Der Vatikan setzt seit Jahren auf PFU-Technik, um historische Dokumente zu erfassen und digital zugänglich zu machen. Abbildung: PFU

Bei einer Presseveranstaltung im Vatikan hat PFU, ein Unternehmen der Ricoh-Gruppe und weltweiter Spezialist für Dokumentenerfassung und Informationsmanagement, zwei neue Dokumentenscanner der Ricoh SP-Serie vorgestellt. Zudem skizzierte das Unternehmen dort seinen Wandel vom reinen Scannerhersteller zum Anbieter durchgängiger Capture-Lösungen. Die Wahl des Vatikans als Veranstaltungsort passte zur Botschaft: Seit Jahren werden dort Dokumente von unschätzbarem historischem Wert mit Technologie von PFU erfasst und digital zugänglich gemacht.

Bewährte Scanqualität dank zuverlässiger Technik

Die Modellen Ricoh SP-2240N und Ricoh SP-2230N, mit denen PFU seine Position bei Dokumentenscannern in Westeuropa weiter ausbauen will, arbeiten mit bis zu 40 bzw. 30 Seiten pro Minute und verbinden Wirtschaftlichkeit mit gleichbleibender Qualität. Beide Modelle nutzen einige Technologien der FI-Serie wie beispielsweise „Image Monitoring Paper Protection“ und „Clear Image Capture“ und liefern konsistente Ergebnisse für OCR und nachgelagerte Workflows. Über die erweiterte DirectScan-Funktion des neuen iiGA-SoC gelingt zudem PC-loses Scannen direkt am Gerät.

Brian Fortune, General Manager Sales bei PFU (EMEA) Limited: Die Qualität der Datenerfassung entscheidet über den Erfolg. Abbildung: PFU

Bei der Präsentation rückte Brian Fortune, General Manager Sales bei PFU (EMEA) Limited, die Frage in den Mittelpunkt, wie vertrauenswürdige Informationen das Zeitalter der künstlichen Intelligenz tragen können. „Wir sind längst nicht mehr nur Hersteller von Scannern, sondern begleiten den gesamten Weg einer Information, von ihrer ersten Erfassung bis zur Nutzung in den nachgelagerten digitalen Prozessen. Automatisierung, KI und Compliance mit den Regularien des ‚EU AI Act‘ sind dabei immer nur so verlässlich wie die Daten, die am Anfang erfasst werden, weshalb schon der erste Erfassungsschritt über die Qualität von allem entscheidet, was danach folgt“, so Fortune.

Schneller erfassen, besser kontrollieren, nahtlos integrieren

Ebenso wichtig wie die Hardware ist die Software, welche die erfassten Dokumente weiterverarbeitet und die von PFU kontinuierlich weiterentwickelt wird. So hat das Unternehmen die Version 6.0 seiner Suite „PaperStream Capture“ veröffentlicht. Das Update bringt Verbesserungen für PaperStream Capture Pro und Capture Pro Premium in drei zentralen Bereichen: Integration mit Drittanbieterlösungen, Qualitätskontrolle nach dem Scannen und Effizienz im täglichen Betrieb.

Im Bereich Integration erweitert die Version 6.0 die Release-API um Formular-OCR für die strukturierte Erfassung von Formulardaten, während eine neue Validierungs-API erfasste Daten mit externen Datenbanken abgleicht und so die Genauigkeit erhöht. Neu ist zudem ein „Custom Connector“, mit dem sich Digitalisierungsworkflows ohne Programmierkenntnisse über Konfigurationsdateien anstatt per Code einrichten lassen.

Die Scanlösung Ricoh SP-2240N ermöglicht effizientes und zuverlässiges Scannen für den täglichen Geschäftsbetrieb. Abbildung: PFU

Bei der Qualitätskontrolle lässt sich die zonale OCR (optische Zeichenerkennung) nun feiner steuern. Anwender können für einzelne Felder Konfidenzschwellenwerte festlegen und ihre Prüfaufwände gezielt auf Felder mit geringerer Erkennungssicherheit konzentrieren, während ein überarbeitetes QC-Fenster Verarbeitungsfortschritt und Feldstatus in einer Ansicht bündelt.

Für den täglichen Betrieb bringt die Version 6.0 eine Outlook-Integration, die per E-Mail empfangene Bilddateien mit einem Klick an PaperStream Capture Pro Premium übergibt. Beim Dateiimport gibt es nun zwei Wege: den bisherigen TWAIN-basierten Import, der unterschiedliche Dateitypen in einheitliche Bilder umwandelt, oder einen neuen direkten Import, der Originaldateien samt Bildstruktur und Metadaten ohne Neuverarbeitung übernimmt. Zudem lässt sich die umschlagbasierte Dokumententrennung nun vor oder nach dem Inhalt konfigurieren, und in Multi-Station-Umgebungen zeigt die KI-gestützte OCR-Verarbeitung die Ergebnisse bereits seitenweise an, sodass die Verifikation beginnen kann, während der übrige Batch noch läuft.

Mehr Marge für den Channel

Auf der Vertriebsseite öffnet PFU seinen Vertriebspartnern mit dem PaperStream- Solution-Partnerprogramm einen Weg über die reine Hardwaremarge hinaus, indem Scan-Hardware, PaperStream Capture Pro und integrierte Workflow-Funktionen zu einsatzbereiten Komplettlösungen gebündelt werden. Zu den Angeboten zählen eine E-Signatur-Lösung auf Basis von Namirial sowie Dokumentenmanagement über den DocuWare- und den Zeendoc-Connector. Für registrierte Imaging-Channel-Partner entstehen so planbare, wiederkehrende Umsätze.

