Am 15. Juli 2026 feiert das Unternehmen TA Triumph-Adler seinen 130. Geburtstag. Abbildung: TA Triumph-Adler

In der Bürokommunikation hat TA jede Epoche mitgestaltet und bewältigte auch den raschen technologischen Wandel von der Mechanik zur Elektronik. Das Unternehmen steht seitdem für effiziente Bürolösungen und die Fähigkeit zum Wandel. Im digitalen Zeitalter mit hybriden Arbeitsweisen vertreibt TA, das am 15. Juli 2026 seinen 130. Geburtstag feiert, analoge wie digitale Lösungen für effektive Informations- und Dokumentenprozesse.

„130 Jahre TA Triumph-Adler sind ein beeindruckendes Zeugnis dafür, wie wandlungsfähig ein Unternehmen sein kann, ohne dabei seine DNA zu verlieren. Heute versteht sich TA als Partner des Mittelstands – mit dem Anspruch, Informations- und Dokumentenprozesse im Arbeitsalltag für unsere Kunden einfach, sicher und effizient zu machen. Unsere Geschichte ist Teil unserer Kultur und motiviert unser Team Tag für Tag aufs Neue, innovative Lösungen zu schaffen, die den Unternehmenserfolg unserer Kunden unterstützen“, erklärt Dietmar Nick, Geschäftsführer von TA Triumph-Adler.

Damals: Meilensteine in der Geschichte von TA

Mit dreizehn Jahrzehnten Firmengeschichte gehört TA Triumph-Adler heute zu den traditionsreichsten Unternehmen in Deutschland und Europa. Der Mythos der Marke als ältester Hersteller von Büromaschinen in Deutschland reicht bis ins 19. Jahrhundert zurück – und war geprägt durch einen stetigen Wandel. Es beginnt im Jahr 1896: Siegfried Bettmann gründet in Nürnberg die Deutsche Triumph Fahrradwerke AG in Nürnberg als Tochterunternehmen der englischen Triumph Cycle Company. Der nächste Meilenstein folgt zwei Jahre später: 1898 produzieren die Adlerwerke als erste Fabrik in Deutschland Schreibmaschinen. Im Jahr 1909 stieg Triumph dann ebenfalls in das Schreibmaschinengeschäft ein und löste sich wenige Jahre danach vom englischen Mutterunternehmen. Was viele nicht mehr wissen: Bis in die 1950er-Jahre stellte Triumph neben Schreibmaschinen unter anderem auch Fahrräder, Motorräder und sogar Autos her.

Wie der Name schon verrät, ist TA Triumph-Adler aus den zwei – ursprünglich miteinander konkurrierenden – Unternehmen entstanden: 1957 erwirbt Max Grundig die Aktienmehrheit der Triumph Werke sowie der Adlerwerke und fügt die Unternehmen schrittweise zusammen. Die Fusion der Unternehmen Triumph und Adler wird zu einem erfolgreichen Stück deutscher Wirtschaftsgeschichte: 1969 ist die Triumph/Adler Gruppe fünftgrößter Büromaschinenhersteller der Welt. Danach folgen aber auch schwierige Zeiten: Ende des 20. Jahrhunderts stand das Unternehmen durch den internationalen Verdrängungswettbewerb in der Computerindustrie vor dem Aus. Die Umwandlung in eine Mittelstandsholding rettet die TA Triumph-Adler AG. Nach den Jahren der Krise schafft es das Unternehmen, sich komplett zu erneuern, indem es sich auf seine Kernkompetenz besinnt: die Effizienz im Büro zu steigern.

Dietmar Nick, Geschäftsführer von TA Triumph-Adler. Abbildung: TA Triumph-Adler

1999 erfolgt der Erwerb der Utax GmbH und der Beschluss zum grundlegenden Konzernumbau zurück zur Kernkompetenz Bürokommunikation. 2003 ist TA Triumph-Adler in Deutschland Marktführer im Bereich Imaging – Drucken, Faxen und Archivieren. Der japanische Weltkonzern Kyocera Mita (heute Kyocera Document Solutions) steigt fortan als Großaktionär und strategischer Partner ein. 2008 übernimmt das Unternehmen die Mehrheit an der Triumph-Adler AG und 2010 die restlichen Anteile. Im Frühjahr 2011 wurde die Triumph-Adler AG in eine GmbH umgewandelt. Seitdem ist die TA Triumph-Adler GmbH mit der eingetragenen Marke Utax ein Unternehmen der Kyocera Gruppe und gehört zur Kyocera Document Solutions Inc. mit Sitz in Osaka, Japan.

Heute: Ganzheitliche Informations- und Dokumentenprozesse

Heute ist TA Triumph-Adler ein Spezialist im Document Business, mit langjähriger Erfahrung beim Thema Effizienz in der Bürokommunikation. Als Managed Service Provider unterstützt TA Triumph-Adler Unternehmen als verlässlicher Partner bei der Optimierung von papierbasierten und digitalen Dokumentenprozessen – mit dem Ziel, diese effizienter zu gestalten. Über die eingetragene Marke Utax adressiert TA den Fachhandel.

Das ganzheitliche Produktportfolio von TA Triumph-Adler umfasst moderne Hardware-, Software- sowie IT-Service-Lösungen, die den gesamten Bearbeitungsprozess von Dokumenten abdecken und ein zeitgemäßes Informationsmanagement ermöglichen. Neben leistungsfähigen Multifunktions- und Produktionsdrucksystemen – Beispiele sind die neuen A3-High-Speed-Modelle oder die TA Pro 15050c – bietet TA Organisationen mit „TA Cockpit“ eine eigens entwickelte Fleet-Management-Software und ein breites Portfolio für digitale Workflows an. Software-Angebote reichen von cloudbasierten Druck- und Scanlösungen wie TA Cloud Print and Scan über Dokumenten-Management-Systeme (DMS) bis hin zum umfangreichen Enterprise Content Management-Angebot, das auch als Software as a Service-Modell aus der europäischen Cloud bereitgestellt werden kann. Moderne IT-Services runden das Angebot ab und umfassen die individuelle Beratung von Firmen jeder Größe bei der sicheren und datenschutzkonformen Implementierung von Output-Systemen und Dokumenten-Workflows.

Besonders stolz ist TA auf sein flächendeckendes Servicenetz in Deutschland, was dem Unternehmen einen spürbaren Wettbewerbsvorteil gibt. „Diese Kundennähe und das Gesamtpaket von TA Triumph-Adler ist etwas, das in dieser Form heute kaum noch jemand anbieten kann. Als verlässlicher Partner wollen wir Firmen jeder Größe befähigen, von den Vorteilen der Digitalisierung individuell passend zu profitieren und den Wandel der Arbeitswelt selbst zu gestalten. Das treibt uns für die Zukunft an“, so Nick.

