Evolve3 85 von Jabra: Das Over-Ear-Headset ist gut geeignet für konzentriertes Arbeiten in Open-Space-Bereichen. Die adaptive Active Noise Cancellation ist während laufender Gespräche aktiv und reduziert Ablenkungen. Durch Sprachinteraktion ermöglicht das Headset den Zugang zu KI-Anwendungen. Aufgaben erledigen, Befehle ausführen oder Nachrichten diktieren ist unterwegs problemlos möglich.

Zone Wireless 2 ES For Business von Logitech: Mit adaptiver Hybrid-ANC und Mikrofonen mit Geräuschunterdrückung für ungestörtes Arbeiten überzeugt dieses Headset beim mobilen Arbeiten oder in lauteren Office-Umgebungen. Intuitive Bedienelemente an der Hörmuschel und ein komfortabler Kopfbügel, der eine gleichmäßige Druckverteilung bietet, ermöglichen ein stressfreies Tragen über längere Zeit.

A350M von Snom: Die Bluetooth-Technik des Headsets ermöglicht eine kabellose Bewegungsfreiheit von 30 Metern sowie die Verbindung mit zwei verschiedenen Geräten. Die Gesprächszeit beträgt 32 Stunden und der Akku kann per USB-C geladen werden. Über die Snom-Connect-App lässt sich die Sprachqualität an persönliche Präferenzen anpassen.

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Kleine Meetingräume werden zu den eigentlichen Zentren der Zusammenarbeit. Abbildung: Jabra

Das Büro hat ein Imageproblem. Zumindest das Büro, wie wir es aus vorpandemischen Zeiten kennen: lange Flure, offene Großraumflächen, repräsentative Konferenzräume mit Glastüren. Ein Ort, der vor allem deshalb existierte, weil man irgendwo hingehen musste, um zu arbeiten. Heute konkurriert dieses Büro mit einem überraschend starken Gegner: dem eigenen Zuhause. Wer dort ungestört arbeiten, in Ruhe telefonieren und nebenbei die Wäsche aufhängen kann, hat wenig Anreiz, sich morgens in eine volle S-Bahn zu setzen.

Fünf Jahre nach etabliertem Hybridbetrieb stellt sich deshalb die Frage neu: Wofür ist das Büro eigentlich noch da? Anwesenheitsmandate sind ein viel diskutiertes Mittel, um die unternehmerischen Schreibtische zu füllen. Sie beantworten allerdings nicht die eigentliche Frage: Wie muss ein Büro aussehen und welche Funktionen muss es bieten, damit Menschen gerne zurückkommen?

Warum kleine Meetingräume jetzt groß rauskommen

Heute bedeutet das offene Großraumbüro für viele Beschäftigte vor allem eines: Reizüberflutung. Dauergeräuschkulisse, ständige Sichtkontakte, keine Rückzugsorte. Wer konzentriert arbeiten will, flüchtet ins Homeoffice. Wer ein hybrides Meeting hat, sucht nach einem leeren Raum. Parallel hat sich die Art, wie wir zusammenarbeiten verändert. Meetings finden seltener in großer Runde statt, dafür häufiger spontan, in kleinen Konstellationen und fast immer hybrid. Drei Leute vor Ort, zwei aus dem Homeoffice, einer im Zug. Für solche Situationen ist der klassische Konferenzraum für zwölf Personen überdimensioniert.

Die Konsequenz: Kleine Meetingräume werden zu den eigentlichen Zentren der Zusammenarbeit. Denn sie bieten, was im modernen Büroalltag oftmals fehlt – einen klar abgegrenzten Ort für fokussierten Austausch.

Raum für Fokus

Die Gestaltung von Räumen prägt, wie Menschen miteinander arbeiten. Ein kleiner, ruhiger Besprechungsraum ist kein architektonischer Lückenfüller, sondern ein Statement: Hier darf man nachdenken, zuhören, sich einbringen. Besonders deutlich wird das, wenn man Arbeitsumgebungen aus der Perspektive neurodivergenter Menschen betrachtet: Für Beschäftigte mit sensorischer Sensibilität ist das durchschnittliche Großraumbüro ein dauerhafter Energiefresser. Kleine, akustisch geschützte Räume entlasten diese kognitive Dauerbelastung.

