Effizienz trifft Innovation: die TA Pro 15050c – die Lösung für hochvolumigen Druck. Abbildung: TA Triumph-Adler

Entsprechend ihrer Multi-Kanal-Vertriebsstrategie stellen die beiden Unternehmen der Kyocera-Gruppe vor Ort ihre Produktionsdrucklösungen in den Fokus – für den Fachhandel sowie für Endkunden. „Die Doxnet Fachkonferenz ist für uns eine großartige Gelegenheit, um unsere verschiedenen Zielgruppen im Massendruck gemeinsam anzusprechen“, sagt Dietmar Nick, CEO von Kyocera Document Solutions Deutschland und Geschäftsführer von TA Triumph-Adler. „TA ist unsere starke Marke für den Direktvertrieb – mit einem deutschlandweiten Servicenetz. Kyocera bietet über den regional aufgestellten, etablierten Fachhandel innovative Produktionsdrucklösungen. So stellen wir die Anforderungen unseren Kundinnen und Kunden in den Mittelpunkt und bieten passgenaue Angebote“, betont Nick. Interessierte Besucherinnen und Besucher finden beide Unternehmen vom 22. bis zum 24. Juni 2026 im Kongresshaus in Baden-Baden auf Stand 66 im Parkpavillon im Erdgeschoss.

Kyocera: High-Speed-Inkjet-Lösungen für den Digitaldruck

Kyocera stellt auf der Doxnet Fachkonferenz 2026 die intelligente Verbindung von hoher Produktivität, Qualität und Wirtschaftlichkeit im transaktionalen Druck in den Mittelpunkt. Der Inkjet-Drucker Kyocera TASKalfa Pro 15000c adressiert insbesondere Anwendungen, bei denen große Mengen an personalisierten Dokumenten zuverlässig und effizient verarbeitet werden müssen. Erweitert um den optionalen &Stream-Controller von TagG Informatique unterstützt das System insbesondere im transaktionalen Druck optimal bei der Verarbeitung von Daten.

Darüber hinaus informiert Kyocera auch über die neuen High-Speed-A3-Drucksysteme mit Dual-Toner-Konzept rund um Kyocera TASKalfa MZ9500ci und Kyocera TASKalfa MZ10500i, die für hohe Druckvolumen in Druckereien und bei Druckdienstleistern ausgelegt sind. Mit Druckgeschwindigkeiten von bis zu 105 Seiten pro Minute, einer konstant hohen Bildqualität und integrierten KI- sowie Sicherheitsfunktionen sind sie für eine effiziente und zuverlässige Verarbeitung großer Dokumentenmengen optimiert. „Mit unseren Lösungen liefern wir Antworten auf den Effizienz- und Kostendruck in der Branche“, sagt Carolyn Baudach-Lüdtke, Business Development Managerin bei Kyocera Document Solutions. „Auf der diesjährigen Doxnet Fachkonferenz zeigen wir, welchen Unterschied unsere Technologie macht, und freuen uns auf den direkten Austausch mit der Branche.“

TA Triumph-Adler: Zusätzliche Lösungen für TA Pro 15050c

Auch TA Triumph-Adler stellt vor Ort erneut das Thema High-Speed-Inkjet in den Mittelpunkt und spricht darüber, wie Effizienz und Innovation im Produktionsdruck vereint werden können. Hierfür thematisiert das Unternehmen die erhöhte Leistungsfähigkeit seines kompakten Produktionsdrucksystems TA Pro 15050c durch zusätzliche Lösungen und Serviceangebote.

Dazu gehört unter anderem der optional erhältliche &Stream-Controller von TagG Informatique, der seine Stärken beim Transaktionsdruck ausspielt. Er unterstützt bei der Verarbeitung von Daten, indem er die native AFP-/IPDS-Anbindung des Produktionsdrucksystems ermöglicht. Der Controller unterstützt die IS/3 Spezifikation des AFP Consortium vollumfänglich, wodurch die Interoperabilität zu allen gängigen Printhosts gegeben ist. Die Kombination aus TA Pro 15050c und &Stream Controller ist gerade für Firmen aus dem Finanz- und Versicherungssektor attraktiv, da in diesen Branchen das Verarbeiten von nativen AFP-/IPDS-Daten vorausgesetzt wird. Erfolgreiche Kundenbeispiele werden ebenfalls vorgestellt: Zum Beispiel der Dokumentenlogistiker DOCUsystem, der seinen Maschinenpark im vergangenen Jahr bereits um die dritte TA Pro 15050c erfolgreich ergänzt hat.

„Überall dort, wo große Massen an Informationen verarbeitet und versendet werden müssen, setzt die TA Pro 15050c Maßstäbe. Über zusätzliche Lösungen machen wir unserer System noch leistungsstärker. Als Gesamtpaket ermöglicht unsere Maschine hohe Volumina, Formatvielfalt und exzellente Qualität unter Berücksichtigung der Nachhaltigkeit. Die Doxnet ist der ideale Ort, um diese hohe Leistungsfähigkeit unseres Inkjet-Systems einem fachkundigen Publikum näher zu bringen. Darauf freuen wir uns sehr“, betont Patrick Steffes, National Sales Director Production Printing bei TA Triumph-Adler.

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Büro neu denken: Im Podcast „Work in Progress“ wird die Zukunft der Arbeit greifbar. Abbildung: Ricoh

Wie sieht ein Büro aus, in das Menschen wirklich gerne kommen? Welche Tools helfen dabei, Prozesse wirklich nahtlos zu digitalisieren? Und warum entscheidet am Ende der Mensch über den Erfolg einer neuen, modernen Arbeitswelt? Diesen Fragen und weiteren Fragen widmet sich der Podcast „Work in Progress“ – praxisnah und mit Gästen, die Veränderung in Unternehmen konkret gestalten.

