Während Wissensarbeiter KI im Büro positiv annehmen, kommt sie bei Tagesgeschäft- Mitarbeitenden nicht so gut an. Abbildung: Adriaticphoto, Depositphotos

Der „2026 Qualtrics EX Trends Report“ zeigt die eigentliche Ursache für den fehlenden Schwung – und die geht weit über Technologie oder Know-how hinaus. Es geht um Vertrauen und darum, dass dieses Vertrauen innerhalb der Belegschaft ungleich verteilt ist. Unternehmen, die KI einführen wollen, sollten sich eine zentrale Frage stellen: Nehmen alle Mitarbeitenden diesen Wandel überhaupt auf die gleiche Weise wahr? Die Antwort lautet: Nein.

Spaltung der Belegschaft

Während 53 Prozent der Wissensarbeiter der Veränderung ihrer Arbeit durch KI begeistert oder hoffnungsvoll entgegensehen, sinkt dieser Wert bei Tagesgeschäft-Mitarbeitenden auf 39 Prozent. Bei dieser Gruppe überwiegt die Skepsis. Denn sie haben im Laufe der Zeit miterlebt, wie die Automatisierung Lagerhäuser, Logistikabläufe und Fertigungshallen umgestaltet hat. Sie wissen, was Technologie am Arbeitsplatz bewirken kann und sehen, dass nicht immer alle Mitarbeitenden gleichermaßen davon profitieren. Wissensarbeiter hingegen erleben KI als etwas, das sie weitgehend selbst steuern können. Sie entscheiden, was sie nutzen und wie sie es nutzen – und spüren meist unmittelbar eine Produktivitätssteigerung. Wenn KI dabei hilft, Entwürfe schneller zu erstellen oder einen Bericht innerhalb von Minuten zu verstehen, entsteht leichter der Eindruck, auf der richtigen Seite des Wandels zu stehen.

Fehlendes Vertrauen

Die Begeisterung unter den Wissensarbeiter kann ein ernsthafteres Problem verschleiern. Denn wenn sich die KI-Einführung an denjenigen orientiert, die ohnehin schon optimistisch sind, dient sie auch nur der Hälfte der Belegschaft. Der anderen Hälfte wird dadurch vermittelt, dass KI ihnen aufgezwungen wird. Fehlt diesen Mitarbeitenden das Vertrauen, dass KI in ihrem Interesse eingeführt wird, werden sie die neuen Tools nicht annehmen, auch wenn diese technisch verfügbar und sogar vorgeschrieben sind. Die Kluft zwischen denjenigen, die sich durch KI gestärkt fühlen, und denjenigen, die sich zurückgelassen fühlen, wird größer. Die Daten zeigen, dass Mitarbeitende, die KI-Tools täglich oder wöchentlich nutzen, um mehr als 48 Prozentpunkte optimistischer sind als diejenigen, die sie nur selten nutzen.

Vertrauen Aufbauen

Drei Hebel, mit denen Unternehmen Vertrauen in KI aufbauen können, sind: das Konkretisieren des KI-Nutzens für Mitarbeitende und Kunden, die Mitgestaltung von Tagesgeschäft-Mitarbeitenden bei der Einführung der KI-Tools und die kontinuierliche Erfassung der Mitarbeiterhaltung zur KI. Erfolgreiche Organisationen machen sich vor der KI-Einführung ein Bild von der Einstellung ihrer Belegschaft und gestalten den Übergang entsprechend.

Dr. Vanessa Kowollik, EX XM Advisor, Qualtrics. qualtrics.com

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Die ISE 2027 zeigt in acht Hallen und sieben Technologiezonen Neuheiten und Trends rund um das Thema Smart Buildings. Abbildung: Integrated Systems Europe

Intelligente Gebäude (Smart Buildings), Arbeitsplatzgestaltung und Hospitality sowie Energiemanagement und vernetztes Leben wachsen immer stärker zusammen. Dadurch rückt das Thema Smart Buildings bei der Fragestellung, wie Räume auf die Menschen reagieren, die sie nutzen, in den Mittelpunkt.

Technologieintegration von Anfang an

Der Fokus verlagert sich weg von der Installation einzelner Systeme hin zur Frage, wie Technologie von Anfang an in Gebäude integriert werden kann, um deren Leistung zu verbessern. Wenn Beleuchtung, Klimasteuerung, Sicherheit, AV und Gebäudemanagement nahtlos zusammenarbeiten, kann Technologie mehr leisten als die Automatisierung einzelner Gebäudefunktionen. Sie kann dazu beitragen, Umgebungen zu schaffen, die komfortabler, intuitiver, sicherer und nachhaltiger sind.

Lösungen für die Zukunft der Branche

Die ISE 2027 will dieses Konzept auf den Ausstellungsflächen abbilden. In acht Hallen und sieben Technologiezonen finden Besucher Lösungen, Ideen und Menschen, die die Zukunft der AV-Branche und der Systemintegration gestalten. Sie haben so die Gelegenheit, nicht nur die neuesten Innovationen im Bereich Smart Buildings zu entdecken, sondern auch zu sehen, wie technische Entwicklungen die Projekte von morgen beeinflussen könnten.

Abbildung: Integrated Systems Europe

Zentraler Treffpunkt für vernetzte Räume

Die ISE baut ihre Präsenz im Smart-Building-Markt aus und knüpft dabei an ihre Rolle im Bereich der Wohngebäude-Technologie (Residential) mit ihrem Miteigentümer CEDIA an. In den Hallen 1 und 2 wird die „Residential & Smart Building Zone“ diesen Teil der Branche an einem Ort zusammenführen. Die Aussteller reagieren dort auf die wachsende Nachfrage nach intelligenteren Umgebungen, effizienterer Energienutzung und höherer Konnektivität.

Diese Zone spiegelt wider, wie eng diese Bereiche miteinander verknüpft sind. Unabhängig davon, ob private Häuser, Wohnanlagen, Arbeitsplätze oder öffentliche Gebäude adressiert werden, sind viele der Prioritäten dieselben: Zugangskontrolle, Umweltmanagement, Energieoptimierung, intelligente Beleuchtung und Beschattung, Sicherheit, AV-Unterhaltung und vernetzte Infrastruktur. An Arbeitsplätzen und in öffentlichen Gebäuden hängen intelligente Umgebungen zunehmend von Systemen ab, die in Echtzeit automatisieren, überwachen und sich anpassen können. Anstatt diese Systeme isoliert zu betrachten, bieten die Hallen 1 und 2 die Möglichkeit, Produkte zu sehen und zu vergleichen.

Megatrend: Intelligente Räume (Smart Spaces)

Das Zusatzprogramm auf der ISE 2027 wird mehr als doppelt so lang sein wie das der ISE 2026. „Smart Spaces“ ist erneut als eigene Vortragsreihe (Track) vertreten. In der Smart-Spaces-Reihe werden Podiumsdiskussionen und Marktanalysen beleuchten, wie vernetzte Technologien und intelligente Systeme reaktionsschnellere, effizientere und ansprechendere Umgebungen schaffen.

CEDIA Smart Home Technology Stage

Die kostenlos zugängliche Bühne in Halle 2 dient als Anlaufstelle für Integratoren und bietet Informationen und Diskussionen zu den neuesten Ideen und Themen, die die Branche prägen.

