Die Officemanagement-Enthusiastin Melanie Habel ist mit über 20 Jahren Erfahrung als virtuelle Assistentin tätig und gibt Seminare zum Einsatz von KI im Assistenzberuf. Abbildung: Romy S Fotografie

Trotz moderner Kollaborationstools bleibt das Postfach für viele der zentrale Kommunikationskanal – mit allen bekannten Begleiterscheinungen: Unterbrechungen, Rückfragen und ein stetig wachsender Bearbeitungsdruck.

Warum E-Mails mehr Struktur brauchen

Viele Schwierigkeiten entstehen nicht durch die Anzahl der E-Mails, sondern durch ihre inhaltliche Überfrachtung. Mehrere Anliegen in einer Nachricht führen dazu, dass Aufgaben übersehen, verzögert oder nur teilweise erledigt werden. Die Regel „ein Thema pro E-Mail“ schafft hier Klarheit – für Absender wie Empfänger. Sie erleichtert das Priorisieren, beschleunigt Entscheidungen und reduziert Rückfragen deutlich.

Bewährte Grundsätze:

• Eine E-Mail = eine Entscheidung.
• Klare Betreffzeilen, die den Inhalt widerspiegeln (siehe Smarte Office-Hacks #1).
• Informationen und Aufgaben klar trennen und eindeutig benennen – gern direkt in der Betreffzeile.

Gezielte Zeitfenster für E-Mails etablieren

Viele Menschen bearbeiten E-Mails parallel zu allen anderen Aufgaben. Dieses ständige Wechseln zwischen Posteingang und Facharbeit kostet Konzentration und verlängert Arbeitsprozesse nachweislich. Feste Zeitfenster für das Bearbeiten von E-Mails helfen, den Tag besser zu strukturieren und Unterbrechungen zu minimieren. Das Postfach wird so vom Störfaktor zum bewusst genutzten Arbeitsinstrument. Ein hilfreiches Bild: Den Briefkasten vor der Haustür leeren wir schließlich auch nicht im Minutentakt.

Praktische Empfehlungen:

• Zwei bis drei feste E-Mail-Zeiten pro Tag – 15 bis 30 Minuten genügen in der Regel vollkommen.
• Postfach außerhalb dieser Zeiten geschlossen halten.
• In der Signatur Erwartungen klären, zum Beispiel: „Bitte rechnen Sie mit einer Antwort innerhalb von 24 Stunden.“

Stille Postfächer arbeiten effizienter

Akustische Signale und visuelle Hinweise suggerieren permanente Dringlichkeit – unabhängig vom tatsächlichen Inhalt einer Nachricht. Wer Benachrichtigungen bewusst reduziert, entscheidet selbst über den Bearbeitungszeitpunkt. Diese kleine technische Anpassung wirkt oft überraschend entlastend und fördert fokussiertes Arbeiten.

Kleine Schritte mit großer Wirkung:

• E-Mail-Benachrichtigungston ausschalten.
• Pop-up-Hinweise deaktivieren.
• Symbolanzeige am Programmsymbol ausblenden.

Ausblick

E-Mail-Effizienz erfordert keine komplexen Systeme. Oft reichen klare Regeln und bewusste Entscheidungen für einen konsequenten Umgang mit dem Postfach. In den kommenden Beiträgen dieser Kolumne geht es unter anderem um die Zwei-Minuten-Regel, automatisierte Arbeitsschritte und warum ein gut gepflegtes E-Mail-Archiv ein echter Gamechanger für Klarheit ist.

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Die Officemanagement-Enthusiastin Melanie Habel ist mit über 20 Jahren Erfahrung als virtuelle Assistentin tätig und gibt Seminare zum Einsatz von KI im Assistenzberuf. Abbildung: Romy S Fotografie

Tag für Tag landen Dutzende Nachrichten im Postfach. Viele davon sind überflüssig, unklar formuliert oder schlecht abgestimmt. Kein Wunder also, dass Konzentration, Struktur und Priorisierung darunter leiden. Die gute Nachricht: Der digitale Nachrichtenstrom kann gezähmt werden – Schritt für Schritt, praxisnah und alltagstauglich.

#1 CC-Etikette: nur Information, nicht zur Handlung

Wer im CC steht, muss nicht aktiv werden. Diese E-Mails dienen dem reinen Informationszweck – nicht dem Handeln. Allein ihre Präsenz erzeugt im Posteingang jedoch häufig unnötigen Handlungsdruck. Office-Hack: Nutzen Sie in Outlook die bedingte Formatierung, um CC-E-Mails optisch hervorzuheben – zum Beispiel mit grüner Schrift und kursivem Text. So erkennen Sie auf einen Blick: nur zur Information. Das reduziert Stress, ohne dass die Nachricht aus dem Blick gerät.

Tipp: Statt CC-E-Mails automatisch in Unterordner zu verschieben (die leicht übersehen werden), lieber einmal bewusst prüfen und anschließend gezielt archivieren.

#2 Was hat der Empfänger davon, mir zu antworten?

Jede E-Mail sollte aus Sicht der Empfänger gedacht sein. Fragen Sie sich vor dem Versenden:

• Was ist das konkrete Anliegen?
• Welche Information oder Entscheidung wird benötigt?
• Warum lohnt es sich, zu antworten?

Diese Perspektive hilft nicht nur, den richtigen Ton zu treffen. Sie erhöht auch die Antwortrate und reduziert Rückfragen. Eine klare Struktur – kurze Einleitung, klares Kernanliegen, optionaler Kontext – schafft Übersicht und Orientierung.