Seit Mai 2026 führt Yasunari Shimizu als Präsident und CEO das Unternehmen PFU (EMEA) Limited. Abbildung: PFU

Neuer CEO für die Region EMEA

Über diese Produkt- und Programmneuheiten hinaus hat PFU auch seine Führung neu aufgestellt. Seit Mai 2026 führt Yasunari Shimizu als Präsident und CEO das Unternehmen. „Ich fühle mich geehrt, PFU (EMEA) Limited als Präsident und CEO beizutreten, und freue mich darauf, eng mit dem Team zusammenzuarbeiten, um auf den Stärken des Unternehmens aufzubauen und die Organisation in ihr nächstes Kapitel zu führen“, so Shimizu.

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Auch wenn KI Vorschläge unterbreiten darf, sind Kontrollmechanismen wie das Vier-Augen-Prinzip unerlässlich. Abbildung: Pressmaster, Depositphotos

Laut einer Umfrage der Unternehmensberatung Horváth gaben KMU 2025 weniger für die KI-Transformation aus als im Jahr davor. Investitionen des Mittelstands lagen demnach rund 30 Prozent unter dem Gesamtmarkt. Gründe für die Zurückhaltung sind unter anderem die Ungewissheit, ob KI im Unternehmensalltag wirklich helfen kann, wie viel Aufwand Transformationsprojekte bedeuten, ob Datenschutz und KI kompatibel sind und wer sich im Unternehmen damit befassen soll. Verharrt der Mittelstand allerdings weiter in traditionellen Arbeitsweisen, während andere die Einführung von KI-Modellen vorantreiben, riskiert er, den Anschluss zu verlieren.

Klare Anforderungsprofile

Eine schrittweise Einführung von KI anhand abgegrenzter Use-Cases kann Unsicherheiten nehmen und das Vertrauen fördern. Skeptiker mahnen beim KI-Einsatz zur Vorsicht – wegen Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit und hohen Investitionskosten. Doch viele KI-Modelle lassen sich mittlerweile ohne Programmieraufwand in wenigen Wochen und zielführend implementieren. Einen deutlich höheren Preis stellen ineffiziente Abläufe, aufwendige, manuelle Fehlerkorrekturen und ausbleibende Innovationen dar. Wichtig für Mittelständler ist es, konkrete Use-Cases mit direktem ROI und hoher Entlastung in der Verwaltung beziehungsweise im Backoffice anzugehen: schrittweise, mit klaren Anforderungsprofilen, Zielsetzungen und definiertem Nutzen.

Für den Mittelstand bieten beispielsweise KI-Systeme zur Rechnungsverarbeitung, für Erfassung und Zuordnung von Dokumenten oder für E-Mail-Archivierung inklusive revisionssicherer Aufbewahrung und schneller Auffindbarkeit mögliche Anwendungsfelder. Auch Duplikaterkennung, semantische Suche oder Vorschläge für Aktenzuordnung stellen Einsatzfelder mit hohem Nutzen dar. Dabei ist wichtig, dass die KI in bestehende Systeme integriert wird. Bereits funktionierende Workflows im Unternehmen sollten sich nicht weitreichend ändern, nur weil KI zum Einsatz kommt.

„Human in the loop“

KI darf Vorschläge machen, aber bei kritischen Vorgängen braucht es Kontrollmechanismen, zum Beispiel ein Vier-Augen-Prinzip, Confidence Scores oder Stichproben. Nach dem Prinzip „Human in the Loop“ bleiben Menschen involviert. Ebenfalls stehen Transparenz und Datenschutz im Fokus. So gilt es, Berechtigungs-, Lösch- und Aufbewahrungskonzepte zu implementieren sowie Datenminimierung, Zweckbindung und Auskunftsfähigkeit sicherzustellen. Bei all den Anforderungen müssen KI-Systeme gleichzeitig planbar bleiben. Denn nur wenn Kosten mit Nutzen skalierbar sind und es klare Metriken sowie Limits gibt, werden Mittelständler wieder mehr in KI investieren.

Abbildung: Applord GmbH Thomas Uber, Geschäftsführer, Applord GmbH. applord.de

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Abbildung: Murat Yilmaz

Teamboxen von Strähle: Sie sind der passende Rückzugsort für konzentrierte Wissensarbeit und in zwei Größen erhältlich: als TB.1 oder TB.2. Wer kein Budget für den Kauf hat, greift zum Leasingmodell von Strähle. Die TB.1 mit Ausstattung gibt es ab 209 Euro pro Monat, die TB.2 mit Ausstattung ab 350 Euro pro Monat – bestens geeignet für alle, die unabhängig bleiben wollen.

Qyos von Actiu: Diese Akustikkabinen, entworfen vom Actiu-eigenen Forschungs- und Entwicklungsteam, bieten Platz für ein bis vier Personen. Sie vereinen akustische Abschirmung und ergonomische Ausstattung mit Beleuchtung, Belüftung und Konnektivität. Recyceltes PET und ein flexibles Stahlprofilsystem unterstreichen das nachhaltige Produktdesign.

Hushfree M Access von Hushoffice: In dieser Akustikkabine finden bis zu vier Personen Platz. Eine niedrige Türschwelle und eine breite Tür mit praktischem Griff ermöglichen auch mobilitätseingeschränkten Personen einen leichten Zugang. Per Hushassistant lassen sich die Lichtfarbe und -intensität (2.200–6.500 K) sowie die Lüftung unabhängig voneinander regeln.

Abbildung: Bosse Design

Bosselino Uno + Duo von Bosse: Neben der weißen Variante sind die beiden Raum-in-Raum-Lösungen nun auch in einer Black Edition sowie in 15 weiteren Melaminfarben für die Außenwände erhältlich – für mehr Gestaltungsspielraum. Dank der Materialien Low-Carbon- Aluminium, Organicboard und recyceltem PET sind „bosselino uno + duo“ nachhaltige Akustiklösungen für offene Raumkonzepte.

Framery One Lounge von Framery: Diese Variante des Framery-One-Pods erfüllt die ISO-Norm 23351 für Schallisolierung. Dank des maßgeschneiderten Sofas mit gepolstertem Fußhocker wird sie aber zu einer Wohlfühl- Rückzugsinsel. Optional kann der integrierte Tisch auf eine höhenverstellbare Ausführung upgegradet werden.