Räume als Motor der Transformation

In Folge 2 von „Work in Progress“ vertiefen die beiden Hosts, Zukunftsforscher Michael Carl und Ingo Wittrock von Ricoh, gemeinsam mit ihrem Gast Samir Ayoub, CEO von Designfunktion und einer der profiliertesten Experten für moderne Arbeitswelten und Bürodesign, die Bedeutung des Raumes als Veränderungsmotor. Ayoubs zentrale These: „Raum ist kein Container oder bloße Kulisse für Arbeit – er ist ein aktiver Mitspieler in der Transformation von Organisationen und hat einen unmittelbaren Einfluss auf Kultur, Verhalten und Zusammenarbeit.“

Samir Ayoub beschreibt das Büro der Zukunft nicht als Pflichtort, sondern als Erlebnisraum mit sozialer und kultureller Funktion, der die Leistungsfähigkeit steigert. Denn gerade in Zeiten hybrider Arbeit müsse das Büro einen Mehrwert schaffen: bessere Zusammenarbeit, Identifikation mit dem Unternehmen und produktive Begegnungen. Seine provokante Formel bringt diesen Wandel auf den Punkt: „Miete die Hälfte und mach’s doppelt so geil.“

Samir Ayoub, Designfunktion: „Raum ist kein Container oder bloße Kulisse für Arbeit – er ist ein aktiver Mitspieler in der Transformation von Organisationen und hat einen unmittelbaren Einfluss auf Kultur, Verhalten und Zusammenarbeit.“ Abbildung: Ricoh

Auch Co-Host Ingo Wittrock stimmt mit Ayoub überein: „Büros werden noch zu sehr technisch geplant. Technologie ist ein superwichtiger Enabler für selbstbestimmtes Arbeiten, aber nur im Zusammenspiel mit Raum und Organisation.“ Auch Wittrock ist überzeugt, dass ein modernes Büro insbesondere auch auf das Ziel der unternehmerischen Wertschöpfung und Produktivitätssteigerung einzahlt: „Schon aus Eigeninteresse können Arbeitgeber mehr für die Produktivität der Büroarbeit tun und damit zugleich die Attraktivität im Sinne von New Work verbessern.“

Digitalisierung beginnt beim Menschen

Folge 3 von „Work in Progress“ richtet den Fokus auf den Menschen selbst. Zu Gast ist Christian Bredlow, Geschäftsführer des Beratungsunternehmens Digital Mindset sowie Mitgründer der Tech-Konferenz „Horizons by Heise“. Seine Kernthese: „Digitalisierung ist kein reines Technologiethema, sondern vor allem eine Frage von Haltung, Kommunikation und Kompetenzentwicklung. Souveränes Arbeiten erreichen wir, wenn wir digitale Anwendungen mit Selbstverständlichkeit benutzen und zugleich den Mut haben, Veränderungen voranzutreiben“.

Besonders im Hinblick auf KI und Automatisierung verschiebt sich laut Bredlow der Wert von Arbeit: Wenn Routineaufgaben in Minuten erledigt werden können, verlieren klassische Zeitmodelle an Bedeutung. Entscheidend werden stattdessen Urteilskraft, Kreativität und der kompetente Umgang mit Wissen.

Christian Bredlow, Digital Mindset: „Souveränes Arbeiten erreichen wir, wenn wir digitale Anwendungen mit Selbstverständlichkeit benutzen und zugleich den Mut haben, Veränderungen voranzutreiben“. Abbildung: Ricoh

Zugleich thematisiert der Podcast die Unberechenbarkeit der Zukunft in heutigen Zeiten. Zukunftsforscher Michael Carl: „Unternehmen sagen mir, wir machen keine Planung mehr, die weiter als sechs Monate reicht. Wir sind als Organisationen viel stärker im Jetzt als wir es früher waren.“ New Work-Experte Ingo Wittrock betont die noch häufig fehlende Orchestrierung von Veränderungsprozessen: „Wir merken immer noch, wie Unternehmen nach Regeln suchen: Wie wollen wir gemeinsam arbeiten? Die Führungsebene sollte stark in den Zuhörermodus gehen.“

Der beste Weg dahin, wie Menschen arbeiten wollen und sollten, so die Erkenntnis der Gespräche, entsteht dort, wo Raum, Technologie und Mensch gemeinsam gedacht werden. So fängt Bürotransformation nicht bei den Möbeln an und endet nicht bei einer neuen Software zur Digitalisierung. Entscheidend ist vielmehr, wie moderne Büros mit nahtloser, intuitiver Technik Zusammenarbeit unterstützen und wie Unternehmen Wandel als fortlaufenden Prozess verstehen. Und dabei mutig entscheiden und gestalten: Denn die Transformation der Arbeitswelt, die Chancen und Herausforderungen durch KI und Prozessautomatisierung oder die veränderten hybriden Arbeitsmodelle passieren nicht einfach, sondern werden angestoßen - entweder aktiv von mutigen Trendsettern oder von Unternehmen, die sich an den Wandel anpassen.

Die aktuellen Folgen von „Work in Progress“ sind auf den gängigen Podcast-Portalen sowie auf der Webseite von Ricoh verfügbar.

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Roland Kastner, Regional Sales Director, PFU (EMEA) Limited. pfu-emea.ricoh.com. Abbildung: PFU

OFFICE ROXX: Wie hat sich die Rolle von Scannern durch die Digitalisierung verändert?

Roland Kastner: In den vergangenen fünf Jahren hat sich die Rolle von Scannern und der Dokumentenverarbeitung deutlich verändert. PFU ist in Deutschland seit 1982 aktiv und beschäftigt sich seit Mitte der 1980er-Jahre mit professionellen Dokumentenscannern. Lange Zeit stand dabei vor allem das reine Digitalisieren im Vordergrund: Dokumente einscannen, ablegen, speichern.

Jedoch haben regulatorische Vorgaben den Prozess grundlegend verändert. Im Steuerrecht gibt die GoBD genau vor, wie Dokumente zu scannen sind und in welcher Form sie dem Finanzamt bereitgestellt werden müssen. Im behördlichen Umfeld regelt TR-RESISCAN das sogenannte „ersetzende Scannen“. Diese Vorgaben betreffen Hardwarehersteller nur in einzelnen Punkten, sind für die Software jedoch deutlich relevanter, da sie festlegen, wie ein digitales Dokument aufgebaut sein muss, damit es rechtlich als Ersatz für das Original gilt. Das beeinflusst unter anderem, wie Anbieter in Ausschreibungen agieren und wie sie ihre Lösungen entwickeln müssen, um diese Anforderungen zu erfüllen. Ziel ist es, dass ein Scan rechtlich denselben Stellenwert erhält wie das Originaldokument und dieses anschließend vernichtet werden kann.