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Der Podcast „Work in Progress“ blickt in die Praxis des Mittelstands. Diesmal mit: Julia Suhren sowie Susanne Tattersall und Marc-Oliver Dohrenbusch. Abbildung Ricoh

Neue Perspektiven über die Herausforderungen des Wandels der Arbeit führen nach Bremen und Berlin. Dort sind zwei Unternehmerinnen beheimatet, die Veränderungen der Arbeitswelt spürbar erleben und selbst gestalten: Julia Suhren ist Geschäftsführerin des gleichnamigen Bremer Familienunternehmens „Suhren – we know workflow“. Susanne Tattersall ist geschäftsführende Gesellschafterin der Berliner Immobilienfirma Tattersall Lorenz und gilt als eine der markantesten Impulsgeberin der Immobilienwirtschaft. In den beiden neuen Folgen des Podcast „Work in Progress“ beschreiben die Unternehmenslenkerinnen aus dem Mittelstand im Gespräch mit Zukunftsforscher Michael Carl und New-Work-Experte Ingo Wittrock von Ricoh ihre täglichen praktischen Erfahrungen zum Wandel der Büroarbeit, und produktiven Veränderungskultur, um Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen.

Digital Work: Wie weit sind Deutschlands Büros wirklich schon?

In Folge 4 des Podcast-Formats von Carls Zukunft und Ricoh Deutschland berichtet Julia Suhren über ihre persönliche Perspektive auf den Status Quo deutscher Unternehmen: „Der digitale Reifegrad von Organisationen und Mitarbeitenden ist noch sehr, sehr unterschiedlich. Bei vielen Unternehmen überwiegt die Überforderung, richtig zu priorisieren“, erläutert Suhren im Gespräch. Sowohl im eigenen Unternehmen Suhren – we know workflow, das sich zum spezialisierten Digitalisierungspartner für aktuell 1.400 norddeutsche Kunden entwickelt hat, als auch bei den betreuten Unternehmen selbst erkennt sie täglich eine zunehmende Spaltung: Auf der einen Seite türmen sich noch Ordner, andererseits entwickelt sich aus der ernsthaft begonnenen Digitalisierung eine Eigendynamik. Suhren: „Es ist wie ein Muskel, der in der Unternehmenskultur gestärkt werden muss, um regelmäßig Prozesse zu hinterfragen und neue Kompetenzen aufzubauen.“

Julia Suhren, Suhren – we know workflow: „Der digitale Reifegrad von Organisationen und Mitarbeitenden ist noch sehr, sehr unterschiedlich. Bei vielen Unternehmen überwiegt die Überforderung, richtig zu priorisieren.“ Abbildung: Ricoh

Moderne Arbeit: Eine neue Balance aus digitaler Effizienz und realer Begegnung

Auch Ingo Wittrock von Ricoh sieht den Wandel der Arbeit im deutschen Mittelstand realistisch und zugleich optimistisch: „Die Digitalisierungs-Kluft ist gegenwärtig – Deutschlands Unternehmen sind bei Transformationsprozessen weit auseinander und nicht so schnell, wie man denken mag. Und zugleich ist wichtig: Digitalisierung ist nicht etwas, was ohne Menschen stattfindet.“ Suhren, Wittrock und Carl sind sich einig: Der entscheidende Hebel liegt nicht in der Technik, sondern in der Auseinandersetzung mit einer gelebten Unternehmens- und Ideenkultur als Führungsaufgabe, in der Analyse zur Wertschöpfung und mutigen Schritten in die Zukunft. Dieser Weg führt interessanterweise zu mehr menschlicher Zusammenarbeit. Ingo Wittrock: „Modernes Arbeiten ist erreicht, wenn Menschen zusammenkommen und gemeinsam kreativ an Themen arbeiten, die das Unternehmen nach vorne bringen“.

Eine Branche mit langsamen Prozessen in einer rasenden Zeit

Seit dem 8. Juli ist die jüngste Folge von „Work in Progress – Ein Podcast über Menschen und Organisationen im Wandel“ on air. Unternehmerin Susanne Tattersall und Marc-Oliver Dohrenbusch, Head of IT, beschreiben am Beispiel der Immobilienbranche ein langsames System im Wandel der Digitalisierung und neuen Arbeitswelt. Gebäude werden für Jahrzehnte geplant, KI verändert sich im Wochentakt. Dieser Widerspruch erzeugt Reibung, aber auch eine Chance. Gerade weil Immobilienmanagement ein zutiefst menschliches Geschäft bleibt, wird Technologie hier nicht zum Selbstzweck, sondern zum Prüfstein für Qualität. „Eine Immobilie wird für 100 Jahre gedacht, die KI wirbelt vieles durcheinander“, sagt Susanne Tattersall. „Wir wollen helfen, das digitale Mindset unserer Branche zu verbessern. Wir wollen Technologie ausprobieren, um unsere Effizienz zu steigern. Und wir setzen auch auf Technologie, um Immobilieneigentümern und -nutzern ein zukunftsgerichtetes Qualitätsversprechen geben zu können.“

Susanne Tattersall/Marc-Oliver Dohrenbusch, Tattersall Lorenz: „Wir wollen helfen, das digitale Mindset unserer Branche zu verbessern.“ Abbildung: Ricoh

Digitale Weiterentwicklung als positive Aufwärtsspirale

Experimentieren, neue Prozesse testen, Vertrauen in KI und Automatisierung schaffen – eine neue Lernkultur ist ein entscheidender Faktor für die veränderte Arbeitswelt. „Gerade bei Technologiefeldern, die sehr volatil sind, ist die Kultur des Ausprobierens ein Schlüssel für die Wandlungsfähigkeit“, sagt Podcast-Co-Host Ingo Wittrock. „Mein Unternehmen soll wachsen, wir wollen transformieren – und das mit der Perspektive ‚es sich leisten können‘ – die unterschiedlichen Erwartungshaltungen müssen gut miteinander synchronisiert werden. Tattersall Lorenz ist ein gutes Beispiel, wie das gelingen kann.“ Und auch Zukunftsforscher Michael Carl sieht es praktisch: „Im Grunde reden wir doch von einer Spirale aufwärts: Je besser wir im offenen Umgang mit Technologie sind, desto mehr muss uns auch gelingen, uns zu verändern und dabei zugleich zu wachsen.“

Die aktuellen Folgen von „Work in Progress“ sind auf den gängigen Podcast-Portalen sowie auf der Webseite von Ricoh verfügbar.

