Shredmatic 150 von Dahle : Der neue Schredder vereint Leistung und Komfort: Mit Sicherheitsstufe P-4 (Partikelschnitt) vernichtet das Autofeed-Gerät bis zu 150 Blatt Papier in einem Durchgang – leise und effizient. Das ermöglicht bequemes Stapel-Schreddern ohne störenden Lärm in Büro und Homeoffice: einfach Dokumente einlegen und entspannt weitermachen. Der perfekte Partner für sichere Datenvernichtung.

Shredstar Autofeed X300 von HSM: Mit dem automatischen Papiereinzug verarbeitet der Aktenvernichter bis zu 300 Blatt in einem Durchgang – für große Zeitersparnis im Büro. Der Partikelschnitt nach Sicher¬heitsstufe P-4 sorgt für die DSGVO-konforme Vernichtung sensibler Unterlagen. Dank des leisen Betriebs können sich alle Kollegen ungestört auf ihre Aufgaben konzentrieren.

Shredcat 8291 CC von Ideal: Die automatische Vernichtung von größeren Mengen Papier ist mit dem neuen Autofeed-Modell von Ideal leicht zu erledigen. Bis zu 150 Blatt (80g/m2) einlegen, Deckel schließen und Start drücken. Der Rest läuft automatisch. Mit einem Partikelschnitt von 4 × 10 mm (Sicherheitsstufe P-4) werden vertrauliche Unterlagen DSGVO-konform geschreddert.

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Im Zweifel ist es laut dem DFK sicherer, das Geschenk abzulehnen. Abbildung: DragosCondreaW, Depositphotos

Eine eindeutige und allgemein verbindliche Wertgrenze für Geschenke gibt es dem DFK zufolge in der Praxis nicht. Zwar hält sich hartnäckig ein Orientierungswert von etwa 25 Euro, doch dieser dient lediglich als grobe Richtschnur. Die Grenzen sind laut Verband fließend und eine schematische Betrachtung verbietet sich. „Maßgeblich ist immer eine Einzelfallbewertung, bei der Erfahrung, Anlass, Position des Beschenkten sowie Zweck und Häufigkeit der Zuwendung bewertet werden. Gerade mehrfach kleine Geschenke über das Jahr verteilt sind gefährlich – werden sie in Summe relevant, kann dies den Eindruck einer unzulässigen Einflussnahme begründen“, so Rechtsanwalt Sebastian Müller, Fachanwalt für Arbeitsrecht vom DFK.

Werbegeschenke wie Kugelschreiber, Notizblöcke oder Kalender werden als Höflichkeiten angesehen und sind unproblematisch. Wird allerdings ein bestimmter Wert pro Absender und Kalenderjahr überschritten, kann dies – abhängig von den Compliance-Richtlinien des Unternehmens – eine Melde- oder Ablehnungspflicht nach sich ziehen.

Klare Unternehmensregeln sind wichtig

Laut DFK verfügen Unternehmen viel zu selten über klare Regelungen zu Geschenken. Wo interne Compliance-Richtlinien oder Vertragsklauseln existieren, haben diese unbedingt Vorrang. Wer die darin festgesetzten Grenzen überschreitet oder Meldepflichten ignoriert, riskiert arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur fristlosen Kündigung. Müller: „Im Zweifel sollte daher stets vor Annahme eines Geschenks der Arbeitgeber konsultiert und eine Genehmigung eingeholt werden. Achten Sie darauf, dass relevante Regelungen sich oft im Kleingedruckten oder in Anhängen zu Arbeitsverträgen beziehungsweise Betriebsvereinbarungen befinden.“

In der Praxis setzen laut Verband inzwischen mehr Unternehmen auf zentrale Geschenke-Annahmestellen oder Sammelaktionen, bei denen die Geschenke beispielsweise für den guten Zweck versteigert werden. Manche Unternehmen würden jedoch auch den Mitarbeitenden die Annahme jeglicher Geschenke untersagen. Das sei möglich und rechtlich bindend: Für die Beschäftigten gelte dann ein striktes Verbot.

Das Risiko der Korruption

Jedes Geschenk, das den Anschein erweckt, die Neutralität oder Integrität eines Beschäftigten zu beeinflussen, birgt arbeitsrechtliche und strafrechtliche Risiken, so der DFK. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mehrfach entschieden: Wenn die Gefahr besteht, dass sich der Mitarbeitende wegen der Geschenke so beeinflussen lässt, dass er gegen die Interessen des Unternehmens handeln würde, ist die Grenze der rechtlichen Zulässigkeit schon überschritten. „Die Grenze ist also erreicht, nicht nur bei offenkundigem Fehlverhalten, sondern schon dann, wenn die Gefahr besteht, dass eine Einflussnahme zugunsten eines Dritten denkbar erscheint“, so Müller. Auch ohne konkreten eingetretenen Schaden drohen Sanktionen. Gerade bei Arbeitnehmern in leitender Funktion oder im Einkauf reicht laut DFK oftmals schon der Anschein unerlaubter Vorteilsgewährung aus, um arbeitsrechtliche Konsequenzen auszulösen.

Problemfall: Digitale Geschenke

Mit der fortschreitenden Digitalisierung entstehen neue Formen von Geschenken, wie etwa Gutscheincodes, Streaming-Abos, digitale Geschenke in Online-Spielen oder gar gesponserte „Give-aways“ in den sozialen Medien. Für diese Geschenkeformen fehlt oft ein etabliertes Regelwerk im Arbeitsrecht, doch die Grundsätze bleiben dieselben: Auch digitale Geschenke gelten als Vorteile und können je nach Wert, Anlass und Zusammenhang problematisch werden, so der Verband.

