TA Cloud Capture ermöglicht eine zeitgemäße Digitalisierung von Dokumenten. Abbildung: TA Triumph-Adler

In vielen Unternehmen herrscht immer noch Zettelwirtschaft. Ob in der Rechnungs- oder Personalabteilung, in der Produktion oder in der Logistik, es gibt viel zu erledigen und der Administrationsaufwand ist groß – zumal die Anforderungen an Sicherheit, Nachhaltigkeit und Compliance stets höher werden. Dort könnte die digitale Dokumentenablage gute Dienste leisten, doch oft werden die Dokumente weiterhin in Papierform verwaltet.

Unternehmen erkennen Vorzüge der Digitalisierung

Dies, obwohl sich Unternehmen der Potenziale und der Notwendigkeit der Digitalisierung zunehmend bewusst sind. Über 90 Prozent der Unternehmen sind der Ansicht, dass der Einsatz neuer Technologien ein entscheidender Wettbewerbsfaktor ist, wie die Bitkom-Studie Digitalisierung der Wirtschaft herausfand. Die Studie des Digitalverbandes zeigt außerdem, dass mittlerweile 89 Prozent der Unternehmen eine Digitalisierungsstrategie verfolgen, allerdings nur 28 Prozent diese zentral aussteuern und 61 Prozent eine solche in speziellen Bereichen verfolgen.

Zur Unterstützung einer effizienten Dokumentenablage stellt TA Triumph-Adler Cloud-Lösungen bereit, die hybride Arbeitsweisen unterstützen.“

Speziell kleine und mittelständische Unternehmen können von einer digitalen Dokumentenablage profitieren. Bei der Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten können Arbeitsschritte, Zeit und Kosten gespart werden, die papierbasierte Prozesse mit sich bringen. Auch neue Vorgaben für Firmen machen Fortschritte bei der Digitalisierung notwendig – beispielsweise die E-Rechnungs-Pflicht und die EU-weite NIS-2-Richtlinie.

Um diese Herausforderungen zu adressieren, helfen digitale Dokumentenlösungen aus der Cloud. Mit Workflows, klaren Ordner- und Dokumentenstrukturen, automatischen Erinnerungen und effizienten Suchfunktionen kann die digitale Dokumentenablage Firmen schnell und sicher weiterhelfen.

Drucken, Scannen, Faxen – mobil und cloudbasiert

Zur Unterstützung einer effizienten Dokumentenablage stellt TA Triumph-Adler spezielle Lösungen bereit, die mobile und cloudbasierte Prozesse berücksichtigen. Mit dem TA Cloud Information Manager (TACIM) landen Dokumente am gewünschten Speicherort in der Cloud. Eine Installation ist nicht notwendig, lediglich eine sichere und schnelle Anmeldung im Webbrowser oder am Multifunktionsdrucker (MFP) ist erforderlich. Die Verwaltung von überall ermöglicht ein Online-Dashboard, welches gescannte oder importierte Dokumente via Dashboard, mobile App und HyPAS-Anwendung am MFP verarbeitet. Ferner lassen sich mit TACIM Dokumentenklassen definieren, Dokumente orts- und geräteunabhängig erfassen sowie speichern und individuelle Prüf- und Freigabe-Workflows erstellen.

Mit benutzerdefinierten Workflows, klaren Ordner- und Dokumentenstrukturen, automatischen Erinnerungen sowie effizienten Suchfunktionen hilft die digitale und cloudbasierte Dokumentenablage Unternehmen dabei, zeitgemäße Workflows zu etablieren.“

Mit TACPS (TA Cloud Print and Scan) lassen sich Dokumente netzwerkunabhängig von jedem angebundenen MFP drucken, verschicken und in der Cloud speichern – ganz einfach am Desktop-Arbeitsplatz oder direkt am Drucker. Auch hier muss nichts installiert werden. Einsetzbar ist TA Cloud Print and Scan von jetzt auf gleich. TA Triumph-Adler stellt als Provider den Account zur Verfügung, Kunden können sofort loslegen.

TA Cloud Capture ermöglicht eine zeitgemäße Digitalisierung von Dokumenten: Nach dem Einscannen können Dokumente über den MFP in durchsuchbare PDF-Dateien umgewandelt werden. Grundlage für die inhaltliche Erschließung der Dokumente bildet eine leistungsfähige OCR-Volltexterkennung (Optical Character Recognition). Nach der Erfassung können die erstellten Dateien direkt aus dem System an einen gängigen Clouddienst geschickt werden – ganz ohne Rechner oder zusätzliche Software. Entweder an den TA Cloud Information Manager (TACIM) – ein hauseigenes Angebot zur Dokumentenverwaltung – oder an einen Cloudspeicher eines Drittanbieters. Unterstützt werden die Dienste Google Drive, Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive oder Box. Firmenkunden melden sich dort mit ihren eigenen Accounts an.

Die kostenfreie TA Mobile Print App verbindet Smartphones, Tablets und Laptops mit den Multifunktionssystemen (MFPs) des Druckernetzwerks und erlaubt es, Dateien von diesen Mobilgeräten zu drucken oder nach dem Scannen an E-Mail-Postfächer zu verschicken. Zudem integriert es TACPS für die mobile Nutzung.

All diese Cloud-Lösungen sind intuitiv bedienbar und konform mit den Vorgaben der EU-weit gültigen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Unternehmen profitieren von vielfältigen Vorteilen der cloudbasierten, digitalen Prozesse: Sie können laufende Kosten reduzieren, zeitsparender arbeiten, sichere und effektive Prozesse etablieren und die Zufriedenheit von Mitarbeitenden steigern, indem sie moderne Arbeitsweisen mit zeit- und ortsunabhängigen Workflows fördern.

Abbildung: TA Triumph-Adler Florian Ehlers, Manager Solution Marketing, TA Triumph-Adler. triumph-adler.de

Ausführliche Informationen zu dem Thema finden Interessierte unter: Cloud-Lösungen | Triumph-Adler

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DCP-L1660W von Brother: Dank 5-GHz-WLAN-, LAN- und USB-Schnittstelle lässt sich das kompakte Mono-Laser-Multifunktionsgerät nahtlos in jede Arbeitsumgebung integrieren. Mit einer Druckgeschwindigkeit von bis zu 20 Seiten pro Minute, einer 150-Blatt-Papierkassette und einem automatischen 10-Blatt-Dokumenteneinzug (ADF) ist das Modell überaus leistungsfähig.