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Als Managed Service Provider unterstützt TA Triumph-Adler Unternehmen bei der Optimierung von papierbasierten und digitalen Dokumentenprozessen. Abbildung: Sergey Nivens, Depositphotos

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) kann die digitale Projektakte ein wichtiges Tool für den digitalen Einstieg sein, um bei der fortschreitenden Digitalisierung das vorgegebene Tempo mitzugehen und auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die Zahl der Projekte steigt

Um angestrebte Ziele zu erreichen, sind digitale Workflows von zentraler Bedeutung. Vielerorts sind Abläufe im Projektmanagement jedoch noch immer weitgehend manuell angelegt, geprägt von Papier und damit von Medienbrüchen. Dies belegt eine repräsentative Umfrage des Digitalverbandes Bitkom, nach der Stand Juni 2025 über die Hälfte der Unternehmen weniger Aktenordner in den Büros stehen hat als noch vor fünf Jahren. Aber es zeigt sich eben auch, dass Unternehmen in der Personalabteilung (94 Prozent) fast alle noch immer auf Papierakten setzen, dicht gefolgt von der Buchhaltung oder dem Controlling (91 Prozent). Auch in der Geschäftsführung oder dem Management stehen bei 8 von 10 Unternehmen noch Ordner im Schrank. Etwas weniger häufig, und zwar in je rund zwei Dritteln der Firmen arbeiten der Kundenservice und Vertrieb (69 Prozent) und auch die Logistik (65 Prozent) noch mehrheitlich papierbasiert.

Die Gründe hierfür sind vielfältig, aber nicht selten herrscht vielerorts immer noch die Fehlannahme, dass die Digitalisierung komplett alleine gestemmt werden muss – wodurch Prozesse unnötig aufgeschoben werden. Dabei ist die Zeit der digitalen Alleingänge längst vorbei: Mit der Unterstützung eines erfahrenen Implementierungspartners eignet sich die digitale Projektakte als optimaler Einstieg in die Digitalisierung. Die digitale Projektakte ist ein Modul einer ECM-Lösung, einem Softwaresystem für das digitale Dokumentenmanagement. Ihre Aufgabe besteht darin, Dokumente elektronisch zu verwalten und in automatisierten Workflows zu bearbeiten. Das beginnt beim Erfassen und geht bis zum Speichern und Archivieren der Dokumente. Wer worauf zugreifen darf, regeln Authentifizierungen. Die digitale Projektakte lässt sich zudem individuell anpassen – sei es an eine Branche, ein Unternehmen oder eine einzelne Abteilung.

Ortsunabhängige Zusammenarbeit

Digitale Projektakten begleiten und steuern Projektabläufe durchgängig elektronisch. Ihre Stärken zeigen sich insbesondere, wenn mehrere Abteilungen involviert sind oder standortübergreifend gearbeitet wird. Da alle Beteiligten jederzeit auf die für sie wichtigen Dokumente zugreifen können, kann unabhängig voneinander gearbeitet und das Projekt so schneller vorangetrieben werden. Zugleich ermöglicht die offene Kooperation, Entwicklungen und Fortschritte jedes einzelnen Teilschritts transparent mitzuverfolgen.

Diese Transparenz verhindert ungewollte Wendungen, denn eines ist allen Projektmanagern klar: Komplexere Projekte entwickeln nicht selten eine Eigendynamik. Mögen Ziel und Meilensteine anfangs noch schlüssig festgelegt worden sein: Man lernt dazu und justiert im Prozess nach. Solche Änderungen müssen offen kommuniziert werden, denn schlecht koordinierte Projekte kosten Zeit, Geld und Manpower – und versanden irgendwann im Nirgendwo.

Integrative Teamarbeit durch gemeinsames Projektverständnis

Um einer solchen Entwicklung entgegenzuwirken, sorgen digitale Projektakten durch ihre standardisierten Abläufe und klaren Strukturen für ein gemeinsames Projektverständnis bei allen Beteiligten – egal von welchem Ort die Teammitglieder arbeiten. Darüber hinaus ermöglichen digitale Projektakten eine automatisierte Ablage aller Dokumente in einem zentralen digitalen Archiv. Das vereinfacht nicht nur deren Dokumentation, sondern stellt zudem über eine komfortable, selbsterklärende Suchfunktion das schnelle Auffinden dieser für alle Beteiligten sicher. Projektlaufzeiten lassen sich auf diese Weise verkürzen und Kosteneinsparungen erzielen. Digital archivierte Projektdokumente bilden zudem die Grundlage für transparente und sichere Geschäftsprozesse, weil diese so konzipiert sind, dass Unternehmen ihre Compliance-Richtlinien einhalten können und dies unabhängig davon, ob die Angestellten remote von unterwegs oder zuhause arbeiten oder in Präsenz im Büro.

Projektrelevante Informationen mit einem Klick verfügbar

In der digitalen Projektakte werden alle notwendigen Informationen übersichtlich zusammengeführt. Projekt-relevante Informationen und Dokumente aus Systemen wie ERP, Finanzbuchhaltung oder CRM werden redundanzfrei, zentral und sicher verwaltet. Neue Dokumente – intern erarbeitet oder aus externen Quellen – werden sicher verarbeitet und den passenden Ordnern der Projektakte zugeordnet. Das gilt auch für eingescannte Papierdokumente oder für E-Mails mit Anhängen. Über den Projektstatus sind Geschäftsführung, Management und Projektleiter jederzeit informiert. Sie können sich durch automatisch generierte Reports detailliert auf den aktuellen Stand bringen lassen.

Digitale Projektakten können Unternehmen befähigen, mit Firmeninformationen effizienter zu arbeiten. Zudem befähigen sie Mitarbeitende in Zeiten von Hybrid Work, orts- und zeitunabhängig miteinander zu arbeiten. Gerade für den Mittelstand ist die digitale Projektakte somit ein geeigneter Einstieg in die Digitalisierung, da die eingeführten Maßnahmen schnell einen merkbaren Effekt mit sich bringen können. Das wiederum fördert die Akzeptanz digitaler Prozesse bei Mitarbeitenden, wodurch die digitale Transformation des gesamten Unternehmens künftig noch einfacher vorangetrieben werden kann.

Abbildung: TA Triumph-Adler Olaf Stammer, Manager Solution Marketing, TA Triumph-Adler. triumph-adler.de

Mehr Informationen zur digitale Projektakte gibt es unter www.triumph-adler.com/ta-de-de/software/workflows/enterprise-content-management/digitale-projektakte

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ADS-4550W von Brother: Das kompakte Gerät scannt bis zu 35 Seiten pro Minute, im Duplexmodus sogar 70 Bilder. Dank des 60-Blatt-ADF verarbeitet der DIN-A4-Dokumentenscanner auch größere Stapel. LAN-, WLAN- und USB-3.0-Schnittstellen bringen Konnektivität ins (Home-)Office. Per Touchdisplay (7,1 cm) lässt sich die Neuauflage des ADS-4500W intuitiv bedienen.

Smartoffice PS288 Plus von Plustek: Mit der Scansoftware DocAction Plus können Dokumente per Knopfdruck direkt in definierte Zielordner, E-Mails oder Anwendungen übertragen werden. Auch durchsuchbare PDF-Dateien lassen sich erstellen. Die Scanleistung liegt bei bis zu 30 Seiten bzw. 60 Bildern pro Minute im Duplexbetrieb. Der automatische Dokumenteneinzug (ADF) bietet Platz für bis zu 50 Blatt.

