Roland Kastner, Regional Sales Director, PFU (EMEA) Limited. pfu-emea.ricoh.com. Abbildung: PFU

OFFICE ROXX: Wie hat sich die Rolle von Scannern durch die Digitalisierung verändert?

Roland Kastner: In den vergangenen fünf Jahren hat sich die Rolle von Scannern und der Dokumentenverarbeitung deutlich verändert. PFU ist in Deutschland seit 1982 aktiv und beschäftigt sich seit Mitte der 1980er-Jahre mit professionellen Dokumentenscannern. Lange Zeit stand dabei vor allem das reine Digitalisieren im Vordergrund: Dokumente einscannen, ablegen, speichern.

Jedoch haben regulatorische Vorgaben den Prozess grundlegend verändert. Im Steuerrecht gibt die GoBD genau vor, wie Dokumente zu scannen sind und in welcher Form sie dem Finanzamt bereitgestellt werden müssen. Im behördlichen Umfeld regelt TR-RESISCAN das sogenannte „ersetzende Scannen“. Diese Vorgaben betreffen Hardwarehersteller nur in einzelnen Punkten, sind für die Software jedoch deutlich relevanter, da sie festlegen, wie ein digitales Dokument aufgebaut sein muss, damit es rechtlich als Ersatz für das Original gilt. Das beeinflusst unter anderem, wie Anbieter in Ausschreibungen agieren und wie sie ihre Lösungen entwickeln müssen, um diese Anforderungen zu erfüllen. Ziel ist es, dass ein Scan rechtlich denselben Stellenwert erhält wie das Originaldokument und dieses anschließend vernichtet werden kann.

Hybrid Work ist vielerorts zur Normalität geworden. Wie beeinflussen dezentrale Arbeitsmodelle die Anforderungen an Scanlösungen?

Beim Thema Hybrid Work sieht man derzeit, dass viele Unternehmen teilweise wieder mehr Präsenz im Büro einfordern. Gleichzeitig haben sich die Arbeitsmodelle insgesamt verändert. Aus meiner Sicht wird heute deutlich weniger am Papier gearbeitet, sondern vielmehr am „lebenden Dokument“. Früher war es üblich, Unterlagen auszudrucken, zu unterschreiben und anschließend wieder einzuscannen – ein Prozess, der wenig effizient war.

Heute spielen digitale Freigabeprozesse und digitale Signaturen eine deutlich größere Rolle. Dadurch steigen die Anforderungen an die Qualität der gescannten Dokumente. Sie müssen so aufbereitet sein, dass sie direkt in digitale Workflows eingebunden werden können. Idealerweise ist eine Signaturlösung bereits integriert, sodass Dokumente nach dem Scannen unmittelbar weiterverarbeitet werden können. Die Anforderungen an Dokumentenmanagementsysteme sind dabei nicht unbedingt komplexer geworden, sondern vor allem umfangreicher, weil diese Systeme heute deutlich intensiver genutzt werden. Unser Ansatz ist es deshalb, Dokumente bereits beim Scannen optimal aufzubereiten, damit das Dokumentenmanagementsystem im Hintergrund seine eigentliche Aufgabe erfüllen kann und keine zusätzliche Nachbearbeitung nötig ist.

Dank vordefinierter Prozesse lassen sich Scanvorgänge heute weitgehend automatisieren. Abbildung: Nampix/PFU (EMEA) Limited

Stichwort KI und Automation: Welche Rolle spielen intelligente Funktionen bei modernen Scanlösungen?

Automation spielt eine sehr große Rolle. Mit Profilen und vordefinierten Prozessen lassen sich Scanvorgänge heute so weit automatisieren, dass der Anwender kaum noch eingreifen muss. Ziel ist es, direkt ein optimales Dokument zu erzeugen, mit dem anschließend weitergearbeitet werden kann. Wir können papierhafte Dokumente beim Scannen so automatisiert verarbeiten, dass sie bereits korrekt aufbereitet in die nachgelagerten Systeme übergeben werden. Dadurch wird der gesamte Prozess deutlich effizienter.

Im Bereich KI setzen wir bewusst auf einen ausgewogenen Ansatz. OCR ist für uns ein zentrales Thema, ebenso die Formularerkennung. Wir unterstützen die Erkennung von gedrucktem Text und von handschriftlicher Blockschrift. Wir versuchen nicht, alles abzudecken, da wir sonst in direkten Wettbewerb mit spezialisierten Softwareanbietern treten und bestehende Partnerschaften gefährden würden. Das wollen wir bewusst vermeiden. Unser Ansatz ist es daher, eine starke Basis zu liefern und gemeinsam mit Partnern zusätzliche Lösungen anzubieten.

Welche Trends werden in den nächsten Jahren den Bereich Dokumentenmanagement beeinflussen?

Mit Blick auf die kommenden Jahre stellt sich zunächst die Frage, welche Rolle Dokumentenscanner künftig einnehmen sollen. Aus meiner Sicht wird sich der Markt weiterentwickeln und sich stärker von dezentralen hin zu zentraleren Strukturen bewegen. Langfristig rechne ich mit einer gewissen Marktsättigung. Das wird vermutlich nicht kurzfristig, aber in einem Zeitraum von etwa fünf Jahren spürbar werden, da sich der Markt dann stärker zu einem Verdrängungsmarkt entwickeln wird. Umso wichtiger ist es, Trends frühzeitig zu erkennen und Entwicklungen nicht zu verpassen, sondern aktiv mitzugestalten.

Vielen Dank.

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Wie lässt sich der Arbeitsalltag durch Gamification verbessern und wie sieht am Ende eine sinnvolle Umsetzung aus? Abbildung: Arlington Research, Unsplash

Gamification bedeutet nicht, dass aus Arbeit ein Spiel wird. Gemeint ist der gezielte Einsatz spieltypischer Elemente in einem beruflichen Kontext. Dazu zählen etwa sichtbare Fortschritte, Etappenziele, Feedback, kleine Herausforderungen oder Formen der Anerkennung.