IM C2501CE von Ricoh: Das A3-Farb-Multifunktionssystem druckt bis zu 25 Seiten pro Minute. Das 10,1 Zoll große Smart-Operation-Panel ermöglicht eine intuitive Bedienung inklusive Dokumentenvorschau direkt am Gerät. Im Fokus steht jedoch die Nachhaltigkeit: Der MFP wird zu über 86 Prozent aus wiederverwendeten Komponenten gefertigt.

i-Sensys MF754cdw II von Canon: Das kompakte A4-Farblaserdrucksystem fügt sich nahtlos in Arbeitsumgebungen mit begrenztem Platzangebot ein. Die All-in-one-Lösung druckt bis zu 33 Seiten pro Minute und scannt bis zu 100 Bilder pro Minute. Wer das noch benötigt: Mit der integrierten Faxfunktion können Dokumente sicher und schnell gesendet und empfangen werden.

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Der Vatikan setzt seit Jahren auf PFU-Technik, um historische Dokumente zu erfassen und digital zugänglich zu machen. Abbildung: PFU

Bei einer Presseveranstaltung im Vatikan hat PFU, ein Unternehmen der Ricoh-Gruppe und weltweiter Spezialist für Dokumentenerfassung und Informationsmanagement, zwei neue Dokumentenscanner der Ricoh SP-Serie vorgestellt. Zudem skizzierte das Unternehmen dort seinen Wandel vom reinen Scannerhersteller zum Anbieter durchgängiger Capture-Lösungen. Die Wahl des Vatikans als Veranstaltungsort passte zur Botschaft: Seit Jahren werden dort Dokumente von unschätzbarem historischem Wert mit Technologie von PFU erfasst und digital zugänglich gemacht.

Bewährte Scanqualität dank zuverlässiger Technik

Die Modellen Ricoh SP-2240N und Ricoh SP-2230N, mit denen PFU seine Position bei Dokumentenscannern in Westeuropa weiter ausbauen will, arbeiten mit bis zu 40 bzw. 30 Seiten pro Minute und verbinden Wirtschaftlichkeit mit gleichbleibender Qualität. Beide Modelle nutzen einige Technologien der FI-Serie wie beispielsweise „Image Monitoring Paper Protection“ und „Clear Image Capture“ und liefern konsistente Ergebnisse für OCR und nachgelagerte Workflows. Über die erweiterte DirectScan-Funktion des neuen iiGA-SoC gelingt zudem PC-loses Scannen direkt am Gerät.

Brian Fortune, General Manager Sales bei PFU (EMEA) Limited: Die Qualität der Datenerfassung entscheidet über den Erfolg. Abbildung: PFU

Bei der Präsentation rückte Brian Fortune, General Manager Sales bei PFU (EMEA) Limited, die Frage in den Mittelpunkt, wie vertrauenswürdige Informationen das Zeitalter der künstlichen Intelligenz tragen können. „Wir sind längst nicht mehr nur Hersteller von Scannern, sondern begleiten den gesamten Weg einer Information, von ihrer ersten Erfassung bis zur Nutzung in den nachgelagerten digitalen Prozessen. Automatisierung, KI und Compliance mit den Regularien des ‚EU AI Act‘ sind dabei immer nur so verlässlich wie die Daten, die am Anfang erfasst werden, weshalb schon der erste Erfassungsschritt über die Qualität von allem entscheidet, was danach folgt“, so Fortune.

Schneller erfassen, besser kontrollieren, nahtlos integrieren

Ebenso wichtig wie die Hardware ist die Software, welche die erfassten Dokumente weiterverarbeitet und die von PFU kontinuierlich weiterentwickelt wird. So hat das Unternehmen die Version 6.0 seiner Suite „PaperStream Capture“ veröffentlicht. Das Update bringt Verbesserungen für PaperStream Capture Pro und Capture Pro Premium in drei zentralen Bereichen: Integration mit Drittanbieterlösungen, Qualitätskontrolle nach dem Scannen und Effizienz im täglichen Betrieb.

Im Bereich Integration erweitert die Version 6.0 die Release-API um Formular-OCR für die strukturierte Erfassung von Formulardaten, während eine neue Validierungs-API erfasste Daten mit externen Datenbanken abgleicht und so die Genauigkeit erhöht. Neu ist zudem ein „Custom Connector“, mit dem sich Digitalisierungsworkflows ohne Programmierkenntnisse über Konfigurationsdateien anstatt per Code einrichten lassen.

Die Scanlösung Ricoh SP-2240N ermöglicht effizientes und zuverlässiges Scannen für den täglichen Geschäftsbetrieb. Abbildung: PFU

Bei der Qualitätskontrolle lässt sich die zonale OCR (optische Zeichenerkennung) nun feiner steuern. Anwender können für einzelne Felder Konfidenzschwellenwerte festlegen und ihre Prüfaufwände gezielt auf Felder mit geringerer Erkennungssicherheit konzentrieren, während ein überarbeitetes QC-Fenster Verarbeitungsfortschritt und Feldstatus in einer Ansicht bündelt.

Für den täglichen Betrieb bringt die Version 6.0 eine Outlook-Integration, die per E-Mail empfangene Bilddateien mit einem Klick an PaperStream Capture Pro Premium übergibt. Beim Dateiimport gibt es nun zwei Wege: den bisherigen TWAIN-basierten Import, der unterschiedliche Dateitypen in einheitliche Bilder umwandelt, oder einen neuen direkten Import, der Originaldateien samt Bildstruktur und Metadaten ohne Neuverarbeitung übernimmt. Zudem lässt sich die umschlagbasierte Dokumententrennung nun vor oder nach dem Inhalt konfigurieren, und in Multi-Station-Umgebungen zeigt die KI-gestützte OCR-Verarbeitung die Ergebnisse bereits seitenweise an, sodass die Verifikation beginnen kann, während der übrige Batch noch läuft.

