Effizienz trifft Innovation: die TA Pro 15050c – die Lösung für hochvolumigen Druck. Abbildung: TA Triumph-Adler

Entsprechend ihrer Multi-Kanal-Vertriebsstrategie stellen die beiden Unternehmen der Kyocera-Gruppe vor Ort ihre Produktionsdrucklösungen in den Fokus – für den Fachhandel sowie für Endkunden. „Die Doxnet Fachkonferenz ist für uns eine großartige Gelegenheit, um unsere verschiedenen Zielgruppen im Massendruck gemeinsam anzusprechen“, sagt Dietmar Nick, CEO von Kyocera Document Solutions Deutschland und Geschäftsführer von TA Triumph-Adler. „TA ist unsere starke Marke für den Direktvertrieb – mit einem deutschlandweiten Servicenetz. Kyocera bietet über den regional aufgestellten, etablierten Fachhandel innovative Produktionsdrucklösungen. So stellen wir die Anforderungen unseren Kundinnen und Kunden in den Mittelpunkt und bieten passgenaue Angebote“, betont Nick. Interessierte Besucherinnen und Besucher finden beide Unternehmen vom 22. bis zum 24. Juni 2026 im Kongresshaus in Baden-Baden auf Stand 66 im Parkpavillon im Erdgeschoss.

Kyocera: High-Speed-Inkjet-Lösungen für den Digitaldruck

Kyocera stellt auf der Doxnet Fachkonferenz 2026 die intelligente Verbindung von hoher Produktivität, Qualität und Wirtschaftlichkeit im transaktionalen Druck in den Mittelpunkt. Der Inkjet-Drucker Kyocera TASKalfa Pro 15000c adressiert insbesondere Anwendungen, bei denen große Mengen an personalisierten Dokumenten zuverlässig und effizient verarbeitet werden müssen. Erweitert um den optionalen &Stream-Controller von TagG Informatique unterstützt das System insbesondere im transaktionalen Druck optimal bei der Verarbeitung von Daten.

Darüber hinaus informiert Kyocera auch über die neuen High-Speed-A3-Drucksysteme mit Dual-Toner-Konzept rund um Kyocera TASKalfa MZ9500ci und Kyocera TASKalfa MZ10500i, die für hohe Druckvolumen in Druckereien und bei Druckdienstleistern ausgelegt sind. Mit Druckgeschwindigkeiten von bis zu 105 Seiten pro Minute, einer konstant hohen Bildqualität und integrierten KI- sowie Sicherheitsfunktionen sind sie für eine effiziente und zuverlässige Verarbeitung großer Dokumentenmengen optimiert. „Mit unseren Lösungen liefern wir Antworten auf den Effizienz- und Kostendruck in der Branche“, sagt Carolyn Baudach-Lüdtke, Business Development Managerin bei Kyocera Document Solutions. „Auf der diesjährigen Doxnet Fachkonferenz zeigen wir, welchen Unterschied unsere Technologie macht, und freuen uns auf den direkten Austausch mit der Branche.“

TA Triumph-Adler: Zusätzliche Lösungen für TA Pro 15050c

Auch TA Triumph-Adler stellt vor Ort erneut das Thema High-Speed-Inkjet in den Mittelpunkt und spricht darüber, wie Effizienz und Innovation im Produktionsdruck vereint werden können. Hierfür thematisiert das Unternehmen die erhöhte Leistungsfähigkeit seines kompakten Produktionsdrucksystems TA Pro 15050c durch zusätzliche Lösungen und Serviceangebote.

Dazu gehört unter anderem der optional erhältliche &Stream-Controller von TagG Informatique, der seine Stärken beim Transaktionsdruck ausspielt. Er unterstützt bei der Verarbeitung von Daten, indem er die native AFP-/IPDS-Anbindung des Produktionsdrucksystems ermöglicht. Der Controller unterstützt die IS/3 Spezifikation des AFP Consortium vollumfänglich, wodurch die Interoperabilität zu allen gängigen Printhosts gegeben ist. Die Kombination aus TA Pro 15050c und &Stream Controller ist gerade für Firmen aus dem Finanz- und Versicherungssektor attraktiv, da in diesen Branchen das Verarbeiten von nativen AFP-/IPDS-Daten vorausgesetzt wird. Erfolgreiche Kundenbeispiele werden ebenfalls vorgestellt: Zum Beispiel der Dokumentenlogistiker DOCUsystem, der seinen Maschinenpark im vergangenen Jahr bereits um die dritte TA Pro 15050c erfolgreich ergänzt hat.