#3 Rückfragen vermeiden – durch bessere E-Mails

Viele E-Mails erzeugen unnötige Folge-Nachrichten, weil sie unklar oder unvollständig sind. Fehlende Anhänge, vage Formulierungen oder nicht benannte Fristen führen schnell zu Nachfragen. Eine kurze Checkliste vor dem Absenden hilft:

• Sind alle relevanten Informationen enthalten?
• Gibt es einen klaren Call-to-Action?
• Ist die E-Mail selbsterklärend?
• Lädt sie zum Antworten ein?

#4 Stets vorwurfsfrei und höflich

Der Ton macht die Musik – auch per E-Mail. Gerade in stressigen Phasen lohnt sich ein kurzer Blick auf den Tonfall vor dem Absenden. Höflichkeit, Respekt und eine konstruktive Wortwahl wirken deeskalierend und stärken die Zusammenarbeit. Denn: Wer sich verstanden fühlt, antwortet schneller und kooperativer.

#5 Die Betreffzeile – der unterschätzte Effizienz-Booster

Die Betreffzeile ist oft das Erste – und manchmal das Einzige –, was gelesen wird. Umso wichtiger ist es, dass sie klar, präzise und aussagekräftig formuliert ist. Ein guter Betreff spart Zeit, erleichtert die spätere Suche und macht das Anliegen sofort sichtbar. Beispiele:

• „Fristverlängerung Projekt X – Rückmeldung bis Freitag, 12 Uhr erbeten“
• „Terminsuche“
• „Terminbestätigung TT.MM.JJJJ – Uhrzeit, virtuell oder vor Ort“

Ein einfacher Zusatz wie „Nur zur Info – keine Aktion erforderlich“ schafft zusätzlich Klarheit.

Ausblick

In den kommenden Beiträgen dieser Kolumne werfen wir einen genaueren Blick auf weitere E-Mail-Helfer, unter anderem: „Ein Thema pro E-Mail – für schnellere Antworten“, „Ist die Zero-Inbox wirklich zu schaffen?“ und „Proaktiv Erinnerungsnachrichten vermeiden“.

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Im Berufsleben oder im privaten Umfeld, als Dekoration oder Inspiration: Kalender sind tief im Lebensumfeld der Menschen verwurzelt. Abbildung: Athesia

Ob für den Beruf oder zur Organisation des Privatlebens mit seinen zahlreichen Anforderungen – Kalender sind das beliebteste Mittel, um private und berufliche Dinge zu planen und dabei stets den Überblick zu bewahren. Und natürlich gibt es die bunte Welt der Wandbildkalender: Ob die eigene Lieblingslandschaft, Natur und Tiere, Sehnsuchtsorte oder die Helden aus Buch, Film und Serien. Auch in diesem Bereich sind Kalender zur Dekoration oder zur Inspiration nicht wegzudenken. Jeden Tag, jede Woche, jeden Monat ein Impuls, eine liebevolle Erinnerung oder ein Thema, mit dem man sich gerne umgibt – Kalender sind tief im Alltag und Lebensumfeld der meisten Menschen verwurzelt.

Familienplaner helfen, alle Termine der Familie auf einen Blick zu sehen und zu koordinieren. Sie sind ideal, um Schule, Freizeit und Arztbesuche zu organisieren. Abbildung: Athesia

Schreibtischkalender sind praktische Begleiter im Büroalltag. Sie bieten schnellen Überblick über Termine, Deadlines und wichtige Aufgaben direkt am Arbeitsplatz. Abbildung: Athesia

Notizbücher sind vielseitige Helfer für Ideen, To-do-Listen und persönliche Notizen. Sie unterstützen dabei, Gedanken zu ordnen und Projekte strukturiert festzuhalten. Abbildung: Athesia

Wandplaner schaffen Raum für den Überblick. Sie sind perfekt, um Termine, Geburtstage und Projekte sichtbar für die ganze Familie oder das Team zu organisieren. Abbildung: Athesia

Für den Handel sind gleich mehrere Aspekte interessant: Neben attraktiven Konditionen ist es Tatsache, dass Endkunden jedes Jahr neue Kalender benötigen und aktiv nach ihnen suchen. Eine gut sortierte und gepflegte Präsentation im Handel sorgt für solide (Zusatz-)Umsätze. Dabei werden Kalender sowohl stationär als auch online gesucht und gekauft.

Kalender sind beliebte Weihnachtsgeschenke: praktisch und zugleich schön oder inspirierend. Abbildung: Athesia

Die Hauptphase des Kalendergeschäfts sind die Monate November bis Februar des Folgejahres. Dabei sind Kalenderkäuferinnen und Käufer ihrem Lieblingskalender oft über Jahre hinweg treu. Einmal als Kundin oder Kunde gewonnen, bedeutet dies zumeist stabile Umsätze auch in den folgenden Jahren. Zudem sind Kalender beliebte Weihnachtsgeschenke: Praktisch und zugleich schön oder inspirierend findet sich im reichhaltigen Angebot für jeden Geschmack und jedes Alter der passende Begleiter für das kommende Jahr.

Mit acht Verlagsmarken und rund 950 unterschiedlichen Kalendertiteln gehört der Athesia Kalenderverlag zu einem der Marktführer im deutschsprachigen Kalendergeschäft und bietet ein attraktives Kalendersortiment an. Das Athesia-Kalenderteam wünscht eine erfolgreiche Kalendersaison 2026!

