Agentische KI-Systeme können zahlreiche Aufgaben autonom, schnell und ergebnisorientiert ausführen. Abbildung: plarmzag@gmail.com, Depositphotos

Zunächst stellt der Nice-Report den Unterschied zwischen herkömmlicher KI bzw. Automation und agentischer KI heraus: „Im Gegensatz zu herkömmlichen Automatisierungs- oder NLU-basierten Designs (Natural Language Understanding), die vorgegebenen Abläufen folgen, bewertet agentische KI den Kontext in Echtzeit und ermittelt anhand der bereitgestellten Tools und Grenzen den besten Weg zur Lösung. Der KI-Agent funktioniert innerhalb eines definierten Bereichs, wählt jedoch eigene Maßnahmen, um zum Ziel zu gelangen.“

Agentisches Erfolgsrezept

Vor Beginn der Integration muss klar sein, in welchen Bereichen agentische KI einen Mehrwert schaffen kann und welche Erfolgskennzahlen verbessert werden sollen. Dazu dürfen bestehende Workflows nicht einfach automatisiert werden. Vielmehr müssen die Prozesse rückwärts, ausgehend von den angestrebten Zielen, neu gestaltet und für agentische KI optimiert werden. Dafür ist eine verlässliche (strukturierte) Datenarchitektur von Bedeutung, die es KI-Agenten ermöglicht, zuverlässig zu arbeiten. Diese sollte auf einer technischen Ausstattung basieren, die skalierbar und zukunftsfähig ist, um etwaiges Wachstum und den Einsatz weiterer KI-Agenten zu ermöglichen.

Läuft das System, gilt es, Ergebnisse zu messen, einzuordnen, rechtlich abzusichern und mithilfe agiler Methoden kontinuierlich zu verbessern. Insbesondere dann, wenn KI-Agenten in einem späteren Stadium autonome Entscheidungen treffen. An diesem Punkt sind Belegschaft und Führungskräfte gefordert. Für die Belegschaft sind Weiterbildung und kulturelle Akzeptanz – gegebenenfalls durch Anreize – nötig, während das Management die Rollen zur Leitung KI-gesteuerter Prozesse klar definieren und vorleben muss. Abschließend darf nicht nur die technische Effizienz des KI-Systems gemessen und beurteilt werden. Über die Zeit sollten auch die Kostenstruktur, die Erfahrungs- und Leistungswerte sowie die Resilienz gegenüber menschlichen und KI-Fehlern gemessen werden.

Beispiel Sprach-KI

Während eines Kundengesprächs führen Sprach-KI-Systeme verschiedene Aufgaben in Echtzeit aus, beispielsweise das Abrufen von Kundenhistorie und Produktdetails sowie das Ausführen von Backend-Aktionen, ohne dass eine menschliche Eingabeaufforderung erforderlich ist. Dadurch ergeben sich sofort mehrstufige Lösungswege: Zunächst erfolgt die Authentifizierung des Kundenkontakts, dann die Diagnose des Problems, anschließend die Korrekturdurchführung und schließlich die Bestätigung der Lösung. Alles innerhalb einer einzigen kontinuierlichen Interaktion in Sekunden. Sprach-KI-Agenten passen sich innerhalb kurzer Zeit (meist nur wenige Wochen) an Nutzerprofile und -präferenzen an, um beim nächsten Kontakt noch individueller zu reagieren. Zum Abschluss des Gesprächs kann die Sprach-KI selbstständig Zusammenfassungen, Beschlüsse etc. per E-Mail oder App-Benachrichtigung abschicken, die den Kontext der Interaktion exakt wiedergeben.

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Nachhaltigkeit und KI

Es grünt so grün. Am 20. September muss unsere Redaktion an die Wahlurne – Berlin wählt. Zwei Wahlplakate haben sich mir eingeprägt: „unf*ck berlin“ von Volt. Wie übersetzt man das? Und: „Der Klimawandel ist nicht weg, nur weil’s keiner mehr hören will“ von den Grünen. Dies wiederum wird man ja noch sagen dürfen. Denn tatsächlich brennt beim Thema Klimawandel weiterhin buchstäblich der Baum.

Nun kommt ein neues Gesetz auf den Weg. Am 27. September tritt die EmpCo-Richtlinie in Kraft. Sie steht für „Empowering Consumers“, also Verbraucherstärkung. Damit wollen Brüssel und Berlin gegen Greenwashing vorgehen. Wer mit Umweltschutz wirbt, muss dies künftig genau begründen können. Vage Werbevokabeln wie „klimaneutral“, „CO2-neutral“, „klimaschonend“ oder „ökologisch“ sind dann verboten. Zeichen wie der Blaue Engel und das EU Ecolabel sollen gestärkt werden. Umweltzeichen benötigen von da an unabhängige Prüfsysteme und öffentlich zugängliche Informationen. Klingt großartig und ist es wahrscheinlich auch – dereinst. Denn aktuell herrscht Medienberichten zufolge mittleres Chaos. Es gebe weder eine Whitelist mit den akzeptierten Zeichen, noch sei klar, wer zu den unabhängigen Prüfstellen zähle.

Green Office. Im Special dieser Ausgabe zeigen wir eine Auswahl ökologisch nachhaltiger Lösungen und veröffentlichen bemerkenswerte Impulse für eine grünere Zukunft. In unserer diesjährigen Umfrage wollten wir von Unternehmen aus verschiedenen Bürobereichen wissen, welche Maßnahmen zur CO2-Reduktion sie ergreifen. Ergebnis: Es wird eine ganze Menge unternommen, was durchaus auch mal anerkannt werden darf. Das Thema ist in jedem Fall angekommen in der Branche. Weiter so! Mehr geht bekanntlich immer.

KI. Seit 2. August greifen die Transparenzpflichten des AI Act. Wer künstliche Intelligenz in der Kommunikation einsetzt, muss die Ergebnisse nun kennzeichnen, mit „AI generated“ oder „AI modified“. Von der Pflicht ausgenommen sind Fälle, in denen ein Mensch den Text ernsthaft redaktionell geprüft hat und dafür die Verantwortung übernimmt.

Bei uns können Sie sich weiterhin darauf verlassen, dass wir nicht einfach Maschinen-Content durchreichen. Was im OFFICE ROXX Mag erscheint, läuft zwar durch Rechtschreibprogramme und auch KI-Faktenchecks, Änderungsvorschläge nimmt die Redaktion aber nur nach persönlicher Prüfung an. Oder lehnt sie ab, was aktuell noch der häufigste Fall ist, weil KI ziemlich oft halluziniert. Am Ende ist jeder Text hier von mindestens acht Augen geprüft worden.

Auch die Editorials kommen weiterhin von mir und nicht aus der Maschine. Sie werden das schon daran erkennen, dass in ihnen nach wie vor nicht alles rundgelutscht sein wird (und vielleicht auch an der teilweise gewöhnungsbedürftigen Wortwahl).

Messe. Ende Oktober ist wieder Orgatec-Zeit. Die große, alle zwei Jahre stattfindende Büroeinrichtungsschau steht vor der Tür. Angesichts zahlreicher Absagen könnte das mit der Ausstellungsfläche diesmal wie vielerorts mit der Bürofläche werden: kleiner, dafür feiner. Dennoch bleibt die Messe der vielleicht einzige echte Pflichttermin für die Branche. Wie schon 2024 findet hier auch ein tolles Vortrags-Festival statt, unter anderem mit Miriam Meckel und Maja Göpel sowie Angelique Kerber und Ralf Schumacher. Unsere Redaktion wird wie stets vor Ort sein, um Ihnen im Anschluss die Trends und unsere Highlights präsentieren zu können. Und wir bieten auch wieder kostenlose Messeführungen an, bereits zum fünften Mal gemeinsam mit der Mensch & Büro-Akademie. Die Plätze sind limitiert. Melden Sie sich gern bald an unter menschundbuero.de.

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Kill Bill zum Schreiben

Der Füllfederhalter Kill Bill von Janzander Design ist inspiriert vom gelb-schwarzen Anzug der Hauptdarstellerin in Quentin Tarantinos Kultfilm. Handgeformt aus Kunstharz, mit Tsuka-Griff aus Rochenhaut und Seide, rotem Symbol-Lack und Gravuren. Zum Füllfederhalter gehört eine Bambusbox mit Tintenglas. Für 2.400 Euro auf janzanderdesign.com.

