermöglicht.

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2025 hatten die 304 Messen in Deutschland 190.490 Aussteller und 12,8 Millionen Besucherinnen und Besucher. Abbildung: Rainer Jensen/Deutsche Messe AG

In einer zunehmend digitalen Gegenwart zeigen Messen, was ihren Kern ausmacht: Menschen zusammenzubringen – zum Dialog, zum Austausch und zum Handel. Gleichzeitig sind sie weit mehr als reine Geschäftsplattformen. Sie sind lebendige Orte der Begegnung und ein Spiegel wirtschaftlicher, technologischer und gesellschaftlicher Entwicklungen. Messen machen Wirtschaft sichtbar, erlebbar und lebendig.

Unverzichtbar für die Wirtschaft

Eine aktuelle Erhebung des Verbands der deutschen Messewirtschaft AUMA zeigt: Die Mehrheit der ausstellenden Unternehmen setzt auch künftig auf Messen. Mit 77,5 Prozent zählen Messebeteiligungen zu den am höchsten priorisierten Maßnahmen im Marketing-Mix – deutlich vor virtuellen B2B-Formaten.

Gleichzeitig wägen Unternehmen infolge der anhaltenden Wirtschaftsflaute in Deutschland ihre Investitionen noch sorgfältiger ab. Während vor zwei Jahren noch 71 Prozent ihre Messeaktivitäten in Deutschland auf konstantem Niveau hielten, sind es heute knapp 59 Prozent. Etwas mehr als 14 Prozent planen eine Erhöhung ihrer Messebeteiligung, während mehr als 24 Prozent eine Reduktion in Betracht ziehen. Dennoch bleibt die Messe weit überwiegend zentral bei der Kundenansprache und beim persönlichen Kontakt.

Neue Kunden und starke Treiber

Unternehmen verfolgen mit ihren Messebeteiligungen eine Vielzahl von Zielen – im Vordergrund stehen die Neukundengewinnung und die Steigerung des Bekanntheitsgrades. Diese Priorität ist über alle Branchen und Unternehmensgrößen hinweg einheitlich. Ebenso wichtig sind die Pflege bestehender Kundenbeziehungen sowie die Präsentation von Produkten und Leistungen. Größere Unternehmen nutzen Messen verstärkt für das Recruiting neuer Mitarbeitender, während Konsumgüterunternehmen stärker auf Markt- und Vertriebserweiterung setzen.

Künstliche Intelligenz gehört – neben Robotik sowie Augmented und Virtual Reality – zu den technologischen Entwicklungen, die die Messebranche künftig am stärksten prägen werden. Bereits 70 Prozent der Messeveranstalter in Deutschland nutzen KIAnwendungen in ihren Arbeitsbereichen, wie die umfangreiche AUMA-Studie „Messen im Zeitalter von KI“ (2025) zeigt. Dadurch entstehen neue Möglichkeiten für effizientere Organisation, verbesserte Besucherführung und zielgenaueres Marketing.

Vorsichtiger Optimismus

Gleichzeitig steht die Messewirtschaft vor Herausforderungen: wirtschaftliche Unsicherheiten der Aussteller, ungeahnte geopolitische Spannungen und deutliche Kostensteigerungen in allen Lebensbereichen. Trotz dieser Rahmenbedingungen blickt die Branche in Deutschland auf ein umsatzstarkes und erfolgreiches Vorjahr zurück. Erste AUMA-Hochrechnungen melden für die 304 Messen in Deutschland 190.490 Aussteller, 12,8 Millionen Besucherinnen und Besucher sowie 6,9 Millionen Quadratmeter belegte Fläche. Für 2026 sind 320 Messen geplant. Allein im März finden knapp 50 Veranstaltungen statt. Mit der Social-Media-Aktion #MesseMonatMärz macht die deutsche Messewirtschaft die Vitalität, Bedeutung und Superkraft ihrer Messen sichtbar.

Abbildung: Steffen Kugler/AUMA Hendrik Hochheim, Leiter Messen Deutschland, AUMA. auma.de

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André Hund ist Wirtschaftsjurist und kennt die Büromöbelbranche aus dem Effeff. In seiner Kolumne thematisiert der New Work Facilitator bei der work different Training & Consulting GmbH Themen vor dem Hintergrund des neuen Arbeitens.

