Roland Kastner, Regional Sales Director, PFU (EMEA) Limited. pfu-emea.ricoh.com. Abbildung: PFU

OFFICE ROXX: Wie hat sich die Rolle von Scannern durch die Digitalisierung verändert?

Roland Kastner: In den vergangenen fünf Jahren hat sich die Rolle von Scannern und der Dokumentenverarbeitung deutlich verändert. PFU ist in Deutschland seit 1982 aktiv und beschäftigt sich seit Mitte der 1980er-Jahre mit professionellen Dokumentenscannern. Lange Zeit stand dabei vor allem das reine Digitalisieren im Vordergrund: Dokumente einscannen, ablegen, speichern.

Jedoch haben regulatorische Vorgaben den Prozess grundlegend verändert. Im Steuerrecht gibt die GoBD genau vor, wie Dokumente zu scannen sind und in welcher Form sie dem Finanzamt bereitgestellt werden müssen. Im behördlichen Umfeld regelt TR-RESISCAN das sogenannte „ersetzende Scannen“. Diese Vorgaben betreffen Hardwarehersteller nur in einzelnen Punkten, sind für die Software jedoch deutlich relevanter, da sie festlegen, wie ein digitales Dokument aufgebaut sein muss, damit es rechtlich als Ersatz für das Original gilt. Das beeinflusst unter anderem, wie Anbieter in Ausschreibungen agieren und wie sie ihre Lösungen entwickeln müssen, um diese Anforderungen zu erfüllen. Ziel ist es, dass ein Scan rechtlich denselben Stellenwert erhält wie das Originaldokument und dieses anschließend vernichtet werden kann.

Hybrid Work ist vielerorts zur Normalität geworden. Wie beeinflussen dezentrale Arbeitsmodelle die Anforderungen an Scanlösungen?

Beim Thema Hybrid Work sieht man derzeit, dass viele Unternehmen teilweise wieder mehr Präsenz im Büro einfordern. Gleichzeitig haben sich die Arbeitsmodelle insgesamt verändert. Aus meiner Sicht wird heute deutlich weniger am Papier gearbeitet, sondern vielmehr am „lebenden Dokument“. Früher war es üblich, Unterlagen auszudrucken, zu unterschreiben und anschließend wieder einzuscannen – ein Prozess, der wenig effizient war.

Heute spielen digitale Freigabeprozesse und digitale Signaturen eine deutlich größere Rolle. Dadurch steigen die Anforderungen an die Qualität der gescannten Dokumente. Sie müssen so aufbereitet sein, dass sie direkt in digitale Workflows eingebunden werden können. Idealerweise ist eine Signaturlösung bereits integriert, sodass Dokumente nach dem Scannen unmittelbar weiterverarbeitet werden können. Die Anforderungen an Dokumentenmanagementsysteme sind dabei nicht unbedingt komplexer geworden, sondern vor allem umfangreicher, weil diese Systeme heute deutlich intensiver genutzt werden. Unser Ansatz ist es deshalb, Dokumente bereits beim Scannen optimal aufzubereiten, damit das Dokumentenmanagementsystem im Hintergrund seine eigentliche Aufgabe erfüllen kann und keine zusätzliche Nachbearbeitung nötig ist.

Dank vordefinierter Prozesse lassen sich Scanvorgänge heute weitgehend automatisieren. Abbildung: Nampix/PFU (EMEA) Limited

Stichwort KI und Automation: Welche Rolle spielen intelligente Funktionen bei modernen Scanlösungen?

Automation spielt eine sehr große Rolle. Mit Profilen und vordefinierten Prozessen lassen sich Scanvorgänge heute so weit automatisieren, dass der Anwender kaum noch eingreifen muss. Ziel ist es, direkt ein optimales Dokument zu erzeugen, mit dem anschließend weitergearbeitet werden kann. Wir können papierhafte Dokumente beim Scannen so automatisiert verarbeiten, dass sie bereits korrekt aufbereitet in die nachgelagerten Systeme übergeben werden. Dadurch wird der gesamte Prozess deutlich effizienter.

Im Bereich KI setzen wir bewusst auf einen ausgewogenen Ansatz. OCR ist für uns ein zentrales Thema, ebenso die Formularerkennung. Wir unterstützen die Erkennung von gedrucktem Text und von handschriftlicher Blockschrift. Wir versuchen nicht, alles abzudecken, da wir sonst in direkten Wettbewerb mit spezialisierten Softwareanbietern treten und bestehende Partnerschaften gefährden würden. Das wollen wir bewusst vermeiden. Unser Ansatz ist es daher, eine starke Basis zu liefern und gemeinsam mit Partnern zusätzliche Lösungen anzubieten.

Welche Trends werden in den nächsten Jahren den Bereich Dokumentenmanagement beeinflussen?