Für Amtsträger gelten besonders strikte Vorgaben. Hier ist bereits die Annahme vermeintlich geringfügiger Geschenke strafrechtlich sensibel. Verstöße können dann also nicht nur arbeitsrechtliche, sondern auch dienstrechtliche und strafrechtliche Folgen haben.

Der DFK empfiehlt Mitarbeitenden, den Arbeitsvertrag und die Compliance-Richtlinien zu prüfen und sich daran zu halten. Bei Unklarheiten sollte die Genehmigung des Arbeitgebers eingeholt werden. Das gilt besonders, wenn der Schenker einen bestimmten Mitarbeitenden beschenken will, aber auch, wenn wiederholt kleine Geschenke gemacht werden. Im Zweifel sollte das Geschenk abgelehnt werden. Müller ergänzt: „Und bitte vermeiden Sie ‚kreative Umgehungen‘. Geschenke, bei denen eine teure Veranstaltungseinladung als ‚Fortbildung‘ ‚getarnt‘ werden, gehen erst recht nach hinten los, da hier die Verschleierung ja gerade den Vorsatz belegt.“

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Der Datendiebstahl per E-Mail – also Phishing – ist mit Abstand die häufigste Angriffsmethode. Abbildung: Markus Winkler, Pexels

Innerhalb eines Jahres verzeichneten 15 Prozent der befragten Unternehmen einen IT-Sicherheitsvorfall. Dabei handelte es sich um erfolgreiche Cyberattacken, auf die die Unternehmen aktiv re­agieren mussten. Dies geht aus einer Ipsos-Umfrage im Auftrag des TÜV-Verbands hervor. Für die Umfrage wurden 506 Unternehmen mit mindestens zehn Mitarbeitenden befragt. Im Vergleich zu einer TÜV-Studie von vor zwei Jahren ist der Anteil erfolgreich gehackter Unternehmen um vier Prozent angestiegen.

Licht und Schatten

Die Umfrageergebnisse legen nahe, dass viele Unternehmen die Risiken unterschätzen. So sehen sich 91 Prozent gegen Cyberangriffe gut oder sehr gut gerüstet. Doch jedes vierte Unternehmen (27 Prozent) gibt an, dass IT-Sicherheit für sie nur eine untergeord­nete oder gar keine Rolle spielt. Ungeachtet dessen spricht sich eine Mehrheit für gesetzliche Vorgaben beim Thema Cybersicherheit aus. Mehr als die Hälfte (56 Prozent) sind der Meinung, dass alle Unternehmen verpflichtet sein sollten, angemessene Maßnahmen für ihre Cybersicherheit zu ergreifen. Besonders kritisch ist laut TÜV-Verband, dass nur die Hälfte der befragten Unternehmen die NIS-2-Richtlinie kennt. Diese legt Mindeststandards für die Cyber­sicherheit in kritischen Branchen fest.

Hauptbedrohung Phishing

Laut der Umfrageergebnisse ist Phishing – der Datendiebstahl per E-Mail – mit Abstand die häufigste Angriffsmethode. 84 Prozent der betroffenen Unternehmen berichten von solchen Attacken, was ei­nem Anstieg von zwölf Prozent gegenüber der Studie aus dem Jahr 2023 entspricht. Ein Grund hierfür ist laut TÜV-Verband der Einsatz von KI, mit deren Hilfe Phishing-Mails personalisiert, Texte perfekt formuliert oder Sprachnachrichten gefälscht werden. An zweiter Stelle stehen mit 26 Prozent „sonstige Schadsoftware-Angriffe“. Dabei handelt es sich um Malware, die beispielsweise dazu dient, sensible Daten abzugreifen. Ransomware-sowie Passwort-Angriffe sind mit jeweils zwölf Prozent rückläufig.

KI als Risiko und Chance

Künstliche Intelligenz spielt sowohl bei Angriffen als auch bei ihrer Abwehr eine wichtige Rolle. So hat jeder zweite IT-Sicherheitsver­antwortliche (51 Prozent) bereits KI-basierte Cyberattacken beob­achtet. 82 Prozent der Befragten sind der Ansicht, dass KI es den Angreifern ermöglicht, gezielt Schwachstellen in den IT-Systemen ihres Unternehmens auszunutzen. 89 Prozent stimmen zudem der Aussage zu, dass KI dazu beiträgt, Angriffe effizienter und zielge­richteter durchzuführen.

Auf der anderen Seite nutzen nur zehn Prozent der Unternehmen KI zur Abwehr von Cyberangriffen, weitere zehn Prozent planen den Einsatz – vor allem, um Bedrohungen besser zu erkennen (70 Prozent), Anomalien in Datenbeständen und -strömen zu iden­tifizieren (59 Prozent), Schwachstellen zu analysieren (58 Prozent) oder automatisiert auf Angriffe zu reagieren (51 Prozent).

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Simon Klopp, Director Customer Success EMEA bei Elatec. elatec-rfid.com. Abbildung: Markus Reuter

OFFICE ROXX: Herr Klopp, wie verändern moderne Arbeitsplatzkonzepte wie Coworking-Spaces, Hot Desking oder hybride Teams die Anforderungen an Druckumgebungen?

Simon Klopp: Der Arbeitsalltag spielt sich heute oft in zentralen Großraumbüros, Coworking-Spaces oder unterwegs ab. In vielen Organisationen werden Drucksysteme gemeinsam genutzt – von unterschiedlichen Abteilungen, wechselnden Teams oder externen Partnern. Dadurch entstehen neue Anforderungen: Wer darf wann was drucken? Wie wird sichergestellt, dass vertrauliche Informationen nur von autorisierten Personen abgeholt werden? Die Antwort liegt in einer sicheren, benutzerbasierten Zugriffskontrolle – unabhängig vom Gerät, der eingesetzten Technik oder dem Standort.