Konferenzen zu vernetzten Gebäuden

Zwei der halbtägigen Konferenzen der ISE richten sich an Verantwortliche für den Betrieb und die Sicherheit von Gebäuden. Der „Control Rooms Summit“ am Donnerstag, den 4. Februar, befasst sich mit ausfallsicherem Design, AV- und IT-Integration, Automatisierung und benutzerzentrierten Betriebsabläufen. Der „CyberSecurity Summit“ am Mittwoch, den 3. Februar, behandelt Regulierung, Risiken und praktische Fahrpläne zum Schutz vernetzter Systeme. Für beide Veranstaltungen ist ein Ticket erforderlich.

Mit dem Code „officeroxx“ ist hier ein kostenloses Messeticket erhältlich.

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„OFFICE HISTORY. 111 Meilensteine der Bürogeschichte” ist Ende Oktober 2026 im Berliner PRIMA VIER Verlag erschienen. Abbildung: PRIMA VIER Verlag

Das Büro befindet sich in einem grundlegenden Wandel. Seit etwa 25 Jahren gleicht seine Entwicklung keiner Evolution mehr, sondern einer Revolution. Im dritten Jahrtausend entwickelt sich die Bürowelt mit Höchstgeschwindigkeit. Sie erlebt eine Transformation, die nahezu alles ändert. Sogar das – physische – Büro selbst könnte verschwinden. Genau die richtige Zeit für einen Rückblick, denn nur wer die Vergangenheit kennt, kann die Gegenwart verstehen und die Zukunft gestalten (A. Bebel).

Die Geschichte des Bleistifts reicht bis ins 4. Jahrtausend v. u. Z. zurück. Abbildung: PRIMA VIER Verlag

111 Meilensteine, 27 Unternehmens-Chroniken und 72 „Bürofeiertage“

Dr. Robert Nehring, Chefredakteur von OFFICE ROXX Mag & Blog, schreibt seit rund 30 Jahren über die Welt der Büros. In dieser Zeit hat er viel Material zu deren Historie gesammelt. In seinem Buch erscheint, was er in Erfahrung bringen konnte und ihm bemerkenswert erschien. OFFICE HISTORY ist eine Geschichte der Bürolösungen, der Büroarbeit und der Bürobeschäftigten, ergänzt um interessante Hintergründe, kuriose Fakten und – 72 „Bürofeiertage“. Im ersten Teil wird die Entwicklung des Büros anhand von 111 Meilensteinen dargestellt. Der zweite Teil beleuchtet den Werdegang von 27 bedeutenden Unternehmen der Bürobranche, zum Beispiel von 3M, Apple, Bene, Brother, Edding, Microsoft, Soennecken, Staedtler, Vitra, Wilkhahn und Xerox. Der dritte Teil enthält neben dem Literaturverzeichnis sowie einem Personen- und einem Unternehmensregister auch Übersichten zu den Entstehungsjahren bedeutender Bürolösungen und den Gründungsjahren von Unternehmen der Büroindustrie.

5.000 Jahre – von den Wurzeln des Büros bis in dessen Zukunft

Die Wurzeln des Büros reichen für Robert Nehring mehr als 5.000 Jahre in die Vergangenheit. Bereits in den Archiven der Antike – den Tabularien und Bibliotheken – wurden Schriftstücke nicht nur aufbewahrt, sondern auch erstellt. Dazu war Teamarbeit nötig, passende Räumlichkeiten und die nötigen Arbeitsmittel. Die Entwicklung setzte sich über die Skriptorien im Mittelalter, die beurkundenden Kanzleien und die Kontore der Kaufleute bis hin zu den aktivitätsbasierten Wohlfühlbüros fort, die heute mit dem Homeoffice und sogenannten dritten Orten konkurrieren.  Die Geschichte des Büros ist reich an interessanten Fakten. Viele wissen, dass ihr Bleistift kein Blei enthält, dass der Computer eine deutsche Erfindung ist, Mobiltelefone früher in schweren Koffern getragen wurden und es das @-Zeichen schon vor der E-Mail gab. Auch die Erfolgsstory von Apple ist heute weitgehend bekannt. OFFICE HISTORY stellt diese Sachverhalte dar, beleuchtet die Hintergründe und ordnet ihre Bedeutung ein. Leser erfahren, dass mit Telegraf und Fernschreiber kommuniziert wurde, bevor man faxte, wie die Buchstabenfolge QWERTZ auf ihre Tastaturen kam und warum sie dort überdauert hat. Wofür die rote und wofür die blaue Seite des Radiergummis gedacht ist und was passiert, wenn man das Plättchen im Heftgerät verstellt.

Ab Mitte des 19. Jahrhunderts entstanden in einigen Großstädten Rohrpostanlagen. Hausinterne Systeme werden noch heute genutzt, etwa im Bundeskanzleramt. Abbildung: PRIMA VIER Verlag

Gezeigt wird unter anderem, inwiefern der meistverkaufte Kugelschreiber der Welt Leben retten kann, dass zu jedem Büro lange Zeit ein Spucknapf gehörte und dass die falsche Nutzung von Papierkörben für viele Brände sorgte, weshalb man sie dann aus Metall fertigte. Zudem, dass das Telefon ursprünglich für Gehörlose und die Schreibmaschine für Blinde entwickelt wurde. Dass Thomas Alva Edison nicht die Glühlampe, sondern das Diktiergerät erfunden hat. Weshalb Kopierstifte eine große Gesundheitsgefahr darstellten, die Büroklammer während der deutschen Besatzung in Norwegen als Symbol des Widerstands getragen wurde sowie, dass das Bügelbrett während der pandemiebedingten Homeoffice-Zeit zur Alternative für den Sitz-Steh-Schreibtisch avancierte.

Meilensteine der Büroarbeit: Geschichten und Rekorde

Die Geschichte des Büros beinhaltet wunderbare Geschichten, Robert Nehring erzählt sie. Zwei Beispiele: Hirten im heutigen Äthiopien sollen um das Jahr 850 herum bemerkt haben, dass ihre Schafe nicht mehr zur Ruhe kamen, wenn sie die Kirschen eines bestimmten Strauches gefressen hatten. So soll der Kaffee, der Zaubertrank der Office-Worker, entdeckt worden sein. Der Absatz von Schreibmaschinen kam in den 1870er-Jahren nur schleppend voran. Unverhofft wurde er aber durch Maschinenschreibkurse für Frauen angekurbelt. Als entsprechend qualifizierte Fachkräfte zogen diese dann endlich auch ins Büro ein. Bald stiegen sie auf zu Sekretärinnen und Expertinnen, später auch zu Chefinnen. Einige von ihnen schufen Meilensteine der Bürogeschichte. Melitta Bentz erfand den bis heute verwendeten Kaffeefilter. Margarete Klöber machte den Gesundheitsstuhl Polstergleich zu einem Verkaufsschlager. Die alleinerziehende Chefsekretärin Bette Nesmith Graham rührte in ihrer Küche eine Korrekturflüssigkeit zusammen, die zum Marktführer wurde. Und ohne die Teilzeitsekretärin Grace Scurr hätten wir wohl noch nie vom Filofax gehört.