„Überall dort, wo große Massen an Informationen verarbeitet und versendet werden müssen, setzt die TA Pro 15050c Maßstäbe. Über zusätzliche Lösungen machen wir unserer System noch leistungsstärker. Als Gesamtpaket ermöglicht unsere Maschine hohe Volumina, Formatvielfalt und exzellente Qualität unter Berücksichtigung der Nachhaltigkeit. Die Doxnet ist der ideale Ort, um diese hohe Leistungsfähigkeit unseres Inkjet-Systems einem fachkundigen Publikum näher zu bringen. Darauf freuen wir uns sehr“, betont Patrick Steffes, National Sales Director Production Printing bei TA Triumph-Adler.

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52 Prozent der Befragten gehen davon aus, dass KI klimaschonende Geschäftsmodelle ermöglicht. Abbildung: HayDimitry, Depositphotos

Befragt wurden über 600 Unternehmen in Deutschland mit mehr als 20 Mitarbeitenden im Zeitraum Ende September bis Ende Oktober 2025. Die Umfrage wurde von Bitkom Research im Auf­trag des Digitalverbandes Bitkom durchgeführt. Laut den Studienergebnissen erwarten aktuell zwei Drittel der Unternehmen in Deutschland (67 Prozent), dass KI einen Beitrag zur Reduktion von CO2-Emissionen leisten wird. Mehr als die Hälfte (52 Prozent) geht davon aus, dass KI neue, klimaschonende Geschäftsmodelle ermöglicht, und 84 Prozent der Unternehmen sehen KI als Chance für Klimaschutz und Nachhaltigkeit.

Dem steht der hohe Energieverbrauch der KI gegenüber, den 83 Prozent als problematisch ansehen. Fast ebenso viele Befragte (82 Prozent) mahnen, Unternehmen sollten beim Einsatz von KI immer auch die Themen Ressourcenschonung und Energieverbrauch im Blick haben. Entsprechend hoch sind die Erwartungen an KI auch über den konkreten Einsatz in den Unternehmen hin­aus. 85 Prozent gehen davon aus, dass KI helfen wird, Klimarisiken besser vorherzusagen.

Konferenz statt Reisen

Unternehmen setzen digitale Maßnahmen ein, um Energie zu sparen und nachhaltiger zu wirtschaften, so der Bitkom. Am weitesten verbreitet sind der weitgehende Papierverzicht so­wie das Anschaffen energieeffizienter Hardware (59 Prozent). 54 Prozent setzen auf Videokonferenzen statt Dienstreisen und 47 Prozent berücksichtigen Nachhaltigkeitskriterien beim Ein­kauf digitaler Produkte und Services. Auch Arbeitsmodelle tragen zur Reduktion von Emissionen bei, so der Bitkom. 44 Prozent der befragten Unternehmen erlauben die private Nutzung von Dienst­geräten, um Ressourcen einzusparen, und 40 Prozent ermöglichen Homeoffice. Darüber hinaus investieren Unternehmen verstärkt in digitale Lösungen zum Senken des Energieverbrauchs: 57 Prozent setzen eine der gängigen digitalen Effizienzmaßnahmen ein – am häufigsten intelligente Beleuchtung (37 Prozent), gefolgt von smarter Heizungssteuerung (21 Prozent) und digitalen Verbrauchs­auswertungen wie Strom- oder Heizkosten-Apps (20 Prozent).

Zukunft Refurbished-IT

Ein Nachhaltigkeitshebel in Unternehmen ist dem Bitkom zufolge der Einsatz von Refurbished-IT, also wiederaufbereiteter Hardware. Noch zeige sich die Wirtschaft hier zurückhaltend. 60 Prozent der Unternehmen haben den Einsatz gebrauchter Geräte bislang nicht in Erwägung gezogen oder nicht darüber nachgedacht. Weitere 21 Prozent ziehen den Einsatz zwar in Betracht, nutzen sie aber derzeit nicht. Nur zehn Prozent setzen bereits in Einzelfällen auf wiederaufbereitete Geräte und sechs Prozent nutzen sie in vielen Bereichen.

82 Prozent derer, die bislang keine Refurbished-IT nutzen, würden sie einsetzen, wenn ausreichend lange Garantien bestehen würden. 80 Prozent würden sie nutzen, wenn sie langfristig mit Software- Updates versorgt werden, und 70 Prozent, wenn dies steuerliche oder finanzielle Vorteile bringen würde. Dennoch sind 76 Prozent der Befragten überzeugt, dass Refurbished-IT einen wichtigen Beitrag zum Einsparen von Ressourcen und Rohstoffen leistet. 52 Prozent sehen sie als wichtiges Zukunftsthema.

