Evolve3 85 von Jabra: Das Over-Ear-Headset ist gut geeignet für konzentriertes Arbeiten in Open-Space-Bereichen. Die adaptive Active Noise Cancellation ist während laufender Gespräche aktiv und reduziert Ablenkungen. Durch Sprachinteraktion ermöglicht das Headset den Zugang zu KI-Anwendungen. Aufgaben erledigen, Befehle ausführen oder Nachrichten diktieren ist unterwegs problemlos möglich.

Zone Wireless 2 ES For Business von Logitech: Mit adaptiver Hybrid-ANC und Mikrofonen mit Geräuschunterdrückung für ungestörtes Arbeiten überzeugt dieses Headset beim mobilen Arbeiten oder in lauteren Office-Umgebungen. Intuitive Bedienelemente an der Hörmuschel und ein komfortabler Kopfbügel, der eine gleichmäßige Druckverteilung bietet, ermöglichen ein stressfreies Tragen über längere Zeit.

A350M von Snom: Die Bluetooth-Technik des Headsets ermöglicht eine kabellose Bewegungsfreiheit von 30 Metern sowie die Verbindung mit zwei verschiedenen Geräten. Die Gesprächszeit beträgt 32 Stunden und der Akku kann per USB-C geladen werden. Über die Snom-Connect-App lässt sich die Sprachqualität an persönliche Präferenzen anpassen.

Der Beitrag Auf die Ohren: Headsets für den Arbeitsalltag erschien zuerst auf OFFICE ROXX.

Nils Mosbach, Geschäftsführer von ELO Digital Office GmbH. Abbildung: ELO Digital Office

OFFICE ROXX: Herr Mosbach, was genau bietet ELO Digital Office Unternehmen?

Nils Mosbach: Wir bieten Unternehmen eine zentrale Plattform für Dokumentenmanagement, Prozessoptimierung und rechtskonforme Archivierung. Was unsere Kunden von uns erhalten, ist keine starre Softwarelösung, sondern eine Digitalisierungsplattform, die mitdenkt und mitwächst. Herzstück ist die Kombination aus Low-Code und integrierter iPaaS-Technologie: Anwendungen, Datenquellen und Prozesse laufen zentral zusammen. Cloud, hybrid oder On-Premises – das Betriebsmodell wählt der Kunde, bei gleicher Kostenbasis. Datensouveränität und IT-Sicherheit sind dabei keine Marketingversprechen, sondern fließen direkt in die Entwicklungsarbeit. Ein umfangreiches Netzwerk von zertifizierten Partnern und Kooperationen mit führenden ERP- und CRM-Anbietern runden das Ökosystem ab. Unser Anspruch ist klar: Wer sich heute für ELO entscheidet, soll diese Wahl auch in fünf oder zehn Jahren noch gutheißen.

Seit wann gibt es ELO und wie kam es zur Gründung?

Vor 30 Jahren sind wir mit der Vision des papierlosen Büros im Hause Leitz gestartet. Die Idee dahinter war so einfach wie wegweisend: Ordnung und Struktur, wie sie Leitz in der Papierwelt perfektioniert hatte, in die digitale Arbeitswelt zu übertragen. Aus diesem ersten Produkt für digitales Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung entstand der Name ELO – und bereits 1998 die ELO Digital Office GmbH als eigenständiges Unternehmen. Seither verfolgen wir diese Vision konsequent und haben ELO zu einer umfangreichen Plattform ausgebaut.

Wie viele Standorte haben Sie in wie vielen Regionen?

Mit 24 Standorten in 16 Ländern haben wir eine solide globale Basis geschaffen. Doch was mich wirklich stolz macht, ist die Reichweite, die wir gemeinsam mit unseren Partnern erzielen: Unsere Lösungen sind heute in über 50 Ländern und rund 20 Sprachen im Einsatz. Das ist kein Zufall, sondern das Ergebnis der Arbeit von zertifizierten ELO-Business-Partnern, die weit mehr einbringen als reine Vertriebskapazität: lokales Know-how, echte Kundennähe und tiefe Branchenexpertise – von Europa über Nordamerika bis nach Asien und Australien.

Die Unternehmenszentrale von ELO Digital Office in Stuttgart. Hier entstehen Lösungen, die weltweit wirken. Abbildung: ELO Digital Office

Welche Rolle nehmen Fachhandel und Systemhäuser bei der Implementierung Ihrer Lösungen ein?

Wir vertreiben unsere Software nicht direkt, sondern fast ausschließlich über unsere Business-Partner. Diese decken das gesamte Spektrum für unsere Kunden ab – von der Beratung über die Implementierung bis zum laufenden Support. ELO konzentriert sich auf Produktentwicklung und Zertifizierung. So ist trotz globaler Reichweite stets eine lokale Betreuung sichergestellt.

Was benötigen KMU heute, um beim Dokumentenmanagement „State of the Art“ zu sein?

KMU brauchen die richtige Plattform: modular, KI-getrieben und anpassungsfähig – das gilt im Übrigen auch für große Konzerne und den gehobenen Mittelstand. Künstliche Intelligenz ist ein wichtiger Faktor – klassische Archivierungssysteme reichen schlicht nicht mehr aus. Essentiell ist die nahtlose Integration in führende ERP- und CRM-Systeme: Unsere integrierte iPaaS-Technologie liefert dies ohne versteckte Zusatzkosten. Hinzu kommen wachsende gesetzliche Anforderungen – von der E-Rechnungspflicht bis zur rechtskonformen digitalen Personalakte. Das sind keine fernen Zukunftsthemen, sondern konkrete Aufgaben von heute. Wer jetzt die richtige Infrastruktur schafft, erfüllt nicht nur Compliance-Anforderungen, sondern gewinnt gleichzeitig an Effizienz. Ebenso zentral sind Datensouveränität und IT-Sicherheit – angesichts zunehmender Cyberangriffe tragen Plattformanbieter gerade gegenüber KMU eine besondere Verantwortung.

