Auffällig: die helle Natursteinfassade der Twin Cubes mit ihren Lochfenstern und Pfostenriegeln. Abbildung: Drees & Sommer/HG Esch

Hohe Nachhaltigkeitsziele, digitale Planung, flexible Nutzungskonzepte und ein anspruchsvolles wirtschaftliches Umfeld: All das spiegelt sich in den beiden Bürogebäuden Twin Cubes mit einer Bruttogrundfläche von rund 40.000 m2 wider. Ursprünglich war nämlich nur ein einzelner Baukörper geplant. Im Projektverlauf entstand jedoch ein Ensemble aus zwei Gebäuden mit unterschiedlichen Nutzungsstrategien. Dies erforderte eine neue Projektlogik und deutlich höhere Anforderungen an Koordination und Prozesssicherheit – von der Planung bis in den Betrieb.

Carsten Faust, Senior Teamleiter bei Drees & Sommer SE, verantwortete den Steuerungsprozess der Twin Cubes. Abbildung: Drees & Sommer

Drees & Sommer übernahm die Projektsteuerung, das Management des Building Information Modeling (BIM) sowie die Nachhaltigkeitsberatung im Rahmen der angestrebten DGNB-Zertifizierung (Deutsche Gesellschaft für Nachhaltiges Bauen). Im Mittelpunkt der Arbeit von Carsten Faust stand das Zusammenspiel dieser Leistungen, mit dem Ziel, technische, wirtschaftliche und funktionale Anforderungen so zu verbinden, dass sie im Planungs- und Bauablauf realisierbar bleiben. Fast jede Entscheidung wirkt gleichzeitig auf Kosten, Termine, Qualität und Nutzung. Anpassungen im Entwurf verändern die Kalkulation. Technische Vorgaben beeinflussen Betrieb und Flexibilität. Ambitionierte Nachhaltigkeitsziele greifen tief in die Planung ein. Die Projektsteuerung macht diese Wechselwirkungen transparent, bewertet sie und führt die Projektbeteiligten zu belastbaren Entscheidungen.

BIM ist ein zentrales Werkzeug

Die Planungsteams führen ihre Fachmodelle in einem gemeinsamen, modellbasierten Datenraum zusammen. Abhängigkeiten und Kollisionen werden früh sichtbar. So lassen sich Konflikte in einer Phase lösen, in der noch echte Handlungsspielräume bestehen – und nicht erst auf der Baustelle unter Zeit- und Kostendruck. Die geplante DGNB-Zertifizierung gibt zusätzlich einen klaren Orientierungsrahmen vor. Jede wesentliche Entscheidung wird parallel unter energetischen, ökonomischen und nutzungsbezogenen Gesichtspunkten betrachtet. Zielkonflikte werden aktiv gesteuert und dokumentiert, damit sie über den Projektverlauf hinweg nachvollziehbar bleiben.

Die Innenhöfe bieten mit ihren Terrassen- und Grünflächen angenehme Aufenthaltsbereiche. Abbildung: Drees & Sommer/HG Esch

Das Gebäude umfasst fünf Regelgeschosse, in denen flexibel gestaltbare Büroflächen zur Verfügung stehen. Abbildung: Drees & Sommer/HG Esch

Die große Dachterrasse bietet eine tolle Aussicht auf die Umgebung. Abbildung: Drees & Sommer/HG Esch

Mit dem Start der Bauphase verschiebt sich der Fokus: von der konzeptionellen Planung hin zur Umsetzbarkeit auf der Baustelle. Die Einbindung eines Generalunternehmers und eine partnerschaftliche Struktur rücken die Schnittstelle zwischen Planung und Ausführung in den Mittelpunkt. Hier zeigt sich, ob die gemeinsam entwickelten Konzepte robust genug sind, um den Realitäten des Bauablaufs standzuhalten.

Strukturierte Prozesssteuerung in allen Phasen

Die Twin Cubes zeigen exemplarisch, wie sich der Anspruch an Büroprojekte verändert hat. Gebäude entstehen nicht mehr linear von der Idee zur Fertigstellung, sondern in einem dynamischen Zusammenspiel aus Anforderungen, Abhängigkeiten und Anpassungen. Aus Sicht von Drees & Sommer und Carsten Faust liegt die Qualität eines Projekts daher nicht allein im fertigen Gebäude. Entscheidend ist die Fähigkeit, diesen Prozess über alle Phasen hinweg strukturiert zu steuern – genau das ist die zentrale Erfahrung aus den Twin Cubes.

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Wenn mehrere Mitarbeitende mit denselben Datensätzen arbeiten, kann die Fehlerquote steigen. E-Rechnungen verbessern den Workflow und minimieren Fehler. Abbildung: Ivanko1980, Depositphotos

Eine aktuelle Entwicklung zeigt jedoch die Grenzen solcher Strukturen auf. Mit steigenden regulatorischen Anforderungen, wachsender Datenmenge und neuen digitalen Standards geraten manuelle Prozesse häufiger unter Druck. Vor allem im Zusammenhang mit E-Rechnung, Dokumentation und revisionssicherer Archivierung erkennen viele Unternehmen, dass klassische Excel-Strukturen langfristig Risiken verursachen können.

Warum bleibt Excel in Unternehmen so präsent?

Die Antwort liegt vor allem in der hohen Flexibilität der Software. Viele Mitarbeitende kennen die grundlegenden Funktionen. Tabellen lassen sich schnell erstellen, individualisieren und ohne großen Aufwand einsetzen. In kleineren Unternehmen entsteht dadurch häufig eine sogenannte Schatten-IT. Prozesse entwickeln sich außerhalb zentraler Systeme, weil Fachabteilungen kurzfristige Lösungen benötigen oder bestehende Software nicht sämtliche Anforderungen abdeckt. Besonders problematisch zeigt sich dies bei geschäftskritischen Prozessen. Sobald mehrere Mitarbeitende gleichzeitig mit unterschiedlichen Tabellenständen arbeiten, steigt die Fehleranfälligkeit. Hinzu kommen Schwierigkeiten bei Zugriffsrechten, Datensicherheit und Nachvollziehbarkeit.

Welche Risiken entstehen durch manuelle Tabellenprozesse?

In vielen Büros bilden Excel-Dateien die Grundlage für Rechnungsfreigaben, Budgetübersichten oder Lieferantenverwaltung. Solche Prozesse funktionieren über Jahre hinweg stabil, bis steigende Komplexität organisatorische Schwächen sichtbar macht. Typische Probleme entstehen unter anderem durch:

• unterschiedliche Dateiversionen,
• fehlende zentrale Datenhaltung,
• manuelle Übertragungsfehler,
• unvollständige Dokumentation,
• fehlende Prozessautomatisierung,
• eingeschränkte Skalierbarkeit.

Gerade bei digitalen Rechnungsprozessen entwickelt sich dies zunehmend zu einem wirtschaftlichen Risiko. Unternehmen müssen effizient arbeiten und gleichzeitig gesetzliche Anforderungen an Aufbewahrung, Nachvollziehbarkeit und Datenformate erfüllen.