Vitra steht für Ikonen des Bürodesigns. Der Möbelhersteller wurde 1937 in der Schweiz gegründet. Abbildung: PRIMA VIER Verlag

In OFFICE HISTORY werden auch viele Rekorde präsentiert, darunter ein 335 Meter langer Schreibtisch, ein 30 Meter großer Bleistift und eine Kaffeemaschine, die eine Million US-Dollar kostete. Leserinnen und Leser erfahren, inwiefern die Mönchskutte von entscheidender Bedeutung für die Entwicklung des Büros war, worauf Goethe, Darwin, Freud und Wilhelm II. bei der Schreibarbeit saßen, dass man vor 100 Jahren im Zug telefonieren konnte und dass die Rohrpost noch heute genutzt wird. Der Autor wirft auch hier und da einen Blick auf die Bürogeschichte der DDR. Dort litt man unter „Erichs Krönung“ und es gab keine speziellen Büromöbelmarken, dafür wurden eigene Computer und sogar ein eigenes Mobiltelefon produziert.

Augmented Reality ergänzt die wahrgenommene Wirklichkeit computergestützt um Zusatzinformationen. Vorläufer der AR-Brillen gab es bereits in den 1940er-Jahren. Abbildung: PRIMA VIER Verlag

Das Büro von heute: Totgesagte leben länger

Das Büro wird traditionell als Nischenthema behandelt. Jedoch mag das vielleicht Anfang des 20. Jahrhunderts berechtigt gewesen sein, als im Deutschen Kaiserreich nur drei Prozent aller Beschäftigten in einem arbeiteten. Heute ist etwa jeder zweite Beschäftigte hierzulande ein Office-Worker. Viele von ihnen verbringen ein Drittel des Tages mit Büroarbeit und manche sehen ihre Office-Kollegen länger als ihre Familie. Büro ist heute überall. Überall dort, wo Tätigkeiten ausgeübt werden, denen früher ausschließlich im Corporate Office nachgegangen wurde. Das Büro wurde schon oft totgesagt, aber eigentlich ist es so lebendig wie nie zuvor.

Teil eins: Die 111 Meilensteine der Bürogeschichte

#001 DIE TABULARIEN
#002 DIE BIBLIOTHEKEN
#003 DIE BURRE
#004 DER BÜRORAUM
#005 DER SCHREIBTISCH
#006 DAS STEHPULT
#007 DER BÜROSTUHL
#008 DER KAFFEE
#009 DIE SCHRIFT
#010 DER BLEISTIFT
#011 DER BLEISTIFTANSPITZER
#012 DER DRUCKBLEISTIFT
#013 DER RADIERGUMMI
#014 DER FÜLLFEDERHALTER
#015 DIE TINTE
#016 DER KUGELSCHREIBER
#017 DER TINTENROLLER
#018 DAS BÜROPAPIER
#019 DAS DIN-A4-FORMAT
#020 DER PAPIERKORB
#021 DER SPUCKNAPF
#022 DIE VISITENKARTE
#023 DIE ROLLKARTEI
#024 DIE KARTEIKARTE
#025 DER STEMPEL
#026 DIE RECHENMASCHINE
#027 DER BRIEF
#028 DER BRIEFUMSCHLAG
#029 DIE BRIEFMARKE
#030 DIE ROHRPOST
#031 DIE FRANKIERMASCHINE
#032 DER AKTENORDNER
#033 DAS TELEGRAMM
#034 DER TELEGRAF
#035 DER FERNSCHREIBER
#036 DAS FAXGERÄT
#037 DAS TELEFON
#038 DAS DIKTIERGERÄT
#039 DIE SCHREIBMASCHINE
#040 DIE SEKRETÄRIN
#041 DAS ELEKTRISCHE LICHT
#042 DIE SCHREIBTISCHLEUCHTE
#043 DAS FLIPCHART
#044 DAS WHITEBOARD
#045 HEFTKLAMMER UND HEFTGERÄT
#046 DAS DURCHSCHREIBEPAPIER
#047 DER QUITTUNGSBLOCK
#048 DIE KLEMMMAPPE
#049 DIE KORREKTURFLÜSSIGKEIT
#050 DER PRITT-STIFT
#051 DIE FOTOECKE
#052 DAS ETIKETT
#053 DAS NOTIZBUCH
#054 DER ORGANIZER
#055 DER KOPIERSTIFT
#056 DER AKTENBOX
#057 DAS SYSTEM MAPPEI
#058 DER LOCHER
#059 DIE BÜROKLAMMER
#060 DAS KLEBEBAND
#061 DER TAYLORISMUS
#062 DAS BÜROGEBÄUDE
#063 DER ESPRESSO
#064 DER AKTENVERNICHTER
#065 DER MODERNE SCHREIBTISCH
#066 DER SITZ-STEH-TISCH
#067 DER MODERNE BÜROARBEITSSTUHL
#068 DAS BEWEGTSITZEN
#069 DAS STAURAUMMÖBEL
#070 DER TASCHENRECHNER
#071 DER COMPUTER
#072 DAS NOTEBOOK
#073 DAS SPEICHERMEDIUM
#074 DER KOPIERER
#075 DER DRUCKER
#076 DER SCANNER
#077 DAS PAPIERLOSE BÜRO
#078 DAS BÜROKONZEPT
#079 DER CUBICLE
#080 DAS INTERNET
#081 DIE E-MAIL
#082 DER WEBBROWSER
#083 DIE SUCHMASCHINE
#084 DAS PDF
#085 DER KOPFHÖRER
#086 WLAN UND BLUETOOTH
#087 DER TROLLEY
#088 NEW WORK
#089 DER TEXTMARKER
#090 DIE HAFTNOTIZ
#091 MICROSOFT WINDOWS
#092 MICROSOFT OFFICE
#093 DER RÖHRENMONITOR
#094 DER FLACHBILDSCHIRM
#095 DIE MODERNE BÜROBELEUCHTUNG
#096 DER DATEN-VIDEO-PROJEKTOR
#097 SOCIAL MEDIA
#098 DAS EMOJI
#099 DAS @-ZEICHEN
#100 DAS KONFERENZTELEFON
#101 DIE VIDEOTELEFONIE
#102 DIE COMPUTERMAUS
#103 DIE TASTATUR
#104 DER COWORKING-SPACE
#105 DAS MOBILTELEFON
#106 DIE RAUM-IN-RAUM-LÖSUNG
#107 DAS HOMEOFFICE
#108 VIRTUAL REALITY
#109 AUGMENTED REALITY
#110 DIE KÜNSTLICHE INTELLIGENZ
#111 DER KI-AGENT

Teil zwei: Meilensteine besonderer Branchenunternehmen

#001 3M. VOM KLEBEBAND ZUR HAFTNOTIZ
#002 AERIS. BEWEGUNG ALS PRINZIP – SEIT 30 JAHREN
#003 ALVERO. WARUM BESITZ NICHT MEHR FUNKTIONIERT
#004 APPLE. DENKEN DES ANDEREN, DES EINFACHEN
#005 BENE. LANGE TRADITION, ABER NICHT TRADITIONELL
#006 BIC. EINFACHHEIT UND FREUDE
#007 BISLEY. PROFESSIONELLE EINRICHTUNGSLÖSUNGEN SEIT 1931
#008 BROTHER. BESTÄNDIGER WANDEL SEIT 118 JAHREN
#009 EDDING. DER INBEGRIFF DES MARKERS
#010 EIZO. VOM RÖHRENBILDSCHIRM ZUM 4K-DISPLAY
#011 FLOKK. INSPIRE GREAT WORK
#012 FRAMERY. DIE ENTWICKLUNG DER STILLE IM BÜRO
#013 KINNARPS. SCHWEDISCHE EINRICHTUNGSKONZEPTE SEIT 1942
#014 KLÖBER. DIE KUNST DES SITZENS
#015 KÖHL. VOM STUHLHERSTELLER ZUM INNOVATIONSPARTNER
#016 MICROSOFT. WHERE DO YOU WANT TO GO TODAY?
#017 NOVUS. MIT DRUCK AUFS KNÖPFCHEN ZUM ERFOLG
#018 PREFORM. VON DER STELLWAND ZUM AKUSTIKSYSTEM
#019 REISS BÜROMÖBEL. ARBEIT NEU GEDACHT SEIT 1882
#020 SEDUS. THEY REALLY CARE
#021 SOENNECKEN. VOM ERFINDER ZUM KOMPLETTANBIETER
#022 STAEDTLER. NÜRNBERGER BLEISTIFTPIONIERE
#023 TA TRIUMPH-ADLER. DER LANGE WEG ZUM EXPERTEN FÜR DAS DIGITALE
#024 VITRA. IKONEN DES MODERNEN BÜRODESIGNS
#025 K. WESTERMANN. ORTE BAUEN: DIE GESCHICHTE DER TRENNWAND
#026 WILKHAHN. DESIGN MADE IN GERMANY SEIT 1907
#027 XEROX. THE DOCUMENT COMPANY

