Die Officemanagement-Enthusiastin Melanie Habel ist mit über 20 Jahren Erfahrung als virtuelle Assistentin tätig und gibt Seminare zum Einsatz von KI im Assistenzberuf. Abbildung: Romy S Fotografie

Trotz moderner Kollaborationstools bleibt das Postfach für viele der zentrale Kommunikationskanal – mit allen bekannten Begleiterscheinungen: Unterbrechungen, Rückfragen und ein stetig wachsender Bearbeitungsdruck.

Warum E-Mails mehr Struktur brauchen

Viele Schwierigkeiten entstehen nicht durch die Anzahl der E-Mails, sondern durch ihre inhaltliche Überfrachtung. Mehrere Anliegen in einer Nachricht führen dazu, dass Aufgaben übersehen, verzögert oder nur teilweise erledigt werden. Die Regel „ein Thema pro E-Mail“ schafft hier Klarheit – für Absender wie Empfänger. Sie erleichtert das Priorisieren, beschleunigt Entscheidungen und reduziert Rückfragen deutlich.

Bewährte Grundsätze:

• Eine E-Mail = eine Entscheidung.
• Klare Betreffzeilen, die den Inhalt widerspiegeln (siehe Smarte Office-Hacks #1).
• Informationen und Aufgaben klar trennen und eindeutig benennen – gern direkt in der Betreffzeile.

Gezielte Zeitfenster für E-Mails etablieren

Viele Menschen bearbeiten E-Mails parallel zu allen anderen Aufgaben. Dieses ständige Wechseln zwischen Posteingang und Facharbeit kostet Konzentration und verlängert Arbeitsprozesse nachweislich. Feste Zeitfenster für das Bearbeiten von E-Mails helfen, den Tag besser zu strukturieren und Unterbrechungen zu minimieren. Das Postfach wird so vom Störfaktor zum bewusst genutzten Arbeitsinstrument. Ein hilfreiches Bild: Den Briefkasten vor der Haustür leeren wir schließlich auch nicht im Minutentakt.

Praktische Empfehlungen:

• Zwei bis drei feste E-Mail-Zeiten pro Tag – 15 bis 30 Minuten genügen in der Regel vollkommen.
• Postfach außerhalb dieser Zeiten geschlossen halten.
• In der Signatur Erwartungen klären, zum Beispiel: „Bitte rechnen Sie mit einer Antwort innerhalb von 24 Stunden.“

Stille Postfächer arbeiten effizienter

Akustische Signale und visuelle Hinweise suggerieren permanente Dringlichkeit – unabhängig vom tatsächlichen Inhalt einer Nachricht. Wer Benachrichtigungen bewusst reduziert, entscheidet selbst über den Bearbeitungszeitpunkt. Diese kleine technische Anpassung wirkt oft überraschend entlastend und fördert fokussiertes Arbeiten.

Kleine Schritte mit großer Wirkung:

• E-Mail-Benachrichtigungston ausschalten.
• Pop-up-Hinweise deaktivieren.
• Symbolanzeige am Programmsymbol ausblenden.

Ausblick

E-Mail-Effizienz erfordert keine komplexen Systeme. Oft reichen klare Regeln und bewusste Entscheidungen für einen konsequenten Umgang mit dem Postfach. In den kommenden Beiträgen dieser Kolumne geht es unter anderem um die Zwei-Minuten-Regel, automatisierte Arbeitsschritte und warum ein gut gepflegtes E-Mail-Archiv ein echter Gamechanger für Klarheit ist.

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Die Officemanagement-Enthusiastin Melanie Habel ist mit über 20 Jahren Erfahrung als virtuelle Assistentin tätig und gibt Seminare zum Einsatz von KI im Assistenzberuf. Abbildung: Romy S Fotografie

Tag für Tag landen Dutzende Nachrichten im Postfach. Viele davon sind überflüssig, unklar formuliert oder schlecht abgestimmt. Kein Wunder also, dass Konzentration, Struktur und Priorisierung darunter leiden. Die gute Nachricht: Der digitale Nachrichtenstrom kann gezähmt werden – Schritt für Schritt, praxisnah und alltagstauglich.

#1 CC-Etikette: nur Information, nicht zur Handlung

Wer im CC steht, muss nicht aktiv werden. Diese E-Mails dienen dem reinen Informationszweck – nicht dem Handeln. Allein ihre Präsenz erzeugt im Posteingang jedoch häufig unnötigen Handlungsdruck. Office-Hack: Nutzen Sie in Outlook die bedingte Formatierung, um CC-E-Mails optisch hervorzuheben – zum Beispiel mit grüner Schrift und kursivem Text. So erkennen Sie auf einen Blick: nur zur Information. Das reduziert Stress, ohne dass die Nachricht aus dem Blick gerät.

Tipp: Statt CC-E-Mails automatisch in Unterordner zu verschieben (die leicht übersehen werden), lieber einmal bewusst prüfen und anschließend gezielt archivieren.

#2 Was hat der Empfänger davon, mir zu antworten?

Jede E-Mail sollte aus Sicht der Empfänger gedacht sein. Fragen Sie sich vor dem Versenden:

• Was ist das konkrete Anliegen?
• Welche Information oder Entscheidung wird benötigt?
• Warum lohnt es sich, zu antworten?

Diese Perspektive hilft nicht nur, den richtigen Ton zu treffen. Sie erhöht auch die Antwortrate und reduziert Rückfragen. Eine klare Struktur – kurze Einleitung, klares Kernanliegen, optionaler Kontext – schafft Übersicht und Orientierung.

#3 Rückfragen vermeiden – durch bessere E-Mails

Viele E-Mails erzeugen unnötige Folge-Nachrichten, weil sie unklar oder unvollständig sind. Fehlende Anhänge, vage Formulierungen oder nicht benannte Fristen führen schnell zu Nachfragen. Eine kurze Checkliste vor dem Absenden hilft:

• Sind alle relevanten Informationen enthalten?
• Gibt es einen klaren Call-to-Action?
• Ist die E-Mail selbsterklärend?
• Lädt sie zum Antworten ein?

#4 Stets vorwurfsfrei und höflich

Der Ton macht die Musik – auch per E-Mail. Gerade in stressigen Phasen lohnt sich ein kurzer Blick auf den Tonfall vor dem Absenden. Höflichkeit, Respekt und eine konstruktive Wortwahl wirken deeskalierend und stärken die Zusammenarbeit. Denn: Wer sich verstanden fühlt, antwortet schneller und kooperativer.

#5 Die Betreffzeile – der unterschätzte Effizienz-Booster

Die Betreffzeile ist oft das Erste – und manchmal das Einzige –, was gelesen wird. Umso wichtiger ist es, dass sie klar, präzise und aussagekräftig formuliert ist. Ein guter Betreff spart Zeit, erleichtert die spätere Suche und macht das Anliegen sofort sichtbar. Beispiele:

• „Fristverlängerung Projekt X – Rückmeldung bis Freitag, 12 Uhr erbeten“
• „Terminsuche“
• „Terminbestätigung TT.MM.JJJJ – Uhrzeit, virtuell oder vor Ort“

Ein einfacher Zusatz wie „Nur zur Info – keine Aktion erforderlich“ schafft zusätzlich Klarheit.

