Christopher Rheidt, Geschäftsführer TA Triumph-Adler GmbH. Abbildung: Sascha Venturi

OFFICE ROXX: Herr Rheidt, wie hat sich Ihr Verständnis von „Büroarbeit“ in den vergangenen Jahren verändert?

Christopher Rheidt: Mit der fortschreitenden Digitalisierung hat sich die Arbeitswelt grundlegend verändert. Das Büro ist heute nicht mehr dieses selbstverständliche Zentrum der Zusammenarbeit. Dieser Wandel wurde durch den Erfolg digitaler Kollaborationstools während der Coronapandemie nochmals beschleunigt. Nun möchten wir auf die Möglichkeit, orts- und zeitunabhängig zu arbeiten, nicht mehr verzichten. Im Zeitalter von Hybrid Work hat das Office als Knotenpunkt für die Begegnung und den Informationsaustausch aber weiterhin eine entscheidende Rolle. Damit das hybride Office auch funktioniert, braucht es jedoch so viele IT-Ressourcen wie nie zuvor. Unternehmen müssen dafür sorgen, dass keine Informationsverluste zwischen Homeoffice, Remote-Worker und Büro entstehen – technologisch wie kulturell. Dies gelingt nur, wenn der Modern Workplace strategisch geplant und umgesetzt wird. Für mich persönlich ist die gemeinsame Arbeit im Büro weiterhin ein unverzichtbarer Baustein für die erfolgreiche Teamarbeit. Der persönliche Austausch stärkt die kulturelle Basis in einer Organisation, verbessert das Verständnis füreinander und ermöglicht spontane Situationen, die nicht planbar, aber oft sehr wichtig für die Zusammenarbeit sind.

Wie hat sich TA Triumph-Adler in den vergangenen Jahren im Spannungsfeld zwischen Druckgeschäft und Digitalisierung entwickelt?

TA Triumph-Adler ist heute kein reiner Hardwareanbieter mehr, sondern versteht sich als ganzheitlicher Managed-Service-Provider. Wir haben frühzeitig erkannt, dass wir den digitalen Wandel der Zusammenarbeit über das eigene Produktportfolio abbilden müssen, um im Document-Business wettbewerbsfähig zu bleiben. Aus diesem Grund haben wir konsequent in die Digitalisierung unseres Portfolios investiert und strategisch wichtige Produkte und Geschäftsfelder hinzugefügt. Hierzu gehören DMS- bzw. ECM-Lösungen, cloudbasierte Softwareanwendungen für digitale Dokumenten- und Geschäftsprozesse, ein ICT-Portfolio für den Modern Workplace und IT-Services, die auch Remote-Angebote umfassen. Als verlässlicher Partner möchten wir Unternehmen jeder Größe dazu befähigen, von den Möglichkeiten der Digitalisierung zu profitieren.

In vielen Büros wird deutlich weniger gedruckt. Welche Folgen hat dieser Trend für Ihr Produkt- und Serviceportfolio?

Schwerpunkte und Zielgruppen verschieben sich. Tatsächlich gibt es noch immer einige Bereiche wo der Druck unserer Erfahrung nach weiterhin eine wichtige Rolle spielt – zum Beispiel im Public Sector oder im KRITIS-Bereich. Gleichzeitig sind digitale Dokumentenmanagement-Lösungen wie „yuuvis RAD as a Service” zurzeit die Hidden-Champions der Branche. Zwar liegt der Fokus oft auf spezifischen oder standardisierten Anwendungen, doch eben diese Lösungsorientierung macht sie so erfolgreich. Gerade in Kombination mit Multifunktionssystemen (MFP) zeigen diese Systeme ihr volles Digitalisierungspotenzial. Für eine effektive Digitalisierung geht es also auch darum, passende Technologien richtig miteinander zu kombinieren. In diesem Zuge werden wir immer stärker zu Beratern – Stichwort E-Rechnungspflicht.

Digitale Dokumentenmanagement-Lösungen wie „yuuvis RAD as a Service” sind die Hidden-Champions der Branche. Abbildung: TA Triumph-Adler

„Drucken“ und „Digitalisierung“ klingen zunächst gegensätzlich. Wie gelingt es, beide Welten zu verbinden?

„Verbinden“ bringt es bereits gut auf den Punkt. Ein moderner MFP ist heute „Cloud-ready“ und viel mehr als nur ein Gerät für das Bedrucken von Papier. Er ist ein vernetztes Powerhouse, das als Schnittstelle zwischen der analogen und digitalen Welt fungiert – und als verbindendes Element zwischen Homeoffice und Büro auch hybride Arbeitsweisen ermöglicht. Als wichtiger Bestandteil von automatisierten Workflows leitet der MFP eingescannte Dokumente in digitale Systeme zur Analyse, Archivierung oder Weiterverarbeitung und erleichtert damit Prozesse wie das digitale Rechnungs- oder Personalwesen. Als Terminal für eine cloudbasierte Zeiterfassung kann der MFP sogar Geschäftsprozesse digitalisieren, die ursprünglich nichts mit seiner Kernfunktion zu tun haben.

Welche Bedeutung hat das Thema IT-Sicherheit im Umfeld von Dokumentenmanagement- und Output-Lösungen?

Jedes Unternehmen muss heute davon ausgehen, Opfer einer Cyberattacke zu werden. Für uns ist es somit sehr wichtig, dass unsere Produkte stets höchste Sicherheit bieten. Daher investieren wir seit Jahren in die IT-Sicherheit unserer Angebote und entwickeln unsere Systeme sowie Software- und Servicelösungen stetig weiter. So verfügen unsere Multifunktionssysteme bereits ab Werk über einen hohen Umfang an leistungsfähigen und zeitgemäßen IT-Sicherheitsfunktionen und unsere Fleet-Management-Lösung „TA Cockpit Red”. kommt mit einem integrieren Security Manager, der sicherheitsrelevante Einstellungen von Drucksystemen tagesaktuell überprüfen und korrigieren kann.

Wenn Sie einen Blick ins Jahr 2030 werfen: Welche Rolle spielt Papier dann noch im Büro?

