Die smarte Zeiterfassung erleichtert die gesetzeskonforme Umsetzung von hybridem Arbeiten. Abbildung: Coffeekai, Freepik

Digitale Systeme für Zeiterfassung nutzen Anwendungen wie Apps und integrierte Tools in Browser- und Kollaborationssoftware. Entscheidend sind die Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausen und projektbezogenen Zeitanteilen. Die Datenspeicherung erfolgt zentral, sodass Führungskraft und HR jederzeit Zugriff auf Auswertungen haben. Cloudbasierte Lösungen gewährleisten, dass Daten geräteunabhängig eingegeben werden können, ob Notebook im Büro, Smartphone im Homeoffice oder Tablet unterwegs. Die Sicherheit der Daten und Einhaltung von Datenschutzvorgaben ist elementar, weil personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ein weiterer Aspekt besteht in der Automatisierung von Prozessen wie der Arbeitszeitabrechnung. Moderne Systeme integrieren Kalenderdaten und erlauben die flexible Anpassung an Arbeitszeitmodelle, Urlaubsplanungen und Gleitzeitregelungen.

Arbeitszeitmodelle im Wandel

Neue Arbeitszeitformen prägen den Arbeitsalltag in vielen Unternehmen. Vertrauensarbeitszeit, Vier-Tage-Woche, Gleitzeitmodelle und flexible Wochenarbeitszeiten verändern die Steuerung von Leistung und die Anwesenheit. Gleichzeitig findet Arbeit nicht mehr ausschließlich im Büro statt, sondern verteilt sich auf Homeoffice, Büroarbeitsplatz und mobile Tätigkeiten. Hybride Arbeitsmodelle beschreiben diese Verbindung aus ortsgebundener und ortsunabhängiger Arbeit innerhalb klar definierter organisatorischer Rahmenbedingungen. Das Ziel lautet, Flexibilität und Verlässlichkeit miteinander zu verbinden und gleichzeitig rechtliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung einzuhalten. Für Arbeitgeber und HR entsteht dadurch die Aufgabe, Transparenz zu sichern, ohne starre Präsenzmodelle durchzusetzen.

Klare Vorteile für hybride Arbeitsmodelle

Smarte Zeiterfassung erfüllt die Anforderungen an Transparenz durch eine nachvollziehbare Abbildung von Arbeitszeiten im Büro und im Homeoffice. Die Führungskraft erhält einen Überblick über die tatsächliche Präsenz und Abwesenheiten sowie projektbezogene Zeitaufwände. Beschäftigte gewinnen Klarheit über eigene Zeitkonten und können Ereignisse nachtragen und anpassen. Ein strukturierter Prozess für Zeiterfassung bringt zahlreiche Vorteile:

• Erhöhung der Planbarkeit von Projekten durch genaue Zeitdaten,
• Reduktion von Fehlerquellen gegenüber manueller Erfassung,
• Verbesserung der Grundlage für Gehaltsabrechnung und Leistungsermittlung,
• Erhöhung der Datenverfügbarkeit für HR und Controlling,
• Steigerung der Zufriedenheit, weil Abläufe transparent sind.

Solche Systeme unterstützen die Führung, indem sie Vergleichbarkeit zwischen Teams im Büro und im Homeoffice ermöglichen. Die Auswertung dient zugleich als Grundlage für Gespräche über Arbeitsbelastung und Ressourcenverteilung.

Smarte Zeiterfassungstools erleichtern die Erfassung von Arbeitszeiten und Pausen auch im Homeoffice. Abbildung: evrmmnt, Depositphotos

Diese Kriterien bestimmen die Toolauswahl

Bei der Auswahl eines passenden Zeiterfassungstools spielen zahlreiche Aspekte eine Rolle, um Flexibilität, Compliance und Effizienz zu gewährleisten:

• Erfassung von Arbeitsbeginn, -ende und Pausen ortsunabhängig,
• Abbildung von Vertrauensarbeitszeit und flexiblen Wochenmodellen,
• projektbezogene Zeitbuchung,
• mobile Nutzung über App oder Browser,
• automatische Auswertungen mit Echtzeit-Dashboards,
• Schnittstellen zu Lohn- und Personalverwaltung.

Erfolgsfaktoren bei Implementierung

Eine erfolgreiche Zeiterfassung hängt davon ab, wie gut Prozesse erklärt und verankert werden. Die Einführung erfordert klare Regeln, eine Schulung von Beschäftigten und Offenheit für Rückfragen. Die Akzeptanz steigt, wenn der Nutzen für Beschäftigte erkennbar wird, etwa durch einfaches Nachtragen von Zeiten und den Überblick über eigene Zeitkonten. Das HR sollte die Verwendung der Daten transparent darstellen und Feedbackschleifen einbauen. Ein zentraler Punkt ist die regelmäßige Überprüfung der Regeln, weil sich Arbeitsmodelle weiterentwickeln.

