Im Geschäftsalltag liegt es in der Verantwortung jedes Einzelnen, Cybersicherheitsrisiken zu vermeiden. Abbildung: Sharp, AdobeStock_358962766

Im Bereich IT hört man ab und zu vom „ZBuS-Problem“, nämlich dann, wenn sich das IT-Problem zwischen Bildschirm und Stuhl (ZBuS) befindet. Gemeint ist: Der Nutzer ist das Problem. Trotz des augenzwinkernden Akronyms steckt im Kern viel Wahres: Menschliches Versagen aufgrund mangelnder Expertise oder Übung im Bereich IT-Sicherheit ist ein weit verbreitetes Phänomen und stellt insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) vor große Herausforderungen.

So ergab eine von Sharp durchgeführte Umfrage unter insgesamt 5.770 IT-Entscheidern in ganz Europa, dass fehlende oder unzureichende Mitarbeiterschulungen für fast vier von zehn (37 Prozent) der befragten KMU das größte Risiko im Bereich IT-Sicherheit darstellen – noch vor großangelegten Cyber-Angriffen (33 Prozent) oder dem Fehlen umfassender technologischer Schutzmaßnahmen (30 Prozent). Und eine aktuelle Studie der „Stanford University and Tessian“ ergab, dass Mitarbeiterfehler die Ursache für alarmierende 88 Prozent aller Datenschutzverletzungen sind.

Jede Cyberschutz-Strategie ist nur so gut wie das Mitarbeiterwissen

Mit Blick auf die Tatsache, dass die IT-Umgebungen in Unternehmen – und damit auch die Bedrohungslage durch Angreifer – kontinuierlich komplexer werden, braucht es immer mehr Expertise und Wissen, um die Tricks der Angreifer zu durchschauen. Die IT-Abteilungen allein können dies längst nicht mehr leisten: Fachkräftemangel, zunehmende Arbeitsverdichtung und -komplexität führen dazu, dass die IT-Verantwortlichen in KMU – sofern überhaupt explizit vorhanden – zunehmend an ihre Kapazitätsgrenzen stoßen.

Im Geschäftsalltag ist es daher die Aufgabe jedes Einzelnen, Cybersicherheitsrisiken so weit wie möglich zu vermeiden. Die wenigsten Mitarbeitenden sind jedoch IT-Experten, die automatisch über das nötige Wissen zu den verschiedenen Angriffsmethoden verfügen. Dementsprechend sind es oft genau diese Mitarbeitenden, die unbedacht auf einen gefälschten Link klicken oder den Anhang einer Phishing-E-Mail öffnen – unter anderem, weil sie nicht ausreichend über diese Themen informiert wurden. Die wenigsten sind daher ohne entsprechende Schulung in der Lage, eine gefälschte E-Mail als solche zu erkennen. Angreifer sind sich dieser Tatsache bewusst und nutzen sie aktiv aus.

Für KMU bedeutet dies einerseits, dass der Schutz vor Cyberbedrohungen nicht nur darin bestehen kann, immer mehr und immer ausgefeiltere technische Schutzmaßnahmen einzuführen, denn auch diese – und damit die gesamte digitale Resilienz eines Unternehmens – sind immer nur so gut wie das Wissen der Mitarbeitenden. Auf der anderen Seite bedeutet dies aber auch, dass die Schulung der Mitarbeitenden bei sorgfältiger Planung und Durchführung wesentlich dazu beitragen kann, Cyber-Sicherheitsrisiken so weit wie möglich einzudämmen. Und angesichts der oft schwerwiegenden Folgen eines Angriffs oder Datenverlusts für Unternehmen sollten Weiterbildungen in diesem Bereich höchste Priorität haben.

Eine sicherheitsfokussierte Unternehmenskultur etablieren

Sogenannte Security-Awareness-Trainings sind eine der einfachsten und effektivsten Methoden, die eigenen Mitarbeitenden hinsichtlich Cyberbedrohungen und sicherheitskonformen Verhaltens auf dem aktuellen Stand zu halten. Dabei handelt es sich um digitale Weiterbildungsformate, die sich an sämtliche Beschäftigte im Unternehmen richten, die nicht explizit im IT-Bereich tätig sind. Ziel dieser Trainings sollte darin bestehen, den Nicht-ITler die notwendige Expertise und Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, um Risiken für IT-Sicherheit und Datenschutz zu erkennen und angemessen darauf zu reagieren.

Die Trainings sollten auf fortlaufender Basis stattfinden und fest im Arbeitsalltag verankert werden, denn Cyberkriminelle entwickeln ihre Angriffsmuster und -Technologien kontinuierlich weiter. Gleichzeitig soll diese Regelmäßigkeit die Mitarbeitenden auch für die Tatsache sensibilisieren, dass IT-Sicherheit nicht nur Aufgabe der IT-Experten ist. So lässt sich dauerhaft ein besseres Bewusstsein für die Wichtigkeit von Cybersicherheit im Unternehmen schaffen.

Die besten Trainingserfolge erzielt üblicherweise ein solider Mix aus theoretischen Trainingseinheiten und praxisbezogenen Simulationsübungen mit einem Fokus auf Phishing und Social Engineering, da dies die Angriffsmethoden sind, mit denen Beschäftigte im Alltag am wahrscheinlichsten konfrontiert werden. Zudem sollten die Trainingseinheiten sich möglichst einfach in den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden integrieren lassen, um eine zuverlässige Teilnahme und Engagement zu gewährleisten. In der Regel lohnt es sich für KMU, für das Durchführen der Trainings einen externen Dienstleister an Bord zu holen, damit diese Aufgabe nicht zusätzlich noch bei den oftmals ohnehin bereits ausgelasteten IT-Experten im Unternehmen liegt.

Abbildung: Sharp Torsten Bechler, Manager Product Marketing, Sharp Business Systems Deutschland. sharp.de

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Cloudbasierte Sicherheitsplattformen erhöhen die physische Gebäudesicherheit. Abbildung: Jacques Gaimard, Pixabay

Die cloudbasierte Zugangskontrolle bietet neben dem Komfort für Sicherheitsverantwortliche und Endnutzer noch weitere Vorteile: Kosteneinsparungen durch geringere Serverwartung und IT-Updates, erhöhte Sicherheit und Flexibilität sowie effiziente Verwaltung und Analyse von Sicherheitsdaten. Hier seien vier zentrale Mehrwerte für Unternehmen genannt:

#1 Datenbasierte Analyse

Mit einer cloudbasierten Plattform für physische Sicherheit können Unternehmen mehr Benutzerdaten auf sichere Weise erfassen und nutzen. Sie erhalten genau die Daten, die sie benötigen, um ihre digitale Transformation zu beschleunigen. Sobald eine solche Sicherheitsplattform vorhanden ist, die Systeme wie Zugangskontrolle, Videoüberwachung und Alarmsysteme integriert, können Unternehmen die Datenanalyse nutzen, um ihre Geschäftsabläufe zu verändern.