Das Papier wird nicht verschwinden, aber seine Rolle verändert sich. Bei alltäglichen Verwaltungs- und Kommunikationsprozessen wird seine Bedeutung weiter abnehmen. Gleichzeitig spüren wir aber auch, dass papierbasierte Dokumente in bestimmten Branchen immer noch sehr wichtig sind. Beispielsweise im Rechts- und Finanzwesen oder generell in Branchen mit hoher Compliance-Anforderung. Das wird sicherlich noch eine Weile so bleiben. Unabhängig davon bin ich überzeugt, dass hochwertige Papiererzeugnisse auch in der Zukunft spannend und relevant bleiben – gerade für bestimmte Einsatzszenarien. Ein gutes Beispiel hierfür sind für mich qualitative Ausdrucke im Marketing, die, trotz oder vielleicht gerade wegen der fortschreitenden Digitalisierung, als haptisches Element heute vielerorts weiterhin ein wichtiger Baustein von Kampagnen sind.

Vielen Dank.

Die Fragen stellte Christian Marx.

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Beim Thema Druckersicherheit müssen Mitarbeitende noch stärker sensibilisiert werden. Abbildung: Sharp

Ungesicherte Drucker stellen nach wie vor ein häufig unterschätztes Cybersicherheitsrisiko für deutsche KMU dar, wie die Ergebnisse einer Umfrage von Sharp belegen. 38 Prozent von 1.000 befragten Angestellten in kleinen und mittelständischen deutschen Betrieben (KMU) gaben demnach an, dass in ihrem Unternehmen keine druckerspezifischen IT-Sicherheitsmaßnahmen umgesetzt werden. In einer Welt, in der Cyberangriffe nahezu alltäglich geworden sind, stellt diese Nachlässigkeit in Bezug auf Drucker ein durchaus ernstzunehmendes Sicherheitsrisiko dar.

Mangelndes Verständnis führt zu unzureichendem Schutz

Das Problem sind dabei weniger die Geräte selbst, die sich bereits durch wenige technische Grundeinstellungen solide gegen Angriffe von außen absichern lassen. Vielmehr mangelt es oft am grundsätzlichen Verständnis: Die Tatsache, dass ein Drucker mit einer eigenen Festplatte sowie zahlreichen Netzwerkschnittstellen ausgestattet ist und tatsächlich gehackt werden kann, ist den meisten Büroangestellten nach wie vor zu wenig bewusst. Laut Umfrage bringen gerade einmal elf Prozent der Befragten ihre Bürodrucker überhaupt mit dem Thema Cybersicherheit in Verbindung.

Auch in IT-Sicherheitsschulungen bleibt das Thema meist außen vor: Nur 15 Prozent der Mitarbeitenden gaben an, im Rahmen von Trainings auf mögliche Cyberrisiken durch ungeschützte Drucker hingewiesen worden zu sein.

Kaum verwunderlich also, dass viele Mitarbeitende sich im Arbeitsalltag kaum Gedanken über den Bürodrucker, geschweige denn ihren eigenen Umgang damit machen: 31 Prozent der Befragten drucken zum Beispiel Dateien, die sie aus dem Home Office per E-Mail versenden, auf Unternehmensdruckern im Büro aus, wo diese für längere Zeit unbeaufsichtigt im Ausgabefach verbleiben. 23 Prozent nutzen dafür private USB-Sticks, ohne sich der damit verbundenen Sicherheitsrisiken bewusst zu sein, und nur 17 Prozent erkennen, dass unbeaufsichtigte Ausdrucke im Ausgabefach eines Druckers überhaupt ein Datenschutzrisiko darstellen könnten.

Bewusstsein schärfen, technische Vorkehrungen treffen

„Drucker werden im Arbeitsalltag kaum als Sicherheitsrisiko wahrgenommen und sind daher oft unzureichend geschützt, was Cyberkriminelle ausnutzen. Dabei ist Druckersicherheit kein Hexenwerk: Unternehmen sollten die erforderlichen Sicherheitskonfigurationen vornehmen, die Software ihrer Scanner und Drucker auf dem neuesten Stand halten und regelmäßige Back-Ups durchführen – damit lässt sich bereits ein solider Grundschutz erreichen“, so Kai Scott, Geschäftsführer Sharp Business Systems Deutschland.

„Zudem sollten Unternehmen einheitliche Sicherheitsstandards für hybrid arbeitende Teams einführen und ihre Mitarbeitenden stärker für MFP-relevante Sicherheitsthemen sensibilisieren“, so Kai Scott weiter. „Das fängt zum Beispiel damit an, dass vertrauliche Ausdrucke und Kopien nicht unbeaufsichtigt im Ausgabefach des MFPs verbleiben oder ungesichert entsorgt werden dürfen. Es sind – neben mangelnden technischen Vorkehrungen – oftmals die vermeintlichen Lappalien, die das Risiko eines Datenverlusts oder Missbrauchs durch Unbefugte signifikant erhöhen. Eine Beratung durch Experten kann zusätzlich dabei unterstützen, die Sicherheitsstrategie ganzheitlich zu gestalten und das Risiko eines Datenverlusts zu minimieren.“

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Simon Klopp, Director Customer Success EMEA bei Elatec. elatec-rfid.com. Abbildung: Markus Reuter

OFFICE ROXX: Herr Klopp, wie verändern moderne Arbeitsplatzkonzepte wie Coworking-Spaces, Hot Desking oder hybride Teams die Anforderungen an Druckumgebungen?

Simon Klopp: Der Arbeitsalltag spielt sich heute oft in zentralen Großraumbüros, Coworking-Spaces oder unterwegs ab. In vielen Organisationen werden Drucksysteme gemeinsam genutzt – von unterschiedlichen Abteilungen, wechselnden Teams oder externen Partnern. Dadurch entstehen neue Anforderungen: Wer darf wann was drucken? Wie wird sichergestellt, dass vertrauliche Informationen nur von autorisierten Personen abgeholt werden? Die Antwort liegt in einer sicheren, benutzerbasierten Zugriffskontrolle – unabhängig vom Gerät, der eingesetzten Technik oder dem Standort.

Welche Sicherheitslücken und Datenschutzrisiken entstehen beim Drucken in offenen Arbeitsumgebungen?