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Büro neu denken: Im Podcast „Work in Progress“ wird die Zukunft der Arbeit greifbar. Abbildung: Ricoh

Wie sieht ein Büro aus, in das Menschen wirklich gerne kommen? Welche Tools helfen dabei, Prozesse wirklich nahtlos zu digitalisieren? Und warum entscheidet am Ende der Mensch über den Erfolg einer neuen, modernen Arbeitswelt? Diesen Fragen und weiteren Fragen widmet sich der Podcast „Work in Progress“ – praxisnah und mit Gästen, die Veränderung in Unternehmen konkret gestalten.

Räume als Motor der Transformation

In Folge 2 von „Work in Progress“ vertiefen die beiden Hosts, Zukunftsforscher Michael Carl und Ingo Wittrock von Ricoh, gemeinsam mit ihrem Gast Samir Ayoub, CEO von Designfunktion und einer der profiliertesten Experten für moderne Arbeitswelten und Bürodesign, die Bedeutung des Raumes als Veränderungsmotor. Ayoubs zentrale These: „Raum ist kein Container oder bloße Kulisse für Arbeit – er ist ein aktiver Mitspieler in der Transformation von Organisationen und hat einen unmittelbaren Einfluss auf Kultur, Verhalten und Zusammenarbeit.“

Samir Ayoub beschreibt das Büro der Zukunft nicht als Pflichtort, sondern als Erlebnisraum mit sozialer und kultureller Funktion, der die Leistungsfähigkeit steigert. Denn gerade in Zeiten hybrider Arbeit müsse das Büro einen Mehrwert schaffen: bessere Zusammenarbeit, Identifikation mit dem Unternehmen und produktive Begegnungen. Seine provokante Formel bringt diesen Wandel auf den Punkt: „Miete die Hälfte und mach’s doppelt so geil.“

Samir Ayoub, Designfunktion: „Raum ist kein Container oder bloße Kulisse für Arbeit – er ist ein aktiver Mitspieler in der Transformation von Organisationen und hat einen unmittelbaren Einfluss auf Kultur, Verhalten und Zusammenarbeit.“ Abbildung: Ricoh

Auch Co-Host Ingo Wittrock stimmt mit Ayoub überein: „Büros werden noch zu sehr technisch geplant. Technologie ist ein superwichtiger Enabler für selbstbestimmtes Arbeiten, aber nur im Zusammenspiel mit Raum und Organisation.“ Auch Wittrock ist überzeugt, dass ein modernes Büro insbesondere auch auf das Ziel der unternehmerischen Wertschöpfung und Produktivitätssteigerung einzahlt: „Schon aus Eigeninteresse können Arbeitgeber mehr für die Produktivität der Büroarbeit tun und damit zugleich die Attraktivität im Sinne von New Work verbessern.“

Digitalisierung beginnt beim Menschen

Folge 3 von „Work in Progress“ richtet den Fokus auf den Menschen selbst. Zu Gast ist Christian Bredlow, Geschäftsführer des Beratungsunternehmens Digital Mindset sowie Mitgründer der Tech-Konferenz „Horizons by Heise“. Seine Kernthese: „Digitalisierung ist kein reines Technologiethema, sondern vor allem eine Frage von Haltung, Kommunikation und Kompetenzentwicklung. Souveränes Arbeiten erreichen wir, wenn wir digitale Anwendungen mit Selbstverständlichkeit benutzen und zugleich den Mut haben, Veränderungen voranzutreiben“.

Besonders im Hinblick auf KI und Automatisierung verschiebt sich laut Bredlow der Wert von Arbeit: Wenn Routineaufgaben in Minuten erledigt werden können, verlieren klassische Zeitmodelle an Bedeutung. Entscheidend werden stattdessen Urteilskraft, Kreativität und der kompetente Umgang mit Wissen.