Ausblick

In den kommenden Beiträgen dieser Kolumne werfen wir einen genaueren Blick auf weitere E-Mail-Helfer, unter anderem: „Ein Thema pro E-Mail – für schnellere Antworten“, „Ist die Zero-Inbox wirklich zu schaffen?“ und „Proaktiv Erinnerungsnachrichten vermeiden“.

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Im E-Mail-Marketing besonders effektiv sind kurze, mobilfreundliche Nachrichten, die auf den Punkt kommen. Abbildung: Firmbee.com, Unsplash

Die Antwort liegt weniger im Nachahmen der Großen als im eigenen Selbstverständnis. Denn effektives Marketing für kleine Betriebe folgt eigenen Regeln, bei denen Authentizität, Nähe und Klarheit weit mehr zählen als pure Größe.

Effektives Marketing für kleine Unternehmen funktioniert anders

Marketing im kleinen Maßstab ist kein Spiel mit denselben Karten, nur in reduzierter Größe. Während Konzerne Kampagnen für ein weltweites Publikum entwerfen, arbeiten kleinere Unternehmen mit direktem Bezug zu ihrer Umgebung. Sie kennen ihre Kunden oft persönlich, wissen, was gebraucht wird und was nicht. Diese Nähe ist ein unschätzbarer Vorteil, der sich in keinem Budget ausdrücken lässt.

Ein weit verbreiteter Irrtum besteht darin, zu früh wachsen zu wollen oder gar international tätig zu werden und so beispielsweise im Schweizer Ausland auf einmal etwas anzubieten. Gerade in Branchen mit strengen Regularien, etwa im Glücksspiel, kann eine Expansion ins Ausland rasch zur bürokratischen Sackgasse werden. Rechtliche Hürden, steuerliche Unterschiede und kulturelle Eigenheiten verwandeln eine vermeintliche Chance schnell in ein Risiko.
Viel sinnvoller ist es, Energie in das zu investieren, was vor Ort funktioniert und das konsequent auszubauen. Kleine Unternehmen haben die Freiheit, flexibel zu reagieren, während große Marken oft erst dann handeln, wenn der Trend schon wieder vorbei ist.

Lokale Präsenz und echte Verbindung

Regionalität ist kein nostalgisches Konzept vergangener Zeiten. Sie ist ein echter Wettbewerbsvorteil, der auf Vertrauen, Nähe und Verlässlichkeit beruht. Wer in seiner Umgebung sichtbar agiert, wird nicht nur als Anbieter wahrgenommen, sondern als Teil der Gemeinschaft. Kunden schätzen das Gefühl, dass hinter einem Angebot Menschen stehen, die Verantwortung übernehmen und ansprechbar sind. Gerade kleinere Betriebe profitieren davon, Beziehungen aufzubauen. Ein Friseur, der die Geschichten seiner Kunden kennt, oder ein Café, das Stammgäste mit Namen begrüßt, schafft Bindung, die keine aufwendig geplante Online-Kampagne ersetzen kann.

Auch Kooperationen im lokalen Umfeld wirken erstaunlich stark. Eine gemeinsame Aktion mit anderen Händlern, ein Sponsoring für den örtlichen Sportverein oder die Teilnahme an Stadtfesten erzeugt Aufmerksamkeit, die glaubwürdig wirkt. Ergänzend dazu spielt das „digitale Schaufenster“ eine immer wichtigere Rolle. Ein gepflegtes Unternehmensprofil bei Google, positive Bewertungen und lokale Suchmaschinenoptimierung sorgen dafür, dass man auch online leicht gefunden wird.

Kleine Unternehmen können Emotionen wecken

Marketing besteht nicht allein aus Werbebotschaften. Es geht darum, ein Erlebnis zu schaffen, das Menschen in Erinnerung bleibt. Ein stimmiger Gesamteindruck entsteht, wenn alles miteinander harmoniert, vom Tonfall auf der Website über den Umgang mit Kritik bis hin zur Atmosphäre im Laden oder beim Gespräch mit Kunden. Gerade kleine Unternehmen können an dieser Stelle glänzen, weil sie greifbarer, ehrlicher und individueller auftreten. Eine große Marke kann Authentizität nur inszenieren, ein lokales Unternehmen lebt sie im Alltag. Eine sympathische Geschichte, ein ehrlicher Blick hinter die Kulissen oder ein humorvoller Social-Media-Beitrag schaffen Nähe und Vertrauen. Emotionen sind hier der Schlüssel, um nachhaltig in Erinnerung zu bleiben.

Welche Kanäle 2025 wirklich funktionieren

Es gibt kaum eine Branche, in der sich die Kommunikationskanäle so rasant verändern wie im Marketing. Täglich tauchen neue Plattformen auf, während andere in der Bedeutung sinken. Für kleine Unternehmen gilt daher weniger ist mehr. Es ist nicht notwendig, überall präsent zu sein. Entscheidend ist, die Plattform zu finden, auf der sich die Zielgruppe tatsächlich aufhält.

E-Mail-Marketing gehört zu den beständigen Klassikern. Eine eigene Mailingliste ermöglicht den direkten Kontakt mit Interessenten, ganz ohne Abhängigkeit von Algorithmen. Wer regelmäßig interessante, klar formulierte Inhalte verschickt, schafft Vertrauen und stärkt die Kundenbindung. Besonders effektiv sind kurze, mobilfreundliche Nachrichten, die auf den Punkt kommen und echten Mehrwert bieten.

Auch Social Media bleibt ein wichtiger Baustein, doch nicht jede Plattform eignet sich für jedes Unternehmen. Authentische Beiträge, spontane Einblicke und ehrliche Reaktionen auf Kommentare wirken oft stärker als jede professionelle Werbeanzeige. Zusammenarbeit mit kleineren, lokal bekannten Influencern kann ebenfalls helfen, Reichweite zu erzeugen, die glaubwürdig wirkt.

Content-Marketing bildet den langfristigen Rahmen. Blogbeiträge, Videos oder Ratgeber, die Fragen beantworten oder Probleme lösen, positionieren ein Unternehmen als kompetente Instanz. Wer regelmäßig nützliche Inhalte anbietet, gewinnt nicht nur Aufmerksamkeit, sondern Vertrauen.

Kleine Budgets, große Wirkungn

Gutes Marketing entsteht nicht durch teure Kampagnen, sondern durch Einfallsreichtum. Eine kluge Idee kann mehr Wirkung entfalten als ein aufwendig produzierter Spot. Kleine Unternehmen punkten vor allem dann, wenn sie ihre Stärken kennen und gezielt einsetzen. Digitale Werkzeuge helfen dabei, Zeit zu sparen und Abläufe zu optimieren. Social-Media-Planung, Newsletter-Automatisierung oder einfache Analysetools ermöglichen professionelles Arbeiten, auch mit kleinem Team. So bleibt Raum für kreative Inhalte und klare Kommunikation.