Robert Nehring: „OFFICE HISTORY. 111 Meilensteine der Bürogeschichte“, PRIMA VIER Nehring Verlag, Berlin 2026, 448 Seiten, ISBN 978-3-00-088800-7, 89,90 € (Hardcover). Der Band ist als Hardcover mit Leinenumschlag und 1.035 Abbildungen erschienen. Er ist erhältlich im OFFICE ROXX Shop.

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Die digitale Resilienz setzt auf kontinuierliche Handlungsfähigkeit. Abbildung: Andrew Lozovyi, Depositphotos

Typische IT-Landschaften in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) bestehen meist aus einer Mischung aus Clouddiensten, Standardsoftware, branchenspezifischen Individuallösungen und manuellen Prozessen. Diese Fragmentierung entsteht nicht bewusst, sondern meist aus pragmatischen Gründen. Teams benötigen unter Zeitdruck schnelle, gangbare Lösungen, um ihre tägliche Arbeit effizient zu erledigen. Wenn offizielle Prozesse und Tools zu sperrig und komplex erscheinen, entwickeln sich Individuallösungen parallel dazu. Diese Veränderung wird jedoch problematisch, wenn geschäftskritische Abläufe unbemerkt in unkontrollierte Strukturen abwandern.

Vier Resilienzebenen

KMU beschäftigen sich deshalb damit, diese Prozesse unabhängiger, transparenter und ausfallsicherer zu gestalten. Der Wunsch nach digitaler Souveränität zielt auf die Vermeidung von Abhängigkeiten und die Kontrolle über Infrastruktur und Daten ab. Eine komplette Unabhängigkeit von großen Plattformanbietern bedeutet jedoch kostspielige Transformationsprojekte und die Umstellung sämtlicher Geschäftsprozesse. Für den Großteil der KMU ist dieser Wandel deshalb wirtschaftlich nicht vorstellbar.

Digitale Resilienz setzt stattdessen auf die kontinuierliche Handlungsfähigkeit. Unternehmen akzeptieren dabei, dass gewisse Abhängigkeiten bestehen, sorgen aber gleichzeitig dafür, dass sie nicht handlungsunfähig werden, wenn sich Rahmenbedingungen ändern. Diese Resilienz baut auf vier Ebenen auf: rechtlich, technisch, operativ und datenbezogen. Bei wachsenden IT-Landschaften fehlt meist die Transparenz darüber, wo sensible Daten liegen und wer die Verantwortung dafür trägt. Aus rechtlicher Sicht ist diese Nachvollziehbarkeit jedoch unerlässlich.

Umgang mit Abhängigkeiten

Um Resilienz zu erreichen, gilt es, Abhängigkeiten zu kontrollieren. Nicht jede Abhängigkeit ist jedoch eine Gefahr. Ein kritischer Fehler in der Strategie vieler Unternehmen ist es, alle Softwarelösungen gleich zu bewerten. Stattdessen sollten KMU ihre Risiken nach zwei Fragen priorisieren: Wie kritisch ist das System für den Betrieb? Und: Wie realistisch ist ein Wechsel?

Daraus ergibt sich ein Handlungsleitfaden. Hochkritische Systeme, die leicht getauscht werden können, werden priorisiert behandelt. Für Systeme, die ebenso kritisch sind, sich aber nicht einfach austauschen lassen, gilt es, eine Dokumentation über Prozesse und Zuständigkeiten aufzubauen und Wissen rund um das System strukturiert zu verwalten. Das schafft Transparenz, sichert Risiken ab und bereitet den Weg zu einer langfristigen Migration des Systems.

Abbildung: Novabit Klaus Röder, Geschäftsführender Gesellschafter, Novabit Informationssysteme GmbH. nuclos.de

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Office @ Orgatec

Orgatec: Am 27. Oktober öffnet die Orgatec wieder ihre Pforten. Die große Büroeinrichtungsmesse ist so etwas wie die Olympischen Spiele der Branche, nur dass sie nicht alle vier, sondern alle zwei Jahre stattfindet. Wohl vorrangig aus wirtschaftlichen Gründen nehmen einige Schwergewichte bei dieser Ausgabe nicht teil. Die seit Jahren schwache Konjunktur in Deutschland hat auch vor der Büromöbelindustrie nicht Halt gemacht. In den Coronajahren konnte sie noch davon profitieren, dass viele Homeoffices als Zweitbüros auszustatten waren. Im ersten Halbjahr 2026 lag der Umsatz der Büromöbler in Deutschland laut Herstellerverband IBA aber 5,6 Prozent unter dem im Vorjahreszeitraum. Dieser wiederum war schon 10,9 Prozent niedriger ausgefallen als der im ersten Halbjahr 2024. Besonders das Inlandsgeschäft ist rückläufig. Büroflächen werden verkleinert, Investitionen in neue Planungen stauen sich. Aber Büromöbel sind kein Einzelfall: Laut Branchenverband VDM hat die gesamte deutsche Möbelindustrie in den vergangenen vier Jahren ein Fünftel ihres Umsatzes verloren – trotz mancher Preiserhöhungen. 2025 sanken die Erlöse zum dritten Mal in Folge auf den niedrigsten Stand seit 2009.

Vielleicht kann die Orgatec nun positive Signale in den Markt senden und die Bürowirtschaft mit neuen Impulsen ankurbeln. Ein Fest wird die Messe mit Sicherheit wieder. Das war sie auch 2024. Mitverantwortlich für ihren Erfolg war beim vorangegangenen Mal ein neues Konzept: mit einem Vortragsfestival, Foodtrucks und einigem mehr. Das Wherever Whenever – Work Culture Festival findet auch diesmal statt, unter anderem mit Prof. Dr. Maja Göpel, Prof. Dr. Miriam Meckel, Angelique Kerber und Ralf Schumacher.

Unsere Redaktion ist natürlich auch wieder vor Ort, wie jedes Mal seit 1996. Wir freuen uns auf neue Lösungen für das Büro von morgen, tolle Vorträge, interessante Sonderschauen und viele spannende Menschen. Wer gar nicht weiß, wohin er bei so vielen Ausstellern zuerst gehen soll, dem bieten wir gemeinsam mit der Mensch&Büro-Akademie erneut unsere kostenfreien, geführten Themenrundgänge zu Highlight-Ständen an. Die Touren starten Halle 8, Stand A002. Melden Sie sich bei Interesse bald an, die Plätze sind limitiert.