Welche Sicherheitslücken und Datenschutzrisiken entstehen beim Drucken in offenen Arbeitsumgebungen?

In offenen Druckumgebungen bleiben Ausdrucke häufig unbeaufsichtigt im Ausgabefach. Informationen können so leicht in falsche Hände geraten – ein klarer Verstoß gegen Datenschutzvorgaben der DSGVO, welche den Schutz personenbezogener Daten vor unbefugtem Zugriff fordern. Ohne Authentifizierung fehlt zudem die Nachvollziehbarkeit, wer wann welche Funktionen des Geräts genutzt hat – vom Drucken bis zum Scannen. Nur eine benutzerbasierte Authentifizierung schützt vor unbefugtem Zugriff und schafft die nötige Transparenz. Viele Organisationen unterschätzen dieses Risiko – bis ein datenschutzrechtlicher Vorfall konkrete Folgen hat.

Mit den RFID-Readern von Elatec authentifizieren zum sicheren Drucken. Abbildung: Elatec

Wie kann eine technologieoffene Benutzeridentifikation dabei helfen, solche Risiken zu reduzieren, etwa durch den Einsatz von RFID-Lesern mit NFC und BLE?

Einheitliche Zugangssysteme mit universellen Lesegeräten ermöglichen eine zuverlässige Zugangskontrolle, sei es für Geräte, digitale Anwendungen oder Zutritte. Mitarbeitende authentifizieren sich mit einem Medium ihrer Wahl – etwa einem Ausweis oder dem Smartphone – und erhalten nur Zugriff auf freigegebene Funktionen oder Bereiche. Gerade im Hinblick auf gesetzliche Anforderungen wie die NIS-2-Richtlinie oder KRITIS-Vorgaben ermöglichen sie eine normgerechte Zugriffskontrolle und Protokollierung sicherheitskritischer Vorgänge.

Was sind die Vorteile Ihrer Authentifizierungshardware im Umfeld dezentraler Druckinfrastrukturen, wie bei Unternehmen mit vielen Standorten?

Global agierende Unternehmen benötigen einheitliche Standards, aber auch Flexibilität für regionale Anforderungen. Unsere universellen Lesegeräte lassen sich weltweit herstellerunabhängig integrieren und unterstützen bestehende Kartentechnologien und mobile Credentials, wie sie regional oder unternehmensspezifisch im Einsatz sind. Zudem erfüllen unsere RFID-Leser bis zu 110 länderspezifische Zertifizierungen – ein klarer Vorteil bei internationalen Roll-outs. Konfigurationen können zentral und flexibel per Remote-Update verwaltet werden. Ein eingebettetes Authentifizierungssystem erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Produktivität, entlastet die IT und schafft Transparenz bei Zugriffen sowie Druckkosten.

Das RFID-Modul TWN4 MultiTech 2 von Elatec unterstützt NFC und optional Bluetooth Low Energy (BLE). Abbildung: Markus Reuter

Wie profitieren Unternehmen langfristig von einem universellen Authentifizierungssystem, das über den Druck hinausgedacht ist?

Ein universeller RIFID-Leser bildet die Grundlage für ein ganzheitliches Zugangsmanagement und schafft dank offener Architektur die technische Unabhängigkeit, die Unternehmen heute brauchen. Mit einem einzigen Authentifizierungsmedium lassen sich nicht nur Druckaufträge freigeben, sondern auch Zutritte steuern, Arbeitszeiten erfassen oder Single-Sign-On-Funktionen nutzen. Elatec unterstützt diesen Unified-Access-Ansatz mit Multitechnologie-Lesegeräten, die sich flexibel erweitern lassen – je nach Bedarf und Anwendungsszenario. Gerade in dynamischen Arbeitsumgebungen wie Shared Offices entstehen so effiziente Prozesse mit klaren Berechtigungsstrukturen. Für Betreiber bedeutet das weniger Aufwand, für Nutzer mehr Komfort und für Unternehmen ein zukunftssicheres Sicherheitskonzept, das sich an neue Anforderungen anpassen lässt.

Warum ist Benutzerfreundlichkeit – neben Sicherheit – ein zentraler Erfolgsfaktor bei Authentifizierungssystemen in Arbeitsumgebungen?

Ein Authentifizierungssystem ist nur dann wirksam, wenn es von den Nutzern akzeptiert und konsequent verwendet wird. In flexiblen Arbeitsmodellen mit wechselnden, temporären oder externen Mitarbeitenden ist deshalb eine intuitive, reibungslose Bedienung entscheidend. Lange Einweisungen oder aufwendige Set-ups sind dort kaum umsetzbar. Die RFID-Reader von Elatec ermöglichen eine schnelle und unkomplizierte Identifikation mit Mitarbeiterausweis oder Smartphone. Gerade für junge und digital affine Nutzergruppen ist der Einsatz von Smartphones – sogenannte mobile Credentials – heute oft der bevorzugte Weg. So wird Sicherheit im Alltag nicht als Hindernis erlebt, sondern zur Selbstverständlichkeit – und damit zum gelebten Standard.

Vielen Dank.

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Der Abschluss von Arbeitsverträgen ist in Deutschland seit dem 1. Januar auch digital möglich. Abbildung: Jovana V female, Freepik

Diese Neuerungen eröffnen Unternehmen und Personalabteilungen neue Möglichkeiten, erfordern jedoch auch eine präzise Umsetzung.