Viele Unternehmen scheitern weniger am fehlenden Geld als am fehlenden Fokus. Wer ständig neue Aktionen startet, ohne Bestehendes zu festigen, verzettelt sich. Erfolg entsteht durch Kontinuität. Es ist besser, wenige Maßnahmen konsequent umzusetzen als ständig neue zu beginnen. Wichtiger als absolute Zahlen ist das Verständnis für Entwicklungen. Welche Inhalte kommen gut an, welche werden kaum beachtet? Die Antworten auf solche Fragen liefern wertvolle Anhaltspunkte für künftige Entscheidungen. Fehler gehören zum Prozess. Wer Ergebnisse regelmäßig prüft und daraus lernt, entwickelt seine Strategie Schritt für Schritt weiter. Jede Anpassung bringt ein Unternehmen näher an das, was wirklich funktioniert. Scheitern ist dabei kein Rückschlag, sondern eine Etappe auf dem Weg zu besserem Marketing.

Das können kleine Unternehmen von großen Marken lernen

Große Marken haben über Jahre Prinzipien entwickelt, die auch für kleine Betriebe inspirierend sein können. Einheitliches Design, klare Botschaften und emotionale Geschichten wie bei den großen Modemarken schaffen Vertrauen. Diese Elemente lassen sich durchaus übertragen. Doch Nachahmung führt selten zum Erfolg. Wer den Stil einer globalen Marke kopiert, verliert leicht seine eigene Identität. Gerade Individualität ist die größte Stärke kleiner Unternehmen. Authentische Sprache, persönliche Handschrift und ehrliche Werte schaffen Verbindung, die kein Werbebudget ersetzen kann.

Gutes Marketing entsteht durch Haltung. Unternehmen, die auf Regionalität, Vertrauen und Beständigkeit setzen, brauchen keine aufwendigen Kampagnen, um wahrgenommen zu werden. Es genügt, konsequent, ehrlich und sichtbar zu bleiben und ein deutliches Beispiel liefern die Lebensmittelhändler, die auf Regionalität setzen. Kleine Unternehmen, die ihre Stärken erkennen und pflegen, haben keinen Grund, sich hinter großen Marken zu verstecken. Sie überzeugen auf ihre Weise mit Nähe, Glaubwürdigkeit und Persönlichkeit

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Ein Lächeln beim Sprechen beeinflusst die Stimme. Am Telefon wirkt sie dadurch offener, wärmer und einladender. Abbildung: Freepik

„Ich verbinde“ – gefolgt von Schweigen und einer anonymen Warteschleife. Keine Nennung des Gesprächspartners, keine Orientierung, keine Rückmeldung. Solche Abläufe sind weit verbreitet und hinterlassen einen bleibenden Eindruck im Kommunikationsverhalten. Die Servicekultur am Telefon hat vielerorts ein Problem – sie wird nicht gepflegt. Die Folge: Gesprächsabbrüche, Missverständnisse und ein nachhaltiger Imageverlust.

Alltagserfahrung: Der Ton macht den Frust

Dabei ist das Telefon nach wie vor ein wichtiger Kontaktpunkt – insbesondere bei dringenden Anliegen, komplexen Fragen oder emotional aufgeladenen Themen. Unfreundliches Verhalten, hektisches Auftreten oder sprachliche Unsicherheit beschädigen dabei mehr als das Gespräch. Sie untergraben Vertrauen, beeinträchtigen die Außenwirkung und prägen das Bild einer gesamten Organisation.

Servicekultur wird hörbar

Servicekultur ist ein großes Wort. In der Praxis zeigt sie sich in kleinen, aber entscheidenden Momenten: in der Art der Begrüßung, in der Stimme, in der Gesprächsführung und in der Geduld beim Zuhören. Mitarbeitende am Empfang, in der Kundenbetreuung oder im Vertrieb prägen mit jedem Telefonat das Kundenerlebnis.

Der erste Eindruck entsteht oft innerhalb weniger Sekunden. Ob ein Anrufer ernst genommen wird, erkennt er sofort. Ob echtes Interesse besteht, ob ruhig gesprochen wird oder nur eintrainierte Phrasen folgen – all das lässt sich unmittelbar heraushören. Häufig fehlt es nicht an Motivation, sondern an professioneller Schulung und Reflexion.

Typische Schwächen in der telefonischen Kommunikation

Fehlende Standards oder mangelndes Training führen zu immer gleichen Problemen:

• Unpassende Floskeln ohne Bezug zum Gesprächsinhalt
• Kein aktives Zuhören oder Rückfragen
• Gesprächsführung ohne erkennbare Struktur
• Unklare, hektische oder monotone Sprechweise
• Kein Feedback beim Zuhören
• Unvermittelter Gesprächsabschluss ohne Wertschätzung

Solche Fehler entstehen nicht aus Absicht. Vielmehr fehlt in vielen Unternehmen ein gezieltes Kommunikationskonzept für den telefonischen Kundenkontakt. Die Folge: verpasste Chancen auf Bindung, Lösung und Dialog. Kommunikation gilt als „Soft Skill“, aber sie ist entscheidend für jedes Serviceerlebnis.

Training macht den Unterschied

Telefonisches Auftreten lässt sich gezielt trainieren. Professionelle Kommunikation entsteht nicht durch Schauspiel, sondern durch bewusste Anwendung sprachlicher und sozialer Kompetenzen. Mit praxisorientierten Trainings lassen sich Verhalten, Ausdruck und Gesprächsführung messbar weiterentwickeln.

Professionelle Kommunikation und telefonisches Auftreten lassen sich gezielt trainieren. Abbildung: Napkin.ai

Trainierbare Fähigkeiten sind unter anderem:

• Begrüßung mit Wirkung: klar, freundlich, orientierend
• Struktur im Gespräch: Anliegen erfassen, Rückfragen stellen, Inhalte zusammenfassen
• Stimme und Tonfall: Sprechtempo, Deutlichkeit, Modulation
• Zuhören und Rückmelden: Rückmeldungen geben, Inhalte aufgreifen
• Konstruktiver Umgang mit Ärger: Emotionen wahrnehmen, nicht abwehren

Solche Kompetenzen verbessern nicht nur das Serviceerlebnis, sondern stärken auch das Selbstbewusstsein im Gespräch. Trainings fördern die Reflexion des eigenen Verhaltens und sensibilisieren für Wirkung und Sprache.

Telefonische Kommunikation bleibt zentral

Telefonate sind weder überholt noch irrelevant. Sie stellen einen unmittelbaren, persönlichen Zugang dar – und wirken oft intensiver als digitale Kommunikation. Wer am Telefon professionell agiert, schafft Vertrauen, klärt Anliegen und verbessert die Kundenbeziehung – unabhängig vom eigentlichen Produkt oder der angebotenen Dienstleistung. Service beginnt mit Sprache. Und Sprache lässt sich gestalten – bewusst, wirkungsvoll, hörbar.

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Abbildung: Myvu

Die eingeblendeten Informationen sind mit 2.000 Nits Helligkeit bei jeder Tages- und Nachtzeit lesbar. Die Lautsprecher in den Bügeln verfügen über ein räumliches Klangfeld, sodass Gespräche vertraulich bleiben. Über Noise-Cancelling und KI-unterstützte Dual-Mikrofone wird eine hohe Gesprächsqualität gewährleistet.