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Wenn Mitarbeitende ihre Arbeit als gesellschaftlich wirkungsvoll ansehen, bewerten sie sie als besonders sinnstiftend. Abbildung: ProlmageContent, Depositphotos

Geistige Anstrengung, intrinsische Motivation und sozialer Nutzen bestimmen der Studie zufolge entscheidend die wahrgenommene Bedeutung der Arbeit. Die Forscher gingen der Frage nach, welchen Einfluss KI auf den Arbeitssinn von Mitarbeitenden ausübt. Das Ergebnis: Nicht die Technologie allein ist entscheidend, sondern der richtige KI-Einsatz. KI sollte Beschäftigte unterstützen, ohne ihre Motivation und kognitive Leistung zu beeinträchtigen. Wenn Mensch und Maschine ihre Stärken ergänzen, entsteht sogenannte hybride Intelligenz. Dies trägt den Wissenschaftlern zufolge dazu bei, Arbeit als sinnstiftend und erfüllend wahrzunehmen.

Sozialer Nutzen

In einem Experiment mit 677 Teilnehmern untersuchte ein Forschungsteam der Uni Hohenheim, welchen Einfluss die Verwendung eines KI-Textgenerators auf die Bewertung einer Schreibaufgabe hat. Die Teilnehmer sollten einen Spendenaufruf zugunsten von Kindern verfassen und wurden zufällig in drei Gruppen eingeteilt. Während eine Gruppe den Text eigenständig schrieb, wählte die zweite Gruppe Textvorschläge des KI-Generators aus. Eine dritte Gruppe konnte ebenfalls Vorschläge der KI nutzen und diese nach Belieben bearbeiten. Am Schluss bewerteten alle Teilnehmer den Sinn der Aufgabe und ihren persönlichen Beitrag dazu. In allen drei Gruppen hatte der empfundene soziale Nutzen den stärksten Einfluss: „Wenn sie die Arbeit als gesellschaftlich wirkungsvoll ansahen, bewerteten die Teilnehmenden sie als besonders sinnstiftend“, so Doktorandin Mateja Vodiškar.

Kognitiver Anspruch

An zweiter Stelle wurde die geistige Anstrengung genannt, die investiert werden muss, um eine Aufgabe zu bewältigen. „Je höher der kognitive Anspruch, desto höher wird auch die Bedeutung einer Aufgabe eingeschätzt“, erklärt die Expertin. Sie ergänzt: „Geistige Anstrengung dient als Anhaltspunkt für den Wert einer Aufgabe, da sie Mitarbeitenden das Gefühl gibt, eine wichtige und bedeutsame Arbeit zu erledigen. Besonders die Gruppe ohne KI-Unterstützung stufte ihre Aufgabe signifikant als herausfordernder und gleichzeitig bedeutungsvoller ein.“

KI fördert die Arbeitszufriedenheit, wenn sie Fachkräfte bei Routineaufgaben entlastet. Abbildung: Denis Ismagilov, Depositphotos

„Andererseits zeigen unsere Untersuchungen auch, dass der Einsatz eines KI-Systems nicht unbedingt die wahrgenommene Bedeutung einer Aufgabe beeinflusst“, erläutert Vodiškars Kollegin, Prof. Dr. Caroline Ruiner. „Teilnehmende mit KI-Unterstützung schätzten ihre Arbeit ebenfalls als bedeutsam ein – allerdings weniger stark ausgeprägt als jene ohne KI-Unterstützung. Dieser Effekt tritt vor allem dann ein, wenn die Automatisierung durch KI als unterstützend, aber nicht übermäßig dominierend wahrgenommen wird. Falls jedoch der Einsatz von KI die kognitive Herausforderung vollständig reduziert, kann dies dazu führen, dass die Aufgabe als weniger bedeutungsvoll empfunden wird.“

Hybride Intelligenz

Die Ergebnisse einer weiteren Befragung von Ärzten und Anwälten zeigen, wie entscheidend die Art der Interaktion zwischen Mensch und KI ist. Das Resultat: KI steigert die Arbeitszufriedenheit, insbesondere dann, wenn sie Fachkräfte bei Routineaufgaben entlastet. Dadurch erhalten sie mehr Zeit für Tätigkeiten, die sie als sinnvoll erachten. „Durch die abgestimmte Zusammenarbeit zwischen menschlicher und künstlicher Intelligenz können die jeweiligen Stärken beider Seiten optimal genutzt werden“, fasst Vodiškar zusammen. Bei der hybriden Intelligenz übernehme die KI der Expertin zufolge monotone, datenintensive oder hochkomplexe Aufgaben, während der Mensch seine kreativen, sozialen und kognitiven sowie visionären und strategischen Fähigkeiten einbringe. Dadurch könnten sich Fachkräfte auf die Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren, die sie als besonders sinnstiftend erleben.

Integration von KI nötig

Die Forscher weisen auch auf die Herausforderungen hin, die mit der Einführung von KI einhergehen. „KI kann den wahrgenommenen Sinn einer Aufgabe nicht nur fördern, sondern auch beeinträchtigen“, sagt Ruiner. „Falsch eingesetzt, verringert sie unbeabsichtigt das persönliche Engagement und die intrinsische Motivation der Mitarbeitenden.“ Wird KI hingegen als unterstützendes Werkzeug eingesetzt, das menschliche Expertise ergänzt, kann sie das Gefühl beruflicher Erleichterung steigern. Eine blinde Automatisierung berge hingegen das Risiko, das menschliche Potenzial zu schmälern, resümiert die Expertin

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In einem modernen Büro wird die Beleuchtung über Sensoren und Lichtmanagement gesteuert. Abbildung: Licht.de

Um die Beleuchtungstechnik reibungslos in die Gebäude-Infrastruktur zu integrieren und die modernen Lichtsysteme effizient nutzen zu können, sind eine sorgfältige Planung und Dokumentation im Vorfeld der Installation unverzichtbar. Neben der Lichtplanung ist eine Elektroplanung nach geltenden elektrotechnischen Normen erforderlich. Letztere definiert die Not- und Sicherheitsbeleuchtung und bindet das System in die Gebäudeinfrastruktur ein, damit andere Gewerke später mit dem Lichtmanagementsystem interagieren können. Ein gemeinsam erstellter Installationsplan schützt dabei vor unliebsamen Überraschungen.