In offenen Druckumgebungen bleiben Ausdrucke häufig unbeaufsichtigt im Ausgabefach. Informationen können so leicht in falsche Hände geraten – ein klarer Verstoß gegen Datenschutzvorgaben der DSGVO, welche den Schutz personenbezogener Daten vor unbefugtem Zugriff fordern. Ohne Authentifizierung fehlt zudem die Nachvollziehbarkeit, wer wann welche Funktionen des Geräts genutzt hat – vom Drucken bis zum Scannen. Nur eine benutzerbasierte Authentifizierung schützt vor unbefugtem Zugriff und schafft die nötige Transparenz. Viele Organisationen unterschätzen dieses Risiko – bis ein datenschutzrechtlicher Vorfall konkrete Folgen hat.

Mit den RFID-Readern von Elatec authentifizieren zum sicheren Drucken. Abbildung: Elatec

Wie kann eine technologieoffene Benutzeridentifikation dabei helfen, solche Risiken zu reduzieren, etwa durch den Einsatz von RFID-Lesern mit NFC und BLE?

Einheitliche Zugangssysteme mit universellen Lesegeräten ermöglichen eine zuverlässige Zugangskontrolle, sei es für Geräte, digitale Anwendungen oder Zutritte. Mitarbeitende authentifizieren sich mit einem Medium ihrer Wahl – etwa einem Ausweis oder dem Smartphone – und erhalten nur Zugriff auf freigegebene Funktionen oder Bereiche. Gerade im Hinblick auf gesetzliche Anforderungen wie die NIS-2-Richtlinie oder KRITIS-Vorgaben ermöglichen sie eine normgerechte Zugriffskontrolle und Protokollierung sicherheitskritischer Vorgänge.

Was sind die Vorteile Ihrer Authentifizierungshardware im Umfeld dezentraler Druckinfrastrukturen, wie bei Unternehmen mit vielen Standorten?

Global agierende Unternehmen benötigen einheitliche Standards, aber auch Flexibilität für regionale Anforderungen. Unsere universellen Lesegeräte lassen sich weltweit herstellerunabhängig integrieren und unterstützen bestehende Kartentechnologien und mobile Credentials, wie sie regional oder unternehmensspezifisch im Einsatz sind. Zudem erfüllen unsere RFID-Leser bis zu 110 länderspezifische Zertifizierungen – ein klarer Vorteil bei internationalen Roll-outs. Konfigurationen können zentral und flexibel per Remote-Update verwaltet werden. Ein eingebettetes Authentifizierungssystem erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Produktivität, entlastet die IT und schafft Transparenz bei Zugriffen sowie Druckkosten.

Das RFID-Modul TWN4 MultiTech 2 von Elatec unterstützt NFC und optional Bluetooth Low Energy (BLE). Abbildung: Markus Reuter

Wie profitieren Unternehmen langfristig von einem universellen Authentifizierungssystem, das über den Druck hinausgedacht ist?

Ein universeller RIFID-Leser bildet die Grundlage für ein ganzheitliches Zugangsmanagement und schafft dank offener Architektur die technische Unabhängigkeit, die Unternehmen heute brauchen. Mit einem einzigen Authentifizierungsmedium lassen sich nicht nur Druckaufträge freigeben, sondern auch Zutritte steuern, Arbeitszeiten erfassen oder Single-Sign-On-Funktionen nutzen. Elatec unterstützt diesen Unified-Access-Ansatz mit Multitechnologie-Lesegeräten, die sich flexibel erweitern lassen – je nach Bedarf und Anwendungsszenario. Gerade in dynamischen Arbeitsumgebungen wie Shared Offices entstehen so effiziente Prozesse mit klaren Berechtigungsstrukturen. Für Betreiber bedeutet das weniger Aufwand, für Nutzer mehr Komfort und für Unternehmen ein zukunftssicheres Sicherheitskonzept, das sich an neue Anforderungen anpassen lässt.

Warum ist Benutzerfreundlichkeit – neben Sicherheit – ein zentraler Erfolgsfaktor bei Authentifizierungssystemen in Arbeitsumgebungen?

Ein Authentifizierungssystem ist nur dann wirksam, wenn es von den Nutzern akzeptiert und konsequent verwendet wird. In flexiblen Arbeitsmodellen mit wechselnden, temporären oder externen Mitarbeitenden ist deshalb eine intuitive, reibungslose Bedienung entscheidend. Lange Einweisungen oder aufwendige Set-ups sind dort kaum umsetzbar. Die RFID-Reader von Elatec ermöglichen eine schnelle und unkomplizierte Identifikation mit Mitarbeiterausweis oder Smartphone. Gerade für junge und digital affine Nutzergruppen ist der Einsatz von Smartphones – sogenannte mobile Credentials – heute oft der bevorzugte Weg. So wird Sicherheit im Alltag nicht als Hindernis erlebt, sondern zur Selbstverständlichkeit – und damit zum gelebten Standard.

Vielen Dank.

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60 Prozent der Mitarbeitenden in deutschen KMU verstoßen heimlich gegen IT-Sicherheitsregeln. Abbildung: Sharp, Adobe Stock (456986840)

Die Realität zeigt, dass ein zunehmendes Bewusstsein für Cyberbedrohungen noch längst nicht bedeutet, dass Büroangestellte sich auch entsprechend vorsichtig verhalten. Laut der Studienergebnisse legen fast zwei Drittel der Befragten (60 Prozent) im Arbeitsalltag riskante Verhaltensweisen in Sachen IT an den Tag, die sie vor ihren Vorgesetzen verheimlichen. Dabei sind die fünf am häufigsten genannten bedenklichen Verhaltensweisen:

• Unregelmäßiges Updaten von Firmen-Laptops (16 Prozent)
• Herunterladen nicht autorisierter Software auf Firmen-Laptops (14 Prozent)
• Öffnen von E-Mails mit Infos zu Postsendungen, an die man sich nicht erinnern kann (14 Prozent)
• Einloggen in ungesicherte WLAN-Netzwerke mit Firmen-Endgeräten (13 Prozent)
• Anmeldeversuche bei einer als verdächtig markierten Webseite (13 Prozent)

Da das Bewusstsein für Cyberbedrohungen insgesamt gestiegen ist, legen die Ergebnisse nahe, dass die Sicherheitsverstöße weniger aus Unwissenheit als aus Bequemlichkeit oder Gleichgültigkeit geschehen.