Gesetzeslage zur Zeiterfassung 2026

Für das Jahr 2026 ist vorgesehen, die bestehende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus der Rechtsprechung ausdrücklich in das Arbeitszeitgesetz zu überführen. Geplant ist eine verbindliche elektronische Dokumentation von Beginn, Ende, Pausen und Dauer der täglichen Arbeitszeit, die objektiv und zugänglich ausgestaltet sein muss. Übergangsfristen sollen nach Unternehmensgröße gestaffelt gelten, mit kürzeren Fristen für größere Arbeitgeber und längeren Fristen für kleinere Betriebe, während Kleinstbetriebe häufig ausgenommen bleiben.

Rolle von KI in der Zeiterfassung der Zukunft

Künstliche Intelligenz ist auch im Bereich der Zeiterfassung ein wachsendes Thema. KI kann unterstützen, zeitbezogene Daten automatisch analysiert, Auffälligkeiten bei Pausen oder Überstunden zu erkennen und wiederkehrende Muster in Projekt- und Erholungszeiten zu identifizieren. Prädiktive Funktionen prognostizieren Auslastungstrends und optimieren Ressourcenplanung, während Echtzeit-Insights Compliance mit der EU-KI-Verordnung sichern. So beschleunigen KI-Systeme Prozesse, minimieren Fehler und fördern datenbasierte Entscheidungen für HR und Führungskräfte.

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Hybrides Arbeiten, KI und Nachhaltigkeit sollen die Büroeinrichtung 2026 prägen. Abbildung: Interstuhl

Das Büro verändert seinen Charakter. Unternehmen nutzen es zunehmend als Instrument für Zusammenarbeit, Entwicklung und Identität. Grund dafür sind hybride Arbeitsmodelle, veränderte Teamstrukturen, Fachkräfteengpässe und wachsende Anforderungen an Gesundheit und Nachhaltigkeit. Die zentrale Frage lautet nicht mehr, ob Büros benötigt werden, sondern wofür. Laut IBA sollten in diesem Jahr folgende Merkmale die Planung und Einrichtung von Büros beeinflussen:

1. Hybrides Arbeiten braucht Raumanker

Flexibilität bleibt ein Merkmal moderner Wissensarbeit. Gleichzeitig entstehen neue Herausforderungen für Abstimmung und Zusammenhalt. Unternehmen reagieren mit festen Teamtagen, Präsenzanlässen und räumlich verankerten Treffpunkten, die gemeinsame Zeit strukturieren und soziale Bindung stärken.

2. Adaptive Flächen ersetzen starre Programme

Projektarbeit verändert sich heute oft schneller als klassische Raumprogramme. Deshalb rücken modulare Arbeitszonen in den Vordergrund, die sich für Austausch, Fokus, Kreativität oder Lernen konfigurieren lassen. Activity-Based-Working entwickelt sich dabei zu einem praxisnahen Baukasten.

3. Smart Office wird alltagstauglich

Sensorik und digitale Buchungssysteme liefern Daten zu Auslastung, Raumklima und Energieverbrauch. Unternehmen nutzen diese Informationen, um ihre Flächen effizienter zu betreiben, Engpässe zu vermeiden und den Komfort zu verbessern. Im Mittelpunkt stehen Anwenderfreundlichkeit und ein transparenter Umgang mit Daten.

4. KI verändert Zusammenarbeit und Raumlogik

Künstliche Intelligenz unterstützt Teams bei der Wissensverarbeitung und bei Abläufen. Dadurch entstehen neue Anforderungen an die Gestaltung physischer Arbeitsumgebungen. Flächen für Co-Creation, Review und Prototyping gewinnen an Relevanz. Und Büros werden zu Orten, an denen Teams KI-gestützte Prozesse erproben und weiterentwickeln.

5. Räume prägen Verhalten und Kultur

Workplace-Strategen und Architekturpsychologen weisen darauf hin, dass Raumgestaltung die Kommunikation, Konzentration und das Zugehörigkeitsgefühl beeinflusst. Unternehmen berücksichtigen diese Wirkung bei der Planung stärker, da Büros zunehmend kulturelle und organisatorische Funktionen übernehmen.

6. Wellbeing und Erlebnisqualität rücken in den Vordergrund

Beschäftigte erwarten ergonomische Arbeitsplätze, eine gute Akustik, Tageslicht und eine angenehme Luftqualität. Zusätzlich entstehen Rückzugsorte, informelle Begegnungszonen und Bereiche mit biophilen Elementen, um die Vor-Ort-Präsenz attraktiver zu machen und Bindung sowie gesundes Arbeiten zu fördern.

7. Nachhaltigkeit und Kreislauffähigkeit werden zum Designprinzip

Unternehmen orientieren sich bei (Um-)Bau, Betrieb und Beschaffung stärker an Kreislauffähigkeit und Langlebigkeit. Modulare Systeme, Wiederverwendbarkeit und digitale Lebenszyklusdaten schaffen die Basis für energie- und ressourceneffiziente Arbeitswelten.

Das Jahr 2026 markiert dem IBA zufolge einen Übergang, denn die Anforderungen an den physischen Arbeitsplatz verändern sich. Das Büro entwickelt sich vom rein funktionalen Arbeitsort zu einem gestalteten sozialen und kognitiven Umfeld, das Zusammenarbeit, Lernen und Gesundheit ermöglicht. Nicht das Büro an sich steht zur Disposition, sondern seine Rolle. Und diese gewinnt an Bedeutung, je vielfältiger Arbeit wird.