Durch den Einsatz von E-Rechnungen sinkt der manuelle Aufwand in Buchhaltung und Verwaltung erheblich. Abbildung: HayDmitriy, Depositphotos

Welche Anforderungen verändern die Rechnungsverarbeitung?

Die Einführung strukturierter E-Rechnungen verändert derzeit zahlreiche kaufmännische Prozesse. Im Unterschied zu klassischen PDF-Dateien enthalten E-Rechnungen maschinenlesbare Daten, die sich automatisiert weiterverarbeiten lassen. Dadurch sinkt der manuelle Aufwand in Buchhaltung und Verwaltung erheblich. Gleichzeitig steigen jedoch die Anforderungen an technische Infrastruktur und Prozessqualität. Unternehmen benötigen Systeme, die Daten standardisiert verarbeiten, revisionssicher archivieren und digitale Freigaben ermöglichen.

Besonders relevant entwickeln sich dabei folgende Faktoren:

Welche Funktionen sollte Software für E-Rechnungen bieten?

Viele Unternehmen ersetzen isolierte Tabellenprozesse inzwischen durch spezialisierte Softwarelösungen für digitale Rechnungsverarbeitung und E-Rechnung. Das Ziel ist nicht allein die Digitalisierung einzelner Dokumente, sondern die strukturierte Automatisierung kompletter Abläufe. Moderne Systeme unterstützen unter anderem bei der Erstellung standardisierter E-Rechnungen, der automatisierten Datenübertragung sowie der Archivierung relevanter Dokumente. Wichtige Funktionen moderner Lösungen umfassen:

Besonders in hybriden Arbeitsmodellen zeigt sich, dass zentral verfügbare Prozesse an Bedeutung gewinnen. Unternehmen benötigen Lösungen, die sowohl im Büro als auch im Homeoffice zuverlässig funktionieren.

Warum Führungskräfte Prozesse neu bewerten sollten

Viele Unternehmen unterschätzen die strategische Bedeutung administrativer Prozesse. Während Vertrieb, Marketing oder Produktentwicklung im Mittelpunkt stehen, bleiben ineffiziente Verwaltungsstrukturen über Jahre bestehen. Dabei verursachen manuelle Abläufe häufig versteckte Kosten. Zeitverluste, fehlerhafte Dateneingaben und aufwendige Abstimmungsprozesse beeinträchtigen Produktivität und Skalierbarkeit erheblich. Gleichzeitig steigen regulatorische Anforderungen an Dokumentation und digitale Nachvollziehbarkeit an.

Für Führungskräfte entsteht die Aufgabe, bestehende Prozesse kritisch zu prüfen und technische Strukturen anzupassen. Besonders im Bereich der E-Rechnung zeigt sich, dass Digitalisierung nicht mehr allein ein IT-Thema ist, sondern zur organisatorischen Kernaufgabe moderner Unternehmen wird.

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Temperatur, Luftqualität, Lärmpegel und Lichtverhältnisse beeinflussen zusammen das Wohlbefinden aller Beschäftigten. Abbildung: Monkeybusiness, Depositphotos

Stickige Luft, grelles Licht oder dauerhaftes Stimmengewirr beim Betreten des Büros sorgen gleich morgens für einen schlechten Start. In deutschen Büros mit viel Wissensarbeit verdient das Raumklima besondere Beachtung. Messbare Faktoren wie CO2 und Lärm beeinflussen die Leistung direkt.

Welche Faktoren ein gesundes Büroklima wirklich beeinflussen

Die CO2-Konzentration in geschlossenen Räumen steigt schnell an, sobald mehrere Personen auf begrenztem Raum arbeiten. Ab einem Wert von etwa 1.000 ppm berichten viele Beschäftigte über Kopfschmerzen, Müdigkeit und nachlassende Konzentration. Regelmäßiges Stoßlüften – idealerweise alle 60 bis 90 Minuten für fünf Minuten – senkt den CO2-Gehalt wirksam. In Großraumbüros, in denen manuelles Lüften kaum praktikabel ist, leisten raumlufttechnische Anlagen mit Frischluftanteil wertvolle Dienste. Ergänzend empfiehlt es sich, auf schadstoffarme Möbel und Bodenbeläge zu achten, da flüchtige organische Verbindungen (VOC) die Raumluft zusätzlich belasten können. Wer sich intensiver mit allen Aspekten eines guten Raumklimas im Büro beschäftigen möchte, findet dort zahlreiche praxisnahe Hinweise.

Licht und Temperatur als Taktgeber für das Wohlbefinden

Die Arbeitsstättenverordnung empfiehlt für Büroarbeitsplätze eine Raumtemperatur zwischen 20 und 22 Grad Celsius. Schon ein Temperaturanstieg auf 26 Grad kann die geistige Leistungsfähigkeit um bis zu 15 Prozent verringern. Neben der Temperatur spielt auch die Beleuchtung am Arbeitsplatz eine entscheidende Rolle für die Leistungsfähigkeit. Tageslicht fördert den natürlichen Biorhythmus, wohingegen rein künstliches Licht mit ungünstigem Farbton die gegenteilige Wirkung haben kann. Am Schreibtisch sollte die Beleuchtungsstärke mindestens 500 Lux betragen, was als allgemeiner Richtwert gilt. Tischleuchten mit einstellbarer Farbtemperatur ergänzen die Deckenbeleuchtung und passen sich verschiedenen Tätigkeiten an.

So wirken Raumtemperatur, Luftfeuchtigkeit, Akustik auf die Produktivität

Eine relative Luftfeuchtigkeit zwischen 40 und 60 Prozent wird als behagliches Fenster betrachtet. Liegt der Wert darunter, trocknen Schleimhäute aus, die Anfälligkeit für Atemwegsinfektionen steigt, und Kontaktlinsenträger klagen über Reizungen. Überschreitet die Feuchte 60 Prozent, drohen Schimmelbildung und ein schwüles Raumgefühl. Hygrometer an zentralen Stellen im Büro helfen, den Ist-Zustand zu erfassen. Im Winter, wenn Heizungsluft die Feuchte stark absenkt, schaffen Luftbefeuchter oder Zimmerpflanzen wie Zyperngras und Grünlilie Abhilfe. Diese Gewächse verdunsten über ihre Blätter Wasser und verbessern gleichzeitig die Luftqualität. Wer Strategien zur Reduzierung von Arbeitsgeräuschen sucht, stößt auf einen weiteren bedeutenden Klimafaktor – denn Akustik und Raumklima hängen eng zusammen.

Im Sommer halten Außenjalousien und Nachtauskühlung die Temperaturen stabil, sodass eine stromfressende Klimaanlage nicht dauerhaft laufen muss. Kleine organisatorische Maßnahmen wie das Verlegen rechenintensiver Server in separate Technikräume verringern ebenfalls die Wärmelast im Büro.