Die Umfrage im Auftrag von Sharp zeigt zudem, dass Unternehmen am Freitagnachmittag besonders anfällig für Cyberangriffe sind, da rund jeder fünfte Befragte (21 Prozent) angab, am Ende der Arbeitswoche am wahrscheinlichsten einen Fehler in Bezug auf Cybersicherheit zu machen. Mehr als ein Drittel (37 Prozent) gab Stress aufgrund hoher Arbeitsbelastung als Grund für erhöhte Fehlerwahrscheinlichkeit an.

Cybersicherheit? Machen doch die anderen!

Trotz der wachsenden Sorge vor Cyberbedrohungen sind viele der Befragten nicht der Meinung, dass es in ihrer Verantwortung liegt, die Cybersicherheit ihres Unternehmens zu gewährleisten. Tatsächlich sprechen sich 31 Prozent der befragten Angestellten in Deutschland dafür aus, dass die IT-Abteilung ihres Unternehmens – und nicht sie selbst – sich um alles kümmern sollte, was mit diesem Thema zu tun hat. Im Vergleich zu allen anderen im Rahmen der Studie befragten Länder ist dies der höchste Wert in ganz Europa. Neun Prozent der deutschen Angestellten gaben sogar an, dass es ihnen egal wäre, wenn ihr Unternehmen gehackt werden würde.

Insgesamt spricht anhand der Antworten einiges dafür, dass Mitarbeitende zusätzliche Motivation und Ressourcen benötigen, um Cybersicherheit in ihrem Arbeitsalltag im Blick zu behalten – insbesondere kurz vor dem Wochenende oder bei hoher Arbeitsbelastung.

Bewusstsein schärfen und trainieren

Laut IBM lagen die Kosten einer Cybersicherheitsverletzung im Jahr 2024 bei 4,88 Millionen US-Dollar – ein Anstieg von 10 Prozent gegenüber dem Vorjahr und der bisher höchste Gesamtwert. Angesichts dieser Risiken und Kosten müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Teams über die passenden Ressourcen und Kenntnisse verfügen, um ihre digitalen Ökosysteme zu schützen.

„Bei Cybersicherheit geht es nicht nur um den Schutz von Unternehmen, sondern auch um den Schutz der Menschen hinter den Unternehmensdaten“, sagt Kai Scott, Geschäftsführer Sharp Business Systems Deutschland. „Mitarbeitende müssen verstehen, dass sie selbst eine ganz entscheidende Rolle beim Thema Cybersicherheit in ihrem jeweiligen Unternehmen spielen, dass das Thema in der Verantwortung jedes einzelnen liegt, und dass sie deshalb sorgfältig agieren müssen. Unternehmen müssen ihre Angestellten dafür mit den richtigen Tools ausstatten und mit passenden Trainings unterstützen, damit sie Cyberbedrohungen frühzeitig als solche erkennen und wissen, wie sie angemessen damit umgehen. Die besten technischen Schutzmaßnahmen nützen wenig, wenn das Sicherheitsrisiko Mensch nicht umfassend mitbedacht und eingebunden wird.“

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Maxify GX7150 von Canon: Der Megatank-Drucker schafft im Eco-Modus bis zu 9.000 Seiten in Schwarz-Weiß oder bis zu 21.000 Seiten mit einem kompletten Tintenflaschensatz. Mega ist auch die Papierkapazität: Zwei Kassetten für je 250 Blatt, ein rückseitiger Papiereinzug für 100 Blatt. Der automatische Dokumenteneinzug (ADF) scannt bis zu 50 Blatt Papier – natürlich doppelseitig.

MA2600CWFX von Kyocera. Abbildung: Kyocera

MA2600CWFX von Kyocera: Das A4-Farb-Multifunktionssystem aus der Ecosys-Serie druckt bis zu 26 Seiten pro Minute. Die kompakten Maße machen es ideal für kleine Büros. Hohe Benutzerfreundlichkeit, einfache WLAN-Einrichtung, Cloudintegration sowie Sicherheitsfunktionen wie Secure Boot und Kartenauthentifizierung qualifizieren das Modell auch für hybride Arbeitswelten.

P-4027iw Mfp von Utax: Bis zu 40 Seiten pro Minute druckt das Schwarz-Weiß-Multifunktionssystem. Gescannt werden bis zu 80 Seiten pro Minute. Es verfügt serienmäßig über eine Universalpapierkassette für 250 Blatt und einen Multi-Bypass für 100 Blatt, optional erweiterbar auf 850 Blatt. Neben drucken, scannen und kopieren kann der Laser-MFP auch noch faxen.

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Aufgrund der kompakten Maße 56 x 58,1 cm eignet sich der A3-MFP von Sharp ideal für Arbeitsbereiche mit begrenztem Platz. Abbildung: Sharp/AdobeStock (231493853)

Mit seinen kompakten Maßen von 56 x 58,1 cm eignet sich der A3-MFP von Sharp ideal für Arbeitsbereiche mit beschränktem Platzangebot, wie kleinere Büros oder Empfangsbereiche. Mit seinem schlanken, platzsparenden Design fügt er sich nahtlos überall ein, wo effiziente Raumnutzung erforderlich ist – ohne dabei auf Funktionalität verzichten zu müssen.

Smarte Funktionen und Nutzerfreundlichkeit

Der BP-22C25-MFP verfügt über einen 7-Zoll-Farb-Touchscreen für eine einfache und intuitive Bedienung, über ergonomische Griffleisten zum Öffnen der Papierkassetten sowie über eine Informations-LED, die Nutzer aus der Ferne über den Gerätestatus informiert. Für zusätzlichen Bedienkomfort stehen mobile Druckfunktionen wie SharpDesk Mobile, AirPrint und das Sharp-Print-Service-Plugin zur Verfügung, sodass Angestellte den MFP bequem in Kombination mit ihren mobilen Endgeräten nutzen können.