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Digitale Vertragsverwaltung leistet nicht nur einen Beitrag zur Effizienz, sondern auch zur Nachhaltigkeit und Sicherheit im Unternehmen. Abbildung: Sora Shimazaki, Pexels

Viele Unternehmen verwalten ihre Verträge noch immer mit Papierordnern, Netzlaufwerken und Excel-Listen. Solche Systeme stoßen schnell an ihre Grenzen, besonders wenn mehrere Personen gleichzeitig auf Verträge zugreifen müssen oder Fristen eingehalten werden sollen. Fehlende Dokumente, veraltete Versionen und übersehene Termine sind häufig die Folge. Im hektischen Arbeitsalltag fehlt oft die Zeit für eine saubere Pflege. Gerade im Homeoffice zeigt sich, wie wichtig eine moderne, digitale Lösung für eine zuverlässige Vertragsverwaltung ist.

Was digitale Vertragsverwaltung leistet

Digitale Vertragsverwaltung geht weit über das bloße Ablegen von Dokumenten hinaus. Sie bündelt Vertragsdaten zentral, macht sie jederzeit zugänglich und übernimmt automatisch die Fristenüberwachung. Verträge werden in digitalen Akten strukturiert verwaltet, egal ob es sich um Arbeitsverträge, Mietverträge oder Liefervereinbarungen handelt. Zugriffsrechte lassen sich gezielt steuern, Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert. Auch digitale Unterschriften sind integriert, was Freigaben deutlich vereinfacht. Besonders im hybriden Arbeitsalltag zeigt sich der Nutzen: Vertragsdokumente sind jederzeit abrufbar, unabhängig vom Standort. Eine professionelle digitale Vertragsverwaltung sorgt so für mehr Transparenz, Sicherheit und Effizienz und ersetzt manuelle Abläufe durch klare Prozesse.

Office-Teams profitieren von digitalen Vertragsprozessen

Vertragsprozesse werden effizienter, wenn Dokumente nicht nur zentral gespeichert, sondern auch sinnvoll strukturiert und mit relevanten Abläufen verknüpft sind. So behalten Personalverantwortliche den Überblick über befristete Arbeitsverträge und Fristen. Im Einkauf lassen sich Liefervereinbarungen schnell und zuverlässig finden. Auch Assistenzen profitieren von klaren Strukturen bei Miet- oder Wartungsverträgen. Automatische Erinnerungen und digitale Akten reduzieren den administrativen Aufwand und helfen, Fehler zu vermeiden. Alle Beteiligten greifen auf dieselbe, aktuelle Datenbasis zu, was die bereichsübergreifende Zusammenarbeit erleichtert. Besonders in größeren oder verteilten Teams entstehen so spürbare Entlastungen im Arbeitsalltag.

Mehr Struktur, weniger Stress

Ein modernes System zur Vertragsverwaltung entfaltet seine Stärken besonders im Büroalltag. Von der Vertragserstellung über die Freigabe bis zur Archivierung läuft alles digital ab. Vorlagen mit geprüften Klauseln sorgen für rechtlich korrekte Inhalte, Änderungen werden automatisch dokumentiert. Zuständige Personen erhalten Benachrichtigungen zur Prüfung, der unterschriebene Vertrag wird sicher archiviert und bleibt jederzeit auffindbar. Die digitale Unterschrift erfolgt über integrierte Schnittstellen wie DocuSign, ohne Medienbruch. Auch die Fristenüberwachung ist automatisiert: Das System erinnert rechtzeitig an anstehende Kündigungen oder Verlängerungen. Persönliche Kalender oder manuelle Notizen werden dadurch überflüssig. Alle Beteiligten greifen auf dieselben Informationen zu, was Transparenz schafft und Missverständnisse vermeidet. So entsteht ein strukturierter Ablauf, der nicht nur Zeit spart, sondern auch rechtliche Sicherheit bietet. Was früher oft mühsam und fehleranfällig war, wird durch digitale Prozesse nachvollziehbar, effizient und zuverlässig.

Nachhaltigkeit und Sicherheit

Digitale Vertragsverwaltung leistet nicht nur einen Beitrag zur Effizienz, sondern auch zur Nachhaltigkeit und Sicherheit im Unternehmen. Sie reduziert den Papierverbrauch, spart Lagerfläche und senkt Druck- sowie Versandkosten. Verträge müssen nicht mehr in Aktenschränken archiviert werden, sondern stehen digital und zentral zur Verfügung. Gleichzeitig erfüllen moderne Systeme alle Anforderungen an Datenschutz und Compliance. Sensible Daten wie Gehälter oder Vertragsinhalte sind durch verschlüsselte Übertragung, klare Zugriffsrechte und revisionssichere Archivierung zuverlässig geschützt. Gesetzliche Vorgaben wie DSGVO oder GoBD werden automatisch eingehalten. Ein weiterer Vorteil liegt in der Ausfallsicherheit: In cloudbasierten Lösungen sind Vertragsdaten mehrfach gesichert und auch unterwegs jederzeit abrufbar.