Fünf konkrete Maßnahmen für ein besseres Arbeitsumfeld

Theorie allein verändert kein Büroklima. Die folgende Übersicht stellt fünf konkrete Schritte vor, mit denen sich rasch sichtbare Veränderungen erzielen lassen:

1. Lüftungsplan erstellen: Feste Stoßlüftzeiten im Teamkalender verankern und Besprechungsräume nach jedem Meeting lüften.
2. Messgeräte installieren: CO2-Ampeln und Hygrometer (30–80 €) machen Raumklima sichtbar und reduzieren Krankheitstage.
3. Schallabsorber einsetzen: Akustikpaneele, textile Raumteiler und Teppichböden senken die Nachhallzeit unter 0,6 Sekunden und verbessern die Sprachverständlichkeit.
4. Arbeitsplatzbeleuchtung individualisieren: Dimmbare LED-Panels und Tischleuchten mit Tageslichtsensor erlauben persönliche Lichtsteuerung ohne Raumeinfluss.
5. Pflanzen gezielt platzieren: Bogenhanf, Efeutute oder Einblatt filtern Schadstoffe und regulieren die Luftfeuchte.

Bereits die Umsetzung von zwei oder drei dieser Punkte führt in vielen Fällen zu einer spürbaren Verbesserung des Wohlbefindens. Weiterführende Anregungen rund um Gesundheit und Wohlbefinden am Arbeitsplatz liefern zusätzliche Impulse für den Büroalltag.

Warum Lärmbelastung im Büro oft unterschätzt wird

Bürolärm erzeugt messbaren Stress, der selten bewusst wahrgenommen wird. Schon ein Dauerpegel von 55 Dezibel steigert die Fehlerquote bei Denkaufgaben um bis zu 30 Prozent. Besonders kritisch ist der sogenannte Lombard-Effekt: Wenn der Geräuschpegel steigt, sprechen Menschen automatisch lauter, was den Lärmpegel weiter nach oben treibt.

Abhilfe schaffen zonierte Grundrisse mit klar getrennten Bereichen für konzentrierte Arbeit, Telefonate und informelle Gespräche. Akustikelemente und gepolsterte Möbel verringern den Nachhall deutlich. Auch organisatorische Regeln, zu denen beispielsweise fest eingeplante stille Stunden am Vormittag oder die verbindliche Nutzung von Headsets bei sämtlichen Telefonaten gehören, tragen wesentlich dazu bei, den störenden Geräuschpegel im Großraumbüro auf ein erträgliches Maß zu senken. Unternehmen wie beispielweise Seton bieten darüber hinaus praktische Kennzeichnungslösungen an, mit denen sich Ruhezonen und Lärmbereiche im Büro deutlich sichtbar markieren lassen, wobei das Sortiment von gut lesbaren Hinweisschildern bis hin zu farbigen Bodenmarkierungen reicht.

Gesundes Büroklima als Führungsaufgabe: Verantwortung im Alltag

Das Raumklima ist keineswegs eine reine Facility-Management-Frage, sondern betrifft unmittelbar das Wohlbefinden und die Leistungsfähigkeit aller Beschäftigten, die täglich in diesen Räumen arbeiten. Führungskräfte verantworten ein körperlich und psychisch zumutbares Arbeitsumfeld. Ein erster Schritt besteht darin, das Thema auf die Agenda regelmäßiger Teammeetings zu setzen. Kurze Befragungen, die etwa einmal pro Quartal durchgeführt werden, machen subjektive Beschwerden frühzeitig sichtbar und helfen dabei, rechtzeitig gegenzusteuern, bevor sich diese Beschwerden zu chronischen und schwer lösbaren Problemen auswachsen.

Auch bauliche Investitionen lohnen sich: Laut Berechnungen der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin verursacht jeder Krankheitstag eines Bürobeschäftigten in Deutschland durchschnittlich rund 250 Euro an direkten und indirekten Kosten. Wer in bessere Lüftung, Akustik und Beleuchtung investiert, senkt langfristig den Krankenstand. Internationale Initiativen beschäftigen sich zunehmend mit dem Wohlbefinden am Arbeitsplatz.

Im Kern zeigt sich, dass ein gesundes Büroklima keineswegs als Luxus betrachtet werden darf, sondern vielmehr eine betriebswirtschaftliche Notwendigkeit darstellt, die den Unternehmenserfolg unmittelbar beeinflusst. Die Kombination aus technischen Lösungen, organisatorischen Regeln und einer aufmerksamen Führungskultur bildet das Fundament für produktive, motivierte und zufriedene Teams. Wer heute handelt, bindet langfristig Fachkräfte und steigert seine Arbeitgeberattraktivität.

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Wie lässt sich der Arbeitsalltag durch Gamification verbessern und wie sieht am Ende eine sinnvolle Umsetzung aus? Abbildung: Arlington Research, Unsplash

Gamification bedeutet nicht, dass aus Arbeit ein Spiel wird. Gemeint ist der gezielte Einsatz spieltypischer Elemente in einem beruflichen Kontext. Dazu zählen etwa sichtbare Fortschritte, Etappenziele, Feedback, kleine Herausforderungen oder Formen der Anerkennung.

Gamification ist mehr als Punkte und Ranglisten

Der Nutzen liegt vor allem darin, Aufgaben greifbarer zu machen. Gerade im Arbeitsalltag fehlt oft ein direktes Erfolgserlebnis. Wer viele kleine Aufgaben erledigt oder an langfristigen Projekten arbeitet, nimmt Fortschritt nicht immer bewusst wahr. Genau hier kann Gamification helfen. Sie macht Entwicklung sichtbar und gibt Teams häufiger das Gefühl, voranzukommen.

Wo der Ansatz im Team sinnvoll ist

Besonders geeignet ist Gamification dort, wo Lernen, Einarbeitung oder wiederkehrende Abläufe eine wichtige Rolle spielen. Im Onboarding können neue Mitarbeitende Schritt für Schritt durch Prozesse geführt werden. In der Weiterbildung helfen kleine Lernziele oder kurze Wissenschecks dabei, Inhalte besser zu verankern.

Auch in Teams mit vielen Routineaufgaben kann der Ansatz sinnvoll sein. Kleine Zwischenziele machen Erfolge sichtbar. Gemeinsame von iGaming-Challenges können zudem das Wir-Gefühl stärken. Das gilt vor allem dann, wenn nicht einzelne Beschäftigte gegeneinander antreten, sondern das Team als Ganzes auf ein Ziel hinarbeitet. Typische Einsatzfelder sind zum Beispiel:

• Onboarding neuer Mitarbeitender
• interne Weiterbildung
• Wissensaustausch im Team
• Gesundheits- und Bewegungsimpulse
• Begleitung von Veränderungsprozessen
• Sichtbarmachung von Projektfortschritten

Was in der Praxis wirklich motiviert

Entscheidend ist nicht der spielerische Effekt an sich. Es kommt viel mehr darauf an, dass die gewählten Elemente zum Arbeitsalltag passen. Nicht jede Maßnahme motiviert nämlich automatisch: Reine Punktesysteme oder permanente Rankings wirken schnell oberflächlich. Im schlimmsten Fall fördern sie nur kurzfristigen Ehrgeiz, aber keine nachhaltige Beteiligung.

Oft funktionieren vor allem Mechaniken, die Orientierung schaffen. Dazu gehören sichtbarer Fortschritt, klare Etappenziele, kurze Feedbackschleifen und Anerkennung für Beiträge im Team. Solche Elemente stärken eher das Gefühl von Kontrolle und Beteiligung als bloße Wettbewerbslogik. Ein kurzer Überblick zeigt, worauf es ankommt:

Wo die Risiken liegen

Gamification hat auch Grenzen. Problematisch wird es immer dann, wenn aus Motivation stiller Druck wird. Wer ständig mit anderen verglichen wird, empfindet ein System schnell als Kontrolle. In einem solchen Fall entsteht nicht mehr Beteiligung, sondern eher Widerstand.