Abbildung: Banijay Media Germany GmbH

Stromberg auf dem Cover für Notizen

Die Notizbücher Stromblock und Geduldsakte bringen Kult ins Büro. 176 karierte Seiten im handlichen A5-Format bieten Raum für Pläne, Gedanken und Notizen. FSC-Papier, Hardcover, Gummiband, Stiftschlaufe und zwei Lesezeichen treffen auf typischen Stromberg-Humor. Für 15,95 Euro bei sigel-fachshop.de.

Fitter durch Hüpfen am Schreibtisch

Mit dem Standpolin lassen sich Bewegungsabläufe in den Alltag integrieren. Vielseitig einsetzbar und an fast jedem Ort aufstellbar, dient es dem Balancetraining sowie gezielter Muskelaktivität. Auch für konzentrierte Büroarbeit im Stehen ist das Standpolin gut geeignet. Für 292 Euro auf standpolin.com.

Sicher und Stabil

Ein Router für unterwegs mit Wifi 7. WLAN-Geschwindigkeiten von bis 3.600 Mbit/s, Dual-Band-MLO und VPN-Hilfe sorgen beim Asus RT-BE58 Go für eine sichere Verbindung. Gastnetzwerke, IoT-Anbindungen und einfache Einrichtung eignen ihn hervorragend für Meetings und wechselnde Arbeitsplätze. 112,90 Euro auf asus.com.

Kultiges Design für Genuss in der Pause

Der Espressokocher Bialetti Moka Express vereint Kultdesign und Funktionalität am Arbeitsplatz. Aus poliertem Aluminium mit ergonomischem Griff und Sicherheitsventil liefert er Espresso für ein bis sechs Tassen. Der beliebte Klassiker hat es bis ins MoMA New York geschafft. Für Induktionsherdplatten ist ein Adapter erhältlich. 33,90 Euro auf bialetti.com.

Digitaler Notizblock mit echtem Schreibgefühl

Das Remarkable Paper Pro von Remarkable ist ein E-Paper-Tablet mit einem 11,8 Zoll großen Farbdisplay. Es kombiniert das Schreibgefühl auf echtem Papier mit den Vorteilen digitaler Workflows. Handschriftliche Notizen, Skizzen und das Kommentieren von Dokumenten sind möglich – und das alles in Farbe. Für 649 Euro auf remarkable.com.

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Dr. Thomas Frasch, Produktmanager bei Elatec. elatec-rfid.com. Abbildung: Markus Reuter

OFFICE ROXX: Herr Dr. Frasch, Elatec ist seit 38 Jahren im Bereich Secure Printing unterwegs. Warum ist dieses Thema in der heutigen Zeit so relevant?

Dr. Thomas Frasch: Es ist heute relevanter denn je. Wir dürfen nicht vergessen: Der moderne Drucker ist längst ein Multifunktionsdrucker, der weit mehr ist als ein reines Ausgabegerät für Papierdokumente. Er ist ein hochvernetztes System, das scannt, kopiert und sensible Daten verarbeitet. Sogenanntes Pull Printing, bei dem Druckaufträge erst nach einer Authentifizierung am Gerät freigegeben werden, wächst enorm. Treiber sind hier vor allem gestiegene Sicherheitsanforderungen, die DSGVO und der Wunsch nach Kostenreduktion. Gleichzeitig sehen wir einen technologischen Wechsel: Veraltete PIN-Codes oder Magnetstreifen werden zunehmend durch sichere RFID-, BLE- und NFC-Technologien abgelöst.

Elatec beliefert weltweit führende Druckerhersteller. Warum setzen diese OEMs bei der Authentifizierung auf externe RFID-Leser und nicht auf eigene Lösungen?

Das liegt in erster Linie an den länderspezifischen Zulassungen der Produkte, da nahezu jedes Land seine eigenen Zulassungsvorschriften hat. Wir bieten für den Printbereich keine Platinen an, sondern sogenannte Finished Products – also komplette Lesegeräte mit Gehäuse. Der große Vorteil für die Druckerhersteller ist, dass unsere Leser bereits für den weltweiten Einsatz zertifiziert sind. Würde ein Hersteller den Leser tief in die eigene Elektronik integrieren, müsste er für jedes Land eine aufwendige Gesamtzertifizierung des kompletten Druckers durchführen. Durch unsere fertigen Leser entfällt dieser Schritt, was den weltweiten Vertrieb enorm vereinfacht.

Es gibt unzählige Druckermodelle auf dem Markt. Wie stellen Sie sicher, dass die Lesegeräte physisch zu all diesen Geräten passen?

Wir arbeiten mit drei verschiedenen Formfaktoren, um alle Use-Cases abzudecken. Es gibt den klassischen „TWN4 MultiTech 2“ und den „TWN4 USB Front Reader“ für Drucker, die lediglich über eine USB-Schnittstelle verfügen. Für speziellere Anforderungen haben wir den „TWN4 Slim“-Leser entwickelt. Viele namhafte Druckerhersteller integrieren sogenannte Pockets oder Einbauschächte in ihre Drucker. Unser Slim-Leser sowie der Front-Reader passen exakt in diese vorgefertigten Schächte. Zudem bieten wir spezielle Halterungen an, falls ein Leser außen am Drucker befestigt werden muss.

Beim Pull Printing werden Druckaufträge erst nach einer Authentifizierung am Gerät freigegeben. Abbildung: Elatec

Die Anforderungen an die Authentifizierung ändern sich rasant – insbesondere durch die Smartphone-Authentifizierung. Wie reagieren Sie auf diese Entwicklungen?

Der Markt wandelt sich tatsächlich stark und es kommen stetig neue Credentials hinzu. Aktuell unterstützen wir mehr als 100 physische und mobile Credentials sowie über 60 Transpondertechnologien. Um den steigenden Security-Anforderungen gerecht zu werden, entwickeln wir unsere Hardware kontinuierlich weiter. Ein aktuelles Beispiel ist der Slim MK2. Diese verbesserte Version kann nicht nur die neuesten Credentials auslesen, sondern bringt auch elektronische und bauliche Hardware-Anpassungen mit sich.

Ein wichtiges Thema für Anwender ist die Geschwindigkeit am Drucker. Wie lässt sich die Lese-Performance in der Praxis optimieren?

Die Lese-Performance hängt direkt mit der Firmware zusammen. Wenn ein Leser so eingestellt ist, dass er bei jedem Scanvorgang alle 100 möglichen Transponder-Typen abfragt, dauert das natürlich seine Zeit. In der Praxis nutzt ein Unternehmen aber meist nur zwei oder drei spezifische Ausweistypen. Wenn wir die Firmware genau auf diesen konkreten Anwendungsfall zuschneiden, reagiert der Leser extrem schnell. Unser Support-Team hat jahrelange Erfahrung und erstellt solche optimierten Firmwares für Kunden innerhalb kürzester Zeit.

Was passiert, wenn ein global agierendes Unternehmen einen neuen Ausweistyp einführt? Müssen dann alle Lesegeräte an den Druckern manuell aktualisiert werden?

Nein, die Leser lassen sich remote über das Netzwerk updaten. Wenn ein Unternehmen einen neuen Standort mit anderen Transpondern integriert, kann die neue Firmware global per Klick an die angeschlossenen Drucker durchgeleitet werden. Ein Hardware-Austausch ist nicht nötig. Für Druckerhersteller und Lösungsanbieter bieten wir zudem ein eigenes Development-Pack an. Damit können erfahrene Entwickler ihre Firmware-Profile komplett selbst erstellen und verwalten, um sie optimal in ihre spezifischen Software-Architekturen zu integrieren.

Vielen Dank.

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Jens Büscher, CEO und Gründer, Amagno GmbH. amagno.de. Abbildung: Amagno

OFFICE ROXX: Herr Büscher, welche Probleme löst Amagno?

Jens Büscher: Amagno als digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) hat als Ziel die Ersparnis von Zeit und menschlichen Ressourcen angesichts der ständig wachsenden Aufgaben im administrativen Bereich. Aufwändige Suchen, manuelle Ablage und händisches Abtippen von Daten gehören mit unserem DMS der Vergangenheit an. Mehr als 30.000 Anwender nutzen Amagno für schnelle, transparente, digitale Geschäftsprozesse, zum Beispiel in Vertrieb, Personalwesen, Einkauf und Qualitätsmanagement.

Seit wann ist Amagno am Markt und wie hat sich das Unternehmen entwickelt?