Christian Bredlow, Digital Mindset: „Souveränes Arbeiten erreichen wir, wenn wir digitale Anwendungen mit Selbstverständlichkeit benutzen und zugleich den Mut haben, Veränderungen voranzutreiben“. Abbildung: Ricoh

Zugleich thematisiert der Podcast die Unberechenbarkeit der Zukunft in heutigen Zeiten. Zukunftsforscher Michael Carl: „Unternehmen sagen mir, wir machen keine Planung mehr, die weiter als sechs Monate reicht. Wir sind als Organisationen viel stärker im Jetzt als wir es früher waren.“ New Work-Experte Ingo Wittrock betont die noch häufig fehlende Orchestrierung von Veränderungsprozessen: „Wir merken immer noch, wie Unternehmen nach Regeln suchen: Wie wollen wir gemeinsam arbeiten? Die Führungsebene sollte stark in den Zuhörermodus gehen.“

Der beste Weg dahin, wie Menschen arbeiten wollen und sollten, so die Erkenntnis der Gespräche, entsteht dort, wo Raum, Technologie und Mensch gemeinsam gedacht werden. So fängt Bürotransformation nicht bei den Möbeln an und endet nicht bei einer neuen Software zur Digitalisierung. Entscheidend ist vielmehr, wie moderne Büros mit nahtloser, intuitiver Technik Zusammenarbeit unterstützen und wie Unternehmen Wandel als fortlaufenden Prozess verstehen. Und dabei mutig entscheiden und gestalten: Denn die Transformation der Arbeitswelt, die Chancen und Herausforderungen durch KI und Prozessautomatisierung oder die veränderten hybriden Arbeitsmodelle passieren nicht einfach, sondern werden angestoßen - entweder aktiv von mutigen Trendsettern oder von Unternehmen, die sich an den Wandel anpassen.

Die aktuellen Folgen von „Work in Progress“ sind auf den gängigen Podcast-Portalen sowie auf der Webseite von Ricoh verfügbar.

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Eliteboard G1A Next Gen AI PC von HP: Das ist ein All-in-one-PC mit KI-Power – integriert in eine Tastatur. Kompakt (1,2 cm hoch), leicht (750 g) und vollwertig ausgestattet: AMD-Ryzen-AI-300-Prozessor, SSD-Speicher (bis zu 1 TB) und bis zu 64 GB RAM. USB-C-Ports unterstützen bis zu zwei 4K-Monitore. An Bord sind zudem zwei Mikrofone und Lautsprecher.

Rally AI Camera Pro von Logitech: Die PTZ-Kamera ist dank des Doppellinsensystems, bestehend aus optischer Kamera mit 15-fach Hybrid- Zoom und digitaler Kamera mit 1-Zoll-Sensor, hervorragend geeignet für Meetings im hybriden Arbeitsumfeld. Die KI-basierte RightSight-2-Technik erfasst automatisch die gesamte Runde, fokussiert einzelne Speaker oder ordnet Teilnehmer in einer Grid-Ansicht an.

Seatti von Seatti: Das Tool, bestehend aus Office-Management-und Office-Engagement-Modul, macht hybriden Teams die Büropräsenz schmackhaft. Neben Desk- und Room-Booking lässt sich in der App der aktuelle Arbeitsort teilen. So erhalten Mitarbeitende Benachrichtigungen, wenn Kollegen vor Ort sind. Ideal, um Teamaktivitäten zu planen und die Zusammenarbeit zu fördern.

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Immer mehr KMU greifen laut Asus auf KI zurück. Abbildung: Asus

Im zweiten Quartal 2025 wurden im Auftrag von Asus über 3.000 Teilnehmer aus kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in über 32 Ländern befragt. Den Forschungsergebnissen zufolge sind 88 Prozent der KMU-Inhaber davon überzeugt, dass ein „größeres Denken“ für zukünftiges Wachstum wichtig ist. Fast die Hälfte der KMU sieht ihre stärkste Konkurrenz bei großen Unternehmen und nicht bei Mitbewerbern in ähnlicher Größe oder Start-ups.

Anstatt nur auf Personal oder traditionelle Infrastruktur zu setzen, nutzen KMU dem Hardwarehersteller zufolge heute künstliche Intelligenz (KI) zur Produktivitätssteigerung und um Entscheidungsprozesse zu optimieren. Von intelligenten Prognosen bis hin zur Automatisierung von Arbeitsabläufen – KI sei laut der Studienmacher zum entscheidenden Faktor für unternehmensweite Fähigkeiten geworden. Die Asus-Umfrage weist auch auf einen weiteren Trend hin: KMU verlagern ihre Ressourcen in Richtung langfristiger Skalierbarkeit und investieren gezielt in strategische Planung, Marketing und moderne Technologie. Um die KI-Möglich­keiten auszuschöpfen, ist Cloudsoftware jedoch nicht ausreichend. Die Hardware muss auch in der Lage sein, Arbeitslasten effizient zu unterstützen.