Fazit

Verträge sind geschäftskritisch, doch ihre Verwaltung ist häufig fehleranfällig und unnötig aufwendig. Digitale Lösungen schaffen Abhilfe, indem sie Übersicht, Sicherheit und Effizienz im Büroalltag verbessern. Wer moderne Büroarbeit ermöglichen möchte, sollte Papierordner und manuelle Fristenplanung durch ein durchdachtes digitales Vertragsmanagement ersetzen.

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Simon Klopp, Director Customer Success EMEA bei Elatec. elatec-rfid.com. Abbildung: Markus Reuter

OFFICE ROXX: Herr Klopp, wie verändern moderne Arbeitsplatzkonzepte wie Coworking-Spaces, Hot Desking oder hybride Teams die Anforderungen an Druckumgebungen?

Simon Klopp: Der Arbeitsalltag spielt sich heute oft in zentralen Großraumbüros, Coworking-Spaces oder unterwegs ab. In vielen Organisationen werden Drucksysteme gemeinsam genutzt – von unterschiedlichen Abteilungen, wechselnden Teams oder externen Partnern. Dadurch entstehen neue Anforderungen: Wer darf wann was drucken? Wie wird sichergestellt, dass vertrauliche Informationen nur von autorisierten Personen abgeholt werden? Die Antwort liegt in einer sicheren, benutzerbasierten Zugriffskontrolle – unabhängig vom Gerät, der eingesetzten Technik oder dem Standort.

Welche Sicherheitslücken und Datenschutzrisiken entstehen beim Drucken in offenen Arbeitsumgebungen?

In offenen Druckumgebungen bleiben Ausdrucke häufig unbeaufsichtigt im Ausgabefach. Informationen können so leicht in falsche Hände geraten – ein klarer Verstoß gegen Datenschutzvorgaben der DSGVO, welche den Schutz personenbezogener Daten vor unbefugtem Zugriff fordern. Ohne Authentifizierung fehlt zudem die Nachvollziehbarkeit, wer wann welche Funktionen des Geräts genutzt hat – vom Drucken bis zum Scannen. Nur eine benutzerbasierte Authentifizierung schützt vor unbefugtem Zugriff und schafft die nötige Transparenz. Viele Organisationen unterschätzen dieses Risiko – bis ein datenschutzrechtlicher Vorfall konkrete Folgen hat.

Mit den RFID-Readern von Elatec authentifizieren zum sicheren Drucken. Abbildung: Elatec

Wie kann eine technologieoffene Benutzeridentifikation dabei helfen, solche Risiken zu reduzieren, etwa durch den Einsatz von RFID-Lesern mit NFC und BLE?

Einheitliche Zugangssysteme mit universellen Lesegeräten ermöglichen eine zuverlässige Zugangskontrolle, sei es für Geräte, digitale Anwendungen oder Zutritte. Mitarbeitende authentifizieren sich mit einem Medium ihrer Wahl – etwa einem Ausweis oder dem Smartphone – und erhalten nur Zugriff auf freigegebene Funktionen oder Bereiche. Gerade im Hinblick auf gesetzliche Anforderungen wie die NIS-2-Richtlinie oder KRITIS-Vorgaben ermöglichen sie eine normgerechte Zugriffskontrolle und Protokollierung sicherheitskritischer Vorgänge.

Was sind die Vorteile Ihrer Authentifizierungshardware im Umfeld dezentraler Druckinfrastrukturen, wie bei Unternehmen mit vielen Standorten?

Global agierende Unternehmen benötigen einheitliche Standards, aber auch Flexibilität für regionale Anforderungen. Unsere universellen Lesegeräte lassen sich weltweit herstellerunabhängig integrieren und unterstützen bestehende Kartentechnologien und mobile Credentials, wie sie regional oder unternehmensspezifisch im Einsatz sind. Zudem erfüllen unsere RFID-Leser bis zu 110 länderspezifische Zertifizierungen – ein klarer Vorteil bei internationalen Roll-outs. Konfigurationen können zentral und flexibel per Remote-Update verwaltet werden. Ein eingebettetes Authentifizierungssystem erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Produktivität, entlastet die IT und schafft Transparenz bei Zugriffen sowie Druckkosten.

Das RFID-Modul TWN4 MultiTech 2 von Elatec unterstützt NFC und optional Bluetooth Low Energy (BLE). Abbildung: Markus Reuter

Wie profitieren Unternehmen langfristig von einem universellen Authentifizierungssystem, das über den Druck hinausgedacht ist?

Ein universeller RIFID-Leser bildet die Grundlage für ein ganzheitliches Zugangsmanagement und schafft dank offener Architektur die technische Unabhängigkeit, die Unternehmen heute brauchen. Mit einem einzigen Authentifizierungsmedium lassen sich nicht nur Druckaufträge freigeben, sondern auch Zutritte steuern, Arbeitszeiten erfassen oder Single-Sign-On-Funktionen nutzen. Elatec unterstützt diesen Unified-Access-Ansatz mit Multitechnologie-Lesegeräten, die sich flexibel erweitern lassen – je nach Bedarf und Anwendungsszenario. Gerade in dynamischen Arbeitsumgebungen wie Shared Offices entstehen so effiziente Prozesse mit klaren Berechtigungsstrukturen. Für Betreiber bedeutet das weniger Aufwand, für Nutzer mehr Komfort und für Unternehmen ein zukunftssicheres Sicherheitskonzept, das sich an neue Anforderungen anpassen lässt.