Meetings finden seltener in großer Runde statt, dafür häufiger spontan, in kleinen Konstellationen und fast immer hybrid. Abbildung: Jabra

Wenn Technik zum Enabler wird

So wichtig die kulturelle Dimension ist, ohne funktionierende Technik wird auch der durchdachteste Huddle Room zur Frustfalle. Laut einer aktuellen Studie von Jabra verlieren Beschäftigte elf Minuten pro hybridem Meeting aufgrund von technischen Schwierigkeiten. Hochgerechnet entspricht das in Deutschland 3,25 verlorenen Arbeitstagen pro Mitarbeitendem und Jahr.

Unternehmen versuchen deshalb, die Technik im Besprechungsraum so weit wie möglich zu vereinfachen. Statt separater Kameras, Mikrofone, Lautsprecher und zusätzlicher Steuerungstechnik kommen zunehmend integrierte Systeme zum Einsatz. Kompakte Videobars wie die neue Jabra PanaCast U30 vereinen Kamera, Mikrofone und Lautsprecher in einem Gehäuse und lassen sich per Plug-and-Play via USB-C direkt mit dem Notebook verbinden. Um typische Startschwierigkeiten zu vermeiden, geht die PanaCast U30 noch weiter: Sie aktiviert sich automatisch beim Betreten des Raums und zeigt die nächsten Schritte auf dem Startbildschirm an. So lassen sich Meetings schnell und unkompliziert starten.

Im Meeting selbst übernimmt die Technik weitere Aufgaben im Hintergrund. Die Bildregie folgt automatisch der sprechenden Person. Mikrofone nehmen Stimmen aus dem ganzen Raum gleichmäßig auf, statt vor allem die lauteste zu verstärken. Wer ruhiger spricht oder sich Zeit für eine Antwort nimmt, bekommt dadurch denselben Platz im Gespräch wie alle anderen. Ein vermeintlich kleines Detail, das im hybriden Arbeitsalltag einen Unterschied macht.

Kompakte Videobars wie die neue Jabra PanaCast U30 vereinen Kamera, Mikrofone und Lautsprecher in einem Gehäuse und lassen sich per Plug-and-Play verbinden. Abbildung: Jabra

Die Individualisierung des Arbeitsplatzes

Das Büro wird bleiben. Allerdings nicht als Ort, zu dem Mitarbeitende verpflichtet werden. Erfolgreich werden vielmehr jene Arbeitsumgebungen sein, die so gestaltet sind, dass Menschen dort gerne und produktiv arbeiten. Damit das funktioniert, braucht es Meetingtechnologie, die sich den Nutzern anpasst und mit den Anforderungen mitwächst – statt umgekehrt. Die Jabra PanaCast Room Kits etwa lassen sich in Konfigurationen mit einer, drei oder fünf Kameras einrichten und um zusätzliche Mikrofone erweitern, ohne dass die Grundinstallation getauscht werden müsste.

Kleine Meetingräume sind dabei mehr als ein Einrichtungstrend. Sie stehen für ein neues Verständnis von Arbeit: weniger laut, weniger standardisiert, dafür anpassungsfähiger an die Realität moderner Teams. Das moderne Büro ist nicht ein Büro, das für Durchschnittsmenschen geplant ist, sondern für die vielen verschiedenen Menschen, die darin tatsächlich arbeiten.