#2 Mobile Flexibilität

Der „mobile Arbeitsstil“ hat sich etabliert. Immer mehr Menschen nutzen die Möglichkeit, ihre beruflichen Aufgaben von überall aus zu erledigen, indem sie dafür mobile Endgeräte nutzen. Neben dem Abrufen von E-Mails oder dem Bearbeiten von Dokumenten mit dem Smartphone ist es sinnvoll, den Zugang zu Gebäuden damit zu steuern und Türen zu öffnen. Für die Endnutzer bedeutet die drahtlose Technik Komfort und Benutzerfreundlichkeit.

Das Herzstück eines Sicherheitsökosystems: die Zugangskontrollplattform. Abbildung: Brivo

#3 Nahtlose Integration

Tools für Identitäts- und Zugriffsmanagement (IAM) wie G Suite, Okta und Microsoft Azure werden eingesetzt, um Zugriffe der Mitarbeitenden auf Microsoft Outlook, Salesforce, Workday und andere IT-Systeme zu steuern. Die Integration von physischem Sicherheitsmanagement und Identitätsmanagement stellt sicher, dass Zugriffsrechte immer auf dem neuesten Stand sind. So können sich die Teams getrost auf andere wichtige Sicherheitsaufgaben konzentrieren.

#4 Sichere Datenumgebung

Die Cloudspeicherung von Daten, die von physischen Sicherheits- und Zugangskontrollsystemen erfasst werden, verringert das Risiko von Cyberangriffen erheblich und schützt zudem vor physischen Bedrohungen wie Schäden durch Feuer oder Überschwemmung. Meine Expertenempfehlung lautet daher: Ziehen Sie bei der Planung des Umstiegs auf die Cloud die Schaffung eines umfassenden Sicherheitsökosystems in Betracht. Das Herzstück dieses Ökosystems sollte eine Zugangskontrollplattform sein. Sie integriert physische und funktionsübergreifende Sicherheitssysteme, um die Betriebseffizienz zu maximieren. Diese Plattform sollte idealerweise erweiterbar sein und das gesamte Spektrum der Sicherheitssysteme abdecken.

André Wagner-Wendland Regional Sales Manager Germany, Brivo Inc. brivo.com

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Klare Erwartungshaltung: Die Cloud soll mehr Sicherheit für weniger Geld bieten. Abbildung: Tung Nguyen, Pixabay

Die digitale Transformation wird gelebt, aber vielen Unternehmen fehlt es dabei an Geschwindigkeit. Laut Selbsteinschätzung sehen sich rund 37 Prozent der befragten Unternehmen „gut“ bis „sehr gut“ bei der Digitalisierung aufgestellt, 54 Prozent zumindest im zufriedenstellenden Bereich. Dies entspricht nach Angaben der Studienmacher nicht ganz den Ergebnissen vergleichbarer Studien.

Cloud nicht gleich Cloud

Die Unternehmen favorisieren verschiedene IT-Betriebsmodelle. 36 Prozent der Befragten bevorzugen die Private Cloud, also das Hosting von Workloads in einem extern betriebenen Rechenzentrum. Weitere 26 Prozent der Studienteilnehmer setzen auf die Public Cloud, gut 34 Prozent arbeiten mit einer Mischform – sie nutzen ein hybrides Betriebsmodell.

Viele Wege in die Cloud

In Bezug auf die Einführung und den Betrieb der Cloud nehmen 73 Prozent der befragten IT- und Business-Verantwortlichen eine planvolle und koordinierte Herangehensweise für sich in Anspruch. Fast ebenso viele Befragte gehen dabei Schritt für Schritt vor – getreu dem Motto: Learning by doing. Trotz dieses offenkundigen Herantastens an die Cloud-Thematik gibt es erkennbar große Spielräume, um Dinge auszuprobieren: Fast 65 Prozent haben sich in Sachen Cloud eine „Let’s try it“-Mentalität bewahrt, die nicht unbedingt eine Schritt-für-Schritt-Planung voraussetzt. Aber auch externe Dienstleister werden dafür beauftragt, knapp 66 Prozent der Befragten wählen diesen Weg. Bedeutsam bei dem Schritt in die Cloud sind für jeweils fast zwei Drittel der Beschäftigten auch zwei weitere Instanzen: der konzerneigene IT-Dienstleister sowie ein dediziertes Projektteam beziehungsweise Cloud Center of Excellence (CCoE), in dem alle wichtigen Stakeholder und Know-how-Träger gebündelt sind.

Klare Erwartungshaltung

Mit Blick auf die Vorteile, die Unternehmen von der Cloud-Migration erwarten beziehungsweise erwartet haben, zeigen sich klare Tendenzen. Für fast die Hälfte der Befragten (49 Prozent) war und ist das Thema Kostensenkung das zentrale Argument. Dicht gefolgt von der Prämisse „mehr Sicherheit“, die auf einen Anteil von 44 Prozent kommt. Und ebenso nennenswert: Fast 30 Prozent der Beschäftigten verbinden mit einem cloudbasierten IT-Betriebsmodell die Hoffnung auf effektivere Erfüllung aller für ihr Unternehmen und ihre Branche relevanten Compliance- und Datenschutzbestimmungen. Darüber hinaus wünschen sich fast 28 Prozent aufgrund der Cloud-Migration eine bessere Skalierbarkeit ihrer Anwendungen.

Für die Cloud-Transformation-Studie hat das Custom-Research-Team von CIO, CSO und Computerwoche in Abstimmung mit den Studienpartnern T-Systems, Plusserver, Fortinet und Spirit/21 im Februar 2024 eine Online-Umfrage unter (IT-)Verantwortlichen in Unternehmen der DACH-Region durchgeführt.

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Fachkräftemangel in Deutschland betrifft viele Unternehmens- und Geschäftsbereiche. Abbildung: Parallels

Bei einer hybriden Cloudlösung handelt es sich um eine Kombination aus öffentlichen und privaten Clouds sowie lokalen Infrastrukturen, die von Unternehmen verwendet werden, um Daten und Anwendungen zu speichern, zu verwalten und auszuführen. 56 Prozent der Studienteilnehmenden planen, bereits in diesem Jahr einen hybriden Cloudansatz stärker umzusetzen.

Öffentliche Clouds

Die Studie untersuchte auch die Nutzung öffentlicher Clouds. Dabei zeigte sich, dass die Mehrheit der 805 befragten IT-Fachleute großen Nutzen in dieser Cloudart sieht. Innerhalb von Großunternehmen räumten jedoch 18 Prozent ein, dass sie nicht den größtmöglichen Nutzen aus der öffentlichen Cloud ziehen. Unabhängig von der eigenen Größe befinden sich elf Prozent der befragten Unternehmen in einer ähnlichen Lage, heißt es in der Studie. In dieser Teilnehmergruppe haben 33 Prozent Bedenken hinsichtlich der Komplexität einer Migration zu öffentlichen Clouds geäußert. Verschärft wird diese Herausforderung durch einen Mangel an hauseigener Cloudkompetenz (27 Prozent) und durch Rekrutierungsprobleme im IT-Bereich.