Warum ist Benutzerfreundlichkeit – neben Sicherheit – ein zentraler Erfolgsfaktor bei Authentifizierungssystemen in Arbeitsumgebungen?

Ein Authentifizierungssystem ist nur dann wirksam, wenn es von den Nutzern akzeptiert und konsequent verwendet wird. In flexiblen Arbeitsmodellen mit wechselnden, temporären oder externen Mitarbeitenden ist deshalb eine intuitive, reibungslose Bedienung entscheidend. Lange Einweisungen oder aufwendige Set-ups sind dort kaum umsetzbar. Die RFID-Reader von Elatec ermöglichen eine schnelle und unkomplizierte Identifikation mit Mitarbeiterausweis oder Smartphone. Gerade für junge und digital affine Nutzergruppen ist der Einsatz von Smartphones – sogenannte mobile Credentials – heute oft der bevorzugte Weg. So wird Sicherheit im Alltag nicht als Hindernis erlebt, sondern zur Selbstverständlichkeit – und damit zum gelebten Standard.

Vielen Dank.

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Büropräsenz: Der Freitag verzeichnet mit plus acht Prozent den größten Anstieg im Vergleich zum Vorjahr. Abbildung: Memento Media, Unsplash

Das Schweizer Unternehmen Deskbird hat von September 2024 bis Februar 2025 die Buchungsdaten von rund 23.000 Nutzern in den größten deutschen Städten sowie von 3.000 Nutzern in Paris, Wien und Zürich analysiert.

Freitag legt zu

Insgesamt ist die Büroanwesenheit leicht gestiegen. Die beliebtesten Wochentage sind Dienstag und Mittwoch mit je 67 Prozent Anwesenheit. Auffällig ist der Freitag: Zwar bleibt er mit 54 Prozent der schwächste Tag, verzeichnet aber mit einem Plus von acht Prozent gegenüber dem Vorjahreszeitraum den höchsten Anstieg.

Bei der Anwesenheit nach Unternehmensgröße liegen mittelgroße Unternehmen (251 bis 1.499 Mitarbeitende) mit 62 Prozent Anwesenheit vorn, dicht gefolgt von Großunternehmen (ab 1.500 Mitarbeitenden) mit 61 Prozent. Auf dem letzten Platz liegen kleine Unternehmen unter 250 Mitarbeitenden mit 54 Prozent. „Mitarbeitende mittlerer und großer Unternehmen sind insgesamt häufiger im Büro als die Teams in kleineren Unternehmen. Besonders die großen Unternehmen forcieren aktuell in Deutschland den Return to Office“, sagt Ivan Cossu, CEO und Co-Founder von Deskbird.

Mia san Office

Im Städtevergleich liegt Stuttgart im Zeitraum von September 2024 bis Februar 2025 mit durchschnittlich 66 Prozent Büroanwesenheit vorn, gefolgt von München (62 Prozent) und Leipzig (59 Prozent). Damit lösen die beiden Großstädte im Süden Deutschlands Leipzig als Spitzenreiter ab. Dort lag die Büropräsenz im Vorjahreszeitraum noch bei 71 Prozent. Das Schlusslicht bildet mit 49 Prozent Anwesenheit nach wie vor Frankfurt/Main. In den 2023/24 stärker frequentierten Städten wie Leipzig (71 Prozent in 2023/24 vs. 59 Prozent in 2024/25) und Köln (70 Prozent in 2023/24 vs. 58 Prozent in 2024/25) ist also ein deutlicher Rückgang der Präsenz zu beobachten. In den anderen untersuchten Städten gibt es hingegen nur geringe Schwankungen.

Im internationalen Vergleich liegt Zürich mit 68 Prozent unangefochten vorn, gefolgt von Wien (64 Prozent). Paris hingegen verzeichnet mit 52 Prozent eine niedrige Anwesenheit, vergleichbar mit Hamburg (53 Prozent).

Konzerne vor Kmu

Die Auslastung der Schreibtische in Deutschland ist am Dienstag und Mittwoch mit 37 bzw. 36 Prozent am höchsten, gefolgt von 33 Prozent am Donnerstag. Montags (30 Prozent) und freitags (20 Prozent) sind die Schreibtische deutlich weniger ausgelastet.

Große Unternehmen haben mit 34 Prozent die höchste Schreibtischauslastung, während der Mittelstand mit 27 Prozent am niedrigsten liegt. Obwohl kleine Unternehmen im Vorjahr vorne lagen, haben sich bei der Büroauslastung nun die großen Unternehmen an die Spitze gesetzt.

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Zu viele virtuelle Meetings beeinträchtigen das Wohlbefinden. Abbildung: Nadezhda1906, Depositphotos

Fehlender Blickkontakt, anhaltendes Starren auf den Bildschirm und eine unnatürliche Haltung vor der Kamera belasten sowohl die geistige als auch die körperliche Gesundheit. Häufige Symptome sind Konzentrationsmangel, Reizbarkeit und physische Beschwerden wie Kopf- und Rückenschmerzen. In der Folge sinkt die Produktivität, während die Fehleranfälligkeit steigt. Unternehmen, die diesen Problemen keine Beachtung schenken, riskieren eine wachsende Zahl von langfristigen, krankheitsbedingten Arbeitsausfällen, ineffiziente Abläufe und wirtschaftliche Verluste.