Abbildung: Jabra Gregor Knipper, President Central Region, Jabra. jabra.com

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Aktuell ist eine einheitliche UCC-Plattform in vielen Unternehmen noch Zukunftsmusik. Abbildung: SAB, Google KI

Das Konzept ganzheitlicher Kommunikationslösungen, die Sprache, E-Mail, Chat, Video und Kollaboration miteinander vereinen, findet sich regelmäßig in Strategie- und Marketingdokumenten. In den Unternehmen existieren jedoch häufig zahlreiche verschiedene Systeme. So gibt es bei dem Vorhaben, alle relevanten Kommuni­kationskanäle systemisch in einer UCC-Plattform zu integrieren, potenziell viel Luft nach oben. Das zeigen auch Marktanalysen, die das Wachstumspotenzial dieses Segments untersucht haben. Demnach wird der europäische Markt für UCC-Lösungen auf rund 49 Milliarden US-Dollar geschätzt, bei einer jährlichen Wachstums­rate von rund 18 Prozent bis 2030 (Quelle: Grand View Research, Europe Unified Communications & Collaboration Market Report 2024). Woran scheitert die Implementierung?

Mögliche Stolpersteine

Die Theorie verspricht, mit einer einheitlichen UCC-Lösung sämtliche Kommunikationskanäle effizient zu bündeln. In der Praxis kann dies einen tiefen, nicht unproblematischen Eingriff in funk­tionierende Strukturen und Arbeitsprozesse bedeuten, sagen die Experten von Snom. Systeme müssen konsolidiert, Mitarbeitende geschult, Prozesse angepasst und Compliance-Fragen geklärt werden. In Europa spielt zudem die Einhaltung der DSGVO eine wichtige Rolle. Für viele Firmen bedeutet das einen enormen zeitlichen und technischen Aufwand. Dieser wird darum häufig aufgeschoben, da sich die erhofften Effizienzgewinne erst nach Monaten oder Jahren einstellen.

Kosten Kalkulieren

Moderne UCC-Plattformen können sowohl in der Anschaffung als auch im Betrieb kostenintensiv sein. Lizenzen, laufende Gebühren, Schulungen und die notwendige Anpassung der IT-Landschaft bedeuten erhebliche Investitionen. Deshalb entscheiden sich viele Unternehmen für eine fragmentierte Lösung, bei der aus betriebs­wirtschaftlichen Gründen beispielsweise die IP-Telefonie getrennt von bestehenden E-Mail- und Kollaborationstools betrieben wird. Studien belegen, dass sich durch IP-Telefonieplattformen – in der Cloud oder als On-Premise-Lösung – bis zu 40 Prozent der Kosten im Vergleich zu klassischen Telefonsystemen einsparen lassen (Quelle: Verified Market Research, Europe IP Telephony and UCaaS Market 2024).

Etablierte Lösungen

Viele Funktionen, die über eine UCC-Lösung laufen könnten, sind seit langer Zeit über etablierte Tools verfügbar. So bleibt die E-Mail in Systemen wie Microsoft Exchange oder Google Workspace, wäh­rend Chat und Kollaboration über Anwendungen wie Slack, Teams oder Zoom organisiert werden. Diese Lösungen sind so weit verbrei­tet, dass sie faktisch zum Standard geworden sind. Ein Wechsel auf eine monolithische UCC-Plattform schafft in vielen Fällen nicht nur unnötige Doppelstrukturen, sondern verursacht auch zusätzliche Kosten, ohne die Kommunikationsqualität zu verbessern.

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Das Punkt. MC02 nutzt das Betriebssystem Apostrophy OS zum Schutz von Daten. Abbildung: Punkt.

Cookies hier, Tracking dort und Spam fast überall: Die Datenkrake ist unersättlich. Aus Bequemlichkeit und weil es fast nicht anders geht, ist die Nutzung und Weitergabe der persönlichen Daten an Dritte fast so selbstverständlich geworden wie das Smartphone selbst. Die beiden Schweizer Unternehmen Punkt. (Unterhaltungselektronik) und Apostrophy (Mobilfunk) haben zusammen das Smartphone MC02 samt Betriebssystem Apostrophy OS entwickelt, das Nutzern die volle Kontrolle über die Verwendung der persönlichen Daten ermöglicht.

Entworfen und entwickelt wurde das Smartphone in der Schweiz. Abbildung: Punkt.