Veraltete Software ist in deutschen Unternehmen weit verbreitet. Abbildung: Parallels

Eine schrittweise Cloudeinführung mit einfach zu verwaltenden Software-Lösungen, die durch Automatisierung und Sicherheitstechnik erweitert werden, eignet sich ideal. So können IT-Fachkräfte ohne spezielles Know-how im Bereich Cloudmanagement die Flexibilität und Kosteneinsparungen erzielen, die sie von der Cloud erwarten“, resümiert Prashant Ketkar, Chief Technology & Product Officer bei Alludo, dem Mutterkonzern von Parallels.

Hybrid Cloud, hybrid Work

Die Untersuchung hat ergeben, dass hybride Cloudinfrastrukturen das häufigste Modell zur Unterstützung hybrider Arbeitsumgebungen sind. Von den 83 Prozent der Befragten, die gegenwärtig in einer hybriden Umgebung (Büro und Homeoffice) arbeiten, verwenden 91 Prozent eine hybride Cloud. Als die fünf wichtigsten Vorteile einer hybriden Cloud im Vergleich zu einer rein öffentlichen Cloud oder einer rein lokalen Infrastruktur wurden genannt: erhöhte Flexibilität (46 Prozent), verbesserte Sicherheit (40 Prozent), Kosteneinsparungen (34 Prozent), erhöhte Verlässlichkeit (41 Prozent) und Skalierbarkeit (44 Prozent).

Legacy-Anwendungen

Die anhaltende Bedeutung von Legacy-Anwendungen (veraltete oder überholte Software) trägt ebenfalls zur Einführung hybrider Cloudumgebungen bei, erklären die Studienmacher. Nahezu alle befragten IT-Fachleute (96 Prozent) haben angegeben, dass sie gegenwärtig Legacy-Windows- und -Linux-Anwendungen benötigen. Knapp ein Drittel der Befragten wird noch mindestens fünf Jahre auf solche Legacy-Anwendungen zugreifen müssen. Das gilt besonders für kleinere Unternehmen, von denen 67 Prozent betont haben, dass dies sehr wichtig sei. Nur vier Prozent der Befragten haben bestätigt, dass sie keine Legacy-Anwendungen verwenden. Ein hybrider Cloudansatz kann dabei helfen, diese Herausforderung zu überwinden, da er schrittweise Änderungen ohne Massenupgrades der IT-Infrastruktur ermöglicht, so die Studienmacher.

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Drucker werden bei den meisten Unternehmen einfach übersehen, wenn es um die IT-Sicherheitsstrategie geht. Abbildung: Sharp

Wie eine Studie von Sharp unter mehr als 500 IT-Entscheidern und -Beschaffungsverantwortlichen aus KMU verschiedener Branchen in Deutschland zeigt, war bereits jedes fünfte (20 Prozent) deutsche KMU Opfer einer IT-Sicherheitsverletzung, die über einen Multifunktionsdrucker (MFP) erfolgte. Anscheinend ist der „harmlose“ Drucker also doch nicht so harmlos – zumindest, wenn er ungeschützt ist. Und in vielen Fällen ist das leider die Realität, denn nur drei Prozent aller Befragten sehen die Risiken, die von ungeschützten MFPs ausgehen, als Grund zur Sorge an. Mehr als ein Drittel (36 Prozent) aller Befragten gibt an, dass ihr Unternehmen keinerlei druckerspezifische Sicherheitsmaßnahmen getroffen hat. Und nur rund ein Viertel der befragten Unternehmen führt dedizierte Mitarbeiterschulungen zu den Themen Drucker- (25 Prozent) und Scanner-Sicherheit (21 Prozent) durch.

Der Drucker wird bei Unternehmen oft übersehen, wenn es um die IT-Sicherheitsstrategie geht. Er wirkt in der Regel zu unbedeutend, gerade auch weil die meisten bedeutenden Cyberangriffe, die es in die Medien schaffen, über andere, technisch komplexere Angriffsvektoren erfolgen. Genau diese Fehleinschätzung nutzen Cyberkriminelle jedoch aus, um sich über ungeschützte Drucker und MFPs Zugang zu sensiblen Daten zu verschaffen. Aber: Diese Geräte lassen sich mit wenigen, schnell implementierbaren Maßnahmen zuverlässig absichern.

Drucker absichern: Grundlagen machen viel aus

Der erste Schritt beim Schutz von Druckern und MFPs unterscheidet sich nicht von dem für andere Endgeräte: Verantwortliche sollten darauf achten, dass die Softwarekomponenten dieser Geräte durch regelmäßige Updates stets auf dem neuesten Stand sind. Auf diese Weise lässt sich schon einmal sicherstellen, dass potenzielle Software-Schwachstellen schnell behoben und nicht zum Einfalltor für Angreifer werden. Im selben Schritt sollten auch regelmäßige Back-ups wichtiger Daten eingerichtet werden, sodass selbst im Falle eines erfolgreichen Angriffs oder sonstigen Datenverlusts essenzielle Betriebsabläufe wiederhergestellt und Ausfallzeiten minimiert werden können.

Darüber hinaus gibt es noch einige weitere druckerspezifische Aspekte zu beachten, wenn ein bestmögliches Level an Schutz erreicht werden soll. Verantwortliche sollten sich ins Gedächtnis rufen, dass bei Druckern und MFPs Informationen sowohl in Papierform (Ausdrucke, Kopien etc.) als auch in digitaler Form (Scans) vorliegen. Dies bedeutet, dass Maßnahmen ergriffen werden müssen, die beide Dimensionen abdecken.

So gilt es unternehmensweit, ein Bewusstsein dafür zu schaffen, dass vertrauliche Ausdrucke und Kopien nicht unbeaufsichtigt im Ausgabefach des Geräts verbleiben dürfen. Oftmals sind es bereits solche Grundlagen, an denen es mangelt. Ebenfalls etabliert werden sollten einheitliche, verbindliche Richtlinien und Standards für die Nutzung und Sicherheit von Druckern und MFPs. Diese sollten dann in regelmäßigen Schulungen an alle Mitarbeitenden kommuniziert werden und beispielsweise ein „How to“ für die korrekte Nutzung sicherer Passwörter und PINs umfassen.

Sicherheitsfunktionen in Kombination mit grundlegenden Maßnahmen bilden einen soliden Schutz vor unbefugtem Zugriff. Abbildung: Sharp

Die Sicherheitsfunktionen moderner MFPs

Passwörter, PINs und Authentifizierung bilden dabei die Grundlagen. Wichtig ist außerdem ein zuverlässiger Schutz vor Viren und Malware – in dieser Beziehung unterscheiden sich MFPs kaum von Laptops und anderen Endgeräten. Bei Sharp arbeiten wir hier zusammen mit Bitdefender, einem Branchenführer in den Bereichen Bedrohungsabwehr, -erkennung und -reaktion. Die Bitdefender Anti-Malware-Engine lässt sich in die Sharp Future-Workplace-A3-MFP-Serie integrieren. Sie scannt in Echtzeit alle Ein- und Ausgabedaten der Geräte und alarmiert Anwender, IT- oder Sicherheitsteams, wenn Bedrohungen erkannt werden.