Mehr Marge für den Channel

Auf der Vertriebsseite öffnet PFU seinen Vertriebspartnern mit dem PaperStream- Solution-Partnerprogramm einen Weg über die reine Hardwaremarge hinaus, indem Scan-Hardware, PaperStream Capture Pro und integrierte Workflow-Funktionen zu einsatzbereiten Komplettlösungen gebündelt werden. Zu den Angeboten zählen eine E-Signatur-Lösung auf Basis von Namirial sowie Dokumentenmanagement über den DocuWare- und den Zeendoc-Connector. Für registrierte Imaging-Channel-Partner entstehen so planbare, wiederkehrende Umsätze.

Seit Mai 2026 führt Yasunari Shimizu als Präsident und CEO das Unternehmen PFU (EMEA) Limited. Abbildung: PFU

Neuer CEO für die Region EMEA

Über diese Produkt- und Programmneuheiten hinaus hat PFU auch seine Führung neu aufgestellt. Seit Mai 2026 führt Yasunari Shimizu als Präsident und CEO das Unternehmen. „Ich fühle mich geehrt, PFU (EMEA) Limited als Präsident und CEO beizutreten, und freue mich darauf, eng mit dem Team zusammenzuarbeiten, um auf den Stärken des Unternehmens aufzubauen und die Organisation in ihr nächstes Kapitel zu führen“, so Shimizu.

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Fast die Hälfte aller Mitarbeitenden in KMU gibt an, dass veraltete Workflow- Tools bei täglichen Aufgaben zu Frustration führen. Abbildung: HoltarenkoAnhelinaBO, Depositphotos

Die von HP beauftragte Studie „The Workflow Wakeup: How Unexpected Tech Can Help Future-Proof Small and Medium Businesses“ macht die wachsende operative Belastung von KMU deutlich. Der Bericht, der auf Umfragedaten aus den Ländern USA, Großbritannien, Deutschland und Indien basiert, deckt auf, wie veraltete Technik, ineffiziente Dokumenten-Workflows und übersehene Sicherheitslücken beim Drucken die Produktivität bremsen sowie Budgets belasten. Für die Studie hat das Datenberatungsunternehmen Edelman DXI vom 5. bis 27. August 2025 gut 4.000 Bürobeschäftigte online befragt.

Veraltete Tools

Branchenübergreifend arbeiten KMU härter denn je – allerdings nicht unbedingt effizienter. Laut der Analyse von HP verbringen 57 Prozent der IT-Verantwortlichen in KMU mehr Zeit damit, Probleme zu beheben als Systeme zu verbessern. Dadurch sind sie ständig damit beschäftigt „Feuer zu löschen“. Dies hindert Teams daran, Modernisierungen vorzunehmen oder Innovationen zu implementieren, so die Studienmacher.

Ein weiteres Ergebnis der Studie: Fast die Hälfte der Mitarbeitenden in KMU findet, dass veraltete Tools die täglichen Aufgaben unnötig erschweren. 60 Prozent der IT-Verantwortlichen berichteten zudem, dass Drucker mehr Supportzeit in Anspruch nehmen als nötig – ein oft übersehener Produktivitätshemmer in hybriden und verteilten Arbeitsumgebungen. 69 Prozent der Führungskräfte befürchten, dass Konkurrenten mit smarteren Workflow-Tools ihnen den Rang ablaufen.

Option KI-Workflow-Tools

Nach Angaben von HP bieten KI-fähige Workflow-Tools neuartige Möglichkeiten und könnten eine Lösung des Problems sein. Das zeigen auch die Aussagen der Befragten: Vier von fünf Büroangestellten in kleinen und mittelständischen Unternehmen gaben an, dass intelligentes Drucken die täglichen Reibungsverluste reduziert. Gleichzeitig sagten 86 Prozent der IT-Führungskräfte, dass die Arbeitsabläufe dadurch effizienter werden. Die Nutzung solcher Tools könnte die Produktivität in den vier untersuchten Kernmärkten um bis zu 58 Milliarden US-Dollar steigern.

In puncto Datensicherheit sind KMU stark gefährdet. Das zeigt eine Studie des Marktforschungsunternehmens Quocirca: Sechs von zehn KMU haben im vergangenen Jahr mindestens einen datenbezogenen Verlust im Zusammenhang mit dem Drucken erlebt. Dies unterstreicht laut HP, dass eine moderne Absicherung von Endgeräten notwendig ist, denn hybrides Arbeiten vergrößere die Angriffsfläche.

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Am 15. Juli 2026 feiert das Unternehmen TA Triumph-Adler seinen 130. Geburtstag. Abbildung: TA Triumph-Adler

In der Bürokommunikation hat TA jede Epoche mitgestaltet und bewältigte auch den raschen technologischen Wandel von der Mechanik zur Elektronik. Das Unternehmen steht seitdem für effiziente Bürolösungen und die Fähigkeit zum Wandel. Im digitalen Zeitalter mit hybriden Arbeitsweisen vertreibt TA, das am 15. Juli 2026 seinen 130. Geburtstag feiert, analoge wie digitale Lösungen für effektive Informations- und Dokumentenprozesse.

„130 Jahre TA Triumph-Adler sind ein beeindruckendes Zeugnis dafür, wie wandlungsfähig ein Unternehmen sein kann, ohne dabei seine DNA zu verlieren. Heute versteht sich TA als Partner des Mittelstands – mit dem Anspruch, Informations- und Dokumentenprozesse im Arbeitsalltag für unsere Kunden einfach, sicher und effizient zu machen. Unsere Geschichte ist Teil unserer Kultur und motiviert unser Team Tag für Tag aufs Neue, innovative Lösungen zu schaffen, die den Unternehmenserfolg unserer Kunden unterstützen“, erklärt Dietmar Nick, Geschäftsführer von TA Triumph-Adler.