Amagno wurde 2010 gegründet. Wir haben uns vom klassischen DMS-Anbieter zu einem Cloud-first-Unternehmen entwickelt und 2024 die ersten KI-Funktionen unter dem Namen Amagno.AI bereitgestellt. Unser Wachstumskurs hat uns beispielsweise von 2,7 Millionen Euro Umsatz im Jahr 2021 auf 3,5 Millionen Euro in 2024 gebracht, aktuell haben wir 41 Mitarbeitende.

Was verbirgt sich hinter Amagno.AI?

Amagno.AI ist eine optionale Zusatzfunktion von Amagno in der Cloud. Dokumente lassen sich damit in natürlicher Sprache befragen, Daten erkennen und repetitive Aufgaben durch KI-Agenten erledigen. Dahinter stehen drei Kernkomponenten: Autopilot, Chat und Automate. Der Autopilot erkennt bei jedem importierten Dokument die Dokumentart, den Absender, das Datum und bei Rechnungen auch die buchungsrelevanten Daten inklusive Positionszeilen. Und das ohne vorheriges Antrainieren auf bestimmte Belegtypen. Das funktioniert, weil das Sprachmodell dank IDP-Technologie (Intelligent Document Processing) ein Verständnis für nahezu jede Dokumentstruktur mitbringt.

Der Chat erlaubt es Mitarbeitenden, sich unter den individuellen Berechtigungen direkt mit dem Inhalt des Dokumentenbestands zu unterhalten. Zum Beispiel mit der Frage: „Welche offenen Rechnungen der Firma XY liegen über 10.000 Euro vor?“ Darauf liefert das Tool eine konkrete Antwort mit Quellenangabe. Automate als aktuell wichtigste Funktion von Amagno.AI ermöglicht es, wiederkehrende Prüf- und Erkennungsaufgaben als Regeln in natürlicher Sprache zu hinterlegen, statt sie zu programmieren.

Wie funktioniert das konkret?

Nehmen wir eine Eingangsrechnung als Beispiel: Sie kommt bei uns im System an – egal, ob als E-Rechnung, PDF oder Scan. Der Autopilot erkennt automatisch, dass es sich um eine Rechnung handelt, liest Absender, Datum und alle buchungsrelevanten Daten inklusive Positionszeilen aus. Für wiederkehrende Prüfungen wird mit Automate eine Regel in natürlicher Sprache festgelegt, etwa: „Gib’ ‚Ja‘ zurück, wenn die Rechnung gemäß §14 UStG korrekt ist“ – das folgt einem No-Code-Prinzip, man formuliert die Aufgabe als Text, nicht als Skript. Technisch läuft das alles über eine RAG-Architektur (Retrieval-Augmented-Generation) innerhalb unseres DMS: Die Daten werden mit dem Sprachmodell verknüpft, verlassen aber nie die EU. Damit ist sowohl der Datenschutz als auch die GoBD-Konformität gewährleistet, die für jede Dokumenten- und Rechnungsverarbeitung ohnehin gilt.

Amagno-Insights: die neue Büroküche des Unternehmens am Standort in Oldenburg – direkt am Hafen. Abbildung: Amagno

Halluziniert Ihre KI?

Ausnahmslos jede KI, die auf Sprachmodellen basiert, halluziniert. Wer etwas anderes behauptet, versteht die technologischen Grundlagen nicht. Sprachmodelle arbeiten mathematisch mit Wahrscheinlichkeiten, nicht wie eine klassische Volltextsuche, die exakte Begriffe findet. Das, was wir Halluzinieren nennen, ist der Preis dafür, dass eine KI überhaupt in der Lage ist, aus großen Datenmengen eine zusammenhängende Antwort zu formulieren. Und es ist gleichzeitig ihre größte Schwäche.

Hinzu kommt: Jedes Modell arbeitet mit einem begrenzten Kontextfenster. Bei einem Unternehmen mit 30 Millionen Rechnungen kann eine KI schlicht nicht alle Daten gleichzeitig verarbeiten, um etwa eine Umsatzabfrage über 20 Jahre exakt zu beantworten. Da KI-Systeme aber grundsätzlich darauf ausgelegt sind, immer eine Antwort zu liefern, entsteht das Risiko von Falschaussagen.

Bei Amagno reduzieren wir dieses Risiko mit gezielten Maßnahmen: Semantic Ranker sorgen dafür, dass die relevantesten Dokumente zur jeweiligen Frage zusammengestellt werden, statt nur nach oberflächlichen Kennzahlen zu filtern. Zusätzlich lässt sich über Prompting und Modellparameter steuern, wie genau eine Antwort ausfallen soll.

Was kommt mit der E-Rechnung auf die Unternehmen zu?

Ab Anfang 2027 betrifft die Versandpflicht zunächst größere Unternehmen, ab 2028 dann fast alle. E-Rechnungen kommen nicht aus dem DMS, sondern aus dem ERP und anderen vorgelagerten Systemen. Wir beobachten aber ein wachsendes Problem von der Empfängerseite her: Viele E-Rechnungen kommen fehlerhaft an, enthalten zum Beispiel leere Pflichtfelder, falsch befüllte Felder oder sogar defekte XML-Dateien. Deshalb bauen wir in unserem nächsten Release eine interne Validierung ein: Ein Prüfprotokoll zeigt klar an, ob eine eingehende E-Rechnung tatsächlich rechtskonform ist. Damit können Unternehmen entscheiden, ob sie eine fehlerhafte Rechnung zurückweisen und den Rechnungssteller zur Korrektur auffordern.

Welchen Beitrag leisten Ihre Lösungen zum Klimaschutz?

Unsere älteren Berechnungen zu Papier-, Wasser- und Energieverbrauch klassischer Aktenverwaltung sowie zum CO2-Ausstoß durch Papiertransport gelten in ihrer Grundaussage nach wie vor: Die Digitalisierung des Dokumentenmanagements spart nachweislich Ressourcen. Nun kommt aber KI ins Spiel. Hochleistungsrechenzentren sind enorme Energieverbraucher, und der KI-Boom hat die Klimabilanz vieler Hyperscaler spürbar verschlechtert. Das betrifft auch uns: Je mehr wir KI in unsere Produkte integrieren, desto mehr steht diesem Nutzen ein höherer Energieverbrauch gegenüber. Unsere ehrliche Einschätzung ist daher: Die Papierseite der Rechnung bleibt positiv, die KI-Seite muss neu und kritischer bewertet werden als noch vor dem KI-Boom. Eine seriöse Gesamtbilanz dazu steht derzeit branchenweit noch aus.

Wann, meinen Sie, wird das papierlose Büro Realität?

Es gibt nach wie vor eine ganze Reihe von Dokumenten, die aus rechtlichen Gründen im Original in Papierform aufbewahrt werden müssen. Solange der Staat hier keine rechtssichere, durchgängig digitale Aufbewahrungspflicht schafft, wird es das vollständig papierlose Büro nicht geben.

Vielen Dank.

Die Fragen stellte Christian Marx.

Der Beitrag Wie KI das DMS verändert: Interview mit Jens Büscher von Amagno erschien zuerst auf OFFICE ROXX.

BENE

Michael Fried, Geschäftsführer Sales, Marketing & Innovation.

Abbildung: Bene

„Bene treibt die Dekarbonisierung seiner Wertschöpfung konsequent voran – beginnend in der Produktentwicklung. Langlebige, reparierbare und kreislauffähige Bürolösungen bilden die Grundlage der Nachhaltigkeitsstrategie. Parallel investiert das Unternehmen in energieeffiziente Prozesse und erneuerbare Energien: Am Produktionsstandort Waidhofen an der Ybbs reduziert die Sanierung des Hallendachs den Heizwärmebedarf um 50 Prozent. Eine Photovoltaikanlage mit 3,1 MWp deckt rund ein Drittel des Strombedarfs, der verbleibende Bedarf wird mit Ökostrom gedeckt. Auch die Elektrifizierung des Fuhrparks schreitet voran – der Verbrauch fossiler Treibstoffe konnte von 2023 auf 2024 um 14 Prozent gesenkt werden. Energieeffiziente Fertigungstechnologien und ein Energiemanagement nach ISO 50001 steigern die Ressourceneffizienz zusätzlich. Mit modularen Lösungen wie Points, Equo und Noovo verbindet Bene Design, Funktionalität und Kreislaufwirtschaft und setzt damit ein klares Zeichen für nachhaltige Arbeitswelten.“

BROTHER

Veronika Holzbauer, Sustainability Development Manager.