Wenn Meetings müde machen

Ein zentraler Faktor für Zoom-Fatigue liegt in der Art und Weise, wie digitale Kommunikation abläuft. In physischen Meetings wandert der Blick natürlich durch den Raum, wodurch das Gehirn Entlastung erfährt. In Videokonferenzen jedoch bleibt der Fokus meist auf Gesichter gerichtet, oft in übermäßig großen Darstellungen. Gleichzeitig beobachten sich die Teilnehmer aber auch ständig selbst. Das verursacht eine zusätzliche Anstrengung, da es nicht möglich ist, gleichzeitig sowohl auf den Monitor als auch in die Kamera zu blicken. Diese permanente Entscheidung zwischen Blickkontakt und Bildschirmanalyse führt zu einer mentalen Überlastung und einem erhöhten Stresspegel.

Ergonomie, Kultur und KI

Ein Lösungsansatz besteht in der Kombination aus arbeitswissenschaftlichen Anpassungen, optimierter Meetingkultur und technischer Innovation. So helfen höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Stühle und eine optimale Bildschirmhöhe, Fehlhaltungen zu vermeiden, während asynchrone Kommunikationsformen wie Sprachnachrichten, kollaborative Dokumente und Chattools die Notwendigkeit ständiger Videokonferenzen verringern können. Daneben helfen auch festgelegte Zeiten ohne Meetings, die es Angestellten ermöglichen, ungestört zu arbeiten. Manche Unternehmen setzen auch verstärkt auf Softwarelösungen, um virtuelle Begegnungen natürlicher zu gestalten. Der Webcam-Treiber Casablanca zum Beispiel stellt mittels künstlicher Intelligenz einen natürlichen Sichtkontakt her und löst neben dem Winkel der Kopfhaltung auch den der Blickrichtung auf. So verschiebt sich die Kameraperspektive hinter die Augen des jeweiligen Gesprächspartners.

Fertig mit Fatigue

Die digitale Zusammenarbeit bleibt ein fester Bestandteil der modernen Berufswelt. Unternehmen müssen daher die Herausforderung meistern, Arbeitsplätze gleichzeitig effizient und gesundheitsfördernd zu gestalten, um die Folgen von Zoom-Fatigue zu minimieren. Denn eine konzentrierte und gesunde Belegschaft bildet die Grundlage für wirtschaftlichen Erfolg.

Abbildung: Casablanca.AI   Markus Vollmer, COO, Co-Founder, Casablanca.AI GmbH. casablanca.ai

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Der Abschluss von Arbeitsverträgen ist in Deutschland seit dem 1. Januar auch digital möglich. Abbildung: Jovana V female, Freepik

Diese Neuerungen eröffnen Unternehmen und Personalabteilungen neue Möglichkeiten, erfordern jedoch auch eine präzise Umsetzung.

Textform ersetzt Schriftform

Bis Ende 2024 war für Arbeitsverträge in der Regel die Schriftform erforderlich. Das bedeutete: eigenhändige Unterschrift auf Papier. Mit dem BEG IV genügt nun in vielen Fällen die Textform gemäß § 126b BGB. Das umfasst elektronische Dokumente wie PDFs oder E-Mails, die dem Arbeitnehmer dauerhaft zugänglich gemacht werden müssen. Eine Unterschrift ist dabei nicht mehr zwingend erforderlich. Dadurch wird die digitale Erstellung, Übermittlung und Archivierung von Arbeitsverträgen erleichtert, was den Verwaltungsaufwand deutlich senkt und Zeit, Kosten sowie Lagerplatz spart. Gleichzeitig ermöglicht die digitale Bereitstellung einen flexiblen und sicheren Zugriff für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, verbessert die Transparenz und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Wann weiterhin Schriftform nötig ist

Trotz der Erleichterungen gibt es Ausnahmen. Befristete Arbeitsverträge unterliegen weiterhin der Schriftformerfordernis gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG. Eine Ausnahme gilt jedoch für Befristungen, die an das Erreichen der Regelaltersgrenze gekoppelt sind – diese dürfen nun in Textform vereinbart werden. Darüber hinaus bleibt in bestimmten Branchen wie dem Baugewerbe oder der Gastronomie die Schriftform aufgrund der Vorgaben des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes weiterhin verpflichtend. Auch bei bestimmten arbeitsrechtlichen Vereinbarungen wie etwa Aufhebungsverträgen kann weiterhin die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben sein. Es empfiehlt sich daher, im Einzelfall die jeweiligen gesetzlichen Anforderungen zu prüfen.

Anforderungen an digitale Arbeitsverträge

Für die rechtssichere Umsetzung digitaler Arbeitsverträge müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

• Die Vertragsbedingungen müssen dem Arbeitnehmer in Textform übermittelt werden.
• Das Dokument muss dauerhaft zugänglich, speicherbar und ausdruckbar sein.
• Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht erforderlich, kann jedoch verwendet werden.
• Der Arbeitnehmer kann weiterhin einen schriftlichen Nachweis verlangen.