Hybrid Work ist vielerorts zur Normalität geworden. Wie beeinflussen dezentrale Arbeitsmodelle die Anforderungen an Scanlösungen?

Beim Thema Hybrid Work sieht man derzeit, dass viele Unternehmen teilweise wieder mehr Präsenz im Büro einfordern. Gleichzeitig haben sich die Arbeitsmodelle insgesamt verändert. Aus meiner Sicht wird heute deutlich weniger am Papier gearbeitet, sondern vielmehr am „lebenden Dokument“. Früher war es üblich, Unterlagen auszudrucken, zu unterschreiben und anschließend wieder einzuscannen – ein Prozess, der wenig effizient war.

Heute spielen digitale Freigabeprozesse und digitale Signaturen eine deutlich größere Rolle. Dadurch steigen die Anforderungen an die Qualität der gescannten Dokumente. Sie müssen so aufbereitet sein, dass sie direkt in digitale Workflows eingebunden werden können. Idealerweise ist eine Signaturlösung bereits integriert, sodass Dokumente nach dem Scannen unmittelbar weiterverarbeitet werden können. Die Anforderungen an Dokumentenmanagementsysteme sind dabei nicht unbedingt komplexer geworden, sondern vor allem umfangreicher, weil diese Systeme heute deutlich intensiver genutzt werden. Unser Ansatz ist es deshalb, Dokumente bereits beim Scannen optimal aufzubereiten, damit das Dokumentenmanagementsystem im Hintergrund seine eigentliche Aufgabe erfüllen kann und keine zusätzliche Nachbearbeitung nötig ist.

Dank vordefinierter Prozesse lassen sich Scanvorgänge heute weitgehend automatisieren. Abbildung: Nampix/PFU (EMEA) Limited

Stichwort KI und Automation: Welche Rolle spielen intelligente Funktionen bei modernen Scanlösungen?

Automation spielt eine sehr große Rolle. Mit Profilen und vordefinierten Prozessen lassen sich Scanvorgänge heute so weit automatisieren, dass der Anwender kaum noch eingreifen muss. Ziel ist es, direkt ein optimales Dokument zu erzeugen, mit dem anschließend weitergearbeitet werden kann. Wir können papierhafte Dokumente beim Scannen so automatisiert verarbeiten, dass sie bereits korrekt aufbereitet in die nachgelagerten Systeme übergeben werden. Dadurch wird der gesamte Prozess deutlich effizienter.

Im Bereich KI setzen wir bewusst auf einen ausgewogenen Ansatz. OCR ist für uns ein zentrales Thema, ebenso die Formularerkennung. Wir unterstützen die Erkennung von gedrucktem Text und von handschriftlicher Blockschrift. Wir versuchen nicht, alles abzudecken, da wir sonst in direkten Wettbewerb mit spezialisierten Softwareanbietern treten und bestehende Partnerschaften gefährden würden. Das wollen wir bewusst vermeiden. Unser Ansatz ist es daher, eine starke Basis zu liefern und gemeinsam mit Partnern zusätzliche Lösungen anzubieten.

Welche Trends werden in den nächsten Jahren den Bereich Dokumentenmanagement beeinflussen?

Mit Blick auf die kommenden Jahre stellt sich zunächst die Frage, welche Rolle Dokumentenscanner künftig einnehmen sollen. Aus meiner Sicht wird sich der Markt weiterentwickeln und sich stärker von dezentralen hin zu zentraleren Strukturen bewegen. Langfristig rechne ich mit einer gewissen Marktsättigung. Das wird vermutlich nicht kurzfristig, aber in einem Zeitraum von etwa fünf Jahren spürbar werden, da sich der Markt dann stärker zu einem Verdrängungsmarkt entwickeln wird. Umso wichtiger ist es, Trends frühzeitig zu erkennen und Entwicklungen nicht zu verpassen, sondern aktiv mitzugestalten.

Vielen Dank.

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Arbeitswelt im Wandel: Podcast „Work in Progress“ blickt in die gelebte Praxis. Abbildung: Ricoh

In zunächst fünf Folgen widmen sich Zukunftsforscher Michael Carl und Ingo Wittrock von Ricoh Deutschland gemeinsam mit Gästen einem zentralen Thema unserer Zeit: der Transformation der Arbeitswelt. Der Podcast „Work in Progress“ soll inspirieren, Mut machen und aufzeigen, wie Menschen und Unternehmen mit Haltung, Offenheit und echter Verantwortung Zukunft gestalten können. „Wir wollen hier nicht theoretisch über New Work oder andere Buzzwords philosophieren, sondern konkrete Erfahrungen, mutige Entscheidungen und echte Lernprozesse herausstellen“, so Ingo Wittrock. „Unsere Gäste beobachten den Wandel nicht nur, sondern gestalten ihn aktiv mit.“ Zu den Gästen zählen Unternehmerinnen und Experten, die unterschiedliche Perspektiven auf die großen Herausforderungen einbringen, denen heute insbesondere Deutschlands Mittelstand ausgesetzt ist.

Heute geht es los – Die erste Folge mit der Berliner Volksbank

Den Anfang macht heute die erste Episode mit Christian Leder, Abteilungsleiter für Infrastruktur und Informationstechnologien bei der Berliner Volksbank. Die über 80 Jahre alte Genossenschaftsbank hat in den letzten Jahren durch die Modernisierung ihrer Hauptverwaltung „Quartier Volksbank“ ein neuartiges, menschenzentriertes Arbeitsplatzkonzept mit enormem Einfluss auf die Unternehmenskultur geschaffen. Der Bau der neuen Zentrale wurde zum Experimentierraum für Beteiligung und Selbstverantwortung. Die Mitarbeitenden konnten aktiv mitgestalten, Regeln wurden gemeinsam entwickelt, und Führung wurde neu gedacht. Christian Leder sagt: „Über die Beteiligung der Mitarbeitenden kriegt man selbst eine Bank in Bewegung. Der entscheidende Punkt ist es, das ganze Thema als Prozess und nicht als Projekt zu sehen. Mitarbeitende dürfen und sollen an den ständigen Veränderungen teilnehmen.“

Zukunftsforscher Michael Carl: „Wie schaffen wir eine Lernumgebung, die das New-Work-Mindset befördert.“ Abbildung: Ricoh

Warum Haltung und offene Lernkultur so wichtig sind

Was den Podcast „Work in Progress“ auszeichnet, ist der konsequente Fokus auf Haltung als entscheidenden Erfolgsfaktor. Das Format zeigt, dass Transformation weniger eine Frage von Tools oder Bürodesign ist, sondern von Kultur, Vertrauen und Verantwortung gesteuert wird.