Abbildung: Brother

„Die Reduzierung von CO2-Emissionen ist ein zentraler Bestandteil der Nachhaltigkeitsstrategie von Brother. Bis 2030 sollen CO2-Emissionen (Scope 1 und 2) um 65 Prozent und die Scope-3-Emissionen um 28,5 Prozent reduziert werden. Im Fokus stehen reparierbare und ressourceneffiziente Produkte, die langlebiger sind und Abfälle vermeiden. Ergänzt wird dieser Ansatz durch energieeffiziente Technologien, den verstärkten Einsatz von Recyclingmaterialien sowie die kontinuierliche Optimierung von Verpackungen, um Materialverbrauch und Umweltbelastungen zu reduzieren. Im Rahmen seiner Kreislaufwirtschaftsstrategie hat Brother bereits mehr als 40 Millionen Tonerkartuschen wiederaufbereitet und spart dadurch jährlich rund 1.500 Tonnen Material vor der Entsorgung ein. Dieses Engagement ist branchenweit einzigartig. Die Wiederaufbereitungsanlagen in Großbritannien und der Slowakei sind als abfallfrei und klimaneutral zertifiziert und werden mit Solar- und Geothermie betrieben.“

EIZO

Alexander Theemann, Vice President Sales & Marketing.

Abbildung: Eizo

„Nachhaltigkeit ist bei Eizo seit Jahrzehnten gelebte Praxis. Bis 2024 haben wir unsere Scope-1- und Scope-2-Emissionen gegenüber 2019 bereits um 62,2 Prozent reduziert – Ziel bis 2030 sind 70 Prozent, bis 2040 Net Zero. An unseren japanischen Werken beziehen wir heute 100 Prozent erneuerbaren Strom. Das Ergebnis: zweimal in Folge CDP-Klimabewertung A. Unsere Flexscan-Monitore sind TCO Certified Gen 10 und unter den ersten weltweit mit EPEAT-Climate+-Auszeichnung. Der Flexscan FLT, der erste Monitor mit EU-Energielabel-Klasse A, verbraucht nur sechs Watt und besteht zu 95 Prozent aus Recyclingkunststoff. Rücknahme- und Recyclingsysteme in Japan, Europa und den USA sowie eine siebenjährige Garantie inklusive Vor-Ort-Austausch runden unser Engagement ab. Für Eizo beginnt Verantwortung beim Design und endet nicht am Lebensende des Produkts.“

GÖTESSONS

Emil Johansson, CEO.

Abbildung: Götessons

„Götessons verfolgt das Ziel, Nachhaltigkeit durch langlebige Produkte, effizientere Logistik, verantwortungsvolle Materialauswahl und enge Lieferantenpartnerschaften entlang der gesamten Wertschöpfung zu verankern. Die Nachhaltigkeitsagenda unserer Kunden ist für uns entscheidend und wir sind bestrebt, Lösungen beizutragen, die einen konkreten Mehrwert schaffen. Die Standorte Ulricehamn und Dreieich werden mit 100 Prozent erneuerbarem Strom und 99 Prozent erneuerbarer Heizenergie betrieben. Unsere Flotte wird auf E-Mobilität umgestellt. In Schweden sind wir schon bei 100 Prozent. Im DACH-Bereich sind bereits vier von acht Fahrzeugen E-Autos, das Ziel für 2028 sind auch hier 100 Prozent. Das Unternehmen arbeitet mit FSC-, EU-Eco-Label- und (Nordischer-)Schwan-zertifizierten Materialien. Klimaneutralität für Scope 1 und Scope 2 ist strategisches Ziel des Konzerns.“

GREEN IT SOLUTION

Stefan Winklhofer, Director IT & Marketing und Umweltbeauftragter.

Abbildung: Green IT Solution

„Seit unserer Gründung im Jahr 2015 setzen wir uns dafür ein, IT und Nachhaltigkeit zusammenzubringen. Als spezialisierter IT-Dienstleister unterstützen wir Unternehmen dabei, ihrer IT-Hardware ein zweites Leben zu schenken, und kümmern uns um den kompletten Refurbishment-Prozess. Dementsprechend setzen wir auch bei uns so viele Refurbished-IT-Geräte ein wie möglich. Auf dem Dach unseres Refurbishment-Werkes ist außerdem eine Photovoltaikanlage installiert, mit der wir möglichst viel der benötigten Energie erzeugen. Büromöbel kaufen wir bei Herstellern, die besonders wertige und dadurch langlebige Stücke fertigen, die selbst nach vielen Jahren der Nutzung noch wiederverwendet werden können. Ansonsten haben wir einige Maßnahmen umgesetzt, die simpel wirken, aber einen großen Effekt haben. Wir sind zum Beispiel ein Paperless Office und die letzte Person, die das Büro abends verlässt, stellt sämtliche Stromverbraucher, die nicht über Nacht durchlaufen müssen, via Smart-Panel ab.“

IIYAMA

Erkan Sekerci, Country Manager DACH.

Abbildung: iiyama

„Unser Ziel ist klar: Wir wollen den CO2-Fußabdruck unserer Lösungen kontinuierlich senken, ohne Kompromisse bei Qualität und Leistung einzugehen. Schon heute setzen wir konkrete Maßnahmen um: Unsere Green-Serie nutzt 100 Prozent recycelbare, plastikfreie Verpackungen, die Gehäuse bestehen aus 85 Prozent recyceltem Kunststoff. Dazu kommt die energieeffiziente LED-Technologie, die die Energiekosten um rund 40 Prozent reduziert. Zudem erfüllen diese Produkte zu 100 Prozent die TCO-Kriterien, sind EPEAT-Silver-zertifiziert und gehen mit 100 Prozent Quecksilberfreiheit über die RoHS-Anforderungen hinaus. Auch auf Unternehmensebene verfolgen wir messbare Fortschritte: Nach Ecovadis Bronze 2021 und Silber 2022 erreichte iiyama 2023 erstmals Platin und hält seitdem diese Position. Damit zählen wir zu den besten ein Prozent von mehr als 90.000 Unternehmen weltweit. Unser Anspruch ist es, diese Spitzenposition zu halten und Nachhaltigkeit weiter fest in Produktentwicklung, Lieferkette und Management zu verankern.“

INTERSTUHL

Helmut Link, Geschäftsführer.

Abbildung: Interstuhl

„Die Interstuhl Group ist seit Jahrzehnten nachhaltig unseren ökologischen, sozialen und wirtschaftlichen Interessen verpflichtet. Die Reduktion von CO2-Emissionen ist ein zentraler Bestandteil unserer Unternehmensstrategie und ein kontinuierlicher Prozess, den wir entlang der gesamten Wertschöpfungskette konsequent vorantreiben. Bereits seit 2021 haben wir den wichtigen Meilenstein des Emissionsausgleichs erreicht. Wir investieren kontinuierlich in nachhaltige Produktionsprozesse, externe Zertifizierungen sowie die Weiterentwicklung auf Produktebene. Dabei rückt neben einer hohen Recycelbarkeit zunehmend die Zirkularität in den Fokus unserer Produktentwicklung. Als international tätiges Familienunternehmen investieren wir auch in Zukunft kontinuierlich in die Weiterentwicklung unserer nachhaltigen Produktion und zirkulären Produktlösungen.“

KINNARPS

Johanna Ljunggren, Nachhaltigkeitsmanagerin.

Abbildung: Kinnarps

„Unsere CO2-Reduktionsstrategie verankert Nachhaltigkeit in allen Unternehmensbereichen. Kinnarps senkte den CO2-Ausstoß in vier Jahren um 47 Prozent und erhöhte den Anteil nicht fossiler Energien auf 73 Prozent. Bis 2030 wollen wir die Treibhausgasemissionen halbieren, bis 2050 Netto-Null erreichen. Im Betrieb nutzen wir Holzabfälle zur Wärmeerzeugung und verarbeiten Produktionsreste zu neuen Produkten. Unsere Verpackungsoptimierung – ein Lkw-Ladungskonzept wie Tetris – spart 270 Kilogramm Material pro Fahrt. 95 Prozent unseres Holzes ist FSC-zertifiziert. Nachhaltigkeit ist in der Kinnarps-DNA verankert. Es ist ein wissenschaftliches Faktum: Je länger die Lebensdauer eines Möbels, desto geringer sind die Umweltauswirkungen. Darum konzentrieren wir uns auf Qualität und Design für Langlebigkeit. Unsere Next-Office-Bedarfsanalysen helfen Kunden, genau die Lösungen zu wählen, die sie brauchen. Unser Sustainable-Circularity-Konzept bietet Reinigung, Wiederaufbereitung und Materialbewirtschaftung. So funktioniert echte Nachhaltigkeit: operative Effizienz und Zirkularität zusammen.“

LOGITECH

Serkan Ates, Head of Logitech DACH.