Diese Anforderungen ermöglichen eine flexible Gestaltung des Vertragsabschlusses, insbesondere im digitalen Umfeld.

Elektronische Signaturen im Überblick

Je nach Art des Arbeitsvertrags und den spezifischen Anforderungen können verschiedene Formen der elektronischen Signatur zum Einsatz kommen:

Ergänzungen:

• Bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur sind Methoden wie PIN, TAN oder Ausweisdokument gängig.
• Die qualifizierte elektronische Signatur ist die einzige Form, die die gesetzliche Schriftform nach § 126a BGB ersetzt.

Die Auswahl der geeigneten Signaturform hängt von den rechtlichen Anforderungen und dem gewünschten Sicherheitsniveau ab.

Praktische Umsetzung und Empfehlungen

Für Unternehmen bietet die neue Regelung die Möglichkeit, den Onboarding-Prozess zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Dabei sollten folgende Punkte beachtet werden:

• Verwendung von HR-Tools oder sicheren E-Mail-Systemen zur Übermittlung der Verträge.
• Sicherstellung der dauerhaften Verfügbarkeit der Vertragsdokumente für den Arbeitnehmer.
• Dokumentation des Empfangs, zum Beispiel durch Lesebestätigungen.
• Berücksichtigung der Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei der Einführung neuer Verfahren.

Durch die sorgfältige Umsetzung der neuen Vorgaben können Unternehmen von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren und gleichzeitig rechtliche Sicherheit gewährleisten.

Digitalisierungsschub im Arbeitsrecht

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV führt über die Textformregelung hinaus weitere arbeitsrechtliche Anpassungen ein. Die Nachweispflicht nach dem Nachweisgesetz wurde auf digitale Formate ausgeweitet, was die elektronische Übermittlung arbeitsvertraglicher Informationen erleichtert. Auch in der Lohnabrechnung ergeben sich Spielräume: Dokumente wie Gehaltsnachweise dürfen nun ausschließlich digital bereitgestellt werden, sofern ein dauerhafter Zugriff gewährleistet ist. Damit stärkt das BEG IV die digitale Personalverwaltung in Unternehmen und reduziert zugleich den Aufwand für papiergebundene Prozesse. Ergänzend wurden Vereinfachungen bei geringfügiger Beschäftigung sowie bei der Meldung an die Sozialversicherung eingeführt.

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Smart Office von Liz: Mit der App können Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Parkplätze und Schließfächer einfach gebucht und verwaltet werden. Die Plattform erfasst Echtzeit-Auslastungsdaten und bietet eine Integration in bestehende Systeme wie Microsoft Teams oder Slack sowie ein mehrstufiges Rechtesystem, beispielsweise für HR, Finance oder IT.

DeskNow von DeskNow: Mit der cloudbasierten Lösung für das Management von Büro- und Arbeitsräumen können Mitarbeitende flexibel und ortsunabhängig Arbeitsplätze und Meetingräume nach den Vorgaben des Unternehmens buchen. Das Tool bietet zudem eine Auslastungsanzeige in Echtzeit, ein Zutrittsmanagement sowie eine zentrale Benutzerverwaltung.

Smart Office von Bene. Abbildung Bene

Smart Office von Bene: Mit einem Klick zeigt das Buchungstool verfügbare Büroflächen an, die ebenso den Richtlinien des Social Distancing entsprechen. Besprechungsräume, Arbeitsplätze und Locker können per App oder Webtool gebucht werden. Smart Office by Bene wurde gemeinsam mit den Unternehmen Thing-it und GMS entwickelt.

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Digitale Lösungen können die Effizienz, Transparenz und Benutzerfreundlichkeit in Unternehmen nachhaltig verbessern. Abbildung: Nils Ackermann, Depositphotos

Der Umstieg von analogen auf digitale Prozesse erfordert eine klare Strategie und eine schrittweise Umsetzung. Dabei sind vier Schritte entscheidend:

#1 Bestehende Prozesse analysieren: Der erste Schritt zur Digitalisierung besteht darin, ineffiziente Abläufe zu identifizieren.

#2 Die richtige Technologie wählen: Nicht jede digitale Lösung passt zu jedem Unternehmen. Entscheidend ist, dass neue Tools intuitiv, benutzerfreundlich und kompatibel mit bestehenden Systemen sind.

#3 Mitarbeitende aktiv einbinden: Widerstand gegen neue Technologien entsteht oft durch mangelnde Transparenz und Unsicherheit. Frühzeitige Schulungen und eine offene Kommunikation erleichtern die Akzeptanz neuer Prozesse.

#4 Flexibel bleiben und kontinuierlich optimieren: Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Prozess. Unternehmen sollten regelmäßig evaluieren, welche Verbesserungen möglich sind.

Digitale Spesenabrechnungssysteme sind ein Beispiel dafür, wie Automatisierung zu mehr Effizienz und Transparenz führen kann:

• Smart Scan: Dank automatischer Datenextraktion sparen sich Mitarbeitende die Eingabe von Beleginformationen.
• Echtzeit-Tracking: Mitarbeitende können jederzeit den Status ihrer Spesenabrechnungen einsehen.
• Archivierung nach GoBD-Standards: Elektronische Belege werden sicher rechts- und revisionskonform gespeichert.
• Automatisierte Prüfmechanismen: Fehler oder doppelte Einreichungen werden automatisch erkannt, wodurch die Buchhaltung effizienter arbeiten kann.