Welche neuen Möglichkeiten bietet KI schon?

Mit der neuesten Version unserer ELO ECM Suite haben wir den KI-Ansatz konsequent in die Praxis überführt. Herzstück ist ein systemweit integrierter KI-Assistent: Dieser analysiert Dokumenteninhalte, extrahiert Daten und beantwortet Fragen direkt im Chat. Im Rechnungsmanagement klassifiziert KI Belege vollautomatisch und erstellt Buchungsvorschläge. Im Vertragsmanagement entfällt die manuelle Dateneingabe. Unternehmen können eigene Sprachmodelle nutzen oder einen KI-Anbieter ihrer Wahl einbinden – für maximale Datensouveränität. KI ist bei uns kein Add-on, sondern tief in die Plattform integriert und dort verfügbar, wo sie im Arbeitsalltag gebraucht wird.

Wohin könnte die Reise beim digitalen Büro in den nächsten Jahren gehen und wie können Sie dabei unterstützen?

Drei Trends prägen die Entwicklung: digitale Souveränität, hybride Zusammenarbeit und KI. 2026 wird die Agentisierung, also der Einsatz von KI für repetitive Aufgaben, zur geschäftskritischen Notwendigkeit. Das digitale Büro wandelt sich vom Ablagesystem zur intelligenten Arbeitsumgebung. Gleichzeitig bleibt digitale Souveränität eine langfristige Aufgabe: Unternehmen fordern klare Antworten darauf, wer ihre Daten kontrolliert und wo sie verarbeitet werden. Für ELO bedeutet das: Mit unserer Low-Code-Plattform, dem integrierten ELO Assistant und der Wahlfreiheit bei Sprachmodellen geben wir Unternehmen genau die Flexibilität und Kontrolle, die sie brauchen. Wer sich für ELO entscheidet, baut auf einer Plattform auf, die gezielt darauf ausgerichtet ist, was uns in den kommenden fünf bis zehn Jahren erwartet: kontextbasierte KI, durchgängige Prozessautomatisierung und echte Datensouveränität – alles made in Germany.

Vielen Dank.

Die Fragen stellte Christian Marx.

Der Beitrag Vom digitalen Archiv zur KI-Plattform: Interview mit Nils Mosbach von ELO Digital Office erschien zuerst auf OFFICE ROXX.

Laut GoTo-Studienergebnissen macht der KI-Einsatz Büroarbeit produktiver, effizienter und engagierter. Abbildung: Bianco Blue, Depositphotos

In den Anfängen von künstlicher Intelligenz (KI) war ihr Einsatz aufgrund hoher Kosten und begrenzter Verfügbarkeit oft auf große Unternehmen und Technologie-Teams mit hoher Priorität beschränkt. Glücklicherweise ist dies nicht mehr der Fall. Dank der Vielzahl an KI-Anwendungen, die mittlerweile auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) erschwinglich sind, nutzen fast alle Branchen KI, um effizienter zu arbeiten. Dennoch bleiben einige Herausforderungen bestehen.

Aufgaben priorisieren

Eine GoTo-Studie hat gezeigt, dass 95 Prozent der befragten deutschen Arbeitnehmer der Meinung sind, mit KI produktiver zu arbeiten. KI ist ein zentrales Element der modernen Arbeitswelt geworden. 25 Prozent der Arbeitnehmer in Deutschland setzen sie fünf Tage pro Woche ein. Der Studie zufolge können Arbeitnehmer mit dem richtigen Ansatz durchschnittlich bis zu zwei Arbeitsstunden pro Tag einsparen. Dadurch können sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, die menschliches Eingreifen erfordern.

KI hält in fast allen Bereichen der Geschäftsabläufe Einzug, insbesondere bei der Eliminierung einfacher manueller oder sich wiederholender Aufgaben. Tatsächlich können KI-Tools laut des Pareto-Prinzips bis zu 80 Prozent dieser Tätigkeiten zuverlässig übernehmen. Beispielsweise das Zusammenfassen von Besprechungsnotizen, die Verwaltung von Kalendern und die Erstellung von Berichten. Dies spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern kann auch weniger erfahrenen Mitarbeitenden dabei helfen, komplexere Aufgaben zu übernehmen. Beispielsweise ermöglichen KIgestützte Scripting-Tools weniger erfahrenen IT-Mitarbeitenden das Schreiben und Ausführen komplexer Skripte, die sonst sehr wahrscheinlich Zeit und Ressourcen von erfahreneren IT-Teammitgliedern beanspruchen würden.

Skeptizismus begegnen

Obwohl KI-Tools einige Vorteile bieten, zeigen Daten, dass viele Mitarbeitende unsicher sind, wie sie den vollen Wert der Technologie ausschöpfen können. Sie erkennen nicht, ob KI die versprochenen Veränderungen wirklich mit sich bringt. So hält mehr als die Hälfte der von GoTo befragten Deutschen KI für überbewertet.

Dies könnte auf mangelndes Verständnis und fehlende Erfahrung im Hinblick auf die Nutzung der Vorteile von KI zurückzuführen sein. Nur 52 Prozent der Beschäftigten in Deutschland haben angegeben, dass sie sehr oder einigermaßen mit den praktischen Anwendungsmöglichkeiten von KI in ihrer täglichen Arbeit vertraut sind. Dieses mangelnde Verständnis beschränkt sich nicht auf die älteren Generationen – 34 Prozent der Mitarbeitenden der Generation Z haben zugegeben, dass sie nur wenig oder gar nicht mit dem praktischen Einsatz von KI im Beruf vertraut sind. Die Verwirrung über die tatsächlichen Vorteile von KI unterstreicht die Notwendigkeit von Schulungen und Weiterbildungen.