Textform ersetzt Schriftform

Bis Ende 2024 war für Arbeitsverträge in der Regel die Schriftform erforderlich. Das bedeutete: eigenhändige Unterschrift auf Papier. Mit dem BEG IV genügt nun in vielen Fällen die Textform gemäß § 126b BGB. Das umfasst elektronische Dokumente wie PDFs oder E-Mails, die dem Arbeitnehmer dauerhaft zugänglich gemacht werden müssen. Eine Unterschrift ist dabei nicht mehr zwingend erforderlich. Dadurch wird die digitale Erstellung, Übermittlung und Archivierung von Arbeitsverträgen erleichtert, was den Verwaltungsaufwand deutlich senkt und Zeit, Kosten sowie Lagerplatz spart. Gleichzeitig ermöglicht die digitale Bereitstellung einen flexiblen und sicheren Zugriff für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, verbessert die Transparenz und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Wann weiterhin Schriftform nötig ist

Trotz der Erleichterungen gibt es Ausnahmen. Befristete Arbeitsverträge unterliegen weiterhin der Schriftformerfordernis gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG. Eine Ausnahme gilt jedoch für Befristungen, die an das Erreichen der Regelaltersgrenze gekoppelt sind – diese dürfen nun in Textform vereinbart werden. Darüber hinaus bleibt in bestimmten Branchen wie dem Baugewerbe oder der Gastronomie die Schriftform aufgrund der Vorgaben des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes weiterhin verpflichtend. Auch bei bestimmten arbeitsrechtlichen Vereinbarungen wie etwa Aufhebungsverträgen kann weiterhin die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben sein. Es empfiehlt sich daher, im Einzelfall die jeweiligen gesetzlichen Anforderungen zu prüfen.

Anforderungen an digitale Arbeitsverträge

Für die rechtssichere Umsetzung digitaler Arbeitsverträge müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

• Die Vertragsbedingungen müssen dem Arbeitnehmer in Textform übermittelt werden.
• Das Dokument muss dauerhaft zugänglich, speicherbar und ausdruckbar sein.
• Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht erforderlich, kann jedoch verwendet werden.
• Der Arbeitnehmer kann weiterhin einen schriftlichen Nachweis verlangen.

Diese Anforderungen ermöglichen eine flexible Gestaltung des Vertragsabschlusses, insbesondere im digitalen Umfeld.

Elektronische Signaturen im Überblick

Je nach Art des Arbeitsvertrags und den spezifischen Anforderungen können verschiedene Formen der elektronischen Signatur zum Einsatz kommen:

Ergänzungen:

• Bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur sind Methoden wie PIN, TAN oder Ausweisdokument gängig.
• Die qualifizierte elektronische Signatur ist die einzige Form, die die gesetzliche Schriftform nach § 126a BGB ersetzt.

Die Auswahl der geeigneten Signaturform hängt von den rechtlichen Anforderungen und dem gewünschten Sicherheitsniveau ab.

Praktische Umsetzung und Empfehlungen

Für Unternehmen bietet die neue Regelung die Möglichkeit, den Onboarding-Prozess zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Dabei sollten folgende Punkte beachtet werden:

• Verwendung von HR-Tools oder sicheren E-Mail-Systemen zur Übermittlung der Verträge.
• Sicherstellung der dauerhaften Verfügbarkeit der Vertragsdokumente für den Arbeitnehmer.
• Dokumentation des Empfangs, zum Beispiel durch Lesebestätigungen.
• Berücksichtigung der Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei der Einführung neuer Verfahren.

Durch die sorgfältige Umsetzung der neuen Vorgaben können Unternehmen von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren und gleichzeitig rechtliche Sicherheit gewährleisten.

Digitalisierungsschub im Arbeitsrecht

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV führt über die Textformregelung hinaus weitere arbeitsrechtliche Anpassungen ein. Die Nachweispflicht nach dem Nachweisgesetz wurde auf digitale Formate ausgeweitet, was die elektronische Übermittlung arbeitsvertraglicher Informationen erleichtert. Auch in der Lohnabrechnung ergeben sich Spielräume: Dokumente wie Gehaltsnachweise dürfen nun ausschließlich digital bereitgestellt werden, sofern ein dauerhafter Zugriff gewährleistet ist. Damit stärkt das BEG IV die digitale Personalverwaltung in Unternehmen und reduziert zugleich den Aufwand für papiergebundene Prozesse. Ergänzend wurden Vereinfachungen bei geringfügiger Beschäftigung sowie bei der Meldung an die Sozialversicherung eingeführt.

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Ein leuchtendes Fluchtwegschild im Bürogebäude zeigt den Weg zum Notausgang. Abbildung: Prot Tachapanit, Depositphotos

In modernen Bürogebäuden spielen Sicherheitskennzeichen eine zentrale Rolle. Sie begegnen uns fast unbemerkt im Alltag – über Türen, an Geräten, in Fluren. Doch im Ernstfall können sie Leben retten. Ihre Funktion reicht dabei weit über die reine Pflichterfüllung hinaus: Sie dienen dem Schutz aller Mitarbeitenden und sorgen für Orientierung in kritischen Momenten.

Warum sind Sicherheitskennzeichen Pflicht?

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, geeignete Maßnahmen zur Sicherheit und Gesundheit ihrer Beschäftigten zu treffen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus einer Gefährdungsbeurteilung nach § 3a der Arbeitsstättenverordnung, die zeigt, dass technische oder organisatorische Maßnahmen allein nicht ausreichen. Dazu zählen auch sichtbare und verständliche Hinweise in Form von Sicherheitskennzeichen.