Für den Schutz von Daten, die vom Gerät an einen anderen Endpunkt gesendet werden oder von einem Endpunkt an das Gerät, sollten ebenfalls Maßnahmen ergriffen werden. Denn diese Daten können während des Transfers „auf dem Weg“ abgefangen werden. Eine Verschlüsselung stellt dabei sicher, dass die Daten für den Angreifer selbst in diesem Fall wertlos sind, da sie von niemandem außer dem vorgesehenen Empfänger gelesen werden können. Moderne MFPs verfügen dafür über sogenannte Trusted Platform Modules (TPM), eine Industriestandardtechnologie, die mithilfe kryptografischer Werte die Verschlüsselung der Daten ermöglicht. Dabei sind Daten, die im Speicher und auf der Festplatte des Gerätes „ruhen“, mit eingeschlossen – eine umfassende und essenzielle Schutzmaßnahme.

Diese Sicherheitsfunktionen in Kombination mit den oben genannten grundlegenden Maßnahmen bilden einen soliden Schutz vor unbefugtem Zugriff Dritter auf Drucker und MFPs im Unternehmen. Bei der Implementierung der einzelnen Schutzebenen von Richtlinien über Schulungen bis hin zur Konfigurierung der gerätespezifischen Sicherheitsfunktionen empfiehlt sich eine Beratung und Unterstützung durch Experten, um den bestmöglichen Schutz schnell und ohne Beeinträchtigung des Tagesgeschäfts zu erreichen.

Abbildung: Sharp Torsten Bechler, Manager Product Marketing, Sharp Business Systems Deutschland. sharp.de

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Digitale Kompetenzen sind im heutigen Arbeitsalltag zu einer wichtigen Voraussetzung geworden. Abbildung: Sitthiphong Thadakun, Vecteezy

#1 Von jedem Ort

Der Zugriff auf und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten ist mit cloudbasierten Lösungen von jedem Ort und jedem beliebigen Gerät möglich. Voraussetzung ist ein stabiler Internetzugang.

#2 Feedback in Echtzeit

Kollaborationsfunktionen wie Livebearbeitungen, Kommentare und Chats erleichtern die nahtlose Teamarbeit und beschleunigen Entscheidungsprozesse.

#3 Änderungsverfolgung

Dank der Versionskontrollfunktion, die den Verlauf der Änderungen an einem Dokument speichert, kann bei Bedarf eine frühere Dateiversion wiederhergestellt werden. Das verhindert Datenverluste und verbessert die Datenintegrität.

#4 Zugriffsrechte

Cloudbasierte Dokumentenplattformen bieten Sicherheitsfunktionen zum Schutz vertraulicher Geschäftsinformationen. Unternehmen können Zugriffsberechtigungen und Benutzerauthentifizierungen festlegen, damit nur autorisierte Mitarbeitende auf vertrauliche Dokumente zugreifen und sie bearbeiten können.

#5 Optimierte Workflows

Physische Dateifreigaben, das Drucken oder Scannen werden mit cloudbasierter Dokumentenbearbeitung überflüssig. Das spart Zeit und reduziert den Papierverbrauch, was zu einem nachhaltigeren Geschäftsumfeld beiträgt.

#6 Integration

Die meisten cloudbasierten Lösungen lassen sich nahtlos in andere Produktivitätswerkzeuge integrieren, zum Beispiel in Projektmanagement- Software, E-Mail-Clients, Cloudspeicherdienste oder Kollaborationstools wie Microsoft Teams. Diese Integration erhöht die Gesamteffizienz.

#7 Kosteneffizienz

Aufgrund der Skalierbarkeit lassen sich Speicher- und Kollaborationsbedarf anpassen. Darüber hinaus arbeiten die meisten cloudbasierten Plattformen auf der Grundlage eines Abonnementmodells, sodass keine erheblichen Vorabinvestitionen in Software und Infrastruktur erforderlich sind.

#8 Disaster Recovery

Automatische Datensicherung sowie Disaster Recovery (Notfallwiederherstellung) sind Standardfunktionen. Sie schützen vor Datenverlusten aufgrund von Hardwareausfällen oder anderen unvorhergesehenen Ereignissen.

#9 Plattformübergreifend

Cloudbasierte Plattformen sind mit verschiedenen Betriebssystemen und Geräten kompatibel, etwa Windows, MacOS, iOS und Android. Diese plattformübergreifende Unterstützung ermöglicht einen nahtlosen Zugriff und garantiert die reibungslose Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden.

#10 Globale Zusammenarbeit

Bei global agierenden Unternehmen oder Unternehmen mit remote bzw. hybrid arbeitenden Teams fördern und unterstützen Cloudlösungen das Teamwork über verschiedene Zeitzonen und geografische Standorte hinweg.

Abbildung: Foxit Karolin Köstler, Senior Marketing Manager EMEA, Foxit. foxit.com

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Die Cloud als unverzichtbares Element der digitalen Transformation. Abbildung: Dilok Klaisataporn, Vecteezy

In einer sich ständig verändernden Welt und multiplen Krisen, haben wir uns langsam von der Pandemie erholt. Mit steigendem Geschäftstempo und der Dringlichkeit, sich zu modernisieren und relevant zu bleiben, haben Investitionen in die digitale Transformation (DX) enorm zugenommen. Im Gespräch mit Marcus Putschli, Gründer und CEO der e-dox AG, kristallisierte sich heraus, dass derzeit ein Umsatzschwerpunkt in der „Automatisierung“ liegt. Für den Chef des Leipziger Anbieters von IT-Lösungen rückt die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen immer mehr in den Mittelpunkt. Wie viele Bürogerätehändler hat auch e-dox ihren Ursprung in der Druckindustrie, die für Unternehmen immer noch von entscheidender Bedeutung ist, sich aber im Laufe der Zeit weiterentwickelt hat und heute so viel mehr umfasst.

Grundbaustein Drucken

Untersuchungen von Keypoint Intelligence zeigen eine Verschiebung der Verwendung von Drucksachen am Arbeitsplatz: weg vom reinen Ausdruck, der als Teil eines Geschäftsprozesses erforderlich ist, hin zum optionalen Druck. KMUs setzen vermehrt auf digitale Dokumentenprozesse. Neben Scannern werden Prozesse wie das Intelligent Document Processing (IDP) benötigt, die von Einzelfunktions- oder Multifunktionsgeräten unterstützt werden. Nur so wird sichergestellt, dass Dokumente jederzeit in Bewegung sind und den richtigen Ablageort finden.

Die Definitionen: Digital Transformation (DX), Intelligent Document Processing (IDP) und Robotic Process Automation (RPA). Abbildung: Keypoint Intelligence

Digital-Content-Management ist nicht neu. DMS-Lösungen gibt es seit Jahrzehnten, aber die Technik hat sich weiterentwickelt. IDP-Systeme können Dokumente nun in verwertbare Daten umwandeln und mithilfe von künstlicher Intelligenz aus diesen Daten lernen, Muster finden sowie prädiktive Ergebnisse ohne menschliches Eingreifen erzielen. Eine der großen Herausforderungen für heutige Technologieanbieter, weil viele Endkunden wollen ihr Verhalten nicht ändern. „Die Arbeitswelt stärkend für unsere Kunden zu gestalten, um den ständigen Veränderungen zu begegnen, gehört zum täglichen Geschäft“, sagt Marcus Putschli.