In der Regel erfolgt die Elektroinstallation vor der Inbetriebnahme des LMS. Die Leuchten werden an die Stromversorgung angeschlossen, die verdrahteten Kommunikationssysteme an eine BUS-Leitung – ein spezielles Kabel zur digitalen Datenübertragung in der Gebäudeautomation. Sollten sich vor Ort aufgrund bautechnischer Gegebenheiten Abweichungen vom Installationsplan ergeben, müssen diese dokumentiert werden.

Parametrierung und Funktionstest für fehlerfreie Inbetriebnahme

Bei der Inbetriebnahme von Beleuchtungsanlagen ist die Vornorm DIN CEN/TS 18036 zu beachten. Einige Lichtmanagementsysteme verfügen über einen Schnellstart mit vorgegebenen Werkseinstellungen. Die Parametrierung der Lichtsteuerung wird in der Regel nicht von den planenden Unternehmen, sondern von einem Installateur oder Systemintegrator vorgenommen. Deshalb muss genau definiert werden, wie sich die Leuchten oder Leuchtengruppen in welcher Situation, bei welchem Auslöser und zu welchem Zeitpunkt verhalten sollen – vom einfachen Zeitschaltmodus bis hin zur komplexeren, präsenz- und tageslichtabhängigen Regelung oder der Integration von Human Centric Lighting. Nach der Elektroinstallation ist ein Funktionstest sämtlicher elektrischer Anschlüsse sowie der verlegten BUS-Leitungen erforderlich, um mögliche Fehlerquellen auszuschließen.

Einfacher Transfer von der digitalen in die reale Welt

Die fortschreitende Digitalisierung in der Lichtplanung und -steuerung ermöglicht eine zunehmend cloudbasierte Inbetriebnahme von Beleuchtungssteuerungen. Die Nutzung digitaler Zwillinge und Building-Information-Modeling(BIM)-Modelle macht die Parametrierung effizient und unabhängig von der physischen Lokalisierung der Komponenten. Das vereinfacht den Transfer von virtuellen Projekten in die reale Welt – spart Zeit und Kosten.

Für eine weitergehende Automatisierung werden die Endgeräte mit Georeferenzen versehen und ihre digitale Identität mit der realen Position in der Anlage verknüpft. Durch diesen Ansatz können komplette Projekte inklusive Funktionen, Gruppen und Schnittstellen bereits im Vorfeld digital definiert werden. Vor Ort müssen dann lediglich die physischen Geräte mit ihren virtuellen Pendants verbunden werden, wodurch sich die Inbetriebnahme erheblich verkürzt. Auch eine schrittweise Vorgehensweise ist möglich, bei der direkt nach der Installation eine voll funktionsfähige Anlage zur Verfügung steht.

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Nils Mosbach, Geschäftsführer von ELO Digital Office GmbH. Abbildung: ELO Digital Office

OFFICE ROXX: Herr Mosbach, was genau bietet ELO Digital Office Unternehmen?

Nils Mosbach: Wir bieten Unternehmen eine zentrale Plattform für Dokumentenmanagement, Prozessoptimierung und rechtskonforme Archivierung. Was unsere Kunden von uns erhalten, ist keine starre Softwarelösung, sondern eine Digitalisierungsplattform, die mitdenkt und mitwächst. Herzstück ist die Kombination aus Low-Code und integrierter iPaaS-Technologie: Anwendungen, Datenquellen und Prozesse laufen zentral zusammen. Cloud, hybrid oder On-Premises – das Betriebsmodell wählt der Kunde, bei gleicher Kostenbasis. Datensouveränität und IT-Sicherheit sind dabei keine Marketingversprechen, sondern fließen direkt in die Entwicklungsarbeit. Ein umfangreiches Netzwerk von zertifizierten Partnern und Kooperationen mit führenden ERP- und CRM-Anbietern runden das Ökosystem ab. Unser Anspruch ist klar: Wer sich heute für ELO entscheidet, soll diese Wahl auch in fünf oder zehn Jahren noch gutheißen.

Seit wann gibt es ELO und wie kam es zur Gründung?

Vor 30 Jahren sind wir mit der Vision des papierlosen Büros im Hause Leitz gestartet. Die Idee dahinter war so einfach wie wegweisend: Ordnung und Struktur, wie sie Leitz in der Papierwelt perfektioniert hatte, in die digitale Arbeitswelt zu übertragen. Aus diesem ersten Produkt für digitales Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung entstand der Name ELO – und bereits 1998 die ELO Digital Office GmbH als eigenständiges Unternehmen. Seither verfolgen wir diese Vision konsequent und haben ELO zu einer umfangreichen Plattform ausgebaut.

Wie viele Standorte haben Sie in wie vielen Regionen?

Mit 24 Standorten in 16 Ländern haben wir eine solide globale Basis geschaffen. Doch was mich wirklich stolz macht, ist die Reichweite, die wir gemeinsam mit unseren Partnern erzielen: Unsere Lösungen sind heute in über 50 Ländern und rund 20 Sprachen im Einsatz. Das ist kein Zufall, sondern das Ergebnis der Arbeit von zertifizierten ELO-Business-Partnern, die weit mehr einbringen als reine Vertriebskapazität: lokales Know-how, echte Kundennähe und tiefe Branchenexpertise – von Europa über Nordamerika bis nach Asien und Australien.