Abbildung: Myvu

Der eingebaute KI-Assistent Aicy kann über Sprachbefehle gesteuert werden und antwortet per Textprojektion oder Sprachausgabe dank Large Language Model (LLM) präzise. So werden zum Beispiel die Navigation in fremden Städten, Übersetzungen in andere Sprachen oder Texte per Teleprompter-Funktion in das Sichtfeld projiziert oder akustisch ausgegeben. Insgesamt soll die AR-Brille Imiki von Myvu über bis zu 200 intelligente Funktionen verfügen. Der Akku hält vier Stunden. Erhältlich ab Oktober für 599,99 Euro inkl. MwSt.

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Fast drei Viertel (74 Prozent) der Umfrageteilnehmer kennen Tage mit endlosen Meetings ohne Pausen. Abbildung: Vitaly Gariev, Unsplash

Warum veranstalten Teams und ihre Führungskräfte so viele Meetings? Laut Einschätzung der Miro-Experten haben viele Unternehmen nach wie vor Probleme damit, Remote- und Präsenzarbeit zu koordinieren, der Abstimmungsbedarf sei in vielen Teams hoch. Doch die Miro-Umfrage zeigt, dass diese Meetings oft zu ergebnislosen Pflichtveranstaltungen verkommen.

Meetings sind Wichtig

Fast 65 Prozent der Befragten sind überzeugt, dass Meetings wichtig für eine erfolgreiche Zusammenarbeit sind und dabei helfen, Kontakte zu anderen Teams oder Kollegen zu pflegen (54 Prozent). Außerdem glauben immerhin 42 Prozent, dass sich Meetings positiv auf die eigene berufliche Entwicklung auswirken und eine Möglichkeit sind, Beziehungen zu Führungskräften aufzubauen (47 Prozent).

Unproduktiv und ungesund

Alarmierend ist, dass mehr als die Hälfte der Befragten (54 Prozent) angibt, aufgrund zu vieler Meetings kaum dazu zu kommen, ihre eigentliche Arbeit zu erledigen. Fast drei Viertel (74 Prozent) kennen Tage mit endlosen Meetings. Das wirkt sich auf die mentale Gesundheit aus: Fast genauso viele (71 Prozent) haben sich aufgrund der Meetingflut schon einmal ausgebrannt gefühlt. Das könnte damit zusammenhängen, dass eine deutliche Mehrheit (79 Prozent) auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten und fast zwei Drittel (65 Prozent) sogar gelegentlich während des Urlaubs an Meetings teilnehmen. Außerdem scheint FOMO („Fear of missing out”) ein Problem zu sein: 74 Prozent der Befragten klinken sich in Meetings ein, auch wenn sie nur als „optional” Teilnehmender eingeladen sind.

Extrovertierte zufrieden

Es gelingt vielen Unternehmen offenbar nicht, eine inklusive Meetingkultur zu schaffen. Denn vor allem extrovertierte Kollegen nutzen die Meetingbühne: Über zwei Drittel (67 Prozent) von ihnen fühlen sich wohl damit, Ideen in der Gruppe zu teilen, und 69 Prozent sind zufrieden mit der allgemeinen Beteiligung in ihren Meetings. Unter Introvertierten teilt hingegen nicht mal jeder Dritte (31 Prozent) seine Ideen gern vor allen mit und nur 43 Prozent der Introvertierten sind zufrieden mit dem Niveau der Inklusion.

Mehrheit ist abgelenkt

Selten konzentrieren sich die Teilnehmenden wirklich auf die Inhalte der Meetings: 58 Prozent der Befragten verbringen ihre Zeit stattdessen damit, E-Mails zu beantworten. Mehr als jeder Vierte (28 Prozent) arbeitet an anderen Projekten und 34 Prozent surfen im Netz oder lesen Online-Nachrichten. Ein Viertel (26 Prozent) nutzt die Zeit für Gespräche mit Kollegen im privaten Chat. Jeder Zehnte erledigt während Online-Meetings nebenbei Haushaltsaufgaben, elf Prozent nutzen die Zeit für ein sportliches Workout oder gehen spazieren. Sieben Prozent vertreiben sich die Meetingzeit mit der Suche nach einem anderen Job.

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Bastian Weickert, Geschäftsführer Neue Meetingkultur. neuemeetingkultur.de. Abbildung: Neue Meetingkultur.

OFFICE ROXX: Herr Weickert, Meetings gehören zum Arbeitsalltag. Aber mittlerweile bestehen die Arbeitstage bei vielen fast nur noch aus diesen. Kennen Sie Zahlen zu dieser Entwicklung?

Bastian Weickert: Gefühlt ist es genau so und Umfragen belegen das. Während der Coronapandemie hat sich die Zahl der Online-Meetings zum Beispiel mehr als verdoppelt. Laut dem Microsoft Trend Index von 2021 sind sie anfangs sogar um knapp 150 Prozent angestiegen. Noch interessanter ist aber, dass wir im Schnitt 43 Prozent aller Meetings bedenkenlos streichen könnten, weil sie entweder keinen Mehrwert für die Teilnehmenden haben oder keine Ergebnisse liefern. Diese Zahl stammt aus einer Studie von Slack aus dem Jahr 2023.

Es wurde schon alles gesagt – nur noch nicht von jedem. Besprechen wir uns zu Tode?

Es werden viel zu viele Meetings einfach mal angesetzt. Und zwar ohne vorher zu überlegen, ob ein Meeting wirklich das richtige Mittel der Wahl ist. So finden wir uns immer wieder in stundenlangen Laberrunden. Gründe dafür gibt es viele. Häufig ist es einfach bequemer, ein paar Kollegen zum Brainstormen hinzuziehen. Außerdem fließt oft zu wenig bis gar keine Zeit in die Vorbereitung eines Meetings. Viel zu selten machen sich die Einladenden Gedanken, warum und zu welchem Zweck die Besprechung stattfinden soll. Die Folge: Es sitzen zu viele Leute und oftmals auch die falschen Leute im Meeting.

Während der Pandemie hat sich das Videomeeting etabliert. Nun sind viele ins Büro zurückgekehrt, die Meetingmarathons am Bildschirm sind aber geblieben. Wie wirkt sich das auf das Wohlbefinden und unsere Gesundheit aus?

Stundenlange Thrombose-Meetings, durchgehend im Sitzen, sind nicht gerade förderlich für unsere Gesundheit. Mediziner warnen seit Langem vor langem Sitzen als neuer Volkskrankheit. Rückenschmerzen, Nackenverspannungen und Kopfschmerzen sind häufig die Folge. So weit nichts Neues. Was hilft: Stehen, gehen, sich bewegen – das sind Aktivitäten, die gesund halten. Und dennoch halten wir Tag für Tag die meiste Zeit unserer Meetings im Sitzen ab. Es fehlt die Bewegung.

Das Hetzen von Meeting zu Meeting, ohne einmal durchzuschnaufen, führt zu einem erhöhten Stresslevel. Aber gerade die Pausen zwischen den Meetings sind essenziell, um auch weiterhin aufmerksam und fokussiert arbeiten zu können. Hinzu kommt das stundenlange Starren auf den Bildschirm. Dies führt zu Belastungen der Augen und fördert Müdigkeit und Kopfschmerzen. Die Zoom-Fatigue oder Videokonferenz-Müdigkeit lässt grüßen.