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Neue Dimension der Konnektivität: das Sortiment an Dockingstationen von Digitus. Abbildung: Assmann Electronic

Zu wenige Anschlüsse am Notebook oder Tablet? Kein Problem! Eine Dockingstation schafft hier schnell Abhilfe und erweitert die vorhandenen Ports um ein Vielfaches. Insbesondere die USB-C-Dockingstationen von Digitus spielen hier ihre Stärken aus. Über ein USB-C-Kabel mit dem Notebook verbunden, lassen sich zahlreiche weitere Geräte anschließen.

Der Achter: USB-C-Dockingstation mit 8 Ports

Dieses Modell (DA-70915) erweitert Notebooks und Computer um acht Anschlüsse. Dank der zwei HDMI-Ports können zwei externe Monitore in 4K-Qualität angeschlossen werden. Im SST-Modus (Bildschirm spiegeln) unterstützt die Dockingstation zwei Dual-Monitore mit zweimal 4K/60 Hz, genauso wie im MST-Modus (Bildschirm erweitern). Die beiden USB-A-Ports (Gen 3.2) ermöglichen mit 10 Gbit/s eine ultraschnelle Datenübertragung und die reibungslose Nutzung externer Geräte.

Die USB-C-8-Port-Dockingstation (DA-70915) erweitert Notebooks um acht Anschlüsse. Abbildung: Assmann Electronic

Ein Ethernet-Anschluss (RJ45) ist ebenfalls mit an Bord für eine kabelgebundene, zuverlässige Netzwerkverbindung. Die integrierten Kartenleser (SD/MicroSD) erlauben zusätzlich schnelle Datenübertragungen von Speicherkarten. Das 20 cm lange USB-C-Anschlusskabel bietet die nötige Flexibilität und die HDR-Unterstützung garantiert ein beeindruckendes visuelles Erlebnis.

Der Zwölfer: USB-C-8K-Dockingstation mit 12 Ports

Diese 8K-Dockingstation (DA-70919) ist die perfekte Lösung für den hybriden Arbeitsplatz von heute und morgen. Sie unterstützt bis zu drei externe Monitore und ermöglicht Auflösungen von 8K/30 Hz im Einzelbetrieb oder 4K/60 Hz bei Mehrfachanzeige. Darüber hinaus überzeugt das Modell durch seine vielfältigen Anschlussmöglichkeiten: zwei HDMI-Ports, ein DP-Port (bis zu 8K/30 Hz), drei USB-A-Ports mit Übertragungsgeschwindigkeiten von 10 Gbit/s bzw. 5 Gbit/s, ein USB-C-Anschluss mit 10 Gbit/s, ein Ethernet-Anschluss (RJ45) sowie eine 3,5-mm-Audio-Buchse. Auch diese Dockingstation bietet zwei Kartenleser (SD/MicroSD).

Mit der neuen USB-C-8K-12-Port-Dockingstation (DA-70919) wird das Sortiment der 2024 erfolgreich eingeführten Dockingstation-Reihe sinnvoll erweitert. Abbildung: Assmann Group

Der Schnelllade-Standard USB-C-Power-Delivery mit bis zu 100 W versorgt das angeschlossene Notebook im laufenden Betrieb zuverlässig mit Energie. Ergänzt wird alles durch integrierte Schutzmechanismen wie Überstrom- und Kurzschlussschutz. Dank gummierter Standfüße und einer rutschfesten Auflage bietet die Dockingstation stabilen Halt und kann gleichzeitig als Ständer für das Notebook verwendet werden.

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Ein leuchtendes Fluchtwegschild im Bürogebäude zeigt den Weg zum Notausgang. Abbildung: Prot Tachapanit, Depositphotos

In modernen Bürogebäuden spielen Sicherheitskennzeichen eine zentrale Rolle. Sie begegnen uns fast unbemerkt im Alltag – über Türen, an Geräten, in Fluren. Doch im Ernstfall können sie Leben retten. Ihre Funktion reicht dabei weit über die reine Pflichterfüllung hinaus: Sie dienen dem Schutz aller Mitarbeitenden und sorgen für Orientierung in kritischen Momenten.

Warum sind Sicherheitskennzeichen Pflicht?

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, geeignete Maßnahmen zur Sicherheit und Gesundheit ihrer Beschäftigten zu treffen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus einer Gefährdungsbeurteilung nach § 3a der Arbeitsstättenverordnung, die zeigt, dass technische oder organisatorische Maßnahmen allein nicht ausreichen. Dazu zählen auch sichtbare und verständliche Hinweise in Form von Sicherheitskennzeichen.

Die rechtliche Grundlage bilden die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) sowie die Technische Regel ASR A1.3. Darüber hinaus konkretisieren ASR A2.3 (Fluchtwege und Notausgänge), ASR A3.4/7 (Sicherheitsbeleuchtung) und ASR A4.3 (Erste-Hilfe-Einrichtungen) weitere Anforderungen. Es wird genau geregelt, welche Zeichen in welchen Situationen erforderlich sind – etwa Fluchtwegkennzeichnungen, Verbotszeichen oder Hinweise auf Erste-Hilfe-Einrichtungen. Die grafische Gestaltung der Piktogramme richtet sich nach DIN EN ISO 7010. Symbole älterer Normen dürfen nur in den von den ASR zugelassenen Fällen weiterverwendet werden.