Die Studienteilnehmer berichten von gesteigerter Produktivität durch KI. Abbildung: Asus

Sichtbare KI-Vorteile

Immer mehr KMU führen KI-Technologie ein – nicht nur, um wett­bewerbsfähig zu bleiben, sondern auch, um erfolgreich zu sein, so Asus. Dem „Future of SMB Report“ zufolge besteht das eigentliche Risiko nicht darin, KI zu früh einzuführen, sondern darin, zu lange zu warten und hinter agilere Wettbewerber zurückzufallen.

Laut Bericht sind 64 Prozent der KMU bereit, KI einzuführen und zu nutzen. Vier von zehn geben an, dass sie bereits konkrete Vor­teile in ihrem Tagesgeschäft sehen. Fast die Hälfte der Befragten erwartet greifbare Vorteile innerhalb der nächsten ein bis zwei Jahre. 68 Prozent der befragten Unternehmen sagen, dass KI die Produktivität sowie die Effizienz verbessert hat und ihren Teams dabei hilft, mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen. Dabei geht es nicht nur um interne Abläufe: 64 Prozent verweisen auf stärkere Analysen und Einblicke – und rund die Hälfte berichtet von besse­ren Reaktionen auf Kundenbedürfnisse. Ein Drittel der Befragten nennt eine Verbesserung der Zusammenarbeit – unterstützt durch KI-Tools.

Systemaktualisierungen sind für 47 Prozent die größte IT-Herausforderung. Abbildung: Asus

Challenge: Update-Wartung

Viele KMU setzen der Studie zufolge auf veraltete Software und Hardware. Damit gehen sie laut Asus ein Sicherheitsrisiko ein. 47 Prozent der befragten Unternehmen geben an, dass Wartung und Updates ihre größten IT-Herausforderungen sind. 31 Prozent nennen die Verwaltung von Umgebungen mit unterschiedlichen Geräten und 39 Prozent Support und Fehlerbehebung als Hauptproblem. Zudem erklären rund 24 Prozent der Unternehmen, häufiger Ausfallzeiten durch Hardwarefehler zu erleben, weitere 28 Prozent zumindest gelegentlich.

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Fast drei Viertel der Befragten nutzt KI für die Recherche. Abbildung: Igor Vetushko, Depositphotos

Für die Studie befragte Forsa im Oktober 2025 insgesamt 1.005 Personen zu den Hilfen und Risiken von KI im (Arbeits-)Alltag sowie zu ihrem Nutzerverhalten. Laut den Studienergebnissen haben fast zwei Drittel aller Befragten (65 Prozent) KI ausprobiert oder nutzen sie regelmäßig. Im Vergleich zur TÜV-KI-Studie von 2024 (53 Prozent) und der Befragung von 2023 (37 Prozent) ist ein stetiger Anstieg erkennbar.

Hilfe bei der Recherche

Die Studienergebnisse zeigen, wie tief KI bereits in den Arbeitsalltag der Menschen integriert ist. An erster Stelle steht bei der Nutzung die Recherche und Informations- suche mit 72 Prozent. Auf dem zweiten Rang folgt die Textverfassung oder -optimierung mit 43 Prozent. 38 Prozent der Befragten gaben an, KI als Aufgabenhelfer und Ideengeber einzusetzen, 16 Prozent bearbeiten mit KI-Videos und Bilder. 61 Prozent der Umfrageteilnehmer bestätigten, KI als Hilfsmittel zur Steigerung der Produktivität und zur Weiterbildung im Alltag zu nutzen. Das Vertrauen in KI-Ergebnisse liegt der Studie zufolge bei 53 Prozent. Im Vergleich zum Vorjahr (48 Prozent) nimmt das Vertrauen in KI-Antworten leicht zu.

53 Prozent der Befragten vertrauen KI-Ergebnissen. Abbildung: TÜV Verband

Ein Trend wird laut dem TÜV-Verband beim „Spaßeinsatz“ von KI deutlich. Die Zahl der Nutzer, die ChatGPT und Co. ausschließlich zu Unterhaltungszwecken verwenden, hat abgenommen. Während 2023 noch 52 Prozent und 2024 44 Prozent der KI-Nut­zer angaben, KI für die Unterhaltung einzu­setzen, waren es 2025 nur noch 29 Prozent. Dies ist laut dem Verband ein Indiz dafür, dass KI zunehmend zum Arbeits- und Lern­werkzeug wird.

Beliebte Tools

Mit großem Abstand ist ChatGPT das belieb­teste KI-Tool: 85 Prozent aller Befragten, die auf KI zurückgreifen, erklären, das Tool des Entwicklers OpenAI zu verwenden. Es fol­gen Google Gemini mit 33 Prozent und die Microsoft-Lösung Copilot mit 26 Prozent. Jeder Fünfte (20 Prozent) nutzt das deutsche KI-Tool DeepL.