Vor allem ein zu starker Fokus auf Wettbewerb kann Teams belasten. Wenn nur Leistung zählt, geraten Zusammenarbeit und Fairness leicht in den Hintergrund. Auch künstlich wirkende Belohnungen verlieren sehr schnell ihren Reiz. Mitarbeitende merken meist sehr genau, ob ein System ihnen den Alltag erleichtert oder nur moderner aussehen soll.

Worauf Unternehmen achten sollten

Damit Gamification im Arbeitsalltag funktioniert, braucht es einen klaren Zweck. Es reicht nicht, Punkte, Abzeichen oder Challenges einzuführen. Die Maßnahmen müssen ein echtes Problem lösen oder einen konkreten Nutzen schaffen. Wichtige Leitfragen sind dabei:

• Was soll sich konkret verbessern?
• Hilft das System dem Team wirklich im Alltag?
• Ist die Teilnahme nachvollziehbar und fair?
• Stärkt der Ansatz Zusammenarbeit oder nur Konkurrenz?
• Bleibt die Mechanik einfach und verständlich?

Je klarer diese Fragen beantwortet werden, desto größer ist die Chance auf Akzeptanz. Gute Gamification macht Arbeit nicht bunter, sondern klarer. Sie schafft Orientierung, unterstützt Lernprozesse und kann Teams helfen, Routinen strukturierter zu bewältigen.

Fazit: Gute Gamification unterstützt statt zu inszenieren

Gamification ist kein Selbstzweck. Richtig eingesetzt kann sie allerdings durchaus Teams motivieren, Lernprozesse strukturieren und Fortschritte sichtbar machen. Schlecht umgesetzt bleibt sie nur eine dekorative Hülle mit zusätzlichem Druck, die sich am Ende vielleicht sogar negativ auswirkt.

Der entscheidende Punkt ist deshalb nicht die Spielmechanik. Viel wichtiger ist, ob sie den Arbeitsalltag wirklich verbessert. Genau dann kann aus einem spielerischen Element ein praktisches Werkzeug für den geschäftlichen Alltag werden.

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Eine gute Zusammenarbeit ist ein zentraler Faktor für die Produktivität im Büro. Abbildung: HayDmitriy, Depositphotos

Unternehmen unterschätzen häufig, welche Auswirkungen kleine Veränderungen im Arbeitsalltag haben können. Oft sind es nicht große Umstellungen, sondern viele kleine Optimierungen, die zusammen einen spürbaren Unterschied ausmachen. Wer seine Abläufe bewusst hinterfragt, erkennt schnell, an welchen Stellen Zeit verloren geht und wo sich Prozesse vereinfachen lassen. Genau hier setzt eine nachhaltige Produktivitätssteigerung an.

Klare Prioritäten setzen und Aufgaben strukturieren

Ein häufiger Grund für ineffizientes Arbeiten ist fehlende Priorisierung. Werden Aufgaben ungeordnet abgearbeitet, entsteht schnell das Gefühl, ständig beschäftigt zu sein, ohne wirklich voranzukommen. Methoden wie To-do-Listen oder eine klare Tagesplanung helfen dabei, den Überblick zu behalten. Wichtig ist, dass Aufgaben nicht nur gesammelt, sondern auch priorisiert werden. Wer zwischen wichtigen und weniger wichtigen Tätigkeiten unterscheidet, kann seine Energie gezielter einsetzen.

Zusätzlich ist es sinnvoll, größere Aufgaben in kleinere Schritte zu unterteilen. Das erleichtert den Einstieg und sorgt für mehr Motivation, da Fortschritte schneller sichtbar werden. Gleichzeitig reduziert es die Gefahr, komplexe Aufgaben aufzuschieben.

Digitale Tools gezielt und sinnvoll einsetzen

Aus dem modernen Büro sind digitale Werkzeuge nicht mehr wegzudenken. Sie helfen dabei, Aufgaben zu organisieren, Kommunikation zu verbessern und Prozesse zu beschleunigen. Entscheidend ist jedoch, die richtigen Tools auszuwählen und diese sinnvoll einzusetzen. Daher gilt es, die Toollandschaft aufeinander abzustimmen. Systeme sollten so gewählt werden, dass sie sich ergänzen und Daten möglichst zentral verfügbar sind. Dadurch entsteht eine klare Struktur und die Zusammenarbeit wird deutlich erleichtert.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Akzeptanz im Team. Tools entfalten ihren Nutzen nur dann, wenn sie von allen Beteiligten konsequent genutzt werden. Daher sollten neue Lösungen verständlich eingeführt und sinnvoll in bestehende Abläufe integriert werden.

Eine ERP-Software für den Mittelstand ist eine zentrale Lösung, die Unternehmen ergänzend einsetzen, um Informationen aus verschiedenen Bereichen zu bündeln. Solche Systeme helfen dabei, Abläufe transparenter zu gestalten, Daten zusammenzuführen und Prozesse effizienter zu steuern.

Ablenkungen reduzieren und Fokus schaffen

Unterbrechungen gehören zu den größten Produktivitätskillern im Büroalltag. E-Mails, Chat-Nachrichten oder spontane Rückfragen sorgen dafür, dass konzentriertes Arbeiten immer wieder unterbrochen wird. Nach jeder Unterbrechung benötigt das Gehirn Zeit, um wieder in den Arbeitsfluss zurückzufinden. Ein bewusster Umgang mit Ablenkungen kann hier viel bewirken. Es ist sinnvoll, feste Zeiten für Kommunikation einzuplanen und in konzentrierten Arbeitsphasen Störungen gezielt zu vermeiden. Auch klare Absprachen im Team tragen dazu bei, unnötige Unterbrechungen zu reduzieren.

Auch die Gestaltung der Arbeitsumgebung spielt eine wichtige Rolle. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz und eine strukturierte digitale Umgebung reduzieren Ablenkungen und erleichtern konzentriertes Arbeiten.
Prozesse vereinfachen und standardisieren

Viele Abläufe im Büro wiederholen sich täglich. Dennoch werden sie oft jedes Mal neu organisiert oder unterschiedlich umgesetzt. Das führt zu Ineffizienz und erhöht die Fehleranfälligkeit. Durch klare Prozesse und standardisierte Abläufe lassen sich diese Probleme vermeiden. Wenn jeder weiß, wie bestimmte Aufgaben zu erledigen sind, reduziert sich der Abstimmungsaufwand erheblich. Gleichzeitig steigt die Qualität, da weniger Fehler entstehen.

Besonders bei wiederkehrenden Aufgaben lohnt es sich, feste Prozessstrukturen zu definieren. Dazu gehören klare Abläufe für Freigaben, Dokumentation oder Kommunikation. Diese können dokumentiert und im Unternehmen einheitlich umgesetzt werden. Darüber hinaus bieten standardisierte Prozesse die Grundlage für weitere Optimierungen. Sie lassen sich leichter analysieren und bei Bedarf automatisieren. So wird Schritt für Schritt eine effizientere Arbeitsweise im gesamten Unternehmen erreicht.