KI in Büroräumen

Die Auswirkungen der KI auf den Arbeitsplatz können für Remote- und Hybrid-Mitarbeitende besonders ausgeprägt sein. Tatsächlich glauben 34 Prozent der Deutschen, dass KI traditionelle Büroräume zukünftig irgendwann überflüssig machen wird. 56 Prozent sagten sogar, dass sie KI-gestützte Remote-Arbeit der Arbeit im Büro vorziehen würden. Auch wenn es zweifelhaft ist, dass alle Büroräume vollständig verschwinden werden, deutet die von uns wahrgenommene Stimmung auf eine breitere Abkehr von traditionellen Büroumgebungen hin.

Selbst attraktive Bürovorteile haben nicht mehr den Einfluss, den sie früher hatten. Fast die Hälfte der von GoTo Befragten hat angegeben, dass sie es vorziehen würde, wenn ihr Arbeitgeber in KI-Tools investieren würde anstatt in hochwertige Büroräume oder luxuriöse Annehmlichkeiten. Etwa die gleiche Anzahl gab auch an, dass Investitionen in KI-Tools die Produktivität, Motivation und das Engagement viel mehr verbessern würden als Investitionen in schöne Büros oder Benefits.

KI als Eckpfeiler

Der Einfluss von KI ist am Arbeitsplatz spürbar. Sie gestaltet Arbeitsabläufe neu, steigert die Effizienz und fördert Innovationen. Um das volle Potenzial der KI auszuschöpfen, reicht es jedoch nicht aus, einfach nur neue Tools einzuführen. Es gilt, Vertrauen aufzubauen, Schulungen und Anleitungen anzubieten sowie eine transparente Kommunikation auf allen Ebenen des Unternehmens zu gewährleisten. Die Schaffung eines Umfelds, in dem die Mitarbeitenden in die Lage versetzt werden, KI selbstbewusst einzusetzen, wird für Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein.

Abbildung: GoTo Daniel Kimmig, Director AI & Software Development Engineering, GoTo. goto.de

Der Beitrag Selbstbewusst einsetzen: Am Einsatz von KI führt im Büro kein Weg vorbei erschien zuerst auf OFFICE ROXX.

Als Managed Service Provider unterstützt TA Triumph-Adler Unternehmen bei der Optimierung von papierbasierten und digitalen Dokumentenprozessen. Abbildung: Sergey Nivens, Depositphotos

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) kann die digitale Projektakte ein wichtiges Tool für den digitalen Einstieg sein, um bei der fortschreitenden Digitalisierung das vorgegebene Tempo mitzugehen und auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die Zahl der Projekte steigt

Um angestrebte Ziele zu erreichen, sind digitale Workflows von zentraler Bedeutung. Vielerorts sind Abläufe im Projektmanagement jedoch noch immer weitgehend manuell angelegt, geprägt von Papier und damit von Medienbrüchen. Dies belegt eine repräsentative Umfrage des Digitalverbandes Bitkom, nach der Stand Juni 2025 über die Hälfte der Unternehmen weniger Aktenordner in den Büros stehen hat als noch vor fünf Jahren. Aber es zeigt sich eben auch, dass Unternehmen in der Personalabteilung (94 Prozent) fast alle noch immer auf Papierakten setzen, dicht gefolgt von der Buchhaltung oder dem Controlling (91 Prozent). Auch in der Geschäftsführung oder dem Management stehen bei 8 von 10 Unternehmen noch Ordner im Schrank. Etwas weniger häufig, und zwar in je rund zwei Dritteln der Firmen arbeiten der Kundenservice und Vertrieb (69 Prozent) und auch die Logistik (65 Prozent) noch mehrheitlich papierbasiert.

Die Gründe hierfür sind vielfältig, aber nicht selten herrscht vielerorts immer noch die Fehlannahme, dass die Digitalisierung komplett alleine gestemmt werden muss – wodurch Prozesse unnötig aufgeschoben werden. Dabei ist die Zeit der digitalen Alleingänge längst vorbei: Mit der Unterstützung eines erfahrenen Implementierungspartners eignet sich die digitale Projektakte als optimaler Einstieg in die Digitalisierung. Die digitale Projektakte ist ein Modul einer ECM-Lösung, einem Softwaresystem für das digitale Dokumentenmanagement. Ihre Aufgabe besteht darin, Dokumente elektronisch zu verwalten und in automatisierten Workflows zu bearbeiten. Das beginnt beim Erfassen und geht bis zum Speichern und Archivieren der Dokumente. Wer worauf zugreifen darf, regeln Authentifizierungen. Die digitale Projektakte lässt sich zudem individuell anpassen – sei es an eine Branche, ein Unternehmen oder eine einzelne Abteilung.

Ortsunabhängige Zusammenarbeit

Digitale Projektakten begleiten und steuern Projektabläufe durchgängig elektronisch. Ihre Stärken zeigen sich insbesondere, wenn mehrere Abteilungen involviert sind oder standortübergreifend gearbeitet wird. Da alle Beteiligten jederzeit auf die für sie wichtigen Dokumente zugreifen können, kann unabhängig voneinander gearbeitet und das Projekt so schneller vorangetrieben werden. Zugleich ermöglicht die offene Kooperation, Entwicklungen und Fortschritte jedes einzelnen Teilschritts transparent mitzuverfolgen.

Diese Transparenz verhindert ungewollte Wendungen, denn eines ist allen Projektmanagern klar: Komplexere Projekte entwickeln nicht selten eine Eigendynamik. Mögen Ziel und Meilensteine anfangs noch schlüssig festgelegt worden sein: Man lernt dazu und justiert im Prozess nach. Solche Änderungen müssen offen kommuniziert werden, denn schlecht koordinierte Projekte kosten Zeit, Geld und Manpower – und versanden irgendwann im Nirgendwo.