In Barcelona wird im Juni dieses Jahres anlässlich seines einhundertsten Todestages Antoni Gaudí gedacht. Zu Ehren des Meisters des „Modernisme Català“ wird seine berühmte Sagrada Família wesentlich vervollständigt. Ein Gebäude, das wie kein zweites die architektonisch ohnehin schon so reiche Stadt prägt.

Neben ihrem Äußeren spielen die Innenräume der Basilika eine besondere Rolle. Sie folgen dem Vorbild der Natur. Baumartige Säulen verzweigen sich im oberen Bereich wie Äste. Sie stützen das Blätterdach, das den Blick des Betrachters nach oben lenkt. Die Buntglasfenster wiederum erzeugen eine Lichtstimmung, die den Innenräumen eine ganz besondere Atmosphäre verleiht.

Diese Kolumne ist 2026 dem Thema Raum gewidmet und seiner Bedeutung für Menschen. Dabei werden Büroräume im Fokus stehen. Räume, in denen wir alle – trotz hybrider Modelle – sehr viel Zeit unseres Lebens verbringen. Ab der nächsten Folge werde ich den Begriff „Räume“ durchbuchstabieren. In dieser ersten Metakolumne aber stehen die Räume erst einmal für sich.

Räume ordnen Verhalten. Sie lenken Aufmerksamkeit, erzählen Geschichten und schreiben Geschichte(n). Etwa beim Ballhausschwur: Der Dritte Stand schwor am 20. Juni 1789, nicht auseinanderzugehen bevor Frankreich eine Verfassung habe. Der Beginn der Volkssouveränität lässt sich demnach in einem Festsaal verorten.

Wer über Arbeit spricht oder schreibt, kommt an Räumen nicht vorbei. Schöne Räume allein sind nicht entscheidend für gutes Arbeiten, aber ohne gute Räume gelingt auch kein gutes Arbeiten.

1919 wird das Bauhaus in Weimar gegründet. Der Kunstschule geht es um weit mehr als um Möbel oder Architektur. Es geht um die Frage, wie wir leben, arbeiten und zusammenleben möchten. Die Form folgt der Funktion. Aber die Funktion wird immer auch sozial gedacht, heißt: Der Raum soll dem Menschen dienen. Nicht umgekehrt. Diese Idee ist und bleibt aktuell. Das Bauhaus feiert in diesem Jahr sein 100-jähriges Bestehen am Standort Dessau.

Arbeit hat sich in den letzten Jahren entgrenzt. Sie ist mobil geworden, digital und beschleunigt. Die künstliche Intelligenz erhöht den Veränderungsdruck zusätzlich. Entscheidungen werden verteilt getroffen, Verantwortung wandert, Hierarchien werden flacher – zumindest formal auf dem Papier. Genau deshalb werden aber Räume der Begegnung wichtiger. Erleben Organisationen eine neue Sehnsucht nach Orten? Nach Präsenz? Nach Räumen, die mehr sind als Kulisse? Es sollte so sein. Aber allzu oft dominiert der Kampf um hybride Modelle und Homeoffice-Regelungen. Vielleicht stimmt das Angebot nicht?

Dass das Büro längst kein reiner Produktionsort mehr ist, dürfte lange klar sein. Es sollte Treffpunkt sein, Resonanzraum, Bühne und Rückzugsort zugleich – wo Beziehungen entstehen und sich vertiefen. Der Raum unterstreicht, wie ernst es eine Organisation mit Offenheit, Wertschätzung und Verantwortung meint. Räume machen Kultur sichtbar, bevor jemand ein Wort sagt. Leider endet das Bekenntnis oft bei einer fotogenen Einrichtung. Aber immerhin.

Der Begriff des Raums enthält die Wortwurzel des „Platzschaffens“: sich frei machen, Altes über Bord werfen, Platz für Neues schaffen. Historisch betrachtet sind Arbeitsräume immer ein Spiegel ihrer Zeit. Die Fabrikhallen der Industrialisierung, die Großraumbüros der Nachkriegszeit, die offenen Landschaften der Wissensökonomie. Jede Epoche hat ihre Räume hervorgebracht – wir müssen jetzt die für uns richtigen Räume finden und sie gestalten.