Gamification ist mehr als Punkte und Ranglisten

Der Nutzen liegt vor allem darin, Aufgaben greifbarer zu machen. Gerade im Arbeitsalltag fehlt oft ein direktes Erfolgserlebnis. Wer viele kleine Aufgaben erledigt oder an langfristigen Projekten arbeitet, nimmt Fortschritt nicht immer bewusst wahr. Genau hier kann Gamification helfen. Sie macht Entwicklung sichtbar und gibt Teams häufiger das Gefühl, voranzukommen.

Wo der Ansatz im Team sinnvoll ist

Besonders geeignet ist Gamification dort, wo Lernen, Einarbeitung oder wiederkehrende Abläufe eine wichtige Rolle spielen. Im Onboarding können neue Mitarbeitende Schritt für Schritt durch Prozesse geführt werden. In der Weiterbildung helfen kleine Lernziele oder kurze Wissenschecks dabei, Inhalte besser zu verankern.

Auch in Teams mit vielen Routineaufgaben kann der Ansatz sinnvoll sein. Kleine Zwischenziele machen Erfolge sichtbar. Gemeinsame von iGaming-Challenges können zudem das Wir-Gefühl stärken. Das gilt vor allem dann, wenn nicht einzelne Beschäftigte gegeneinander antreten, sondern das Team als Ganzes auf ein Ziel hinarbeitet. Typische Einsatzfelder sind zum Beispiel:

• Onboarding neuer Mitarbeitender
• interne Weiterbildung
• Wissensaustausch im Team
• Gesundheits- und Bewegungsimpulse
• Begleitung von Veränderungsprozessen
• Sichtbarmachung von Projektfortschritten

Was in der Praxis wirklich motiviert

Entscheidend ist nicht der spielerische Effekt an sich. Es kommt viel mehr darauf an, dass die gewählten Elemente zum Arbeitsalltag passen. Nicht jede Maßnahme motiviert nämlich automatisch: Reine Punktesysteme oder permanente Rankings wirken schnell oberflächlich. Im schlimmsten Fall fördern sie nur kurzfristigen Ehrgeiz, aber keine nachhaltige Beteiligung.

Oft funktionieren vor allem Mechaniken, die Orientierung schaffen. Dazu gehören sichtbarer Fortschritt, klare Etappenziele, kurze Feedbackschleifen und Anerkennung für Beiträge im Team. Solche Elemente stärken eher das Gefühl von Kontrolle und Beteiligung als bloße Wettbewerbslogik. Ein kurzer Überblick zeigt, worauf es ankommt:

Wo die Risiken liegen

Gamification hat auch Grenzen. Problematisch wird es immer dann, wenn aus Motivation stiller Druck wird. Wer ständig mit anderen verglichen wird, empfindet ein System schnell als Kontrolle. In einem solchen Fall entsteht nicht mehr Beteiligung, sondern eher Widerstand.

Vor allem ein zu starker Fokus auf Wettbewerb kann Teams belasten. Wenn nur Leistung zählt, geraten Zusammenarbeit und Fairness leicht in den Hintergrund. Auch künstlich wirkende Belohnungen verlieren sehr schnell ihren Reiz. Mitarbeitende merken meist sehr genau, ob ein System ihnen den Alltag erleichtert oder nur moderner aussehen soll.

Worauf Unternehmen achten sollten

Damit Gamification im Arbeitsalltag funktioniert, braucht es einen klaren Zweck. Es reicht nicht, Punkte, Abzeichen oder Challenges einzuführen. Die Maßnahmen müssen ein echtes Problem lösen oder einen konkreten Nutzen schaffen. Wichtige Leitfragen sind dabei:

• Was soll sich konkret verbessern?
• Hilft das System dem Team wirklich im Alltag?
• Ist die Teilnahme nachvollziehbar und fair?
• Stärkt der Ansatz Zusammenarbeit oder nur Konkurrenz?
• Bleibt die Mechanik einfach und verständlich?

Je klarer diese Fragen beantwortet werden, desto größer ist die Chance auf Akzeptanz. Gute Gamification macht Arbeit nicht bunter, sondern klarer. Sie schafft Orientierung, unterstützt Lernprozesse und kann Teams helfen, Routinen strukturierter zu bewältigen.

Fazit: Gute Gamification unterstützt statt zu inszenieren

Gamification ist kein Selbstzweck. Richtig eingesetzt kann sie allerdings durchaus Teams motivieren, Lernprozesse strukturieren und Fortschritte sichtbar machen. Schlecht umgesetzt bleibt sie nur eine dekorative Hülle mit zusätzlichem Druck, die sich am Ende vielleicht sogar negativ auswirkt.

Der entscheidende Punkt ist deshalb nicht die Spielmechanik. Viel wichtiger ist, ob sie den Arbeitsalltag wirklich verbessert. Genau dann kann aus einem spielerischen Element ein praktisches Werkzeug für den geschäftlichen Alltag werden.

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André Hund ist Wirtschaftsjurist und kennt die Büromöbelbranche aus dem Effeff. In seiner Kolumne thematisiert der New Work Facilitator bei der work different Training & Consulting GmbH Themen vor dem Hintergrund des neuen Arbeitens.

In Barcelona wird im Juni dieses Jahres anlässlich seines einhundertsten Todestages Antoni Gaudí gedacht. Zu Ehren des Meisters des „Modernisme Català“ wird seine berühmte Sagrada Família wesentlich vervollständigt. Ein Gebäude, das wie kein zweites die architektonisch ohnehin schon so reiche Stadt prägt.

Neben ihrem Äußeren spielen die Innenräume der Basilika eine besondere Rolle. Sie folgen dem Vorbild der Natur. Baumartige Säulen verzweigen sich im oberen Bereich wie Äste. Sie stützen das Blätterdach, das den Blick des Betrachters nach oben lenkt. Die Buntglasfenster wiederum erzeugen eine Lichtstimmung, die den Innenräumen eine ganz besondere Atmosphäre verleiht.