Die Gespräche mit erfolgreichen Unternehmern wie Susanne Tattersall, Julia Suhren, Christian Bredlow oder Samir Ayoub beschäftigen sich mit einer zentralen Erkenntnis: Zukunft entsteht nicht durch fertige Konzepte, sondern durch Offenheit für Entwicklungen. Unternehmen, die Wandel erfolgreich gestalten, begreifen ihn nicht als Projekt mit Enddatum, sondern als kontinuierlichen Prozess. Themen sind unter anderem die Rolle von Raum als Treiber von Veränderung, die persönliche digitale Souveränität, um wegweisende Digitalisierungsschritte im mittelständischen Unternehmen umzusetzen und der Umgang mit neuen Technologien wie Künstlicher Intelligenz.

Ingo Wittrock von Ricoh Deutschland: „Wir sprechen häufig von einem Dreiklang aus Raum, Technik und Mensch.“ Abbildung: Ricoh

Dabei stehen Büropräsenz und Homeoffice nicht im Widerspruch, sondern ergänzen sich. Entscheidend ist nicht der Ort, sondern die Qualität der Zusammenarbeit. Ein weiterer prägnanter Gedanke aus der Praxis lautet: Fehler sind kein Scheitern, sondern notwendige Schritte im Lernprozess. Was nicht funktioniert, wird angepasst oder verworfen – ein Ansatz, der in vielen Organisationen noch immer ungewohnt ist. „Es ist immer die nächste Veränderung, Stück für Stück, es wird auch nie die letzte sein“, betont Michael Carl. „Die Entdramatisierung von Veränderungsprozessen ist ein Schlüssel für den Erfolg.“

Ein Podcast für das Hier und Jetzt

„Work in Progress“ trifft den Nerv der Zeit und macht den Wandel der Arbeitswelt mit konkreten Einblicken greifbar. Aktuell stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Arbeitsmodelle neu zu definieren. Digitale Technologien und KI-Anwendungen entwickeln sich rasant weiter und auch die Erwartungen von Mitarbeitenden verändern sich.

Christian Leder, Volksbank Berlin: „Es gibt keine Dienstanweisung New Work.“ Abbildung: Ricoh

„Technologie ist ein wichtiger Enabler für selbstbestimmtes Arbeiten, aber nur im Zusammenspiel mit Mensch, Raum und Organisation“, erklärt Ingo Wittrock, Regional Marketing Director Central & Eastern Europe bei Ricoh Deutschland. „Beteiligung, Kommunikation und die Bereitschaft, Verantwortung zu teilen sind essenziell. Veränderung gelingt nur dann nachhaltig, wenn alle Dimensionen zusammengedacht werden. Auch für uns bei Ricoh ist diese Botschaft des Podcasts wichtig. Wir unterstützen unsere Kunden mit KI-gestützter Technologie dabei, Prozesse zu optimieren und die digitale Transformation in Unternehmen ganzheitlich und nachhaltig umzusetzen.“

Die aktuellen Folgen von „Work in Progress“ sind auf den gängigen Podcast-Portalen sowie auf der Webseite von Ricoh verfügbar.

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Christopher Rheidt, Geschäftsführer TA Triumph-Adler GmbH. Abbildung: Sascha Venturi

OFFICE ROXX: Herr Rheidt, wie hat sich Ihr Verständnis von „Büroarbeit“ in den vergangenen Jahren verändert?

Christopher Rheidt: Mit der fortschreitenden Digitalisierung hat sich die Arbeitswelt grundlegend verändert. Das Büro ist heute nicht mehr dieses selbstverständliche Zentrum der Zusammenarbeit. Dieser Wandel wurde durch den Erfolg digitaler Kollaborationstools während der Coronapandemie nochmals beschleunigt. Nun möchten wir auf die Möglichkeit, orts- und zeitunabhängig zu arbeiten, nicht mehr verzichten. Im Zeitalter von Hybrid Work hat das Office als Knotenpunkt für die Begegnung und den Informationsaustausch aber weiterhin eine entscheidende Rolle. Damit das hybride Office auch funktioniert, braucht es jedoch so viele IT-Ressourcen wie nie zuvor. Unternehmen müssen dafür sorgen, dass keine Informationsverluste zwischen Homeoffice, Remote-Worker und Büro entstehen – technologisch wie kulturell. Dies gelingt nur, wenn der Modern Workplace strategisch geplant und umgesetzt wird. Für mich persönlich ist die gemeinsame Arbeit im Büro weiterhin ein unverzichtbarer Baustein für die erfolgreiche Teamarbeit. Der persönliche Austausch stärkt die kulturelle Basis in einer Organisation, verbessert das Verständnis füreinander und ermöglicht spontane Situationen, die nicht planbar, aber oft sehr wichtig für die Zusammenarbeit sind.

Wie hat sich TA Triumph-Adler in den vergangenen Jahren im Spannungsfeld zwischen Druckgeschäft und Digitalisierung entwickelt?