Abbildung: Logitech

„Logitech arbeitet daran, den CO2-Fußabdruck seiner Produkte über den gesamten Lebenszyklus hinweg weiter zu reduzieren – mit einem Design-for-Sustainability-Ansatz, der Materialien, Verpackung, Energieverbrauch und Nutzungsdauer berücksichtigt. Unser wissenschaftsbasiertes Ziel ist es, die absoluten Scope-3-Emissionen bis 2030 um 50 Prozent zu senken. Bereits heute enthalten 78 Prozent unserer Produkte recycelte Kunststoffe. Außerdem setzen wir bei 48 Prozent der dafür geeigneten Produkte Low-Carbon oder recyceltes Aluminium ein. Der Umstieg auf FSC-zertifizierte Papierverpackungen hat bereits hunderte Tonnen Kunststoff eingespart und tausende Tonnen CO2 vermieden. Mehr als 93 Prozent unseres internen Stromverbrauchs stammen aus erneuerbaren Quellen. Zusätzlich tragen rund 84 Prozent unserer Produkte ein extern geprüftes Carbon-Impact-Label – für mehr Transparenz bei Beschaffungsentscheidungen. Offizielle Ersatzteile und Reparaturanleitungen helfen zudem, Produkte länger im Einsatz zu halten.“

NOWY STYL

Corinna Graf, Leitung Marketing DACH.

Abbildung: Nowy Styl

„Die nachhaltigste Ressource ist das, was bereits vorhanden ist. Für uns endet der Wert einer Einrichtungslösung nicht mit ihrer ersten Nutzung. Unsere Verantwortung umfasst ihren gesamten Lebenszyklus – von der Entwicklung über die Nutzung bis zur Wiederaufbereitung und Wiederverwendung. Bereits im Ecodesign schaffen wir die Grundlage für langlebige, reparierbare und kreislauffähige Produkte. Mit unserem herstellerunabhängigen Rücknahme- und Refurbishment-Konzept use2 verlängern wir Produktlebenszyklen und vermeiden CO2-Emissionen, die bei der Herstellung neuer Produkte entstehen würden. Gleichzeitig investieren wir kontinuierlich in neue Designansätze – beispielsweise durch den Einsatz von Monomaterialien –, um Produkte künftig noch kreislauffähiger zu gestalten. Bis 2024 konnten wir unsere CO2-Emissionen im Rahmen der CO2-Performance-Ladder gegenüber dem Basisjahr 2018 um 45 Prozent reduzieren. Die fünfte Ecovadis-Platin-Auszeichnung in Folge bestätigt diesen Weg: Trotz kontinuierlich verschärfter Bewertungskriterien gehört Nowy Styl weltweit zu den nachhaltigsten ein Prozent aller bewerteten Unternehmen und ist weiterhin das einzige Unternehmen seiner Branche mit dieser Auszeichnung.“

PILOT PEN

Andrea Günther, Geschäftsführerin.

Abbildung: Philip Erpenbeck

„Die Reduktion von CO2 beginnt für uns nicht erst in der Produktion, sondern schon bei der Entwicklung unserer Schreibgeräte. Mit unserem Ecodesign-Ansatz betrachten wir den gesamten Produktlebenszyklus von der Materialauswahl über Produktionsstandorte und Transportwege bis zur Langlebigkeit und Nachfüllbarkeit. Viele unserer Schreibgeräte bestehen zu einem hohen Anteil aus Recyclingmaterial und werden in Europa gefertigt. Beim Frixion Ball+ lassen sich durch dreimaliges Nachfüllen gegenüber dem Neukauf 61 Prozent CO2 einsparen. Gleichzeitig verfolgen wir das Ziel, die CO2-Emissionen unserer europäischen Produktionsgesellschaft bis 2030 um 50 Prozent gegenüber 2018  zu reduzieren. Dass Nachhaltigkeit bei Pilot verankert ist, bestätigt auch unsere Platinum-Auszeichnung von Ecovadis. Damit zählt unsere europäische Produktionsgesellschaft bei der Nachhaltigkeitsbewertung von Ecovadis zu den Top-ein-Prozent der weltweit bewerteten Unternehmen.“

RICOH

Kerstin Thies, Chief Manager CSR.

Abbildung: Ricoh

„Mit der aktualisierten ESG-Strategie will Ricoh die Dekarbonisierung beschleunigen und verknüpft seine Klimaziele fest mit den globalen Geschäftsaktivitäten. So sollen die Treibhausgasemissionen aus Scope 1 und 2 bis 2030 um 75 Prozent gegenüber 2015 sinken. Für Scope 1 und 2 ist bis 2040, für Scope 3 bis 2050 jeweils eine Reduktion um 90 Prozent vorgesehen. Der Anteil erneuerbarer Energien soll bis 2030 auf 85 Prozent steigen. Entscheidend ist für uns, diese strategischen Ziele in konkrete Lösungen zu übersetzen – durch Produktkonzepte, die Ressourcen schonen, Wiederverwendung fördern und den Energiebedarf im Betrieb reduzieren. Ein Beispiel sind die A3-Farb-Multifunktionsdrucksysteme der IM Cxx01CE-Serie: Sie weisen gegenüber vorangegangenen Systemen einen um 50 Prozent reduzierten CO2-Fußabdruck auf und bestehen zu mehr als 86 Prozent aus wiederverwendeten Komponenten. Niedrige TEC-Werte und ein intelligenter Energiesparmodus verbessern die Energieeffizienz. So wird aus Klimazielen konkrete Produktwirkung.“

STEINBEIS

Marc Gebauer, Sprecher der Geschäftsführung.

Abbildung: Steinbeis Papier

„Für Steinbeis Papier ist Nachhaltigkeit kein Trend, sondern seit über 40 Jahren das Grundprinzip unseres unternehmerischen Handelns. Wir setzen zu 100 Prozent auf Altpapier. Dadurch schonen wir den Rohstoff Holz und benötigen in der Produktion 79 Prozent weniger Wasser sowie 73 Prozent weniger Energie im Vergleich zu Frischfaserpapieren. Unsere gesamte Produktion in einer der modernsten Papierfabriken Europas basiert auf Kreisläufen und ist emissionsarm und ressourcenschonend. Aber wir wollen noch mehr erreichen: Unser Ziel ist die klimaneutrale Produktion bis 2040. Bei unserer Towards-Zero-Strategie geht es um alle direkten und indirekten Emissionen über die gesamte Wertschöpfungskette. Die Bilanzierung nach dem GHG-Protokoll macht unsere Meilensteine auf diesem ambitionierten Weg nachvollziehbar. Wichtige Elemente sind die weitere Effizienzsteigerung, eine Grünstromoffensive, Investitionen in Zukunftstechnologien sowie die Einbindung unserer Lieferanten.“

VEPA

Marco Schoneveld, Geschäftsleiter Deutschland.

Abbildung: Marika Sturm

„CO2-Reduktion gehört bei Vepa the furniture factory zur Marken-DNA. Als niederländischer Hersteller von Büro- und Objektmöbeln richten wir unser unternehmerisches Handeln seit fast 20 Jahren darauf aus, Möbel kreislauffähig zu produzieren und Ressourcen so lange wie möglich im Gebrauch zu halten. Diesen Anspruch machen wir durch klare Ziele, messbare Fortschritte sowie transparente Berichte und Lieferketten überprüfbar. Seit 2023 steht Vepa auf Stufe 5 und damit der höchsten Stufe der CO2-Performance-Leiter, eines in den Niederlanden etablierten und europaweit genutzten Instruments zur Erfassung und Senkung von CO2-Emissionen. Seit 2020 konnten wir diesen Wert nahezu halbieren. Entscheidend ist für uns, Emissionen entlang des gesamten Lebenszyklus eines Möbels zu denken. So streben wir einen vollständig abfallfreien Betrieb an: Dies gelingt seit 2018 bereits bei unserem Werk in Hoogeveen; ein weiterer Standort soll folgen. Restmaterialien führen wir in neue Kreisläufe zurück. Zugleich setzen wir bei der Möbelproduktion auf selbst mitentwickelte, ressourcenschonende, wiederverwertbare und biobasierte Werkstoffe sowie regionale Materialien. Auch unsere Standorte folgen diesem Anspruch mit Wärmepumpen, Solarenergie und energieeffizienten Produktionsanlagen.“

VIEWSONIC

Dominic Mein, Director DACH & Benelux.

