Kreative Ideen entstehen im Austausch, besonders gut vor Ort und im Team. Abbildung: Alla Serebrina, Depositphotos

Büros stehen unter einem besonderen Erwartungsdruck. Sie sollen Austausch ermöglichen, Orientierung geben und Identität vermitteln – obwohl sie immer seltener genutzt werden. Genau aus dieser Spannung entsteht ihre neue Bedeutung.

Vom Arbeitsort zum sozialen Anker

In hybriden Arbeitsmodellen verliert das Büro seine frühere Selbstverständlichkeit als täglicher Arbeitsplatz. Gleichzeitig gewinnt es eine neue Qualität: Es wird zum Ort der bewussten Begegnung. Während konzentrierte Einzelarbeit problemlos remote funktioniert, entstehen Vertrauen, Identifikation und Teamgefühl vor allem dort, wo Menschen sich physisch treffen. Entscheidend ist nicht mehr, wie oft Mitarbeitende ins Büro kommen, sondern warum. Ein Büro, das lediglich Schreibtische bereitstellt, bietet keinen Mehrwert gegenüber dem Homeoffice. Relevanz entsteht dort, wo Präsenz an konkrete Anlässe gekoppelt ist.

Raum als Ausdruck von Zusammenarbeit

Räume kommunizieren – immer. Sie erzählen etwas über Arbeitsweisen, Entscheidungsstrukturen und Werte. In hybriden Organisationen wird das Büro zum physischen Ausdruck der Unternehmenskultur. Wer es betritt, sollte spüren, wofür das Unternehmen steht: für Offenheit oder Rückzug, für Hierarchie oder Augenhöhe, für Austausch oder Effizienz.

Standardisierte Lösungen greifen hier zu kurz. Gerade in kreativen Arbeitskontexten zeigt sich, dass Zusammenarbeit selten entlang fester Muster funktioniert. Agenturarbeit ist projektbasiert, verdichtet, oft wechselhaft. Phasen intensiven Austauschs wechseln sich mit konzentrierter Einzelarbeit ab. Räume müssen diese Dynamik aushalten, statt sie zu normieren.In unserer eigenen Arbeit erleben wir, dass es weniger auf die Auslastung eines Büros ankommt, als auf Klarheit: Wofür kommen wir zusammen – und wofür nicht? Diese Unterscheidung entscheidet darüber, ob Präsenz sinnvoll ist oder zur bloßen Routine wird.

Das Büro wird in Zeiten hybrider Arbeitsmodelle zum Ort der bewussten Begegnung. Abbildung: .Shock, Depositphotos

Kreativität braucht Austausch

Kreative Ideen entstehen im Austausch. Sie werden aufgegriffen, weiterentwickelt und verändern sich im gemeinsamen Arbeiten. Aus unserer Erfahrung funktioniert dieser Prozess besonders gut vor Ort im Studio – dort, wo Gespräche spontan entstehen und Gedanken unmittelbar geteilt werden können.

Deshalb arbeiten wir mit klaren Präsenz- und Homeoffice-Tagen. An festen Tagen ist das gesamte Team im Studio, an anderen bewusst remote. Diese Struktur schafft verlässliche Anlässe für Begegnungen, kollaborative Prozesse und informelle Gespräche, die sich digital nur eingeschränkt abbilden lassen. Gleichzeitig bleiben wir flexibel. Wenn Termine anstehen oder individuelle Situationen es erfordern, ist Homeoffice auch außerhalb der festgelegten Tage möglich. Voraussetzung dafür sind klare Absprachen, die Planungssicherheit schaffen und dennoch Raum für spontane kreative Prozesse lassen.

Inklusion im hybriden Raum

Hybrides Arbeiten verändert auch, wie Teilhabe entsteht. Nähe kann schnell zu Ungleichgewicht führen: Wer häufiger vor Ort ist, ist informeller eingebunden, wer überwiegend remote arbeitet, bleibt leichter außen vor. Diese Effekte sind meist unbeabsichtigt, prägen die Zusammenarbeit jedoch spürbar. Umso wichtiger sind klare Regeln für den Austausch, transparente Entscheidungswege und Formate, die alle einbeziehen – unabhängig davon, von wo aus gearbeitet wird. Präsenz darf kein implizites Kriterium für Teilhabe sein.

Fazit: Präsenz braucht einen Zweck

Das Büro ist kein Ersatz für das Homeoffice, sondern ergänzt es dort, wo physische Begegnung einen Unterschied macht. Seine Relevanz entsteht nicht durch die Ausstattung oder die Anwesenheit, sondern durch klare Anlässe für Zusammenarbeit. Zugehörigkeit entsteht nicht automatisch. Sie ist das Ergebnis bewusster Entscheidungen darüber, wie Teams zusammenarbeiten – vor Ort wie remote.

Abbildung: Sven Kalkschmidt Katrin Niesen & Maike Bischoff (re.), Creative Directors/Managing Partners, Das Kreative Studio. daskreativestudio.de

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Viele Beschäftigte fragen sich, welche Rechte und Pflichten im Homeoffice gelten. Abbildung: Milkos, Depositphotos

Immer wieder gibt es Unsicherheiten darüber, welche Rechte und Pflichten im Homeoffice gelten. Die folgenden sieben Aspekte bieten einen hilfreichen Überblick.