Wir befinden uns in einem Übergang. KI verändert Prozesse, Rollen und Erwartungen. Umso wichtiger wird der menschliche Anteil von Arbeit: Gespräch. Urteil. Verantwortung. Sinn. Genau hier gewinnt der physische Raum eine neue Bedeutung. Nicht als Gegenpol zur Technologie, sondern als ihr notwendiges Korrektiv und Ergänzung.

Diese Kolumne wird sich genau damit beschäftigen: mit Räumen als Ausdruck von Führung, von Organisation und des gesellschaftlichen Wandels. Mit sichtbaren und unsichtbaren Dimensionen. Mit Geschichte und Gegenwart.

Vielleicht ist das die größte Stärke der Räume: Sie zwingen uns zur Auseinandersetzung. Mit unserer Arbeit. Mit anderen. Und mit uns selbst.

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30 Prozent der Studienteilnehmer klagten, dass hybride Arbeit die Integration im Team erschwert. Abbildung: Andrew Lozovyi, Depositphotos

Für die Umfrage wurden im Sommer 2024 insgesamt 3.000 Büromitarbeitende befragt. Zwar ist der Anteil der Beschäftigten, die in hohem Maße mobil arbeiten, leicht gesunken, er blieb jedoch weiterhin hoch. Über 60 Prozent der Befragten gaben an, ihre Arbeitszeit nahezu gleichmäßig zwischen Büro und Homeoffice zu verteilen. Diese Flexibilität hat sich als entscheidend für Zufriedenheit und Produktivität herausgestellt.

Soziale Erosion droht

80 Prozent der Umfrageteilnehmer gaben an, ihre persönliche Produktivität durch hybride Arbeitsmodelle gesteigert zu haben. Dies steht laut Fraunhofer IAO im direkten Zusammenhang mit der erhöhten Flexibilität und der Möglichkeit, die Arbeit nach den eigenen Bedürfnissen zu gestalten. Trotz der positiven Einschätzungen zur Produktivität warnen die Ergebnisse für die Studienmacher aber vor einer zunehmenden sozialen Erosion. Denn informelle Kontakte und spontane Begegnungen, die für den sozialen Zusammenhalt und die Innovationskraft eines Unternehmens essenziell sind, nehmen ab. Fast 30 Prozent der Befragten berichteten von Schwierigkeiten, neue Kontakte zu knüpfen und sich in die Organisation integriert zu fühlen.

Die Studie analysierte auch die Wahrnehmung der Führungsqualität. Zwar schilderten viele Mitarbeitende eine gute Qualität der Führungsbeziehungen, es zeigten sich jedoch signifikante Unterschiede hinsichtlich der Unterstützung bei individuellen Bedürfnissen sowie der Wahrnehmung von Überlastungen im Team.

Hybride Arbeit gestalten

Aus der Studie geht hervor, dass hybrides Arbeiten nach wie vor die Norm ist und der Umgang damit zunehmend professionalisiert wird. Die pauschale Zuschreibung „Mehr Präsenz = auf jeden Fall besser, da produktiver und innovativer“ ist somit zumindest auf kurz- bis mittelfristige Sicht den Studienmachern zufolge nicht haltbar. Dennoch empfiehlt das Institut, hybride Arbeitsmodelle aktiv zu gestalten, um das Potenzial beider Arbeitswelten – mobil und vor Ort – optimal zu nutzen. Insbesondere Informalität, Begegnungen, Zusammengehörigkeitsgefühl und innovationsförderlicher Austausch sollten durch eine aktive Gestaltung der Büropräsenz bewusst und gezielt gefördert werden.

„Die Ergebnisse unserer Studie zeigen, dass hybride Arbeitsformen ein unverzichtbarer Bestandteil moderner und effektiver Arbeitswelten sind“, erklärt Dr. Josephine Hofmann, Hauptautorin der Studie und Leiterin des Teams Digital Leadership am Fraunhofer IAO. „Unternehmen, die es schaffen, ihre Mitarbeitenden aktiv in die Gestaltung ihrer Arbeitsbedingungen einzubeziehen und gleichzeitig Raum für soziale Interaktion zu schaffen, werden in Zukunft bessere Voraussetzungen haben, motivierte Mitarbeitende zu finden und zu binden.“

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Katherina Reiche wird 2026 wieder auf dem Ostdeutschen Wirtschaftsforum in Bad Saarow sprechen. Abbildung: Christian Marquardt, Land der Ideen

Bundeswirtschaftsministerin Katherina Reiche (CDU) stellt heute einen Gesetzentwurf für die Vier-Tage-Woche vor. Unternehmen sollen verpflichtet werden, entsprechende Anträge ihrer Bürobeschäftigten zu genehmigen. Die Regelung gilt zuerst für Ostdeutschland.