Integrative Teamarbeit durch gemeinsames Projektverständnis

Um einer solchen Entwicklung entgegenzuwirken, sorgen digitale Projektakten durch ihre standardisierten Abläufe und klaren Strukturen für ein gemeinsames Projektverständnis bei allen Beteiligten – egal von welchem Ort die Teammitglieder arbeiten. Darüber hinaus ermöglichen digitale Projektakten eine automatisierte Ablage aller Dokumente in einem zentralen digitalen Archiv. Das vereinfacht nicht nur deren Dokumentation, sondern stellt zudem über eine komfortable, selbsterklärende Suchfunktion das schnelle Auffinden dieser für alle Beteiligten sicher. Projektlaufzeiten lassen sich auf diese Weise verkürzen und Kosteneinsparungen erzielen. Digital archivierte Projektdokumente bilden zudem die Grundlage für transparente und sichere Geschäftsprozesse, weil diese so konzipiert sind, dass Unternehmen ihre Compliance-Richtlinien einhalten können und dies unabhängig davon, ob die Angestellten remote von unterwegs oder zuhause arbeiten oder in Präsenz im Büro.

Projektrelevante Informationen mit einem Klick verfügbar

In der digitalen Projektakte werden alle notwendigen Informationen übersichtlich zusammengeführt. Projekt-relevante Informationen und Dokumente aus Systemen wie ERP, Finanzbuchhaltung oder CRM werden redundanzfrei, zentral und sicher verwaltet. Neue Dokumente – intern erarbeitet oder aus externen Quellen – werden sicher verarbeitet und den passenden Ordnern der Projektakte zugeordnet. Das gilt auch für eingescannte Papierdokumente oder für E-Mails mit Anhängen. Über den Projektstatus sind Geschäftsführung, Management und Projektleiter jederzeit informiert. Sie können sich durch automatisch generierte Reports detailliert auf den aktuellen Stand bringen lassen.

Digitale Projektakten können Unternehmen befähigen, mit Firmeninformationen effizienter zu arbeiten. Zudem befähigen sie Mitarbeitende in Zeiten von Hybrid Work, orts- und zeitunabhängig miteinander zu arbeiten. Gerade für den Mittelstand ist die digitale Projektakte somit ein geeigneter Einstieg in die Digitalisierung, da die eingeführten Maßnahmen schnell einen merkbaren Effekt mit sich bringen können. Das wiederum fördert die Akzeptanz digitaler Prozesse bei Mitarbeitenden, wodurch die digitale Transformation des gesamten Unternehmens künftig noch einfacher vorangetrieben werden kann.

Abbildung: TA Triumph-Adler Olaf Stammer, Manager Solution Marketing, TA Triumph-Adler. triumph-adler.de

Mehr Informationen zur digitale Projektakte gibt es unter www.triumph-adler.com/ta-de-de/software/workflows/enterprise-content-management/digitale-projektakte

Der Beitrag Effiziente Prozesse mit digitalen Projektakten erschien zuerst auf OFFICE ROXX.

Klare Prompting-Regeln helfen Unternehmen, ohne Risiko von der KI zu profitieren. Abbildung: Igor Vetushko, Depositphotos

Der menschenähnliche Ausdruck von Chatbots verleitet ihre User oft zum Fehlschluss. Wenn sich die KI wie ein Mensch verhält, dann versteht sie auch wie ein Mensch Ereignisse, Arbeitsaufträge und Sachverhalte. Diese Schlussfolgerung ist falsch und gefährlich. Denn neben der Fähigkeit, realistische Dialoge und Beratungsgespräche zu führen sowie Gefühle zu spiegeln, haben KI-Systeme noch eine Eigenschaft mit Menschen gemeinsam: Sie können „halluzinieren“.

Warum KI-Systeme „im Bedarfsfall“ halluzinieren

Die Halluzinationen von KI-Systemen entstehen nicht durch Fehler im herkömmlichen, menschlichen Sinne, sondern durch das Funktionsprinzip großer Sprachmodelle. Diese erzeugen Antworten, indem sie Wort für Wort die wahrscheinlichste Fortsetzung eines Textes berechnen. Sie „wissen“ und „verstehen“ nichts: Sie rechnen. Je unvollständiger oder unklarer die Prompts sind, je weniger Daten zu einem Sachverhalt existieren oder je höher der Druck ist, eine kohärente Antwort zu liefern, desto wahrscheinlicher werden Elemente erfunden. Auch weil KI-Systeme nicht darauf programmiert sind, im Bedarfsfall als Reaktion auf Prompts fehlendes Wissen zuzugeben.

Die KI verantwortungsvoll einsetzen und nutzen

Damit Unternehmen von der KI profitieren, ohne sich den Risiken halluzinierter Antworten auszusetzen, bedarf es klarer Regeln. Führungskräfte sollten sich an folgenden Leitlinien orientieren:

• Auch wenn der KI-Output souverän klingt: Jede Information muss geprüft werden, das gebietet die Sorgfaltspflicht.
• Die Präsentation eines KI-Outputs ist oft professionell. Doch Stil und Wahrheitsgehalt stehen häufig in keinem Zusammenhang. Führungskräfte müssen lernen, das eine vom anderen zu trennen.
• Insbesondere bei Personalfragen, Finanzentscheidungen, strategischen Analysen und im Compliance-Bereich sollten KI-Systeme nur unterstützend eingesetzt werden – nie ausschließlich.
• Unklare Prompts erhöhen das Risiko von Halluzinationen. Unternehmen sollten Standards für das Formulieren von Fragen an KI entwickeln: präzise, eindeutig und kontextreich.
• Technische Kompetenz allein reicht nicht. Entscheidend ist das Verständnis der Funktionsweise und der Grenzen der Modelle. Unternehmen sollten Schulungen anbieten, die kritisches Denken und die Fähigkeit, Fehler zu erkennen, stärken.
• Je nachdem, wie sensibel der Aufgabenbereich ist, sollten mehrstufige Prüfmechanismen existieren, etwa Stichproben, Peer-Reviews oder Plausibilitätschecks.
• Wenn KI-Systeme am Erbringen einer Leistung beteiligt sind, sollten Unternehmen dies offen kommunizieren, damit Fehler leichter erkenn- und nachvollziehbar sind und Vertrauen nicht verloren geht.