Diese Kolumne ist 2026 dem Thema Raum gewidmet und seiner Bedeutung für Menschen. Dabei werden Büroräume im Fokus stehen. Räume, in denen wir alle – trotz hybrider Modelle – sehr viel Zeit unseres Lebens verbringen. Ab der nächsten Folge werde ich den Begriff „Räume“ durchbuchstabieren. In dieser ersten Metakolumne aber stehen die Räume erst einmal für sich.

Räume ordnen Verhalten. Sie lenken Aufmerksamkeit, erzählen Geschichten und schreiben Geschichte(n). Etwa beim Ballhausschwur: Der Dritte Stand schwor am 20. Juni 1789, nicht auseinanderzugehen bevor Frankreich eine Verfassung habe. Der Beginn der Volkssouveränität lässt sich demnach in einem Festsaal verorten.

Wer über Arbeit spricht oder schreibt, kommt an Räumen nicht vorbei. Schöne Räume allein sind nicht entscheidend für gutes Arbeiten, aber ohne gute Räume gelingt auch kein gutes Arbeiten.

1919 wird das Bauhaus in Weimar gegründet. Der Kunstschule geht es um weit mehr als um Möbel oder Architektur. Es geht um die Frage, wie wir leben, arbeiten und zusammenleben möchten. Die Form folgt der Funktion. Aber die Funktion wird immer auch sozial gedacht, heißt: Der Raum soll dem Menschen dienen. Nicht umgekehrt. Diese Idee ist und bleibt aktuell. Das Bauhaus feiert in diesem Jahr sein 100-jähriges Bestehen am Standort Dessau.

Arbeit hat sich in den letzten Jahren entgrenzt. Sie ist mobil geworden, digital und beschleunigt. Die künstliche Intelligenz erhöht den Veränderungsdruck zusätzlich. Entscheidungen werden verteilt getroffen, Verantwortung wandert, Hierarchien werden flacher – zumindest formal auf dem Papier. Genau deshalb werden aber Räume der Begegnung wichtiger. Erleben Organisationen eine neue Sehnsucht nach Orten? Nach Präsenz? Nach Räumen, die mehr sind als Kulisse? Es sollte so sein. Aber allzu oft dominiert der Kampf um hybride Modelle und Homeoffice-Regelungen. Vielleicht stimmt das Angebot nicht?

Dass das Büro längst kein reiner Produktionsort mehr ist, dürfte lange klar sein. Es sollte Treffpunkt sein, Resonanzraum, Bühne und Rückzugsort zugleich – wo Beziehungen entstehen und sich vertiefen. Der Raum unterstreicht, wie ernst es eine Organisation mit Offenheit, Wertschätzung und Verantwortung meint. Räume machen Kultur sichtbar, bevor jemand ein Wort sagt. Leider endet das Bekenntnis oft bei einer fotogenen Einrichtung. Aber immerhin.

Der Begriff des Raums enthält die Wortwurzel des „Platzschaffens“: sich frei machen, Altes über Bord werfen, Platz für Neues schaffen. Historisch betrachtet sind Arbeitsräume immer ein Spiegel ihrer Zeit. Die Fabrikhallen der Industrialisierung, die Großraumbüros der Nachkriegszeit, die offenen Landschaften der Wissensökonomie. Jede Epoche hat ihre Räume hervorgebracht – wir müssen jetzt die für uns richtigen Räume finden und sie gestalten.

Wir befinden uns in einem Übergang. KI verändert Prozesse, Rollen und Erwartungen. Umso wichtiger wird der menschliche Anteil von Arbeit: Gespräch. Urteil. Verantwortung. Sinn. Genau hier gewinnt der physische Raum eine neue Bedeutung. Nicht als Gegenpol zur Technologie, sondern als ihr notwendiges Korrektiv und Ergänzung.

Diese Kolumne wird sich genau damit beschäftigen: mit Räumen als Ausdruck von Führung, von Organisation und des gesellschaftlichen Wandels. Mit sichtbaren und unsichtbaren Dimensionen. Mit Geschichte und Gegenwart.

Vielleicht ist das die größte Stärke der Räume: Sie zwingen uns zur Auseinandersetzung. Mit unserer Arbeit. Mit anderen. Und mit uns selbst.

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30 Prozent der Studienteilnehmer klagten, dass hybride Arbeit die Integration im Team erschwert. Abbildung: Andrew Lozovyi, Depositphotos

Für die Umfrage wurden im Sommer 2024 insgesamt 3.000 Büromitarbeitende befragt. Zwar ist der Anteil der Beschäftigten, die in hohem Maße mobil arbeiten, leicht gesunken, er blieb jedoch weiterhin hoch. Über 60 Prozent der Befragten gaben an, ihre Arbeitszeit nahezu gleichmäßig zwischen Büro und Homeoffice zu verteilen. Diese Flexibilität hat sich als entscheidend für Zufriedenheit und Produktivität herausgestellt.

Soziale Erosion droht

80 Prozent der Umfrageteilnehmer gaben an, ihre persönliche Produktivität durch hybride Arbeitsmodelle gesteigert zu haben. Dies steht laut Fraunhofer IAO im direkten Zusammenhang mit der erhöhten Flexibilität und der Möglichkeit, die Arbeit nach den eigenen Bedürfnissen zu gestalten. Trotz der positiven Einschätzungen zur Produktivität warnen die Ergebnisse für die Studienmacher aber vor einer zunehmenden sozialen Erosion. Denn informelle Kontakte und spontane Begegnungen, die für den sozialen Zusammenhalt und die Innovationskraft eines Unternehmens essenziell sind, nehmen ab. Fast 30 Prozent der Befragten berichteten von Schwierigkeiten, neue Kontakte zu knüpfen und sich in die Organisation integriert zu fühlen.

Die Studie analysierte auch die Wahrnehmung der Führungsqualität. Zwar schilderten viele Mitarbeitende eine gute Qualität der Führungsbeziehungen, es zeigten sich jedoch signifikante Unterschiede hinsichtlich der Unterstützung bei individuellen Bedürfnissen sowie der Wahrnehmung von Überlastungen im Team.