Diese Normierung gewährleistet, dass Sicherheitszeichen in allen Betrieben nach einem einheitlichen System verwendet werden. Dadurch können sie auch unter Stress oder in Gefahrensituationen schnell verstanden und richtig interpretiert werden – unabhängig von Sprache oder Vorwissen.

Schutz durch visuelle Kommunikation

Im Büro erscheinen viele Risiken auf den ersten Blick harmlos: Stolperfallen, Brandquellen, defekte elektrische Geräte. Doch selbst in scheinbar ungefährlichen Umgebungen kann es zu Unfällen kommen – etwa durch eine blockierte Fluchttür oder fehlende Hinweise auf Feuerlöscher.

Sicherheitskennzeichen tragen dazu bei, solche Gefahren sichtbar zu machen. Sie warnen, informieren und lenken Verhaltensweisen – beispielsweise durch:

• Warnzeichen, zum Beispiel vor elektrischer Spannung
• Verbotsschilder, zum Beispiel „Offenes Feuer verboten“
• Gebotszeichen, zum Beispiel „Schutzbrille tragen“ im Technikraum
• Rettungszeichen, zum Beispiel Fluchtwege oder Notausgänge
• Brandschutzzeichen, zum Beispiel für Feuerlöscher oder Brandmelder

Alle diese Zeichen sind bewusst schlicht gestaltet und folgen festen Farbcodes – zum Beispiel Grün für Rettung, Rot für Brandbekämpfung –, um ihre Botschaft auf einen Blick verständlich zu machen.

Orientierung im Notfall

Im Ernstfall – etwa bei Feuer, Stromausfall oder Evakuierung – zählt jede Sekunde. Menschen reagieren in Stresssituationen oft panisch oder irrational. Klar erkennbare Sicherheitskennzeichen können hier die nötige Orientierung bieten, um das Gebäude schnell und sicher zu verlassen oder lebensrettende Einrichtungen zu finden.

Besonders wichtig sind in diesem Zusammenhang:

• Flucht- und Rettungswegkennzeichnungen, die dauerhaft beleuchtet oder selbstleuchtend sind.
• Hinweise zu Sammelplätzen, um nach einer Evakuierung die Vollständigkeit der Gruppe zu überprüfen.
• Brandmelde- und Löschgerätekennzeichnungen, damit Mitarbeitende im Notfall sofort reagieren können.

Diese Zeichen sind nicht nur gesetzlich vorgeschrieben – ihre regelmäßige Sichtkontrolle, gute Platzierung und Pflege sind essenziell, damit sie im Ernstfall wirken können. Die Prüfungen der Sicherheitskennzeichen müssen nach § 4 der Arbeitsstättenverordnung und der DGUV Vorschrift 1 dokumentiert werden.

Sicherheitsbewusstsein fördern

Sicherheitskennzeichen erfüllen ihren Zweck nur dann voll, wenn sie wahrgenommen und verstanden werden. Deshalb müssen Unternehmen regelmäßig Schulungen oder kurze Sicherheitsunterweisungen durchführen, um Mitarbeitende auf die Bedeutung und den richtigen Umgang mit den Zeichen aufmerksam zu machen. Diese Unterweisungen sind nach § 12 ArbSchG und § 4 DGUV Vorschrift 1 verpflichtend und mindestens jährlich (sowie bei wesentlichen Änderungen) zu wiederholen und zu dokumentieren.

Auch eine Sicherheitsbegehung oder ein gemeinsamer Check der Fluchtwege kann das Bewusstsein im Team schärfen. Ein gut sichtbares Sicherheitszeichen kann der erste Schritt sein – doch erst das Verstehen und richtige Verhalten im Ernstfall machen den Unterschied.

Sicherheitskennzeichen im Büro sind weit mehr als formale Pflicht. Sie sind ein wirksames Mittel zum Schutz der Beschäftigten und sorgen für klare Orientierung in Ausnahmesituationen. Ihre konsequente Umsetzung und Pflege zeigt, dass ein Unternehmen Verantwortung übernimmt – für die Sicherheit, Gesundheit und das Wohlbefinden seiner Mitarbeitenden. Wer sie ernst nimmt, investiert nicht nur in Regelkonformität, sondern in gelebte Fürsorge.

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Abbildung: Mayk-Azzato

Alumedic Black Edition von Wagner: Die Neuauflage des Bürostuhls überzeugte die Jury des German Design Awards mit ihrer patentierten Dondola-Technik an Sitzfläche und Rückenlehne, die zu Mikrobewegungen anregt. Alle Komponenten des Stuhls sind matt-schwarz und auf das Wesentliche reduziert. Ein gelungener Mix aus Design und Ergonomie.

Abbildung: Reiss Büromöbel

Subero von Reiss: Die Lösung bietet maximalen Gestaltungsspielraum für Mittelzonen. Die identische Optik von Front- und Rückseite ermöglicht multifunktionale Konfigurationen als Stauraum, Raumteiler oder Sideboard. Eine große Auswahl an Farben und hochwertigen Materialien wie Massivholz sowie Filz, stoffbespannte Flächen und edle Metallauskleidungen verleihen dem Design Exklusivität.

Abbildung: Sigel

Re-up von Sigel: Re-Up steht für Recycling und Upcycling. Die Notizbücher im A5-Format werden aus Abfällen der Kaffeeröstung und Baumwollproduktion hergestellt. Plastikfrei verpackt sind sie zudem zu 100 Prozent frei von Holzfasern und Chemikalien. Nach der Verwendung können sie kompostiert werden.