Papierbasierte Abrechnungsprozesse können für die Personalabteilung und Buchhaltung frustrierend sein, da sie fehleranfällig, zeitaufwändig und oft intransparent sind. Mögliche Folgen sind verzögerte Erstattungen, verlorene Belege und ein hoher administrativer Aufwand.

Mit Echtzeit-Tracking können Mitarbeitende jederzeit den Status ihrer Spesenabrechnungen einsehen. Abbildung: AllaSerebrina, Depositphotos

Digitale Lösungen können Abhilfe schaffen und zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. Das sind die Vorteile:

• Reduzierung des administrativen Aufwands: Weniger manuelle Eingaben bedeuten weniger Fehler und mehr Zeit für produktive Aufgaben.
• Transparenz und Datenanalyse: Buchhaltung und Geschäftsführung haben über umfassende Analyse-Module jederzeit einen Überblick über Spesenkosten.
• Sicherheit: Dank automatischer Einhaltung der Kostenrichtlinien und KI-gestützter Fehlerwarnsysteme können Fehler und Betrugsversuche reduziert werden.
• Flexibilität für mobile Teams: Gerade für außendiensttätige oder remote arbeitende Mitarbeitende sind mobile Lösungen von Vorteil.

Unternehmen, die moderne und intuitive Lösungen einsetzen, können nicht nur von effizienteren Abläufen profitieren, sondern auch das Arbeitsumfeld positiv gestalten. Die Umstellung auf papierlose Abläufe trägt außerdem zu mehr Nachhaltigkeit bei, da Unternehmen so ihren Ressourcenverbrauch senken können.

Abbbildung: N2F   Bertrand Muth, General Manager of International, N2F. n2f.com

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Bezüglich KI am Arbeitsplatz herrschen unterschiedliche Vorstellungen. Abbildung: Denisismagilov, Depositphotos

Künstliche Intelligenz verändert die Arbeitsweise des Menschen rasant. Allgemein herrscht die Auffassung, dass sie Produktivität, Innovation und Entscheidungsfindung positiv verändern wird. Doch eine Vertrauenslücke zwischen Arbeitnehmern und -gebern könnte dieses Potenzial untergraben.

Diskrepanzen in der Wahrnehmung

Eine im Januar veröffentlichte Qualtrics-Studie mit mehr als 35.000 Teilnehmern aus 22 Länder hat ergeben, dass 41 Prozent der Befragten KI als Instrument zur Qualitätsverbesserung ansehen. Genauso viele glauben, dass sie dank ihr neue, sinnvolle Aufgaben übernehmen können. Allerdings planen nur 26 Prozent der Arbeitnehmer, mit KI ihre Arbeitsquantität zu steigern. Dem gegenüber stehen 31 Prozent der Führungskräfte. Noch größer ist die Diskrepanz in Bezug auf Wohlbefinden und Ethik: Nur 42 Prozent meinen, dass eine KI-Einführung unter Berücksichtigung ihres Wohlbefindens stattfindet, und nur 41 Prozent, dass sie nach klaren Richtlinien erfolgt. Jedoch sind 69 Prozent der Führungskräfte überzeugt davon, dass ethische Rahmenbedingungen dabei fest verankert sind. Ganze 77 Prozent der Führungskräfte glauben zudem an eine effektive KI-Einführung – eine Gewissheit, die nur von 51 Prozent ihrer Angestellten geteilt wird.

Klare Kommunikation: Transparenz als A und O

Unternehmen müssen daher zunächst verstehen, wie ihre Angestellten über die Technologie denken, um Bedenken ausräumen zu können. Mitarbeitende, die das Gefühl haben, gehört zu werden, fassen eher Vertrauen und akzeptieren bereitwilliger Veränderungen. Feedback-Möglichkeiten sind eine Chance, Sorgen anzusprechen, Ideen einzubringen und sich eingebunden zu fühlen. Bei der Einbindung von KI in Arbeitsprozesse ist es essenziell, den richtigen Rahmen vorzugeben, damit Beschäftigte sich wohlfühlen und die neue Technologie effektiv nutzen. Durch eine klare Kommunikation über Zweck, erwarteten Nutzen und ethische Richtlinien kann Angst abgebaut und Vertrauen gestärkt werden. Die Entwicklung eindeutiger Prinzipien für den Einsatz und regelmäßige Informationen über Fortschritte und Entscheidungen ermöglichen Unternehmen die notwendige Transparenz.

So klappt KI in Büro & Co.

Durch Schulungen und kontinuierliche Unterstützung erwächst das Verständnis, wie KI Arbeit ergänzen und unterstützen kann. Maßgeschneiderte Trainingsprogramme können Mitarbeitende auf Veränderungen vorbereiten. Indem Führungskräfte offen auf die Bedenken von Mitarbeitenden eingehen, können Unternehmen sicherstellen, dass KI die Arbeit letztendlich verbessert, anstatt sie zu stören.

Abbildung: Qualtrics Simon Daly, Employee Experience Strategy Director, Qualtrics. qualtrics.com

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