Die rechtliche Grundlage bilden die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) sowie die Technische Regel ASR A1.3. Darüber hinaus konkretisieren ASR A2.3 (Fluchtwege und Notausgänge), ASR A3.4/7 (Sicherheitsbeleuchtung) und ASR A4.3 (Erste-Hilfe-Einrichtungen) weitere Anforderungen. Es wird genau geregelt, welche Zeichen in welchen Situationen erforderlich sind – etwa Fluchtwegkennzeichnungen, Verbotszeichen oder Hinweise auf Erste-Hilfe-Einrichtungen. Die grafische Gestaltung der Piktogramme richtet sich nach DIN EN ISO 7010. Symbole älterer Normen dürfen nur in den von den ASR zugelassenen Fällen weiterverwendet werden.

Diese Normierung gewährleistet, dass Sicherheitszeichen in allen Betrieben nach einem einheitlichen System verwendet werden. Dadurch können sie auch unter Stress oder in Gefahrensituationen schnell verstanden und richtig interpretiert werden – unabhängig von Sprache oder Vorwissen.

Schutz durch visuelle Kommunikation

Im Büro erscheinen viele Risiken auf den ersten Blick harmlos: Stolperfallen, Brandquellen, defekte elektrische Geräte. Doch selbst in scheinbar ungefährlichen Umgebungen kann es zu Unfällen kommen – etwa durch eine blockierte Fluchttür oder fehlende Hinweise auf Feuerlöscher.

Sicherheitskennzeichen tragen dazu bei, solche Gefahren sichtbar zu machen. Sie warnen, informieren und lenken Verhaltensweisen – beispielsweise durch:

• Warnzeichen, zum Beispiel vor elektrischer Spannung
• Verbotsschilder, zum Beispiel „Offenes Feuer verboten“
• Gebotszeichen, zum Beispiel „Schutzbrille tragen“ im Technikraum
• Rettungszeichen, zum Beispiel Fluchtwege oder Notausgänge
• Brandschutzzeichen, zum Beispiel für Feuerlöscher oder Brandmelder

Alle diese Zeichen sind bewusst schlicht gestaltet und folgen festen Farbcodes – zum Beispiel Grün für Rettung, Rot für Brandbekämpfung –, um ihre Botschaft auf einen Blick verständlich zu machen.

Orientierung im Notfall

Im Ernstfall – etwa bei Feuer, Stromausfall oder Evakuierung – zählt jede Sekunde. Menschen reagieren in Stresssituationen oft panisch oder irrational. Klar erkennbare Sicherheitskennzeichen können hier die nötige Orientierung bieten, um das Gebäude schnell und sicher zu verlassen oder lebensrettende Einrichtungen zu finden.

Besonders wichtig sind in diesem Zusammenhang:

• Flucht- und Rettungswegkennzeichnungen, die dauerhaft beleuchtet oder selbstleuchtend sind.
• Hinweise zu Sammelplätzen, um nach einer Evakuierung die Vollständigkeit der Gruppe zu überprüfen.
• Brandmelde- und Löschgerätekennzeichnungen, damit Mitarbeitende im Notfall sofort reagieren können.

Diese Zeichen sind nicht nur gesetzlich vorgeschrieben – ihre regelmäßige Sichtkontrolle, gute Platzierung und Pflege sind essenziell, damit sie im Ernstfall wirken können. Die Prüfungen der Sicherheitskennzeichen müssen nach § 4 der Arbeitsstättenverordnung und der DGUV Vorschrift 1 dokumentiert werden.

Sicherheitsbewusstsein fördern

Sicherheitskennzeichen erfüllen ihren Zweck nur dann voll, wenn sie wahrgenommen und verstanden werden. Deshalb müssen Unternehmen regelmäßig Schulungen oder kurze Sicherheitsunterweisungen durchführen, um Mitarbeitende auf die Bedeutung und den richtigen Umgang mit den Zeichen aufmerksam zu machen. Diese Unterweisungen sind nach § 12 ArbSchG und § 4 DGUV Vorschrift 1 verpflichtend und mindestens jährlich (sowie bei wesentlichen Änderungen) zu wiederholen und zu dokumentieren.

Auch eine Sicherheitsbegehung oder ein gemeinsamer Check der Fluchtwege kann das Bewusstsein im Team schärfen. Ein gut sichtbares Sicherheitszeichen kann der erste Schritt sein – doch erst das Verstehen und richtige Verhalten im Ernstfall machen den Unterschied.

Sicherheitskennzeichen im Büro sind weit mehr als formale Pflicht. Sie sind ein wirksames Mittel zum Schutz der Beschäftigten und sorgen für klare Orientierung in Ausnahmesituationen. Ihre konsequente Umsetzung und Pflege zeigt, dass ein Unternehmen Verantwortung übernimmt – für die Sicherheit, Gesundheit und das Wohlbefinden seiner Mitarbeitenden. Wer sie ernst nimmt, investiert nicht nur in Regelkonformität, sondern in gelebte Fürsorge.

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Im Geschäftsalltag liegt es in der Verantwortung jedes Einzelnen, Cybersicherheitsrisiken zu vermeiden. Abbildung: Sharp, AdobeStock_358962766

Im Bereich IT hört man ab und zu vom „ZBuS-Problem“, nämlich dann, wenn sich das IT-Problem zwischen Bildschirm und Stuhl (ZBuS) befindet. Gemeint ist: Der Nutzer ist das Problem. Trotz des augenzwinkernden Akronyms steckt im Kern viel Wahres: Menschliches Versagen aufgrund mangelnder Expertise oder Übung im Bereich IT-Sicherheit ist ein weit verbreitetes Phänomen und stellt insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) vor große Herausforderungen.