#1 Im Homeoffice besteht Unfallversicherungsschutz

Stimmt. Wer sich im Homeoffice bei einer Tätigkeit verletzt, die eindeutig mit der beruflichen Arbeit zusammenhängt, steht unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Das gilt auch dann, wenn private Geräte beteiligt sind. Das Bundessozialgericht erkannte einen Arbeitsunfall an, obwohl die Verletzung durch einen privaten Heizkessel verursacht wurde, da ein sachlicher Zusammenhang zur versicherten Tätigkeit bestand (Az.: B 2 U 14/21 R).

#2 Arbeitszeitgesetz gilt im Homeoffice

Stimmt. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) findet auch im Homeoffice Anwendung. Die werktägliche Arbeitszeit darf grundsätzlich acht Stunden nicht überschreiten. Eine Ausdehnung auf bis zu zehn Stunden ist nur zulässig, wenn innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen ein Ausgleich erfolgt. Zudem sind gesetzlich geregelte Pausen von mindestens 30 Minuten und eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden einzuhalten.

#3 Homeoffice steuerlich absetzbar

Stimmt. Laut Bundesfinanzhof ist ein Arbeitszimmer zu Hause absetzbar, wenn der Arbeitnehmer an mindestens drei Tagen pro Woche dort tätig ist (Az.: VI R 21/03). Entscheidend ist, dass das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit bildet. Steuerpflichtige können entweder die tatsächlichen Kosten oder eine Pauschale von bis zu 1.260 Euro ansetzen. Voraussetzung ist, dass es sich bei dem steuerlich absetzbaren Arbeitszimmer um einen abgeschlossenen Raum handelt – eine Arbeitsecke im Wohn- oder Schlafzimmer genügt nicht. Alternativ kann in der Steuererklärung die Homeoffice-Pauschale von sechs Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro jährlich, genutzt werden.

#4 Chef darf im Homeoffice vorbeischauen

Stimmt nicht. Der Chef darf nicht unangemeldet zu Besuch kommen. Selbst wenn dies durch entsprechende Klauseln im Arbeitsvertrag festgehalten sein sollte, sind diese im Zweifel nichtig. Hier greift der Schutz der eigenen Wohnung, der sogar in Artikel 13 des Grundgesetzes festgehalten ist. Leben weitere Personen im Haushalt, haben auch sie Hausrecht und können den Chef an der Wohnungstür abweisen – selbst wenn der Mitarbeitende einverstanden wäre.

#5 Vermieter darf Homeoffice verbieten

Stimmt teilweise. Solange die Tätigkeit dem Zweck der Räume als Wohnung nicht entgegensteht, bedarf es keiner vertraglichen Regelung. Wer also zu Hause am Computer arbeitet oder Telefonate erledigt, bewegt sich im Rahmen der sogenannten vertragsgemäßen Nutzung einer Mietwohnung. Zustimmungspflichtig wird Homeoffice jedoch, wenn Kundenverkehr entsteht, Lärm verursacht oder die Wohnung nach außen als Geschäftsadresse genutzt wird. Entsprechende Entscheidungen wurden vom Bundesgerichtshof bestätigt (Az.: VIII ZR 165/08, VIII ZR 213/12).

#6 Recht auf Homeoffice

Stimmt nicht. Grundsätzlich bestimmt der Arbeitgeber den Arbeitsort seiner Angestellten. Einen Rechtsanspruch auf Homeoffice gibt es nicht. Beschäftigte sollten daher klären, ob es für ihre Stelle einen Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung gibt, die die Arbeit im Homeoffice regelt. In manchen Unternehmen ist klar definiert, wie viel Prozent der Arbeitszeit im Homeoffice erbracht werden können. Andere Firmen verlangen, dass nach Antritt der Stelle zunächst eine bestimmte Zeit im Büro gearbeitet wird, bevor der Wechsel ins Homeoffice genehmigt wird. In allen Fällen gilt: Zunächst mit dem Vorgesetzten sprechen.

#7 Homeoffice darf angeordnet werden

Stimmt teilweise. Die Pflicht zum Homeoffice bestand beispielsweise für einen bestimmten Zeitraum während der Coronapandemie. Heute gilt: Wenn keine vertragliche Vereinbarung vorliegt, darf der Arbeitgeber seine Mitarbeitenden nicht gegen deren Willen ins Homeoffice schicken. Eine solche Zwangsversetzung ist unzulässig, da die Privatsphäre geschützt ist. Wurde Homeoffice hingegen im Arbeitsvertrag festgeschrieben, müssen Beschäftigte bei einer Weigerung mit einer Abmahnung oder einer Kündigung rechnen.

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Das Forum zeigte, wie sich Räume im Working- und Livingbereich verändern, verändern müssen, um zeitgemäß und zukunftsfähig zu sein. Dabei stand das Verhältnis von Office und Hospitality im Fokus. Sie sind längst eine spannende Beziehung miteinander eingegangen, bei der beide voneinander lernen.