Workforce DS-1760WN von Epson: Dieser Dokumentenscanner mit Flachbett und ADF-Einzug bewältigt die täglichen Scanaufgaben kleiner und mittlerer Unternehmen im Nu. Er verfügt über ein WLAN- sowie ein LAN-Interface und ist per App oder über das LCD-Touchpanel bedienbar. Das Scannen erfolgt mit bis zu 30 Seiten, im Duplex-Modus mit 60 Bildern pro Minute.

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Effizienz trifft Innovation: die TA Pro 15050c – die Lösung für hochvolumigen Druck. Abbildung: TA Triumph-Adler

Entsprechend ihrer Multi-Kanal-Vertriebsstrategie stellen die beiden Unternehmen der Kyocera-Gruppe vor Ort ihre Produktionsdrucklösungen in den Fokus – für den Fachhandel sowie für Endkunden. „Die Doxnet Fachkonferenz ist für uns eine großartige Gelegenheit, um unsere verschiedenen Zielgruppen im Massendruck gemeinsam anzusprechen“, sagt Dietmar Nick, CEO von Kyocera Document Solutions Deutschland und Geschäftsführer von TA Triumph-Adler. „TA ist unsere starke Marke für den Direktvertrieb – mit einem deutschlandweiten Servicenetz. Kyocera bietet über den regional aufgestellten, etablierten Fachhandel innovative Produktionsdrucklösungen. So stellen wir die Anforderungen unseren Kundinnen und Kunden in den Mittelpunkt und bieten passgenaue Angebote“, betont Nick. Interessierte Besucherinnen und Besucher finden beide Unternehmen vom 22. bis zum 24. Juni 2026 im Kongresshaus in Baden-Baden auf Stand 66 im Parkpavillon im Erdgeschoss.

Kyocera: High-Speed-Inkjet-Lösungen für den Digitaldruck

Kyocera stellt auf der Doxnet Fachkonferenz 2026 die intelligente Verbindung von hoher Produktivität, Qualität und Wirtschaftlichkeit im transaktionalen Druck in den Mittelpunkt. Der Inkjet-Drucker Kyocera TASKalfa Pro 15000c adressiert insbesondere Anwendungen, bei denen große Mengen an personalisierten Dokumenten zuverlässig und effizient verarbeitet werden müssen. Erweitert um den optionalen &Stream-Controller von TagG Informatique unterstützt das System insbesondere im transaktionalen Druck optimal bei der Verarbeitung von Daten.

Darüber hinaus informiert Kyocera auch über die neuen High-Speed-A3-Drucksysteme mit Dual-Toner-Konzept rund um Kyocera TASKalfa MZ9500ci und Kyocera TASKalfa MZ10500i, die für hohe Druckvolumen in Druckereien und bei Druckdienstleistern ausgelegt sind. Mit Druckgeschwindigkeiten von bis zu 105 Seiten pro Minute, einer konstant hohen Bildqualität und integrierten KI- sowie Sicherheitsfunktionen sind sie für eine effiziente und zuverlässige Verarbeitung großer Dokumentenmengen optimiert. „Mit unseren Lösungen liefern wir Antworten auf den Effizienz- und Kostendruck in der Branche“, sagt Carolyn Baudach-Lüdtke, Business Development Managerin bei Kyocera Document Solutions. „Auf der diesjährigen Doxnet Fachkonferenz zeigen wir, welchen Unterschied unsere Technologie macht, und freuen uns auf den direkten Austausch mit der Branche.“

TA Triumph-Adler: Zusätzliche Lösungen für TA Pro 15050c

Auch TA Triumph-Adler stellt vor Ort erneut das Thema High-Speed-Inkjet in den Mittelpunkt und spricht darüber, wie Effizienz und Innovation im Produktionsdruck vereint werden können. Hierfür thematisiert das Unternehmen die erhöhte Leistungsfähigkeit seines kompakten Produktionsdrucksystems TA Pro 15050c durch zusätzliche Lösungen und Serviceangebote.

Dazu gehört unter anderem der optional erhältliche &Stream-Controller von TagG Informatique, der seine Stärken beim Transaktionsdruck ausspielt. Er unterstützt bei der Verarbeitung von Daten, indem er die native AFP-/IPDS-Anbindung des Produktionsdrucksystems ermöglicht. Der Controller unterstützt die IS/3 Spezifikation des AFP Consortium vollumfänglich, wodurch die Interoperabilität zu allen gängigen Printhosts gegeben ist. Die Kombination aus TA Pro 15050c und &Stream Controller ist gerade für Firmen aus dem Finanz- und Versicherungssektor attraktiv, da in diesen Branchen das Verarbeiten von nativen AFP-/IPDS-Daten vorausgesetzt wird. Erfolgreiche Kundenbeispiele werden ebenfalls vorgestellt: Zum Beispiel der Dokumentenlogistiker DOCUsystem, der seinen Maschinenpark im vergangenen Jahr bereits um die dritte TA Pro 15050c erfolgreich ergänzt hat.

„Überall dort, wo große Massen an Informationen verarbeitet und versendet werden müssen, setzt die TA Pro 15050c Maßstäbe. Über zusätzliche Lösungen machen wir unserer System noch leistungsstärker. Als Gesamtpaket ermöglicht unsere Maschine hohe Volumina, Formatvielfalt und exzellente Qualität unter Berücksichtigung der Nachhaltigkeit. Die Doxnet ist der ideale Ort, um diese hohe Leistungsfähigkeit unseres Inkjet-Systems einem fachkundigen Publikum näher zu bringen. Darauf freuen wir uns sehr“, betont Patrick Steffes, National Sales Director Production Printing bei TA Triumph-Adler.

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Büro neu denken: Im Podcast „Work in Progress“ wird die Zukunft der Arbeit greifbar. Abbildung: Ricoh

Wie sieht ein Büro aus, in das Menschen wirklich gerne kommen? Welche Tools helfen dabei, Prozesse wirklich nahtlos zu digitalisieren? Und warum entscheidet am Ende der Mensch über den Erfolg einer neuen, modernen Arbeitswelt? Diesen Fragen und weiteren Fragen widmet sich der Podcast „Work in Progress“ – praxisnah und mit Gästen, die Veränderung in Unternehmen konkret gestalten.