So ergab eine von Sharp durchgeführte Umfrage unter insgesamt 5.770 IT-Entscheidern in ganz Europa, dass fehlende oder unzureichende Mitarbeiterschulungen für fast vier von zehn (37 Prozent) der befragten KMU das größte Risiko im Bereich IT-Sicherheit darstellen – noch vor großangelegten Cyber-Angriffen (33 Prozent) oder dem Fehlen umfassender technologischer Schutzmaßnahmen (30 Prozent). Und eine aktuelle Studie der „Stanford University and Tessian“ ergab, dass Mitarbeiterfehler die Ursache für alarmierende 88 Prozent aller Datenschutzverletzungen sind.

Jede Cyberschutz-Strategie ist nur so gut wie das Mitarbeiterwissen

Mit Blick auf die Tatsache, dass die IT-Umgebungen in Unternehmen – und damit auch die Bedrohungslage durch Angreifer – kontinuierlich komplexer werden, braucht es immer mehr Expertise und Wissen, um die Tricks der Angreifer zu durchschauen. Die IT-Abteilungen allein können dies längst nicht mehr leisten: Fachkräftemangel, zunehmende Arbeitsverdichtung und -komplexität führen dazu, dass die IT-Verantwortlichen in KMU – sofern überhaupt explizit vorhanden – zunehmend an ihre Kapazitätsgrenzen stoßen.

Im Geschäftsalltag ist es daher die Aufgabe jedes Einzelnen, Cybersicherheitsrisiken so weit wie möglich zu vermeiden. Die wenigsten Mitarbeitenden sind jedoch IT-Experten, die automatisch über das nötige Wissen zu den verschiedenen Angriffsmethoden verfügen. Dementsprechend sind es oft genau diese Mitarbeitenden, die unbedacht auf einen gefälschten Link klicken oder den Anhang einer Phishing-E-Mail öffnen – unter anderem, weil sie nicht ausreichend über diese Themen informiert wurden. Die wenigsten sind daher ohne entsprechende Schulung in der Lage, eine gefälschte E-Mail als solche zu erkennen. Angreifer sind sich dieser Tatsache bewusst und nutzen sie aktiv aus.

Für KMU bedeutet dies einerseits, dass der Schutz vor Cyberbedrohungen nicht nur darin bestehen kann, immer mehr und immer ausgefeiltere technische Schutzmaßnahmen einzuführen, denn auch diese – und damit die gesamte digitale Resilienz eines Unternehmens – sind immer nur so gut wie das Wissen der Mitarbeitenden. Auf der anderen Seite bedeutet dies aber auch, dass die Schulung der Mitarbeitenden bei sorgfältiger Planung und Durchführung wesentlich dazu beitragen kann, Cyber-Sicherheitsrisiken so weit wie möglich einzudämmen. Und angesichts der oft schwerwiegenden Folgen eines Angriffs oder Datenverlusts für Unternehmen sollten Weiterbildungen in diesem Bereich höchste Priorität haben.

Eine sicherheitsfokussierte Unternehmenskultur etablieren

Sogenannte Security-Awareness-Trainings sind eine der einfachsten und effektivsten Methoden, die eigenen Mitarbeitenden hinsichtlich Cyberbedrohungen und sicherheitskonformen Verhaltens auf dem aktuellen Stand zu halten. Dabei handelt es sich um digitale Weiterbildungsformate, die sich an sämtliche Beschäftigte im Unternehmen richten, die nicht explizit im IT-Bereich tätig sind. Ziel dieser Trainings sollte darin bestehen, den Nicht-ITler die notwendige Expertise und Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, um Risiken für IT-Sicherheit und Datenschutz zu erkennen und angemessen darauf zu reagieren.

Die Trainings sollten auf fortlaufender Basis stattfinden und fest im Arbeitsalltag verankert werden, denn Cyberkriminelle entwickeln ihre Angriffsmuster und -Technologien kontinuierlich weiter. Gleichzeitig soll diese Regelmäßigkeit die Mitarbeitenden auch für die Tatsache sensibilisieren, dass IT-Sicherheit nicht nur Aufgabe der IT-Experten ist. So lässt sich dauerhaft ein besseres Bewusstsein für die Wichtigkeit von Cybersicherheit im Unternehmen schaffen.

Die besten Trainingserfolge erzielt üblicherweise ein solider Mix aus theoretischen Trainingseinheiten und praxisbezogenen Simulationsübungen mit einem Fokus auf Phishing und Social Engineering, da dies die Angriffsmethoden sind, mit denen Beschäftigte im Alltag am wahrscheinlichsten konfrontiert werden. Zudem sollten die Trainingseinheiten sich möglichst einfach in den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden integrieren lassen, um eine zuverlässige Teilnahme und Engagement zu gewährleisten. In der Regel lohnt es sich für KMU, für das Durchführen der Trainings einen externen Dienstleister an Bord zu holen, damit diese Aufgabe nicht zusätzlich noch bei den oftmals ohnehin bereits ausgelasteten IT-Experten im Unternehmen liegt.

Abbildung: Sharp Torsten Bechler, Manager Product Marketing, Sharp Business Systems Deutschland. sharp.de

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Repetitive Aufgaben an KI abzugeben verschafft Mitarbeitenden mehr Zeit für kreatives Arbeiten. Abbildung: Bianco Blue, Depositphotos

Der Arbeitsplatz von Wissensarbeitenden ist längst digital. Doch mit der höheren digitalen Flexibilität geht auch einher, dass Daten über mehrere Plattformen verstreut abliegen: von Cloudspeichern und E-Mail bis hin zu Messaging-Apps und Projektmanagement-Tools. Die digitale Unordnung zwingt die Nutzer dazu, Zeit für den Wechsel zwischen Anwendungen und der Suche nach Dateien aufzuwenden. Statt zu kreativer Arbeit oder innovativen Ideen führt dies leider zu Fragen wie: „Wo könnte das File liegen?“, „In welchem Tool muss ich suchen?” KI kann helfen, wieder Klarschiff zu machen und die Gedanken vom Ballast zu befreien.