Auch im Special dieser Ausgabe geht es um die Orgatec. Wir haben Top-Aussteller gefragt, worauf man sich bei ihnen freuen kann. Der Messedirektor Maik Fischer gibt interessante Einblicke. Wir werfen einen Blick in die Geschichte der Orgatec u. v. m.

Prima Klima? Bereits zum sechsten Mal haben wir die Leser des OFFICE ROXX Blogs im Auftrag der Initiative Prima Büroklima gefragt, wie es um die Raumluftqualität in ihren Büros bestellt ist. 712 haben in den ersten beiden Septemberwochen geantwortet. Die Ergebnisse sind interessant. Im Schnitt bekommt das Büroraumklima die Schulnote 2,9: befriedigend. Separate Luftreiniger setzen nicht mehr viele ein und Grünpflanzen werden offenbar weniger. Temperatur und Lüften bergen traditionell Konfliktpotenzial. Besonders bemerkenswert scheint mir aber, dass 55 Prozent die Luft im Firmenbüro als zu trocken empfinden – drei Prozentpunkte mehr als 2025.

Also: immer schön lüften. Und dann bis bald in Köln!

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Der Beitrag OFFICE ROXX Mag #05.26 erschienen erschien zuerst auf OFFICE ROXX.

Cotopat: Zwei Gesprächspartner sitzen sich gegenüber und reden in unterschiedlichen Sprachen miteinander – und verstehen sich. Abbildung: TA Triumph Adler

Das von Kyocera entwickelte System Cotopat kann Sprach- und Kommunikationshürden für Hörgeschädigte, ältere Menschen und Personen mit unterschiedlichen Muttersprachen überwinden. Das System kombiniert dazu Hardwarekomponenten mit Sprachübersetzung und intuitiver Bedienung. „Mit Cotopat richten wir uns verstärkt an Institutionen, die wichtige staatliche oder gesellschaftliche Aufgaben erfüllen – darunter Bildungseinrichtungen, Behörden und Krankenhäuser“, sagt Daniel Krogmann, Produktmanager bei TA Triumph-Adler. „Cotopat wurde gezielt für solche Einrichtungen konzipiert, die täglich auf eine barrierefreie Kommunikation angewiesen sind, um elementare Dienste und Informationen in einer vielfältigen Gesellschaft zugänglich zu machen.“

So funktioniert Cotopat

Cotopat unterstützt über 100 Sprachen. Zwei Gesprächspartner sitzen sich gegenüber und reden in unterschiedlichen Sprachen miteinander. Die gesprochenen Worte werden per Spracherkennung in Text umgewandelt und in die Zielsprache übersetzt. Der übersetzte Text erscheint auf einer durchsichtigen Trennwand, die von einem Projektor angestrahlt wird, für beide Gesprächsseiten sichtbar. Erklärende Bilder oder Videos können bei Bedarf eingeblendet werden. Zur Protokollierung kann das System die Gesprächsinhalte als Mitschrift oder als KI-gestützte Zusammenfassung per QR-Code bereitstellen. Auch für Menschen mit Hörbeeinträchtigungen wird die Kommunikation erleichtert, da gesprochene Inhalte als Text dargestellt werden. Der transparente Bildschirm ermöglicht ein natürliches Gesprächserlebnis mit durchgängigem Blickkontakt.

Spracherkennung mithilfe der Cloud

Das Sprache-zu-Text-System besteht aus drei Komponenten: Erstens die Cotopat-Anwendung, die auf Android-Basis läuft, Sprache über das Mikrofon erfasst und Übersetzungsergebnisse anzeigt. Zweitens der Cotopat-Webdienst, der die Spracherkennung und Übersetzungsvorgänge schnell und zuverlässig durchführt und für die Konfiguration wie Verwaltung der Lösung zuständig ist. Die dritte Komponente ist die Cotopat-Hardware, die aus einem Mikrofon für die Spracheingabe, einem numerischen Keypad zum Wechseln der Sprache per Hotkey sowie einer transparenten Trennwand zur Einblendung von Bildschirmtexten besteht.

Für die Übersetzung und eine Datenverwaltung in Echtzeit nutzt Cotopat eine zentrale Cloud-Infrastruktur. Diese wird innerhalb der Europäischen Union betrieben und erfüllt hohe Anforderungen an Datenschutz sowie Datensicherheit. Cotopat ist zertifiziert nach ISO 27001.

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Neue Technik fördert nicht nur Effizienz. Sie ist auch Indiz für einen attraktiven Arbeitgeber. Abbildung: Wavebreakmedia, Depositphotos

Eine von Angermann beauftragte YouGov-Studie, für die Mitarbeitende in Büros und Entscheider in Unternehmen befragt wurden, zeigt: 51 Prozent der Beschäftigten wünschen sich technologisch modernisierte Arbeitsplätze. 45 Prozent würden dadurch häufiger ins Büro kommen.

Zusammenspiel entscheidet

Die Studie zeigt auch: Unternehmen können Mitarbeitende heute nicht mehr allein mit Präsenzvorgaben zurück ins Büro holen. Sie sollten einen Arbeitsplatz schaffen, der produktiver, komfortabler und inspirierender ist als das Homeoffice. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus Technologie, Raumqualität und einer Umgebung, die unterschiedliche Arbeitsweisen unterstützt.

Das Büro der Zukunft ist intelligent vernetzt, heißt es in der Studie. Moderne Gebäudetechnik sorge automatisch für optimale Licht-, Klima- und Akustikbedingungen. KI unterstütze bei der Arbeitsplatzbuchung oder passe Arbeitsplätze an individuelle Bedürfnisse an. Interaktive Displays, digitale Whiteboards und hybride Meetingtechnik ermöglichten eine standortübergreifende Zusammenarbeit. Doch neue Technologien steigern nicht nur die Effizienz, jeder zweite Beschäftigte sieht darin einen wichtigen Faktor für die langfristige Bindung an den Arbeitgeber.

Konzentration benötigt Raum

Ein weiterer Trend zeichnet sich ab: Das Büro wird zunehmend zum Ort für konzentriertes Arbeiten. Das wünschen sich zumindest 53 Prozent der Beschäftigten. Unternehmen setzen jedoch häufig noch stärker auf Begegnung und Austausch. Moderne Konzepte sollten beide Anforderungen miteinander verbinden und flexible Flächen mit unterschiedlichen Arbeitszonen bieten: ruhige Fokusräume, offene Projektflächen sowie Lounges und Begegnungsbereiche.

Ein angenehmes Raumklima ist kein Komfortmerkmal mehr, sondern ein Produktivitätsfaktor. Schon einzelne heiße Tage kosten die deutsche Wirtschaft Millionen, weil Konzentration und Leistungsfähigkeit sinken. Moderne, energieeffiziente Klimatechnik gehört deshalb zur Grundausstattung des Büros der Zukunft, denn ohne wirksame Kühlung kann das Büro schnell zum teuersten Arbeitsplatz werden.

Stay vs. Go

Bei anstehenden Mietvertragsverlängerungen sollten Unternehmen daher prüfen, ob ihre Bürofläche den Anforderungen noch gerecht wird. Lassen sich moderne Technologien, intelligente Gebäudetechnik und flexible Raumkonzepte wirtschaftlich integrieren? Sind ausreichend Fokusräume vorhanden? Ist die digitale Infrastruktur leistungsfähig genug? Unsere Stay-versus-Go-Analyse hilft Unternehmen dabei zu bewerten, ob sich eine Modernisierung am bestehenden Standort lohnt oder ein neuer Standort die langfristig bessere Lösung ist.