Um den oftmals komplexen Anforderungen moderner Arbeitsplätze gerecht zu werden, bietet der BP-22C25-MFP neben allen gängigen Eigenschaften zur Auftragsbearbeitung am Arbeitsplatz zusätzliche Funktionen wie Randverschiebung und -löschung, doppelseitiges Kopieren, ID-Kartenkopieren und gedrehte Ausgabe. Diese Vielseitigkeit macht ihn zu einer wertvollen Schnittstelle für Unternehmen bei der Verarbeitung unterschiedlichster digitaler und analoger Dokumente.

Mit dem BP-22C25 lassen sich tägliche Office-Anwendungen schnell und einfach erledigen. Abbildung: Sharp

IT-Sicherheit im Fokus

Wie bei allen Geräten von Sharp wurde bei der Entwicklung des BP-22C25 besonderes Augenmerk auf das Thema IT-Sicherheit gelegt. Umfassende Funktionen wie Datenverschlüsselung und -löschung, Benutzerauthentifizierung per Benutzer-ID, Benutzerpasswort oder Kartenleser, neueste Sicherheitsprotokolle wie TLS 1.3 und SMB 3.1.1 sowie Remote-Firmware-Updates stellen sicher, dass sensible Dokumente und Daten auf dem Gerät stets geschützt sind und nur autorisierten Nutzern zugänglich gemacht werden.

Effiziente Energienutzung

Der BP-22C25-MFP erfüllt die Standards des Blauen Engels und unterstützt so Unternehmen dabei, ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Dank seines effizienten Energieverbrauchs können Unternehmen ihre Umweltbilanz bei gleichbleibend hoher Leistung verbessern. „Der BP-22C25 vereint vielseitige Funktionen und platzsparendes Design in einem Gerät mit hoher Qualität und zuverlässiger Leistung. Er eignet sich vor allem für kleinere Unternehmen mit dem Anspruch an zuverlässige Basisfunktionen bei einem guten Preis-Leistungsverhältnis. Mit diesem Modell unterstreichen wir unser Engagement, Unternehmen aller Größen technologisch fortschrittliche Lösungen anzubieten, die genau auf ihre Anforderungen zugeschnitten sind“, sagt Torsten Bechler, Manager Product Marketing DACH bei Sharp Business Systems Deutschland.

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Im Geschäftsalltag liegt es in der Verantwortung jedes Einzelnen, Cybersicherheitsrisiken zu vermeiden. Abbildung: Sharp, AdobeStock_358962766

Im Bereich IT hört man ab und zu vom „ZBuS-Problem“, nämlich dann, wenn sich das IT-Problem zwischen Bildschirm und Stuhl (ZBuS) befindet. Gemeint ist: Der Nutzer ist das Problem. Trotz des augenzwinkernden Akronyms steckt im Kern viel Wahres: Menschliches Versagen aufgrund mangelnder Expertise oder Übung im Bereich IT-Sicherheit ist ein weit verbreitetes Phänomen und stellt insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) vor große Herausforderungen.

So ergab eine von Sharp durchgeführte Umfrage unter insgesamt 5.770 IT-Entscheidern in ganz Europa, dass fehlende oder unzureichende Mitarbeiterschulungen für fast vier von zehn (37 Prozent) der befragten KMU das größte Risiko im Bereich IT-Sicherheit darstellen – noch vor großangelegten Cyber-Angriffen (33 Prozent) oder dem Fehlen umfassender technologischer Schutzmaßnahmen (30 Prozent). Und eine aktuelle Studie der „Stanford University and Tessian“ ergab, dass Mitarbeiterfehler die Ursache für alarmierende 88 Prozent aller Datenschutzverletzungen sind.

Jede Cyberschutz-Strategie ist nur so gut wie das Mitarbeiterwissen

Mit Blick auf die Tatsache, dass die IT-Umgebungen in Unternehmen – und damit auch die Bedrohungslage durch Angreifer – kontinuierlich komplexer werden, braucht es immer mehr Expertise und Wissen, um die Tricks der Angreifer zu durchschauen. Die IT-Abteilungen allein können dies längst nicht mehr leisten: Fachkräftemangel, zunehmende Arbeitsverdichtung und -komplexität führen dazu, dass die IT-Verantwortlichen in KMU – sofern überhaupt explizit vorhanden – zunehmend an ihre Kapazitätsgrenzen stoßen.

Im Geschäftsalltag ist es daher die Aufgabe jedes Einzelnen, Cybersicherheitsrisiken so weit wie möglich zu vermeiden. Die wenigsten Mitarbeitenden sind jedoch IT-Experten, die automatisch über das nötige Wissen zu den verschiedenen Angriffsmethoden verfügen. Dementsprechend sind es oft genau diese Mitarbeitenden, die unbedacht auf einen gefälschten Link klicken oder den Anhang einer Phishing-E-Mail öffnen – unter anderem, weil sie nicht ausreichend über diese Themen informiert wurden. Die wenigsten sind daher ohne entsprechende Schulung in der Lage, eine gefälschte E-Mail als solche zu erkennen. Angreifer sind sich dieser Tatsache bewusst und nutzen sie aktiv aus.

Für KMU bedeutet dies einerseits, dass der Schutz vor Cyberbedrohungen nicht nur darin bestehen kann, immer mehr und immer ausgefeiltere technische Schutzmaßnahmen einzuführen, denn auch diese – und damit die gesamte digitale Resilienz eines Unternehmens – sind immer nur so gut wie das Wissen der Mitarbeitenden. Auf der anderen Seite bedeutet dies aber auch, dass die Schulung der Mitarbeitenden bei sorgfältiger Planung und Durchführung wesentlich dazu beitragen kann, Cyber-Sicherheitsrisiken so weit wie möglich einzudämmen. Und angesichts der oft schwerwiegenden Folgen eines Angriffs oder Datenverlusts für Unternehmen sollten Weiterbildungen in diesem Bereich höchste Priorität haben.