Die Unternehmenszentrale von ELO Digital Office in Stuttgart. Hier entstehen Lösungen, die weltweit wirken. Abbildung: ELO Digital Office

Welche Rolle nehmen Fachhandel und Systemhäuser bei der Implementierung Ihrer Lösungen ein?

Wir vertreiben unsere Software nicht direkt, sondern fast ausschließlich über unsere Business-Partner. Diese decken das gesamte Spektrum für unsere Kunden ab – von der Beratung über die Implementierung bis zum laufenden Support. ELO konzentriert sich auf Produktentwicklung und Zertifizierung. So ist trotz globaler Reichweite stets eine lokale Betreuung sichergestellt.

Was benötigen KMU heute, um beim Dokumentenmanagement „State of the Art“ zu sein?

KMU brauchen die richtige Plattform: modular, KI-getrieben und anpassungsfähig – das gilt im Übrigen auch für große Konzerne und den gehobenen Mittelstand. Künstliche Intelligenz ist ein wichtiger Faktor – klassische Archivierungssysteme reichen schlicht nicht mehr aus. Essentiell ist die nahtlose Integration in führende ERP- und CRM-Systeme: Unsere integrierte iPaaS-Technologie liefert dies ohne versteckte Zusatzkosten. Hinzu kommen wachsende gesetzliche Anforderungen – von der E-Rechnungspflicht bis zur rechtskonformen digitalen Personalakte. Das sind keine fernen Zukunftsthemen, sondern konkrete Aufgaben von heute. Wer jetzt die richtige Infrastruktur schafft, erfüllt nicht nur Compliance-Anforderungen, sondern gewinnt gleichzeitig an Effizienz. Ebenso zentral sind Datensouveränität und IT-Sicherheit – angesichts zunehmender Cyberangriffe tragen Plattformanbieter gerade gegenüber KMU eine besondere Verantwortung.

Welche neuen Möglichkeiten bietet KI schon?

Mit der neuesten Version unserer ELO ECM Suite haben wir den KI-Ansatz konsequent in die Praxis überführt. Herzstück ist ein systemweit integrierter KI-Assistent: Dieser analysiert Dokumenteninhalte, extrahiert Daten und beantwortet Fragen direkt im Chat. Im Rechnungsmanagement klassifiziert KI Belege vollautomatisch und erstellt Buchungsvorschläge. Im Vertragsmanagement entfällt die manuelle Dateneingabe. Unternehmen können eigene Sprachmodelle nutzen oder einen KI-Anbieter ihrer Wahl einbinden – für maximale Datensouveränität. KI ist bei uns kein Add-on, sondern tief in die Plattform integriert und dort verfügbar, wo sie im Arbeitsalltag gebraucht wird.

Wohin könnte die Reise beim digitalen Büro in den nächsten Jahren gehen und wie können Sie dabei unterstützen?

Drei Trends prägen die Entwicklung: digitale Souveränität, hybride Zusammenarbeit und KI. 2026 wird die Agentisierung, also der Einsatz von KI für repetitive Aufgaben, zur geschäftskritischen Notwendigkeit. Das digitale Büro wandelt sich vom Ablagesystem zur intelligenten Arbeitsumgebung. Gleichzeitig bleibt digitale Souveränität eine langfristige Aufgabe: Unternehmen fordern klare Antworten darauf, wer ihre Daten kontrolliert und wo sie verarbeitet werden. Für ELO bedeutet das: Mit unserer Low-Code-Plattform, dem integrierten ELO Assistant und der Wahlfreiheit bei Sprachmodellen geben wir Unternehmen genau die Flexibilität und Kontrolle, die sie brauchen. Wer sich für ELO entscheidet, baut auf einer Plattform auf, die gezielt darauf ausgerichtet ist, was uns in den kommenden fünf bis zehn Jahren erwartet: kontextbasierte KI, durchgängige Prozessautomatisierung und echte Datensouveränität – alles made in Germany.

Vielen Dank.

Die Fragen stellte Christian Marx.

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Als Managed Service Provider unterstützt TA Triumph-Adler Unternehmen bei der Optimierung von papierbasierten und digitalen Dokumentenprozessen. Abbildung: Sergey Nivens, Depositphotos

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) kann die digitale Projektakte ein wichtiges Tool für den digitalen Einstieg sein, um bei der fortschreitenden Digitalisierung das vorgegebene Tempo mitzugehen und auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die Zahl der Projekte steigt

Um angestrebte Ziele zu erreichen, sind digitale Workflows von zentraler Bedeutung. Vielerorts sind Abläufe im Projektmanagement jedoch noch immer weitgehend manuell angelegt, geprägt von Papier und damit von Medienbrüchen. Dies belegt eine repräsentative Umfrage des Digitalverbandes Bitkom, nach der Stand Juni 2025 über die Hälfte der Unternehmen weniger Aktenordner in den Büros stehen hat als noch vor fünf Jahren. Aber es zeigt sich eben auch, dass Unternehmen in der Personalabteilung (94 Prozent) fast alle noch immer auf Papierakten setzen, dicht gefolgt von der Buchhaltung oder dem Controlling (91 Prozent). Auch in der Geschäftsführung oder dem Management stehen bei 8 von 10 Unternehmen noch Ordner im Schrank. Etwas weniger häufig, und zwar in je rund zwei Dritteln der Firmen arbeiten der Kundenservice und Vertrieb (69 Prozent) und auch die Logistik (65 Prozent) noch mehrheitlich papierbasiert.