Das Handy ist technisch auf hohem Niveau. Darüber hinaus glänzt es beim Datenschutz unter anderem mit integriertem VPN namens Digital Nomad. Mit dem Feature Data Ledger lässt sich für jede zusätzlich installierte App festlegen, welche Daten geteilt werden. Erhältlich für 699 Euro brutto.

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Impact 800 von Epos: Für das Arbeiten in offenen Büroumgebungen ist die neue Generation kabelgebundener Headsets des dänischen Herstellers gut geeignet. Der Hintergrundgeräuschpegel in Gesprächen wird dank der Brainadapt-Technik mit adaptivem ANC nahezu vollständig reduziert. Die Spracherkennung Epos AI sorgt für klar klingende und verständliche Sprache.

H3000 von Kensington: Dank der KI-gesteuerten Noise-Cancelling-Funktion bietet das Bluetooth-Over-Ear-Headset eine hohe Sprachqualität. Ohrpolster aus Memory-Schaumstoff mit kühlendem Gel und wärmeableitendem Material bieten angenehmen Tragekomfort. LED-Leuchten zeigen optisch den Status „beschäftigt“ an. Der Hersteller gibt eine Gesprächszeit von bis zu 40 Stunden an.

Zone 305 von Logitech: Das kabellose Headset verspricht dank Bluetooth 5.3 hohe Beweglichkeit im Office: Bis zu 30 Meter kann die Verbindung gehalten werden. Mit nur 122 g Gewicht ist hoher Tragekomfort garantiert und mit 16 Stunden Sprechzeit können zwei komplette Arbeitstage gemeistert werden. Dual-Beamforming-Mikrofone mit Algorithmen zur Geräuschunterdrückung liefern hohe Sprachqualität.

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Eine hohe Audioqualität fördert in virtuellen Meetings die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden. Abbildung: Jabra

Neun von zehn Wissensarbeitern haben angegeben, dass die Erledigung der Arbeit, die Fähigkeit, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, und die Erhaltung der geistigen Gesundheit gleichermaßen wichtig für sie sind. Die Bedeutung von Geräuschen am Arbeitsplatz für das kognitive, emotionale und physische Wohlbefinden ist keinesfalls zu unterschätzen. So fassen die Studienmacher die entscheidenden Ergebnisse der weltweiten Befragung von 2.000 Büroangestellten m Auftrag von Jabra zusammen.

Schmaler Grat zwischen lebhafter Büroatmosphäre und Lärm

Die Studienmacher sehen in der vielerorts geforderten Rückkehr der Mitarbeitenden ins Büro einerseits Chancen, zum Beispiel für eine gesteigerte Motivation und bessere Zusammenarbeit. Andererseits treten dadurch aber auch Probleme wie ein vermindertes Wohlbefinden der Wissensarbeiter auf. Das zeigt sich in den Studienergebnissen: Fast die Hälfte (47 Prozent) der Befragten fühlt sich durch den Lärm im Büro gestresst und kann sich nur schlecht konzentrieren. Gleichzeitig mögen es aber auch nur wenige, bei absoluter Stille zu arbeiten (13 Prozent). Die Mehrheit bevorzugt eine moderate Geräuschkulisse (39 Prozent) oder verschiedene Umgebungen für das Erledigen der jeweiligen Aufgaben (30 Prozent).

Der Effekt lauter Umgebungen auf die psychische Gesundheit und das Wohlbefinden ist eindeutig: 74 Prozent der Befragten haben angegeben, dass die Arbeit unter Lärm sie geistig müde macht. Zwei Drittel der Befragten (63 Prozent) fühlen sich durch einen hohen Geräuschpegel körperlich beeinträchtigt.

Bessere Konzentration aufgrund hoher Audioqualität

Um Lärm und Ablenkung zu vermeiden, erwarten 59 Prozent der Befragten, dass ihre Kollegen Anrufe oder Online-Meetings abseits ihres Arbeitsplatzes in einem separaten Raum entgegennehmen. Für 69 Prozent der Befragten, die an Calls oder Videokonferenzen teilnehmen, ist es wichtig, nicht durch Hintergrundgeräusche oder eine schlechte Tonqualität gestört zu werden. 74 Prozent sind der Meinung, dass eine hohe Audioqualität in Meetings ihre Konzentration fördert.