Das Trendforum für moderne Raumwelten fand am 6. Februar auf der Ambiente in Frankfurt am Main statt. Organisiert und durchgeführt vom PRIMA VIER Verlag. Abbildung: OFFICE ROXX

Das Trendforum wurde von OFFICE-ROXX-Chefredakteur Dr. Robert Nehring moderiert. Er startete mit seinem Themenüberblick „The friendly Office“. Abbildung: OFFICE ROXX

Das sehr gut besuchte Trendforum fand als „Silent Seminar“ statt. Die Teilnehmer konnten den Vorträgen über Kopfhörer folgen. Abbildung: OFFICE ROXX

Bernd Fels, Gründer von if5 und if5 design, hatte gute Gründe für seine Annahme, dass Arbeit künftig anders sein wird. Abbildung: OFFICE ROXX

Die Leiterin der Ideenwerkstatt des Innenausbau-Unternehmens Konrad Knoblauch, Josephine Winkens, sprach über Impulse aus Hospitality und Retail für zeitgemäße Büroarbeitswelten. Abbildung: OFFICE ROXX

Die Kreativdirektorin und Partnerin beim Planungsbüro JOI-Design, Sabrina Voecks, zeigte, wie hybride Räume Arbeitswelten, Zuhause und Hospitality verbinden können. Abbildung: OFFICE ROXX

Die Zuhörer folgten den Vorträgen mit großem Interesse. Abbildung: OFFICE ROXX

Der Co-Founder & CEO von One Coworking, Christoph Fahle, übersetzte Erfolgsprinzipien von Flex-Spaces und Hotellerie in konkrete Impulse für klassische Unternehmensimmobilien. Abbildung: OFFICE ROXX

Der Managing Director der Götessons Design GmbH, Peter Knecht, stellte den Zuhörern verschiedene biophile Arbeitswelten vor. Abbildung: OFFICE ROXX

Passend zum Thema erwartete die Teilnehmer im von Katty Schiebeck kuratierten Vortragsareal des Interior Design & Architecture Hubs eine warme, wohnlich-gastliche Sofalandschaft statt den üblichen Bänken oder Stuhlreihen. Außerdem fand das Forum als Silent Seminar statt. Der Ton wurde ausschließlich auf Kopfhörer übertragen, über die auch verschiedene Sprachen angewählt werden konnten.

Unsere Top-Speaker haben aus der Perspektive von Experten, Architekten, Planern, Ausbauern und Herstellern argumentiert. Sie erläuterten erfolgreiche Denk- und Vorgehensweisen und zeigten gelungene Praxisbeispiele.

Programm des „Trendforums für moderne Raumwelten“

Bernd Fels: „Arbeit wird radikal anders – vergesst die Büroorganisation von heute“

Der Gründer von if5 und if5 design sowie Mitinitiator von spaces4future ist langjähriger Experte für die Zukunft der Wissensarbeit sowie nachhaltige Stadt- und Regionalentwicklung. Er stellte klar: Wer Arbeitsorte heute noch wie gestern plant, blockiert Zukunft. Wer sie dagegen als soziale, digitale und regenerative Möglichkeitsräume versteht, gestaltet die Arbeitswelt von morgen. Hier finden Sie seine Präsentation.

Josephine Winkens: „Grauer Alltag im Büro? Impulse aus Hospitality und Retail für zeitgemäße Arbeitswelten“

Die Leiterin der Ideenwerkstatt des 1909 gegründeten Innenausbau-Unternehmens Konrad Knoblauch nahm mit auf eine inspirierende Reise durch Hospitality und Retail. Sie zeigte anhand von Analysen und Praxisbeispielen, welche Impulse sich daraus für das Büro von morgen ableiten lassen. Hier finden Sie ein Handout zur Präsentation.

Sabrina Voecks: „Officiality – Where Work Feels Like Home“

Abbildung: Jenner-Egberts Foto+Film
Die Kreativdirektorin und Partnerin beim Planungsbüro JOI-Design sprach über „Officiality“ – die neue Verschmelzung von Hospitality und Office. Sie zeigte, wie hybride Räume geschaffen werden können, die Arbeitswelten, Zuhause und Hospitality verbinden.

Christoph Fahle: „Vom Mieter zum Gast. Warum das Büro der Zukunft wie ein Hotel geführt werden muss“

Abbildung: Sara Herrlander
Der Co-Founder & CEO von One Coworking erklärte, warum das Büro der Zukunft wie ein Hotel geführt werden muss. Der Pionier der deutschen Coworking-Bewegung übersetzte Erfolgsprinzipien von Flex-Spaces und Hotellerie in konkrete Impulse für klassische Unternehmensimmobilien. Hier finden Sie einen Auszug des Vortrags.

Peter Knecht: „Biophile Arbeitswelten. Natur als Erfolgsfaktor in Büro & Gastro“

Der Managing Director der Götessons Design GmbH sprach über biophile Arbeitswelten. Für sein Unternehmen, eine schwedische Herstellergruppe hinter verschiedenen Möbelmarken, ist die Natur ein Erfolgsfaktor für Büro und Gastro.

Dr. Robert Nehring: Moderation

Der Chefredakteur von OFFICE ROXX moderierte das Forum. Unter dem Titel „The friendly Office: Status quo Gastro und Büro“ begann er mit einem kurzen Überblick zum Thema. Hier finden Sie einen Auszug des Vortrags.

Die zahlreichen Teilnehmer konnten viele interessante, inspirierende Impulse für moderne Raumwelten mitnehmen. Gastlich und wohnlich soll es dort nun sein, freundlich und flexibel, naturnah-biophil und nachhaltig. Büroumgebungen sollen Begegnungs-, Kollaborations-, Lern- und Rückzugsorte sein und sie können zu identitätsstiftenden Markenbotschaftern werden. Moderator Robert Nehring schloss: „Die dargestellten Entwicklungen bieten viele neue Chancen, die Attraktivität zu steigern und wieder Leben in die Bude, insbesondere in das Büro zu bringen. Ich finde, das ist eine schöne, vielversprechende Perspektive in diesen herausfordernden Zeiten.“

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Die smarte Zeiterfassung erleichtert die gesetzeskonforme Umsetzung von hybridem Arbeiten. Abbildung: Coffeekai, Freepik