Mit Blick auf die kommenden Jahre stellt sich zunächst die Frage, welche Rolle Dokumentenscanner künftig einnehmen sollen. Aus meiner Sicht wird sich der Markt weiterentwickeln und sich stärker von dezentralen hin zu zentraleren Strukturen bewegen. Langfristig rechne ich mit einer gewissen Marktsättigung. Das wird vermutlich nicht kurzfristig, aber in einem Zeitraum von etwa fünf Jahren spürbar werden, da sich der Markt dann stärker zu einem Verdrängungsmarkt entwickeln wird. Umso wichtiger ist es, Trends frühzeitig zu erkennen und Entwicklungen nicht zu verpassen, sondern aktiv mitzugestalten.

Vielen Dank.

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Akustische Störungen im Büro sind nicht nur ein lästiges Ärgernis, sondern hat auch ernsthafte Auswirkungen auf die Mitarbeitergesundheit. Abbildung: KamranAydinov, Freepik

Nicht nur draußen im Straßenverkehr oder auf Baustellen ist Lärm allgegenwärtig. Auch drinnen in Büros sind akustische Störungen an der Tagesordnung. Sie haben Einfluss auf die Gesundheit und die Leistungsfähigkeit der Beschäftigten. Stress, Schlafstörungen und Herz-Kreislauf-Erkrankungen sind nur einige der nachgewiesenen Folgen von akustischen Belastungen.

Gute Raumakustik ist keine Kür, sondern Pflicht

Seit einigen Jahren wird die Leserschaft von OFFICE ROXX im Auftrag der Akustikaktion „Quiet please!“ zu einer Umfrage eingeladen. Ziel ist es, die Entwicklungen und Fortschritte für eine bessere Raumakustik in deutschen Büros zu erfassen. Doch Ruhe für konzentriertes Arbeiten bleibt vielerorts ein rares Gut. Dies bestätigten die Ergebnisse der Leserumfrage „Raumakustik 2025“ von Anfang Oktober letzten Jahres:

• 86 Prozent leiden unter akustischen Störungen in Büroumgebungen.
• Telefonate (54 Prozent) und Kollegengespräche (42 Prozent) bleiben die am häufigsten genannten Störquellen.
• Bei 56 Prozent der Befragten bleibt die Konzentration auf der Strecke, fast jeder Dritte (32 Prozent) reagiert mit Kopfschmerzen auf die akustischen Störungen.

In Bezug auf die akustischen Störungen im Büro bleibt der Handlungsbedarf groß. Eine negative Nachricht, die aus der OFFICE-ROXX-Leserumfrage „Raumakustik 2025“ hervorsticht, ist, dass 60 Prozent der Unternehmen auch im Jahr 2025 keine Investitionen in eine bessere Raumakustik planen. Gleichzeitig geben 77 Prozent der Befragten an, dass in ihren Unternehmen kein ausreichender Platz für konzentrierte Einzelarbeit vorgesehen ist – ein deutlicher Hinweis auf strukturelle Defizite.

Zu wenig Raum für Fokusarbeit

Zu ähnlichen Ergebnissen kommt eine Studie im Rahmen des Bene-Whitepapers „Beyond Work“. Hierfür wurden in Kooperation mit dem Facility-Management-Dienstleister Sodexo rund 1.000 Büroangestellte aus Deutschland und Österreich befragt. Die Forschungsergebnisse zeigen zwar, dass mehr als 80 Prozent der Befragten mit dem Raumangebot zufrieden sind und rund 60 Prozent ihre Arbeitsumgebung insgesamt positiv bewerten. Zugleich sagen aber nur 17 Prozent, dass sie ausreichend Ruhe für fokussiertes und effizientes Arbeiten haben. Etwa ein Drittel fühlt sich im Büro häufig gestresst und angespannt.

15 Sekunden Stille – ein starkes Zeichen

Veranstaltet wird der Tag gegen Lärm in Deutschland von der Deutschen Gesellschaft für Akustik e.V. (DEGA) – in diesem Jahr unter dem Motto „Der Sound von morgen”. Am 28. April fand bereits die zentrale Online-Veranstaltung in Kooperation mit dem Umweltbundesamt statt.

Wie in den vergangenen Jahren ruft die DEGA am heutigen Aktionstag pünktlich um 14:15 Uhr zu 15 Sekunden Stille auf. Das Ziel besteht weiterhin darin, das Bewusstsein für die Bedeutung der akustischen Qualität am Arbeitsplatz zu schärfen – und das nicht nur an diesem Tag, sondern dauerhaft. Der „Tag gegen Lärm“ wurde 1998 von der DEGA ins Leben gerufen und findet 2026 bereits zum 29. Mal statt.

Mehr Informationen zum Thema Raumakustik in Büroumgebungen bietet die Initiative Quiet please! In der Aktion engagieren sich namhafte Partner gemeinsam für das Thema. Die Akustikaktion informiert und berät unabhängig.

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Abbildung: LTS Licht & Leuchten GmbH

#04 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

STRATIO VON LTS: Zentrales Element ist die speziell entwickelte Office-Folie für den direkten Lichtaustritt. Die mikroprismatische Abdeckung sorgt für eine homogene, weiche und flächige Lichtverteilung – bei maximaler Entblendung und gleichmäßiger Ausleuchtung der Arbeitsfläche. Die Lichtverteilung von 25 Prozent direkt und 75 Prozent indirekt lässt auch den Raum insgesamt heller werden. Das ermöglicht ein konzentriertes und ergonomisches Arbeiten über längere Zeit. Das Lichtkonzept samt Tageslicht- und Präsenzsensor hat uns begeistert. Das gradlinige und klare Design der Stratio-Stehleuchte ist für moderne Office-Arbeitsplätze hervorragend geeignet. Auch die lokale Produktion gefällt: „Made in Tettnang“ am Bodensee.