German Design Award

Der German Design Award wird seit 2012 in den Preisstufen Gold, Winner und Special Mention durch den Rat für Formgebung verliehen. Dieser wurde 1953 auf Beschluss des Bundestages gegründet und als Stiftung institutionalisiert. Vorausgegangen war 1949 die Exportmesse in New York, auf der deutsche Produkte heftig kritisiert wurden.

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Alles auf einen Blick mit dem Mega-Posterplaner blau. Abbildung: Athesia

Urlaube in der Abteilung, Messetermine, Deadlines für die eigene Arbeit und die Weihnachtsfeier – im beruflichen Kontext geht es tagtäglich darum, den Überblick zu bewahren und die zahlreichen Termine optimal zu managen. Neben digitalen Lösungen ist und bleibt der Kalender hierfür das erprobte und beliebte Hilfsmittel. So gibt es speziell für den Office-Bereich eine Vielzahl von Kalendern, welche in unterschiedlicher Form und Größe die Organisation des Alltags erleichtern.

Klassiker fürs Büro

Posterplaner geben einen schnellen Überblick über das ganze Jahr. Ebenso Mehrmonatsplaner, die den Bereich von drei bis vier Monaten eingrenzen. Der praktische Schieber hebt das jeweilige Tagesdatum leicht erkennbar hervor.

3-Monatsplaner Klappfälzel. Abbildung: Athesia

Auch Buchkalender sind beliebte Begleiter durch das Jahr. Diese sind immer mit dabei und werden in unterschiedlichsten Designs angeboten.

Design Diary Frida. Abbildung: Athesia

Alle Kalender bieten viel Platz für Notizen und Eintragungen. Sie zeigen zudem die Samstage und Sonntage, die Feiertage eines Jahres und zusätzliche Informationen wie Schulferien.

Familienplaner: Alle unter einem Hut

Pumuckl Familienplaner. Abbildung: Athesia

Für den Organisationsbedarf im Privatbereich gibt es den Familienplaner: Er hilft, alle Mitglieder eines Haushaltes – mit ihren unterschiedlichsten Aktivitäten – in eine monatliche Übersicht zu bringen und zu planen. Auch diese gibt es in unterschiedlichen Formaten und Gestaltungen – ob Illustration, Fotolösung oder Charakter.

Die neuen Kalender für 2025 finden sich spätestens ab Herbst überall im (Buch-)Handel und online, zum Beispiel auf kalenderhaus.de.

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Wenn der Schreibtisch voll ist und das Büro chaotisch wirkt, muss Ordnung geschaffen werden. Abbildung: Robertbye, Unsplash

Produktivität und Effizienz im beruflichen Umfeld hängen von vielen unterschiedlichen Faktoren ab. Eines der ausschlaggebenden Aspekte, die unterschätzt werden, ist die Unordnung am Arbeitsplatz. Psychologische Theorien verdeutlichen, dass dadurch die Prokrastination verstärkt werden kann. Doch was genau geschieht, wenn der Schreibtisch voll ist und das Büro chaotisch wirkt?

Visuelle Überlastung durch Unordnung und ihre Wirkung

Menschen, die sich konzentrieren müssen, sollten nicht von starken visuellen Reizen abgelenkt werden. Das beeinträchtigt die Konzentrationsfähigkeit und verursacht unbewusst Stress. Jede Information, die visuell wahrgenommen wird, muss vom Gehirn verarbeitet werden. Eine Vielzahl von Gegenständen, Akten und Utensilien überlastet die kognitiven Kapazitäten, die eigentlich für wichtige Aufgaben benötigt werden. Das Gehirn muss sich durchgehend mit diesen visuellen Störungen auseinandersetzen, obwohl das unbewusst geschieht. Dies führt zu einer erhöhten mentalen Belastung, die sich negativ auf die Arbeitsleistung auswirkt.

Besonders in einem solchen Umfeld wird die Konzentration auf anspruchsvolle Aufgaben erschwert. Die ständige Präsenz von Chaos lenkt ab, und das Gefühl, erst Ordnung schaffen zu müssen, bevor tatsächlich mit der Arbeit begonnen werden kann, dominiert oft das Verhalten. Daher ist die regelmäßige Inanspruchnahme professioneller Dienstleistungen sinnvoll, um eine geordnete und saubere Umgebung zu schaffen. Die Büroreinigung Münster bietet einen umfassenden Service an, der maßgeblich dazu beiträgt, eine effektive und produktive Arbeitsumgebung zu erzeugen. Denn nur eine geordnete Umgebung ist der Schlüssel, um der Prokrastination vorzubeugen.

Der Zusammenhang zwischen Unordnung und Prokrastination

Das Aufschieben von Aufgaben wird durch eine unstrukturierte und unübersichtliche Umgebung erheblich begünstigt. Unordnung sorgt dafür, dass der Überblick über anstehende Aufgaben verloren geht. Der Arbeitsplatz, der eigentlich Klarheit und Struktur bieten sollte, spiegelt in einem chaotischen Zustand das Gegenteil wider. Das überträgt sich auf das eigene Denken und Handeln. Anstehende Erledigungen werden unbewusst als schwieriger wahrgenommen, was dazu führt, dass sie häufiger aufgeschoben werden.