Digitale Systeme für Zeiterfassung nutzen Anwendungen wie Apps und integrierte Tools in Browser- und Kollaborationssoftware. Entscheidend sind die Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausen und projektbezogenen Zeitanteilen. Die Datenspeicherung erfolgt zentral, sodass Führungskraft und HR jederzeit Zugriff auf Auswertungen haben. Cloudbasierte Lösungen gewährleisten, dass Daten geräteunabhängig eingegeben werden können, ob Notebook im Büro, Smartphone im Homeoffice oder Tablet unterwegs. Die Sicherheit der Daten und Einhaltung von Datenschutzvorgaben ist elementar, weil personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ein weiterer Aspekt besteht in der Automatisierung von Prozessen wie der Arbeitszeitabrechnung. Moderne Systeme integrieren Kalenderdaten und erlauben die flexible Anpassung an Arbeitszeitmodelle, Urlaubsplanungen und Gleitzeitregelungen.

Arbeitszeitmodelle im Wandel

Neue Arbeitszeitformen prägen den Arbeitsalltag in vielen Unternehmen. Vertrauensarbeitszeit, Vier-Tage-Woche, Gleitzeitmodelle und flexible Wochenarbeitszeiten verändern die Steuerung von Leistung und die Anwesenheit. Gleichzeitig findet Arbeit nicht mehr ausschließlich im Büro statt, sondern verteilt sich auf Homeoffice, Büroarbeitsplatz und mobile Tätigkeiten. Hybride Arbeitsmodelle beschreiben diese Verbindung aus ortsgebundener und ortsunabhängiger Arbeit innerhalb klar definierter organisatorischer Rahmenbedingungen. Das Ziel lautet, Flexibilität und Verlässlichkeit miteinander zu verbinden und gleichzeitig rechtliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung einzuhalten. Für Arbeitgeber und HR entsteht dadurch die Aufgabe, Transparenz zu sichern, ohne starre Präsenzmodelle durchzusetzen.

Klare Vorteile für hybride Arbeitsmodelle

Smarte Zeiterfassung erfüllt die Anforderungen an Transparenz durch eine nachvollziehbare Abbildung von Arbeitszeiten im Büro und im Homeoffice. Die Führungskraft erhält einen Überblick über die tatsächliche Präsenz und Abwesenheiten sowie projektbezogene Zeitaufwände. Beschäftigte gewinnen Klarheit über eigene Zeitkonten und können Ereignisse nachtragen und anpassen. Ein strukturierter Prozess für Zeiterfassung bringt zahlreiche Vorteile:

• Erhöhung der Planbarkeit von Projekten durch genaue Zeitdaten,
• Reduktion von Fehlerquellen gegenüber manueller Erfassung,
• Verbesserung der Grundlage für Gehaltsabrechnung und Leistungsermittlung,
• Erhöhung der Datenverfügbarkeit für HR und Controlling,
• Steigerung der Zufriedenheit, weil Abläufe transparent sind.

Solche Systeme unterstützen die Führung, indem sie Vergleichbarkeit zwischen Teams im Büro und im Homeoffice ermöglichen. Die Auswertung dient zugleich als Grundlage für Gespräche über Arbeitsbelastung und Ressourcenverteilung.

Smarte Zeiterfassungstools erleichtern die Erfassung von Arbeitszeiten und Pausen auch im Homeoffice. Abbildung: evrmmnt, Depositphotos

Diese Kriterien bestimmen die Toolauswahl

Bei der Auswahl eines passenden Zeiterfassungstools spielen zahlreiche Aspekte eine Rolle, um Flexibilität, Compliance und Effizienz zu gewährleisten:

• Erfassung von Arbeitsbeginn, -ende und Pausen ortsunabhängig,
• Abbildung von Vertrauensarbeitszeit und flexiblen Wochenmodellen,
• projektbezogene Zeitbuchung,
• mobile Nutzung über App oder Browser,
• automatische Auswertungen mit Echtzeit-Dashboards,
• Schnittstellen zu Lohn- und Personalverwaltung.

Erfolgsfaktoren bei Implementierung

Eine erfolgreiche Zeiterfassung hängt davon ab, wie gut Prozesse erklärt und verankert werden. Die Einführung erfordert klare Regeln, eine Schulung von Beschäftigten und Offenheit für Rückfragen. Die Akzeptanz steigt, wenn der Nutzen für Beschäftigte erkennbar wird, etwa durch einfaches Nachtragen von Zeiten und den Überblick über eigene Zeitkonten. Das HR sollte die Verwendung der Daten transparent darstellen und Feedbackschleifen einbauen. Ein zentraler Punkt ist die regelmäßige Überprüfung der Regeln, weil sich Arbeitsmodelle weiterentwickeln.

Gesetzeslage zur Zeiterfassung 2026

Für das Jahr 2026 ist vorgesehen, die bestehende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus der Rechtsprechung ausdrücklich in das Arbeitszeitgesetz zu überführen. Geplant ist eine verbindliche elektronische Dokumentation von Beginn, Ende, Pausen und Dauer der täglichen Arbeitszeit, die objektiv und zugänglich ausgestaltet sein muss. Übergangsfristen sollen nach Unternehmensgröße gestaffelt gelten, mit kürzeren Fristen für größere Arbeitgeber und längeren Fristen für kleinere Betriebe, während Kleinstbetriebe häufig ausgenommen bleiben.