KI schafft Ordnung durch Automatisierung

Durch die Automatisierung von Routineprozessen und die intelligente Organisation von Daten per KI lassen sich das Auffinden und Verwalten von Informationen verschlanken und ineffektive Arbeitsabläufe vereinfachen. Von Dropbox in Auftrag gegebene Untersuchungen zeigen, dass Wissensarbeiter, die Automatisierungstools einsetzen, bereits Leistungssteigerungen erzielen: In dieser Studie haben 79 Prozent der Befragten angegeben, produktiver zu sein, und fast 70 Prozent der Befragten fühlen sich besser organisiert. Außerdem können personalisierte KI-Tools bei Suchanfragen helfen und als intelligente Assistenz Arbeitsapps und Dateien von Mitarbeitenden durchsuchen. So wird der Zeitaufwand für das Suchen von Informationen und das Wechseln zwischen verschiedenen Tools verringert.

Saubere Nachverfolgung für mehr Klarheit

Da Teams häufig von unterschiedlichen Standorten aus zusammenarbeiten, ist die Zugangsverwaltung zu Informationen komplexer geworden. Untersuchungen von Cisco haben ergeben, dass 94 Prozent der Unternehmen der Meinung sind, dass ihre Kunden nicht bei ihnen kaufen würden, wenn sie ihre Daten nicht ordnungsgemäß schützen würden – ein weiterer Beweis für die Notwendigkeit solider Sicherheitspraktiken. Der Schutz ist auch deshalb so wichtig, weil sich die Art und Weise des Zugriffs auf und die Kontrolle über Informationen durch flexible Arbeitsweisen stetig verändern.

KI-Tools können durch die Automatisierung von Zugriffskontrollen und Sicherheitsprotokollen eine Schlüsselrolle beim Datenschutz spielen. Spezifische Schutz- und Kontrollfunktionen ermöglichen es Unternehmen, Zugriffsberechtigungen für mehrere Cloudanwendungen an einem zentralen Ort anzuzeigen und zu filtern. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass wichtige Informationen nur für autorisierte Benutzer zugänglich sind. So können KI-Tools Unternehmen dabei helfen, ihre Daten zu schützen, während sie gemeinsam genutzt werden.

Allzweckreiniger für effektives Arbeiten

Durch die Verschlankung des Informationsmanagements und die Automatisierung von Routineaufgaben ermöglicht künstliche Intelligenz den Mitarbeitenden, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Dieser Wechsel vom „Content-Chaos“ zur „Content-Klarheit“ verbessert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern auch den Datenschutz. Das Potenzial für Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen ist beträchtlich: Laut Berichten des Ifo-Instituts erwarten deutsche Unternehmen in den nächsten fünf Jahren eine gesamtwirtschaftliche Produktivitätssteigerung durch KI von bis zu zwölf Prozent und für das eigene Unternehmen von fünf Prozent.

Abbildung: Dropbox Andy Wilson, Senior Director of New Product Solutions, Dropbox. dropbox.com

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Die Sicherheit durch Brandschutzpolsterung ist für jeden am Möbel sichtbar. Abbildung: SMV

SMV verfolgt im Brandschutz andere Wege und macht Einrichtern und Planern das Leben leicht. Der Brandschutz geht nicht zulasten des Sitzvergnügens: Komfort, Design und Funktion – die SMV-Brandschutzmöbel vereinen diese Features mit den Standards der DIN 66084 P-a. Immer präsent, aber unsichtbar – SMV-Möbel bieten Brandschutz ohne Kompromisse. Perfekt für anspruchsvolle Orte wie Konferenzzentren, Flughäfen oder Hotels.

M22-Produktfamilie: Stil trifft auf Flexibilität

Die M22-Serie, designt von Studio ffern, steht für elegantes Design und multifunktionale Einsatzmöglichkeiten. Besonders der M22 HighBack überzeugt mit einer hohen Rückenlehne, die für visuelle Privatsphäre und akustischen Schutz sorgt – ein Highlight für Empfangs- oder Beratungszonen. Diese preisgekrönte Kollektion, ausgezeichnet mit dem German Design Award 2025, punktet mit modularen Konzepten, die sich an jeden Raum anpassen lassen. Hochwertige Materialien und erstklassige Verarbeitung unterstreichen den Anspruch an Langlebigkeit und Wertigkeit – ein Statement für alle, die nicht nur Funktion, sondern auch Stil wollen.

M22 Highback (Design by Studio ffern): ausgezeichnet als Winner des German Design Awards 2025. Abbildung: SMV

Hygiene und Nachhaltigkeit clever gelöst

Strapazierfähige, pflegeleichte Oberflächen machen SMV-Möbel zu einem nachhaltigen Partner für hygienebewusste Einsatzorte. Langlebige, robuste Materialien verlängern die Lebensdauer und machen Möbel wie zum Beispiel den Talau (Design by Sylvia Leydecker) oder der Aegg zur smarten Wahl für flexible und zukunftsorientierte Konzepte. Ob in Kliniken, Kindergärten oder Büros – SMV verbindet Alltagstauglichkeit mit einem Beitrag für eine umweltbewusstere Zukunft.