Die Gründe hierfür sind vielfältig, aber nicht selten herrscht vielerorts immer noch die Fehlannahme, dass die Digitalisierung komplett alleine gestemmt werden muss – wodurch Prozesse unnötig aufgeschoben werden. Dabei ist die Zeit der digitalen Alleingänge längst vorbei: Mit der Unterstützung eines erfahrenen Implementierungspartners eignet sich die digitale Projektakte als optimaler Einstieg in die Digitalisierung. Die digitale Projektakte ist ein Modul einer ECM-Lösung, einem Softwaresystem für das digitale Dokumentenmanagement. Ihre Aufgabe besteht darin, Dokumente elektronisch zu verwalten und in automatisierten Workflows zu bearbeiten. Das beginnt beim Erfassen und geht bis zum Speichern und Archivieren der Dokumente. Wer worauf zugreifen darf, regeln Authentifizierungen. Die digitale Projektakte lässt sich zudem individuell anpassen – sei es an eine Branche, ein Unternehmen oder eine einzelne Abteilung.

Ortsunabhängige Zusammenarbeit

Digitale Projektakten begleiten und steuern Projektabläufe durchgängig elektronisch. Ihre Stärken zeigen sich insbesondere, wenn mehrere Abteilungen involviert sind oder standortübergreifend gearbeitet wird. Da alle Beteiligten jederzeit auf die für sie wichtigen Dokumente zugreifen können, kann unabhängig voneinander gearbeitet und das Projekt so schneller vorangetrieben werden. Zugleich ermöglicht die offene Kooperation, Entwicklungen und Fortschritte jedes einzelnen Teilschritts transparent mitzuverfolgen.

Diese Transparenz verhindert ungewollte Wendungen, denn eines ist allen Projektmanagern klar: Komplexere Projekte entwickeln nicht selten eine Eigendynamik. Mögen Ziel und Meilensteine anfangs noch schlüssig festgelegt worden sein: Man lernt dazu und justiert im Prozess nach. Solche Änderungen müssen offen kommuniziert werden, denn schlecht koordinierte Projekte kosten Zeit, Geld und Manpower – und versanden irgendwann im Nirgendwo.

Integrative Teamarbeit durch gemeinsames Projektverständnis

Um einer solchen Entwicklung entgegenzuwirken, sorgen digitale Projektakten durch ihre standardisierten Abläufe und klaren Strukturen für ein gemeinsames Projektverständnis bei allen Beteiligten – egal von welchem Ort die Teammitglieder arbeiten. Darüber hinaus ermöglichen digitale Projektakten eine automatisierte Ablage aller Dokumente in einem zentralen digitalen Archiv. Das vereinfacht nicht nur deren Dokumentation, sondern stellt zudem über eine komfortable, selbsterklärende Suchfunktion das schnelle Auffinden dieser für alle Beteiligten sicher. Projektlaufzeiten lassen sich auf diese Weise verkürzen und Kosteneinsparungen erzielen. Digital archivierte Projektdokumente bilden zudem die Grundlage für transparente und sichere Geschäftsprozesse, weil diese so konzipiert sind, dass Unternehmen ihre Compliance-Richtlinien einhalten können und dies unabhängig davon, ob die Angestellten remote von unterwegs oder zuhause arbeiten oder in Präsenz im Büro.

Projektrelevante Informationen mit einem Klick verfügbar

In der digitalen Projektakte werden alle notwendigen Informationen übersichtlich zusammengeführt. Projekt-relevante Informationen und Dokumente aus Systemen wie ERP, Finanzbuchhaltung oder CRM werden redundanzfrei, zentral und sicher verwaltet. Neue Dokumente – intern erarbeitet oder aus externen Quellen – werden sicher verarbeitet und den passenden Ordnern der Projektakte zugeordnet. Das gilt auch für eingescannte Papierdokumente oder für E-Mails mit Anhängen. Über den Projektstatus sind Geschäftsführung, Management und Projektleiter jederzeit informiert. Sie können sich durch automatisch generierte Reports detailliert auf den aktuellen Stand bringen lassen.

Digitale Projektakten können Unternehmen befähigen, mit Firmeninformationen effizienter zu arbeiten. Zudem befähigen sie Mitarbeitende in Zeiten von Hybrid Work, orts- und zeitunabhängig miteinander zu arbeiten. Gerade für den Mittelstand ist die digitale Projektakte somit ein geeigneter Einstieg in die Digitalisierung, da die eingeführten Maßnahmen schnell einen merkbaren Effekt mit sich bringen können. Das wiederum fördert die Akzeptanz digitaler Prozesse bei Mitarbeitenden, wodurch die digitale Transformation des gesamten Unternehmens künftig noch einfacher vorangetrieben werden kann.

Abbildung: TA Triumph-Adler Olaf Stammer, Manager Solution Marketing, TA Triumph-Adler. triumph-adler.de

Mehr Informationen zur digitale Projektakte gibt es unter www.triumph-adler.com/ta-de-de/software/workflows/enterprise-content-management/digitale-projektakte

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Klare Prompting-Regeln helfen Unternehmen, ohne Risiko von der KI zu profitieren. Abbildung: Igor Vetushko, Depositphotos

Der menschenähnliche Ausdruck von Chatbots verleitet ihre User oft zum Fehlschluss. Wenn sich die KI wie ein Mensch verhält, dann versteht sie auch wie ein Mensch Ereignisse, Arbeitsaufträge und Sachverhalte. Diese Schlussfolgerung ist falsch und gefährlich. Denn neben der Fähigkeit, realistische Dialoge und Beratungsgespräche zu führen sowie Gefühle zu spiegeln, haben KI-Systeme noch eine Eigenschaft mit Menschen gemeinsam: Sie können „halluzinieren“.

Warum KI-Systeme „im Bedarfsfall“ halluzinieren

Die Halluzinationen von KI-Systemen entstehen nicht durch Fehler im herkömmlichen, menschlichen Sinne, sondern durch das Funktionsprinzip großer Sprachmodelle. Diese erzeugen Antworten, indem sie Wort für Wort die wahrscheinlichste Fortsetzung eines Textes berechnen. Sie „wissen“ und „verstehen“ nichts: Sie rechnen. Je unvollständiger oder unklarer die Prompts sind, je weniger Daten zu einem Sachverhalt existieren oder je höher der Druck ist, eine kohärente Antwort zu liefern, desto wahrscheinlicher werden Elemente erfunden. Auch weil KI-Systeme nicht darauf programmiert sind, im Bedarfsfall als Reaktion auf Prompts fehlendes Wissen zuzugeben.