Transparenz schaffen und Zusammenarbeit verbessern

Eine gute Zusammenarbeit ist ein zentraler Faktor für die Produktivität im Büro. Werden Informationen nicht klar kommuniziert oder liegen an verschiedenen Stellen, entstehen Missverständnisse und Verzögerungen. Transparenz schafft hier Abhilfe. Klare Zuständigkeiten und nachvollziehbare Prozesse sorgen dafür, dass jeder weiß, welche Aufgaben zu erledigen sind und wer dafür verantwortlich ist. Das reduziert Rückfragen und beschleunigt Abläufe.

Digitale Systeme können diese Transparenz zusätzlich unterstützen. Informationen werden zentral bereitgestellt und sind für alle Beteiligten zugänglich. Dadurch wird die Zusammenarbeit nicht nur einfacher, sondern auch deutlich effizienter. Ein weiterer Vorteil ist die bessere Nachvollziehbarkeit. Entscheidungen und Abläufe können jederzeit überprüft werden, wodurch sich die Qualität der Zusammenarbeit verbessert. Teams arbeiten strukturierter und können schneller auf Veränderungen reagieren.

Fazit: Struktur schafft Produktivität im Büro

Produktivität im Büro entsteht durch klare Strukturen, sinnvolle Tools und eine bewusste Arbeitsweise. Wer Prioritäten setzt, Ablenkungen reduziert und Prozesse optimiert, schafft die Grundlage für effizientes Arbeiten. Dabei ist es entscheidend, nicht nur kurzfristige Verbesserungen umzusetzen, sondern langfristig an der eigenen Organisation zu arbeiten. Unternehmen, die ihre Arbeitsweise aktiv gestalten, profitieren nicht nur von höherer Effizienz, sondern auch von zufriedeneren Mitarbeitenden und besseren Ergebnissen. So entsteht ein Arbeitsumfeld, das den Anforderungen moderner Büroarbeit gerecht wird und langfristig erfolgreich ist.

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Andrea Günther, Geschäftsführerin Pilot Pen Deutschland. pilotpen.de. Abbildung: Philip Erpenbeck

OFFICE ROXX: Frau Günther, viele Unternehmen wollen umweltbewusster werden, scheitern aber an den Umstellungen. Warum sind gerade Schreibgeräte ein sinnvoller Hebel?

Andrea Günther: Weil sie ohnehin regelmäßig beschafft werden. Schreibgeräte kommen in Besprechungen, bei Schulungen, an festen Arbeitsplätzen oder für handschriftliche Notizen zum Einsatz. Wenn man hier bewusst auswählt, verändert man keine Prozesse, sondern lediglich das Produkt. Genau das macht Schreibgeräte zu einem unkomplizierten Einstieg in ressourcenbewusstes Büromanagement. Recyclingmaterial und Nachfüllbarkeit reduzieren Materialverbrauch und CO2-Emissionen der Produkte ohne Qualitätseinbußen.

Pilot setzt bei Office-Produkten auf Eco-Design. Was bedeutet das?

Eco-Design bedeutet für uns, Umweltaspekte von Anfang an mitzudenken. Nicht als Zusatz, sondern als integralen Bestandteil der Produktentwicklung. Das betrifft Materialauswahl, Produktionsstandort, Transportwege und Lebensdauer. Ein Beispiel ist der FriXion Ball+. Er wird als erster FriXion-Stift in der EU produziert, wodurch Transportwege verkürzt werden. Sein Gehäuse besteht zu mindestens 90 Prozent aus recyceltem Kunststoff (ohne Nachfüllungen und plastikfreie Komponenten) und er ist nachfüllbar. Wer ihn mehrfach nachfüllt, kann im Vergleich zum Neukauf bis zu 60 Prozent CO2 einsparen. Der FriXion Ball+ hat außerdem eine zertifiziert ergonomische Dreikant-Griffzone: So gelingen auch lange Schreibsessions ganz mühelos.

Der G-2 Plus besteht zu mindestens 75 Prozent aus recyceltem Kunststoff (ohne Nachfüllungen und plastikfreie Komponenten). Abbildung: Pilot

Viele Büros setzen seit Jahren auf bewährte Modelle wie den G-2. Wie lässt sich Nachhaltigkeit hier integrieren, ohne Gewohntes zu verändern?

Genau das ist der Ansatz. Wir entwickeln etablierte Produkte konsequent weiter. Der G-2 beispielsweise besteht als G-2 Plus in ausgewählten Office-Farben wie Schwarz, Blau, Rot und Grün zu mindestens 75 Prozent aus recyceltem Kunststoff (ohne Nachfüllungen und plastikfreie Komponenten) und ist mit dem Österreichischen Umweltzeichen zertifiziert, ein staatlich vergebenes, unabhängiges Umweltgütesiegel. Das Schreibgefühl, die Handhabung und die Nachfüllbarkeit bleiben erhalten – gleichzeitig wird der Anteil an Neuplastik im Gehäuse reduziert. Für Unternehmen bedeutet das: keine Umstellung, sondern eine optimierte Variante eines bekannten Produkts.

Pilot wurde mit der Platinum-Medaille bewertet. Abbildung: Pilot

Wie können Office-Manager sicher sein, dass Nachhaltigkeit nicht nur auf Produktebene gedacht wird?

Hier spielt Transparenz eine große Rolle. Nachhaltigkeit muss ganzheitlich betrachtet werden, von Umweltaspekten über soziale Verantwortung bis hin zu Ethik und Beschaffung. Dass unser Ansatz nicht punktuell ist, sondern strategisch verankert, zeigt auch die jüngste Auszeichnung durch die Nachhaltigkeitsplattform EcoVadis. Für Office-Management und Einkauf bietet das eine zusätzliche Orientierung bei der Auswahl verantwortungsvoller Lieferanten. Pilot wurde mit der Platinum-Medaille bewertet und zählt damit zu den „Top 1 Prozent“ der geprüften Unternehmen. Dass wir als Unternehmen so gut abschneiden konnten, liegt auch daran, dass wir bei Pilot schon seit 20 Jahren auf nachfüllbare Produkte mit Recyclinganteil setzen.

Vielen Dank.

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FW-85BZ40P Elite von Sony: Das Flaggschiff-Modell mit einer Größe von 85 Zoll ist mit der Deep-Black-Non-Glare-Premium-Technik ausgestattet, die eine Entspiegelung von 52 Prozent bietet. Mit einer Helligkeit von 700 Nits und KI-gestützter Signalverarbeitung werden Bilder, Texte und Details naturgetreu dargestellt – selbst in hellen, direkt beleuchteten Räumen.

IntelliMix Bar Pro von Shure: Die All-in-one-Videobar erfasst mit ihren vier 4K-Kameras und einer Weitwinkelabdeckung von 135 Grad den gesamten Meetingraum. Dank der KI-Videoframing-Technik werden alle Teilnehmer mit hoher Natürlichkeit abgebildet. Für eine erstklassige Audioqualität sorgen die Array-Mikrofone und Stereolautsprecher.