TA Triumph-Adler ist heute kein reiner Hardwareanbieter mehr, sondern versteht sich als ganzheitlicher Managed-Service-Provider. Wir haben frühzeitig erkannt, dass wir den digitalen Wandel der Zusammenarbeit über das eigene Produktportfolio abbilden müssen, um im Document-Business wettbewerbsfähig zu bleiben. Aus diesem Grund haben wir konsequent in die Digitalisierung unseres Portfolios investiert und strategisch wichtige Produkte und Geschäftsfelder hinzugefügt. Hierzu gehören DMS- bzw. ECM-Lösungen, cloudbasierte Softwareanwendungen für digitale Dokumenten- und Geschäftsprozesse, ein ICT-Portfolio für den Modern Workplace und IT-Services, die auch Remote-Angebote umfassen. Als verlässlicher Partner möchten wir Unternehmen jeder Größe dazu befähigen, von den Möglichkeiten der Digitalisierung zu profitieren.

In vielen Büros wird deutlich weniger gedruckt. Welche Folgen hat dieser Trend für Ihr Produkt- und Serviceportfolio?

Schwerpunkte und Zielgruppen verschieben sich. Tatsächlich gibt es noch immer einige Bereiche wo der Druck unserer Erfahrung nach weiterhin eine wichtige Rolle spielt – zum Beispiel im Public Sector oder im KRITIS-Bereich. Gleichzeitig sind digitale Dokumentenmanagement-Lösungen wie „yuuvis RAD as a Service” zurzeit die Hidden-Champions der Branche. Zwar liegt der Fokus oft auf spezifischen oder standardisierten Anwendungen, doch eben diese Lösungsorientierung macht sie so erfolgreich. Gerade in Kombination mit Multifunktionssystemen (MFP) zeigen diese Systeme ihr volles Digitalisierungspotenzial. Für eine effektive Digitalisierung geht es also auch darum, passende Technologien richtig miteinander zu kombinieren. In diesem Zuge werden wir immer stärker zu Beratern – Stichwort E-Rechnungspflicht.

Digitale Dokumentenmanagement-Lösungen wie „yuuvis RAD as a Service” sind die Hidden-Champions der Branche. Abbildung: TA Triumph-Adler

„Drucken“ und „Digitalisierung“ klingen zunächst gegensätzlich. Wie gelingt es, beide Welten zu verbinden?

„Verbinden“ bringt es bereits gut auf den Punkt. Ein moderner MFP ist heute „Cloud-ready“ und viel mehr als nur ein Gerät für das Bedrucken von Papier. Er ist ein vernetztes Powerhouse, das als Schnittstelle zwischen der analogen und digitalen Welt fungiert – und als verbindendes Element zwischen Homeoffice und Büro auch hybride Arbeitsweisen ermöglicht. Als wichtiger Bestandteil von automatisierten Workflows leitet der MFP eingescannte Dokumente in digitale Systeme zur Analyse, Archivierung oder Weiterverarbeitung und erleichtert damit Prozesse wie das digitale Rechnungs- oder Personalwesen. Als Terminal für eine cloudbasierte Zeiterfassung kann der MFP sogar Geschäftsprozesse digitalisieren, die ursprünglich nichts mit seiner Kernfunktion zu tun haben.

Welche Bedeutung hat das Thema IT-Sicherheit im Umfeld von Dokumentenmanagement- und Output-Lösungen?

Jedes Unternehmen muss heute davon ausgehen, Opfer einer Cyberattacke zu werden. Für uns ist es somit sehr wichtig, dass unsere Produkte stets höchste Sicherheit bieten. Daher investieren wir seit Jahren in die IT-Sicherheit unserer Angebote und entwickeln unsere Systeme sowie Software- und Servicelösungen stetig weiter. So verfügen unsere Multifunktionssysteme bereits ab Werk über einen hohen Umfang an leistungsfähigen und zeitgemäßen IT-Sicherheitsfunktionen und unsere Fleet-Management-Lösung „TA Cockpit Red”. kommt mit einem integrieren Security Manager, der sicherheitsrelevante Einstellungen von Drucksystemen tagesaktuell überprüfen und korrigieren kann.

Wenn Sie einen Blick ins Jahr 2030 werfen: Welche Rolle spielt Papier dann noch im Büro?

Das Papier wird nicht verschwinden, aber seine Rolle verändert sich. Bei alltäglichen Verwaltungs- und Kommunikationsprozessen wird seine Bedeutung weiter abnehmen. Gleichzeitig spüren wir aber auch, dass papierbasierte Dokumente in bestimmten Branchen immer noch sehr wichtig sind. Beispielsweise im Rechts- und Finanzwesen oder generell in Branchen mit hoher Compliance-Anforderung. Das wird sicherlich noch eine Weile so bleiben. Unabhängig davon bin ich überzeugt, dass hochwertige Papiererzeugnisse auch in der Zukunft spannend und relevant bleiben – gerade für bestimmte Einsatzszenarien. Ein gutes Beispiel hierfür sind für mich qualitative Ausdrucke im Marketing, die, trotz oder vielleicht gerade wegen der fortschreitenden Digitalisierung, als haptisches Element heute vielerorts weiterhin ein wichtiger Baustein von Kampagnen sind.

Vielen Dank.

Die Fragen stellte Christian Marx.

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Beim Thema Druckersicherheit müssen Mitarbeitende noch stärker sensibilisiert werden. Abbildung: Sharp

Ungesicherte Drucker stellen nach wie vor ein häufig unterschätztes Cybersicherheitsrisiko für deutsche KMU dar, wie die Ergebnisse einer Umfrage von Sharp belegen. 38 Prozent von 1.000 befragten Angestellten in kleinen und mittelständischen deutschen Betrieben (KMU) gaben demnach an, dass in ihrem Unternehmen keine druckerspezifischen IT-Sicherheitsmaßnahmen umgesetzt werden. In einer Welt, in der Cyberangriffe nahezu alltäglich geworden sind, stellt diese Nachlässigkeit in Bezug auf Drucker ein durchaus ernstzunehmendes Sicherheitsrisiko dar.

Mangelndes Verständnis führt zu unzureichendem Schutz

Das Problem sind dabei weniger die Geräte selbst, die sich bereits durch wenige technische Grundeinstellungen solide gegen Angriffe von außen absichern lassen. Vielmehr mangelt es oft am grundsätzlichen Verständnis: Die Tatsache, dass ein Drucker mit einer eigenen Festplatte sowie zahlreichen Netzwerkschnittstellen ausgestattet ist und tatsächlich gehackt werden kann, ist den meisten Büroangestellten nach wie vor zu wenig bewusst. Laut Umfrage bringen gerade einmal elf Prozent der Befragten ihre Bürodrucker überhaupt mit dem Thema Cybersicherheit in Verbindung.