Abbildung: Kraus & Partner Dr. Georg Kraus, Inhaber, Unternehmensberatung Kraus & Partner. kraus-und-partner.de

Der Beitrag Wenn KI Fakten erfindet: Was tun gegen mögliche Halluzinationen? erschien zuerst auf OFFICE ROXX.

ADS-4550W von Brother: Das kompakte Gerät scannt bis zu 35 Seiten pro Minute, im Duplexmodus sogar 70 Bilder. Dank des 60-Blatt-ADF verarbeitet der DIN-A4-Dokumentenscanner auch größere Stapel. LAN-, WLAN- und USB-3.0-Schnittstellen bringen Konnektivität ins (Home-)Office. Per Touchdisplay (7,1 cm) lässt sich die Neuauflage des ADS-4500W intuitiv bedienen.

Smartoffice PS288 Plus von Plustek: Mit der Scansoftware DocAction Plus können Dokumente per Knopfdruck direkt in definierte Zielordner, E-Mails oder Anwendungen übertragen werden. Auch durchsuchbare PDF-Dateien lassen sich erstellen. Die Scanleistung liegt bei bis zu 30 Seiten bzw. 60 Bildern pro Minute im Duplexbetrieb. Der automatische Dokumenteneinzug (ADF) bietet Platz für bis zu 50 Blatt.

Workforce DS-1760WN von Epson: Dieser Dokumentenscanner mit Flachbett und ADF-Einzug bewältigt die täglichen Scanaufgaben kleiner und mittlerer Unternehmen im Nu. Er verfügt über ein WLAN- sowie ein LAN-Interface und ist per App oder über das LCD-Touchpanel bedienbar. Das Scannen erfolgt mit bis zu 30 Seiten, im Duplex-Modus mit 60 Bildern pro Minute.

Der Beitrag Ab geht die Post: Scan-Lösungen für verschiedene Workflows erschien zuerst auf OFFICE ROXX.

Kleine Meetingräume werden zu den eigentlichen Zentren der Zusammenarbeit. Abbildung: Jabra

Das Büro hat ein Imageproblem. Zumindest das Büro, wie wir es aus vorpandemischen Zeiten kennen: lange Flure, offene Großraumflächen, repräsentative Konferenzräume mit Glastüren. Ein Ort, der vor allem deshalb existierte, weil man irgendwo hingehen musste, um zu arbeiten. Heute konkurriert dieses Büro mit einem überraschend starken Gegner: dem eigenen Zuhause. Wer dort ungestört arbeiten, in Ruhe telefonieren und nebenbei die Wäsche aufhängen kann, hat wenig Anreiz, sich morgens in eine volle S-Bahn zu setzen.

Fünf Jahre nach etabliertem Hybridbetrieb stellt sich deshalb die Frage neu: Wofür ist das Büro eigentlich noch da? Anwesenheitsmandate sind ein viel diskutiertes Mittel, um die unternehmerischen Schreibtische zu füllen. Sie beantworten allerdings nicht die eigentliche Frage: Wie muss ein Büro aussehen und welche Funktionen muss es bieten, damit Menschen gerne zurückkommen?

Warum kleine Meetingräume jetzt groß rauskommen

Heute bedeutet das offene Großraumbüro für viele Beschäftigte vor allem eines: Reizüberflutung. Dauergeräuschkulisse, ständige Sichtkontakte, keine Rückzugsorte. Wer konzentriert arbeiten will, flüchtet ins Homeoffice. Wer ein hybrides Meeting hat, sucht nach einem leeren Raum. Parallel hat sich die Art, wie wir zusammenarbeiten verändert. Meetings finden seltener in großer Runde statt, dafür häufiger spontan, in kleinen Konstellationen und fast immer hybrid. Drei Leute vor Ort, zwei aus dem Homeoffice, einer im Zug. Für solche Situationen ist der klassische Konferenzraum für zwölf Personen überdimensioniert.

Die Konsequenz: Kleine Meetingräume werden zu den eigentlichen Zentren der Zusammenarbeit. Denn sie bieten, was im modernen Büroalltag oftmals fehlt – einen klar abgegrenzten Ort für fokussierten Austausch.

Raum für Fokus

Die Gestaltung von Räumen prägt, wie Menschen miteinander arbeiten. Ein kleiner, ruhiger Besprechungsraum ist kein architektonischer Lückenfüller, sondern ein Statement: Hier darf man nachdenken, zuhören, sich einbringen. Besonders deutlich wird das, wenn man Arbeitsumgebungen aus der Perspektive neurodivergenter Menschen betrachtet: Für Beschäftigte mit sensorischer Sensibilität ist das durchschnittliche Großraumbüro ein dauerhafter Energiefresser. Kleine, akustisch geschützte Räume entlasten diese kognitive Dauerbelastung.

Meetings finden seltener in großer Runde statt, dafür häufiger spontan, in kleinen Konstellationen und fast immer hybrid. Abbildung: Jabra

Wenn Technik zum Enabler wird

So wichtig die kulturelle Dimension ist, ohne funktionierende Technik wird auch der durchdachteste Huddle Room zur Frustfalle. Laut einer aktuellen Studie von Jabra verlieren Beschäftigte elf Minuten pro hybridem Meeting aufgrund von technischen Schwierigkeiten. Hochgerechnet entspricht das in Deutschland 3,25 verlorenen Arbeitstagen pro Mitarbeitendem und Jahr.

Unternehmen versuchen deshalb, die Technik im Besprechungsraum so weit wie möglich zu vereinfachen. Statt separater Kameras, Mikrofone, Lautsprecher und zusätzlicher Steuerungstechnik kommen zunehmend integrierte Systeme zum Einsatz. Kompakte Videobars wie die neue Jabra PanaCast U30 vereinen Kamera, Mikrofone und Lautsprecher in einem Gehäuse und lassen sich per Plug-and-Play via USB-C direkt mit dem Notebook verbinden. Um typische Startschwierigkeiten zu vermeiden, geht die PanaCast U30 noch weiter: Sie aktiviert sich automatisch beim Betreten des Raums und zeigt die nächsten Schritte auf dem Startbildschirm an. So lassen sich Meetings schnell und unkompliziert starten.