DeviceHub von Sennheiser: Mit der cloudbasierten Plattform lassen sich Sennheiser-Produkte standortunabhängig verwalten. DeviceHub organisiert die Geräte nach Räumen, Gebäuden oder Regionen und liefert detaillierte Diagnosen und Warnmeldungen. So können Probleme behoben werden, bevor Meetings beginnen.

PT-VMQ85 von Panasonic: Der 4K-LCD-Projektor wiegt unter 8 kg und zählt zu den kompaktesten seiner Klasse. Dank Zwei-Achsen-Pixel-Shifting und einer Lichtstärke von bis zu 8.000 Lumen liefert er selbst in hellen Räumen detailreiche Bilder. 1,6-facher Zoom und ein flexibler Lens-Shift-Bereich runden die Ausstattung ab. Das Gehäuse besteht zu rund 50 Prozent aus Recyclingmaterial.

myApps von Innovaphone: Mit diesem Tool bietet das Unternehmen aus Sindelfingen eine integrierte Lösung für Telefonie, Unified Communications und Arbeitsorganisation an. Die modulare Plattform ist geräteunabhängig, je nach Anwendungswunsch erweiterbar und sowohl On-Premises als auch in der Cloud nutzbar und damit geeignet für Unternehmen jeder Größe.

Abbildung: OFFICE ROXX Beindruckend Laut Veranstalter fanden vom 3. bis 6. Februar 92.170 Besucher (Unique User) den Weg auf das Messegelände Fira de Barcelona Gran Via – ein Plus von acht Prozent gegenüber dem Vorjahr. 1.751 internationale Aussteller präsentierten ihre Lösungen auf einer Gesamtfläche von 101.000 m2. Die nächste ISE findet vom 2. bis 5. Februar 2027 in der Fira de Barcelona Gran Via statt.

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Dominic Mein, Director DACH bei Viewsonic, beantwortete unsere Interviewfragen. Abbildung: Viewsonic

OFFICE ROXX: Herr Mein, wie entwickelt sich das Geschäft mit Büromonitoren im Jahr 2026?

Dominic Mein: Das Geschäft mit Büromonitoren entwickelt sich aktuell sehr dynamisch und wächst überdurchschnittlich. Ein wichtiger Meilenstein im Jahr 2025 war, dass wir gemeinsam mit unseren Partnern zwei großvolumige, öffentliche Ausschreibungen für uns entscheiden konnten. Das bestätigt die hohe Wettbewerbsfähigkeit unseres Portfolios – sowohl technologisch als auch beim Preis-Leistungs-Verhältnis.

Neben dem stabilen, partnerschaftlich geprägten Tagesgeschäft im Handel bauen wir unsere Präsenz im Ausschreibungsgeschäft gezielt aus. Besonders im öffentlichen Sektor profitieren wir von der Expertise, die sich Viewsonic über Jahre hinweg durch die starke Positionierung im Bildungssektor erarbeitet hat. Diese Erfahrung lässt sich sehr gut auf andere öffentliche Einrichtungen übertragen und eröffnet uns zusätzliche Wachstumspotenziale.

Von welcher Absatzentwicklung gehen Sie in den kommenden Jahren aus?

Wir erwarten in den kommenden Jahren eine stabile und nachhaltig positive Absatzentwicklung, insbesondere im B2B- und Public-Sector-Geschäft. Öffentliche Ausschreibungen spielen dabei eine zunehmend zentrale Rolle und werden für uns zu einem der wichtigsten Wachstumstreiber. Aufbauend auf unserer starken Position im Bildungsbereich wollen wir diese Kompetenz gezielt auf weitere Desktop-Monitor-Projekte im öffentlichen Umfeld übertragen. Gleichzeitig setzen wir weiterhin auf enge Kooperationen mit B2B-Systemhäusern und sehen großes Potenzial in gemeinsamen Ausschreibungen und Projektgeschäften. Die Verbindung aus verlässlichen Handelspartnerschaften und dem kontinuierlichen Ausbau unseres Projektgeschäfts schafft aus unserer Sicht eine solide Grundlage für langfristiges Wachstum.

Was gilt aktuell als Standardgröße für einen Office-Monitor?

Die Tendenz im Office-Bereich geht klar in Richtung  27 Zoll, idealerweise mit einer  QHD-Auflösung. Diese bietet fast  doppelt so viele Bildpunkte wie herkömmliches Full-HD  und sorgt so für ein gestochen scharfes Bild sowie deutlich mehr Platz für Ihre Fenster. So entsteht spürbar mehr Arbeitsfläche auf dem Desktop – die perfekte Basis, um effizient mit mehreren Anwendungen gleichzeitig zu arbeiten. Für spezielle Anwendungen wie Design oder intensives Multitasking kommen zwar auch größere Displays zum Einsatz, doch 27 Zoll bleibt aktuell die  ideale Größe  für klassische Büroarbeit.

Was zeichnet einen empfehlenswerten Monitor für die Büroarbeit aus? Worauf sollte man bei der Anschaffung achten?

Der Monitor ist das zentrale Werkzeug im modernen Büro und das Tool, welches wir den gesamten Tag ununterbrochen nutzen. Daher sollte er optimal auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden ausgelegt sein, um Gesundheit und Produktivität langfristig zu fördern. Ein empfehlenswerter Office-Monitor unterstützt den Nutzer auf mehreren Ebenen: Ergonomische Features wie Höhenverstellung, Neigung oder Pivot-Funktion sowie Eye-Protect-Technologien sind gerade bei langen Arbeitstagen unerlässlich. Auch die Software spielt eine immer größere Rolle: Moderne Display-Manager sorgen für eine strukturierte Arbeitsfläche.

Besonders spannend sind intelligente Sensoren: Sie passen Helligkeit und Farbtemperatur automatisch an die Lichtverhältnisse an, dimmen das Display, wenn der Arbeitsplatz verlassen wird, um Energie zu sparen, und können die Privatsphäre schützen, indem sie die Anzeige abdunkeln, wenn eine weitere Person auf den Bildschirm schaut. Solche Features machen den Monitor zu einem aktiven Helfer im Arbeitsalltag, der Komfort und Sicherheit unterstützt. Moderne Konnektivitätslösungen über One-Cable-Anschlüsse einschließlich Thunderbolt erleichtern die Verbindung zu Notebooks oder Desktop-Systemen, reduzieren Kabelsalat und erhöhen die Flexibilität. All diese Funktionen sorgen dafür, dass Büroarbeit komfortabel und sicher bleibt.

Wie sieht der moderne Arbeitsplatz der Zukunft aus und welche Rolle spielen Monitore dabei?

Der Arbeitsplatz der Zukunft ist flexibel, digital und stark auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zugeschnitten. Dezentrale Arbeitsmodelle, Homeoffice und moderne Büroformen wie New-Work-Coworking verändern die Bürolandschaft nachhaltig, während das Büro als Ort des Austauschs und der Unternehmenskultur weiter eine zentrale Rolle spielt. Monitore sind dabei mehr als reine Anzeigegeräte – sie verbinden Menschen mit der digitalen Arbeitswelt, erleichtern digitale Meetings und ermöglichen effiziente Zusammenarbeit über Kameras, Collaboration-Tools und Multi-Monitor-Setups. Intelligente Funktionen und nahtlose Konnektivität sorgen dafür, dass Technologie den Arbeitsfluss optimal ergänzt und gleichzeitig das Wohlbefinden der Mitarbeitenden fördert.