Abbildung: Viewsonic

„Nachhaltigkeit ist bei Viewsonic kein Lippenbekenntnis, sondern gelebte Praxis in der gesamten Lieferkette. Wir setzen auf maximale Transparenz: Unsere Fortschritte legen wir lückenlos im jährlichen ESG-Report vor – inklusive detaillierter CO2-Fußabdruck-Berichte für unsere Displays. Dass wir hier vorangehen, zeigen unsere Auszeichnungen: Als weltweit erstes Unternehmen wurden wir mit EPEAT Gold für Signage Displays prämiert und gehören laut Ecovadis zu den nachhaltigsten acht Prozent der Unternehmen weltweit. Unsere Klimaziele sind ambitioniert, aber verbindlich – bis 2030 reduzieren wir unsere Treibhausgasemissionen um 42 Prozent, bis 2050 erreichen wir Netto-Null. Beides ist durch die Science-Based-Targets-Initiative validiert.“

WILKHAHN

Janis Koberg, Unternehmenssprecher.

Abbildung: Wilkhahn

„Für Wilkhahn beginnt Nachhaltigkeit nicht beim Material, sondern bei der Frage, ob ein Produkt überhaupt gebraucht wird. Denn die wirksamste CO2-Reduktion entsteht durch Lösungen, die über viele Jahre genutzt, gepflegt, repariert und angepasst werden können. Deshalb steht am Anfang jeder Entwicklung zunächst ihre Relevanz. Daraus leitet sich unser Verständnis von Produktverantwortung ab: vermeiden, verringern, verwerten und Fairness. Dieses Prinzip prägt den gesamten Entstehungsprozess, von einem möglichst geringen Materialeinsatz über langlebige Konstruktionen, Modularität, Reparaturfähigkeit und die Nutzung von erneuerbarer Energie bis hin zu recycelten und recyclingfähigen Werkstoffen, emissionsarmen Logistik- und Verpackungskonzepten sowie einem umfassenden After-Sales-Service. Dass umweltbewusstes Design weder Verzicht noch Kompromiss bedeutet, zeigt auch unser neuer WiChair: Er verbindet minimale Materialverwendung mit hohem Komfort zu einem Stuhl, der einfach gute Laune macht.“

WMF PROFESSIONAL COFFEE MACHINES

Axel Fähnle, Head of Marketing Germany.

Abbildung: WMF

„Der Nachhaltigkeitsgedanke von WMF Professional Coffee Machines konzentriert sich auf zwei Kernbereiche: Energieverbrauch senken und Ressourcenverschwendung vermeiden. Denn wer Energie oder Rohstoffe effizienter einsetzt, reduziert nicht nur Emissionen, sondern senkt auch direkt die Betriebskosten. Der ökologische und der wirtschaftliche Vorteil gehen somit Hand in Hand. Für eine energieeffizientere Maschinennutzung kann mithilfe der Eco-Mode-Funktion die Kesseltemperatur unserer Vollautomaten abgesenkt werden. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn das Gerät in Zyklen arbeitet und nach intensiven Pausenzeiten länger im Bereitschaftszustand wartet. Dazu kommen viele weitere Funktionen, die sich positiv auf den Energieverbrauch auswirken: Im inaktiven Zustand dunkelt das Display nach einiger Zeit automatisch ab. Moderne Milch- und Reinigungssysteme sowie optimal isolierte Boiler garantieren ebenfalls ein energieeffizientes Verhalten. Und wenn nach Büroschluss die Maschinen ausgeschaltet werden, ziehen sie keinen Strom mehr, selbst wenn sie noch mit dem Stromnetz verbunden sind. Beim Ressourceneinsatz geht es uns darum, die Verschwendung von Kaffee, Milch und Wasser durch präzises Dosieren zu vermeiden. Eine zentrale Rolle spielen dabei unsere Automatisierungsfunktionen. So kann die halbautomatische Siebträgermaschine WMF Espresso Next mittels „Auto Milk Dosing“-Technologie auf Knopfdruck die perfekte Menge Milch dosieren und diese bis zur gewünschten Konsistenz aufschäumen. Abfall wird dabei nicht nur reduziert, sondern im Sinne des Zero-Waste-Konzepts gänzlich vermieden. Selbst aufwendige Kaffeekreationen gelingen ohne überschüssige Milchreste. Auch das neue „MultiMilk“-System von WMF setzt auf eine besonders nachhaltige Verarbeitung von pflanzenbasierten Drinks.“

Unter green.office-tops.de finden sich viele weitere hochwertige Lösungen für eine ökologisch nachhaltige Büroarbeit. Sie wurden von der OFFICE-ROXX-Redaktion als Top-Produkte ausgezeichnet.

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PD-50xx von Kindermann: Dank der 4K-Auflösung der Non-Touch-Displays und der hohen Helligkeit von 550 cd/m2 ist die Bildwiedergabe detailreich und klar erkennbar. Die Geräte verfügen über kein eigenes Betriebssystem, sondern werden über ein OPS-Modul oder einen USB-C-Port mit Ladefunktion von externen Geräten angesteuert. Die Lebensdauer beträgt mehr als 50.000 Stunden.

Momentum 5 Wireless von Sennheiser: Dieser Over-Ear-Kopfhörer ist gut geeignet für Mobile Worker, die hohe Ansprüche an die Soundqualität stellen. Vier Mikrofone auf jeder Seite ermöglichen die bisher ausgereifteste Active Noise Cancellation (ANC) des Herstellers. Der auswechselbare Akku hält mit aktiviertem ANC bis zu 57 Stunden. Bluetooth 5.4 bietet eine stabile Konnektivität.

Panacast U30 von Jabra: Die Videobar wurde für die Zusammenarbeit mit eigenen Geräten (BYOD) in kleinen Besprechungsräumen und Huddle Rooms mit bis zu sechs Personen entwickelt. Dank einem Kamera-Sichtfeld von 120 Grad, den integrierten Lautsprechern sowie sechs Mikrofonen liefert die Videobar ein überzeugendes audiovisuelles Erlebnis in hybriden Meetings.

Meeting Owl 5 Pro von Owl Labs: Äußerlich an die Form einer Eule angelehnt, sind vor allem die technischen Innereien dieser Videobar hervorzuheben. Eine 360-Grad-4KKamera, leistungsstarke Lautsprecher und ein Acht-Mikrofon-Array fangen alle Teilnehmer hybrider Meetings gut seh- und hörbar ein. Die Meetingeule kann per Kabel oder drahtlos mit Endgeräten gekoppelt werden.

Spotlight 2 Advanced von Logitech: Wer regelmäßig Präsentationen hält, weiß einen zuverlässigen Presenter zu schätzen. Spotlight 2 Advanced kombiniert unter anderem haptisches Feedback, digitale Hervorhebungs- und Annotationsfunktionen, Laser- und Digital-Pointer, „Guided Breathing“, eine lange Akkulaufzeit sowie Bluetooth- und Logi-Bolt-Konnektivität.

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TA Cloud Capture ermöglicht eine zeitgemäße Digitalisierung von Dokumenten. Abbildung: TA Triumph-Adler

In vielen Unternehmen herrscht immer noch Zettelwirtschaft. Ob in der Rechnungs- oder Personalabteilung, in der Produktion oder in der Logistik, es gibt viel zu erledigen und der Administrationsaufwand ist groß – zumal die Anforderungen an Sicherheit, Nachhaltigkeit und Compliance stets höher werden. Dort könnte die digitale Dokumentenablage gute Dienste leisten, doch oft werden die Dokumente weiterhin in Papierform verwaltet.

Unternehmen erkennen Vorzüge der Digitalisierung

Dies, obwohl sich Unternehmen der Potenziale und der Notwendigkeit der Digitalisierung zunehmend bewusst sind. Über 90 Prozent der Unternehmen sind der Ansicht, dass der Einsatz neuer Technologien ein entscheidender Wettbewerbsfaktor ist, wie die Bitkom-Studie Digitalisierung der Wirtschaft herausfand. Die Studie des Digitalverbandes zeigt außerdem, dass mittlerweile 89 Prozent der Unternehmen eine Digitalisierungsstrategie verfolgen, allerdings nur 28 Prozent diese zentral aussteuern und 61 Prozent eine solche in speziellen Bereichen verfolgen.