Eine sicherheitsfokussierte Unternehmenskultur etablieren

Sogenannte Security-Awareness-Trainings sind eine der einfachsten und effektivsten Methoden, die eigenen Mitarbeitenden hinsichtlich Cyberbedrohungen und sicherheitskonformen Verhaltens auf dem aktuellen Stand zu halten. Dabei handelt es sich um digitale Weiterbildungsformate, die sich an sämtliche Beschäftigte im Unternehmen richten, die nicht explizit im IT-Bereich tätig sind. Ziel dieser Trainings sollte darin bestehen, den Nicht-ITler die notwendige Expertise und Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, um Risiken für IT-Sicherheit und Datenschutz zu erkennen und angemessen darauf zu reagieren.

Die Trainings sollten auf fortlaufender Basis stattfinden und fest im Arbeitsalltag verankert werden, denn Cyberkriminelle entwickeln ihre Angriffsmuster und -Technologien kontinuierlich weiter. Gleichzeitig soll diese Regelmäßigkeit die Mitarbeitenden auch für die Tatsache sensibilisieren, dass IT-Sicherheit nicht nur Aufgabe der IT-Experten ist. So lässt sich dauerhaft ein besseres Bewusstsein für die Wichtigkeit von Cybersicherheit im Unternehmen schaffen.

Die besten Trainingserfolge erzielt üblicherweise ein solider Mix aus theoretischen Trainingseinheiten und praxisbezogenen Simulationsübungen mit einem Fokus auf Phishing und Social Engineering, da dies die Angriffsmethoden sind, mit denen Beschäftigte im Alltag am wahrscheinlichsten konfrontiert werden. Zudem sollten die Trainingseinheiten sich möglichst einfach in den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden integrieren lassen, um eine zuverlässige Teilnahme und Engagement zu gewährleisten. In der Regel lohnt es sich für KMU, für das Durchführen der Trainings einen externen Dienstleister an Bord zu holen, damit diese Aufgabe nicht zusätzlich noch bei den oftmals ohnehin bereits ausgelasteten IT-Experten im Unternehmen liegt.

Abbildung: Sharp Torsten Bechler, Manager Product Marketing, Sharp Business Systems Deutschland. sharp.de

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Außenansicht des Werks von Brother Industries (U.K.) Ltd. (BIUK) in Wrexham, Nordwales. Abbildung: OFFICE ROXX

Das Brother-Werk wurde 1985 gegründet, damals für die Produktion von Schreibmaschinen. Heute ist es ein wichtiger Standort für die nachhaltige Kreislaufwirtschaft im Rahmen der globalen Recycling- und Wiederaufbereitungsstrategie des japanischen Unternehmens. In den Werkshallen werden Patronen und Kartuschen von Laser- sowie Tintendruckern geprüft, aufbereitet, erneut befüllt und verpackt – für den Wiederverkauf.

Remanufacturing statt nur Recycling

Das Thema Recycling ist nicht neu, auch nicht für Brother. Bereits vor über 20 Jahren stand es auf der Agenda. Vonseiten des Unternehmens wurde jahrelang wenig darüber kommuniziert, aber viel interne Forschungs- und Entwicklungsarbeit geleistet. Seit 2004 werden im BIUK-Werk in Wrexham Tonerkartuschen aufbereitet. Zusammen mit einer weiteren Anlage im slowakischen Krupina, welche seit 2007 existiert, konnten bis heute über 40 Millionen Originalkartuschen wiederaufbereitet werden. Allein im Geschäftsjahr 2024 waren es weltweit rund drei Millionen Tonerkartuschen, europaweit bereits 1,85 Millionen. Ein Trend, der sich in den kommenden Jahren fortsetzen wird, für den es aber noch viel zu tun gibt, so die Verantwortlichen im BIUK-Werk.

Im Jahr 2024 hat Brother weltweit etwa drei Millionen Tonerkartuschen wiederaufbereitet, europaweit sind es 1,85 Millionen. Abbildung: Mat Wright

„Vielen Verbrauchern ist gar nicht bewusst, dass Remanufacturing besser ist als reines Recycling. Daher landet immer noch ein Großteil der leeren Verbrauchsmaterialien im Kunststoffrecycling, anstatt diese an Brother zurückzuschicken“, sagt Darran Edwards, Produktionsleiter im Bereich Wiederaufbereitung von Verbrauchsmaterial. Im Rahmen eines Rücknahmeprogramms können Kunden und Unternehmen in 30 EU-Ländern ihre verbrauchten Tonerkartuschen und Tintenpatronen kostenfrei an Brother zurücksenden: per Post als Einzelsendung bzw. in größeren Sammelboxen oder über Fachhändler, die zu diesem Zweck an ein spezielles Sammelsystem von Brother angeschlossen sind.

Nachhaltigkeit sichtbar machen

Der Remanufacturing-Prozess umfasst mehrere Schritte: Sortieren, Entleeren, Wiederaufbereiten, Befüllen, Qualitätskontrolle und Versand. Innerhalb dieses Zyklus lassen sich laut Brother bis zu 87 Prozent der Tonerkartuschenteile wie Entwickler- und Versorgungswalze, Tonerrahmen, Zahnräder, Endkappen etc. wiederverwenden. Ein Aufwand, der sich lohnt: „Jedes Mal, wenn wir eine Tonerkartusche in einer unserer Fabriken wiederverwenden, sparen wir etwa 33 Prozent CO2 im Vergleich zur Herstellung einer neuen Kartusche ein“, sagt Juan Carot, Senior Project Manager im Recycling Technology Center von Brother. Trotz eines hohen Automatisierungsgrads im nordwalisischen Werk werden viele Arbeitsschritte von Hand erledigt – von derzeit über 180 Mitarbeitenden. Dabei sind nicht alle in den aktiven Wiederaufbereitungsprozess mit eingebunden. Auf der 12.000 m2 großen Werksfläche befinden sich auch ein Verwaltungsbereich sowie Forschungs- und Entwicklungsabteilungen.