Inwiefern strengen Videomeetings mehr an als physische Meetings?

Gerade die Onlinemeetings verführen zu einem Übermaß an Multitasking. Es werden nebenbei Mails beantwortet, kurz mal die neuesten Social-Media-Feeds gecheckt oder andere Aufgaben erledigt. Die Aufmerksamkeitsspanne wird dabei immer geringer. In diesem Zusammenhang gibt es interessante Studienergebnisse der Universität Ulm (Montag et al. 2022). Zum Beispiel, dass gerade bei Menschen mit Tendenz zu emotionaler Instabilität und negativen Emotionen eine Mehrzahl an Online-Meetings das Risiko für Burnout- und Depressionssymptome erhöhen kann. Um dem Ganzen vorzubeugen, können bereits wesentlich kürzere Meetings und längere Pausen zwischen den einzelnen Meetings helfen.

Sie empfehlen, den jeweils zum Anlass passenden Meeting-Typ zu wählen. Welche Typen unterscheiden Sie?

Bei uns geht Effektivität vor Effizienz. Das bedeutet, dass erst klar sein muss, warum und zu welchem Zweck das Meeting angesetzt werden soll. Wenn ich das weiß, kann ich auch ein entsprechendes Format für das Meeting auswählen, was auch effizient auf das Ziel einzahlt.

Die Meetingmatrix von Neue Meetingkultur unterscheidet fünf Meetingtypen. Abbildung: Neue Meetingkultur.

Wir haben eine Meetingmatrix entwickelt, in der wir fünf Meetingtypen unterscheiden, die circa 90 Prozent aller Meetings abdecken dürften: das Sync-Meeting (gemeinsamer Austausch und Synchronisation), das Problem-Meeting (gemeinsam das Problem verstehen), das Lösungs-Meeting (gemeinsam Ideen und Lösungen generieren), das Entscheidungs-Meeting (gemeinsam Entscheidungen treffen) und die Retrospektive (Zusammenarbeit reflektieren). Die restlichen zehn Prozent sind etwa 1:1-Meetings mit der Führungskraft. Die haben wir in unserer Meeting-Matrix bewusst außen vorgelassen, da unser Fokus auf Zusammenarbeit in Meetings liegt.

Welche Tipps haben Sie für gelingende Meetings?

Klingt erst mal komisch, aber mein erster Tipp lautet: Sag dein Meeting ab oder setz es erst gar nicht an. Und zwar immer dann, wenn es um eine reine Informationsweitergabe geht. Da gibt es heutzutage bessere Wege, die die Kollegen auch nicht an Ort und Zeit binden.

Ein gutes Meeting erkennt man schon, bevor es angefangen hat. Es wird eine aussagekräftige Einladung inklusive Agenda verschickt. So weiß jeder, was ihn erwartet. Man kennt Ziel und Zweck des Meetings. Es muss auch nicht immer das klassische 30/60-Minuten-Meeting sein. Es darf ruhig mal kürzer sein. Wer das Parkinsonsche Gesetz kennt, weiß, dass sich Zeit in dem Maße ausdehnt, wie sie zur Erledigung der Aufgabe zur Verfügung steht.

Es sollten ausreichend Pausen eingeplant werden. Ich bin ein großer Fan davon, Meetings zum Beispiel von 9:10 bis 9:45 Uhr einzustellen. Damit sorge ich dafür, dass alle pünktlich sind und danach noch genügend Zeit haben, bevor ein neues Meeting beginnt. Was im Meeting auf keinen Fall fehlen darf, ist eine Moderation, die dafür sorgt, dass das Ziel im Auge behalten wird und unnötige Diskussionen unterbunden werden. Auch hier empfehle ich striktes Zeitmanagement. Der wohl wichtigste Hack, der für nahezu alle Meetings gilt: Niemand verlässt den (virtuellen) Raum, bevor nicht klar ist, wer was bis wann macht.

Ich mag es außerdem, frischen Wind in Meetings zu bringen: sie auch mal in der Teeküche im Stehen, im Freien oder sogar im Gehen abzuhalten. Das ist nicht nur gesund, sondern sorgt auch für neue und frische Gedanken.

Welche Alternativen gibt es denn zum Meeting?

Viele Meetings werden angesetzt, um reine Informationen weiterzugeben. Ich bin der Meinung, dass wir heutzutage Informationen über andere Kanäle eleganter und effizienter verteilen können. Und zwar unabhängig von Uhrzeit und Aufenthaltsort der Empfänger. Da kommen die Vorteile der asynchronen Kommunikation und Zusammenarbeit ins Spiel. Das kann zum Beispiel eine einfache Mail sein, ein kurzes Video im Intranet, eine Sprachnachricht in der Teams-Gruppe, ein geteiltes Foto im Slack-Kanal oder eine Präsentation zum Download im Sharepoint. Selbst ein einfacher One-Pager, also eine Zusammenfassung auf einer einzigen DIN-A4-Seite, ist oft sinnvoller als ein Meeting.

Hier gilt die Faustformel: Je komplexer der zu vermittelnde Inhalt, desto komplexer sollte auch das gewählte Medium sein. Das bedeutet, dass für leicht verständliche Informationen ein Fließtext in der E-Mail reicht. Wenn beispielsweise technische Details oder komplizierte Wirkungszusammenhänge dargestellt werden sollen, helfen Bilder oder kurze Videos.

Welche Meetingtools empfehlen Sie?

Die meisten Firmen setzen für ihre Online-Meetings in der Regel auf MS Teams oder Zoom. Es gibt Alternativen wie Webex oder auch Google Meet. Ich möchte aber keine pauschale Empfehlung abgeben, denn die Auswahl des richtigen Tools sollte immer auf Basis der entsprechenden Arbeitsweise und den damit einhergehenden Anforderungen getroffen werden.

Was ich allerdings wirklich für die asynchrone Weitergabe von Informationen empfehlen kann: Powerpoint-Videos. Hier lässt sich mittlerweile wirklich sehr einfach ein vertontes Video der eigenen Slides erstellen. Das Video stelle ich dann etwa per Teams zur Verfügung, zum Beispiel, wenn ich ein neues Konzept erklären möchte und um kurzes Feedback bitte. Dafür braucht es dann kein eigenes Meeting.

Wie halten es erfolgreiche Firmen mit den Meetings?

Natürlich kann man von erfolgreichen Firmen auch etwas für seine eigenen Meetings und die eigene Meetingkultur lernen. Jeff Bezos beispielsweise verbannt Powerpoint-Präsentationen aus seinen Meetings und setzt stattdessen auf klare, sechsseitige Meetingmemos. Die Teilnehmenden haben vor dem Beginn des Meetings 30 Minuten Zeit, das Dokument schweigend zu studieren. Er betont, dass gut vorbereitete Meetings erfolgreicher sind. Die Memolänge zwingt zu klaren Gedanken und ermöglicht echte Meinungsäußerungen.

Neue Meetingkultur hat sieben Meetingsünden identifiziert. Abbildung: Neue Meetingkultur.