Medienberichten zufolge hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie eine neue Regelung für Bürobeschäftigte erarbeitet. Die arbeitsmarktpolitische Initiative wird heute von der Bundeswirtschaftsministerin in Berlin vorgestellt. Arbeitgeber sollen ihren Wissensarbeitenden eine Vier-Tage-Woche ermöglichen, sofern die zu leistenden Arbeitsstunden vollständig im Büro verbracht werden.

Ein entsprechendes Gesetz soll Anfang August dieses Jahres in Kraft treten. Es gelte zunächst in den ostdeutschen Bundesländern. Nach einer Erprobungsphase von sechs Monaten greife es auch in den „alten“ Bundesländern.

Die bisherige Arbeitszeit soll bei diesem Modell gleich bleiben, nur auf vier statt fünf Tage verteilt werden. Bedingung für diese Vier-Tage-Woche sei aber, dass die Arbeit komplett im Büro und nicht zu Hause geleistet werde. Dies könne auch an einem anderen Unternehmensstandort oder in einem Coworking-Space sein, aber nicht im Homeoffice. Geschäftsreisen sind von der Regelung ausgeklammert.

Vier-Tage-Woche bedeutet nicht weniger Arbeit

In einem vorab veröffentlichten Papier heißt es, dass der Gesetzentwurf keinesfalls der Auffassung des Kanzlers, vieler Wirtschaftsexperten und zahlreicher Wirtschaftsverbände widerspreche, der zufolge in Deutschland mehr gearbeitet werden müsse und nicht weniger. Die Arbeitszeit soll durch das neue Modell nicht reduziert werden.

Außerdem heißt es dort, bei der Vier-Tage-Woche handle es sich um ein von weiten Teilen der Arbeitnehmerschaft gefordertes und in anderen Ländern bereits erfolgreich erprobtes Modell, das unter dem Strich im öffentlichen Dienst und darüber hinaus auch heute schon gelebte Praxis sei. Die Absage an das Homeoffice wird damit erklärt, dass die Coronapandemie überstanden sei und sich bei der Heimarbeit deutliche Defizite wie Vereinsamung und auf Dauer sinkende Produktivität gezeigt hätten. Hier müsse die Realität wieder ein Stück weit vom Kopf auf die Beine gestellt werden.

Eine Studie hat vor Kurzem gezeigt, dass das Homeoffice die Geburtenrate um durchschnittlich 14 Prozent steigert. Auch dazu findet sich im Vorab-Papier eine Passage. Die Bundeswirtschaftsministerin sei der Auffassung, dass drei freie Tage in der Woche durchaus ausreichten, um für Nachwuchs zu sorgen.

Ostdeutschland first

Zur Pilotphase in Ostdeutschland ist zu lesen, Ostdeutschland habe bereits mehrfach seinen Laborcharakter für gesamtdeutsche Entwicklungen unter Beweis gestellt. Von hier könnten auch wichtige Impulse für die zukünftige Arbeitsorganisation ausgehen. Außerdem seien vor den Landtagswahlen in Sachsen-Anhalt und Mecklenburg-Vorpommern spürbare Impulse nötig, so Ministerin Reiche, die selbst aus Ostdeutschland stammt.

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Björn Budack ist seit über 20 Jahren im Bereich Bürovermietung tätig. Der Gründer der Kette „Kiez Büro Coworking“ agiert auch erfolgreich als Unternehmensberater. Abbildung: Dajana Lothert

Jahrzehntelang war alles klar geregelt: Büroarbeit fand im Büro statt. Das Unternehmen stellte Raum, Schreibtisch, Stuhl, Telefon, irgendwann auch einen Computer und meistens sogar den Kaffee zur Verfügung – die Arbeitnehmer dafür ihre Arbeitszeit. Der Deal war klar: Anwesenheitszeit gegen Geld. Der Austausch wurde dokumentiert durch Stempelkarte und Gehaltsabrechnung. Diese Verabredung bedeutete in hohem Maße Sicherheit für beide Seiten: Für die Beschäftigten die Einbettung in ein Kollektiv mit festen Prozessen und Routinen. Für die Unternehmen die Gewissheit, dass die bezahlte Zeit auch abgeleistet wurde. Im Fokus standen die Arbeitszeit und ihre Kontrolle, nicht die Verantwortung für Arbeitsergebnisse.