Hybride Arbeit gestalten

Aus der Studie geht hervor, dass hybrides Arbeiten nach wie vor die Norm ist und der Umgang damit zunehmend professionalisiert wird. Die pauschale Zuschreibung „Mehr Präsenz = auf jeden Fall besser, da produktiver und innovativer“ ist somit zumindest auf kurz- bis mittelfristige Sicht den Studienmachern zufolge nicht haltbar. Dennoch empfiehlt das Institut, hybride Arbeitsmodelle aktiv zu gestalten, um das Potenzial beider Arbeitswelten – mobil und vor Ort – optimal zu nutzen. Insbesondere Informalität, Begegnungen, Zusammengehörigkeitsgefühl und innovationsförderlicher Austausch sollten durch eine aktive Gestaltung der Büropräsenz bewusst und gezielt gefördert werden.

„Die Ergebnisse unserer Studie zeigen, dass hybride Arbeitsformen ein unverzichtbarer Bestandteil moderner und effektiver Arbeitswelten sind“, erklärt Dr. Josephine Hofmann, Hauptautorin der Studie und Leiterin des Teams Digital Leadership am Fraunhofer IAO. „Unternehmen, die es schaffen, ihre Mitarbeitenden aktiv in die Gestaltung ihrer Arbeitsbedingungen einzubeziehen und gleichzeitig Raum für soziale Interaktion zu schaffen, werden in Zukunft bessere Voraussetzungen haben, motivierte Mitarbeitende zu finden und zu binden.“

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Ein hoher Geräuschpegel sorgt für Ablenkung in Großraumbüros. Abbildung: Bene GmbH

Die Studie war Teil des Whitepapers „Beyond Work“, welches Bene gemeinsam mit dem FM-Dienstleister Sodexo erstellt hat. Für die Studie wurden im Rahmen eines Online-Panels etwa 1.000 Büroangestellte aus Deutschland und Österreich im Alter von 18 bis 74 Jahren befragt. Die Positionen der Befragten reichten von Sachbearbeitern bis zu Vorstandsmitgliedern. Sie wurden gefragt, welche Tätigkeiten ihren Arbeitstag prägen, ob sie entsprechende Raumangebote nutzen können und welche Bedeutung Licht, Akustik oder soziale Interaktion in ihrem Arbeitsalltag einnehmen.

Lärm als Problem

Den Studienmachern zufolge haben die Befragten die konzentrierte Schreibtischarbeit als häufigste Tätigkeit angegeben. Sie bestimmt den Arbeitsalltag wesentlich stärker als andere Ausprägungen zeitgemäßer Büroarbeit wie Meetings, Videocalls oder Teamarbeit.

Die Forschungsergebnisse zeigen auch, dass in einer Arbeitsatmosphäre, die durch konzentriertes Arbeiten geprägt ist, Lärm eine starke Auswirkung haben kann. Obwohl das Raumangebot von über 80 Prozent der Befragten als zufriedenstellend empfunden wird und rund 60 Prozent ihre Arbeitsumgebung positiv bewerten, geben nur 17 Prozent an, über ausreichend Ruhe zu verfügen, um fokussiert und effizient arbeiten zu können. Etwa ein Drittel ist im Büro häufig gestresst und angespannt. In klassischen Großraumbüros ist dieses Problem weit verbreitet. Ein hoher Geräuschpegel und Defizite beim Schallschutz sorgen hier für ständige Ablenkung. Es gebe zu wenige Rückzugsorte und die standardisierten Arbeitsplätze seien oft nicht an die jeweils anfallenden Aufgaben angepasst. Entsprechend schneiden solche Büros in fast allen untersuchten Kategorien schlechter ab als kleinere oder differenzierter gestaltete Offices, heißt es in der Studie.

Intelligente Raumkonzepte mit Arbeitsboxen sind ein Hebel für Zufriedenheit. Abbildung: Bene GmbH

Fokus flexibles Arbeiten

Kritisch betrachten die Befragten Desk-Sharing-Modelle. Denn Büroangestellte empfinden den eigenen Schreibtisch oft als persönlichen Rückzugsort, der Autonomie garantiert. Neben dem Fokus auf Rückzugsorte müssen Arbeitgeber laut Bene gleichzeitig auf die Herausforderungen moderner Arbeitswelten reagieren und hybrides Arbeiten ermöglichen. Durch die Homeoffice-Ausweitung blieben viele Schreibtische leer. Die Notwendigkeit fester Arbeitsplätze würde dadurch infrage gestellt. Zudem bedeute eine ineffiziente Flächennutzung auch Unwirtschaftlichkeit bei Büromiete und Heizkosten. Der Wandel hin zu dynamischen Arbeitsformen in offenen Bürolandschaften wird von den Befragten jedoch nicht per se abgelehnt. Laut Bene zeigen die Studienergebnisse, dass negativ empfundene Aspekte mit durchdachter Gestaltung ins Positive gewendet werden können.

Intelligentes Raumangebot

Bene zufolge zieht es mehr Mitarbeitende ins Homeoffice, weil es im Firmenbüro oft an Ruhe und Rückzugsorten fehlt. Das Ziel besteht jedoch nicht darin, eigenständiges Arbeiten ins Homeoffice auszulagern, sondern soziales Miteinander mit konzentrierter Einzelarbeit zu kombinieren. Laut den Ergebnissen ist dafür weniger die Bürogröße entscheidend, sondern was aus einem Büro gemacht wird. Großraumbüros können demnach gleichzeitig Wohlbefinden und Zufriedenheit fördern – vorausgesetzt, die Gestaltung ist intelligent, so Bene.