Zur Unterstützung einer effizienten Dokumentenablage stellt TA Triumph-Adler Cloud-Lösungen bereit, die hybride Arbeitsweisen unterstützen.“

Speziell kleine und mittelständische Unternehmen können von einer digitalen Dokumentenablage profitieren. Bei der Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten können Arbeitsschritte, Zeit und Kosten gespart werden, die papierbasierte Prozesse mit sich bringen. Auch neue Vorgaben für Firmen machen Fortschritte bei der Digitalisierung notwendig – beispielsweise die E-Rechnungs-Pflicht und die EU-weite NIS-2-Richtlinie.

Um diese Herausforderungen zu adressieren, helfen digitale Dokumentenlösungen aus der Cloud. Mit Workflows, klaren Ordner- und Dokumentenstrukturen, automatischen Erinnerungen und effizienten Suchfunktionen kann die digitale Dokumentenablage Firmen schnell und sicher weiterhelfen.

Drucken, Scannen, Faxen – mobil und cloudbasiert

Zur Unterstützung einer effizienten Dokumentenablage stellt TA Triumph-Adler spezielle Lösungen bereit, die mobile und cloudbasierte Prozesse berücksichtigen. Mit dem TA Cloud Information Manager (TACIM) landen Dokumente am gewünschten Speicherort in der Cloud. Eine Installation ist nicht notwendig, lediglich eine sichere und schnelle Anmeldung im Webbrowser oder am Multifunktionsdrucker (MFP) ist erforderlich. Die Verwaltung von überall ermöglicht ein Online-Dashboard, welches gescannte oder importierte Dokumente via Dashboard, mobile App und HyPAS-Anwendung am MFP verarbeitet. Ferner lassen sich mit TACIM Dokumentenklassen definieren, Dokumente orts- und geräteunabhängig erfassen sowie speichern und individuelle Prüf- und Freigabe-Workflows erstellen.

Mit benutzerdefinierten Workflows, klaren Ordner- und Dokumentenstrukturen, automatischen Erinnerungen sowie effizienten Suchfunktionen hilft die digitale und cloudbasierte Dokumentenablage Unternehmen dabei, zeitgemäße Workflows zu etablieren.“

Mit TACPS (TA Cloud Print and Scan) lassen sich Dokumente netzwerkunabhängig von jedem angebundenen MFP drucken, verschicken und in der Cloud speichern – ganz einfach am Desktop-Arbeitsplatz oder direkt am Drucker. Auch hier muss nichts installiert werden. Einsetzbar ist TA Cloud Print and Scan von jetzt auf gleich. TA Triumph-Adler stellt als Provider den Account zur Verfügung, Kunden können sofort loslegen.

TA Cloud Capture ermöglicht eine zeitgemäße Digitalisierung von Dokumenten: Nach dem Einscannen können Dokumente über den MFP in durchsuchbare PDF-Dateien umgewandelt werden. Grundlage für die inhaltliche Erschließung der Dokumente bildet eine leistungsfähige OCR-Volltexterkennung (Optical Character Recognition). Nach der Erfassung können die erstellten Dateien direkt aus dem System an einen gängigen Clouddienst geschickt werden – ganz ohne Rechner oder zusätzliche Software. Entweder an den TA Cloud Information Manager (TACIM) – ein hauseigenes Angebot zur Dokumentenverwaltung – oder an einen Cloudspeicher eines Drittanbieters. Unterstützt werden die Dienste Google Drive, Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive oder Box. Firmenkunden melden sich dort mit ihren eigenen Accounts an.

Die kostenfreie TA Mobile Print App verbindet Smartphones, Tablets und Laptops mit den Multifunktionssystemen (MFPs) des Druckernetzwerks und erlaubt es, Dateien von diesen Mobilgeräten zu drucken oder nach dem Scannen an E-Mail-Postfächer zu verschicken. Zudem integriert es TACPS für die mobile Nutzung.

All diese Cloud-Lösungen sind intuitiv bedienbar und konform mit den Vorgaben der EU-weit gültigen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Unternehmen profitieren von vielfältigen Vorteilen der cloudbasierten, digitalen Prozesse: Sie können laufende Kosten reduzieren, zeitsparender arbeiten, sichere und effektive Prozesse etablieren und die Zufriedenheit von Mitarbeitenden steigern, indem sie moderne Arbeitsweisen mit zeit- und ortsunabhängigen Workflows fördern.

Abbildung: TA Triumph-Adler Florian Ehlers, Manager Solution Marketing, TA Triumph-Adler. triumph-adler.de

Ausführliche Informationen zu dem Thema finden Interessierte unter: Cloud-Lösungen | Triumph-Adler

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Miet- und Leasingmodelle mit Büroequipment entwickeln sich zu strategischen, serviceorientierten Lösungen. Abbildung: Tom19275, Depositphotos

Seit unserer Umfrage zum Thema Miet- und Leasinggeschäft im Jahr 2021 hat sich einiges getan. Zunehmend entwickeln sich solche Modelle für Büromöbel und Bürotechnik von reinen Finanzierungsinstrumenten zu flexiblen, serviceorientierten Lösungen. Unternehmen setzen stärker auf nutzungsbasierte Modelle, um schneller auf Veränderungen reagieren zu können. Laut den Anbietern, die uns geantwortet haben, sind die Treiber dafür vor allem hybride Arbeitsformen, aber auch unsichere Planungshorizonte sowie der Wunsch nach skalierbaren Angeboten. Gefragt sind ganzheitliche Angebote, die neben der Hardware auch Services wie Wartung, Support und Austausch umfassen. So können sich Nutzer auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Darüber hinaus spielt Nachhaltigkeit eine immer größere Rolle. Zirkuläre Konzepte, Refurbishment und eine längere Nutzung von Produkten tragen zur Erfüllung der ESG-Ziele bei und machen Mietmodelle zusätzlich attraktiv. Trotz bestehender Herausforderungen bei der Logistik oder bei regulatorischen Anforderungen wird das Marktpotenzial weiterhin als hoch eingeschätzt – vor allem im Segment der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) sowie im Bereich dynamischer, projektbasierter Arbeitsumgebungen. Insgesamt zeigt sich nach Einschätzung der Anbieter ein stabil wachsender Markt, der auf Nutzung statt auf Besitz setzt.

Patrik Metzger, Country Manager, Alvero Büromöbelvermietung

Abbildung: Alvero

„Die Arbeitswelt ist heute weniger planbar als noch vor einigen Jahren. Unternehmen wachsen, verändern Standorte und hinterfragen ihre Flächennutzung. Dadurch verändert sich auch die Nachfrage nach Büroeinrichtung. Miet- und Leasingmodelle entwickeln sich von einer temporären Lösung hin zu einem strategischen Instrument für mehr Flexibilität. Gleichzeitig wächst die Bedeutung von Nachhaltigkeit und zirkulären Konzepten. Wir sehen großes Potenzial: Der Markt bewegt sich Schritt für Schritt von Besitz hin zu Nutzung. Unternehmen suchen nicht mehr nach Möbeln für die nächsten zehn Jahre, sondern nach Arbeitsumgebungen, die sich jederzeit anpassen können.“

Lisa Rosa Bräutigam, Co-Founder & Managing Director, Combine UBX

Abbildung: Combine UBX

„Das Miet- und Leasinggeschäft hat sich von einer reinen Finanzierungsoption zu einem strategischen Instrument entwickelt. Unternehmen wollen flexibel bleiben, Kapital nicht unnötig binden und schnell auf Wachstum, neue Arbeitsmodelle oder veränderte Flächenbedarfe reagieren können. Gerade im Bürobereich steht für viele Kunden die Nutzung klar vor dem Besitz eines Assets. Die Digitalisierung ermöglicht zudem, Ausstattung über ihren Lebenszyklus effizient zu verwalten und bedarfsgerecht anzupassen. Ich sehe deshalb weiterhin großes Potenzial: Künftig stehen nicht mehr einzelne Produkte im Mittelpunkt, sondern integrierte Nutzungskonzepte, mit denen Unternehmen komplette Arbeitsumgebungen flexibel nutzen und anpassen können. Genau dafür steht unser neues Unternehmen Combine UBX: Wir denken Büroflächen und ihre Nutzung ganzheitlich – modular, flexibel und wirtschaftlich. Mieten und Leasen bleiben damit ein wichtiger Hebel für die Transformation moderner Arbeitswelten.“