Auch in IT-Sicherheitsschulungen bleibt das Thema meist außen vor: Nur 15 Prozent der Mitarbeitenden gaben an, im Rahmen von Trainings auf mögliche Cyberrisiken durch ungeschützte Drucker hingewiesen worden zu sein.

Kaum verwunderlich also, dass viele Mitarbeitende sich im Arbeitsalltag kaum Gedanken über den Bürodrucker, geschweige denn ihren eigenen Umgang damit machen: 31 Prozent der Befragten drucken zum Beispiel Dateien, die sie aus dem Home Office per E-Mail versenden, auf Unternehmensdruckern im Büro aus, wo diese für längere Zeit unbeaufsichtigt im Ausgabefach verbleiben. 23 Prozent nutzen dafür private USB-Sticks, ohne sich der damit verbundenen Sicherheitsrisiken bewusst zu sein, und nur 17 Prozent erkennen, dass unbeaufsichtigte Ausdrucke im Ausgabefach eines Druckers überhaupt ein Datenschutzrisiko darstellen könnten.

Bewusstsein schärfen, technische Vorkehrungen treffen

„Drucker werden im Arbeitsalltag kaum als Sicherheitsrisiko wahrgenommen und sind daher oft unzureichend geschützt, was Cyberkriminelle ausnutzen. Dabei ist Druckersicherheit kein Hexenwerk: Unternehmen sollten die erforderlichen Sicherheitskonfigurationen vornehmen, die Software ihrer Scanner und Drucker auf dem neuesten Stand halten und regelmäßige Back-Ups durchführen – damit lässt sich bereits ein solider Grundschutz erreichen“, so Kai Scott, Geschäftsführer Sharp Business Systems Deutschland.

„Zudem sollten Unternehmen einheitliche Sicherheitsstandards für hybrid arbeitende Teams einführen und ihre Mitarbeitenden stärker für MFP-relevante Sicherheitsthemen sensibilisieren“, so Kai Scott weiter. „Das fängt zum Beispiel damit an, dass vertrauliche Ausdrucke und Kopien nicht unbeaufsichtigt im Ausgabefach des MFPs verbleiben oder ungesichert entsorgt werden dürfen. Es sind – neben mangelnden technischen Vorkehrungen – oftmals die vermeintlichen Lappalien, die das Risiko eines Datenverlusts oder Missbrauchs durch Unbefugte signifikant erhöhen. Eine Beratung durch Experten kann zusätzlich dabei unterstützen, die Sicherheitsstrategie ganzheitlich zu gestalten und das Risiko eines Datenverlusts zu minimieren.“

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Simon Klopp, Director Customer Success EMEA bei Elatec. elatec-rfid.com. Abbildung: Markus Reuter

OFFICE ROXX: Herr Klopp, wie verändern moderne Arbeitsplatzkonzepte wie Coworking-Spaces, Hot Desking oder hybride Teams die Anforderungen an Druckumgebungen?

Simon Klopp: Der Arbeitsalltag spielt sich heute oft in zentralen Großraumbüros, Coworking-Spaces oder unterwegs ab. In vielen Organisationen werden Drucksysteme gemeinsam genutzt – von unterschiedlichen Abteilungen, wechselnden Teams oder externen Partnern. Dadurch entstehen neue Anforderungen: Wer darf wann was drucken? Wie wird sichergestellt, dass vertrauliche Informationen nur von autorisierten Personen abgeholt werden? Die Antwort liegt in einer sicheren, benutzerbasierten Zugriffskontrolle – unabhängig vom Gerät, der eingesetzten Technik oder dem Standort.

Welche Sicherheitslücken und Datenschutzrisiken entstehen beim Drucken in offenen Arbeitsumgebungen?

In offenen Druckumgebungen bleiben Ausdrucke häufig unbeaufsichtigt im Ausgabefach. Informationen können so leicht in falsche Hände geraten – ein klarer Verstoß gegen Datenschutzvorgaben der DSGVO, welche den Schutz personenbezogener Daten vor unbefugtem Zugriff fordern. Ohne Authentifizierung fehlt zudem die Nachvollziehbarkeit, wer wann welche Funktionen des Geräts genutzt hat – vom Drucken bis zum Scannen. Nur eine benutzerbasierte Authentifizierung schützt vor unbefugtem Zugriff und schafft die nötige Transparenz. Viele Organisationen unterschätzen dieses Risiko – bis ein datenschutzrechtlicher Vorfall konkrete Folgen hat.

Mit den RFID-Readern von Elatec authentifizieren zum sicheren Drucken. Abbildung: Elatec

Wie kann eine technologieoffene Benutzeridentifikation dabei helfen, solche Risiken zu reduzieren, etwa durch den Einsatz von RFID-Lesern mit NFC und BLE?

Einheitliche Zugangssysteme mit universellen Lesegeräten ermöglichen eine zuverlässige Zugangskontrolle, sei es für Geräte, digitale Anwendungen oder Zutritte. Mitarbeitende authentifizieren sich mit einem Medium ihrer Wahl – etwa einem Ausweis oder dem Smartphone – und erhalten nur Zugriff auf freigegebene Funktionen oder Bereiche. Gerade im Hinblick auf gesetzliche Anforderungen wie die NIS-2-Richtlinie oder KRITIS-Vorgaben ermöglichen sie eine normgerechte Zugriffskontrolle und Protokollierung sicherheitskritischer Vorgänge.

Was sind die Vorteile Ihrer Authentifizierungshardware im Umfeld dezentraler Druckinfrastrukturen, wie bei Unternehmen mit vielen Standorten?

Global agierende Unternehmen benötigen einheitliche Standards, aber auch Flexibilität für regionale Anforderungen. Unsere universellen Lesegeräte lassen sich weltweit herstellerunabhängig integrieren und unterstützen bestehende Kartentechnologien und mobile Credentials, wie sie regional oder unternehmensspezifisch im Einsatz sind. Zudem erfüllen unsere RFID-Leser bis zu 110 länderspezifische Zertifizierungen – ein klarer Vorteil bei internationalen Roll-outs. Konfigurationen können zentral und flexibel per Remote-Update verwaltet werden. Ein eingebettetes Authentifizierungssystem erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Produktivität, entlastet die IT und schafft Transparenz bei Zugriffen sowie Druckkosten.