Die Studienergebnisse zeigen zudem, dass sich eine bessere Audioqualität in Meetings positiv auf die zwischenmenschlichen Fähigkeiten der Befragten auswirkt. Ein optimaler Sound sorgt in Meetings dafür, dass die Befragten ihre Ideen effizienter erklären (43 Prozent), besser zusammenarbeiten (40 Prozent) und ihre allgemeine Kommunikationsfähigkeit steigern (37 Prozent).

Spezielle Zonen für mehr Aufmerksamkeit

Nach den Forderungen an ihre Arbeitgeber befragt, um den Lärmpegel im Büro zu kompensieren, gaben jeweils 37 Prozent der Befragten die Bereitstellung von Kopfhörern mit Geräuschunterdrückung an oder die Möglichkeit, häufiger von zu Hause arbeiten zu können. Jeder dritte Beschäftigte (32 Prozent) vertrat die Ansicht, dass der Arbeitgeber spezielle Zonen für verschiedene Tätigkeiten einrichten sollte. Eine hohe Audioqualität fördert in virtuellen Meetings die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden.

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Laut Hersteller besteht die Maske zu 100 Prozent aus biologischen und recycelten Materialien. Abbildung: Skyted

Zwei Funktionen – „No Voice Out“ und „No Voice In“ – sorgen dafür, dass die Stimme des Sprechers gedämpft wird und Unterhaltungen nicht mitgehört werden können. Außerdem absorbiert die Skyted-Maske externe Geräusche um bis zu 30 dB, was unerwünschte Nebengeräusche reduziert und gute Sprachqualität ermöglicht.

Die Konnektivität mit Telefonen, Kopfhörern oder Videocall-Software ist per Kabel oder Bluetooth möglich. Abbildung: Skyted

Hoher Tragekomfort wird durch eine offene Belüftung erzielt. Die Konnektivität mit Telefonen, Kopfhörern oder Videocall-Software ist per Kabel oder Bluetooth möglich. Per integriertem WIFI können bis zu vier Masken miteinander verbunden werden. Laut Hersteller besteht die Maske zu 100 Prozent aus biologischen und recycelten Materialien. Erhältlich ab 249 US-Dollar. Geplante Auslieferung im Dezember 2024.

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Eine zuverlässige Telefonanlage ist ein wesentlicher Baustein eines effizienten Kommunikationskonzepts. Abbildung: Andresruiz CCO Public Domain, Pixabay

Da flexible Arbeitsmodelle und digitale Technologien immer wichtiger werden, ist es unerlässlich, Strategien zur Optimierung der Bürokommunikation zu entwickeln und umzusetzen.

Klare Kommunikationswege

Es sollte genau definiert sein, wer für welche Themen zuständig ist und auf welchen Wegen Informationen ausgetauscht werden. Dies wird durch Organisationspläne und Kommunikationsrichtlinien erreicht, die regelmäßig überprüft und angepasst werden. Ein weiterer Aspekt ist die Schulung der Mitarbeitenden in effektiver Kommunikation. Hierzu gehören Workshops und Trainings, die die verschiedenen Kommunikationsmittel und -techniken vermitteln. Dadurch wird sichergestellt, dass alle dieselben Standards und Methoden verwenden, was Missverständnisse und Ineffizienzen reduziert.

Moderne Kommunikationstechnik

Tools wie Slack, Microsoft Teams oder Trello ermöglichen es Teams, schnell und unkompliziert Informationen auszutauschen und Aufgaben zu koordinieren. Diese Plattformen bieten zudem die Möglichkeit, Dokumente zentral zu speichern und gemeinsam zu bearbeiten. Die Integration dieser Tools in den Arbeitsalltag ist sorgfältig zu planen und zu begleiten. Es ist wichtig, dass Mitarbeitende geschult werden und klare Richtlinien zur Nutzung erhalten. Nur so wird sichergestellt, dass diese Tools wirklich zu einer Verbesserung der Kommunikation beitragen. Außerdem sind Schulungen und Weiterbildungen im Bereich Datenschutz und Cybersecurity unerlässlich, um sensible Daten und das Betriebsnetzwerk als Ganzes zu schützen.