Zudem lässt Bezos „rangniedrigere“ Teilnehmende zuerst sprechen, um unbeeinflusste Meinungen zu fördern. Er glaubt, dass die besten Ideen aus unterschiedlichen Denkweisen entstehen. Entgegen herkömmlichen Tipps ignoriert er strikte Zeitpläne und setzt auf längere Meetings für effektive Fragestellungen. Außerdem ist er ein großer Verfechter der Zwei-Pizza-Regel. Er begrenzt die Teilnehmenden auf eine Anzahl, die von zwei Pizzen satt wird.

Sam Altman hingegen, CEO von OpenAI, ist kein großer Freund von Meetings. Er hält 90 Prozent der regellosen Meetings, an denen er teilnimmt, für reine Zeitverschwendung. Stattdessen setzt er auf fokussierte Arbeit, die er für wesentlich wertvoller hält. Vor allem vormittags. Dort ist er am produktivsten. Und wenn es doch mal ein Meeting sein soll, dann vorzugsweise am Nachmittag. Zu der perfekten Meetinglänge hat er auch eine Meinung. 15 bis 20 Minuten oder zwei Stunden hält er für ideal. Es gibt sogar ein Memo von Steve Jobs, in dem er Meetings als einen der Top-Produktivitäts-Killer bezeichnet: „Meeting-Tag = Tag verschwendet“.

Auf Ihrem Blog gibt es die Artikelüberschrift „Warum Meetingregeln leider nichts bringen“. Was hat es damit auf sich?

Wir erleben bei neuen Kunden oft, dass sich bereits im Vorfeld schon viele Leute Gedanken gemacht haben, wie gute Meetings funktionieren. Es wurden Meetingregeln aufgestellt, aber niemand scheint sich an sie zu halten. Aus unserer Sicht liegt das explizit nicht an der Qualität der Regeln. Die Regeln sind in den allermeisten Fällen klug ausgewählt. Sich an Meetingregeln zu halten ist ein bisschen wie Zahnseide zu nutzen. Jedem ist klar, dass es sinnvoll wäre, es zu tun. Aber kaum jemand machts.

Organisationen sind komplexe, lebende Ökosysteme. Deswegen gibt es nicht die eine Lösung, die für alle passt. Nicht jeder Bereich tickt gleich. Eine F&E-Abteilung arbeitet anders als HR. Jedes Team und jeder Bereich hat eine eigene Meetingkultur. Bei den Regeln handelt es sich meist um die One-size-fits-all-Lösung. Und das funktioniert eben nicht. Außerdem sind wir Menschen kleine Gewohnheitstierchen. Selbst minimale Veränderungen kosten uns Energie. Vor allem dann, wenn wir nicht sofort einen echten Nutzen erkennen können. Bei manchen Meetingregeln stellt sich die Veränderung erst nach dem zweiten oder dritten Meeting ein. Außerdem lassen wir uns ungern von einem Tischaufsteller oder Meetingmemo bevormunden.

Ein anderer Beitrag heißt „Die sieben Kultursünden, die sich in Meetings zeigen“ …

Zeig mir deine Meetingkultur und ich sage dir, wie es um deine Unternehmenskultur steht. Die Meetingkultur ist ein Spiegelbild der Unternehmenskultur. Und die ist eben nicht immer positiv. In stark hierarchisch geprägten Unternehmen sieht man zum Beispiel häufig Machtgehabe. Ich habe erlebt, wie Leute vor versammelter Mannschaft rund gemacht wurden. Ganz getreu dem Motto „Ober sticht Unter“. Neben Machtmissbrauch lassen sich auch kulturelle Klassiker wie Informationshortung, die Angst, etwas zu verpassen, Kontrollwahn bis hin zu Gleichgültigkeit und Entscheidungsdiffusion beobachten.

Wie sind Sie darauf gekommen, zum Thema Meeting zu beraten?

Tatsächlich war mein eigener Leidensdruck sehr, sehr hoch. Ich war jahrelang Projektmanager in einem großen Dax-Konzern und habe wahnsinnig viel Lebenszeit in Meetings verbracht. Ich muss dazu sagen, dass ich ein großer Fan von Meetings bin – wenn sie denn gut gemacht sind. Aber es gab leider viel zu viele Meetings, die es eigentlich gar nicht gebraucht hätte. Wenn du bereits am Sonntagabend Bauchweh bekommst beim Blick in den Kalender für die nächste Woche, dann läuft irgendwas falsch. Ich war das Kalender-Tetris irgendwann leid. Und ich war überzeugt, dass es doch auch ganz anders gehen müsste. So kam die Idee mit der eigenen Unternehmung, Meetings und vor allem die gesamte Meetingkultur in Unternehmen besser und gesünder zu machen.

Was bietet Neue Meetingkultur konkret an?

Neben Keynotes bieten wir ein regelmäßiges Live-Online-Training (Webinar) sowie Workshop-Formate und Ausbildungen zum Meetingmoderator an. Darüber hinaus begleiten wir Teams und Organisationen dabei, ihre Meetingkultur auf ein neues Level zu heben. Denn Meetingzeit ist Lebenszeit. Und die ist viel zu kostbar, als sie in unnötigen Meetings zu vergeuden.

Vielen Dank.

Die Fragen stellte Robert Nehring.

Der Beitrag Meetingzeit ist Lebenszeit: Schluss mit den unnützen Besprechungen erschien zuerst auf OFFICE ROXX.

Nachhaltige Unternehmenskonzepte sollten nach innen wie außen glaubhaft sein. Abbildung: Scott Webb, Pexels

„Was tut dein Unternehmen für Klimaschutz und Umwelt?“ Immer mehr Menschen wollen darauf eine Antwort. Nachhaltigkeitskommunikation gewinnt zunehmend an Bedeutung. Das sind meine fünf Thesen, wie sie gelingen kann.

#1 Wettbewerbsvorteil

Nicht zuletzt die „Fridays for Future“-Demonstrationen haben gezeigt, wie sehr gerade die junge Generation erwartet, dass wir den Planeten in einem lebenswerten Zustand hinterlassen – also nachhaltig leben und wirtschaften. Die Erwartungen an die Wirtschaft in puncto Nachhaltigkeit sind riesig. Damit steigen auch die Möglichkeiten für eine erfolgreiche Nachhaltigkeitskommunikation: Sie kann die Reputation steigern und den Markenwert erhöhen, sie kann die Position im Wettbewerb steigern und Kunden binden, sie zieht Investoren an und motiviert die (zukünftige) Belegschaft.

#2 Nachhaltigkeitsstrategie

Keine Kommunikation ohne Nachhaltigkeitsstrategie. Wer zu Nachhaltigkeit kommuniziert, muss tatsächlich etwas vorzuweisen haben. Die wichtigste Voraussetzung für die Kommunikation ist eine Nachhaltigkeitsstrategie mit messbaren Zielen. Ohne sie wird die Kommunikation scheitern und sich dem Verdacht des Greenwashings aussetzen.

#3 Keine Randnotiz

Nachhaltigkeit muss nahtlos in die reguläre Kommunikation eingebunden und mit ihr verwoben sein. Aber sie verdient es, hervorgehoben zu werden. Sonst geht sie im Tagesgeschäft unter. Die Zuweisung einer verantwortlichen Person für Nachhaltigkeitskommunikation gewährleistet, dass dieses Thema die Aufmerksamkeit erhält, die es verdient.