Das RFID-Modul TWN4 MultiTech 2 von Elatec unterstützt NFC und optional Bluetooth Low Energy (BLE). Abbildung: Markus Reuter

Wie profitieren Unternehmen langfristig von einem universellen Authentifizierungssystem, das über den Druck hinausgedacht ist?

Ein universeller RIFID-Leser bildet die Grundlage für ein ganzheitliches Zugangsmanagement und schafft dank offener Architektur die technische Unabhängigkeit, die Unternehmen heute brauchen. Mit einem einzigen Authentifizierungsmedium lassen sich nicht nur Druckaufträge freigeben, sondern auch Zutritte steuern, Arbeitszeiten erfassen oder Single-Sign-On-Funktionen nutzen. Elatec unterstützt diesen Unified-Access-Ansatz mit Multitechnologie-Lesegeräten, die sich flexibel erweitern lassen – je nach Bedarf und Anwendungsszenario. Gerade in dynamischen Arbeitsumgebungen wie Shared Offices entstehen so effiziente Prozesse mit klaren Berechtigungsstrukturen. Für Betreiber bedeutet das weniger Aufwand, für Nutzer mehr Komfort und für Unternehmen ein zukunftssicheres Sicherheitskonzept, das sich an neue Anforderungen anpassen lässt.

Warum ist Benutzerfreundlichkeit – neben Sicherheit – ein zentraler Erfolgsfaktor bei Authentifizierungssystemen in Arbeitsumgebungen?

Ein Authentifizierungssystem ist nur dann wirksam, wenn es von den Nutzern akzeptiert und konsequent verwendet wird. In flexiblen Arbeitsmodellen mit wechselnden, temporären oder externen Mitarbeitenden ist deshalb eine intuitive, reibungslose Bedienung entscheidend. Lange Einweisungen oder aufwendige Set-ups sind dort kaum umsetzbar. Die RFID-Reader von Elatec ermöglichen eine schnelle und unkomplizierte Identifikation mit Mitarbeiterausweis oder Smartphone. Gerade für junge und digital affine Nutzergruppen ist der Einsatz von Smartphones – sogenannte mobile Credentials – heute oft der bevorzugte Weg. So wird Sicherheit im Alltag nicht als Hindernis erlebt, sondern zur Selbstverständlichkeit – und damit zum gelebten Standard.

Vielen Dank.

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60 Prozent der Mitarbeitenden in deutschen KMU verstoßen heimlich gegen IT-Sicherheitsregeln. Abbildung: Sharp, Adobe Stock (456986840)

Die Realität zeigt, dass ein zunehmendes Bewusstsein für Cyberbedrohungen noch längst nicht bedeutet, dass Büroangestellte sich auch entsprechend vorsichtig verhalten. Laut der Studienergebnisse legen fast zwei Drittel der Befragten (60 Prozent) im Arbeitsalltag riskante Verhaltensweisen in Sachen IT an den Tag, die sie vor ihren Vorgesetzen verheimlichen. Dabei sind die fünf am häufigsten genannten bedenklichen Verhaltensweisen:

• Unregelmäßiges Updaten von Firmen-Laptops (16 Prozent)
• Herunterladen nicht autorisierter Software auf Firmen-Laptops (14 Prozent)
• Öffnen von E-Mails mit Infos zu Postsendungen, an die man sich nicht erinnern kann (14 Prozent)
• Einloggen in ungesicherte WLAN-Netzwerke mit Firmen-Endgeräten (13 Prozent)
• Anmeldeversuche bei einer als verdächtig markierten Webseite (13 Prozent)

Da das Bewusstsein für Cyberbedrohungen insgesamt gestiegen ist, legen die Ergebnisse nahe, dass die Sicherheitsverstöße weniger aus Unwissenheit als aus Bequemlichkeit oder Gleichgültigkeit geschehen.

Die Umfrage im Auftrag von Sharp zeigt zudem, dass Unternehmen am Freitagnachmittag besonders anfällig für Cyberangriffe sind, da rund jeder fünfte Befragte (21 Prozent) angab, am Ende der Arbeitswoche am wahrscheinlichsten einen Fehler in Bezug auf Cybersicherheit zu machen. Mehr als ein Drittel (37 Prozent) gab Stress aufgrund hoher Arbeitsbelastung als Grund für erhöhte Fehlerwahrscheinlichkeit an.

Cybersicherheit? Machen doch die anderen!

Trotz der wachsenden Sorge vor Cyberbedrohungen sind viele der Befragten nicht der Meinung, dass es in ihrer Verantwortung liegt, die Cybersicherheit ihres Unternehmens zu gewährleisten. Tatsächlich sprechen sich 31 Prozent der befragten Angestellten in Deutschland dafür aus, dass die IT-Abteilung ihres Unternehmens – und nicht sie selbst – sich um alles kümmern sollte, was mit diesem Thema zu tun hat. Im Vergleich zu allen anderen im Rahmen der Studie befragten Länder ist dies der höchste Wert in ganz Europa. Neun Prozent der deutschen Angestellten gaben sogar an, dass es ihnen egal wäre, wenn ihr Unternehmen gehackt werden würde.

Insgesamt spricht anhand der Antworten einiges dafür, dass Mitarbeitende zusätzliche Motivation und Ressourcen benötigen, um Cybersicherheit in ihrem Arbeitsalltag im Blick zu behalten – insbesondere kurz vor dem Wochenende oder bei hoher Arbeitsbelastung.

Bewusstsein schärfen und trainieren

Laut IBM lagen die Kosten einer Cybersicherheitsverletzung im Jahr 2024 bei 4,88 Millionen US-Dollar – ein Anstieg von 10 Prozent gegenüber dem Vorjahr und der bisher höchste Gesamtwert. Angesichts dieser Risiken und Kosten müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Teams über die passenden Ressourcen und Kenntnisse verfügen, um ihre digitalen Ökosysteme zu schützen.