Im Meeting selbst übernimmt die Technik weitere Aufgaben im Hintergrund. Die Bildregie folgt automatisch der sprechenden Person. Mikrofone nehmen Stimmen aus dem ganzen Raum gleichmäßig auf, statt vor allem die lauteste zu verstärken. Wer ruhiger spricht oder sich Zeit für eine Antwort nimmt, bekommt dadurch denselben Platz im Gespräch wie alle anderen. Ein vermeintlich kleines Detail, das im hybriden Arbeitsalltag einen Unterschied macht.

Kompakte Videobars wie die neue Jabra PanaCast U30 vereinen Kamera, Mikrofone und Lautsprecher in einem Gehäuse und lassen sich per Plug-and-Play verbinden. Abbildung: Jabra

Die Individualisierung des Arbeitsplatzes

Das Büro wird bleiben. Allerdings nicht als Ort, zu dem Mitarbeitende verpflichtet werden. Erfolgreich werden vielmehr jene Arbeitsumgebungen sein, die so gestaltet sind, dass Menschen dort gerne und produktiv arbeiten. Damit das funktioniert, braucht es Meetingtechnologie, die sich den Nutzern anpasst und mit den Anforderungen mitwächst – statt umgekehrt. Die Jabra PanaCast Room Kits etwa lassen sich in Konfigurationen mit einer, drei oder fünf Kameras einrichten und um zusätzliche Mikrofone erweitern, ohne dass die Grundinstallation getauscht werden müsste.

Kleine Meetingräume sind dabei mehr als ein Einrichtungstrend. Sie stehen für ein neues Verständnis von Arbeit: weniger laut, weniger standardisiert, dafür anpassungsfähiger an die Realität moderner Teams. Das moderne Büro ist nicht ein Büro, das für Durchschnittsmenschen geplant ist, sondern für die vielen verschiedenen Menschen, die darin tatsächlich arbeiten.

Abbildung: Jabra Gregor Knipper, President Central Region, Jabra. jabra.com

Der Beitrag Das neue Office für alle: Was eine gute Arbeitsatmosphäre ausmacht erschien zuerst auf OFFICE ROXX.

Effizienz trifft Innovation: die TA Pro 15050c – die Lösung für hochvolumigen Druck. Abbildung: TA Triumph-Adler

Entsprechend ihrer Multi-Kanal-Vertriebsstrategie stellen die beiden Unternehmen der Kyocera-Gruppe vor Ort ihre Produktionsdrucklösungen in den Fokus – für den Fachhandel sowie für Endkunden. „Die Doxnet Fachkonferenz ist für uns eine großartige Gelegenheit, um unsere verschiedenen Zielgruppen im Massendruck gemeinsam anzusprechen“, sagt Dietmar Nick, CEO von Kyocera Document Solutions Deutschland und Geschäftsführer von TA Triumph-Adler. „TA ist unsere starke Marke für den Direktvertrieb – mit einem deutschlandweiten Servicenetz. Kyocera bietet über den regional aufgestellten, etablierten Fachhandel innovative Produktionsdrucklösungen. So stellen wir die Anforderungen unseren Kundinnen und Kunden in den Mittelpunkt und bieten passgenaue Angebote“, betont Nick. Interessierte Besucherinnen und Besucher finden beide Unternehmen vom 22. bis zum 24. Juni 2026 im Kongresshaus in Baden-Baden auf Stand 66 im Parkpavillon im Erdgeschoss.

Kyocera: High-Speed-Inkjet-Lösungen für den Digitaldruck

Kyocera stellt auf der Doxnet Fachkonferenz 2026 die intelligente Verbindung von hoher Produktivität, Qualität und Wirtschaftlichkeit im transaktionalen Druck in den Mittelpunkt. Der Inkjet-Drucker Kyocera TASKalfa Pro 15000c adressiert insbesondere Anwendungen, bei denen große Mengen an personalisierten Dokumenten zuverlässig und effizient verarbeitet werden müssen. Erweitert um den optionalen &Stream-Controller von TagG Informatique unterstützt das System insbesondere im transaktionalen Druck optimal bei der Verarbeitung von Daten.

Darüber hinaus informiert Kyocera auch über die neuen High-Speed-A3-Drucksysteme mit Dual-Toner-Konzept rund um Kyocera TASKalfa MZ9500ci und Kyocera TASKalfa MZ10500i, die für hohe Druckvolumen in Druckereien und bei Druckdienstleistern ausgelegt sind. Mit Druckgeschwindigkeiten von bis zu 105 Seiten pro Minute, einer konstant hohen Bildqualität und integrierten KI- sowie Sicherheitsfunktionen sind sie für eine effiziente und zuverlässige Verarbeitung großer Dokumentenmengen optimiert. „Mit unseren Lösungen liefern wir Antworten auf den Effizienz- und Kostendruck in der Branche“, sagt Carolyn Baudach-Lüdtke, Business Development Managerin bei Kyocera Document Solutions. „Auf der diesjährigen Doxnet Fachkonferenz zeigen wir, welchen Unterschied unsere Technologie macht, und freuen uns auf den direkten Austausch mit der Branche.“

TA Triumph-Adler: Zusätzliche Lösungen für TA Pro 15050c

Auch TA Triumph-Adler stellt vor Ort erneut das Thema High-Speed-Inkjet in den Mittelpunkt und spricht darüber, wie Effizienz und Innovation im Produktionsdruck vereint werden können. Hierfür thematisiert das Unternehmen die erhöhte Leistungsfähigkeit seines kompakten Produktionsdrucksystems TA Pro 15050c durch zusätzliche Lösungen und Serviceangebote.