Regelmäßige Meetings und Briefings

Um Mitarbeitende auf dem neuesten Stand zu halten und die Zusammenarbeit zu fördern, sind Meetings und Briefings essenziell. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass diese effizient und zielgerichtet sind. Eine klare Agenda und die Festlegung von Verantwortlichkeiten helfen, die Zeit effektiv zu nutzen. Hierbei sollte immer genügend Zeit für Rückmeldungen und Feedback bestehen, um Optimierungspotenziale zu erkennen und auszuschöpfen und um die Expertise der einzelnen Mitarbeitenden optimal zu nutzen. Meetings sollten nicht zu oft stattfinden und die Arbeitszeit nicht übermäßig beanspruchen. Eine gute Balance zwischen Meetings und ungestörter Arbeitszeit ist entscheidend, um sowohl die Kommunikation als auch die Produktivität zu steigern.

Vertrauensvolle Feedback-Kultur

Eine offene Feedback-Kultur trägt maßgeblich zur Verbesserung der Kommunikation im Büro bei. Mitarbeitende sollten ermutigt werden, konstruktives Feedback zu geben und zu empfangen. Dies fördert nicht nur das gegenseitige Verständnis, sondern auch die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen und Arbeitsabläufen. Feedback sollte regelmäßig und in einem geeigneten Rahmen gegeben werden. Dies kann in Form von Feedback-Gesprächen, anonymen Umfragen oder regelmäßigen Team-Reviews geschehen. Entscheidend ist, dass das Feedback konstruktiv ist und konkrete Verbesserungsvorschläge enthält.

Moderne Bürotelefonkabinen

Hochqualitative Telefon- oder Meetingkabinen bieten einen ruhigen Raum für Telefonate und Videokonferenzen, wodurch die allgemeine Geräuschkulisse im Büro reduziert wird. Dies trägt zu einer besseren Konzentration und Produktivität bei. Überdies ermöglichen Telefonkabinen vertrauliche Gespräche in einer geschützten Umgebung. Dies ist besonders wichtig für sensible Themen oder wenn es um den Austausch vertraulicher Informationen geht. Telefonkabinen sind somit ein wesentlicher Bestandteil eines modernen und kommunikationsfreundlichen Bürodesigns. Dabei ist es sinnvoll, die Mitarbeitenden, die die Kabinen später nutzen, in den Auswahlprozess zu integrieren.

Transparenz ist bei jeder Form der Kommunikation im Büro essenziell. Abbildung: Mariakray CCO Public Domain, Pixabay

Soziale Interaktionen

Informelle Gespräche und gemeinsame Aktivitäten stärken das Teamgefühl und verbessern die Zusammenarbeit. Dazu tragen regelmäßige Team-Events, gemeinsame Mittagessen oder informelle Treffen bei. Auch die Gestaltung der Büroflächen fördert soziale Interaktionen. Gemeinsame Bereiche wie Kaffeeküchen oder Lounges bieten Gelegenheiten für spontane Gespräche und den Austausch von Ideen. Solche informellen Kommunikationswege sind oft genauso wichtig wie formelle Meetings.