Artus Assmann, CEO & Co-Founder, Fenyx

Abbildung: Fenyx

„Getrieben durch Hybrid Work, häufigere Flächenanpassungen und den Wunsch nach Capex-Entlastung hat das Miet- und Leasinggeschäft mit Büroequipment in den letzten Jahren deutlich an Relevanz gewonnen. Gleichzeitig hat sich der Fokus verschoben: weg vom ‚Finanzierungsprodukt‘ hin zu nutzungsbasierten, service- und datengetriebenen Modellen – inklusive Wartung, Rücknahme und Refurbishment. Herausforderungen bleiben die wirtschaftliche Restwertsteuerung sowie Logistik- und Qualitätsprozesse, ebenso ESG-/Reporting-Anforderungen und die Kreislauffähigkeit der Produkte. Im Status quo sehen wir besondere Dynamik bei skalierenden Unternehmen, Multi-Standort-Rollouts und Projekten mit kurzer Planungssicherheit. Das Potenzial ist weiterhin hoch – vor allem dort, wo Inventar transparent erfasst, Lebenszyklen aktiv gemanagt und Rückführungswege frühzeitig mitgedacht werden.“

Justin Cockerill, CCO, Grover

Abbildung: Grover

„Gerade kleine und mittelgroße Unternehmen stecken derzeit in einem grundlegenden Wandel. Statt ihre IT zu besitzen, mieten sie und erreichen dadurch erheblich mehr Flexibilität. Daten des Bundesverbands der Leasing-Unternehmen zeigen, dass IT-Equipment und Software heute gemeinsam mit Fahrzeugen bereits die größte Leasingklasse bilden. Parallel wandelt sich das Modell selbst: vom starren Leasing über 36 oder 48 Monate hin zu echten Subscription-Angeboten, bei denen Notebooks, Smartphones und weitere Technik als Service den Firmen bereitgestellt werden. Hybrides Arbeiten, der Trend von Capex hin zu Opex und Nachhaltigkeit wirken als Beschleuniger. Unternehmen müssen ihre Device-Flotte an Kopfzahlen und Projektspitzen anpassen. Eigentum ist dafür zu unflexibel. Grover treibt diesen Wandel mit einem spezialisierten Tech-Rental-Modell voran und hilft Unternehmen, Hardware-Ausgaben in planbare Monatskosten zu verwandeln, ihre Teams agiler auszustatten und messbar zur Reduktion von E-Waste und zur CSRD-Berichterstattung beizutragen.“

Andreas Török, Geschäftsführer, Nobix

Abbildung: Nobix

„Während früher vor allem die reine Finanzierung von Büroequipment im Vordergrund stand, erwarten Unternehmen heute vollständige Managed Services – also ein Gesamtpaket aus Hardware, Software, Wartung, Sicherheit und Support. Genau hier sehen wir den klaren Wandel vom klassischen Leasing hin zu ‚Anything as a Service‘. Kunden wollen keine Investitionen mehr stemmen, Hardware abschreiben oder IT-Abteilungen mit Geräteverwaltung belasten. Sie wollen ‚zahlen und nutzen‘: monatlich planbar und skalierbar. Früher war Leasing ein Nischenthema für Großunternehmen. Heute fragen Kleinunternehmen genauso danach wie Konzerne mit tausenden Arbeitsplätzen. Doch insbesondere KMU arbeiten oft noch mit historisch gewachsenen IT-Strukturen und hohem administrativem Aufwand. Gleichzeitig beklagen laut Bitkom 85 Prozent der Unternehmen einen Fachkräftemangel in der IT. Das ist ein Ressourcendilemma. Wer kauft, muss auch betreiben. Wer mietet, kann sich dagegen auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Deshalb sehen wir den Markt auch langfristig auf klarem Wachstumskurs.“

Philipp Schramm, Head of Office.Rent

Abbildung: Office.Rent

„Jetzt kein Kapital binden. Wenn Unternehmen ihre Büroeinrichtung mieten, statt sie zu kaufen, behalten sie wichtige Liquidität fürs Eigentliche, nämlich ihr Kerngeschäft. Sie bleiben flexibel. Denn sie können Flächen anpassen an Änderungen bei den Teams oder Arbeitsformen. Unternehmen binden sich so nicht an Produkte, die sie nach kurzer Zeit vielleicht gar nicht mehr brauchen. Ein Tipp: Verschiedene Bürotypologien testen. Was funktioniert? Was nicht? Dann lässt sich das Konzept sofort anpassen. Ergebnis sind Arbeitswelten, die wirklich zukunftsfähig sind. Das bezieht sich auch auf die Nachhaltigkeit. Wer Möbel bei Anbietern mietet mit einem Kreislaufmodell, weiß, dass die Stücke bestens gepflegt mehrfach genutzt werden. Das spart Rohstoffe in der Fertigung und Emissionen über die ganze Lebensspanne. So machen Unternehmen ihr Büromanagement wirtschaftlich und nebenbei noch ökologischer.“

Lars Purschke, CEO & Gründer, Podia

Abbildung: Podia

„Das Thema Miete für Büroequipment hat in den letzten Jahren ordentlich Rücken wind bekommen. Besonders Büromöbel und Meetingtechnik werden immer häufiger gemietet statt gekauft. Der Hauptgrund: Unternehmen wollen flexibel bleiben und sich in wirtschaftlich unsicheren Zeiten nicht direkt hohe Investitionen ans Bein binden. Planbare monatliche Kosten fühlen sich besser an als ein leer geräumtes Budget. Dazu kommt, dass Mietmodelle heute deutlich mehr bieten als nur Ausstattung auf Zeit. Beratung, Support und Garantien gehören meist direkt dazu. Das macht Prozesse einfacher und sorgt dafür, dass moderne Technik nicht erst dann ausgetauscht wird, wenn das Meetingboard mitten im Pitch beschließt, in Rente zu gehen. Das Potenzial bleibt groß, weil Unternehmen flexibel arbeiten möchten, ohne bei Ausstattung, Komfort oder Technik Kompromisse einzugehen.“

Niels Gundermann, Geschäftsführer, Xoros Home

Abbildung: Xoros Home

„Wir haben uns mittlerweile vollständig auf Telefon- und Meetingboxen spezialisiert. In diesem ohnehin wachsenden Segment steigt die Nachfrage nach flexiblen Mietangeboten bei uns stark überproportional. Unserer Beobachtung nach hat das mehrere Ursachen: Junge Unternehmen und Start-ups fragen Miete nach, um sich hohe Anschaffungskosten zu sparen, bei etablierten Unternehmen hat sich der Planungshorizont erheblich verkürzt. Andere Kunden nutzen unsere Mietangebote, um Telefon- und Meetingboxen in ihrem Unternehmen über mehrere Monate zu testen und später ggf. käuflich zu übernehmen. Die Mietnachfrage wächst deshalb sehr stark im Bereich der kurzen Mindestlaufzeiten, die wir als spezialisierter Anbieter sehr gut abdecken. Klassisches Leasing mit seinen regulatorisch bedingten, deutlich längeren Laufzeiten kann diese Nachfrage nicht bedienen. Im Segment Telefon- und Meetingboxen sehen wir für die Miete deshalb noch großes Potenzial in den kommenden Jahren.“

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DCP-L1660W von Brother: Dank 5-GHz-WLAN-, LAN- und USB-Schnittstelle lässt sich das kompakte Mono-Laser-Multifunktionsgerät nahtlos in jede Arbeitsumgebung integrieren. Mit einer Druckgeschwindigkeit von bis zu 20 Seiten pro Minute, einer 150-Blatt-Papierkassette und einem automatischen 10-Blatt-Dokumenteneinzug (ADF) ist das Modell überaus leistungsfähig.

IM C2501CE von Ricoh: Das A3-Farb-Multifunktionssystem druckt bis zu 25 Seiten pro Minute. Das 10,1 Zoll große Smart-Operation-Panel ermöglicht eine intuitive Bedienung inklusive Dokumentenvorschau direkt am Gerät. Im Fokus steht jedoch die Nachhaltigkeit: Der MFP wird zu über 86 Prozent aus wiederverwendeten Komponenten gefertigt.

i-Sensys MF754cdw II von Canon: Das kompakte A4-Farblaserdrucksystem fügt sich nahtlos in Arbeitsumgebungen mit begrenztem Platzangebot ein. Die All-in-one-Lösung druckt bis zu 33 Seiten pro Minute und scannt bis zu 100 Bilder pro Minute. Wer das noch benötigt: Mit der integrierten Faxfunktion können Dokumente sicher und schnell gesendet und empfangen werden.

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