#4 Transparenz und Dialog

Der vielleicht größte Unterschied zur regulären Unternehmenskommunikation ist, dass Nachhaltigkeit eine besonders hohe Bereitschaft zu Transparenz und Dialog erfordert. Denn Nachhaltigkeit ist ein Thema, das jeden etwas angeht. Wer behauptet, nachhaltig zu sein – also für den Planeten und die Gesellschaft langfristig Gutes zu bewirken –, sollte das der Allgemeinheit auch erklären und zeigen können. Ebenso wichtig ist es, Übereifer für Nachhaltigkeit zu vermeiden. Das erzeugt nur Widerstände. Gehen Sie in den Dialog. Missionieren Sie nicht, hören Sie zu.

#5 Interne Kommunikation

Mit kaum einem Thema lassen sich Mitarbeitende so begeistern wie mit Nachhaltigkeit. Das Gefühl, im Job etwas Gutes für Umwelt und Menschheit zu tun, beflügelt. Unterstützen Sie das. Binden Sie die Beschäftigten ein und hören Sie auf deren Ideen. Dialog ist hier ebenfalls wichtig. Nachhaltigkeit erfordert viele Veränderungen. Manchmal gehen sie an die Substanz. Das erzeugt Sorgen und Ängste. Nehmen Sie solche Gefühle ernst und lassen Sie diese zu. Nur so gelingt es Ihnen, möglichst viele Beschäftigte auf der Reise zur Nachhaltigkeit mitzunehmen.

Abbildung: Dieter Hilla Dr. Dieter Hilla, Kommunikationsexperte mit Schwerpunkt Nachhaltigkeit. hilla-kommunikation.de

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Rätsellösen fördert Teamarbeit, steigert Harmonie und Kommunikationsfähigkeit. Abbildung: Studio Romantic, Adobe Stock_323181713

#1 Poker fördert strategisches Denken

Oft mit nächtlichen Casino-Runden assoziiert, birgt das Kartenspiel überraschend wertvolle Einsichten für das Arbeitsleben. Gerade wenn es um strategisches Denken und die Verbesserung der Teamdynamik geht. Eine kreative Anwendung des Spiels im Bürokontext kann die Fähigkeit, Situationen und Personen einzuschätzen, signifikant verbessern. Im Fokus steht hierbei nicht der finanzielle Gewinn, sondern vielmehr der Zuwachs an Verständnis und die Stärkung des kollektiven Zusammenhalts.

Poker als Teambuilding-Übung braucht keine finanziellen Einsätze. Stattdessen können Punkte oder ähnliches eingesetzt werden. Dies fördert eine entspannte Atmosphäre, in der Teams lernen, Entscheidungen unter Unsicherheit zu treffen. Das verbessert ihre Fähigkeit, die Handlungen und Gedanken ihrer Kollegen zu interpretieren.

Diese Teamaktivität kann auch auf Online-Pokerseiten stattfinden. Ein Blick auf die größten Online-Poker-Seiten im Vergleich hilft, die passende Plattform für ein sicheres und faires Spielumfeld zu finden. Ein Online-Poker-Vergleich ermöglicht es Teams, standortunabhängig in die Welt des strategischen Denkens einzutauchen. Diese Plattformen bieten zahlreiche Spielmodi, die speziell auf Teambuilding angepasst werden können, ohne finanzielle Risiken.

#2 Problemlösung

Rätsel lösen, ist eine spannende Aktivität, die für Abwechslung sorgt und die grauen Zellen anregt. Wenn Teammitglieder zusammenkommen, um gemeinsam knifflige Herausforderungen zu meistern, passiert etwas Magisches: Die Zusammenarbeit wird intensiviert, während logisches Denken und Kreativität neue Höhen erreichen. Diese Spielart fördert individuelle Fähigkeiten und schweißt das Team auf verschiedenen Ebenen zusammen.

Im Büroalltag lassen sich zahlreiche Rätsel und Probleme finden, die auf die Interessen des Teams zugeschnitten sind. Von klassischen Logikrätseln über Escape-Room-Szenarien bis hin zu interaktiven Online-Puzzlespielen. Eine regelmäßige „Rätselzeit“ kann als fester Bestandteil der Teamroutine etabliert werden, sei es als kurze Auflockerung in der Mittagspause oder als monatliches Event.

Eine gute Feedback-Kultur kann durch spielerische Elemente angeregt werden. Abbildung: BullRun, AdobeStock_378796383

#3 Ein Geschenk für die eigene Meinung

Feedback geben und erhalten kann vor allem im Büro herausfordernd sein. Hier setzt das Spiel an, das eine Brücke baut zwischen ehrlicher Rückmeldung und gegenseitiger Anerkennung. Es geht darum, eine Umgebung zu schaffen, in der konstruktive Kritik und das Aufzeigen von Stärken ihren Platz haben. Durch anonymen Austausch von Meinungen bekommt jede Stimme Gewicht, ohne dass jemand direkt im Rampenlicht sieht.

Die Durchführung ist simpel: Jedes Teammitglied schreibt zum Beispiel Verbesserungsvorschläge, Lob oder Gedanken zur Zusammenarbeit auf einen Zettel. Die Zettel werden gesammelt. Bei der Auflösung erhält jeder eine Rückmeldung zusammen mit kleinen Geschenken oder Anerkennungen. Dieses Vorgehen nimmt den Druck aus dem Feedback-Prozess. Statt Angst vor Kritik zu haben, freut man sich auf die Überraschung und die Wertschätzung.

#4 Mit einem Wort beschreiben

Manchmal sagt ein Wort mehr als tausend Sätze. Genau darum dreht sich dieses schnelle Spiel, das die Kommunikationsfähigkeiten und Kreativität fördert. Die Idee ist simpel: komplexe Ideen oder Objekte mit nur einem Wort zu umschreiben. Das regt das Nachdenken über das Wesentliche an und trainiert die Fähigkeit, präzise zu kommunizieren. Die Umsetzung ist einfach. Jedes Teammitglied bekommt die Aufgabe, einen Begriff, ein Projekt oder ein Ziel auf das Wesentliche herunterzubrechen, sodass die Essenz mit einem Wort eingefangen wird. Diese Herausforderung fördert nicht nur den kreativen Umgang mit Sprache, sondern verbessert auch das gegenseitige Verständnis und die Effizienz der Teamkommunikation.

Teamwork und Zusammenarbeit lassen sich durch schnelle und leichte Spiele verbessern. Abbildung: Lightfield Studios, AdobeStock_229547657

#5 Auf zur Jagd

Eine Büro-Schnitzeljagd ist das ultimative Spiel, um den Arbeitsalltag abwechslungsreich zu gestalten. Diese Aktivität fordert die Beobachtungsgabe sowie das Gedächtnis und schweißt Teams enger zusammen. Die Planung einer solchen Schnitzeljagd beginnt mit der Auswahl von Objekten im Büro, die als „Schatz“ dienen. Anschließend werden Hinweise und Rätsel erstellt, die zu den Objekten führen. Die Schwierigkeit der Rätsel kann je nach Teamzusammensetzung angepasst werden.