Rolle von KI in der Zeiterfassung der Zukunft

Künstliche Intelligenz ist auch im Bereich der Zeiterfassung ein wachsendes Thema. KI kann unterstützen, zeitbezogene Daten automatisch analysiert, Auffälligkeiten bei Pausen oder Überstunden zu erkennen und wiederkehrende Muster in Projekt- und Erholungszeiten zu identifizieren. Prädiktive Funktionen prognostizieren Auslastungstrends und optimieren Ressourcenplanung, während Echtzeit-Insights Compliance mit der EU-KI-Verordnung sichern. So beschleunigen KI-Systeme Prozesse, minimieren Fehler und fördern datenbasierte Entscheidungen für HR und Führungskräfte.

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Seit Corona hat Homeoffice zugenommen. Abbildung: Prediger

Den Aspekt der Work-Life-Balance einmal außer Acht gelassen, verbringen die Deutschen den Großteil ihres Lebens am Arbeitsplatz. Das Letzte, was sie dabei benötigen, sind ermüdete und schmerzende Augen, weil die Beleuchtung zu dunkel ist. Deshalb ist helles Licht am Schreibtisch die Grundvoraussetzung für gute Arbeit. Das gilt besonders im Winter, wenn die Tage kürzer werden und das Tageslicht damit weniger wird. Vorgeschrieben sind hier mindestens 500 Lux, abhängig von der Tätigkeit. Mehr Helligkeit schadet jedoch nicht. Ganz im Gegenteil: Die Augen werden uns dafür dankbar sein. Denn schlechte Beleuchtung kostet mehr als nur Energie. Mitarbeitende in mangelhaft beleuchteten Büros leiden häufiger unter Kopfschmerzen, müden Augen und nachlassender Konzentration. Das Resultat: mehr Krankheitstage, sinkende Leistungsfähigkeit und letztlich messbare Produktivitätsverluste.

Die unterschätzte Macht des Lichts

Hier kann ein Wechsel der Perspektive helfen. Denn auch im Büro ist Licht mehr als nur Helligkeit: Es hat eine biologische Wirkung auf die Mitarbeitenden, und diese Wirkung kann mit einer klugen Lichtplanung beeinflusst werden. Beispiel Farbtemperatur, die in Kelvin (K) gemessen wird: Eine Farbtemperatur über 5.300 K, sogenanntes „Tageslichtweiß“, wirkt aktivierend und steigert die Konzentration – ideal für produktive Umgebungen. Licht unter 3.000 K wird als „Warmweiß“ bezeichnet und wirkt eher entspannend und gemütlich – eine gute Wahl für Aufenthalts- oder Besprechungsräume.

Mittlerweile gibt es Büroleuchten, die einen Tageslichtsensor haben. Dabei wird die Lichtqualität automatisch, je nach verfügbarem Tageslicht, angepasst. Viele Leuchten haben zudem einen Bewegungssensor integriert, der das Licht löscht, wenn keiner da ist. In Summe können so bis zu 80% Energie eingespart werden.

Nicht unterschätzen ist auch der Aspekt einer ausgeglichenen Beleuchtung. Der Schreibtisch ist idealerweise keine Lichtinsel in einem ansonsten dunklen Raum. Es lohnt sich, die vertikalen Flächen zu betonen, damit der Blick wandern kann. Nicht ohne Grund macht der Gesetzgeber Vorschriften, wie hell auch die direkte Umgebung des Arbeitsplatzes sein soll: Je geringer die Helligkeitsunterschiede an den Flächen, desto weniger anstrengend ist es für die Augen.

Bürobeleuchtung: Akzentuiert und individuell

Dazu gehört, dass die gleichmäßige Grundbeleuchtung von oben der Vergangenheit angehört. Moderne Bürobeleuchtung berücksichtigt auch den einzelnen Mitarbeitenden. Verschiedene Tätigkeiten erfordern unterschiedliche Lichtqualitäten, und verschiedene Mitarbeitende haben unterschiedliche Bedürfnisse. Eine flexible Beleuchtung, die jeder Mitarbeitende nach seinen aktuellen Anforderungen variieren kann, sorgt für sehr viel Wohlbefinden.

Viele investieren in einen hochwertigen Bürostuhl, wenige schenken der Beleuchtung die gleiche Aufmerksamkeit. Abbildung: Thies Raetzke

Die Herausforderung ist oft, individuelle und kollektive Bedürfnisse miteinander zu vereinbaren. Die Lösung liegt in der intelligenten Kombination aus Allgemein-, Arbeitsplatz- und Akzentbeleuchtung. Indirekte Komponenten schaffen eine angenehme Raumatmosphäre, während eine gezielte Arbeitsplatzbeleuchtung optimale Sehbedingungen gewährleistet.

Oft vernachlässigt: Das Homeoffice

Spätestens seit Corona gehört Homeoffice für viele zur alltäglichen Arbeitswelt. Viele investieren mittlerweile in einen hochwertigen Bürostuhl oder einen höhenverstellbaren Schreibtisch. Wenige jedoch schenken der Beleuchtung die gleiche Aufmerksamkeit. Eine ausrichtbare Tischleuchte mit direktem Licht sollte das Minimum sein, noch besser ist eine Bürostandleuchte, die den Arbeitsplatz beleuchtet und über indirektes Licht auch den Raum.

Komplexer wird es, wenn das Homeoffice Arbeits- und Wohnfunktion harmonisch vereinen muss. Hier bietet sich an, mehrere Lichtquellen zu nutzen: Warmweiße Allgemeinbeleuchtung kombiniert mit neutralweißer Arbeitsplatzbeleuchtung schafft Flexibilität für unterschiedliche Nutzungsszenarien des heimischen Arbeitszimmers. Alternativ kann LED-Beleuchtung nicht selten in Sachen Helligkeit und Farbtemperatur flexibel an die jeweilige Tätigkeit angepasst werden.