Optimal für Healing-Environment: Der Talau (Design by Sylvia Leydecker) ist hygienisch zu reinigen und flexibel einsetzbar. Abbildung: Karin Hessmann, Foyer in der LVR-Klinik in Köln von 100 % interior

Modularität, die inspiriert

Die SMV-Kollektionen bieten grenzenlose Gestaltungsmöglichkeiten: von Sesseln und Sofas über Sitzlandschaften mit variabler Rückenlehne bis hin zu passenden Couchtischen, Sitzhockern oder Akustikelementen. Selbst Pflanzgefäße stehen zur Verfügung. Individuelle Designs sind bereits ab einer Stückzahl von eins realisierbar – ideal für maßgeschneiderte Lösungen in kleinen und großen Räumen. So entstehen Bereiche, die nicht nur praktisch sind, sondern inspirieren und begeistern.

Der Aegg kombiniert Gemütlichkeit und modernes Design mit Brandschutz- und Hygieneausstattung. Abbildung: SMV

Räume, die bewegen

SMV-Möbel schaffen Arbeitswelten, die Komfort und Produktivität perfekt ausbalancieren. Ob Rückzugsorte, die Mitarbeitende zurück ins Büro locken, oder smarte Lösungen für Warteräume, Kantinen und Outdoor-Bereiche – jedes Möbelstück ist Teil eines durchdachten Konzepts. Kommunikation, Effizienz und Wohlbefinden stehen dabei im Fokus.

SMV – Möbel mit Wow-Effekt

Die SMV Sitz- & Objektmöbel GmbH aus Löhne liefert mehr als Möbel: Hier entstehen kreative, technisch durchdachte Lösungen, die neue Maßstäbe setzen. Ob Loungemöbel, Empfangsbereiche, Besucherstühle oder Barhocker – jedes Stück vereint Sicherheit, Schallschutz und Design. Von der ersten Idee bis zum finalen Produkt überzeugt SMV mit einem Auge fürs Detail und einem Gespür für die Bedürfnisse moderner Räume. Möbel, die inspirieren, schützen und beeindrucken – das ist SMV.

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Je nach Unternehmensgröße ergeben sich unterschiedliche Sicherheitsanforderungen an die eingesetzten Multifunktionssysteme. Abbildung: Canon, Gettyimages_444052061

Office-Drucker gehörten in den letzten Jahren zu den relevanten Angriffszielen von Cyberkriminellen. Das verwundert nicht, denn moderne Multifunktionssysteme haben sich mittlerweile zu eigenständigen Netzwerkkomponenten entwickelt, die neben einem großen Festplattenspeicher auch eine Reihe von Netzwerkdiensten anbieten. Bei der Einbindung dieser Systeme in die IT-Infrastruktur sind deshalb Security-Aspekte zu beachten, die von der Sicherheitsstrategie des Unternehmens vorgegeben werden. Nur auf diese Weise lässt sich die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der gesamten Netzwerkumgebung gewährleisten.

Jedes Unternehmen hat eigene Sicherheitsanforderungen. Daher werden Canon-Systeme mit einer Vielzahl von Sicherheitsfunktionen ausgeliefert, die auf der Höhe der Zeit sind und den spezifischen Anforderungen entsprechend konfiguriert werden können.

Charakteristik der Netzwerkumgebung

Unterschieden wird grundsätzlich nach der Art der Umgebung. Denn der Security-Ansatz in kleineren Büroumgebungen unterscheidet sich deutlich von dem für Großunternehmen. Zum Beispiel ist die Netzwerktopologie bei kleineren Unternehmen typischerweise nicht segmentiert und es gibt nur einen geschlossenen Netzwerkkreis. Im Gegensatz dazu betreiben größere Unternehmen mehrere Standorte und haben deshalb eine segmentierte Netzwerkarchitektur. Es gibt mehrere Multifunktionssysteme, auf die über Druckserver für den internen Gebrauch zugegriffen werden kann, die jeweils über separate VLANs bereitgestellt werden. Meist sind auch diese Systeme nicht über das Internet erreichbar.

Canon-System bieten hohe Qualität bei Funktionalität und Sicherheit. Abbildung: Canon

Wie sich diese Unterschiede bei der Einstellung der einzelnen Sicherheitsfunktionen auswirken, findet sich detailliert in diesem Whitepaper. Erwähnt werden sollte jedoch, dass die Einstellungsmöglichkeiten vielfältig sind, denn Canon hat seine Multifunktionssysteme mit zahlreichen Sicherheitsmechanismen ausgestattet.

In der Hardware implementierte Sicherheit

So verfügen alle Systeme der Baureihe Imagerunner Advance über ein sogenanntes Trusted-Platform-Modul (TPM) – ein nicht manipulierbarer Sicherheitschip nach offenen Standards. Es ist für die Speicherung von Passwörtern, digitalen Zertifikaten und Kommunikationsschlüssel verantwortlich. Zudem bieten alle aktuellen Modelle dieser Baureihe mit Festplatte oder SSD eine vollständige Verschlüsselung des Festplattenspeichers.

Canon-System bieten eine Reihe von Sicherheitsmechanismen, die auf der Höhe der Zeit sind. Abbildung: Canon

Ein weiterer hardwaregesteuerter Mechanismus ist die Überprüfung beim Systemstart. Der sichere Systemstart führt einen geschützten Startprozess durch, der nach Änderungen am Startcode, dem Betriebssystem, der Firmware und den MEAP-Anwendungen sucht. Die gesamte Systemsoftware wird in einem abgesicherten Modus funktionell überprüft. Erst nach erfolgreicher Prüfung wird das Drucksystem mit dem Netzwerk verbunden. Trellix-Embedded-Control schützt das Gerät im laufenden Betrieb, um Softwareänderungen sowie die Ausführung von nicht-autorisierten Programmcodes auf Basis eines intelligenten, echtzeitfähigen Whitelistings zu verhindern. Dadurch wird das System auch vor Zero-Day- und Advanced-Persistent-Threats geschützt, indem nicht autorisierte oder potenziell bösartige Anwendungen blockiert werden.

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