Im BIUK-Werk werden gebrauchte Tintenpatronen gereinigt, geprüft und neu befüllt – für den Wiederverkauf. Abbildung: Mat Wright

Neue Wege bei Tintentanks

Vor gut zwei Jahren startete in Wrexham auch das Remanufacturing von leeren Tintenpatronen. Diese werden nach sorgfältiger Prüfung und Reinigung wieder befüllt. Anschließend werden sie mit dem Zusatz „so gut wie neu“ wieder in den Handel gebracht. Doch Brother will noch einen Schritt weiter gehen: In Zukunft sollen immer mehr Drucker mit wiederbefüllbaren Tintentanks ausgestattet werden, wie es bereits andere bekannte Druckerhersteller anbieten.

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Nachhaltige Büroumgebungen sind heute integraler Bestandteil moderner Arbeitswelten. Abbildung: Canon

Klimaschutz, Ressourcenschonung, Digitalisierung und hybride Arbeitsplatzmodelle prägen heute den Alltag. Unternehmen und Behörden stehen vor der Herausforderung, ihre Prozesse umweltfreundlicher zu gestalten, ohne an Effizienz einzubüßen. Das Technologieunternehmen Canon, Träger des Deutschen Nachhaltigkeitspreises 2024, bietet hierbei wertvolle Unterstützung.

Nachhaltigkeit als Schlüssel im Beschaffungswesen

Nachhaltigkeit gewinnt im Beschaffungswesen zunehmend an Bedeutung. Mit dem im November 2024 vom Bundeskabinett beschlossenen Entwurf des Vergaberechtstransformationsgesetzes (VergRTransfG) sollen Verfahren effizienter, flexibler und nachhaltiger gestaltet werden. Öffentliche Auftraggeber sollen demnach künftig verpflichtet werden, soziale und umweltbezogene Kriterien stärker zu berücksichtigen. Das gilt auch bei der Beschaffung von IT-Produkten wie Druckern, Kopierern und Multifunktionsgeräten. Durch die Integration von Nachhaltigkeitskriterien in Vergabeverfahren können öffentliche Auftraggeber gesetzliche Vorgaben erfüllen und aktiv zum Klimaschutz beitragen.

Auch in der Privatwirtschaft bildet Nachhaltigkeit die Basis für langfristig erfolgreiche Unternehmensstrategien. Unternehmen stehen unter wachsendem Druck, ihren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren und nachhaltige Praktiken in ihre Geschäftsmodelle zu integrieren. Dieser Wandel wird nicht nur durch gesetzliche Vorgaben vorangetrieben, sondern auch durch das steigende Interesse von Investoren, Kunden und Mitarbeitenden an umweltbewusstem Geschäftshandeln. Viele Unternehmen erkennen, dass Nachhaltigkeit ökologische Vorteile und zudem neue wirtschaftliche Chancen eröffnet.

Nachhaltige Lösungen für moderne Büros

Canon bietet maßgeschneiderte Lösungen, um das Nachhaltigkeitsengagement seiner Kunden in Büroumgebungen zu unterstützen. Ziel ist es, Ressourcen zu schonen und die Effizienz zu steigern, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen.

Ganzheitlicher Ansatz für Nachhaltigkeit

Seit 2008 konnte Canon die Emissionen pro Produkt jährlich um durchschnittlich 3,95 Prozent reduzieren – allein bis 2023 um insgesamt 44,4 Prozent. Dazu trägt die Umstellung auf 100 Prozent erneuerbare Energien an den deutschen Produktionsstandorten bei, aber auch Initiativen wie die Pre-Delivery Installation (PDI), bei der Systeme vorinstalliert und mit reduziertem Verpackungsmaterial ausgeliefert werden. Der Plug-and-Play-Service reduziert zudem die Anzahl der notwendigen Servicetechnikerfahrten, da vorinstallierte Geräte gleichzeitig mit der Abholung von Altgeräten geliefert werden. Canon verzichtet weitgehend auf Einwegkunststoffe in Verpackungen. Recyclingprogramme ermöglichen Kunden ein umweltfreundlicheres Handeln ohne großen Zusatzaufwand. 88 Prozent der Produkte von Canon wurden mit dem Blauen Engel ausgezeichnet.

Canon verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz, um ökologische und ökonomische Nachhaltigkeit zu fördern. Abbildung: Canon

Effizienz durch Kreislaufwirtschaft

Canon-Produkte zeichnen sich durch hohe Qualität, Langlebigkeit und Reparierbarkeit aus. Kreislauffähigkeit ist ein wesentlicher Faktor der Nachhaltigkeitsstrategie von Canon. Rohstoffe aus Altprodukten werden so weit wie möglich wiederverwendet. Beispiel dafür sind die wiederaufbereiteten Multifunktionsdrucker der ImageRunner-Advance-ES-Serie. Sie bestehen aus mindestens 90 Prozent wiederverwendetem Material und weisen die Qualität eines Neuprodukts auf. Seit 2008 wurden mehr als 37.155 Tonnen an Produkten und Teilen wiederverwendet.

Generalüberholte ImageRunner Advance ES Serie. Abbildung: Canon

Energieeffizienz und Digitalisierung

Produkte sind so konzipiert, dass der Energieverbrauch möglichst gering ist. Die Eco-Mode-Funktion ermöglicht beispielsweise eine Nutzung mit minimalem Energieverbrauch. Nur die Funktionen werden aktiviert, die auch tatsächlich benötigt werden – beispielsweise beim Versand einer E-Mail nur der Scanner und nicht das Druckwerk.

Im Bereich Digitalisierung bietet Canon abgestimmte Hard- und Software-Lösungen, die Ressourcen und Kosten senken und die Produktivität steigern. Scanner der ImageFormula-Serie und die Workflow-Plattform Therefore erleichtern die Digitalisierung und das Dokumentenmanagement. Die zentrale Softwarelösung UniFlow hilft, Druckaufträge effizient zu steuern und den Papierverbrauch durch intelligente Druckverteilung zu minimieren.

Ein Beispiel für die erfolgreiche Implementierung der Lösungen ist die Stadt Kitzingen, die ihr Output-Management mit UniFlow und einer Multifunktionsumgebung von Canon optimiert hat. Durch die Einführung energieeffizienter Drucksysteme und effizientere Druckprozesse ist es möglich, Kosten zu sparen und den ökologischen Fußabdruck zu reduzieren.