Investition mit messbarer Rendite

Die Zahlen sprechen eine eindeutige Sprache: Unternehmen, die in professionelle Lichtkonzepte investieren, verzeichnen nicht nur weniger Krankheitstage, sondern auch eine signifikant höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Moderne LED-Technik amortisiert sich durch reduzierten Energieverbrauch oft bereits innerhalb von drei Jahren – die Produktivitätssteigerungen sind dabei noch nicht einmal eingerechnet.

Fazit: Licht als strategischer Erfolgsfaktor

Professionelle Lichtplanung ist keine Luxusausstattung, sondern eine strategische Investition in die wichtigste Ressource jedes Unternehmens: die Mitarbeitenden. Unternehmen, die dies erkennen und konsequent umsetzen, schaffen sich einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil – durch gesündere, motiviertere und produktivere Teams.

Abbildung: Johannes Arlt Sebastian Brink, Geschäftsführender Gesellschafter, Prediger Lichtberater. prediger.de

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Das Trendforum am 6. Februar 2026 kann kostenfrei besucht werden. Voraussetzung ist die vorherige Anmeldung. Abbildung: Messe Frankfurt Exhibition GmbH/Jens Liebchen

Am Freitag, den 6. Februar 2026 sind Sie herzlich eingeladen zum „Trendforum für moderne Raumwelten“ auf der Ambiente in Frankfurt am Main. Von 11:30 Uhr bis 15:00 Uhr sprechen im Interior Design & Architecture Hub (Halle 3.1, C10) diese renommierten Experten:

Bernd Fels: „Arbeit wird radikal anders – vergesst die Büroorganisation von heute“

Der Gründer von if5 und if5 design sowie Mitinitiator von spaces4future ist langjähriger Experte für die Zukunft der Wissensarbeit sowie nachhaltige Stadt- und Regionalentwicklung. Er sagt: Wer Arbeitsorte heute noch wie gestern plant, blockiert Zukunft. Wer sie dagegen als soziale, digitale und regenerative Möglichkeitsräume versteht, gestaltet die Arbeitswelt von morgen.

Josephine Winkens: „Grauer Alltag im Büro? Impulse aus Hospitality und Retail für zeitgemäße Arbeitswelten“

Die Leiterin der Ideenwerkstatt des 1909 gegründeten Innenausbau-Unternehmens Konrad Knoblauch nimmt mit auf eine inspirierende Reise durch Hospitality und Retail. Sie zeigt anhand von Analysen und Praxisbeispielen, welche Impulse sich daraus für das Büro von morgen ableiten lassen.

Sabrina Voecks: „Officiality – Where Work Feels Like Home“

Abbildung: Jenner-Egberts Foto+Film
Die Kreativdirektorin und Partnerin beim Planungsbüro JOI-Design spricht über „Officiality“ – die neue Verschmelzung von Hospitality und Office. Sie zeigt, wie hybride Räume geschaffen werden können, die Arbeitswelten, Zuhause und Hospitality verbinden.

Christoph Fahle: „Vom Mieter zum Gast: Warum das Büro der Zukunft wie ein Hotel geführt werden muss“

Abbildung: Sara Herrlander
Der Co-Founder & CEO von One Coworking erklärt, warum das Büro der Zukunft wie ein Hotel geführt werden muss. Der Pionier der deutschen Coworking-Bewegung übersetzt die Erfolgsprinzipien von Flex-Spaces und der Hotellerie in konkrete Impulse für klassische Unternehmensimmobilien.

Peter Knecht: „Biophile Arbeitswelten: Natur als Erfolgsfaktor in Büro & Gastro“

Der Managing Director der Götessons Design GmbH spricht über biophile Arbeitswelten. Für sein Unternehmen, eine schwedische Herstellergruppe hinter verschiedenen Möbelmarken, ist die Natur ein Erfolgsfaktor für Büro und Gastro.

Dr. Robert Nehring: Moderation

Der Chefredakteur von OFFICE ROXX moderiert das Forum. Er beginnt mit einem kurzen Überblick zum „Status quo Gastro und Büro“.

Quality Office Consultants erhalten für die vollständige Teilnahme drei Fortbildungspunkte vom Qualitätsforum Büroeinrichtungen im Industrieverband Büro und Arbeitswelt e.V. (P-3-PVN-05-26). Die Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen gewährt drei Fortbildungspunkte für Architekten.

Eine Anmeldung zum kostenlosen Forum ist erforderlich. Die Plätze sind limitiert. Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie bis 4. Februar auch eine kostenfreie Dauerkarte für die Messe. Die Tickets werden ab 1. Dezember 2025 einmal arbeitstäglich versendet.

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Digitale Vertragsverwaltung leistet nicht nur einen Beitrag zur Effizienz, sondern auch zur Nachhaltigkeit und Sicherheit im Unternehmen. Abbildung: Sora Shimazaki, Pexels

Viele Unternehmen verwalten ihre Verträge noch immer mit Papierordnern, Netzlaufwerken und Excel-Listen. Solche Systeme stoßen schnell an ihre Grenzen, besonders wenn mehrere Personen gleichzeitig auf Verträge zugreifen müssen oder Fristen eingehalten werden sollen. Fehlende Dokumente, veraltete Versionen und übersehene Termine sind häufig die Folge. Im hektischen Arbeitsalltag fehlt oft die Zeit für eine saubere Pflege. Gerade im Homeoffice zeigt sich, wie wichtig eine moderne, digitale Lösung für eine zuverlässige Vertragsverwaltung ist.