Dazu gehört unter anderem der optional erhältliche &Stream-Controller von TagG Informatique, der seine Stärken beim Transaktionsdruck ausspielt. Er unterstützt bei der Verarbeitung von Daten, indem er die native AFP-/IPDS-Anbindung des Produktionsdrucksystems ermöglicht. Der Controller unterstützt die IS/3 Spezifikation des AFP Consortium vollumfänglich, wodurch die Interoperabilität zu allen gängigen Printhosts gegeben ist. Die Kombination aus TA Pro 15050c und &Stream Controller ist gerade für Firmen aus dem Finanz- und Versicherungssektor attraktiv, da in diesen Branchen das Verarbeiten von nativen AFP-/IPDS-Daten vorausgesetzt wird. Erfolgreiche Kundenbeispiele werden ebenfalls vorgestellt: Zum Beispiel der Dokumentenlogistiker DOCUsystem, der seinen Maschinenpark im vergangenen Jahr bereits um die dritte TA Pro 15050c erfolgreich ergänzt hat.

„Überall dort, wo große Massen an Informationen verarbeitet und versendet werden müssen, setzt die TA Pro 15050c Maßstäbe. Über zusätzliche Lösungen machen wir unserer System noch leistungsstärker. Als Gesamtpaket ermöglicht unsere Maschine hohe Volumina, Formatvielfalt und exzellente Qualität unter Berücksichtigung der Nachhaltigkeit. Die Doxnet ist der ideale Ort, um diese hohe Leistungsfähigkeit unseres Inkjet-Systems einem fachkundigen Publikum näher zu bringen. Darauf freuen wir uns sehr“, betont Patrick Steffes, National Sales Director Production Printing bei TA Triumph-Adler.

Der Beitrag Kyocera und TA Triumph-Adler mit gemeinsamen Stand auf der Doxnet 2026 erschien zuerst auf OFFICE ROXX.

52 Prozent der Befragten gehen davon aus, dass KI klimaschonende Geschäftsmodelle ermöglicht. Abbildung: HayDimitry, Depositphotos

Befragt wurden über 600 Unternehmen in Deutschland mit mehr als 20 Mitarbeitenden im Zeitraum Ende September bis Ende Oktober 2025. Die Umfrage wurde von Bitkom Research im Auf­trag des Digitalverbandes Bitkom durchgeführt. Laut den Studienergebnissen erwarten aktuell zwei Drittel der Unternehmen in Deutschland (67 Prozent), dass KI einen Beitrag zur Reduktion von CO2-Emissionen leisten wird. Mehr als die Hälfte (52 Prozent) geht davon aus, dass KI neue, klimaschonende Geschäftsmodelle ermöglicht, und 84 Prozent der Unternehmen sehen KI als Chance für Klimaschutz und Nachhaltigkeit.

Dem steht der hohe Energieverbrauch der KI gegenüber, den 83 Prozent als problematisch ansehen. Fast ebenso viele Befragte (82 Prozent) mahnen, Unternehmen sollten beim Einsatz von KI immer auch die Themen Ressourcenschonung und Energieverbrauch im Blick haben. Entsprechend hoch sind die Erwartungen an KI auch über den konkreten Einsatz in den Unternehmen hin­aus. 85 Prozent gehen davon aus, dass KI helfen wird, Klimarisiken besser vorherzusagen.

Konferenz statt Reisen

Unternehmen setzen digitale Maßnahmen ein, um Energie zu sparen und nachhaltiger zu wirtschaften, so der Bitkom. Am weitesten verbreitet sind der weitgehende Papierverzicht so­wie das Anschaffen energieeffizienter Hardware (59 Prozent). 54 Prozent setzen auf Videokonferenzen statt Dienstreisen und 47 Prozent berücksichtigen Nachhaltigkeitskriterien beim Ein­kauf digitaler Produkte und Services. Auch Arbeitsmodelle tragen zur Reduktion von Emissionen bei, so der Bitkom. 44 Prozent der befragten Unternehmen erlauben die private Nutzung von Dienst­geräten, um Ressourcen einzusparen, und 40 Prozent ermöglichen Homeoffice. Darüber hinaus investieren Unternehmen verstärkt in digitale Lösungen zum Senken des Energieverbrauchs: 57 Prozent setzen eine der gängigen digitalen Effizienzmaßnahmen ein – am häufigsten intelligente Beleuchtung (37 Prozent), gefolgt von smarter Heizungssteuerung (21 Prozent) und digitalen Verbrauchs­auswertungen wie Strom- oder Heizkosten-Apps (20 Prozent).

Zukunft Refurbished-IT

Ein Nachhaltigkeitshebel in Unternehmen ist dem Bitkom zufolge der Einsatz von Refurbished-IT, also wiederaufbereiteter Hardware. Noch zeige sich die Wirtschaft hier zurückhaltend. 60 Prozent der Unternehmen haben den Einsatz gebrauchter Geräte bislang nicht in Erwägung gezogen oder nicht darüber nachgedacht. Weitere 21 Prozent ziehen den Einsatz zwar in Betracht, nutzen sie aber derzeit nicht. Nur zehn Prozent setzen bereits in Einzelfällen auf wiederaufbereitete Geräte und sechs Prozent nutzen sie in vielen Bereichen.

82 Prozent derer, die bislang keine Refurbished-IT nutzen, würden sie einsetzen, wenn ausreichend lange Garantien bestehen würden. 80 Prozent würden sie nutzen, wenn sie langfristig mit Software- Updates versorgt werden, und 70 Prozent, wenn dies steuerliche oder finanzielle Vorteile bringen würde. Dennoch sind 76 Prozent der Befragten überzeugt, dass Refurbished-IT einen wichtigen Beitrag zum Einsparen von Ressourcen und Rohstoffen leistet. 52 Prozent sehen sie als wichtiges Zukunftsthema.

Der Beitrag Bitkom-Umfrage zu KI und Nachhaltigkeit erschien zuerst auf OFFICE ROXX.