Damals: Meilensteine in der Geschichte von TA

Mit dreizehn Jahrzehnten Firmengeschichte gehört TA Triumph-Adler heute zu den traditionsreichsten Unternehmen in Deutschland und Europa. Der Mythos der Marke als ältester Hersteller von Büromaschinen in Deutschland reicht bis ins 19. Jahrhundert zurück – und war geprägt durch einen stetigen Wandel. Es beginnt im Jahr 1896: Siegfried Bettmann gründet in Nürnberg die Deutsche Triumph Fahrradwerke AG in Nürnberg als Tochterunternehmen der englischen Triumph Cycle Company. Der nächste Meilenstein folgt zwei Jahre später: 1898 produzieren die Adlerwerke als erste Fabrik in Deutschland Schreibmaschinen. Im Jahr 1909 stieg Triumph dann ebenfalls in das Schreibmaschinengeschäft ein und löste sich wenige Jahre danach vom englischen Mutterunternehmen. Was viele nicht mehr wissen: Bis in die 1950er-Jahre stellte Triumph neben Schreibmaschinen unter anderem auch Fahrräder, Motorräder und sogar Autos her.

Wie der Name schon verrät, ist TA Triumph-Adler aus den zwei – ursprünglich miteinander konkurrierenden – Unternehmen entstanden: 1957 erwirbt Max Grundig die Aktienmehrheit der Triumph Werke sowie der Adlerwerke und fügt die Unternehmen schrittweise zusammen. Die Fusion der Unternehmen Triumph und Adler wird zu einem erfolgreichen Stück deutscher Wirtschaftsgeschichte: 1969 ist die Triumph/Adler Gruppe fünftgrößter Büromaschinenhersteller der Welt. Danach folgen aber auch schwierige Zeiten: Ende des 20. Jahrhunderts stand das Unternehmen durch den internationalen Verdrängungswettbewerb in der Computerindustrie vor dem Aus. Die Umwandlung in eine Mittelstandsholding rettet die TA Triumph-Adler AG. Nach den Jahren der Krise schafft es das Unternehmen, sich komplett zu erneuern, indem es sich auf seine Kernkompetenz besinnt: die Effizienz im Büro zu steigern.

Dietmar Nick, Geschäftsführer von TA Triumph-Adler. Abbildung: TA Triumph-Adler

1999 erfolgt der Erwerb der Utax GmbH und der Beschluss zum grundlegenden Konzernumbau zurück zur Kernkompetenz Bürokommunikation. 2003 ist TA Triumph-Adler in Deutschland Marktführer im Bereich Imaging – Drucken, Faxen und Archivieren. Der japanische Weltkonzern Kyocera Mita (heute Kyocera Document Solutions) steigt fortan als Großaktionär und strategischer Partner ein. 2008 übernimmt das Unternehmen die Mehrheit an der Triumph-Adler AG und 2010 die restlichen Anteile. Im Frühjahr 2011 wurde die Triumph-Adler AG in eine GmbH umgewandelt. Seitdem ist die TA Triumph-Adler GmbH mit der eingetragenen Marke Utax ein Unternehmen der Kyocera Gruppe und gehört zur Kyocera Document Solutions Inc. mit Sitz in Osaka, Japan.

Heute: Ganzheitliche Informations- und Dokumentenprozesse

Heute ist TA Triumph-Adler ein Spezialist im Document Business, mit langjähriger Erfahrung beim Thema Effizienz in der Bürokommunikation. Als Managed Service Provider unterstützt TA Triumph-Adler Unternehmen als verlässlicher Partner bei der Optimierung von papierbasierten und digitalen Dokumentenprozessen – mit dem Ziel, diese effizienter zu gestalten. Über die eingetragene Marke Utax adressiert TA den Fachhandel.

Das ganzheitliche Produktportfolio von TA Triumph-Adler umfasst moderne Hardware-, Software- sowie IT-Service-Lösungen, die den gesamten Bearbeitungsprozess von Dokumenten abdecken und ein zeitgemäßes Informationsmanagement ermöglichen. Neben leistungsfähigen Multifunktions- und Produktionsdrucksystemen – Beispiele sind die neuen A3-High-Speed-Modelle oder die TA Pro 15050c – bietet TA Organisationen mit „TA Cockpit“ eine eigens entwickelte Fleet-Management-Software und ein breites Portfolio für digitale Workflows an. Software-Angebote reichen von cloudbasierten Druck- und Scanlösungen wie TA Cloud Print and Scan über Dokumenten-Management-Systeme (DMS) bis hin zum umfangreichen Enterprise Content Management-Angebot, das auch als Software as a Service-Modell aus der europäischen Cloud bereitgestellt werden kann. Moderne IT-Services runden das Angebot ab und umfassen die individuelle Beratung von Firmen jeder Größe bei der sicheren und datenschutzkonformen Implementierung von Output-Systemen und Dokumenten-Workflows.

Besonders stolz ist TA auf sein flächendeckendes Servicenetz in Deutschland, was dem Unternehmen einen spürbaren Wettbewerbsvorteil gibt. „Diese Kundennähe und das Gesamtpaket von TA Triumph-Adler ist etwas, das in dieser Form heute kaum noch jemand anbieten kann. Als verlässlicher Partner wollen wir Firmen jeder Größe befähigen, von den Vorteilen der Digitalisierung individuell passend zu profitieren und den Wandel der Arbeitswelt selbst zu gestalten. Das treibt uns für die Zukunft an“, so Nick.

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Der Podcast „Work in Progress“ blickt in die Praxis des Mittelstands. Diesmal mit: Julia Suhren sowie Susanne Tattersall und Marc-Oliver Dohrenbusch. Abbildung Ricoh

Neue Perspektiven über die Herausforderungen des Wandels der Arbeit führen nach Bremen und Berlin. Dort sind zwei Unternehmerinnen beheimatet, die Veränderungen der Arbeitswelt spürbar erleben und selbst gestalten: Julia Suhren ist Geschäftsführerin des gleichnamigen Bremer Familienunternehmens „Suhren – we know workflow“. Susanne Tattersall ist geschäftsführende Gesellschafterin der Berliner Immobilienfirma Tattersall Lorenz und gilt als eine der markantesten Impulsgeberin der Immobilienwirtschaft. In den beiden neuen Folgen des Podcast „Work in Progress“ beschreiben die Unternehmenslenkerinnen aus dem Mittelstand im Gespräch mit Zukunftsforscher Michael Carl und New-Work-Experte Ingo Wittrock von Ricoh ihre täglichen praktischen Erfahrungen zum Wandel der Büroarbeit, und produktiven Veränderungskultur, um Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen.