Entscheidend sei dabei das Raumangebot jenseits der Arbeitsplätze: Dazu würden Rückzugsräume, Kommunikationszonen und Pausenbereiche, aber auch Cubes für Videokonferenzen oder punktuelles Einzelarbeiten zählen. In offenen Bürostrukturen können diese wie Pufferzonen wirken und selbst im hektischen Umfeld genügend Konzentration ermöglichen. Unternehmen, die vergleichbare Räume zur Verfügung stellen, punkten Bene zufolge stärker bei den sogenannten Komfortparametern, die zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. Dazu zählen in erster Linie die Akustik- und Lichtverhältnisse, aber auch die Raumtemperatur und die technische Ausstattung. Wenn diese Parameter bei den Mitarbeitenden gut ankommen, verbessert sich auch ihr Sicherheits- und Zugehörigkeitsgefühl sowie ihre Verbundenheit mit dem Arbeitgeber, erklären die Studienmacher.

Mobile Raumteiler können Rückzugspunkte schaffen. Abbildung: Marek Sikora, Office Curator

Lösungsmöglichkeiten zur Verbesserung der Büroakustik sind laut Bene intelligent platzierte Möbel mit genügend Absorptionsflächen, um Schallwellen zu schlucken. Hierfür hätten sich Screens an Schreibtischen, mobile Raumteiler oder Arbeitsboxen bewährt. Solche Zellen bieten zudem Rückzugsorte für Konzentrationsphasen. Intelligente Raumkonzepte seien kein bloßes Nice-to-have, sondern ein entscheidender Hebel für die Zufriedenheit und das persönliche Wohlbefinden aller, die dort arbeiten.

Ort des Zusammenkommens

Entscheidend ist es aus Sicht des Büromöbelherstellers, dass das Office als Ort der sozialen Zusammenkunft neu gedacht wird. 90 Prozent der Studienteilnehmer aus Deutschland und Österreich gaben an, dass soziale Kontakte für sie ein wichtiger Teil der Büroarbeit sind. Auch hier fällt Raumkonzepten eine wichtige Bedeutung zu. Eine zentrale Lösung ist das Schaffen von Begegnungszonen, um den spontanen und ungezwungenen Austausch zu fördern. Lounges mit bequemen Sitzmöglichkeiten, Kaffeebars oder flexibel nutzbare Teamflächen fördern Innovation, Teamgeist und ein direktes Miteinander. Laut den Studienergebnissen nutzen junge Menschen unter 30 Jahren ein vergleichbares Raumangebot häufiger als Büros, die soziale Zusammenkünfte erschweren. Wichtig sind auch hybride Meetingräume, die technisch so ausgestattet sein müssen, dass das Homeoffice nicht wie eine bessere Alternative wirkt.

Ein modernes Büro, das dem Wandel der Arbeitswelt gerecht wird, gleicht laut Bene einem gut sortierten Baukasten. Es ist modular aufgebaut, flexibel nutzbar und durchdacht geplant. Die Zukunft des Büros liegt laut dem Büroausstatter nicht im Entweder-oder zwischen Homeoffice und Büro, sondern im Sowohl-als-auch.

Büro neu denken

Laut Bene findet derzeit ein anhaltender Wandel in der Büroarbeitswelt statt. Er hat Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe, die Unternehmenskultur und die Zukunft der Bürogestaltung. Noch vor wenigen Jahren war das Büro der unangefochtene Mittelpunkt der Arbeitswelt. Inzwischen ist die Büropräsenz oft nur ein Teil der Gesamtarbeitszeit, während die Bedeutung des Office als Social Hub stetig an Bedeutung gewinnt.

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Björn Budack ist seit über 20 Jahren im Bereich Bürovermietung tätig. Der Gründer der Kette „Kiez Büro Coworking“ agiert auch erfolgreich als Unternehmensberater. Abbildung: Dajana Lothert

Jahrzehntelang war alles klar geregelt: Büroarbeit fand im Büro statt. Das Unternehmen stellte Raum, Schreibtisch, Stuhl, Telefon, irgendwann auch einen Computer und meistens sogar den Kaffee zur Verfügung – die Arbeitnehmer dafür ihre Arbeitszeit. Der Deal war klar: Anwesenheitszeit gegen Geld. Der Austausch wurde dokumentiert durch Stempelkarte und Gehaltsabrechnung. Diese Verabredung bedeutete in hohem Maße Sicherheit für beide Seiten: Für die Beschäftigten die Einbettung in ein Kollektiv mit festen Prozessen und Routinen. Für die Unternehmen die Gewissheit, dass die bezahlte Zeit auch abgeleistet wurde. Im Fokus standen die Arbeitszeit und ihre Kontrolle, nicht die Verantwortung für Arbeitsergebnisse.

Erst durch das Aufkommen digitaler Datenverarbeitung wurde in den 1980er-Jahren „Telearbeit“ möglich und die unbedingte Notwendigkeit, zur Arbeit ins Büro zu fahren, entfiel für immer mehr Angestellte. Neben dem Büro wurde dadurch zusehends auch Homeoffice als Arbeitsort möglich.

Als sich dann Anfang der 2000er-Jahre der Zugang per WLAN durchsetzte, wurde es möglich, an allen erdenklichen Orten zu arbeiten – den sogenannten „Dritten Arbeitsorten“. Anfangs war das keine reine Freude: Laptops waren nicht kompatibel oder hatten noch keine WLAN-Karten, der Zugang zu Hotelnetzwerken war äußerst kompliziert und allzu oft funktionierte er gar nicht. Dennoch war nun der Grundstein gelegt zu einer neuen Freiheit des Arbeitens. Mit dem Buch „Wir nennen es Arbeit“ von Holm Friebe und Sascha Lobo erhielt sie ihren kulturellen Überbau.

Für viele Beschäftigte in traditionellen Arbeitsverhältnissen folgten Jahre mühevoller Diskussionen um den Arbeitsort, in denen sie ihren Unternehmen meist nur kleine Zugeständnisse in Bezug auf mobile Arbeit abtrotzen konnten.