Büro neu denken: Im Podcast „Work in Progress“ wird die Zukunft der Arbeit greifbar. Abbildung: Ricoh

Wie sieht ein Büro aus, in das Menschen wirklich gerne kommen? Welche Tools helfen dabei, Prozesse wirklich nahtlos zu digitalisieren? Und warum entscheidet am Ende der Mensch über den Erfolg einer neuen, modernen Arbeitswelt? Diesen Fragen und weiteren Fragen widmet sich der Podcast „Work in Progress“ – praxisnah und mit Gästen, die Veränderung in Unternehmen konkret gestalten.

Räume als Motor der Transformation

In Folge 2 von „Work in Progress“ vertiefen die beiden Hosts, Zukunftsforscher Michael Carl und Ingo Wittrock von Ricoh, gemeinsam mit ihrem Gast Samir Ayoub, CEO von Designfunktion und einer der profiliertesten Experten für moderne Arbeitswelten und Bürodesign, die Bedeutung des Raumes als Veränderungsmotor. Ayoubs zentrale These: „Raum ist kein Container oder bloße Kulisse für Arbeit – er ist ein aktiver Mitspieler in der Transformation von Organisationen und hat einen unmittelbaren Einfluss auf Kultur, Verhalten und Zusammenarbeit.“

Samir Ayoub beschreibt das Büro der Zukunft nicht als Pflichtort, sondern als Erlebnisraum mit sozialer und kultureller Funktion, der die Leistungsfähigkeit steigert. Denn gerade in Zeiten hybrider Arbeit müsse das Büro einen Mehrwert schaffen: bessere Zusammenarbeit, Identifikation mit dem Unternehmen und produktive Begegnungen. Seine provokante Formel bringt diesen Wandel auf den Punkt: „Miete die Hälfte und mach’s doppelt so geil.“

Samir Ayoub, Designfunktion: „Raum ist kein Container oder bloße Kulisse für Arbeit – er ist ein aktiver Mitspieler in der Transformation von Organisationen und hat einen unmittelbaren Einfluss auf Kultur, Verhalten und Zusammenarbeit.“ Abbildung: Ricoh

Auch Co-Host Ingo Wittrock stimmt mit Ayoub überein: „Büros werden noch zu sehr technisch geplant. Technologie ist ein superwichtiger Enabler für selbstbestimmtes Arbeiten, aber nur im Zusammenspiel mit Raum und Organisation.“ Auch Wittrock ist überzeugt, dass ein modernes Büro insbesondere auch auf das Ziel der unternehmerischen Wertschöpfung und Produktivitätssteigerung einzahlt: „Schon aus Eigeninteresse können Arbeitgeber mehr für die Produktivität der Büroarbeit tun und damit zugleich die Attraktivität im Sinne von New Work verbessern.“

Digitalisierung beginnt beim Menschen

Folge 3 von „Work in Progress“ richtet den Fokus auf den Menschen selbst. Zu Gast ist Christian Bredlow, Geschäftsführer des Beratungsunternehmens Digital Mindset sowie Mitgründer der Tech-Konferenz „Horizons by Heise“. Seine Kernthese: „Digitalisierung ist kein reines Technologiethema, sondern vor allem eine Frage von Haltung, Kommunikation und Kompetenzentwicklung. Souveränes Arbeiten erreichen wir, wenn wir digitale Anwendungen mit Selbstverständlichkeit benutzen und zugleich den Mut haben, Veränderungen voranzutreiben“.

Besonders im Hinblick auf KI und Automatisierung verschiebt sich laut Bredlow der Wert von Arbeit: Wenn Routineaufgaben in Minuten erledigt werden können, verlieren klassische Zeitmodelle an Bedeutung. Entscheidend werden stattdessen Urteilskraft, Kreativität und der kompetente Umgang mit Wissen.

Christian Bredlow, Digital Mindset: „Souveränes Arbeiten erreichen wir, wenn wir digitale Anwendungen mit Selbstverständlichkeit benutzen und zugleich den Mut haben, Veränderungen voranzutreiben“. Abbildung: Ricoh

Zugleich thematisiert der Podcast die Unberechenbarkeit der Zukunft in heutigen Zeiten. Zukunftsforscher Michael Carl: „Unternehmen sagen mir, wir machen keine Planung mehr, die weiter als sechs Monate reicht. Wir sind als Organisationen viel stärker im Jetzt als wir es früher waren.“ New Work-Experte Ingo Wittrock betont die noch häufig fehlende Orchestrierung von Veränderungsprozessen: „Wir merken immer noch, wie Unternehmen nach Regeln suchen: Wie wollen wir gemeinsam arbeiten? Die Führungsebene sollte stark in den Zuhörermodus gehen.“

Der beste Weg dahin, wie Menschen arbeiten wollen und sollten, so die Erkenntnis der Gespräche, entsteht dort, wo Raum, Technologie und Mensch gemeinsam gedacht werden. So fängt Bürotransformation nicht bei den Möbeln an und endet nicht bei einer neuen Software zur Digitalisierung. Entscheidend ist vielmehr, wie moderne Büros mit nahtloser, intuitiver Technik Zusammenarbeit unterstützen und wie Unternehmen Wandel als fortlaufenden Prozess verstehen. Und dabei mutig entscheiden und gestalten: Denn die Transformation der Arbeitswelt, die Chancen und Herausforderungen durch KI und Prozessautomatisierung oder die veränderten hybriden Arbeitsmodelle passieren nicht einfach, sondern werden angestoßen - entweder aktiv von mutigen Trendsettern oder von Unternehmen, die sich an den Wandel anpassen.

Die aktuellen Folgen von „Work in Progress“ sind auf den gängigen Podcast-Portalen sowie auf der Webseite von Ricoh verfügbar.

Der Beitrag Büro neu denken: Im Podcast „Work in Progress“ wird die Zukunft der Arbeit greifbar erschien zuerst auf OFFICE ROXX.