Kostenpflichtige KI ist im Job verbreiteter als privat. Abbildung: TÜV Verband

Für die Nutzung von KI-Tools im beruflichen und privaten Bereich sind einige Studienteilnehmer auch bereit, Geld zu investieren. So besitzt jeder zehnte KI-Anwender (elf Prozent) einen kostenpflichtigen KI-Account für den privaten Gebrauch. 31 Prozent der Umfrageteilnehmer, die KI für berufliche Zwecke nutzen, geben an, über Premiumaccounts zu verfügen. Laut dem TÜV-Verband unterstreichen diese Zahlen nicht nur den Nutzermehrwert, sondern auch das wirtschaftliche Potenzial von KI.

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#01 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

WICHAIR VON WILKHAHN: Unsere Bürolösung des Jahres 2026 macht in jeder Büroumgebung eine gute Figur. Dieser Drehstuhl wertet den Arbeitsplatz optisch auf – egal, ob im Corporate Office, Coworking-Space oder Homeoffice. Zudem ist er ergonomisch und ökologisch-nachhaltig.

Die Gestaltung des WiChairs wirkt dezent, die geschwungenen Linien seines Gestells tragen zu einer einladenden Formensprache bei. In der reduzierten Äußerlichkeit steckt jedoch eine enorme Beweglichkeit. Der Stuhl ermöglicht und fördert dreidimensionales Sitzen. Die charakteristische Stahlschwinge gibt im Zusammenspiel mit der Sitzfläche leicht federnd jeden Bewegungsimpuls sofort an den Körper zurück und führt zu andauernden Mikrobewegungen im Hüft- und Beckenbereich. Ein Clou ist die konstruktive Einfachheit: Per Drehgriff lässt sich der Widerstand der Stahlschwinge an das Körpergewicht anpassen. Hinzu kommt noch die Höhenverstellbarkeit. Mehr braucht es nicht an Einstellmöglichkeiten. Hier ist weniger mehr.

Ein großer Pluspunkt ist beim WiChair die Nachhaltigkeit: Materialeffizienz, Langlebigkeit, Reparaturfähigkeit, sortenreine Trennung und Recyclingfähigkeit. Außerdem überzeugen die unkompliziert abnehmbaren, leicht zu reinigenden Stoffbezüge. Sie machen das Sitzen noch bequemer und ermöglichen eine Individualisierung. Bei diesem Stuhl passt alles.

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Wenn mehrere Mitarbeitende mit denselben Datensätzen arbeiten, kann die Fehlerquote steigen. E-Rechnungen verbessern den Workflow und minimieren Fehler. Abbildung: Ivanko1980, Depositphotos

Eine aktuelle Entwicklung zeigt jedoch die Grenzen solcher Strukturen auf. Mit steigenden regulatorischen Anforderungen, wachsender Datenmenge und neuen digitalen Standards geraten manuelle Prozesse häufiger unter Druck. Vor allem im Zusammenhang mit E-Rechnung, Dokumentation und revisionssicherer Archivierung erkennen viele Unternehmen, dass klassische Excel-Strukturen langfristig Risiken verursachen können.

Warum bleibt Excel in Unternehmen so präsent?

Die Antwort liegt vor allem in der hohen Flexibilität der Software. Viele Mitarbeitende kennen die grundlegenden Funktionen. Tabellen lassen sich schnell erstellen, individualisieren und ohne großen Aufwand einsetzen. In kleineren Unternehmen entsteht dadurch häufig eine sogenannte Schatten-IT. Prozesse entwickeln sich außerhalb zentraler Systeme, weil Fachabteilungen kurzfristige Lösungen benötigen oder bestehende Software nicht sämtliche Anforderungen abdeckt. Besonders problematisch zeigt sich dies bei geschäftskritischen Prozessen. Sobald mehrere Mitarbeitende gleichzeitig mit unterschiedlichen Tabellenständen arbeiten, steigt die Fehleranfälligkeit. Hinzu kommen Schwierigkeiten bei Zugriffsrechten, Datensicherheit und Nachvollziehbarkeit.

Welche Risiken entstehen durch manuelle Tabellenprozesse?

In vielen Büros bilden Excel-Dateien die Grundlage für Rechnungsfreigaben, Budgetübersichten oder Lieferantenverwaltung. Solche Prozesse funktionieren über Jahre hinweg stabil, bis steigende Komplexität organisatorische Schwächen sichtbar macht. Typische Probleme entstehen unter anderem durch:

• unterschiedliche Dateiversionen,
• fehlende zentrale Datenhaltung,
• manuelle Übertragungsfehler,
• unvollständige Dokumentation,
• fehlende Prozessautomatisierung,
• eingeschränkte Skalierbarkeit.