Das änderte sich schlagartig mit der Coronapandemie im Jahr 2020: Der Lockdown ließ naturgemäß fast ausschließlich Homeoffice zu und war ein gewaltiger Innovationsmotor. Waren Videokonferenzen bis zur Pandemie ein wenig verbreitetes Arbeitswerkzeug, sorgten sie mit ihrer Durchdringung der Arbeitswelt für eine fundamentale Änderung des Arbeitens. Es war nun nicht mehr nur die „digitale Bohème“, die sich größere Flexibilität leisten konnte, sondern auch der Innovation unverdächtige Organisationen wie die Sparkassen integrierten Videochats in ihre Arbeitsprozesse. Unternehmen hatten gelernt, dass nicht mehr jedes Meeting mit der Fahrt an irgendeinen Ort verbunden sein muss, sondern sich durch Videokonferenzen Zeit und Fahrtkosten sparen lassen.

Auch wenn das Büro als wichtigster Arbeitsort für viele Unternehmen weiterhin eine zentrale Rolle spielt, so findet Arbeit nun erstmals in einem nennenswerten Umfang „Outside the Box“ statt. Dabei bietet vor allem hybrides Arbeiten, also die Arbeit an wechselnden Orten, eine neue Freiheit, die sehr geschätzt wird.

In dieser neuen Arbeitswelt werden auch die Aspekte Sicherheit und Freiheit neu austariert. Unternehmen müssen loslassen können und vertrauen, während auf der anderen Seite der Zugewinn an eigenverantwortlicher Organisation für viele eine neue Herausforderung ist.

Und genau darum wird es auch in den nächsten Folgen dieser Kolumne gehen: Wie kann die neue Arbeitswelt gestaltet werden, welche Möglichkeiten eröffnen sich? Welche neuen Arbeitskonzepte haben sich in den vergangenen Jahren entwickelt und für welche Orte sind sie geeignet? Welche neuen Dienstleistungen und Unternehmen sind rund um die neue Art zu arbeiten entstanden? Welche Tools gibt es, um hybrides Arbeiten „Outside the Box“ zu organisieren und welche Prozesse und Organisationsformen helfen remote arbeitenden Teams?

Denn so groß der Freiheitsgewinn in der schönen neuen Arbeitswelt auch ist: Sie stellt Organisationen und ihre Mitglieder vor zahlreiche neue Herausforderungen, die gemeistert werden wollen, damit die neue Freiheit nicht zu Frustration führt.

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Richtig geplant und gepflegt, werden „grüne Zonen“ zum integralen Bestandteil einer leistungsfördernden Arbeitsumgebung. Abbildung: Rentokil Initial

Arbeitsplätze sind heute mehr als bloße Funktionsflächen. Ob Empfangsbereich, Wartezone oder Open Space: Überall entscheidet die Aufenthaltsqualität zunehmend darüber, wie konzentriert in Räumen gearbeitet wird, wie sicher sich Menschen dort fühlen und auch, wie ein Unternehmen nach innen und außen wahrgenommen wird. Luft, Akustik, Hygiene und Begrünung greifen hierbei ineinander.

Dennoch wurde gerade die Begrünung bisher häufig als rein dekoratives Element gewertet: gestalterisch zwar ansprechend, aber betriebswirtschaftlich unwichtig. Diese Einordnung wird der tatsächlichen Wirkung nicht gerecht. Untersuchungen zu biophiler Gestaltung legen nahe, dass grüne Arbeitsumgebungen Leistungsfähigkeit und Wohlbefinden fördern können und damit auch einen ökonomischen Mehrwert bieten. Auch der Bund Deutscher Innenarchitekten verweist darauf, dass biophiles Design für Raumplanung immer wichtiger wird.

Arbeitsplätze als Spiegel des Unternehmens

Damit verschiebt sich die Perspektive. Gerade in Zeiten hybrider Arbeitsmodelle und der Abkehr vieler Unternehmen vom Homeoffice wird der Arbeitsplatz selbst zum Differenzierungsmerkmal. Unternehmen, die bewusst in gesunde, angenehme Arbeitsumgebungen investieren, senden ein Signal nach innen und außen. Denn Arbeitsplätze müssen einerseits heute mehr bieten als einen Schreibtisch: Sie sollen Identifikation schaffen und sich gut anfühlen.

Enzo Fisauli, Category Director Hygiene & Wellbeing bei der Rentokil Initial GmbH & Co. KG. Abbildung: Katrin Wuertemberger/Rentokil Initial

Professionell geplantes und dauerhaft gepflegtes Raumgrün kann dazu einen Beitrag leisten. „Pflanzen sind kein nettes Beiwerk“, sagt Enzo Fisauli, Category Director Hygiene & Wellbeing bei Rentokil Initial. „Ich bin überzeugt, dass unsere Dienstleistung angesichts der aktuellen Marktlage ein strategischer Hebel für die Positionierung als attraktiver Arbeitgeber ist. Moderne, gesund gestaltete Arbeitsplätze können sich langfristig auf die Stabilität eines Unternehmens auswirken – etwa in Form höherer Zufriedenheit und damit geringerer Fluktuation von Fachkräften.“

Gleichzeitig wirkt die Arbeitsumgebung über das Innenbild hinaus. Empfangsbereiche, Wartezonen oder Besprechungsräume sind Teil der Außendarstellung. Sie prägen die Sicht von Kunden, Partnern und Bewerbern auf Professionalität, Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein eines Unternehmens.

Wirtschaftlich denken, strukturiert handeln

Für Entscheider bedeutet das: Ausgaben für Innenraumbegrünung haben wirtschaftliche Relevanz und sind damit eine wichtige Investition. Genau hier setzt Easy Rent von Ambius/Baumhaus an. Es ist ein modulares Pflanzen-Mietsystem innerhalb des Geschäftsfelds „Hygiene & Wellbeing“ von Rentokil Initial.

Vier Gefäßvarianten in zehn RAL-Farben und 19 Pflanzenarten bilden ein kuratiertes Portfolio, das sich im Mix-and-Match-Prinzip flexibel zusammenstellen lässt. Durch die Farbwahl können Unternehmen die Begrünung nahtlos in ihr Corporate Design und bestehende Gestaltungslinien integrieren. Laufzeiten von 36, 48 oder 60 Monaten sorgen für Planungssicherheit über die gesamte Mietdauer. Der Nutzen von Innenraumbegrünung steht und fällt aber mit ihrer fachgerechten Pflege, für die intern häufig schlicht keine Zeit bleibt. Das Modell sieht deshalb neben der Installation des Grüns zehn professionelle Servicetermine pro Jahr vor.