Wie kann Ihre Branche nachhaltiger werden?

Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Bestandteil der Unternehmensstrategie, den wir jährlich in unserem Nachhaltigkeitsreport dokumentieren. Mit dem EcoVadis-Silber-Rating gehören wir zu den Top acht Prozent der weltweit bewerteten Unternehmen für unsere Corporate-Social-Responsibility-Leistung. Unsere Maßnahmen reichen von energieeffizienten Produkten und kompakteren Monitordesigns über nachhaltige Verpackungen bis zur Nutzung recycelter Materialien. Ergänzend arbeiten wir kontinuierlich an ethischen Lieferketten, sozialer Verantwortung und umweltfreundlichen Produktionsprozessen. Ziel ist es, Nachhaltigkeit über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg zu verankern und gemeinsam mit Partnern langfristige, zukunftsfähige Lösungen zu entwickeln.

Vielen Dank.

Die Fragen stellte Gerrit Krämer.

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Konferenzraum mit Charakter: Die Kombination verschiedener Materialien und Farben schafft Atmosphäre. Abbildung: Arnt Haug

In einem Hamburger Wahrzeichen von 1964 – dem Emporio Tower – gestaltete Elbstrand & Mannschaft eine innovative Bürofläche unter dem Motto „New Work Meets Sustainability“. Die Arbeitswelt erstreckt sich über drei Etagen und bietet ein ausgewogenes Verhältnis zwischen offenen und geschlossenen Bereichen. Flexible und stationäre Arbeitsplätze, Konferenzräume, Phone Booths und Think Tanks fördern eine dynamische Arbeitsatmosphäre. Biophilic Design, optimierte Akustik und Beleuchtung sowie gesunde Innenraumluft sorgen für eine hohe Aufenthaltsqualität.

Die Grundlage des Umbaus bildete eine detaillierte Bestandsanalyse, die die architektonischen Besonderheiten des denkmalgeschützten Hochhauses und die Nutzerbedürfnisse berücksichtigte. Das Konzept profitierte von der Grundrissstruktur des Gebäudes: Die lang gezogenen Rechtecke, die um einen zentralen Erschließungskern angeordnet sind, ermöglichen vielseitige Nutzungsszenarien. Die Bürolandschaft wurde nach den Platinkriterien der DGNB umgesetzt. Bei der Auswahl der Hersteller wurden neben Schadstofferklärungen auch Informationen zu fairen Lieferketten und Transportwegen eingeholt. Dies erwies sich als herausfordernd, da Transparenz zu Nachhaltigkeitsfaktoren von Bauprodukten noch kein branchenübergreifender Standard ist.

Die Materialien wurden von der Green Transformation Consulting GmbH gemäß den DGNB-Kriterien schadstoffgeprüft. Giftige Verbundstoffe wurden vermieden und mechanische Einbauweisen bevorzugt, sodass die Materialien sortenrein trennbar und wiedereinsetzbar sind. Zirkuläres Bauen war zentrales Anliegen: Dämmungen, Trockenbauprofile und Teppichfliesen aus dem Bestand wurden wiederverwendet, um Materialverbrauch und CO2-Emissionen zu reduzieren. Eine gezielte Digitalisierung unterstützt den effizienten Umgang mit Fläche und Energie. Nicht nur im Bereich Nachhaltigkeit setzt das Office Maßstäbe. Jeder der drei Gebäudeflügel wurde mit einer eigenen Handschrift in Farbgebung, Möblierung und Materialwahl gestaltet.

Sitzlounge im Open-Space-Bereich. Abbildung: Arnt Haug

Kreative Inseln im Arbeitsalltag: Die Think Tanks bieten Raum für Ruhe, Kreativität und Konzentration. Abbildung: Arnt Haug

Teamarbeitsplatz vor der begrünten Wand. Das Büro vereint Open Space, Rückzugsbereiche und Besprechungsräume. Abbildung: Arnt Haug

Teamraum mit Ausblick auf die Hansestadt. Abbildung: Arnt Haug

Leuchten und Tapeten im Sinne des Biophilic Design reduzieren Stress und steigern das Wohlbefinden am Arbeitsplatz. Abbildung: Arnt Haug

Im Open-Space-Bereich sorgen biophile Formgebung und Pflanzen für eine angenehme Atmosphäre. Abbildung: Arnt Haug

Der Think Tank setzt einen markanten Farbakzent und schafft zugleich einen Rückzugsort für ungestörte Gespräche. Abbildung: Arnt Haug

Die individuelle Ausgestaltung jedes Raums schafft charakterstarke Orte für Austausch und Kreativität. Abbildung: Arnt Haug

Der Emporio Tower. Abbildung: Arnt Haug

Abbildung: Angela Simi

Nachhaltigkeit war lange eine Option für Unternehmen – diese Haltung ist überholt. Die Rolle von Innenarchitektinnen und Innenarchitekten war nie so essenziell wie heute. Da stetiger Neubau weder realistisch noch ökologisch vertretbar ist, wird die Umgestaltung bestehender Immobilien zum Schlüssel für eine nachhaltige Zukunft. Als Gestalter der Lebens- und Arbeitsräume von morgen tragen wir Verantwortung, Kreativität neu zu denken. Die Frage ist nicht mehr, ob Nachhaltigkeit die Branche beeinflusst, sondern wie lange sie es sich leisten kann, Ressourcenschonung und das Wohlbefinden der Menschen zu ignorieren. Schließlich verbringen wir 90 Prozent unserer Zeit in Innenräumen. Ein Beispiel für nachhaltiges Bauen im Bestand ist das Projekt Aquila. Hier zieht sich der ökologische Ansatz wie ein grüner Faden durch das Konzept. Die Umsetzung nach den Platinkriterien der DGNB für Innenräume zeigt, dass Nachhaltigkeit und Design sich nicht ausschließen. Die Philosophie von Aquila Capital – nachhaltige Investitionen – wird in der Raumgestaltung deutlich spürbar.“

Christina Goerling & Steve Jende,
Elbstrand & Mannschaft.

Elbstrand & Mannschaft GmbH

Elbstrand & Mannschaft ist ein interdisziplinäres Planungsbüro für Innenarchitektur, Bauen im Bestand und nachhaltige Transformation von Immobilien, das mit 20 Jahren Erfahrung Projekte umsetzt, die Ästhetik, Funktion und Nachhaltigkeit vereinen.