Was digitale Vertragsverwaltung leistet

Digitale Vertragsverwaltung geht weit über das bloße Ablegen von Dokumenten hinaus. Sie bündelt Vertragsdaten zentral, macht sie jederzeit zugänglich und übernimmt automatisch die Fristenüberwachung. Verträge werden in digitalen Akten strukturiert verwaltet, egal ob es sich um Arbeitsverträge, Mietverträge oder Liefervereinbarungen handelt. Zugriffsrechte lassen sich gezielt steuern, Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert. Auch digitale Unterschriften sind integriert, was Freigaben deutlich vereinfacht. Besonders im hybriden Arbeitsalltag zeigt sich der Nutzen: Vertragsdokumente sind jederzeit abrufbar, unabhängig vom Standort. Eine professionelle digitale Vertragsverwaltung sorgt so für mehr Transparenz, Sicherheit und Effizienz und ersetzt manuelle Abläufe durch klare Prozesse.

Office-Teams profitieren von digitalen Vertragsprozessen

Vertragsprozesse werden effizienter, wenn Dokumente nicht nur zentral gespeichert, sondern auch sinnvoll strukturiert und mit relevanten Abläufen verknüpft sind. So behalten Personalverantwortliche den Überblick über befristete Arbeitsverträge und Fristen. Im Einkauf lassen sich Liefervereinbarungen schnell und zuverlässig finden. Auch Assistenzen profitieren von klaren Strukturen bei Miet- oder Wartungsverträgen. Automatische Erinnerungen und digitale Akten reduzieren den administrativen Aufwand und helfen, Fehler zu vermeiden. Alle Beteiligten greifen auf dieselbe, aktuelle Datenbasis zu, was die bereichsübergreifende Zusammenarbeit erleichtert. Besonders in größeren oder verteilten Teams entstehen so spürbare Entlastungen im Arbeitsalltag.

Mehr Struktur, weniger Stress

Ein modernes System zur Vertragsverwaltung entfaltet seine Stärken besonders im Büroalltag. Von der Vertragserstellung über die Freigabe bis zur Archivierung läuft alles digital ab. Vorlagen mit geprüften Klauseln sorgen für rechtlich korrekte Inhalte, Änderungen werden automatisch dokumentiert. Zuständige Personen erhalten Benachrichtigungen zur Prüfung, der unterschriebene Vertrag wird sicher archiviert und bleibt jederzeit auffindbar. Die digitale Unterschrift erfolgt über integrierte Schnittstellen wie DocuSign, ohne Medienbruch. Auch die Fristenüberwachung ist automatisiert: Das System erinnert rechtzeitig an anstehende Kündigungen oder Verlängerungen. Persönliche Kalender oder manuelle Notizen werden dadurch überflüssig. Alle Beteiligten greifen auf dieselben Informationen zu, was Transparenz schafft und Missverständnisse vermeidet. So entsteht ein strukturierter Ablauf, der nicht nur Zeit spart, sondern auch rechtliche Sicherheit bietet. Was früher oft mühsam und fehleranfällig war, wird durch digitale Prozesse nachvollziehbar, effizient und zuverlässig.

Nachhaltigkeit und Sicherheit

Digitale Vertragsverwaltung leistet nicht nur einen Beitrag zur Effizienz, sondern auch zur Nachhaltigkeit und Sicherheit im Unternehmen. Sie reduziert den Papierverbrauch, spart Lagerfläche und senkt Druck- sowie Versandkosten. Verträge müssen nicht mehr in Aktenschränken archiviert werden, sondern stehen digital und zentral zur Verfügung. Gleichzeitig erfüllen moderne Systeme alle Anforderungen an Datenschutz und Compliance. Sensible Daten wie Gehälter oder Vertragsinhalte sind durch verschlüsselte Übertragung, klare Zugriffsrechte und revisionssichere Archivierung zuverlässig geschützt. Gesetzliche Vorgaben wie DSGVO oder GoBD werden automatisch eingehalten. Ein weiterer Vorteil liegt in der Ausfallsicherheit: In cloudbasierten Lösungen sind Vertragsdaten mehrfach gesichert und auch unterwegs jederzeit abrufbar.

Fazit

Verträge sind geschäftskritisch, doch ihre Verwaltung ist häufig fehleranfällig und unnötig aufwendig. Digitale Lösungen schaffen Abhilfe, indem sie Übersicht, Sicherheit und Effizienz im Büroalltag verbessern. Wer moderne Büroarbeit ermöglichen möchte, sollte Papierordner und manuelle Fristenplanung durch ein durchdachtes digitales Vertragsmanagement ersetzen.

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Stehen mit Stil

Aufrechtes Arbeiten korrigiert die Körperhaltung und beugt Verletzungen vor. Zu langes und starres Stehen ist dennoch nicht ratsam. Die Anti-Ermüdungsmatte von Largeleaf unterstützt die passende Position mit ihrer topografischen Oberfläche aus diversen Erhöhungen, Vertiefungen, Kanten und Rundungen. Für 77,36 Euro erhältlich auf amazon.de.

Luft und Laune

Gute Arbeit braucht gutes Klima. Die Funkwetterstation von Netatmo macht Meldung, wenn das Fenster geöffnet werden muss, weil die Luftqualität zu schlecht ist. Entsprechende Daten werden in Echtzeit ausgewertet und in einer App veranschaulicht. So bleibt der Kopf frisch und der Geist produktiv. Ab 149 Euro auf netatmo.com.