Teil eines ganzheitlichen Ansatzes

Easy Rent ist kein isoliertes Angebot. Im Geschäftsfeld „Hygiene & Wellbeing“ werden Waschraumhygiene, Raumluftqualität und Innenraumbegrünung als zusammenhängendes System verstanden. Ziel ist es, Arbeitsumgebungen funktional, gesund und wirtschaftlich tragfähig zu gestalten.

Der modulare Ansatz von Easy Rent eignet sich insbesondere für Organisationen mit mehreren Standorten oder standardisierten Flächenkonzepten. Er verkürzt Planungsprozesse, reduziert administrative Aufwände und schafft zugleich gestalterische Kontinuität. So wird aus einem vermeintlichen Add-on ein strukturierter Bestandteil moderner Unternehmensführung.

Erfahren Sie jetzt mehr zu Easy Rent.

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Tim Jäger, Vice President Commercial Strategy Growth, Blackboat. blackboat.com. Abbildung: Tim Jäger

OFFICE ROXX: Tim, was genau ist für dich der KI-Wahnsinn?

Tim Jäger: Der KI-Wahnsinn besteht für mich vor allem in der Gleichzeitigkeit. Die Technologie entwickelt sich exponentiell, täglich entstehen neue Tools, Use-Cases und Möglichkeiten. Gleichzeitig entwickeln sich unsere Arbeitsmodelle, Entscheidungsstrukturen und Lernprozesse meist noch linear. Dieses Spannungsfeld sorgt für Reibung, Überforderung, aber auch riesiges Potenzial. Wahnsinn bedeutet hier also nicht nur Tempo, sondern auch Orientierungslosigkeit. Genau deshalb brauchen wir Führung, Haltung und eine neue digitale Mündigkeit.

Verglichen mit disruptiven Technologien der Vergangenheit: An welchem Punkt der Entwicklung befinden wir uns aktuell?

Wir stehen mitten im Übergang aus der Experimentierphase heraus und hinein in die erste große Umbruchwelle. Teilweise sogar in eine KI-Ernüchterung. Weil Technologie eingeführt wurde, die Menschen jedoch nicht mitgenommen wurden und Technologie für Use-Cases verwendet wurden, die technologisch noch nicht machbar waren. Verglichen mit früheren Technologien wie dem Internet oder dem Smartphone erleben wir diesmal eine deutlich schnellere Go-to-Market-Dynamik. KI ist längst in der Hosentasche der Menschen angekommen, während viele Organisationen noch mit der Frage ringen, was sie dürfen, statt was sie können wollen. Der technologische Reifegrad ist hoch, jetzt müssen die organisationalen und kulturellen nachziehen.

KI ist längst in der Hosentasche der Menschen angekommen, während viele Organisationen noch mit der Frage ringen, was sie dürfen, statt was sie können wollen.“

Tim Jäger,
Blackboat.

KI und Arbeit: Wie verändert KI unsere Arbeit und unsere Teams?

KI verändert weniger, was wir tun, sondern vor allem, wie wir es tun. Sie übernimmt Routinen, bietet Kontext, entlastet Prozesse und schafft dadurch Raum für das, was echte Zusammenarbeit ausmacht: Kommunikation, Kreativität, Entscheidungen. Teams, die KI als Co-Pilot verstehen, können schneller agieren, besser priorisieren und souveräner navigieren. Dafür braucht es Vertrauen, digitale Kompetenzen und ein Leadership-Verständnis, das Enablement über Kontrolle stellt.

Vom 5. bis 7. Mai 2026 findet in Karlsruhe die Fachmesse New Work Evolution (NWE) statt. Abbildung: Jürgen Rösner/Messe Karlsruhe

Was müssen Unternehmen tun, um AI-Readiness bei Mitarbeitenden zu erwirken?

Unternehmen müssen KI erlebbar machen und aktiv in der Breite enablement-orientiert vermitteln. Es reicht nicht, Tools bereitzustellen und auf Eigeninitiative zu hoffen. AI-Readiness entsteht nur dann, wenn alle Mitarbeitenden befähigt werden, mit der Technologie produktiv und reflektiert umzugehen. Dazu braucht es eine Lernkultur, leistungsfähige Tools und das klare Buy-in des C-Levels. Ohne echtes Vorleben und Priorisierung von ganz oben bleibt es bei Einzelinitiativen statt gelebter Transformation.

Vielen Dank für das Gespräch.

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Begegnungs- und Arbeitszone mit Ausblick: Dachterrasse und Skydeck inszenieren Freiluftarbeit als Teil der Architektur. Abbildung: Real-Treuhand Immobilien

Laut Deutschem Wetterdienst gab es im Jahr 2024 in Deutschland durchschnittlich knapp 1.700 Stunden Sonnenschein. Die meisten Angestellten hatten davon jedoch wenig – sie verbrachten ihre Arbeitszeit oft drinnen. Dabei ist wissenschaftlich belegt: Wer draußen arbeitet, fördert Kreativität und mentale Gesundheit. Doch die Realität sieht anders aus: Bürogebäude sind meist nicht für die Wissensarbeit im Freien ausgelegt. Der sechsgeschossige Büroneu­bau Hammerschmidt hingegen schon.

Durchgehende Balkone für durchgehende Gedankenfreiheit: Jeder Arbeitsplatz ist nur wenige Schritte vom Draußen entfernt. Abbildung: Real-Treuhand Immobilien

Gelegen im Businesspark ExpoGate Munich-Dornach an der östli­chen Münchner Stadtgrenze wird hier Outdoor-Work ermöglicht: Freitreppen, Balkone, eine Dachterrasse und ein Skydeck bieten Begegnungs- und Arbeitszonen unter freiem Himmel. So setzt die Büroimmobilie, die seit Februar 2025 von der Real-Treuhand Immobilien Bayern als Asset-Manager betreut wird, nicht nur ein architektonisches Statement, sondern fördert auch die Kreativität, Gesundheit und Produktivität der Mitarbeitenden.