Automatisierung

Die Angst vor neuen Technologien ist groß, aber die Vorteile der Automatisierung sind für den modernen Arbeitsplatz hoch. Der Fokus der Bürokommunikationsbranche auf Dokumente erweist sich für Kunden auf dem Weg der digitalen Transformation als äußerst wertvoll, da diese Branche versteht, wie man Technik in die Cloud migriert und die Daten- und Dokumentensicherheit gewährleistet. Der Einsatz von moderner Technologie wie KI, Automatisierung und DX dient maßgeblich dazu, Menschen in ihren Rollen zu stärken sowie Interesse für unsere Industrie zu wecken.

Hybride Arbeit

Ein Megatrend, der hybride Arbeitsplätze betrifft, ist die Kommunikationstechnologie. Während der Lockdowns erlebten virtuelle Meetings ihren Boom und sind heute fester Teil des Arbeitslebens. Dabei geht es nicht nur um Headsets und digitale Zusammenkünfte. „Die Kommunikationstechnik geht weit über Headsets und Notebook-Kameras hinaus. Die digitale Arbeitswelt konkurriert mit den alltäglichen Arbeitsplätzen in Qualität und Effizienz und darf der realen Welt in nichts nachstehen”, sagt Putschli. „Die Kommunikationstechnik hat sich auf ein neues Niveau entwickelt. Es ist großartig zu sehen, welche Innovation und Kreativität aus diesem Bereich kommt, sei es in der Geräte- oder Raumverwaltung, im Meetingerlebnis oder auf Kollaborationsplattformen.“

Flexibles Arbeiten

Flexibles Arbeiten ist ein weiterer Trend, auch unterstützt von Coworking Spaces. Selbst die Insolvenz des Coworking-Unternehmens WeWork spiegelt nicht die kontinuierliche Weiterentwicklung dieses hochflexiblen Angebots sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen wider. Experten prognostizieren, dass Coworking weiterhin zweistellig wachsen wird, da solche Spaces Start-ups und Freiberufler verschiedener Branchen anziehen. Es kann auch beobachtet werden, dass der Trend zum „Workplace-as-a-Service“ geht. Der Kunde sucht nicht nur einen Arbeitsplatz, sondern ein stimmiges, modernes Angebot für seine Bedürfnisse rund ums Arbeiten.

Ein Fazit

Die Welt hat sich weiterentwickelt und setzt Technik mit rasanter Geschwindigkeit ein. Wir alle müssen uns daran gewöhnen, lebenslang zu lernen. Schulungen und Werkzeuge sind unumgänglich, um sich anzupassen sowie die eigene Arbeitswelt agil zu halten. Ein vertrauenswürdiger Partner, der über neue Technik und aktuelle Trends auf dem Laufenden ist und dabei helfen kann, einen Wandel zu vollziehen, ist entscheidend, um kleine und mittlere Unternehmen auf ihrem Weg durch die Transformation zu begleiten.

Abbildung: Keypoint Intelligence Deborah Hawkins, Group Director Office Team, Keypoint Intelligence. keypointintelligence.com

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Von Drucksicherheit bis Nachhaltigkeit: Sharp benennt die relevanten Trends und Prognosen 2024 für die Druckbranche. Abbildung: Sharp

1. KI im Druckprozess

In der Druckbranche werden wir zunehmend KI-basierte Technologien und Prozesse sehen, die Unternehmen dabei unterstützen, Druckvorgänge zu vereinfachen und zu personalisieren. Bei der Dokumentenerfassung und den damit verbundenen Arbeitsabläufen – zum Beispiel der Klassifizierung von Dokumenten sowie der Extraktion von Informationen aus diesen – findet KI bereits Anwendung. Ebenso verbessert KI die Nutzererfahrung, indem sie Kunden, Händlern und Servicetechnikern einen schnellen Zugang zu Support-Inhalten ermöglicht.

Gleichzeitig kann KI aber auch zur Bedrohung für Unternehmen werden, wenn Hacker und andere böswillige Akteure sie nutzen, um die Drucksicherheit zu gefährden. Gerade beim Drucken müssen Hersteller und Unternehmen deshalb ihre Prozesse kontinuierlich evaluieren und die neuesten Entwicklungen im Bereich KI in ihre Sicherheitsstrategie einfließen lassen.

2. Drucksicherheit

Die Sicherheit von Geschäftsinformationen in physischer und digitaler Form ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Drucksicherheit ist dabei ein Teilbereich, der oftmals vernachlässigt wird: Wie eine Studie von Sharp aus dem Jahr 2023 zeigt, verfügen 32 Prozent der befragten kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) nicht über adäquate Sicherheitsmaßnahmen für ihre Bürodrucker – vor allem in KMU fehlen dafür oft die Ressourcen und das notwendige IT-Fachwissen. Dennoch müssen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, die Sicherheit all ihrer Endgeräte inklusive ihrer Drucker und Scanner priorisieren, um rechtliche, finanzielle und Reputationsschäden zu minimieren.

Umfassende Sicherheit lässt sich am besten erreichen, indem die bereits in die Geräte integrierten Sicherheitstechnologien und erweiterten Angebote des Geräteherstellers optimal genutzt werden, wie beispielsweise der Print Security Service von Sharp.

3. Clouddaten

Zahlreiche Unternehmen haben die Migration ihrer Daten und Prozesse in die Cloud eingeleitet oder schon abgeschlossen. In Zukunft wird es vor allem darum gehen, wie sie die dadurch verfügbaren Clouddienste bestmöglich für sich nutzen können. Entscheidend dafür wird sein, den Unternehmen zu ermöglichen, die eigenen Daten optimal einzusetzen und abzusichern. Diese Daten müssen zudem sicher und effizient geteilt werden können, und zwar nicht nur beim Drucken, sondern bei jedem Kommunikations- und Kollaborationsprozess innerhalb des Unternehmens.

Kontinuierliches Monitoring und regelmäßige Audits der Cloudinfrastruktur helfen dabei, Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben. Dazu gehört auch die Überwachung von Nutzeraktivitäten, Konfigurationen und Systemprotokollen. Daher wird in Zukunft die Erstellung passender Workflows für den schnellen und effizienten Datenzugriff innerhalb eines Unternehmens entscheidend sein. Das gilt insbesondere für die zunehmende Nutzung von KI, mit der Informationen schneller als zuvor gesichtet und abgerufen werden können.

4. Automatisierung

Die Automatisierung von Unternehmensprozessen schreitet weiter voran und ermöglicht mehr Produktivität bei gleichzeitig sinkenden Kosten. Da viele Daten und Informationen nach wie vor in analoger Form vorliegen – gerade in KMU – und diese in digitale Prozesse eingefügt werden müssen, bleiben Multifunktionsdrucker (MFPs) für viele Unternehmen weiterhin ein wichtiges Werkzeug für die Automatisierung von Arbeitsabläufen.

Wie bei vielen anderen Anwendungsfällen wird dieser Prozess durch den Einsatz von KI in Zukunft signifikant vereinfacht werden, da verschiedene Hürden, wie kostspielige Beratung und die maßgeschneiderte Erstellung und Konfiguration von Systemen, wegfallen.

5. Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeits- und Umweltfragen haben in den vergangenen Jahren für viele Unternehmen an Bedeutung gewonnen. Entsprechende Gesetze und Regulationen sind bereits in Kraft getreten oder liegen dem Gesetzgeber aktuell als Entwurf vor. Dazu zählt beispielsweise die Verordnung über die umweltgerechte Gestaltung nachhaltiger Produkte (Eco-Design for Sustainable Products Regulation, ESPR), mit der die Energieeffizienz und weitere Aspekte der Umweltverträglichkeit von Produkten in der EU verbessert werden soll.

Im Rahmen der ESPR-Verordnung soll zudem die Lebensdauer von Komponenten verändert werden. Im Hinblick auf Druckprozesse planen Unternehmen, ihre Geräte im Durchschnitt alle fünf Jahre zu erneuern. In diesem Fall wird vor allem die Fernüberwachung und -wartung von Druckgeräten dazu beitragen, ihre Lebensdauer zu erhöhen und so den ökologischen Fußabdruck zu reduzieren. Auch die zunehmende Entwicklung von MFPs und anderen Druckgeräten als „Appliances“, sprich als Geräte, die über ihre gesamte Lebensdauer hinweg ohne Wartung ihrer Komponenten auskommen können, werden entscheidend dazu beitragen, die Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.

Abbildung: Sharp Torsten Bechler, Manager Product Marketing, Sharp Business Systems Deutschland. sharp.de

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Durch das Zusammenspiel von Hardware, Software und Services bietet Kyocera zuverlässige Dokumenteninfrastrukturen für schnelle Geschäftsprozesse. Abbildung Kyocera

Kyocera zählt zu den weltweit führenden Anbietern von feinkeramischen Komponenten für die Technologieindustrie. Im deutschsprachigen Raum ist das Unternehmen vor allem durch die digitalen und hardwarebasierten Informations- und Dokumentenmanagementlösungen von Kyocera Document Solutions bekannt. Die Marke Kyocera steht für ein global agierendes, zukunftsorientiertes Unternehmen, für das Nachhaltigkeit bereits seit dem Gründungsjahr zu den Eckpfeilern der Unternehmensphilosophie zählt.

Geschichte

1959 wurde die Kyocera Corporation mit Hauptsitz im japanischen Kyoto gegründet. Der Unternehmensgründer Dr. Kazuo Inamori machte aus einem kleinen Vorstadtbetrieb ein internationales Hightech- Unternehmen mit heute mehr als 81.000 Mitarbeitenden und einem Jahresumsatz von rund 13,87 Milliarden Euro. Nachhaltiges Handeln zieht sich dabei wie ein roter Faden durch alle Entscheidungen in den weltweit fast 300 Tochtergesellschaften der Unternehmensgruppe. Dies entspricht der Philosophie des Gründers. Dr. Kazuo Inamori verfasste zu den Themen Philosophie und Management zahlreiche Publikationen, die weltweit mehr als 25 Millionen Mal verkauft wurden. 1985 stiftete er den renommierten Kyoto-Preis, der seither jährlich als eine der weltweit höchstdotierten Auszeichnungen für das Lebenswerk hochrangiger Wissenschaftler und Künstler verliehen wird, darunter der deutsche Philosoph Jürgen Habermas und die Choreografin Pina Bausch. Seit 1986 ist Kyocera Document Solutions im deutschen Markt aktiv.

Kyocera nahm 1959 als kleines Keramiktechnologie- Unternehmen mit 28 engagierten Mitarbeitenden rund um den Gründer Dr. Kazuo Inamori die Arbeit auf. Abbildung Kyocera

Gegenwart

Laut Wall Street Journal zählt die Kyocera Corporation zu den „The World’s 100 Most Sustainably Managed Companies“. Sie wurde mehrfach für den Nachhaltigkeitsindex (Asia-Pacific) von Dow Jones qualifiziert. Selbst für Kyocera Document Solutions Deutschland ist es seit Jahren ein grundsätzliches Ziel, CO2-Emissionen in der Produktentwicklung sowie bei allen Geschäftsaktivitäten so weit wie möglich zu vermeiden. Die heute noch nicht vollständig vermeidbaren Emissionen gleichen die Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH und die zu ihr gehörenden Unternehmen AKI GmbH und ALOS GmbH durch Investitionen in zertifizierte Klimaschutzprojekte aus.

Mit effizienten Druck- und Multifunktionssystemen sowie digitalen Lösungen rund ums Dokument trägt Kyocera dazu bei, den Papierverbrauch in Unternehmen zu reduzieren sowie Arbeitsabläufe zu beschleunigen und flexibler zu gestalten. Langlebige Komponenten sorgen für eine hohe Lebensdauer der angebotenen Systeme. Durch die Ecosys-Technologie, bei der Toner das einzige Verbrauchsmaterial ist, und das Verpackungskonzept, bei dem ausschließlich recyclingfähige Kartonagen zum Einsatz kommen, wird die anfallende Abfallmenge um bis zu 75 Prozent reduziert. Bereits 2011 hat Kyocera Document Solutions mit der Initiative Print Green einen weiteren großen Schritt in Richtung mehr Nachhaltigkeit getan. Dabei wird der ökologische Fußabdruck der in Deutschland und Österreich vertriebenen Systeme und Toner über den gesamten Lebenszyklus hinweg betrachtet. Das Unternehmen investiert zudem in internationale Klimaschutzprojekte, die mit dem Gold Standard ausgezeichnet sind.

Die deutsche Unternehmenszentrale von Kyocera Document Solutions in Meerbusch. Abbildung Kyocera

Nachhaltigkeit wird seit jeher großgeschrieben, was auch zahlreiche Auszeichnungen unterstreichen. 1997 erhielt Kyocera als erster Hersteller die renommierte Auszeichnung „Blauer Engel“ für einen Laserdrucker. Auch Kyocera Document Solutions Deutschland wurde mit diesem Ökolabel im Rahmen des Deutschen Nachhaltigkeitspreises ausgezeichnet und erhielt 2020 den „Deutschen Exzellenz-Preis“ in der Kategorie „Nachhaltige Unternehmen“.

Zukunft

Die digitale Transformation in Unternehmen und Behörden wird von Kyocera Document Solutions aktiv mitgestaltet. Mit innovativen Technologien und Lösungen sorgt das Unternehmen für die schnelle Verfügbarkeit von Informationen und eine ganzheitliche Optimierung des Informationsmanagements. Das macht auch den Weg zu mehr Nachhaltigkeit im Geschäftsalltag frei. Die Kyocera-Technologie ermöglicht vollständig digitale Prozesse und sorgt so dafür, dass wertvolle Ressourcen eingespart werden. Ressourcenschonung und Langlebigkeit stehen bei allen Produkten und Lösungen im Mittelpunkt. Kyocera fühlt sich den Nachhaltigkeitszielen der Vereinten Nationen verpflichtet, auf die sich die UN-Mitgliedsstaaten im Rahmen der Agenda 2030 verständigt haben.