Räume als Motor der Transformation

In Folge 2 von „Work in Progress“ vertiefen die beiden Hosts, Zukunftsforscher Michael Carl und Ingo Wittrock von Ricoh, gemeinsam mit ihrem Gast Samir Ayoub, CEO von Designfunktion und einer der profiliertesten Experten für moderne Arbeitswelten und Bürodesign, die Bedeutung des Raumes als Veränderungsmotor. Ayoubs zentrale These: „Raum ist kein Container oder bloße Kulisse für Arbeit – er ist ein aktiver Mitspieler in der Transformation von Organisationen und hat einen unmittelbaren Einfluss auf Kultur, Verhalten und Zusammenarbeit.“

Samir Ayoub beschreibt das Büro der Zukunft nicht als Pflichtort, sondern als Erlebnisraum mit sozialer und kultureller Funktion, der die Leistungsfähigkeit steigert. Denn gerade in Zeiten hybrider Arbeit müsse das Büro einen Mehrwert schaffen: bessere Zusammenarbeit, Identifikation mit dem Unternehmen und produktive Begegnungen. Seine provokante Formel bringt diesen Wandel auf den Punkt: „Miete die Hälfte und mach’s doppelt so geil.“

Samir Ayoub, Designfunktion: „Raum ist kein Container oder bloße Kulisse für Arbeit – er ist ein aktiver Mitspieler in der Transformation von Organisationen und hat einen unmittelbaren Einfluss auf Kultur, Verhalten und Zusammenarbeit.“ Abbildung: Ricoh

Auch Co-Host Ingo Wittrock stimmt mit Ayoub überein: „Büros werden noch zu sehr technisch geplant. Technologie ist ein superwichtiger Enabler für selbstbestimmtes Arbeiten, aber nur im Zusammenspiel mit Raum und Organisation.“ Auch Wittrock ist überzeugt, dass ein modernes Büro insbesondere auch auf das Ziel der unternehmerischen Wertschöpfung und Produktivitätssteigerung einzahlt: „Schon aus Eigeninteresse können Arbeitgeber mehr für die Produktivität der Büroarbeit tun und damit zugleich die Attraktivität im Sinne von New Work verbessern.“

Digitalisierung beginnt beim Menschen

Folge 3 von „Work in Progress“ richtet den Fokus auf den Menschen selbst. Zu Gast ist Christian Bredlow, Geschäftsführer des Beratungsunternehmens Digital Mindset sowie Mitgründer der Tech-Konferenz „Horizons by Heise“. Seine Kernthese: „Digitalisierung ist kein reines Technologiethema, sondern vor allem eine Frage von Haltung, Kommunikation und Kompetenzentwicklung. Souveränes Arbeiten erreichen wir, wenn wir digitale Anwendungen mit Selbstverständlichkeit benutzen und zugleich den Mut haben, Veränderungen voranzutreiben“.

Besonders im Hinblick auf KI und Automatisierung verschiebt sich laut Bredlow der Wert von Arbeit: Wenn Routineaufgaben in Minuten erledigt werden können, verlieren klassische Zeitmodelle an Bedeutung. Entscheidend werden stattdessen Urteilskraft, Kreativität und der kompetente Umgang mit Wissen.

Christian Bredlow, Digital Mindset: „Souveränes Arbeiten erreichen wir, wenn wir digitale Anwendungen mit Selbstverständlichkeit benutzen und zugleich den Mut haben, Veränderungen voranzutreiben“. Abbildung: Ricoh

Zugleich thematisiert der Podcast die Unberechenbarkeit der Zukunft in heutigen Zeiten. Zukunftsforscher Michael Carl: „Unternehmen sagen mir, wir machen keine Planung mehr, die weiter als sechs Monate reicht. Wir sind als Organisationen viel stärker im Jetzt als wir es früher waren.“ New Work-Experte Ingo Wittrock betont die noch häufig fehlende Orchestrierung von Veränderungsprozessen: „Wir merken immer noch, wie Unternehmen nach Regeln suchen: Wie wollen wir gemeinsam arbeiten? Die Führungsebene sollte stark in den Zuhörermodus gehen.“

Der beste Weg dahin, wie Menschen arbeiten wollen und sollten, so die Erkenntnis der Gespräche, entsteht dort, wo Raum, Technologie und Mensch gemeinsam gedacht werden. So fängt Bürotransformation nicht bei den Möbeln an und endet nicht bei einer neuen Software zur Digitalisierung. Entscheidend ist vielmehr, wie moderne Büros mit nahtloser, intuitiver Technik Zusammenarbeit unterstützen und wie Unternehmen Wandel als fortlaufenden Prozess verstehen. Und dabei mutig entscheiden und gestalten: Denn die Transformation der Arbeitswelt, die Chancen und Herausforderungen durch KI und Prozessautomatisierung oder die veränderten hybriden Arbeitsmodelle passieren nicht einfach, sondern werden angestoßen - entweder aktiv von mutigen Trendsettern oder von Unternehmen, die sich an den Wandel anpassen.

Die aktuellen Folgen von „Work in Progress“ sind auf den gängigen Podcast-Portalen sowie auf der Webseite von Ricoh verfügbar.

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Roland Kastner, Regional Sales Director, PFU (EMEA) Limited. pfu-emea.ricoh.com. Abbildung: PFU

OFFICE ROXX: Wie hat sich die Rolle von Scannern durch die Digitalisierung verändert?

Roland Kastner: In den vergangenen fünf Jahren hat sich die Rolle von Scannern und der Dokumentenverarbeitung deutlich verändert. PFU ist in Deutschland seit 1982 aktiv und beschäftigt sich seit Mitte der 1980er-Jahre mit professionellen Dokumentenscannern. Lange Zeit stand dabei vor allem das reine Digitalisieren im Vordergrund: Dokumente einscannen, ablegen, speichern.

Jedoch haben regulatorische Vorgaben den Prozess grundlegend verändert. Im Steuerrecht gibt die GoBD genau vor, wie Dokumente zu scannen sind und in welcher Form sie dem Finanzamt bereitgestellt werden müssen. Im behördlichen Umfeld regelt TR-RESISCAN das sogenannte „ersetzende Scannen“. Diese Vorgaben betreffen Hardwarehersteller nur in einzelnen Punkten, sind für die Software jedoch deutlich relevanter, da sie festlegen, wie ein digitales Dokument aufgebaut sein muss, damit es rechtlich als Ersatz für das Original gilt. Das beeinflusst unter anderem, wie Anbieter in Ausschreibungen agieren und wie sie ihre Lösungen entwickeln müssen, um diese Anforderungen zu erfüllen. Ziel ist es, dass ein Scan rechtlich denselben Stellenwert erhält wie das Originaldokument und dieses anschließend vernichtet werden kann.

Hybrid Work ist vielerorts zur Normalität geworden. Wie beeinflussen dezentrale Arbeitsmodelle die Anforderungen an Scanlösungen?

Beim Thema Hybrid Work sieht man derzeit, dass viele Unternehmen teilweise wieder mehr Präsenz im Büro einfordern. Gleichzeitig haben sich die Arbeitsmodelle insgesamt verändert. Aus meiner Sicht wird heute deutlich weniger am Papier gearbeitet, sondern vielmehr am „lebenden Dokument“. Früher war es üblich, Unterlagen auszudrucken, zu unterschreiben und anschließend wieder einzuscannen – ein Prozess, der wenig effizient war.