Ein weiterer Faktor, der diesen Prozess verstärkt, ist der Drang, zunächst Ordnung zu schaffen, bevor mit den eigentlichen Aufgaben begonnen wird. Dies führt zu einer Situation, in der das Aufräumen selbst zur Ablenkung wird. Besonders in stressigen Phasen wird das „produktive Aufschieben“ verstärkt. Anstatt sich der eigentlichen Arbeit zu widmen, wird Zeit mit scheinbar sinnvollen, aber nicht prioritären Tätigkeiten verbracht, wie beispielsweise dem Sortieren von Dokumenten oder dem Ordnen des Schreibtisches. Auf diese Weise wird Prokrastination durch die Beschäftigung mit anderen Aufgaben regelrecht gefördert.

Psychologische Mechanismen: Warum Unordnung ablenkt

Hinter der Ablenkung, die durch ein unstrukturiertes Umfeld entsteht, verbergen sich mehrere psychologische Mechanismen. Eine der wichtigsten Ursachen ist die sogenannte Entscheidungsmüdigkeit. Eine Vielzahl von Gegenständen auf dem Schreibtisch erfordert ständige kleine Abstimmungen darüber, welche Dokumente relevant sind und welche nicht. Diese permanente Notwendigkeit, sich festzulegen, führt dazu, dass größere und wichtigere Entscheidungen, wie das Priorisieren von Aufgaben, immer weiter aufgeschoben werden.

Zudem erhöht Unordnung das Gefühl der Überforderung. Wer in einer unorganisierten Umgebung arbeitet, neigt dazu, die anstehenden Aufgaben als überwältigend wahrzunehmen. Das Chaos suggeriert dem Gehirn, dass der Arbeitstag unstrukturiert und komplex ist, was wiederum das Bedürfnis verstärkt, sich zuerst der Ordnung zu widmen. So entsteht ein Teufelskreis, in dem das Bedürfnis nach Ordnung das eigentliche Arbeiten verzögert.

Unordnung als Vorwand für das Aufschieben

Ein weiterer Aspekt der Unordnung am Arbeitsplatz ist die Tatsache, dass sie häufig als Vorwand für das Aufschieben von unangenehmen oder komplexen Aufgaben dient. Der Gedanke „Zuerst muss alles aufgeräumt werden“ bietet eine bequeme Ausrede, um sich nicht sofort mit anspruchsvollen Tätigkeiten befassen zu müssen. Das Aufräumen scheint zunächst produktiv, aber in Wirklichkeit handelt es sich hierbei um eine Form der Ablenkung, die das eigentliche Ziel aus den Augen verliert.

Dies verstärkt den Mechanismus des Aufschiebens, da eine scheinbar sinnvolle Tätigkeit wie das Ordnen von Unterlagen den Anschein erweckt, etwas Notwendiges zu tun. Letztlich werden die wirklich relevanten Aufgaben jedoch immer weiter hinausgezögert, was zu einem kontinuierlichen Kreislauf des Prokrastinierens führt.

Individuelle Auffassungen von Chaos

Es gibt tatsächlich eine kleine Gruppe von Menschen, die in einer unordentlichen Umgebung produktiv arbeiten können. Diese Fähigkeit ist jedoch selten und betrifft vor allem kreative Köpfe, die in der Lage sind, durch das Chaos unkonventionelle Verbindungen und Ideen zu entwickeln. Forschungen legen nahe, dass diese Personen flexibel genug sind, um in einem ungeordneten Umfeld Informationen zu synthetisieren und innovative Lösungen zu finden. Der Großteil der Bevölkerung wird durch Unordnung jedoch stark abgelenkt, da das Gehirn kontinuierlich versucht, die Konzentration und Produktivität aufrechtzuerhalten.

Die meisten Leute fühlen sich durch Chaos überfordert, was langfristig zu Frustration und einem Gefühl der Ineffizienz führt. Die Notwendigkeit, ständig kleinere Entscheidungen zu treffen – wie das Suchen nach Gegenständen oder das Ordnen von Unterlagen – erzeugt zusätzlichen Stress, der die Arbeitsmoral und Motivation weiter schwächt.

Langfristige Auswirkungen von Unordnung

Menschen, die sich konstant in einer chaotischen Umgebung bewegen, verbringen viel Zeit mit dem Suchen nach Unterlagen und dem Ordnen von Gegenständen, was die Effizienz stark mindert. Diese Unterbrechungen erschweren es, Prioritäten zu setzen und produktiv zu bleiben. Zudem wird die Arbeitsmoral durch das ständige Gefühl der Überforderung beeinträchtigt, was langfristig Frustration und Erschöpfung zur Folge hat.

Ein chaotisches Umfeld fördert auch negative psychische Auswirkungen. Häufig werden Gefühle der Überforderung und Kontrolle von Aufgaben verstärkt, was die Motivation schwächt. Studien zeigen zudem, dass Unordnung den Cortisolspiegel erhöht, was zu chronischem Stress führen kann. Dies mindert die Produktivität und beeinträchtigt langfristig die Gesundheit. Außerdem führt es zu Schlaflosigkeit sowie zu einer erhöhten Reizbarkeit. Diese negativen Effekte verdeutlichen die Notwendigkeit, langfristig eine geordnete Umgebung zu schaffen.