Abbildung Kyocera

Die Digitalisierung ist die zentrale Herausforderung für die Arbeitswelt. Nur durch sie können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse beschleunigen und ihre digitale Zukunft gestalten. Als Kyocera-Gruppe unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre Informationsprozesse zukunftsfähig – und damit nachhaltig, sicher und schnell – zu machen. Mit unserem Portfolio aus digitalen und hardwarebasierten Lösungen decken wir wie kein Zweiter den gesamten Dokumentenlebenszyklus ab. Unsere leistungsstarken Druck- und Multifunktionssysteme, die intelligenten Capture-Lösungen sowie Scan-Services, unsere skalierbaren digitalen DMS-Lösungen in der Cloud oder in der eigenen Infrastruktur sowie unsere zuverlässigen, hochverfügbaren Printmanagement- Lösungen sorgen für mehr Geschwindigkeit bei Informationsprozessen.“

Dietmar Nick,
CEO.

Lösungen

Als Gestalter von Informationsprozessen in Unternehmen und Behörden ist Kyocera in der Lage, Dokumentenprozesse vollständig abzubilden – im Hinblick auf die Digitalisierung und die Optimierung ein deutlicher Wettbewerbsvorteil für Anwenderunternehmen.

Die Kyocera-Gruppe bündelt die leistungsstarken Lösungsangebote von Kyocera Document Solutions, AKI und ALOS zu einem gemeinsamen, ganzheitlichen Portfolio für den gesamten Dokumentenlebenszyklus, das zuverlässige und klimafreundliche Druck- und Multifunktionssysteme ebenso wie smarte Geschäftsanwendungen und Services umfasst. Damit unterstützt die Unternehmensgruppe Organisationen dabei, ihre Dokumentenprozesse effizient zu gestalten. Maßgeblich ist dabei immer das gemeinsame Leistungsversprechen der Gruppe: Making information faster.

Kyocera-Ecosys-Modelle, wie das Kyocera Ecosys MA6000ifx, stehen dank langlebiger Komponenten für ressourcenschonendes Drucken und Kopieren. Abbildung Kyocera

Auch im Zeitalter der Digitalisierung sind viele Geschäftsprozesse weiterhin auf hochwertige Scan-, Druck- und Kopiervorgänge angewiesen. Mit den beiden Technologie- Plattformen Ecosys und TASKalfa wird die ganze Bandbreite an Bürosystemen abgebildet: vom kleinen A4-Desktop-Drucker bis zum hochproduktiven A3-Multifunktionssystem. Kyocera-Laserdrucker und -Multifunktionssysteme arbeiten äußerst wirtschaftlich und sind gleichzeitig leistungsstark. Bei den Systemen setzt das Unternehmen von Beginn an auf hohe Umweltverträglichkeit. Die selbst entwickelte Ecosys-Technologie ermöglicht ressourcenschonendes Drucken und Kopieren. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern auch das Budget der Unternehmen.

Das Herzstück des hauseigenen Software-Portfolios ist der Kyocera Workflow Manager. Die digitale Dokumentenmanagementlösung automatisiert Informations- und Dokumentenprozesse. Anwender können deutlich schneller auf Informationen zugreifen und profitieren von einer besseren Verfügbarkeit als bei papiergebundenen Abläufen. Eine übersichtliche Ablagestruktur, klare Zuständigkeiten und das Speichern wiederkehrender Abläufe erleichtern die Bedienung – der Schulungsaufwand fällt gering aus. Dateien werden per Klick oder Drag-and-drop hinzugefügt. Die digitale Umlaufmappe zeigt den aktuellen Stand eines Genehmigungsprozesses und ermöglicht schnellen Zugriff auf alle Informationen für alle beteiligten Abteilungen. Die Software ist schnell und einfach implementiert und durch Module flexibel anpass- sowie skalierbar.

Print Green: Durch Investitionen in zertifizierte Klimaschutzprojekte werden Toner sowie Druck- und Multifunktionssysteme klimafreundlich angeboten. Abbildung Kyocera

Mit einem ganzheitlichen Portfolio aus digitalen und hardwarebasierten Lösungen gestaltet Kyocera Informationsprozesse nachhaltig, sicher und schnell. Abbildung Kyocera

Digitale Dokumentenmanagementlösungen auf eigenen Servern oder aus der Cloud beschleunigen Informationsprozesse ortsunabhängig und sorgen so bei hybrider Arbeit für hohe Effizienz. Abbildung Kyocera

Mit der cloudbasierten Dokumentenmanagementlösung Kyocera Cloud Information Manager können Unternehmen digitale Dokumente einfach und effizient verwalten, ohne IT-Ressourcen für die Einrichtung und Wartung von Servern vorhalten zu müssen. Sie haben dabei jederzeit schnellen Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Die Software-as-a-Service(SaaS)-Lösung ermöglicht die einfache Verwaltung und Klassifizierung unterschiedlicher Dokumententypen. Die Lösung wird auf verschlüsselten Servern innerhalb der Europäischen Union gehostet. So sind alle Informationen sicher bewahrt und DSGVO-konform vor dem Zugriff Dritter geschützt. Die Dokumente können über die intuitive Benutzeroberfläche im Webbrowser, über die mobile App für iOS und Android oder über die Scanfunktion eines Multifunktionssystems importiert werden. Damit werden auch hybride Arbeitsmodelle unterstützt.

Mit der deutlichen Zunahme flexibler Arbeitsformen ist auch der Bedarf an Druckinfrastrukturen gestiegen, die Mitarbeitende bei der ortsunabhängigen Bearbeitung von Dokumenten unterstützen. Mit Kyocera Cloud Print and Scan steht Unternehmen eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Verfügung, um Büroprozesse durch cloudbasiertes Drucken und Scannen effizienter zu gestalten und die Produktivität zu steigern. Drucken und Scannen von mehreren Standorten aus, Druck-/Scan-Sicherheit durch Nutzerauthentifizierung sowie Zugriffskontrolle und Datenverschlüsselung sind zentrale Bestandteile. Die Druckkosten lassen sich zentral verwalten. Zudem ist das Drucken von oder Scannen zu Cloud-Speicherdiensten von Anbietern wie Google Drive, OneDrive und Box mit dem nativen Cloud-Print-Management-Tool problemlos möglich.

Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH

• Anbieter im Bereich Informations- und Dokumentenmanagement
• Gegründet: 1959 bzw. 1986
• Standort: Meerbusch
• Mitarbeitende: 350
• kyoceradocumentsolutions.de

Bei der Verwaltung großer und heterogener Druckumgebungen bietet die von der Unternehmenstochter AKI entwickelte herstellerunabhängige Software PrinTaurus Unterstützung für Unternehmen. Sie macht die Administration der Druckinfrastruktur wesentlich einfacher, schneller und transparenter – und sorgt für die Hochverfügbarkeit von kritischen Druckprozessen.