Die KI verantwortungsvoll einsetzen und nutzen

Damit Unternehmen von der KI profitieren, ohne sich den Risiken halluzinierter Antworten auszusetzen, bedarf es klarer Regeln. Führungskräfte sollten sich an folgenden Leitlinien orientieren:

• Auch wenn der KI-Output souverän klingt: Jede Information muss geprüft werden, das gebietet die Sorgfaltspflicht.
• Die Präsentation eines KI-Outputs ist oft professionell. Doch Stil und Wahrheitsgehalt stehen häufig in keinem Zusammenhang. Führungskräfte müssen lernen, das eine vom anderen zu trennen.
• Insbesondere bei Personalfragen, Finanzentscheidungen, strategischen Analysen und im Compliance-Bereich sollten KI-Systeme nur unterstützend eingesetzt werden – nie ausschließlich.
• Unklare Prompts erhöhen das Risiko von Halluzinationen. Unternehmen sollten Standards für das Formulieren von Fragen an KI entwickeln: präzise, eindeutig und kontextreich.
• Technische Kompetenz allein reicht nicht. Entscheidend ist das Verständnis der Funktionsweise und der Grenzen der Modelle. Unternehmen sollten Schulungen anbieten, die kritisches Denken und die Fähigkeit, Fehler zu erkennen, stärken.
• Je nachdem, wie sensibel der Aufgabenbereich ist, sollten mehrstufige Prüfmechanismen existieren, etwa Stichproben, Peer-Reviews oder Plausibilitätschecks.
• Wenn KI-Systeme am Erbringen einer Leistung beteiligt sind, sollten Unternehmen dies offen kommunizieren, damit Fehler leichter erkenn- und nachvollziehbar sind und Vertrauen nicht verloren geht.

Abbildung: Kraus & Partner Dr. Georg Kraus, Inhaber, Unternehmensberatung Kraus & Partner. kraus-und-partner.de

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Kleine Meetingräume werden zu den eigentlichen Zentren der Zusammenarbeit. Abbildung: Jabra

Das Büro hat ein Imageproblem. Zumindest das Büro, wie wir es aus vorpandemischen Zeiten kennen: lange Flure, offene Großraumflächen, repräsentative Konferenzräume mit Glastüren. Ein Ort, der vor allem deshalb existierte, weil man irgendwo hingehen musste, um zu arbeiten. Heute konkurriert dieses Büro mit einem überraschend starken Gegner: dem eigenen Zuhause. Wer dort ungestört arbeiten, in Ruhe telefonieren und nebenbei die Wäsche aufhängen kann, hat wenig Anreiz, sich morgens in eine volle S-Bahn zu setzen.

Fünf Jahre nach etabliertem Hybridbetrieb stellt sich deshalb die Frage neu: Wofür ist das Büro eigentlich noch da? Anwesenheitsmandate sind ein viel diskutiertes Mittel, um die unternehmerischen Schreibtische zu füllen. Sie beantworten allerdings nicht die eigentliche Frage: Wie muss ein Büro aussehen und welche Funktionen muss es bieten, damit Menschen gerne zurückkommen?

Warum kleine Meetingräume jetzt groß rauskommen

Heute bedeutet das offene Großraumbüro für viele Beschäftigte vor allem eines: Reizüberflutung. Dauergeräuschkulisse, ständige Sichtkontakte, keine Rückzugsorte. Wer konzentriert arbeiten will, flüchtet ins Homeoffice. Wer ein hybrides Meeting hat, sucht nach einem leeren Raum. Parallel hat sich die Art, wie wir zusammenarbeiten verändert. Meetings finden seltener in großer Runde statt, dafür häufiger spontan, in kleinen Konstellationen und fast immer hybrid. Drei Leute vor Ort, zwei aus dem Homeoffice, einer im Zug. Für solche Situationen ist der klassische Konferenzraum für zwölf Personen überdimensioniert.

Die Konsequenz: Kleine Meetingräume werden zu den eigentlichen Zentren der Zusammenarbeit. Denn sie bieten, was im modernen Büroalltag oftmals fehlt – einen klar abgegrenzten Ort für fokussierten Austausch.

Raum für Fokus

Die Gestaltung von Räumen prägt, wie Menschen miteinander arbeiten. Ein kleiner, ruhiger Besprechungsraum ist kein architektonischer Lückenfüller, sondern ein Statement: Hier darf man nachdenken, zuhören, sich einbringen. Besonders deutlich wird das, wenn man Arbeitsumgebungen aus der Perspektive neurodivergenter Menschen betrachtet: Für Beschäftigte mit sensorischer Sensibilität ist das durchschnittliche Großraumbüro ein dauerhafter Energiefresser. Kleine, akustisch geschützte Räume entlasten diese kognitive Dauerbelastung.

Meetings finden seltener in großer Runde statt, dafür häufiger spontan, in kleinen Konstellationen und fast immer hybrid. Abbildung: Jabra

Wenn Technik zum Enabler wird

So wichtig die kulturelle Dimension ist, ohne funktionierende Technik wird auch der durchdachteste Huddle Room zur Frustfalle. Laut einer aktuellen Studie von Jabra verlieren Beschäftigte elf Minuten pro hybridem Meeting aufgrund von technischen Schwierigkeiten. Hochgerechnet entspricht das in Deutschland 3,25 verlorenen Arbeitstagen pro Mitarbeitendem und Jahr.