„Bei Cybersicherheit geht es nicht nur um den Schutz von Unternehmen, sondern auch um den Schutz der Menschen hinter den Unternehmensdaten“, sagt Kai Scott, Geschäftsführer Sharp Business Systems Deutschland. „Mitarbeitende müssen verstehen, dass sie selbst eine ganz entscheidende Rolle beim Thema Cybersicherheit in ihrem jeweiligen Unternehmen spielen, dass das Thema in der Verantwortung jedes einzelnen liegt, und dass sie deshalb sorgfältig agieren müssen. Unternehmen müssen ihre Angestellten dafür mit den richtigen Tools ausstatten und mit passenden Trainings unterstützen, damit sie Cyberbedrohungen frühzeitig als solche erkennen und wissen, wie sie angemessen damit umgehen. Die besten technischen Schutzmaßnahmen nützen wenig, wenn das Sicherheitsrisiko Mensch nicht umfassend mitbedacht und eingebunden wird.“

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Maxify GX7150 von Canon: Der Megatank-Drucker schafft im Eco-Modus bis zu 9.000 Seiten in Schwarz-Weiß oder bis zu 21.000 Seiten mit einem kompletten Tintenflaschensatz. Mega ist auch die Papierkapazität: Zwei Kassetten für je 250 Blatt, ein rückseitiger Papiereinzug für 100 Blatt. Der automatische Dokumenteneinzug (ADF) scannt bis zu 50 Blatt Papier – natürlich doppelseitig.

MA2600CWFX von Kyocera. Abbildung: Kyocera

MA2600CWFX von Kyocera: Das A4-Farb-Multifunktionssystem aus der Ecosys-Serie druckt bis zu 26 Seiten pro Minute. Die kompakten Maße machen es ideal für kleine Büros. Hohe Benutzerfreundlichkeit, einfache WLAN-Einrichtung, Cloudintegration sowie Sicherheitsfunktionen wie Secure Boot und Kartenauthentifizierung qualifizieren das Modell auch für hybride Arbeitswelten.

P-4027iw Mfp von Utax: Bis zu 40 Seiten pro Minute druckt das Schwarz-Weiß-Multifunktionssystem. Gescannt werden bis zu 80 Seiten pro Minute. Es verfügt serienmäßig über eine Universalpapierkassette für 250 Blatt und einen Multi-Bypass für 100 Blatt, optional erweiterbar auf 850 Blatt. Neben drucken, scannen und kopieren kann der Laser-MFP auch noch faxen.

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Aufgrund der kompakten Maße 56 x 58,1 cm eignet sich der A3-MFP von Sharp ideal für Arbeitsbereiche mit begrenztem Platz. Abbildung: Sharp/AdobeStock (231493853)

Mit seinen kompakten Maßen von 56 x 58,1 cm eignet sich der A3-MFP von Sharp ideal für Arbeitsbereiche mit beschränktem Platzangebot, wie kleinere Büros oder Empfangsbereiche. Mit seinem schlanken, platzsparenden Design fügt er sich nahtlos überall ein, wo effiziente Raumnutzung erforderlich ist – ohne dabei auf Funktionalität verzichten zu müssen.

Smarte Funktionen und Nutzerfreundlichkeit

Der BP-22C25-MFP verfügt über einen 7-Zoll-Farb-Touchscreen für eine einfache und intuitive Bedienung, über ergonomische Griffleisten zum Öffnen der Papierkassetten sowie über eine Informations-LED, die Nutzer aus der Ferne über den Gerätestatus informiert. Für zusätzlichen Bedienkomfort stehen mobile Druckfunktionen wie SharpDesk Mobile, AirPrint und das Sharp-Print-Service-Plugin zur Verfügung, sodass Angestellte den MFP bequem in Kombination mit ihren mobilen Endgeräten nutzen können.

Um den oftmals komplexen Anforderungen moderner Arbeitsplätze gerecht zu werden, bietet der BP-22C25-MFP neben allen gängigen Eigenschaften zur Auftragsbearbeitung am Arbeitsplatz zusätzliche Funktionen wie Randverschiebung und -löschung, doppelseitiges Kopieren, ID-Kartenkopieren und gedrehte Ausgabe. Diese Vielseitigkeit macht ihn zu einer wertvollen Schnittstelle für Unternehmen bei der Verarbeitung unterschiedlichster digitaler und analoger Dokumente.

Mit dem BP-22C25 lassen sich tägliche Office-Anwendungen schnell und einfach erledigen. Abbildung: Sharp

IT-Sicherheit im Fokus

Wie bei allen Geräten von Sharp wurde bei der Entwicklung des BP-22C25 besonderes Augenmerk auf das Thema IT-Sicherheit gelegt. Umfassende Funktionen wie Datenverschlüsselung und -löschung, Benutzerauthentifizierung per Benutzer-ID, Benutzerpasswort oder Kartenleser, neueste Sicherheitsprotokolle wie TLS 1.3 und SMB 3.1.1 sowie Remote-Firmware-Updates stellen sicher, dass sensible Dokumente und Daten auf dem Gerät stets geschützt sind und nur autorisierten Nutzern zugänglich gemacht werden.

Effiziente Energienutzung

Der BP-22C25-MFP erfüllt die Standards des Blauen Engels und unterstützt so Unternehmen dabei, ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Dank seines effizienten Energieverbrauchs können Unternehmen ihre Umweltbilanz bei gleichbleibend hoher Leistung verbessern. „Der BP-22C25 vereint vielseitige Funktionen und platzsparendes Design in einem Gerät mit hoher Qualität und zuverlässiger Leistung. Er eignet sich vor allem für kleinere Unternehmen mit dem Anspruch an zuverlässige Basisfunktionen bei einem guten Preis-Leistungsverhältnis. Mit diesem Modell unterstreichen wir unser Engagement, Unternehmen aller Größen technologisch fortschrittliche Lösungen anzubieten, die genau auf ihre Anforderungen zugeschnitten sind“, sagt Torsten Bechler, Manager Product Marketing DACH bei Sharp Business Systems Deutschland.

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