Auch für die Digitalisierung von Archivakten aus Papier hat Kyocera eine Lösung im Portfolio. Mit dem über Fachhandelspartner erhältlichen Angebot „Kyocera Scan Services – Aktenarchivierung“ können analoge Informationen schnell und einfach digital verfügbar und nutzbar gemacht werden. Aktenordner mit Dokumenten bis zum A3-Format werden fachgerecht von Experten kontrolliert, aufbereitet und in hochwertigen Scans digitalisiert. Dadurch können Unternehmen bei der Aufbewahrung von Informationen deutlich an Platz und Budget sparen – und Flexibilität gewinnen. Die technische Umsetzung des Scan-Services erfolgt in Zusammenarbeit mit der Kyocera-Tochter ALOS. Durch die Bereitstellung eines Transfervermerks gemäß den Vorgaben des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) stellt der Kyocera-Service zudem die Weichen für die rechtssichere Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

BUCHTIPP: OFFICE BRANDS. Top-Marken für die Büroarbeit. Band 2 Im zweiten Sammelband „OFFICE BRANDS. Top-Marken für die Büroarbeit“ werden 30 Unternehmen vorgestellt, die für Markenqualität in Büroumgebungen stehen. In ausführlichen Porträts werden deren Geschichte, Gegenwart und Zukunft thematisiert. Zur Einleitung des Buches zählen Beiträge von renommierten Markenexperten. Auch dieser im Berliner PRIMA VIER Nehring Verlag erschienene Sammelband stellt mit seinen 160 hochwertig produzierten Seiten ein opulentes Kompendium dar. Das Buch ergänzt den ersten Band aus 2022. Beide Bände zusammen enthalten 65 Porträts von Big Brands für die Arbeit in Homeoffice, Office und an dritten Arbeitsorten. „OFFICE BRANDS. Top-Marken für die Büroarbeit. Band 2“, Robert Nehring (Hg.), PRIMA VIER Nehring Verlag, Berlin 2023, 160 Seiten, DIN A4, 59,90 € (Hardcover), 49,90 € (E-Book). Erhältlich unter: my-officebrands.de.

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Erfolgreich mit einer E-Procurement-Lösung: Mit Simple System können Einkaufsprozesse einfach digital umgesetzt werden. Abbildung: ijeab, Freepik

Fachkräftemangel, neues Lieferkettengesetz, aber auch die eher schleppend voranschreitende Digitalisierung haben Unternehmen 2023 in Atem und in Schach gehalten. Diese Themen werden den indirekten Einkauf auch 2024 weiter begleiten. In diesem Gastbeitrag beschreibe ich, worauf Unternehmen in diesem Jahr besonders achten sollten und welche Handlungsansätze es für die verschiedenen Herausforderungen geben kann.

#1 Dem Fachkräftemangel trotzen

Der Fachkräftemangel zieht sich durch alle Unternehmensabteilungen und bleibt weiterhin eine der größten betrieblichen Herausforderungen – auch für den Einkauf. Während Unternehmen nicht nur mit einem geringeren Bewerberpool zu kämpfen haben, müssen auch häufigere Personalwechsel kompensiert werden. Top-Priorität muss es also auch in 2024 sein, Lösungen zu finden, dem entgegenzuwirken. Großes Potenzial liegt hier in E-Procurement-Plattformen wie beispielsweise Simple System, die das vorhandene Personal durch digitale und automatisierte Prozesse direkt spürbar entlasten. So lassen sich sonst gebundene Ressourcen schnell befreien und umverteilen, damit Mitarbeitende ihre Zeit effektiver für strategische Aufgaben nutzen können.

Digitale Medien sind insgesamt unabdingbar, um neues Personal schnellstmöglich in die betrieblichen Abläufe zu integrieren. Um als Arbeitgeber für die junge Generation attraktiv zu sein und zu bleiben, ist Digitalisierung ein entscheidender Faktor. Es ist heute undenkbar, dass Auszubildende mit einem hochaktiven digitalen Freizeitleben im Unternehmen noch Zettel ausfüllen müssten – von der Erstellung papierbasierter Kataloge ganz zu schweigen. Daher ist ein Minimum an integrierten Touch-Oberflächen oder Monitoren ein absolutes Must-have für jedes Unternehmen, das Nachwuchskräfte suchen, finden und auch langfristig binden möchte.

#2 Produktivitätserhöhung gegen den Margendruck

Nicht nur der Regierungshaushalt muss Kostenoptimierung betreiben, auch nahezu jedes Unternehmen. Dadurch werden Preisverhandlungen immer schwieriger. Hinzu kommen steigende Preise, vor allem bei den Rohstoffen. Das sorgt für hohen Margendruck, der sich auch 2024 fortsetzen wird. Unternehmen müssen sich strategisch darauf einstellen, das Maximum aus ihrer Marge herauszuholen. Das kann nur durch Prozessoptimierung mittels Automatisierung und daraus folgender Produktivitätserhöhung gelingen. Auch hier müssen Unternehmen in technologische Lösungen investieren. In der Einkaufsabteilung könnte das die Einführung einer E-Procurement-Plattform sein. Solange der Bestellprozess zu Fuß, auf Papier und die Waren- und Preisübersichten in schwer aktualisierbaren Katalogwälzern stattfinden, sind zu viele Mitarbeitende in viel zu zeit- und daher kostenintensiven Prozessen gefangen. Und letztendlich bringen zu hohe Prozesskosten jede mögliche Marge zum Schmelzen.

#3 Schnelle Einsparpotenziale realisieren

Unternehmen müssen Transparenz in ihre Einkaufsprozesse und den Warenfluss bringen, gerade im Bereich der C-Teile, um hier optimale Einsparpotenziale zu identifizieren. Maverick-Buying ist einer der größten Feinde von strategisch optimiertem Einkaufsverhalten, weil Mitarbeitende dabei unkontrolliert Materialien am Einkauf vorbei bestellen. Dadurch werden der tatsächliche Bedarf verschleiert und Strategien zu Einsparpotenzialen nahezu unmöglich gemacht. Unternehmen müssen daher klare, neue Wege aufzeigen, zum Beispiel über digitale Tools, die das Einkaufsverhalten innerhalb der Abteilungen in vordefinierte Bahnen lenken. Durch Berechtigungen und Limits kann Maverick-Buying unterbunden werden. In E-Procurement-Systemen sorgen zusätzlich übersichtliche Preislisten dafür, dass stets im Sinne des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses Materialien eingekauft werden können. Einkäufer müssen sich dann nicht durch Berge von Katalogen kämpfen und laufen auch nicht Gefahr, ohne Preischeck beim üblichen Lieferanten im schlimmsten Fall viel zu teuer zu bestellen. Im Hinblick auf die hohen Kostenfaktoren, die uns auch 2024 weiter begleiten werden, sollten sich vorausschauende Unternehmen auch im kommenden Jahr um die Bündelung ihrer Einkaufspotenziale kümmern.

Mein Fazit lautet also: Egal ob Fachkräftemangel, Kostensenkungen oder Margendruck – der indirekten Beschaffung stehen einige große Herausforderungen in diesem Jahr bevor. Doch diese müssen kein Schreckgespenst sein, denn sie lassen sich mithilfe von smarten Technologien wie E-Procurement-Plattformen, Prozessoptimierung und Digitalisierung der Einkaufsprozesse schnell und kosteneffizient lösen!

Abbildung: Hoffmann Group Holger Dermann, Projektleiter E-Business & Services, Hoffmann Group. hoffmann-group.com

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