#6 Anweisungen erteilen

Vertrauen ist das A und O in jedem Team. Was könnte das Vertrauen besser stärken als ein Spiel, bei dem man sich blind auf andere verlassen muss? Bei dieser Aktivität folgt ein Teammitglied (mit verbundenen Augen) den Anweisungen der anderen. Das Ziel: Vertrauen, Kommunikation und Führungsfähigkeiten auf die Probe stellen. Um dieses Spiel sicher zu gestalten, sollten klare Regeln festgelegt werden. Ein hindernisfreier Bereich ist essenziell, um Verletzungen zu vermeiden. Es empfiehlt sich, einfache Aufgaben zu wählen, die durch verbale Anweisungen gelöst werden können.

Teamwork!

Gemeinsam findet man oft schneller und kreativer Lösungen. Der Austausch unterschiedlicher Perspektiven bringt neue Ideen hervor. Schwierige Aufgaben werden durch die Aufteilung in kleinere, handhabbare Teile deutlich leichter bewältigbar.

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Ein positives Arbeitsumfeld und gegenseitige Wertschätzung entstehen durch Verständnis füreinander und eine klare Kommunikation untereinander. Abbildung: Fahribaabdullah14, Pixabay

Laut einer EY Jobstudie 2023, bei der 1.555 Mitarbeitende deutschlandweit befragt wurden, sind nicht mal ein Drittel der Probanden mit ihrem Job zufrieden. Fast jeder Dritte findet kaum oder wenig Anerkennung in dem, was er oder sie täglich leistet. Das ist mal eine Aussage, die zum Nachdenken anregen muss!

Vor allem der Führungsstil hat Einfluss auf die Wertschätzung der Beschäftigten. Wird ein Führungsstil der Gemeinschaft und der Gleichberechtigung gelebt, fühlen sich laut Aussage der EY-Jobstudie vier von fünf befragten Arbeitnehmern wertgeschätzt. Wird jedoch ein stark autoritärer Führungsstil im Unternehmen gelebt, liegt der Prozentsatz der Wertschätzung im Job bei lediglich 25 Prozent. Dabei zählt ein gutes Arbeitsklima und ein gutes Verhältnis untereinander sowie generationenübergreifend zu den wichtigsten Motivationsfaktoren im Job.

Wertschätzung füreinander herstellen

Zum jetzigen Zeitpunkt bewegen sich vier Generationen am Arbeitsmarkt. Jede Generation, egal ob Babyboomer oder die Generationen X, Y und Z, sie alle haben unterschiedliche Grundvoraussetzungen, andere Wertevorstellungen und vor allem andere Vorstellungen der Definition von Wertschätzung. Babyboomer leben, um zu arbeiten, die Generation Y hingegen empfindet Arbeit nur als „einen Teil des Lebens“. Und da wundern wir uns noch, weshalb teils tiefgreifende Konflikte entstehen, die Motivation der Beschäftigten sinkt und sich manche Teams so schwertun, effektiv miteinander zu interagieren.

#1 Ganz eigener Wertekanon

Sobald Stift und Zettel parat liegen, wird fünf Minuten überlegt, was die ganz persönlichen Werte sind. Die Frage dazu: „Wofür stehe ich und was ist mir besonders wichtig?“ Nach diesen fünf Minuten werden diese Werte zuerst auf die Top-10-Werte reduziert, im Anschluss daran auf die fünf wichtigsten Werte und ganz zum Schluss werden diese nochmals auf die Top-3-Werte reduziert. Jetzt stellt sich natürlich die Frage, wie du diese Erkenntnis in den Alltag einfließen lassen kannst. Dazu mehr in der „Können-Wollen-Matrix“.

#2 Die Können-Wollen-Matrix

Mit den Top-3-Werten im Gepäck widmen wir uns dem Thema der Motivatoren und Kompetenzen. Hierfür gibt die „Können-Wollen-Matrix“ die Möglichkeit, Gedanken auf das Blatt Papier zu bringen und mit dieser Grundlage in die Kommunikation nach außen zu gehen. Hierfür wird eine x-Achse (Wollen) und eine y-Achse (Können) eingezeichnet. Als Nächstes werden zehn Kompetenzen definiert, die sich selber zugeschrieben werden oder die man sich aneignen möchte. Diese werden auf der x- und y-Achse je nach Können und auch Motivation, diese einsetzen zu wollen, eingezeichnet. Je weiter rechts auf der x-Achse, desto höher ist der Wille, diese Kompetenz einsetzen zu wollen. Je weiter oben auf der y-Achse, desto größer ist das Können. Sind die Kompetenzen verteilt, geht es an die Detailfragen. Diese Fragen aus der Können-Wollen-Matrix (PDF) sollten so detailliert wie möglich beantwortet werden. Sie helfen, die Aufteilung der Kompetenzen noch besser formulieren zu können und untermauern eigene Entscheidungen.

Können-Wollen-Matrix mit Detailfragen. Abbildung: Leuze Agency

#3 Das DISG-Modell: Vier Grundtypen der Persönlichkeit

Das DISG-Modell erläutert auf eine anschauliche Weise, wie unterschiedlich jede einzelne Person tickt. Interessant ist hierbei die Betrachtung im Team. Selbst- und Fremdwahrnehmung können dabei auseinander gehen. Je nach Ausprägung der jeweiligen Persönlichkeit sollten Kommunikationsmaßnahmen in Bezug auf Inhalt und Kommunikationskanal angepasst werden. Unterteilt wird in folgende Typen:

Dominant

• Ausprägung: selbstbewusstes und extrovertiertes Auftreten, delegiert gern und sucht die Diskussion.
• Kommunikationsstrategie: selbstbewusstes Auftreten und klare, faktenbasierte Kommunikation.

Initiativ

• Ausprägung: soziale Ader, kontaktfreudig, kreativ, unorganisiert.
• Kommunikationsstrategie: offene, abwechslungsreiche Kommunikation. Fokus auf die gemeinsamen Interessen legen.

Stetig

• Ausprägung: harmoniebedürftig und sucht bewusst den Kontakt, versucht, vertrauensvolle Beziehungen aufzubauen.
• Kommunikationsstrategie: gesamte Kommunikation basiert auf Vertrauen und das Einbeziehen der Menschen im gesamten Prozess.

Gewissenhaft

• Ausprägung: introvertiert, sehr strukturiert und hat ein hohes Pflichtbewusstsein.
• Kommunikationsstrategie: Sehr strukturiert, logisch aufgebaute Kommunikation untermauert mit methodischem Fachwissen.

Fazit

Wertschätzung füreinander und ein gutes Arbeitsklima können nur dann entstehen, wenn wir uns gegenseitig verstehen und wissen, wie wir miteinander kommunizieren! Es geht darum, ein Bewusstsein dafür zu schaffen, wie einzelne Teammitglieder, losgelöst von Generationen, funktionieren, wo ihre Kompetenzfelder liegen und wie diese Menschen miteinander interagieren.

Abbildung: Leuze Agency Luisa Leuze, Wirtschaftspsychologin, Kommunikationsexpertin, Interior-Designerin, Leuze Agency. leuze.agency

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