Abbildung: Angermann Real Estate Group Sami Steinbach, Vorstandsvorsitzender Vermietungsbereich, Angermann Real Estate Group. angermann-realestate.de

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Evolve3 65 Flex von Jabra: Mit 16 Stunden Gesprächszeit ist das kabellose Headset ein starkes Tool für mobile Arbeiter. Die adaptive ANC-Technik passt die Intensität der Geräuschunterdrückung in Echtzeit an den Lärmpegel der Umgebung an. Bessere Sprachverständlichkeit wird durch die Funktion Clearvoice erzielt, die KI-gestützt menschliche Sprache erkennt und von Umgebungsgeräuschen abhebt.

HP Poly Focus 625 von HP Poly: Das Bluetooth-Headset wiegt 208 g und hat eine Gesprächszeit von bis zu 25 Stunden bei eingeschalteter Active Noise Cancellation (ANC). Insgesamt sorgen sechs Mikrofone für eine klare Sprachverständlichkeit und das Herausfiltern störender Umgebungsgeräusche. Schön für den Feierabend: Spatial Audio erzeugt einen räumlichen Klang beim Musikhören.

Openmeet 2 von Shokz: Da die Frequenzen bei diesem Headset über eine Kombination aus Knochenleitungskern und Luftleitungstreiber übertragen werden, bleiben die Gehörgänge komplett frei. Dank eines leistungsstarken Snapdragon-Prozessors kann das KI-gestützte Dual-Mikrofonsystem Stimmen isolieren und Umgebungsgeräusche unterdrücken. Laut Hersteller wiegt das Headset lediglich 77,9 g.

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Michael Stuhr, Geschäftsführer, Acer Deutschland. acer.de. Abbildung: Acer

OFFICE ROXX: Herr Stuhr, viele kennen Acer vor allem aus dem Consumer-Bereich. Welche Business-Lösungen bietet Acer speziell für kleine und mittlere Unternehmen?

Michael Stuhr: Das stimmt, im Consumer-Bereich sind wir sicherlich sichtbarer. Gleichzeitig decken wir mit unserem Business-Portfolio sehr unterschiedliche Anforderungen vollständig ab – von TravelMate-Notebooks über Veriton-Desktops und Mini-PCs bis hin zu professionellen Monitoren und Workstations. Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen gibt es nicht den einen typischen Arbeitsplatz. Manche Mitarbeitende brauchen vor allem ein leichtes Notebook für den Wechsel zwischen Büro, Homeoffice und Kundenterminen. Andere benötigen einen festen Arbeitsplatz oder mehr lokale Rechenleistung. Für KMU geht es deshalb weniger um das eine „Business-Gerät“ als um die passende Ausstattung für unterschiedliche Arbeitsplätze.

Sie verantworten seit Anfang des Jahres neben dem Österreich- auch das Deutschlandgeschäft. Wo liegen die größten Unterschiede zwischen den Märkten?

Deutschland ist allein aufgrund seiner Größe stärker segmentiert und zugleich sehr wettbewerbsintensiv. Österreich ist ein kompakterer Markt, in dem persönliche Beziehungen und die enge Abstimmung mit Distributoren und Handelspartnern teilweise noch stärker ins Gewicht fallen. Was beide Märkte verbindet, ist eine hohe Preissensibilität. Darüber hinaus unterscheiden sich die Anforderungen jedoch: Produkte, Kampagnen und Vertriebsansätze lassen sich deshalb nicht eins zu eins übertragen. Wir können viele Themen gemeinsam planen und Synergien nutzen, müssen bei Sortiment, Vertrieb und Marketing aber weiterhin sehr genau auf die Besonderheiten des jeweiligen Marktes eingehen.

Der Acer PD163Q P3 kombiniert drei faltbare 15,6-Zoll-Monitore mit Full-HD-Auflösung – unabhängig voneinander nutzbar. Abbildung: Acer

Der globale PC-Markt steht weiterhin unter Druck. Welche Entwicklungen prägen den Markt für Business-IT derzeit am stärksten?

Aus meiner Sicht sind es aktuell vor allem drei Entwicklungen: der anhaltende Kostendruck, die wachsenden Anforderungen an Sicherheit und Manageability sowie die Frage, welche Rolle KI künftig im Arbeitsalltag spielen wird. Investitionsentscheidungen von Unternehmen werden dadurch anspruchsvoller und langfristiger. Sie schauen genauer darauf, wie lange ein Gerät sinnvoll eingesetzt werden kann, welche Anforderungen es über mehrere Jahre erfüllen muss und wo zusätzliche Investitionen tatsächlich einen Mehrwert bringen. Gleichzeitig bleiben die Komponentenpreise ein wichtiger Faktor. Gerade bei Memory und SSDs ist das Preisniveau weiterhin hoch, auch wenn sich der Anstieg zuletzt etwas abgeschwächt hat. Umso wichtiger werden eine vorausschauende Planung und Geräte, die genügend Reserven für künftige Anforderungen bieten.

Welche Rolle spielt das Device-as-a-Service(DaaS)-Geschäft für Acer – auch in puncto Nachhaltigkeit und IT-Lifecycle-Management?

Für Unternehmen wird der gesamte Lebenszyklus eines Geräts immer wichtiger. Entscheidend ist nicht mehr nur der Anschaffungspreis, sondern auch, wie lange sich ein Gerät sinnvoll einsetzen lässt, wie gut es gewartet und repariert werden kann und was nach der ersten Nutzungsphase damit passiert. DaaS kann dabei ein Baustein sein, weil sich Kosten und Gerätewechsel besser planen lassen. Unser Fokus liegt stärker auf Service und darauf, Unternehmen über den Lebenszyklus ihrer Hardware zu begleiten. Gerade beim Lifecycle-Management spielen neben wirtschaftlichen auch nachhaltigkeitsbezogene Aspekte eine Rolle. Dazu gehören insbesondere die tatsächliche Nutzungsdauer, die Möglichkeit zur Wartung und Reparatur sowie die konkrete Form der weiteren Nutzung und Verwertung der Geräte.

Welchen konkreten Mehrwert bieten KI-PCs Unternehmen im Büroalltag?

Der Mehrwert entsteht nicht durch möglichst hohe TOPS-Werte, sondern durch Anwendungen. Informationen zusammenfassen und durchsuchen, Inhalte erstellen, Meetings dokumentieren oder Bild und Ton verbessern – bei solchen Aufgaben kann KI heute schon Arbeit abnehmen. Für Unternehmen wird außerdem immer interessanter, dass sich KI-Anwendungen zunehmend lokal ausführen lassen. Unsere neue „Veriton RI110 AI Mini Workstation“ ist ein Beispiel dafür: Der kompakte Rechner ist darauf ausgelegt, auch anspruchsvollere KI-Workloads und Modelle direkt im Unternehmen auszuführen. Das ist besonders dort relevant, wo Unternehmen mehr Kontrolle über ihre Daten behalten oder weniger von Cloud-Diensten abhängig sein wollen.

Für professionelle AI-Anwendungen ausgelegt: die „Veriton RI110 AI Mini Workstation“ von Acer. Abbildung: Acer

Wie lassen sich KI, Datenschutz und IT-Sicherheit sinnvoll miteinander verbinden?