Weniger Neon, mehr Natur

Damit das Arbeiten im Freien funktioniert, muss auch das Gebäude mitspielen. Neben einer ruhigen Lage sind vor allem zwei Dinge wichtig: durchdachte Technik und durchdachte Architektur. Das bedeutet, es braucht ausreichend Zugänge zu Freiflächen, genügend Stromanschlüsse, starkes WLAN – sowie Schutz vor Sonne, Wind und Regen.

Vorgelagerte Vorhänge für kontrolliertes Sonnenlicht: Sichtschutz und Gestaltung im Einklang mit der Architektur. Abbildung: Real-Treuhand Immobilien

Treppen, die verbinden

Die durchgehenden Balkone entlang der 130 m langen Südfassa­de sowie der Ost- und Westseiten sind von allen Büros aus direkt zugänglich. Vorgelagerte Vorhänge schützen bei Bedarf vor Sonne, der Schutz vor Regen wird durch übereinanderliegende Balkone ge­währleistet. Dieses Prinzip gilt auch für die Vorzonen zu den Miet­bereichen auf der Nordseite, die sich auf sechs Ebenen anordnen. Sie entstehen durch eine vor der Fassade inszenierte Kaskadentreppe, die alle Stockwerke von außen verbindet. Das schafft nicht nur ein architektonisches Statement, sondern setzt auch einen Motor für Teambildung in Gang. Fest installierte Sitzmöbel und Pflanzkübel sowie Platz für individuelle Möbelstücke schaffen Räume für Sicht­barkeit, spontane Begegnungen und nonverbale Kommunikation.

Open-Air-Office

In den beiden obersten Etagen – dem 1.400 m2 großen Skydeck mit Fitnessarea und Alpenblick sowie der 550 m2 großen Dach­terrasse – laden die ikonischen Enzi-Sitzmöbel der Wiener Archi­tektengruppe PPAG zum formellen oder lockeren Austausch ein. Die leuchtend blauen oder orangen Sitzmöbel aus Polyethylen sind robust und mobil. Je nach Bedarf lassen sie sich zu kleinen Inseln zusammenstellen oder einzeln verteilen. In beiden Bereichen ist flächendeckendes WLAN vorgesehen, zudem gibt es dort Toiletten. So sind die Open-Air-Flächen ideal für kreative Ideensessions und konzentrierte Einzelarbeit geeignet.

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Bürobauten aus Holz schaffen eine Atmosphäre, in der Menschen gern arbeiten. Abbildungen: Woods (Renderings)

Seit der Pandemie und dem Trend zum Homeoffice sinkt der Büroflächenbedarf in Unternehmen. Dennoch bleiben hochwertige Flächen an guten Standorten gefragt, zumal viele Firmen wieder mehr Präsenz ihrer Mitarbeitenden einfordern.

New-Work-Architektur

Dabei geht es vor allem um New Work. Unter diesem von dem Sozialphilosophen Frithjof Bergmann in den 1970er-Jahren ge­prägten Begriff wird eine neue Arbeitswelt verstanden, in der die Mitarbeitenden und ihre Bedürfnisse eine bedeutende Rolle spielen. Zentrale Punkte dabei sind Flexibilität, Selbstbestimmung und Sinn­haftigkeit. Auf alle drei Fragen muss die Bürogebäude-Architektur Antworten finden. Idealerweise erfüllt sie die Ansprüche der Mitarbeitenden sowie die Anforderungen des Unternehmens bestmög­lich und trägt zu einer Identifikation der Mitarbeitenden mit ihrem Unternehmen bei.

Generation Holz

Mit Bürogebäuden, die fast vollständig aus Holz bestehen, be­schreitet das Konzept „Woods“ einen neuen Weg. Eines der ersten Gebäude dieser Art ist in Oberhaching im Süden von München entstanden. Das Gebäude mit dem auffälligen Shed-Dach, den um­laufenden Galerien und den Glasflächen, die einen Weitblick bieten, erstreckt sich über drei Etagen. Es bietet in offenen, lichtdurchflute­ten Räumen inspirierende Arbeitswelten. Der Impuls hierfür sowie wesentliche Anregungen kamen vom im Jahr 2021 verstorbenen Unternehmer Heinz Hermann Thiele, der nicht nur den Konzern Knorr-Bremse schuf, sondern auch eine große Leidenschaft für Städ­tebau und Architektur hegte. Bereits 2019 regte er an, Bürogebäude aus Holz zu errichten.

Neue Bürogebäudegeneration: Das Woods Oberhaching erfüllt den KfW40-Standard. Abbildung: Woods (Renderings).

Bürobauten aus Holz sind zwar etwa 15 Prozent teurer als her­kömmliche Gebäude, schaffen aber eine Optik, ein Raumklima, einen Geruch und eine Atmosphäre, in der Menschen gern arbei­ten und kreativ sein können. Außerdem senkt der Holzbau im Ver­gleich zum Betonbau die CO2-Emissionen deutlich und gilt daher als nachhaltige Bauweise. Für jüngere Mitarbeitende ist genau das ein wichtiges Identifikationsmerkmal.

Das geplante Woods-Projekt in München im Das-Anders-Quartier. Abbildung: Woods (Renderings).

Weitere Holzobjekte

Das Gebäude in Oberhaching war bereits weit vor seiner Fertigstel­lung im Jahr 2024 langfristig vermietet, vor allem an Unternehmen aus kreativen Branchen. Aufgrund der hohen Nachfrage sind zwei weitere Gebäude nach demselben Konzept geplant. Eines davon ist das Woods am Olympiapark. Das Gebäude mit einer Fläche von 5.700 m2 entsteht als Teil des Quartiers „Das Anders“ auf dem früheren Industriegelände von Knorr-Bremse.

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