Heute spielen digitale Freigabeprozesse und digitale Signaturen eine deutlich größere Rolle. Dadurch steigen die Anforderungen an die Qualität der gescannten Dokumente. Sie müssen so aufbereitet sein, dass sie direkt in digitale Workflows eingebunden werden können. Idealerweise ist eine Signaturlösung bereits integriert, sodass Dokumente nach dem Scannen unmittelbar weiterverarbeitet werden können. Die Anforderungen an Dokumentenmanagementsysteme sind dabei nicht unbedingt komplexer geworden, sondern vor allem umfangreicher, weil diese Systeme heute deutlich intensiver genutzt werden. Unser Ansatz ist es deshalb, Dokumente bereits beim Scannen optimal aufzubereiten, damit das Dokumentenmanagementsystem im Hintergrund seine eigentliche Aufgabe erfüllen kann und keine zusätzliche Nachbearbeitung nötig ist.

Dank vordefinierter Prozesse lassen sich Scanvorgänge heute weitgehend automatisieren. Abbildung: Nampix/PFU (EMEA) Limited

Stichwort KI und Automation: Welche Rolle spielen intelligente Funktionen bei modernen Scanlösungen?

Automation spielt eine sehr große Rolle. Mit Profilen und vordefinierten Prozessen lassen sich Scanvorgänge heute so weit automatisieren, dass der Anwender kaum noch eingreifen muss. Ziel ist es, direkt ein optimales Dokument zu erzeugen, mit dem anschließend weitergearbeitet werden kann. Wir können papierhafte Dokumente beim Scannen so automatisiert verarbeiten, dass sie bereits korrekt aufbereitet in die nachgelagerten Systeme übergeben werden. Dadurch wird der gesamte Prozess deutlich effizienter.

Im Bereich KI setzen wir bewusst auf einen ausgewogenen Ansatz. OCR ist für uns ein zentrales Thema, ebenso die Formularerkennung. Wir unterstützen die Erkennung von gedrucktem Text und von handschriftlicher Blockschrift. Wir versuchen nicht, alles abzudecken, da wir sonst in direkten Wettbewerb mit spezialisierten Softwareanbietern treten und bestehende Partnerschaften gefährden würden. Das wollen wir bewusst vermeiden. Unser Ansatz ist es daher, eine starke Basis zu liefern und gemeinsam mit Partnern zusätzliche Lösungen anzubieten.

Welche Trends werden in den nächsten Jahren den Bereich Dokumentenmanagement beeinflussen?

Mit Blick auf die kommenden Jahre stellt sich zunächst die Frage, welche Rolle Dokumentenscanner künftig einnehmen sollen. Aus meiner Sicht wird sich der Markt weiterentwickeln und sich stärker von dezentralen hin zu zentraleren Strukturen bewegen. Langfristig rechne ich mit einer gewissen Marktsättigung. Das wird vermutlich nicht kurzfristig, aber in einem Zeitraum von etwa fünf Jahren spürbar werden, da sich der Markt dann stärker zu einem Verdrängungsmarkt entwickeln wird. Umso wichtiger ist es, Trends frühzeitig zu erkennen und Entwicklungen nicht zu verpassen, sondern aktiv mitzugestalten.

Vielen Dank.

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Arbeitswelt im Wandel: Podcast „Work in Progress“ blickt in die gelebte Praxis. Abbildung: Ricoh

In zunächst fünf Folgen widmen sich Zukunftsforscher Michael Carl und Ingo Wittrock von Ricoh Deutschland gemeinsam mit Gästen einem zentralen Thema unserer Zeit: der Transformation der Arbeitswelt. Der Podcast „Work in Progress“ soll inspirieren, Mut machen und aufzeigen, wie Menschen und Unternehmen mit Haltung, Offenheit und echter Verantwortung Zukunft gestalten können. „Wir wollen hier nicht theoretisch über New Work oder andere Buzzwords philosophieren, sondern konkrete Erfahrungen, mutige Entscheidungen und echte Lernprozesse herausstellen“, so Ingo Wittrock. „Unsere Gäste beobachten den Wandel nicht nur, sondern gestalten ihn aktiv mit.“ Zu den Gästen zählen Unternehmerinnen und Experten, die unterschiedliche Perspektiven auf die großen Herausforderungen einbringen, denen heute insbesondere Deutschlands Mittelstand ausgesetzt ist.

Heute geht es los – Die erste Folge mit der Berliner Volksbank

Den Anfang macht heute die erste Episode mit Christian Leder, Abteilungsleiter für Infrastruktur und Informationstechnologien bei der Berliner Volksbank. Die über 80 Jahre alte Genossenschaftsbank hat in den letzten Jahren durch die Modernisierung ihrer Hauptverwaltung „Quartier Volksbank“ ein neuartiges, menschenzentriertes Arbeitsplatzkonzept mit enormem Einfluss auf die Unternehmenskultur geschaffen. Der Bau der neuen Zentrale wurde zum Experimentierraum für Beteiligung und Selbstverantwortung. Die Mitarbeitenden konnten aktiv mitgestalten, Regeln wurden gemeinsam entwickelt, und Führung wurde neu gedacht. Christian Leder sagt: „Über die Beteiligung der Mitarbeitenden kriegt man selbst eine Bank in Bewegung. Der entscheidende Punkt ist es, das ganze Thema als Prozess und nicht als Projekt zu sehen. Mitarbeitende dürfen und sollen an den ständigen Veränderungen teilnehmen.“

Zukunftsforscher Michael Carl: „Wie schaffen wir eine Lernumgebung, die das New-Work-Mindset befördert.“ Abbildung: Ricoh

Warum Haltung und offene Lernkultur so wichtig sind

Was den Podcast „Work in Progress“ auszeichnet, ist der konsequente Fokus auf Haltung als entscheidenden Erfolgsfaktor. Das Format zeigt, dass Transformation weniger eine Frage von Tools oder Bürodesign ist, sondern von Kultur, Vertrauen und Verantwortung gesteuert wird.

Die Gespräche mit erfolgreichen Unternehmern wie Susanne Tattersall, Julia Suhren, Christian Bredlow oder Samir Ayoub beschäftigen sich mit einer zentralen Erkenntnis: Zukunft entsteht nicht durch fertige Konzepte, sondern durch Offenheit für Entwicklungen. Unternehmen, die Wandel erfolgreich gestalten, begreifen ihn nicht als Projekt mit Enddatum, sondern als kontinuierlichen Prozess. Themen sind unter anderem die Rolle von Raum als Treiber von Veränderung, die persönliche digitale Souveränität, um wegweisende Digitalisierungsschritte im mittelständischen Unternehmen umzusetzen und der Umgang mit neuen Technologien wie Künstlicher Intelligenz.