Entscheidend ist, dass Unternehmen bewusst festlegen, wie sie mit ihren Daten und Anwendungen umgehen. Nicht jede KI-Anwendung muss in der Cloud ausgeführt werden. Gerade bei sensiblen Unternehmensinformationen kann eine lokale Verarbeitung Vorteile bieten. In der Praxis wird sich deshalb ein hybrides Modell durchsetzen: Manche Aufgaben werden auf dem Gerät, andere am Edge oder in der Cloud verarbeitet. Noch wichtiger wird diese Abwägung, wenn wir von KI-Assistenten zu KI-Agenten kommen, die selbstständig Aufgaben ausführen. Dann brauchen Unternehmen klare Regeln dafür, auf welche Daten und Systeme ein Agent zugreifen darf und welche Aktionen er tatsächlich ausführen kann. Datenschutz, IT-Sicherheit und KI-Governance müssen deshalb von Anfang an zusammengedacht werden.

Welche Chancen bietet das Ende des Windows-10-Supports für die Modernisierung der Arbeitsplatz-IT?

Das Support-Ende war zunächst ein sehr konkreter Anlass für Unternehmen, ihre Gerätebestände zu überprüfen. Der größte Austauschschub liegt inzwischen weitgehend hinter uns, aber längst nicht jedes Unternehmen hat seine komplette Flotte erneuert. Aus dem notwendigen Austausch wird damit zunehmend eine strategische Investitionsentscheidung. Wer heute Geräte für die nächsten Jahre beschafft, muss Themen wie KI-Fähigkeit, Sicherheit, Mobilität und die Kosten über den gesamten Lebenszyklus automatisch mitdenken. Die eigentliche Chance liegt deshalb nicht im einfachen Austausch alter Geräte, sondern darin, die Arbeitsplatz-IT jetzt für die Anforderungen der kommenden Jahre neu aufzustellen.

Wenn Sie ein paar Jahre vorausblicken: Wie wird, Ihrer Einschätzung nach, der digitale Arbeitsplatz im Jahr 2030 aussehen?

2030 werden wir viel weniger darüber diskutieren, ob jemand im Büro, zu Hause oder an einem anderen Ort arbeitet. Viel wichtiger wird sein, wie schnell sich überall eine vollwertige Arbeitsumgebung herstellen lässt. Dabei sehe ich zwei Entwicklungen gleichzeitig: Unsere Rechner werden mobiler, während wir durch komplexere und zunehmend KI-gestützte Aufgaben eher mehr als weniger Bildschirmfläche benötigen. Unser neuer „PD163Q P3“ zeigt, wohin diese Entwicklung gehen kann. Der faltbare Triple-Screen-Extender ermöglicht eine mobile Arbeitsumgebung mit drei Displays und macht deutlich, dass ein Multi-Monitor-Arbeitsplatz künftig nicht mehr zwangsläufig stationär sein muss. Gleichzeitig wird KI immer selbstverständlicher in den Arbeitsplatz integriert. Heute sprechen wir noch bewusst über AI PCs. 2030 wird für den Anwender wahrscheinlich viel weniger relevant sein, ob eine Aufgabe lokal auf dem Gerät oder in der Cloud verarbeitet wird. Entscheidend ist dann, dass die Arbeitsumgebung sicher und zuverlässig funktioniert und sich flexibel an die jeweilige Aufgabe anpasst.

Vielen Dank.

Die Fragen stellte Christian Marx.

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Cyberkriminalität lässt sich nicht mehr als reines IT-Thema führen. Abbildung: Sdecoret, Depositphotos

Die Gründe, warum sich der Fokus von Cyberkriminellen so stark auf Mitarbeitende als erstes Angriffsziel verschoben hat, sind vielfältig. Im Kern laufen sie aber alle auf dieselbe Abwägung hinaus: Angriffe auf einen gehärteten Perimeter kosten Zeit, Spezialwerkzeuge und ein beachtliches technisches Vorwissen. Der Angriff auf einen abgelenkten Sachbearbeiter dagegen benötigt oft nur eine gut formulierte E-Mail.

Mensch im Fadenkreuz: Warum Angreifer auf Belegschaften zielen

Wie eine Bitkom-Erhebung zum Wirtschaftsschutz zeigt, gehen 74 Prozent der gemeldeten Sicherheitsvorfälle in deutschen Unternehmen maßgeblich auf Fehlverhalten oder Unachtsamkeit von Mitarbeitenden zurück – von Phishing-Klicks bis zur Umgehung interner Richtlinien.

Besonders exponiert sind Branchen mit hoher Kundeninteraktion, verteilten Standorten oder komplexen Lieferketten: Handel, Logistik, Gesundheitswesen, Fertigung und der industrielle Mittelstand. Angreifer investieren zunehmend in Aufklärung: Wer entscheidet über Zahlungen? Wer hat Zugang zu Produktionssystemen? Wer arbeitet spät und wird eher unter Zeitdruck reagieren? Diese Kalkulation macht Mitarbeitende jenseits der IT zum Kernziel.

Social Engineering heute: Phishing, Deepfakes, MFA-Müdigkeit

Klassisches Massenphishing ist nicht verschwunden – doch immer öfter laufen die Angriffe inzwischen gezielter ab. Spear-Phishing imitiert reale Absender, Smishing nutzt SMS und Messenger, und Deepfake-Anrufe simulieren die Stimme eines Vorgesetzten, um vermeintliche Freigaben zu erteilen. Das CYBERsicher Lagebild Mittelstand beziffert die Zahl gezielter Phishing-Angriffe auf Geschäftsführende in KMU auf durchschnittlich 57 pro Jahr – ein ähnliches Bild ergibt sich bei anderen Personen mit weitreichenden Zugriffsrechten im Unternehmen.

Ein noch relativ neues, aber umso tückischeres Phänomen ist die sogenannte MFA-Fatigue: Angreifer, die bereits Passwörter erbeutet haben, senden Push-Benachrichtigungen in Serie, bis eine genervte Person die Anmeldung bestätigt. Vorfallanalysen belegen, dass diese Methode inzwischen regelmäßig auch Konzernumgebungen mit robuster MFA durchdringt. Warnsignale sind zwar vorhanden, für Beschäftigte aber oft schwer nicht eindeutig erkennbar: ungewohnte Dringlichkeit, ungewöhnliche Zahlungswege, angebliche Vertraulichkeit oder Anfragen, die reguläre Freigabeprozesse umgehen sollen.

New Work, neue Angriffsfläche: Remote, SaaS und Schatten-IT

Hybride Arbeit hat die Grenze zwischen Firmengerät und Privatnutzung durchlässig gemacht. Beschäftigte greifen aus Heimnetzen, Cafés oder Coworking-Spaces auf sensible Systeme zu; Videokonferenzen und Chat-Tools sind zum primären Kommunikationskanal geworden – und damit zu einem beliebten Angriffsweg.

Parallel wächst der SaaS-Bestand vieler Unternehmen unkontrolliert. Fachbereiche buchen eigenständig Kollaborations-, Projekt- oder KI-Tools, oft ohne Freigabe durch eine IT-Abteilung. Diese Schatten-IT verlagert sensible Daten in Umgebungen, deren Sicherheitsniveau, Datenflüsse und Löschfristen niemand vollständig überblickt. Governance-Modelle hinken dieser Realität hinterher: Rollenrechte werden selten sauber zurückgesetzt, ausscheidende Beschäftigte behalten Zugänge, geteilte Ordner enthalten historisch gewachsene Berechtigungen. Die Angriffsfläche wächst dadurch nicht linear, sondern exponentiell – und bietet Schwachstellen, die der IT-Abteilung verborgen bleiben.