Tipps für einen geordneten und produktiven Arbeitsplatz

Es gibt unterschiedliche Methoden, um negative Einflüsse wie das Chaos auf dem Schreibtisch zu beseitigen und sich auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren. Folgende Tipps helfen dabei, die Unordnung zu minimieren:

• Arbeitsplatz minimalistisch gestalten: Weniger Gegenstände auf dem Schreibtisch und eine klar strukturierte Arbeitsumgebung verringern die Reizüberflutung und erleichtern die Konzentration auf die wesentlichen Aufgaben. Das „Clean Desk“-Prinzip hat sich hierbei als besonders effektiv erwiesen. Diese Strategie empfiehlt, den Schreibtisch am Ende eines jeden Arbeitstages zu leeren und nur die für den nächsten Tag notwendigen Utensilien darauf zu belassen.
• Regelmäßige Pflege des Arbeitsumfelds: Professionelle Reinigungsdienstleistungen helfen dabei, eine saubere und aufgeräumte Arbeitsumgebung zu erhalten. Die kontinuierliche Pflege sorgt nicht nur für einen ästhetisch ansprechenden Arbeitsplatz, sondern trägt auch zur langfristigen Reduktion von Stress und Ablenkung bei.
• Digitale Ordnung nicht vernachlässigen: Überfüllte E-Mail-Postfächer und unstrukturierte Ordnerstrukturen auf dem Computer können genauso ablenken wie physische Unordnung. Eine systematische Organisation der digitalen Arbeitsmittel und regelmäßige Aufräumaktionen tragen dazu bei, den Überblick zu behalten und produktiv zu bleiben.

Fazit

Unordnung im beruflichen Umfeld verstärkt auf vielfache Weise das Aufschieben von Aufgaben. Durch die Überlastung des Gehirns mit visuellen Reizen, die Ablenkung von den wesentlichen Aufgaben und das Angebot eines Vorwands für das Aufschieben entwickelt sich ein Kreislauf, der die Produktivität nachhaltig beeinträchtigt. Die Lösung liegt in einem bewusst geordneten Arbeitsumfeld, das sowohl die physische als auch die digitale Unordnung reduziert.

Ein aufgeräumter Arbeitsbereich minimiert den mentalen Stress und fördert das Wohlbefinden. In einem solchen Umfeld fällt es leichter, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Die Unterstützung durch professionelle Dienstleistungen kann einen entscheidenden Beitrag dazu leisten, langfristig eine saubere und geordnete Umgebung zu schaffen. Dies verbessert nicht nur die Effizienz, sondern auch die allgemeine Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

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Die Recycling-Notizbücher Re-Up von Sigel – naturverbunden, holzfrei und vegan. Abbildung: Sigel

Notizbuch-Herstellung mit Kaffee-Upcycling und holzfreiem Papier

Wie wird ein Notizbuch umweltfreundlich hergestellt? Sigel setzt bei der Produktion von Re-Up verschiedene innovative Maßnahmen ein, um es zu einem wahren Öko-Notizbuch zu machen, bei dessen Produktion kein Abfall entsteht.

Für die Seiten des Notizbuchs wird Recyclingpapier verwendet. Hier wird Baumwoll-Recycling betrieben, um holzfreies Papier herzustellen, das säurefrei und biologisch abbaubar ist und gleichzeitig ein besonders angenehmes Schreibgefühl schafft. Das Cover besteht aus Abfällen der Kaffeeröstung, was ihm seinen typischen, natürlichen Look verleiht. Re-Up ist ein Naturprodukt, das komplett kompostierbar ist. Selbstverständlich wird Re-Up auch in einer plastikfreien Verpackung geliefert.

Die Seiten von Re-Up bestehen aus Abfällen der Baumwollproduktion. Abbildung: Sigel

Re-Up auf einen Blick

Die Upcycling Notizbücher von Sigel sind frei von Holzfasern und komplett vegan. Für Re-Up muss kein Baum gefällt werden, denn Re-Up besteht nicht nur aus holzfreiem Papier (Holzanteil < 5 Prozent), in der Herstellung wird sogar komplett auf Holzfasern verzichtet.

Eigenschaften von Re-Up:

• Cover: Softcover aus Abfällen der Kaffeeröstung
• Farben: Hellgrau, Dunkelgrau, Grün
• Format: A5 (14 x 20 cm)
• Papier: 100 g/m2, holzfrei, aus Baumwollabfällen
• Lineatur: liniert, kariert
• Seitenzahl: 100
• Nachhaltigkeit: vegan, chemikalienfrei, plastikfrei

So gut sieht Nachhaltigkeit aus

Die Naturverbundenheit von Re-Up spiegelt auch das Design des Notizbuchs wider. Das biegsame Softcover ist in den erdigen Farben Hellgrau, Dunkelgrau und Grün erhältlich. Auf den Seiten befinden sich teils naturbedingte Einschüsse und auch das Cover aus Kaffeebohnenschalen überzeugt mit seinem natürlichen Look: Durch den einzigartigen Herstellungsprozess ist jedes Buch ein Unikat.

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Herzlichen Glückwunsch zu 75 Jahren: Eine Auswahl historischer Novus-Heftgeräte der 1950er- und 1960er-Jahre. Abbildung: Novus Dahle

Oberingenieur Erwin Müller gründet im Jahr 1945 seine Metallwarenfabrik in Lingen, einer kleinen Stadt im landwirtschaftlich geprägten Emsland. Obwohl es schwierig ist, an Maschinen und Material zu kommen, gelingt es ihm, Eisenwaren als Handelsware zu beschaffen. So verkauft Müller gemeinsam mit seiner Ehefrau Ursula zunächst unter anderem Schneebesen, Kalenderuntersätze mit Block, dann Briefständer und weitere Accessoires. 1946 beginnt Müller mit der Konstruktion von Bürobedarfsartikeln in Form von Lochern: Der erste Brieflocher geht 1947 in Produktion.