Ingo Wittrock von Ricoh Deutschland: „Wir sprechen häufig von einem Dreiklang aus Raum, Technik und Mensch.“ Abbildung: Ricoh

Dabei stehen Büropräsenz und Homeoffice nicht im Widerspruch, sondern ergänzen sich. Entscheidend ist nicht der Ort, sondern die Qualität der Zusammenarbeit. Ein weiterer prägnanter Gedanke aus der Praxis lautet: Fehler sind kein Scheitern, sondern notwendige Schritte im Lernprozess. Was nicht funktioniert, wird angepasst oder verworfen – ein Ansatz, der in vielen Organisationen noch immer ungewohnt ist. „Es ist immer die nächste Veränderung, Stück für Stück, es wird auch nie die letzte sein“, betont Michael Carl. „Die Entdramatisierung von Veränderungsprozessen ist ein Schlüssel für den Erfolg.“

Ein Podcast für das Hier und Jetzt

„Work in Progress“ trifft den Nerv der Zeit und macht den Wandel der Arbeitswelt mit konkreten Einblicken greifbar. Aktuell stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Arbeitsmodelle neu zu definieren. Digitale Technologien und KI-Anwendungen entwickeln sich rasant weiter und auch die Erwartungen von Mitarbeitenden verändern sich.

Christian Leder, Volksbank Berlin: „Es gibt keine Dienstanweisung New Work.“ Abbildung: Ricoh

„Technologie ist ein wichtiger Enabler für selbstbestimmtes Arbeiten, aber nur im Zusammenspiel mit Mensch, Raum und Organisation“, erklärt Ingo Wittrock, Regional Marketing Director Central & Eastern Europe bei Ricoh Deutschland. „Beteiligung, Kommunikation und die Bereitschaft, Verantwortung zu teilen sind essenziell. Veränderung gelingt nur dann nachhaltig, wenn alle Dimensionen zusammengedacht werden. Auch für uns bei Ricoh ist diese Botschaft des Podcasts wichtig. Wir unterstützen unsere Kunden mit KI-gestützter Technologie dabei, Prozesse zu optimieren und die digitale Transformation in Unternehmen ganzheitlich und nachhaltig umzusetzen.“

Die aktuellen Folgen von „Work in Progress“ sind auf den gängigen Podcast-Portalen sowie auf der Webseite von Ricoh verfügbar.

Der Beitrag Arbeitswelt im Wandel: Podcast „Work in Progress“ blickt in die gelebte Praxis erschien zuerst auf OFFICE ROXX.

Christopher Rheidt, Geschäftsführer TA Triumph-Adler GmbH. Abbildung: Sascha Venturi

OFFICE ROXX: Herr Rheidt, wie hat sich Ihr Verständnis von „Büroarbeit“ in den vergangenen Jahren verändert?

Christopher Rheidt: Mit der fortschreitenden Digitalisierung hat sich die Arbeitswelt grundlegend verändert. Das Büro ist heute nicht mehr dieses selbstverständliche Zentrum der Zusammenarbeit. Dieser Wandel wurde durch den Erfolg digitaler Kollaborationstools während der Coronapandemie nochmals beschleunigt. Nun möchten wir auf die Möglichkeit, orts- und zeitunabhängig zu arbeiten, nicht mehr verzichten. Im Zeitalter von Hybrid Work hat das Office als Knotenpunkt für die Begegnung und den Informationsaustausch aber weiterhin eine entscheidende Rolle. Damit das hybride Office auch funktioniert, braucht es jedoch so viele IT-Ressourcen wie nie zuvor. Unternehmen müssen dafür sorgen, dass keine Informationsverluste zwischen Homeoffice, Remote-Worker und Büro entstehen – technologisch wie kulturell. Dies gelingt nur, wenn der Modern Workplace strategisch geplant und umgesetzt wird. Für mich persönlich ist die gemeinsame Arbeit im Büro weiterhin ein unverzichtbarer Baustein für die erfolgreiche Teamarbeit. Der persönliche Austausch stärkt die kulturelle Basis in einer Organisation, verbessert das Verständnis füreinander und ermöglicht spontane Situationen, die nicht planbar, aber oft sehr wichtig für die Zusammenarbeit sind.

Wie hat sich TA Triumph-Adler in den vergangenen Jahren im Spannungsfeld zwischen Druckgeschäft und Digitalisierung entwickelt?

TA Triumph-Adler ist heute kein reiner Hardwareanbieter mehr, sondern versteht sich als ganzheitlicher Managed-Service-Provider. Wir haben frühzeitig erkannt, dass wir den digitalen Wandel der Zusammenarbeit über das eigene Produktportfolio abbilden müssen, um im Document-Business wettbewerbsfähig zu bleiben. Aus diesem Grund haben wir konsequent in die Digitalisierung unseres Portfolios investiert und strategisch wichtige Produkte und Geschäftsfelder hinzugefügt. Hierzu gehören DMS- bzw. ECM-Lösungen, cloudbasierte Softwareanwendungen für digitale Dokumenten- und Geschäftsprozesse, ein ICT-Portfolio für den Modern Workplace und IT-Services, die auch Remote-Angebote umfassen. Als verlässlicher Partner möchten wir Unternehmen jeder Größe dazu befähigen, von den Möglichkeiten der Digitalisierung zu profitieren.

In vielen Büros wird deutlich weniger gedruckt. Welche Folgen hat dieser Trend für Ihr Produkt- und Serviceportfolio?

Schwerpunkte und Zielgruppen verschieben sich. Tatsächlich gibt es noch immer einige Bereiche wo der Druck unserer Erfahrung nach weiterhin eine wichtige Rolle spielt – zum Beispiel im Public Sector oder im KRITIS-Bereich. Gleichzeitig sind digitale Dokumentenmanagement-Lösungen wie „yuuvis RAD as a Service” zurzeit die Hidden-Champions der Branche. Zwar liegt der Fokus oft auf spezifischen oder standardisierten Anwendungen, doch eben diese Lösungsorientierung macht sie so erfolgreich. Gerade in Kombination mit Multifunktionssystemen (MFP) zeigen diese Systeme ihr volles Digitalisierungspotenzial. Für eine effektive Digitalisierung geht es also auch darum, passende Technologien richtig miteinander zu kombinieren. In diesem Zuge werden wir immer stärker zu Beratern – Stichwort E-Rechnungspflicht.

Digitale Dokumentenmanagement-Lösungen wie „yuuvis RAD as a Service” sind die Hidden-Champions der Branche. Abbildung: TA Triumph-Adler

„Drucken“ und „Digitalisierung“ klingen zunächst gegensätzlich. Wie gelingt es, beide Welten zu verbinden?