Gerade bei digitalen Rechnungsprozessen entwickelt sich dies zunehmend zu einem wirtschaftlichen Risiko. Unternehmen müssen effizient arbeiten und gleichzeitig gesetzliche Anforderungen an Aufbewahrung, Nachvollziehbarkeit und Datenformate erfüllen.

Durch den Einsatz von E-Rechnungen sinkt der manuelle Aufwand in Buchhaltung und Verwaltung erheblich. Abbildung: HayDmitriy, Depositphotos

Welche Anforderungen verändern die Rechnungsverarbeitung?

Die Einführung strukturierter E-Rechnungen verändert derzeit zahlreiche kaufmännische Prozesse. Im Unterschied zu klassischen PDF-Dateien enthalten E-Rechnungen maschinenlesbare Daten, die sich automatisiert weiterverarbeiten lassen. Dadurch sinkt der manuelle Aufwand in Buchhaltung und Verwaltung erheblich. Gleichzeitig steigen jedoch die Anforderungen an technische Infrastruktur und Prozessqualität. Unternehmen benötigen Systeme, die Daten standardisiert verarbeiten, revisionssicher archivieren und digitale Freigaben ermöglichen.

Besonders relevant entwickeln sich dabei folgende Faktoren:

Welche Funktionen sollte Software für E-Rechnungen bieten?

Viele Unternehmen ersetzen isolierte Tabellenprozesse inzwischen durch spezialisierte Softwarelösungen für digitale Rechnungsverarbeitung und E-Rechnung. Das Ziel ist nicht allein die Digitalisierung einzelner Dokumente, sondern die strukturierte Automatisierung kompletter Abläufe. Moderne Systeme unterstützen unter anderem bei der Erstellung standardisierter E-Rechnungen, der automatisierten Datenübertragung sowie der Archivierung relevanter Dokumente. Wichtige Funktionen moderner Lösungen umfassen:

Besonders in hybriden Arbeitsmodellen zeigt sich, dass zentral verfügbare Prozesse an Bedeutung gewinnen. Unternehmen benötigen Lösungen, die sowohl im Büro als auch im Homeoffice zuverlässig funktionieren.

Warum Führungskräfte Prozesse neu bewerten sollten

Viele Unternehmen unterschätzen die strategische Bedeutung administrativer Prozesse. Während Vertrieb, Marketing oder Produktentwicklung im Mittelpunkt stehen, bleiben ineffiziente Verwaltungsstrukturen über Jahre bestehen. Dabei verursachen manuelle Abläufe häufig versteckte Kosten. Zeitverluste, fehlerhafte Dateneingaben und aufwendige Abstimmungsprozesse beeinträchtigen Produktivität und Skalierbarkeit erheblich. Gleichzeitig steigen regulatorische Anforderungen an Dokumentation und digitale Nachvollziehbarkeit an.

Für Führungskräfte entsteht die Aufgabe, bestehende Prozesse kritisch zu prüfen und technische Strukturen anzupassen. Besonders im Bereich der E-Rechnung zeigt sich, dass Digitalisierung nicht mehr allein ein IT-Thema ist, sondern zur organisatorischen Kernaufgabe moderner Unternehmen wird.

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#02 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

SIGNATURE SLIM SOLAR+ K980 FOR BUSINESS VON LOGITECH: In ferner Zukunft wird sich Bürotechnik ganz von selbst mit Energie versorgen. Stopp! Das geht auch jetzt schon. Die Logi LightCharge-Technologie dieser Computertastatur generiert Energie aus jeder Lichtquelle und lädt sich damit selbst auf. Eine Schreibtischleuchte reicht dafür aus. Genial. Laut Hersteller hält der Akku vier Monate, wenn er vollständig geladen ist. Die Tastatur kann auch in völliger Dunkelheit benutzt werden.

Die Scherenmechanik-Tasten schlagen butterweich und leise an. Das Design ist flach, wertig und minimalistisch. Der Logi-Bolt-USB-C-Empfänger gewährleistet eine zuverlässige, auf Bluetooth basierende Verbindung. Bis zu 23 Tasten sind individualisierbar. Viel mehr geht bei einer Tastatur nicht. Doch Logitech setzt auch auf Design-for-Sustainability-Prinzipien. Diese versprechen Langlebigkeit, dauerhafte Leistung und einen geringen CO2-Fußabdruck durch hohe Anteile von recyceltem Material bei der Produktion.