Unternehmen versuchen deshalb, die Technik im Besprechungsraum so weit wie möglich zu vereinfachen. Statt separater Kameras, Mikrofone, Lautsprecher und zusätzlicher Steuerungstechnik kommen zunehmend integrierte Systeme zum Einsatz. Kompakte Videobars wie die neue Jabra PanaCast U30 vereinen Kamera, Mikrofone und Lautsprecher in einem Gehäuse und lassen sich per Plug-and-Play via USB-C direkt mit dem Notebook verbinden. Um typische Startschwierigkeiten zu vermeiden, geht die PanaCast U30 noch weiter: Sie aktiviert sich automatisch beim Betreten des Raums und zeigt die nächsten Schritte auf dem Startbildschirm an. So lassen sich Meetings schnell und unkompliziert starten.

Im Meeting selbst übernimmt die Technik weitere Aufgaben im Hintergrund. Die Bildregie folgt automatisch der sprechenden Person. Mikrofone nehmen Stimmen aus dem ganzen Raum gleichmäßig auf, statt vor allem die lauteste zu verstärken. Wer ruhiger spricht oder sich Zeit für eine Antwort nimmt, bekommt dadurch denselben Platz im Gespräch wie alle anderen. Ein vermeintlich kleines Detail, das im hybriden Arbeitsalltag einen Unterschied macht.

Kompakte Videobars wie die neue Jabra PanaCast U30 vereinen Kamera, Mikrofone und Lautsprecher in einem Gehäuse und lassen sich per Plug-and-Play verbinden. Abbildung: Jabra

Die Individualisierung des Arbeitsplatzes

Das Büro wird bleiben. Allerdings nicht als Ort, zu dem Mitarbeitende verpflichtet werden. Erfolgreich werden vielmehr jene Arbeitsumgebungen sein, die so gestaltet sind, dass Menschen dort gerne und produktiv arbeiten. Damit das funktioniert, braucht es Meetingtechnologie, die sich den Nutzern anpasst und mit den Anforderungen mitwächst – statt umgekehrt. Die Jabra PanaCast Room Kits etwa lassen sich in Konfigurationen mit einer, drei oder fünf Kameras einrichten und um zusätzliche Mikrofone erweitern, ohne dass die Grundinstallation getauscht werden müsste.

Kleine Meetingräume sind dabei mehr als ein Einrichtungstrend. Sie stehen für ein neues Verständnis von Arbeit: weniger laut, weniger standardisiert, dafür anpassungsfähiger an die Realität moderner Teams. Das moderne Büro ist nicht ein Büro, das für Durchschnittsmenschen geplant ist, sondern für die vielen verschiedenen Menschen, die darin tatsächlich arbeiten.

Abbildung: Jabra Gregor Knipper, President Central Region, Jabra. jabra.com

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Die Grundhaltung der Teammitglieder ist bei der Digitalisierung wichtiger als das Alter. Abbildung: Igor Tishenko, Depositphotos

Dass die Digitalisierung in Deutschland nicht richtig vorankommt, ist altbekannt. In einer Bitkom-Studie von 2025 gaben 64 Prozent der befragten Unternehmen an, dass sie ihre eigene Entwicklung diesbezüglich als verzögert betrachten, und 52 Prozent waren sich im Klaren darüber, dass sie digitalisierten Wettbewerbern gegenüber an Boden verlieren. Als einen der Gründe, die zu dieser Situation geführt haben, nannten 31 Prozent der Befragten der DIHK-Digitalisierungsumfrage von 2025 mangelnde Akzeptanz im Unternehmen. In diesem Zusammenhang haben sich Patrick Vestner von der Universität Köln und Kilian Hampel von der Universität Konstanz sowie Claudia Ricci vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) mit der Frage beschäftigt, ob der Mangel an Akzeptanz gegenüber der digitalen Transformation vor allem bei Mitarbeitenden jenseits der 50 zu finden sei.

Offenheit für Technologie

Die landläufige Annahme, die dem zugrunde liegt: Zum einen seien die älteren Semester Neuem gegenüber skeptisch und nicht mehr flexibel genug, um mit disruptiven Veränderungen klarzukommen, wodurch sie diese im Alltag verzögerten. Zum anderen könnten sie wegen ihrer Positionen in betrieblichen Hierarchien solche Veränderungen per Machtwort verhindern. Die Forschenden fanden heraus, dass diese Argumentation nicht trägt. Vestner und Hampel ging es konkret um die Frage, wie gut Teams, deren Mitglieder unterschiedlich alt sind, bei Digitalisierungsprojekten zusammenarbeiten. Dazu interviewten sie 300 Mitarbeitende eines Finanzinstituts und kamen zu der Erkenntnis: Das Alter war kein entscheidender Faktor, viel wichtiger war die Grundhaltung der einzelnen Teammitglieder, ein Effekt, den sie „Technologie-Enthusiasmus“ nennen.

Kultur auf Augenhöhe

Laut Vestner und Hampel sind die Befunde in Sachen Lernfähigkeit bei jüngeren und älteren Menschen klar: Signifikante Unterschiede gibt es nicht – außer bei der Art und Weise, wie man sich neue Inhalte erschließt und mit ihnen umgeht. Ältere beginnen häufig bei einer bereits bestehenden Wissensbasis und bewegen sich von dort aus in Richtung des Informations-Neulands. Jüngere gehen dagegen eher explorativ vor und probieren einfach aus. Im Endergebnis erzielen aber beide Gruppen sehr ähnliche Resultate.

Fazit

Unternehmen können bei der Digitalisierung von einer altersdiversen Belegschaft profitieren. Wichtig ist, dass „Technologie-Enthusiasten“ andere anstecken und in Unternehmen eine Kommunikation auf Augenhöhe etabliert ist, die neue Lernmethoden begrüßt und fördert. Dabei müssen hergebrachte Hierarchien aufgebrochen werden, allerdings ohne dabei einzelne Gruppen abzuwerten. Entscheidend ist ein gut gestaltetes Changemanagement, das alle Mitarbeitenden ins Boot holt.

Abbildung: Haufe X360 Carsten Schröder, CEO, Haufe X360. haufe-x360.de

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