Digital Work: Wie weit sind Deutschlands Büros wirklich schon?

In Folge 4 des Podcast-Formats von Carls Zukunft und Ricoh Deutschland berichtet Julia Suhren über ihre persönliche Perspektive auf den Status Quo deutscher Unternehmen: „Der digitale Reifegrad von Organisationen und Mitarbeitenden ist noch sehr, sehr unterschiedlich. Bei vielen Unternehmen überwiegt die Überforderung, richtig zu priorisieren“, erläutert Suhren im Gespräch. Sowohl im eigenen Unternehmen Suhren – we know workflow, das sich zum spezialisierten Digitalisierungspartner für aktuell 1.400 norddeutsche Kunden entwickelt hat, als auch bei den betreuten Unternehmen selbst erkennt sie täglich eine zunehmende Spaltung: Auf der einen Seite türmen sich noch Ordner, andererseits entwickelt sich aus der ernsthaft begonnenen Digitalisierung eine Eigendynamik. Suhren: „Es ist wie ein Muskel, der in der Unternehmenskultur gestärkt werden muss, um regelmäßig Prozesse zu hinterfragen und neue Kompetenzen aufzubauen.“

Julia Suhren, Suhren – we know workflow: „Der digitale Reifegrad von Organisationen und Mitarbeitenden ist noch sehr, sehr unterschiedlich. Bei vielen Unternehmen überwiegt die Überforderung, richtig zu priorisieren.“ Abbildung: Ricoh

Moderne Arbeit: Eine neue Balance aus digitaler Effizienz und realer Begegnung

Auch Ingo Wittrock von Ricoh sieht den Wandel der Arbeit im deutschen Mittelstand realistisch und zugleich optimistisch: „Die Digitalisierungs-Kluft ist gegenwärtig – Deutschlands Unternehmen sind bei Transformationsprozessen weit auseinander und nicht so schnell, wie man denken mag. Und zugleich ist wichtig: Digitalisierung ist nicht etwas, was ohne Menschen stattfindet.“ Suhren, Wittrock und Carl sind sich einig: Der entscheidende Hebel liegt nicht in der Technik, sondern in der Auseinandersetzung mit einer gelebten Unternehmens- und Ideenkultur als Führungsaufgabe, in der Analyse zur Wertschöpfung und mutigen Schritten in die Zukunft. Dieser Weg führt interessanterweise zu mehr menschlicher Zusammenarbeit. Ingo Wittrock: „Modernes Arbeiten ist erreicht, wenn Menschen zusammenkommen und gemeinsam kreativ an Themen arbeiten, die das Unternehmen nach vorne bringen“.

Eine Branche mit langsamen Prozessen in einer rasenden Zeit

Seit dem 8. Juli ist die jüngste Folge von „Work in Progress – Ein Podcast über Menschen und Organisationen im Wandel“ on air. Unternehmerin Susanne Tattersall und Marc-Oliver Dohrenbusch, Head of IT, beschreiben am Beispiel der Immobilienbranche ein langsames System im Wandel der Digitalisierung und neuen Arbeitswelt. Gebäude werden für Jahrzehnte geplant, KI verändert sich im Wochentakt. Dieser Widerspruch erzeugt Reibung, aber auch eine Chance. Gerade weil Immobilienmanagement ein zutiefst menschliches Geschäft bleibt, wird Technologie hier nicht zum Selbstzweck, sondern zum Prüfstein für Qualität. „Eine Immobilie wird für 100 Jahre gedacht, die KI wirbelt vieles durcheinander“, sagt Susanne Tattersall. „Wir wollen helfen, das digitale Mindset unserer Branche zu verbessern. Wir wollen Technologie ausprobieren, um unsere Effizienz zu steigern. Und wir setzen auch auf Technologie, um Immobilieneigentümern und -nutzern ein zukunftsgerichtetes Qualitätsversprechen geben zu können.“

Susanne Tattersall/Marc-Oliver Dohrenbusch, Tattersall Lorenz: „Wir wollen helfen, das digitale Mindset unserer Branche zu verbessern.“ Abbildung: Ricoh

Digitale Weiterentwicklung als positive Aufwärtsspirale

Experimentieren, neue Prozesse testen, Vertrauen in KI und Automatisierung schaffen – eine neue Lernkultur ist ein entscheidender Faktor für die veränderte Arbeitswelt. „Gerade bei Technologiefeldern, die sehr volatil sind, ist die Kultur des Ausprobierens ein Schlüssel für die Wandlungsfähigkeit“, sagt Podcast-Co-Host Ingo Wittrock. „Mein Unternehmen soll wachsen, wir wollen transformieren – und das mit der Perspektive ‚es sich leisten können‘ – die unterschiedlichen Erwartungshaltungen müssen gut miteinander synchronisiert werden. Tattersall Lorenz ist ein gutes Beispiel, wie das gelingen kann.“ Und auch Zukunftsforscher Michael Carl sieht es praktisch: „Im Grunde reden wir doch von einer Spirale aufwärts: Je besser wir im offenen Umgang mit Technologie sind, desto mehr muss uns auch gelingen, uns zu verändern und dabei zugleich zu wachsen.“

Die aktuellen Folgen von „Work in Progress“ sind auf den gängigen Podcast-Portalen sowie auf der Webseite von Ricoh verfügbar.