Jenseits der IT: HR, Finanzen, Vertrieb als Sicherheitsakteure

Cyberkriminalität lässt sich vor diesem Hintergrund nicht mehr als reines IT-Thema führen. HR entscheidet mit dem Onboarding, welche Zugriffsrechte ein neuer Mitarbeitender erhält – und ob Sicherheitsschulungen verpflichtender Bestandteil sind. Die Finanzabteilung ist Zielscheibe von CEO-Fraud und Rechnungsmanipulation; ihre Vier-Augen-Prozesse entscheiden über Millionenschäden. Vertriebs- und Serviceteams verarbeiten Kundendaten in CRM-Systemen und sind erste Kontaktpunkte für ausgeklügelte Impersonation-Angriffe.

Auch Rechtsabteilung, PR und Vorstand gehören in die Sicherheitskette: Sie steuern im Ernstfall Meldepflichten nach DSGVO und NIS2, koordinieren die externe Kommunikation und verhindern, dass Fehlreaktionen den Schaden vergrößern. Sicherheitsverantwortung verteilt sich damit auf viele Schultern – was klare Rollen, Eskalationspfade und regelmäßig geübte Abstimmungen zwingend nötig macht. Kaum ein Unternehmen kann in dieser neuen Sicherheitslage auf externes Know how verzichten. Spätestens wenn ein Angriff erfolgreich war, kommen Incident-Response-Experten oder Spezialisten für RAID-Datenrettung ins Spiel.

Befähigung statt Schuld: Training, Nudges und realistische Drills

Wer Mitarbeitende nach einem unachtsamen Klick auf einen Phishing-Link bestraft, fördert eine Kultur des Verschweigens, die die Reaktionszeit im Ernstfall drastisch verlängern kann. Wesentlich zielführender ist es, von Vornherein auf Wissensvermittlung und Übungen zu setzen. Als besonders wirksam haben sich in der Praxis kurze, aber regelmäßig stattfindende Lernformate erwiesen: Microlearning-Module von wenigen Minuten, in reale Arbeitssituationen eingebettete Nudges (etwa Warnhinweise bei externen Absendern) und realistische Phishing-Simulationen, die nicht auf Blamage, sondern auf Verhaltensmuster zielen.

Studien zur Lernpsychologie zeigen: Häufige, kurze Impulse wirken nachhaltiger als jährliche Pflichtschulungen. Ebenso wichtig ist eine positive Fehlerkultur. Wer einen verdächtigen Vorgang meldet – auch wenn er selbst darauf hereingefallen ist –, muss dafür Anerkennung erhalten, nicht Sanktionen. Nur so entstehen kurze Meldeketten, die Angreifer effektiv ausbremsen.

Kontrollen, die Menschen stützen: Zero Trust, Privilegien, Meldewege

Sensibilisierung ersetzt keine technischen Schutzmaßnahmen – aber technische Schutzmaßnahmen müssen den Menschen mitdenken. Zero-Trust-Architekturen prüfen jeden Zugriff kontextabhängig; Least-Privilege-Modelle begrenzen den Schaden kompromittierter Konten; phishing-resistente Verfahren wie FIDO2 mindern die möglichen Folgen von MFA-Fatigue.

Entscheidend ist die Nutzbarkeit: Wenn Sicherheitsprozesse den Arbeitsalltag blockieren, entstehen Umgehungen. Sichere Standardpfade – etwa ein einfacher „Verdächtige Mail melden“-Button in Outlook – erhöhen die Meldequote deutlich. Vier-Augen-Prinzipien bei Zahlungsfreigaben, sauber getrennte Admin-Konten und ein rund um die Uhr erreichbarer Incident-Kanal sind Basiselemente. Kommt es dennoch zu Datenverlust, etwa durch Ransomware oder Serverdefekte, entscheiden vorbereitete Prozesse und die Zusammenarbeit mit den richtigen Partnern wie Laboren mit der zum Schaden passenden Spezialisierung auf SSD- oder HDD-Datenrettung darüber, wie schnell der Geschäftsbetrieb wieder anläuft.

Was wirkt wirklich? KPIs, Incentives und Governance im Alltag

Sicherheitskultur wird messbar, wenn die richtigen Indikatoren erhoben werden. Dazu können gehören:

• Melderate verdächtiger Mails,
• mittlere Zeit bis zur Meldung,
• Klickrate in Phishing-Simulationen,
• Anteil abgeschlossener Schulungsmodule,
• Compliance zu Passwort- und MFA-Standards.

Wichtiger als Einzelwerte sind Trends – und die ehrliche Frage, ob Kennzahlen tatsächlich Verhalten abbilden oder nur Aktivität dokumentieren.

Anreize sollten das gewünschte Verhalten und eine Kultur der Kommunikation stärken:

• Anerkennung für Meldungen,
• teamweite Ziele statt individueller Ranglisten,
• Sicherheit als Bestandteil von Führungskräfte-Zielvereinbarungen.

Governance heißt in der Praxis: klare Verantwortlichkeiten zwischen CISO, Fachbereichsleitung und HR, dokumentierte Eskalationspfade und regelmäßige Tabletop-Übungen mit Vorstand und Kommunikationsabteilung.

Fazit

Die Belegschaft ist der entscheidende Faktor in der Cyberabwehr – nicht als Risiko, das man wegtrainieren müsste, sondern als Sensor- und Reaktionsnetzwerk, das über den Erfolg von Angriffen mitentscheidet. Unternehmen, die HR, Finanzen, Vertrieb und Kommunikation in ihre Sicherheitsprozesse einbinden, phishing-resistente Technik bereitstellen und eine offene Meldekultur etablieren, senken ihr Risiko messbar.

Häufige Fragen

Wie oft sollten Sicherheitsschulungen stattfinden, um wirksam zu sein?

Jährliche Pflichtschulungen reichen nicht aus. Effektiver sind kurze, monatliche Impulse von fünf bis zehn Minuten, kombiniert mit realistischen Phishing-Simulationen alle vier bis sechs Wochen. Entscheidend ist die kontinuierliche Wiederholung, weniger die Länge einzelner Trainings.

Woran erkennen Mitarbeitende einen Deepfake-Anruf?

Typische Signale sind ungewöhnlicher Zeitdruck, Bitten um Vertraulichkeit gegenüber Kollegen und Abweichungen von etablierten Freigabeprozessen. Ein zuverlässiger Gegencheck ist der Rückruf über eine bekannte, unabhängig verifizierte Nummer – niemals über die im Anruf genannte Rückrufnummer.

Wer haftet, wenn Mitarbeitende auf Phishing hereinfallen?

In der Regel trägt das Unternehmen die zivilrechtliche Verantwortung gegenüber Dritten, sofern keine grobe Fahrlässigkeit vorliegt. Wichtiger als die Schuldfrage ist jedoch eine dokumentierte Sicherheitsorganisation: nachweisbare Schulungen, technische Schutzmaßnahmen und klare Meldeprozesse reduzieren Haftungsrisiken erheblich.

Der Beitrag Mitarbeitende gegen Cybercrime: Größte Schwachstelle ist zugleich stärkste Verteidigungslinie erschien zuerst auf OFFICE ROXX.