Cooles Metall

Ob im Home oder im Office – oft gehts im Job heiß her, unabhängig von der Außen- oder Innentemperatur. Damit wenigstens die Technik nicht zu Schaden kommt, verhindert der neigbare Kühler „Black Metal“ die Überhitzung des Notebooks. Zudem ist er ein echtes Schmuckstück auf jedem Schreibtisch. Erhältlich für 34,99 Euro auf hama.de.

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Büropräsenz: Der Freitag verzeichnet mit plus acht Prozent den größten Anstieg im Vergleich zum Vorjahr. Abbildung: Memento Media, Unsplash

Das Schweizer Unternehmen Deskbird hat von September 2024 bis Februar 2025 die Buchungsdaten von rund 23.000 Nutzern in den größten deutschen Städten sowie von 3.000 Nutzern in Paris, Wien und Zürich analysiert.

Freitag legt zu

Insgesamt ist die Büroanwesenheit leicht gestiegen. Die beliebtesten Wochentage sind Dienstag und Mittwoch mit je 67 Prozent Anwesenheit. Auffällig ist der Freitag: Zwar bleibt er mit 54 Prozent der schwächste Tag, verzeichnet aber mit einem Plus von acht Prozent gegenüber dem Vorjahreszeitraum den höchsten Anstieg.

Bei der Anwesenheit nach Unternehmensgröße liegen mittelgroße Unternehmen (251 bis 1.499 Mitarbeitende) mit 62 Prozent Anwesenheit vorn, dicht gefolgt von Großunternehmen (ab 1.500 Mitarbeitenden) mit 61 Prozent. Auf dem letzten Platz liegen kleine Unternehmen unter 250 Mitarbeitenden mit 54 Prozent. „Mitarbeitende mittlerer und großer Unternehmen sind insgesamt häufiger im Büro als die Teams in kleineren Unternehmen. Besonders die großen Unternehmen forcieren aktuell in Deutschland den Return to Office“, sagt Ivan Cossu, CEO und Co-Founder von Deskbird.

Mia san Office

Im Städtevergleich liegt Stuttgart im Zeitraum von September 2024 bis Februar 2025 mit durchschnittlich 66 Prozent Büroanwesenheit vorn, gefolgt von München (62 Prozent) und Leipzig (59 Prozent). Damit lösen die beiden Großstädte im Süden Deutschlands Leipzig als Spitzenreiter ab. Dort lag die Büropräsenz im Vorjahreszeitraum noch bei 71 Prozent. Das Schlusslicht bildet mit 49 Prozent Anwesenheit nach wie vor Frankfurt/Main. In den 2023/24 stärker frequentierten Städten wie Leipzig (71 Prozent in 2023/24 vs. 59 Prozent in 2024/25) und Köln (70 Prozent in 2023/24 vs. 58 Prozent in 2024/25) ist also ein deutlicher Rückgang der Präsenz zu beobachten. In den anderen untersuchten Städten gibt es hingegen nur geringe Schwankungen.

Im internationalen Vergleich liegt Zürich mit 68 Prozent unangefochten vorn, gefolgt von Wien (64 Prozent). Paris hingegen verzeichnet mit 52 Prozent eine niedrige Anwesenheit, vergleichbar mit Hamburg (53 Prozent).

Konzerne vor Kmu

Die Auslastung der Schreibtische in Deutschland ist am Dienstag und Mittwoch mit 37 bzw. 36 Prozent am höchsten, gefolgt von 33 Prozent am Donnerstag. Montags (30 Prozent) und freitags (20 Prozent) sind die Schreibtische deutlich weniger ausgelastet.

Große Unternehmen haben mit 34 Prozent die höchste Schreibtischauslastung, während der Mittelstand mit 27 Prozent am niedrigsten liegt. Obwohl kleine Unternehmen im Vorjahr vorne lagen, haben sich bei der Büroauslastung nun die großen Unternehmen an die Spitze gesetzt.

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Pop Icon Keys von Logitech: Konturierte, flache Tasten ermöglichen ein schnelles, leises und vertrautes Tippen. Vier anpassbare Aktionstasten und eine Dual-Device-Verbindung erhöhen die Produktivität. Die Tastatur besticht durch ihre auffälligen Farben à la Pop-Art-Design und besteht je nach Farbvariante zu 37 bis 70 Prozent aus recyceltem Post-Consumer-Kunststoff (PCR).

KW 550 MX LP von Cherry: Die kabellose, kompakte Office-Tastatur nutzt mechanische Low-Profile-2.0-Schalter für ein flüssiges und angenehmes Tippgefühl. Dual-Mode-Konnektivität via USB-Dongle oder Bluetooth für bis zu drei Geräte, eine dimmbare Hintergrundbeleuchtung sowie eine mehrfarbig leuchtende Cherry-Taste für den aktuellen Batteriestatus runden die Ausstattung ab.

Vaiya von Trust: Die kabellose Multigerätetastatur lässt sich per USB-Empfänger und Bluetooth mit bis zu vier Geräten verbinden. Flache Scherentasten im Notebookstil bieten einen hohen Tippkomfort. Eine Extrataste für smarte Assistenten (Copilot, Siri etc.) sowie Multi-OS-Unterstützung ermöglicht flexibles Arbeiten. Das Gehäuse besteht zu 55 Prozent aus recyceltem Kunststoff.

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