Reduzierung der Umweltauswirkungen über den gesamten Produktlebenszyklus. Abbildung: Canon

Gemeinsam für eine nachhaltige Zukunft

Unternehmen und öffentliche Einrichtungen können heute die Weichen für eine nachhaltigere Zukunft stellen. Als starker Partner unterstützt Canon seine Kunden mit ressourcenschonenden und energieeffizienten Produkten und Lösungen, die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig steigern – durch die Verbindung von ökologischer und ökonomischer Nachhaltigkeit.

Nachhaltigkeit – Kostenfaktor oder echter Wettbewerbsvorteil

Der Beitrag Moderne Büroumgebungen: Produktivität trifft auf Nachhaltigkeit erschien zuerst auf OFFICE ROXX.

Enterprise Content Management-Lösungen von Canon ermöglichen mehr Effizienz und Produktivität im Unternehmen. Abbildung: Canon

In einer Zeit, in der der professionelle Umgang mit großen Datenmengen geschäftskritisch ist, müssen Unternehmen ihre Informationsprozesse anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Effiziente Workflows, Datenschutz und Barrierefreiheit sind dabei entscheidend. Ein intelligentes Informationsmanagement ist daher unverzichtbar. Es sollte sich nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen einfügen und Mitarbeitenden schnellen Zugriff auf relevante Dokumente ermöglichen – im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Informationen müssen strategisch gemanagt werden, damit sie jederzeit abrufbar und datensicher sind.

Aktuelle Herausforderungen im digitalen Umfeld

Laut der Bitkom-Studie „Digitalisierung der Wirtschaft 2025“ verfügen 72 Prozent der deutschen Unternehmen über keine zentrale Strategie zur digitalen Transformation. 53 Prozent haben Probleme bei der Bewältigung der Digitalisierung, und nur 32 Prozent sehen sich als Vorreiter. Diese Zahlen verdeutlichen die Notwendigkeit effizienter Lösungen, um die Herausforderungen der Digitalisierung zu meistern.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wollen die Möglichkeit haben, von überall aus mit leistungsstarken Tools zu arbeiten. Abbildung: Canon

Ab Juni 2025 verpflichtet das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) Unternehmen zudem zur Einhaltung neuer Standards. Digitale Dokumente müssen dann so strukturiert und aufbereitet sein, dass sie für alle zugänglich sind – unabhängig von körperlichen, sensorischen oder kognitiven Einschränkungen.

Barrierefreiheit im Fokus

Mit dem BFSG stehen viele Unternehmen vor einer neuen Herausforderung. Technisch erfordert der künftig verpflichtende PDF/UA-Standard die Verwendung von Tags, die die semantische Struktur eines Dokuments abbilden. Intelligente Lösungen wie PDF-Tagging-Software sind unerlässlich, um die Automatisierung zu gewährleisten. Darüber hinaus müssen inhaltliche Anpassungen vorgenommen werden, wie das Hinzufügen von Alternativtexten für Bilder und die Spezifizierung der Dokumentenstruktur und -sprache. Auch bestehende PDF-Dokumente müssen auf den PDF/UA-Standard gebracht werden.

Das BFSG markiert einen wichtigen Schritt hin zu einer inklusiveren digitalen Welt. Dies erfordert Investitionen und Anpassungen, bringt jedoch auch Vorteile für Unternehmen. Barrierefreie digitale Angebote können die Zielgruppe erweitern, das Nutzererlebnis verbessern und die Suchmaschinenoptimierung (SEO) positiv beeinflussen.

Smarte Prozesse für mehr Effizienz

Mit über 30 Jahren Erfahrung bietet Canon umfassende Expertise und maßgeschneiderte Lösungen für die digitale Transformation und die Umsetzung des neuen PDF/UA-Standards. Bereits mehr als 2.700 Unternehmen in Europa nutzen Canon Information Management Solutions. Die Lösungen ermöglichen durch Automatisierung eine höhere Effizienz in der Dokumentenerstellung und -verarbeitung und reduzieren manuelle Fehler. Canon-Lösungen zur zentralen Verwaltung und digitalen Integration aller eingehenden Dokumente sind zudem so ausgelegt, dass sie sich nahtlos in bestehende Workflows integrieren lassen.

Die spezialisierten Systeme zur Datenerfassung und -verteilung reduzieren den administrativen Aufwand erheblich. Abbildung: Canon

Ermöglicht wird das unter anderem durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung und digitale Poststelle. Im Bereich der Kundenkommunikation bietet Canon mit seinem Customer Communication Management (CCM) innovative Lösungen zur Omnichannel-Integration und optimierten Dokumentengestaltung. Sie ermöglichen konsistente und personalisierte Kommunikation über verschiedene Kanäle hinweg. Innovative und automatisierte Tagging- und Prüfprozesse der Canon Information Management Solutions unterstützen dabei die Einhaltung von PDF/UA-Standards.

Excellence in Quality: Maßgeschneiderte Lösungen

Canon steht für „Excellence in Quality“ – ein Anspruch, der sich nicht nur in Technologie und Produkten, sondern auch in der partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit Kunden widerspiegelt. Unternehmen profitieren von einem ganzheitlichen Ansatz, der von der ersten Prozessanalyse über die Implementierung bis hin zur begleitenden Optimierung reicht. Die digitale Transformation ist kein einmaliger Schritt, sondern ein fortlaufender Prozess.

Lösungen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen ermöglichen eine höhere Produktivität und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Abbildung: Canon

Digitale Transformation mit einem starken Partner

Intelligente Workflows sind heute der Schlüssel zu mehr Produktivität. Unternehmen brauchen Lösungen, die Informationen nicht nur digitalisieren, sondern aktiv steuern und optimieren. Die Frage ist nicht mehr, ob Unternehmen ihre Prozesse modernisieren sollten – sondern wie. Wer auf effiziente Informationssteuerung setzt, schafft die Grundlage für eine zukunftssichere, produktive und sichere Arbeitsweise. Mit Canon haben Unternehmen einen Partner, der sie mit maßgeschneiderten Lösungen, erstklassiger Qualität und einem klaren Blick für die Anforderungen der digitalen Zukunft begleitet.

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