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Als Managed Service Provider unterstützt TA Triumph-Adler Unternehmen bei der Optimierung von papierbasierten und digitalen Dokumentenprozessen. Abbildung: Sergey Nivens, Depositphotos

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) kann die digitale Projektakte ein wichtiges Tool für den digitalen Einstieg sein, um bei der fortschreitenden Digitalisierung das vorgegebene Tempo mitzugehen und auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die Zahl der Projekte steigt

Um angestrebte Ziele zu erreichen, sind digitale Workflows von zentraler Bedeutung. Vielerorts sind Abläufe im Projektmanagement jedoch noch immer weitgehend manuell angelegt, geprägt von Papier und damit von Medienbrüchen. Dies belegt eine repräsentative Umfrage des Digitalverbandes Bitkom, nach der Stand Juni 2025 über die Hälfte der Unternehmen weniger Aktenordner in den Büros stehen hat als noch vor fünf Jahren. Aber es zeigt sich eben auch, dass Unternehmen in der Personalabteilung (94 Prozent) fast alle noch immer auf Papierakten setzen, dicht gefolgt von der Buchhaltung oder dem Controlling (91 Prozent). Auch in der Geschäftsführung oder dem Management stehen bei 8 von 10 Unternehmen noch Ordner im Schrank. Etwas weniger häufig, und zwar in je rund zwei Dritteln der Firmen arbeiten der Kundenservice und Vertrieb (69 Prozent) und auch die Logistik (65 Prozent) noch mehrheitlich papierbasiert.

Die Gründe hierfür sind vielfältig, aber nicht selten herrscht vielerorts immer noch die Fehlannahme, dass die Digitalisierung komplett alleine gestemmt werden muss – wodurch Prozesse unnötig aufgeschoben werden. Dabei ist die Zeit der digitalen Alleingänge längst vorbei: Mit der Unterstützung eines erfahrenen Implementierungspartners eignet sich die digitale Projektakte als optimaler Einstieg in die Digitalisierung. Die digitale Projektakte ist ein Modul einer ECM-Lösung, einem Softwaresystem für das digitale Dokumentenmanagement. Ihre Aufgabe besteht darin, Dokumente elektronisch zu verwalten und in automatisierten Workflows zu bearbeiten. Das beginnt beim Erfassen und geht bis zum Speichern und Archivieren der Dokumente. Wer worauf zugreifen darf, regeln Authentifizierungen. Die digitale Projektakte lässt sich zudem individuell anpassen – sei es an eine Branche, ein Unternehmen oder eine einzelne Abteilung.

Ortsunabhängige Zusammenarbeit

Digitale Projektakten begleiten und steuern Projektabläufe durchgängig elektronisch. Ihre Stärken zeigen sich insbesondere, wenn mehrere Abteilungen involviert sind oder standortübergreifend gearbeitet wird. Da alle Beteiligten jederzeit auf die für sie wichtigen Dokumente zugreifen können, kann unabhängig voneinander gearbeitet und das Projekt so schneller vorangetrieben werden. Zugleich ermöglicht die offene Kooperation, Entwicklungen und Fortschritte jedes einzelnen Teilschritts transparent mitzuverfolgen.

Diese Transparenz verhindert ungewollte Wendungen, denn eines ist allen Projektmanagern klar: Komplexere Projekte entwickeln nicht selten eine Eigendynamik. Mögen Ziel und Meilensteine anfangs noch schlüssig festgelegt worden sein: Man lernt dazu und justiert im Prozess nach. Solche Änderungen müssen offen kommuniziert werden, denn schlecht koordinierte Projekte kosten Zeit, Geld und Manpower – und versanden irgendwann im Nirgendwo.

Integrative Teamarbeit durch gemeinsames Projektverständnis

Um einer solchen Entwicklung entgegenzuwirken, sorgen digitale Projektakten durch ihre standardisierten Abläufe und klaren Strukturen für ein gemeinsames Projektverständnis bei allen Beteiligten – egal von welchem Ort die Teammitglieder arbeiten. Darüber hinaus ermöglichen digitale Projektakten eine automatisierte Ablage aller Dokumente in einem zentralen digitalen Archiv. Das vereinfacht nicht nur deren Dokumentation, sondern stellt zudem über eine komfortable, selbsterklärende Suchfunktion das schnelle Auffinden dieser für alle Beteiligten sicher. Projektlaufzeiten lassen sich auf diese Weise verkürzen und Kosteneinsparungen erzielen. Digital archivierte Projektdokumente bilden zudem die Grundlage für transparente und sichere Geschäftsprozesse, weil diese so konzipiert sind, dass Unternehmen ihre Compliance-Richtlinien einhalten können und dies unabhängig davon, ob die Angestellten remote von unterwegs oder zuhause arbeiten oder in Präsenz im Büro.

Projektrelevante Informationen mit einem Klick verfügbar

In der digitalen Projektakte werden alle notwendigen Informationen übersichtlich zusammengeführt. Projekt-relevante Informationen und Dokumente aus Systemen wie ERP, Finanzbuchhaltung oder CRM werden redundanzfrei, zentral und sicher verwaltet. Neue Dokumente – intern erarbeitet oder aus externen Quellen – werden sicher verarbeitet und den passenden Ordnern der Projektakte zugeordnet. Das gilt auch für eingescannte Papierdokumente oder für E-Mails mit Anhängen. Über den Projektstatus sind Geschäftsführung, Management und Projektleiter jederzeit informiert. Sie können sich durch automatisch generierte Reports detailliert auf den aktuellen Stand bringen lassen.

Digitale Projektakten können Unternehmen befähigen, mit Firmeninformationen effizienter zu arbeiten. Zudem befähigen sie Mitarbeitende in Zeiten von Hybrid Work, orts- und zeitunabhängig miteinander zu arbeiten. Gerade für den Mittelstand ist die digitale Projektakte somit ein geeigneter Einstieg in die Digitalisierung, da die eingeführten Maßnahmen schnell einen merkbaren Effekt mit sich bringen können. Das wiederum fördert die Akzeptanz digitaler Prozesse bei Mitarbeitenden, wodurch die digitale Transformation des gesamten Unternehmens künftig noch einfacher vorangetrieben werden kann.

Abbildung: TA Triumph-Adler Olaf Stammer, Manager Solution Marketing, TA Triumph-Adler. triumph-adler.de

Mehr Informationen zur digitale Projektakte gibt es unter www.triumph-adler.com/ta-de-de/software/workflows/enterprise-content-management/digitale-projektakte

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ADS-4550W von Brother: Das kompakte Gerät scannt bis zu 35 Seiten pro Minute, im Duplexmodus sogar 70 Bilder. Dank des 60-Blatt-ADF verarbeitet der DIN-A4-Dokumentenscanner auch größere Stapel. LAN-, WLAN- und USB-3.0-Schnittstellen bringen Konnektivität ins (Home-)Office. Per Touchdisplay (7,1 cm) lässt sich die Neuauflage des ADS-4500W intuitiv bedienen.