• Gegründet: 2006
• Standort: Hamburg
• Mitarbeitende: 15
• elbstrandundmannschaft.com

BUCHTIPP: OFFICE+OBJEKT. Lieblingsprojekte von Architekten, Planern, Herstellern. Band 2 Im zweiten Sammelband „OFFICE+OBJEKT“ werden weitere 44 Top-Projekte für Büro & Co. vorgestellt. Es handelt sich um besonders gelungene Planungs- und Einrichtungsbeispiele, „Lieblingsprojekte“ namhafter Architekten, Planer und Hersteller. Auch dieser im Berliner PRIMA VIER Nehring Verlag erschienene Sammelband hat 208 hochwertig produzierte Seiten. Nach den Autorenbeiträgen renommierter Architekten folgen die bilderreich dargestellten Referenzbeiträge: Top-Projekte, die den Architekten, Planern und Herstellern besonders am Herzen liegen und die Redaktion beeindruckt haben. Zusammen mit Band eins liegen nun 88 Leuchtturm-Projekte vor, bilderreich dokumentiert auf 416 Seiten – zwei Werke voll mit Impulsen und Inspirationen für neue Räume in Büroumgebungen. „OFFICE+OBJEKT. Lieblingsprojekte von Architekten, Planern, Herstellern“, Band 2, Robert Nehring (Hg.), PRIMA VIER Nehring Verlag, Berlin 2025, 208 Seiten, DIN A4, 79,90 € (Hardcover), 64,90 € (E-Book). Erhältlich unter office-roxx.de/shop.

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Die smarte Zeiterfassung erleichtert die gesetzeskonforme Umsetzung von hybridem Arbeiten. Abbildung: Coffeekai, Freepik

Digitale Systeme für Zeiterfassung nutzen Anwendungen wie Apps und integrierte Tools in Browser- und Kollaborationssoftware. Entscheidend sind die Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausen und projektbezogenen Zeitanteilen. Die Datenspeicherung erfolgt zentral, sodass Führungskraft und HR jederzeit Zugriff auf Auswertungen haben. Cloudbasierte Lösungen gewährleisten, dass Daten geräteunabhängig eingegeben werden können, ob Notebook im Büro, Smartphone im Homeoffice oder Tablet unterwegs. Die Sicherheit der Daten und Einhaltung von Datenschutzvorgaben ist elementar, weil personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ein weiterer Aspekt besteht in der Automatisierung von Prozessen wie der Arbeitszeitabrechnung. Moderne Systeme integrieren Kalenderdaten und erlauben die flexible Anpassung an Arbeitszeitmodelle, Urlaubsplanungen und Gleitzeitregelungen.

Arbeitszeitmodelle im Wandel

Neue Arbeitszeitformen prägen den Arbeitsalltag in vielen Unternehmen. Vertrauensarbeitszeit, Vier-Tage-Woche, Gleitzeitmodelle und flexible Wochenarbeitszeiten verändern die Steuerung von Leistung und die Anwesenheit. Gleichzeitig findet Arbeit nicht mehr ausschließlich im Büro statt, sondern verteilt sich auf Homeoffice, Büroarbeitsplatz und mobile Tätigkeiten. Hybride Arbeitsmodelle beschreiben diese Verbindung aus ortsgebundener und ortsunabhängiger Arbeit innerhalb klar definierter organisatorischer Rahmenbedingungen. Das Ziel lautet, Flexibilität und Verlässlichkeit miteinander zu verbinden und gleichzeitig rechtliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung einzuhalten. Für Arbeitgeber und HR entsteht dadurch die Aufgabe, Transparenz zu sichern, ohne starre Präsenzmodelle durchzusetzen.

Klare Vorteile für hybride Arbeitsmodelle

Smarte Zeiterfassung erfüllt die Anforderungen an Transparenz durch eine nachvollziehbare Abbildung von Arbeitszeiten im Büro und im Homeoffice. Die Führungskraft erhält einen Überblick über die tatsächliche Präsenz und Abwesenheiten sowie projektbezogene Zeitaufwände. Beschäftigte gewinnen Klarheit über eigene Zeitkonten und können Ereignisse nachtragen und anpassen. Ein strukturierter Prozess für Zeiterfassung bringt zahlreiche Vorteile:

• Erhöhung der Planbarkeit von Projekten durch genaue Zeitdaten,
• Reduktion von Fehlerquellen gegenüber manueller Erfassung,
• Verbesserung der Grundlage für Gehaltsabrechnung und Leistungsermittlung,
• Erhöhung der Datenverfügbarkeit für HR und Controlling,
• Steigerung der Zufriedenheit, weil Abläufe transparent sind.

Solche Systeme unterstützen die Führung, indem sie Vergleichbarkeit zwischen Teams im Büro und im Homeoffice ermöglichen. Die Auswertung dient zugleich als Grundlage für Gespräche über Arbeitsbelastung und Ressourcenverteilung.

Smarte Zeiterfassungstools erleichtern die Erfassung von Arbeitszeiten und Pausen auch im Homeoffice. Abbildung: evrmmnt, Depositphotos

Diese Kriterien bestimmen die Toolauswahl

Bei der Auswahl eines passenden Zeiterfassungstools spielen zahlreiche Aspekte eine Rolle, um Flexibilität, Compliance und Effizienz zu gewährleisten:

• Erfassung von Arbeitsbeginn, -ende und Pausen ortsunabhängig,
• Abbildung von Vertrauensarbeitszeit und flexiblen Wochenmodellen,
• projektbezogene Zeitbuchung,
• mobile Nutzung über App oder Browser,
• automatische Auswertungen mit Echtzeit-Dashboards,
• Schnittstellen zu Lohn- und Personalverwaltung.

Erfolgsfaktoren bei Implementierung

Eine erfolgreiche Zeiterfassung hängt davon ab, wie gut Prozesse erklärt und verankert werden. Die Einführung erfordert klare Regeln, eine Schulung von Beschäftigten und Offenheit für Rückfragen. Die Akzeptanz steigt, wenn der Nutzen für Beschäftigte erkennbar wird, etwa durch einfaches Nachtragen von Zeiten und den Überblick über eigene Zeitkonten. Das HR sollte die Verwendung der Daten transparent darstellen und Feedbackschleifen einbauen. Ein zentraler Punkt ist die regelmäßige Überprüfung der Regeln, weil sich Arbeitsmodelle weiterentwickeln.

Gesetzeslage zur Zeiterfassung 2026

Für das Jahr 2026 ist vorgesehen, die bestehende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus der Rechtsprechung ausdrücklich in das Arbeitszeitgesetz zu überführen. Geplant ist eine verbindliche elektronische Dokumentation von Beginn, Ende, Pausen und Dauer der täglichen Arbeitszeit, die objektiv und zugänglich ausgestaltet sein muss. Übergangsfristen sollen nach Unternehmensgröße gestaffelt gelten, mit kürzeren Fristen für größere Arbeitgeber und längeren Fristen für kleinere Betriebe, während Kleinstbetriebe häufig ausgenommen bleiben.

Rolle von KI in der Zeiterfassung der Zukunft

Künstliche Intelligenz ist auch im Bereich der Zeiterfassung ein wachsendes Thema. KI kann unterstützen, zeitbezogene Daten automatisch analysiert, Auffälligkeiten bei Pausen oder Überstunden zu erkennen und wiederkehrende Muster in Projekt- und Erholungszeiten zu identifizieren. Prädiktive Funktionen prognostizieren Auslastungstrends und optimieren Ressourcenplanung, während Echtzeit-Insights Compliance mit der EU-KI-Verordnung sichern. So beschleunigen KI-Systeme Prozesse, minimieren Fehler und fördern datenbasierte Entscheidungen für HR und Führungskräfte.

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