Flexibilität und Remote-Arbeit

Die Unterstützung von Flexibilität und Remote-Arbeit ist ein weiterer Aspekt der modernen Bürokommunikation. Viele Beschäftigte schätzen die Möglichkeit, flexibel zu arbeiten und von verschiedenen Orten aus auf Informationen zuzugreifen. Dies erfordert jedoch klare Richtlinien und geeignete Technologien, um die Kommunikation aufrechtzuerhalten. Tools für Videokonferenzen, Cloud-Dienste und mobile Anwendungen ermöglichen es, auch aus der Ferne effektiv zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg

Eine optimierte Kommunikation im Büro ist der Schlüssel zu mehr Effizienz, Zufriedenheit und Erfolg. Durch klare Strukturen, moderne Technologien und eine offene Feedback-Kultur wird die Zusammenarbeit im Unternehmen erheblich verbessert. Büro-Telefonkabinen und soziale Interaktionen spielen dabei ebenso eine Rolle wie die Unterstützung von Flexibilität und Remote-Arbeit. Mit den richtigen Maßnahmen hebt jedes Unternehmen die Kommunikation im Büro auf ein neues Niveau und legt so die Basis für langfristigen Erfolg.

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Technische Ausstattung beeinflusst maßgeblich das Vertrauen und die Beteiligung der Remote-Teilnehmenden in Meetings. Abbildung: GN Audio A/S

Eine weitere zentrale Erkenntnis der Studie „Meeting Great Expectations: Behaviour, Emotion and Trust“, die Jabra zusammen mit dem LSE Behavioural Lab durchgeführt hat, ist, dass sich in hybriden Meetings die Beteiligung remote Teilnehmender um 84 Prozent gesteigert hat, wenn professionelle Headsets und Kameras benutzt wurden.

Vertrauen herstellen

In aller Regel lässt sich Vertrauen aus der Ferne schwieriger herstellen als im persönlichen Gespräch. In hybriden Meetings hat die eingesetzte Technik jedoch erheblichen Einfluss darauf, wie sehr Teilnehmende anderen vertrauen, so die Studie. Alle Meeting-Teilnehmenden berichteten von einem deutlich höheren Maß an Vertrauen und Klarheit, wenn sie professionelle Technik nutzen konnten. Durch den Einsatz von Technik stieg die Klarheit um 27 Prozent. Als Folge nahmen das Vertrauen um 16 Prozent, die Ausdruckskraft um 35 Prozent und die wahrgenommene Qualität des Inputs um 47 Prozent zu im Vergleich zu Meetings, in denen integrierte oder minderwertige Technik verwendet wurde, heißt es in der Studie.

Insbesondere die Remote-Anwender erzielten in der Zusammenarbeit mit anderen Remote-Teilnehmenden, die auch professionelle Videotechnik einsetzten, bessere Vertrauenswerte (22 Prozent) als diejenigen, die die integrierte Audio- und Videotechnik ihrer Laptops verwendeten. Laut den Studienmachern zeigt sich daran, dass hochwertige Kollaborationslösungen die Zusammenarbeit der Teilnehmenden erheblich verbessern und dass Veränderungen des Mindsets und des Verhaltens an die Technik gekoppelt sind. „Es ist unsere Aufgabe, sinnvolle menschliche Interaktion in Meetings zu fördern, und zwar auf einem Niveau, das mit der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht vergleichbar ist“, sagt Holger Reisinger, SVP bei Jabra. „Hochwertige, professionelle Technologie für hybride Meetings ist eine entscheidende Investition, um echte Zusammenarbeit zu ermöglichen.“

Kultur und Technik

Zwar wurde festgestellt, dass es einen eindeutigen Zusammenhang zwischen Vertrauen und Technik in Meetings gibt, aber die Studie deckte auch klare kulturelle Unterschiede auf, die sich unabhängig von der Technik auf Meetings auswirken. Statistisch signifikante Unterschiede gab es bei der Meinungsäußerung: Die Studienteilnehmer in Europa führten deutlich mehr Dialoge als ihre Kollegen in Asien – unabhängig davon, ob sie per Remote-Zugriff oder in einem realen Besprechungsraum zusammenarbeiteten. Sie zeigten in allen Versuchsumgebungen etwa 39 Prozent mehr verbale Beteiligung. Beim Thema Aufmerksamkeit zeigte sich ein deutlicher Unterschied zwischen den Studienteilnehmern aus Europa und denen aus anderen Kontinenten. Im Vergleich zu ihren europäischen Kollegen wiesen Teilnehmende aus Asien in Meetings eine um 134 Prozent höhere Aufmerksamkeit auf.