Smartoffice PS288 Plus von Plustek: Mit der Scansoftware DocAction Plus können Dokumente per Knopfdruck direkt in definierte Zielordner, E-Mails oder Anwendungen übertragen werden. Auch durchsuchbare PDF-Dateien lassen sich erstellen. Die Scanleistung liegt bei bis zu 30 Seiten bzw. 60 Bildern pro Minute im Duplexbetrieb. Der automatische Dokumenteneinzug (ADF) bietet Platz für bis zu 50 Blatt.

Workforce DS-1760WN von Epson: Dieser Dokumentenscanner mit Flachbett und ADF-Einzug bewältigt die täglichen Scanaufgaben kleiner und mittlerer Unternehmen im Nu. Er verfügt über ein WLAN- sowie ein LAN-Interface und ist per App oder über das LCD-Touchpanel bedienbar. Das Scannen erfolgt mit bis zu 30 Seiten, im Duplex-Modus mit 60 Bildern pro Minute.

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Effizienz trifft Innovation: die TA Pro 15050c – die Lösung für hochvolumigen Druck. Abbildung: TA Triumph-Adler

Entsprechend ihrer Multi-Kanal-Vertriebsstrategie stellen die beiden Unternehmen der Kyocera-Gruppe vor Ort ihre Produktionsdrucklösungen in den Fokus – für den Fachhandel sowie für Endkunden. „Die Doxnet Fachkonferenz ist für uns eine großartige Gelegenheit, um unsere verschiedenen Zielgruppen im Massendruck gemeinsam anzusprechen“, sagt Dietmar Nick, CEO von Kyocera Document Solutions Deutschland und Geschäftsführer von TA Triumph-Adler. „TA ist unsere starke Marke für den Direktvertrieb – mit einem deutschlandweiten Servicenetz. Kyocera bietet über den regional aufgestellten, etablierten Fachhandel innovative Produktionsdrucklösungen. So stellen wir die Anforderungen unseren Kundinnen und Kunden in den Mittelpunkt und bieten passgenaue Angebote“, betont Nick. Interessierte Besucherinnen und Besucher finden beide Unternehmen vom 22. bis zum 24. Juni 2026 im Kongresshaus in Baden-Baden auf Stand 66 im Parkpavillon im Erdgeschoss.

Kyocera: High-Speed-Inkjet-Lösungen für den Digitaldruck

Kyocera stellt auf der Doxnet Fachkonferenz 2026 die intelligente Verbindung von hoher Produktivität, Qualität und Wirtschaftlichkeit im transaktionalen Druck in den Mittelpunkt. Der Inkjet-Drucker Kyocera TASKalfa Pro 15000c adressiert insbesondere Anwendungen, bei denen große Mengen an personalisierten Dokumenten zuverlässig und effizient verarbeitet werden müssen. Erweitert um den optionalen &Stream-Controller von TagG Informatique unterstützt das System insbesondere im transaktionalen Druck optimal bei der Verarbeitung von Daten.

Darüber hinaus informiert Kyocera auch über die neuen High-Speed-A3-Drucksysteme mit Dual-Toner-Konzept rund um Kyocera TASKalfa MZ9500ci und Kyocera TASKalfa MZ10500i, die für hohe Druckvolumen in Druckereien und bei Druckdienstleistern ausgelegt sind. Mit Druckgeschwindigkeiten von bis zu 105 Seiten pro Minute, einer konstant hohen Bildqualität und integrierten KI- sowie Sicherheitsfunktionen sind sie für eine effiziente und zuverlässige Verarbeitung großer Dokumentenmengen optimiert. „Mit unseren Lösungen liefern wir Antworten auf den Effizienz- und Kostendruck in der Branche“, sagt Carolyn Baudach-Lüdtke, Business Development Managerin bei Kyocera Document Solutions. „Auf der diesjährigen Doxnet Fachkonferenz zeigen wir, welchen Unterschied unsere Technologie macht, und freuen uns auf den direkten Austausch mit der Branche.“

TA Triumph-Adler: Zusätzliche Lösungen für TA Pro 15050c

Auch TA Triumph-Adler stellt vor Ort erneut das Thema High-Speed-Inkjet in den Mittelpunkt und spricht darüber, wie Effizienz und Innovation im Produktionsdruck vereint werden können. Hierfür thematisiert das Unternehmen die erhöhte Leistungsfähigkeit seines kompakten Produktionsdrucksystems TA Pro 15050c durch zusätzliche Lösungen und Serviceangebote.

Dazu gehört unter anderem der optional erhältliche &Stream-Controller von TagG Informatique, der seine Stärken beim Transaktionsdruck ausspielt. Er unterstützt bei der Verarbeitung von Daten, indem er die native AFP-/IPDS-Anbindung des Produktionsdrucksystems ermöglicht. Der Controller unterstützt die IS/3 Spezifikation des AFP Consortium vollumfänglich, wodurch die Interoperabilität zu allen gängigen Printhosts gegeben ist. Die Kombination aus TA Pro 15050c und &Stream Controller ist gerade für Firmen aus dem Finanz- und Versicherungssektor attraktiv, da in diesen Branchen das Verarbeiten von nativen AFP-/IPDS-Daten vorausgesetzt wird. Erfolgreiche Kundenbeispiele werden ebenfalls vorgestellt: Zum Beispiel der Dokumentenlogistiker DOCUsystem, der seinen Maschinenpark im vergangenen Jahr bereits um die dritte TA Pro 15050c erfolgreich ergänzt hat.