Erwin Müller mit seiner Erfindung: dem Hauben-Heftgerät mit Springfachlademechanik. Abbildung: Novus Dahle

1949: Beginn der Fertigung von „Heftapparaten“

1949 entwickelt und fertigt Erwin Müller die ersten Hauben-Heftgeräte. Waren vorher Tellerhefter – wie der von Müller ebenfalls kurzzeitig produzierte „Primus“ (1948-49) – verbreitet, aber aufgrund der umständlichen Anwendung und der Störanfälligkeit eher unbeliebt, so stellt das Hauben-Heftgerät eine Innovation dar: Es ermöglicht störungsfreies und zuverlässiges Arbeiten, eine einfache, bequeme Anwendung sowie eine feste und lösbare Heftung. Dank des eingebauten Reservemagazins entfällt das Suchen von Nachfüllheftklammern. Unter dem Namen „Lux“ kommt „der Heftapparat auf den Markt, der sich in kurzer Zeit infolge seiner Formschönheit und Eleganz überraschend schnell eingeführt hat“, wie es im Original-Werbeprospekt von 1949 heißt. Kurze Zeit später wird er „unter Berücksichtigung der inzwischen gemachten Erfahrungen weiterhin verbessert (…), so daß [sic!] jetzt eine ideale Konstruktion erreicht ist“. Zudem wird er in „Novus“ umbenannt, „um Verwechslungen mit ähnlich lautenden Bezeichnungen auszuschalten“.

1953: Durchbruch mit „Druck aufs Knöpfchen“

Der „Druck aufs Knöpfchen“, wie die von Erwin Müller entwickelte Springfachlademechanik beworben wird, legt schließlich den Grundstein für eine Erfolgsgeschichte. Bei dieser Mechanik springt der Klammerkanal per Druck auf den Knopf auf der Hauben-Oberseite auf, sodass hier ein ganzer Strang Heftklammern eingelegt werden kann. 1952 meldet Müller seine Innovation zum Patent an. 1953 erfolgt der Durchbruch mit dem Novus 53, einem Heftgerät mit eben dieser ausgefeilten Mechanik: Bei der Frühjahrsmesse 1953 in Hannover ist das Produkt der Schlager im Büroausstattungssektor. In den 1960er-Jahren wird das Heftgerät in Novus B 6 umbenannt. Unter der Bezeichnung ist es bis heute fester Bestandteil des Novus-Sortiments – mit über sechs Millionen verkauften Exemplaren.

Erstes Novus-Heftgerät mit „Druck aufs Knöpfchen“, der von Müller erfundenen Springfachlademechanik: der Klassiker Novus B 6 (damaliger Name: Novus 53). Abbildung: Novus Dahle

Standard im Markt

Heute gelten die vor 75 Jahren von Erwin Müller entwickelten Heftgeräte als der Standard im Markt, weil sie in puncto Funktionalität und Anwendungskomfort überzeugend sind. Im Bereich der Hefttechnik bringt Novus regelmäßig neue Innovationen auf den Markt, unter anderem den Automatik-Auslösemechanismus beim Heftgerät Novus B 7A (Patentanmeldung 1990) sowie das welterste Flat-Clinch-Heftgerät mit Wendematrize für den Wechsel zwischen geschlossener und offener Heftung (Patentanmeldung 1998). Heftzangen, Heftklammern und Locher ergänzen das Bürogerätesortiment.

Das Produktportfolio wächst

Im Lauf der Jahre folgen zahlreiche Artikel in allen Leistungsklassen rund um das organisierte Büro, das den Menschen und seine Bedürfnisse im Mittelpunkt hat. Seit 2002 stellt die Novus-Produktsparte „Mehrplatzsystem“ effiziente Arbeitsplatzsysteme her, die mit flexiblen Bildschirmhalterungen und Ablagemodulen sowie mit hochwertigen Design-Arbeitsplatzleuchten komfortables Arbeiten ermöglichen. Ebenfalls seit 2002 gehört die Traditionsmarke Dahle zum Unternehmen. Das Dahle-Portfolio umfasst die bekannten, typisch blauen Schneidemaschinen sowie hochwertige Schneidegeräte, leistungsstarke Aktenvernichter in allen Sicherheitsstufen, außerdem nützliche Präsentationsaccessoires für Konferenzen und Meetings.

Der Tellerhefter „Primus“ ist der Vorgänger der von Erwin Müller entwickelten Heftgeräte, die heute marktüblicher Standard sind. Abbildung: Novus Dahle

German Engineering

Die Entwicklung aller Novus-Produkte erfolgt am Hauptsitz in Lingen (Ems). So können deutsche Qualitätsstandards schon bei der Entstehung eingehalten werden. Produziert wird sowohl in Lingen als auch in den unternehmenseigenen Produktionsstätten in Tschechien (Raspenau) und China (Chuzhou).

Tradition trifft Innovation

„Vom ersten Heftgerät hin zum heutigen ‚Worklife Expert‘ – auf diese Entwicklung können wir zu Recht stolz sein. Es ist die Verbindung aus Tradition und Innovation, die die Marke Novus so erfolgreich macht“, meint Frank Indenkämpen, Geschäftsführer von Novus Dahle. „Doch wir ruhen uns nicht auf unseren Erfolgen aus, sondern arbeiten stetig daran, mit neuen Produkten und zukunftsweisenden Ideen wettbewerbsfähig zu bleiben.“

Der Beitrag Mit Pioniergeist zum Erfolg: 75 Jahre Novus Heftgeräte erschien zuerst auf OFFICE ROXX.