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Durch Videobars und Tischkameras werden gleichberechtigte Meetings möglich. Abbildung: Owl Labs

Gerade bei internationalen Teams sind Videocalls an der Tagesordnung. Zu Hause oder im Office (etwa in Cubes) bieten sich auf den Monitor montierbare Webcams wie die Jabra PanaCast 20 oder die Logitech MX Brio an. Beide liefern Videos in 4K-Auflösung und exzellente Tonqualität. Im Corporate Office sind für spontane 1:1-Calls ANC-fähige Headsets empfehlenswert, da sie Umgebungsgeräusche herausfiltern und Kollegen nicht durch Sprachausgabe aus Audioboxen gestört werden. Hohe Hör- und Sprachqualität bieten die Modelle der bereits genannten Hersteller, darüber hinaus Lösungen von Epos, Poly, Sony und JBL.

Kleine Gruppen

Videocalls mit mehreren Teilnehmenden sollten nicht ohne akustische Abschirmung umgesetzt werden. Zu empfehlen sind Cubes für zwei bis sechs Personen, die spontan genutzt oder gebucht werden können. Ideal für Meetings dieser Größenordnung sind Huddle-Rooms: kleinere Räume, in denen sich Teams zusammen mit hybrid Arbeitenden zum kreativen (virtuellen) Austausch treffen. Neben einem passenden Tisch und bequemen Stühlen ist hier die AV-Technik entscheidend.

Displays und Konnektivität

Eine Bildschirmdiagonale von 65 Zoll (circa 165 cm) sollte ausreichen, da Teilnehmende in der Regel nicht mehr als zwei bis drei Meter vom Display entfernt sitzen. Screen-share-Optionen und WLAN-Konnektivität sind für ein kreatives Miteinander unverzichtbar. Interaktive Displays (etwa iiyama TE18-Serie, Samsung Flip, Sharp LA-Serie) ermöglichen das Zusammenarbeiten an Dateien aller Art. In Besprechungen dieser Größe ist die Einfachheit immer der Schlüssel zum Erfolg. Das bedeutet, dass es allen Teilnehmenden unkompliziert möglich sein muss, mit Inhalten vom eigenen Notebook am Meeting zu partizipieren. Bring-Your-Own-Meeting(BYOM)-Szenarien werden zum Beispiel von Kindermanns Klick & Show ideal unterstützt.

Die verschiedenen Kamerawinkel der Metaglobe Live Unit ermöglichen, dass sich alle Meetingteilnehmenden direkt anschauen. Abbildung: Metaglobe

Videobar und Tischkamera

Die Gleichberechtigung aller Teilnehmenden in hybriden Meetings ist die Basis für deren Gelingen. Auf der ISE 2024 zeigten unter anderem Logitech, Jabra und Owl Labs mit ihren Videobars und Tischkameras samt integrierter KI, was in diesem Bereich möglich ist. Die Lösungen fokussieren den jeweils Sprechenden und ermöglichen zudem eine Frontalansicht aller Personen im Raum. Nicht Anwesende sehen somit keine Profile oder Rücken der Teilnehmenden, die sich im Office-Meetingraum am Tisch befinden. Die in die Videobars integrierten und auf den Raum ausgerichteten Mikrofone reichen in der Regel aus, um alle Sprecher im Raum deutlich zu erfassen und wiederzugeben. Optional lassen sich auch Tischmikrofone in die Systeme einbinden.

Eine Weiterentwicklung des Raum-in-Raum-Konzepts ist die Metaglobe Live Unit. Das voll ausgestattete Videocall-System erzeugt mit einer softwaregesteuerten Anordnung von Ton, Bild und Multi-Kamera-Aufbau den Eindruck, dass man mit mehreren Personen am Tisch sitzt und jedem in die Augen schauen kann. Die Präsentation des Prototyps auf der ISE war beeindruckend.

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