„Überall dort, wo große Massen an Informationen verarbeitet und versendet werden müssen, setzt die TA Pro 15050c Maßstäbe. Über zusätzliche Lösungen machen wir unserer System noch leistungsstärker. Als Gesamtpaket ermöglicht unsere Maschine hohe Volumina, Formatvielfalt und exzellente Qualität unter Berücksichtigung der Nachhaltigkeit. Die Doxnet ist der ideale Ort, um diese hohe Leistungsfähigkeit unseres Inkjet-Systems einem fachkundigen Publikum näher zu bringen. Darauf freuen wir uns sehr“, betont Patrick Steffes, National Sales Director Production Printing bei TA Triumph-Adler.

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Büro neu denken: Im Podcast „Work in Progress“ wird die Zukunft der Arbeit greifbar. Abbildung: Ricoh

Wie sieht ein Büro aus, in das Menschen wirklich gerne kommen? Welche Tools helfen dabei, Prozesse wirklich nahtlos zu digitalisieren? Und warum entscheidet am Ende der Mensch über den Erfolg einer neuen, modernen Arbeitswelt? Diesen Fragen und weiteren Fragen widmet sich der Podcast „Work in Progress“ – praxisnah und mit Gästen, die Veränderung in Unternehmen konkret gestalten.

Räume als Motor der Transformation

In Folge 2 von „Work in Progress“ vertiefen die beiden Hosts, Zukunftsforscher Michael Carl und Ingo Wittrock von Ricoh, gemeinsam mit ihrem Gast Samir Ayoub, CEO von Designfunktion und einer der profiliertesten Experten für moderne Arbeitswelten und Bürodesign, die Bedeutung des Raumes als Veränderungsmotor. Ayoubs zentrale These: „Raum ist kein Container oder bloße Kulisse für Arbeit – er ist ein aktiver Mitspieler in der Transformation von Organisationen und hat einen unmittelbaren Einfluss auf Kultur, Verhalten und Zusammenarbeit.“

Samir Ayoub beschreibt das Büro der Zukunft nicht als Pflichtort, sondern als Erlebnisraum mit sozialer und kultureller Funktion, der die Leistungsfähigkeit steigert. Denn gerade in Zeiten hybrider Arbeit müsse das Büro einen Mehrwert schaffen: bessere Zusammenarbeit, Identifikation mit dem Unternehmen und produktive Begegnungen. Seine provokante Formel bringt diesen Wandel auf den Punkt: „Miete die Hälfte und mach’s doppelt so geil.“

Samir Ayoub, Designfunktion: „Raum ist kein Container oder bloße Kulisse für Arbeit – er ist ein aktiver Mitspieler in der Transformation von Organisationen und hat einen unmittelbaren Einfluss auf Kultur, Verhalten und Zusammenarbeit.“ Abbildung: Ricoh

Auch Co-Host Ingo Wittrock stimmt mit Ayoub überein: „Büros werden noch zu sehr technisch geplant. Technologie ist ein superwichtiger Enabler für selbstbestimmtes Arbeiten, aber nur im Zusammenspiel mit Raum und Organisation.“ Auch Wittrock ist überzeugt, dass ein modernes Büro insbesondere auch auf das Ziel der unternehmerischen Wertschöpfung und Produktivitätssteigerung einzahlt: „Schon aus Eigeninteresse können Arbeitgeber mehr für die Produktivität der Büroarbeit tun und damit zugleich die Attraktivität im Sinne von New Work verbessern.“

Digitalisierung beginnt beim Menschen

Folge 3 von „Work in Progress“ richtet den Fokus auf den Menschen selbst. Zu Gast ist Christian Bredlow, Geschäftsführer des Beratungsunternehmens Digital Mindset sowie Mitgründer der Tech-Konferenz „Horizons by Heise“. Seine Kernthese: „Digitalisierung ist kein reines Technologiethema, sondern vor allem eine Frage von Haltung, Kommunikation und Kompetenzentwicklung. Souveränes Arbeiten erreichen wir, wenn wir digitale Anwendungen mit Selbstverständlichkeit benutzen und zugleich den Mut haben, Veränderungen voranzutreiben“.

Besonders im Hinblick auf KI und Automatisierung verschiebt sich laut Bredlow der Wert von Arbeit: Wenn Routineaufgaben in Minuten erledigt werden können, verlieren klassische Zeitmodelle an Bedeutung. Entscheidend werden stattdessen Urteilskraft, Kreativität und der kompetente Umgang mit Wissen.

Christian Bredlow, Digital Mindset: „Souveränes Arbeiten erreichen wir, wenn wir digitale Anwendungen mit Selbstverständlichkeit benutzen und zugleich den Mut haben, Veränderungen voranzutreiben“. Abbildung: Ricoh

Zugleich thematisiert der Podcast die Unberechenbarkeit der Zukunft in heutigen Zeiten. Zukunftsforscher Michael Carl: „Unternehmen sagen mir, wir machen keine Planung mehr, die weiter als sechs Monate reicht. Wir sind als Organisationen viel stärker im Jetzt als wir es früher waren.“ New Work-Experte Ingo Wittrock betont die noch häufig fehlende Orchestrierung von Veränderungsprozessen: „Wir merken immer noch, wie Unternehmen nach Regeln suchen: Wie wollen wir gemeinsam arbeiten? Die Führungsebene sollte stark in den Zuhörermodus gehen.“

Der beste Weg dahin, wie Menschen arbeiten wollen und sollten, so die Erkenntnis der Gespräche, entsteht dort, wo Raum, Technologie und Mensch gemeinsam gedacht werden. So fängt Bürotransformation nicht bei den Möbeln an und endet nicht bei einer neuen Software zur Digitalisierung. Entscheidend ist vielmehr, wie moderne Büros mit nahtloser, intuitiver Technik Zusammenarbeit unterstützen und wie Unternehmen Wandel als fortlaufenden Prozess verstehen. Und dabei mutig entscheiden und gestalten: Denn die Transformation der Arbeitswelt, die Chancen und Herausforderungen durch KI und Prozessautomatisierung oder die veränderten hybriden Arbeitsmodelle passieren nicht einfach, sondern werden angestoßen - entweder aktiv von mutigen Trendsettern oder von Unternehmen, die sich an den Wandel anpassen.

Die aktuellen Folgen von „Work in Progress“ sind auf den gängigen Podcast-Portalen sowie auf der Webseite von Ricoh verfügbar.

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