„Verbinden“ bringt es bereits gut auf den Punkt. Ein moderner MFP ist heute „Cloud-ready“ und viel mehr als nur ein Gerät für das Bedrucken von Papier. Er ist ein vernetztes Powerhouse, das als Schnittstelle zwischen der analogen und digitalen Welt fungiert – und als verbindendes Element zwischen Homeoffice und Büro auch hybride Arbeitsweisen ermöglicht. Als wichtiger Bestandteil von automatisierten Workflows leitet der MFP eingescannte Dokumente in digitale Systeme zur Analyse, Archivierung oder Weiterverarbeitung und erleichtert damit Prozesse wie das digitale Rechnungs- oder Personalwesen. Als Terminal für eine cloudbasierte Zeiterfassung kann der MFP sogar Geschäftsprozesse digitalisieren, die ursprünglich nichts mit seiner Kernfunktion zu tun haben.

Welche Bedeutung hat das Thema IT-Sicherheit im Umfeld von Dokumentenmanagement- und Output-Lösungen?

Jedes Unternehmen muss heute davon ausgehen, Opfer einer Cyberattacke zu werden. Für uns ist es somit sehr wichtig, dass unsere Produkte stets höchste Sicherheit bieten. Daher investieren wir seit Jahren in die IT-Sicherheit unserer Angebote und entwickeln unsere Systeme sowie Software- und Servicelösungen stetig weiter. So verfügen unsere Multifunktionssysteme bereits ab Werk über einen hohen Umfang an leistungsfähigen und zeitgemäßen IT-Sicherheitsfunktionen und unsere Fleet-Management-Lösung „TA Cockpit Red”. kommt mit einem integrieren Security Manager, der sicherheitsrelevante Einstellungen von Drucksystemen tagesaktuell überprüfen und korrigieren kann.

Wenn Sie einen Blick ins Jahr 2030 werfen: Welche Rolle spielt Papier dann noch im Büro?

Das Papier wird nicht verschwinden, aber seine Rolle verändert sich. Bei alltäglichen Verwaltungs- und Kommunikationsprozessen wird seine Bedeutung weiter abnehmen. Gleichzeitig spüren wir aber auch, dass papierbasierte Dokumente in bestimmten Branchen immer noch sehr wichtig sind. Beispielsweise im Rechts- und Finanzwesen oder generell in Branchen mit hoher Compliance-Anforderung. Das wird sicherlich noch eine Weile so bleiben. Unabhängig davon bin ich überzeugt, dass hochwertige Papiererzeugnisse auch in der Zukunft spannend und relevant bleiben – gerade für bestimmte Einsatzszenarien. Ein gutes Beispiel hierfür sind für mich qualitative Ausdrucke im Marketing, die, trotz oder vielleicht gerade wegen der fortschreitenden Digitalisierung, als haptisches Element heute vielerorts weiterhin ein wichtiger Baustein von Kampagnen sind.

Vielen Dank.

Die Fragen stellte Christian Marx.

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Beim Thema Druckersicherheit müssen Mitarbeitende noch stärker sensibilisiert werden. Abbildung: Sharp

Ungesicherte Drucker stellen nach wie vor ein häufig unterschätztes Cybersicherheitsrisiko für deutsche KMU dar, wie die Ergebnisse einer Umfrage von Sharp belegen. 38 Prozent von 1.000 befragten Angestellten in kleinen und mittelständischen deutschen Betrieben (KMU) gaben demnach an, dass in ihrem Unternehmen keine druckerspezifischen IT-Sicherheitsmaßnahmen umgesetzt werden. In einer Welt, in der Cyberangriffe nahezu alltäglich geworden sind, stellt diese Nachlässigkeit in Bezug auf Drucker ein durchaus ernstzunehmendes Sicherheitsrisiko dar.

Mangelndes Verständnis führt zu unzureichendem Schutz

Das Problem sind dabei weniger die Geräte selbst, die sich bereits durch wenige technische Grundeinstellungen solide gegen Angriffe von außen absichern lassen. Vielmehr mangelt es oft am grundsätzlichen Verständnis: Die Tatsache, dass ein Drucker mit einer eigenen Festplatte sowie zahlreichen Netzwerkschnittstellen ausgestattet ist und tatsächlich gehackt werden kann, ist den meisten Büroangestellten nach wie vor zu wenig bewusst. Laut Umfrage bringen gerade einmal elf Prozent der Befragten ihre Bürodrucker überhaupt mit dem Thema Cybersicherheit in Verbindung.

Auch in IT-Sicherheitsschulungen bleibt das Thema meist außen vor: Nur 15 Prozent der Mitarbeitenden gaben an, im Rahmen von Trainings auf mögliche Cyberrisiken durch ungeschützte Drucker hingewiesen worden zu sein.

Kaum verwunderlich also, dass viele Mitarbeitende sich im Arbeitsalltag kaum Gedanken über den Bürodrucker, geschweige denn ihren eigenen Umgang damit machen: 31 Prozent der Befragten drucken zum Beispiel Dateien, die sie aus dem Home Office per E-Mail versenden, auf Unternehmensdruckern im Büro aus, wo diese für längere Zeit unbeaufsichtigt im Ausgabefach verbleiben. 23 Prozent nutzen dafür private USB-Sticks, ohne sich der damit verbundenen Sicherheitsrisiken bewusst zu sein, und nur 17 Prozent erkennen, dass unbeaufsichtigte Ausdrucke im Ausgabefach eines Druckers überhaupt ein Datenschutzrisiko darstellen könnten.

Bewusstsein schärfen, technische Vorkehrungen treffen

„Drucker werden im Arbeitsalltag kaum als Sicherheitsrisiko wahrgenommen und sind daher oft unzureichend geschützt, was Cyberkriminelle ausnutzen. Dabei ist Druckersicherheit kein Hexenwerk: Unternehmen sollten die erforderlichen Sicherheitskonfigurationen vornehmen, die Software ihrer Scanner und Drucker auf dem neuesten Stand halten und regelmäßige Back-Ups durchführen – damit lässt sich bereits ein solider Grundschutz erreichen“, so Kai Scott, Geschäftsführer Sharp Business Systems Deutschland.

„Zudem sollten Unternehmen einheitliche Sicherheitsstandards für hybrid arbeitende Teams einführen und ihre Mitarbeitenden stärker für MFP-relevante Sicherheitsthemen sensibilisieren“, so Kai Scott weiter. „Das fängt zum Beispiel damit an, dass vertrauliche Ausdrucke und Kopien nicht unbeaufsichtigt im Ausgabefach des MFPs verbleiben oder ungesichert entsorgt werden dürfen. Es sind – neben mangelnden technischen Vorkehrungen – oftmals die vermeintlichen Lappalien, die das Risiko eines Datenverlusts oder Missbrauchs durch Unbefugte signifikant erhöhen. Eine Beratung durch Experten kann zusätzlich dabei unterstützen, die Sicherheitsstrategie ganzheitlich zu gestalten und das Risiko eines Datenverlusts zu minimieren.“

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