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Künstlich

Daheim zu zweien. Was tun gegen den Bevölkerungsschwund? Mehr Homeoffice! Das legt zumindest eine Ifo-Studie nahe: Die Geburtenziffer liege in Haushalten mit Heimbüro im Schnitt 14 Prozent höher als in solchen ohne. Als hätte es noch eines Beweises dafür bedurft, dass im Homeoffice auch wirklich fleißig gearbeitet wird. Da wird die Vereinbarkeit großgeschrieben und gutes Teamwork an den Tag gelegt.

Vielleicht muss man fürs Schäferstündchen aber bald gar nicht mehr ins Homeoffice, sondern kann das auch easy im Büro erledigen. Also, sogar mit Erlaubnis. In Schweden wird das derzeit wieder diskutiert. Dort dürfen viele Angestellte eine Stunde ihrer Wochenarbeitszeit für die Gesundheitsförderung aufwenden. Sie können dann Sport machen, sich massieren lassen usw. In der schwedischen Kommune Älvdalen wurde nun gefordert, diese Zeit auch für „Intimitäten“ nutzen zu dürfen. Nicht ganz uneigennützig übrigens: Die 7.000-Seelen-Gemeinde schrumpft kontinuierlich.

Künstliche Intelligenz. Ach die Liebe – welch eine wunderbare Erfindung der Romantik. Heute spielt dagegen in vielen Liebesbeziehungen KI eine große Rolle. Eine aktuelle Bitkom-Studie hat gezeigt, dass bereits 37 Prozent der unter 30-Jährigen Chatbots für Beziehungsfragen nutzen. Für 32 Prozent von ihnen ist KI manchmal eine digitale Bezugsperson. 15 Prozent fühlen mitunter eine persönliche, emotionale Verbundenheit zu ihr. 16 Prozent der U30er machen sich Sorgen, emotional abhängig von KI zu werden. Fünf Prozent aller befragten Männer und vier Prozent der Frauen nutzen übrigens bereits einen KI-Avatar als virtuellen Partner. 18 Prozent können sich vorstellen, einen solchen „AI Companion“ künftig zu nutzen.

Smart Office. Ihm ist das Special dieser Ausgabe gewidmet. Und natürlich geht es auch dort wesentlich um künstliche Intelligenz. Dass sie riesiges Potenzial hat, aber auch eine große Schattenseite, hat sich mittlerweile herumgesprochen. Kürzlich musste Anthropic sein stärkstes Modell „Claude Mythos“ stoppen, weil es Sicherheitslücken nutzte, Schutzmechanismen umging und eigenständig Nachrichten verschickte. KI-Pannen im Unternehmensumfeld sind längst keine Seltenheit mehr. Daten gehen verloren. Vertrauliche Daten werden sichtbar.

AI-Slop. Ein weiteres großes Problem stellt der KI-generierte Content-Müll dar, der das Internet flutet. Man nennt das AI-Slop. Inhaltsloser, redundanter Text- und Bilderbrei – so weit wie der Ozean, so tief wie eine Pfütze. Die Hälfte des Internet-Contents soll bereits aus KI-Systemen stammen. Der viele Content-Müll führt zu Vertrauensverlust und Desinteresse. KI-Vorschläge einfach ins Netz zu ballern oder in die Runde zu schicken ist einfach. Um aus ihnen gute, faktengeprüfte, brauchbare Inhalte zu machen, bedarf es oft mehr Zeit, als Letztere gleich selbst zu produzieren.

Was ebenfalls auf der Strecke bleibt, ist die Fähigkeit zum kritischen Denken. Es bildet sich keine Urteilskraft mehr, wo zum Beispiel die Textproduktion der Maschine überlassen wird. Wer etwas schreibt, muss nachdenken – darüber, was, wie und warum er es festhält. So lernen und begreifen wir. Oft kann man nur beurteilen, was man auch ohne KI schreiben könnte.

Die übermäßige Nutzung von KI-Tools legt ganze Hirnregionen lahm. Eine MIT-Studie hat gezeigt, dass sich Studierende, die einen Essay mithilfe von ChatGPT geschrieben hatten, im Nachgang an nahezu nichts von ihrem Text erinnern konnten. Die Gruppe, die ohne KI geschrieben hatte, konnte ihre Essays fast wörtlich rezitieren. Vielleicht ist auch das ein Grund dafür, weshalb die KI-Nutzung in den USA derzeit rückläufig sein soll.

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