Erst durch das Aufkommen digitaler Datenverarbeitung wurde in den 1980er-Jahren „Telearbeit“ möglich und die unbedingte Notwendigkeit, zur Arbeit ins Büro zu fahren, entfiel für immer mehr Angestellte. Neben dem Büro wurde dadurch zusehends auch Homeoffice als Arbeitsort möglich.

Als sich dann Anfang der 2000er-Jahre der Zugang per WLAN durchsetzte, wurde es möglich, an allen erdenklichen Orten zu arbeiten – den sogenannten „Dritten Arbeitsorten“. Anfangs war das keine reine Freude: Laptops waren nicht kompatibel oder hatten noch keine WLAN-Karten, der Zugang zu Hotelnetzwerken war äußerst kompliziert und allzu oft funktionierte er gar nicht. Dennoch war nun der Grundstein gelegt zu einer neuen Freiheit des Arbeitens. Mit dem Buch „Wir nennen es Arbeit“ von Holm Friebe und Sascha Lobo erhielt sie ihren kulturellen Überbau.

Für viele Beschäftigte in traditionellen Arbeitsverhältnissen folgten Jahre mühevoller Diskussionen um den Arbeitsort, in denen sie ihren Unternehmen meist nur kleine Zugeständnisse in Bezug auf mobile Arbeit abtrotzen konnten.

Das änderte sich schlagartig mit der Coronapandemie im Jahr 2020: Der Lockdown ließ naturgemäß fast ausschließlich Homeoffice zu und war ein gewaltiger Innovationsmotor. Waren Videokonferenzen bis zur Pandemie ein wenig verbreitetes Arbeitswerkzeug, sorgten sie mit ihrer Durchdringung der Arbeitswelt für eine fundamentale Änderung des Arbeitens. Es war nun nicht mehr nur die „digitale Bohème“, die sich größere Flexibilität leisten konnte, sondern auch der Innovation unverdächtige Organisationen wie die Sparkassen integrierten Videochats in ihre Arbeitsprozesse. Unternehmen hatten gelernt, dass nicht mehr jedes Meeting mit der Fahrt an irgendeinen Ort verbunden sein muss, sondern sich durch Videokonferenzen Zeit und Fahrtkosten sparen lassen.

Auch wenn das Büro als wichtigster Arbeitsort für viele Unternehmen weiterhin eine zentrale Rolle spielt, so findet Arbeit nun erstmals in einem nennenswerten Umfang „Outside the Box“ statt. Dabei bietet vor allem hybrides Arbeiten, also die Arbeit an wechselnden Orten, eine neue Freiheit, die sehr geschätzt wird.

In dieser neuen Arbeitswelt werden auch die Aspekte Sicherheit und Freiheit neu austariert. Unternehmen müssen loslassen können und vertrauen, während auf der anderen Seite der Zugewinn an eigenverantwortlicher Organisation für viele eine neue Herausforderung ist.

Und genau darum wird es auch in den nächsten Folgen dieser Kolumne gehen: Wie kann die neue Arbeitswelt gestaltet werden, welche Möglichkeiten eröffnen sich? Welche neuen Arbeitskonzepte haben sich in den vergangenen Jahren entwickelt und für welche Orte sind sie geeignet? Welche neuen Dienstleistungen und Unternehmen sind rund um die neue Art zu arbeiten entstanden? Welche Tools gibt es, um hybrides Arbeiten „Outside the Box“ zu organisieren und welche Prozesse und Organisationsformen helfen remote arbeitenden Teams?

Denn so groß der Freiheitsgewinn in der schönen neuen Arbeitswelt auch ist: Sie stellt Organisationen und ihre Mitglieder vor zahlreiche neue Herausforderungen, die gemeistert werden wollen, damit die neue Freiheit nicht zu Frustration führt.

Der Beitrag Outside the Box #1: Die neue Freiheit der Büroarbeit erschien zuerst auf OFFICE ROXX.