#05 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

CANTARIS PROJEKTMÖBEL VON ASSMANN: Vielseitigkeit ist Trumpf. Mit dieser Serie, bestehend aus (optional klappbaren) Projekt-, Seminar- und Bistrotischen, Service-, Material- und Transportwagen sowie mobilen Whiteboards, haben kreative Köpfe alles, was sie für agile Projektarbeit benötigen. Die leichte Bauweise und die hohe Mobilität ermöglichen eine einfache Anpassung an neue Situationen. Die klappbaren Tische lassen sich platzsparend staffeln. Die Projektmöbel sind dank verschraubter Verbindungen sowie minimalem Materialeinsatz nachhaltig produziert. Der Hersteller ermöglicht zahlreiche Gestaltungsvarianten, sodass sich die Serie nahtlos in jede Office-Umgebung einfügt. Das rockt jeden Workshop.

#06 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

SUPERGRID KÜCHE VON SUPERGRID: Da Büroküchen immer mehr zum Place-to-be werden, muss auch ihr Design stylisher und funktionaler werden. In dieser Hinsicht hat die Supergrid-Küche einiges zu bieten. Das modulare Möbelsystem folgt einer klaren Designsprache. Mit seinen reduzierten Linien, langlebigen Materialien sowie frei kombinierbaren Farben, Holz- und Metallelementen eignet es sich perfekt zur Gestaltung von Pausen- und Aufenthaltsräumen, die so zu echten Mitarbeitermagneten werden können. Der patentierte Verbinder ermöglicht es, einzelne Module zu tauschen, neu zu kombinieren und zu arrangieren. Supergrid wird in Deutschland gefertigt und macht die Büroküche zum fancy Lieblingsort im Office – oder Homeoffice.

#07 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

TNK 500 AUREA VON ACTIU: Die Neuauflage des ikonischen Bürostuhls von Alegre Design verfügt über eine Gestellstruktur aus Aluminium. Diese wurde für das neue Modell technisch weiterentwickelt, um die Haltbarkeit, Leichtigkeit und Stabilität des Sitzmöbels zu verbessern. Die metallischen Farben erzeugen einen einzigartigen Look, der skulptural und erhaben wirkt. Wirklich sehr schick. Der TNK 500 Aurea ist aber nicht nur optisch, sondern auch ergonomisch auf einem sehr hohen Niveau. Die intelligente Rückenlehne passt sich automatisch den Bewegungen des Be-Sitzers an, stützt die Lendenwirbelsäule kontinuierlich und fördert so eine gesunde Körperhaltung während langer Arbeitstage.

#08 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

C-TAP VON BRITA: Dieser leitungsgebundene Wasserspender gewährleistet eine nachhaltige Trinkwasserversorgung für Mitarbeitende und Gäste. Zu den Vorzügen der Lösung zählen unter anderem der Überhitzungs- und Überlaufschutz, die thermische Keimsperre sowie die optionale Hygiene-Plus-Lösung. Der Energiesparmodus macht den C-Tap zu einer nachhaltigen hauseigenen Quelle, die bis zu fünf Sorten Wasser bereitstellt: still, sprudelnd, kalt, zimmerwarm oder heiß. Mit dem Easy Access Panel (EAP) wird das Trinkwasser zudem barrierefrei, da sich die Bedieneinheit in jeder gewünschten Höhe – auch nachträglich – montieren lässt.

#09 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

ON VON GÖTESSONS: Die Soft-Seating- und Tischkollektion hat der Produktdesigner und Professor für Möbeldesign Sigurd Strøm entworfen. Dank der modularen Bauweise und der zwei verschiedenen Höhen lassen sich Office- und Hospitality-Zonen variantenreich ausstatten, vom Besprechungsraum über Aufenthalts- und Pausenbereiche bis hin zu wohnlichen Umgebungen. Die Polsterung aus Formschaum und die großzügige Sitztiefe von 50 cm ermöglichen ein so bequemes wie entspanntes Sitzgefühl. Ein weiteres Plus: Einzelne Module der Sitzflächen und Rückenlehnen lassen sich auswechseln. So muss nicht das komplette Sofa ausgetauscht oder repariert werden. Die ökologische Nachhaltigkeit bezeugt ein Möbelfakta-Zertifikat.

#10 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

VIEWGO MODULAR VON DATAFLEX: Das Multi- Monitor-System ist dank seiner Modularität und seines klaren Designs ein echtes Highlight, das seine Aufgaben dezent im Hintergrund erledigt. Da der Monitortragarm auf einer Säule basiert, kann er Schritt für Schritt problemlos und flexibel an unterschiedliche Arbeitsplatztypen angepasst werden, ohne bestehende Konfigurationen zu ersetzen. Das parabolische Design unterstützt eine natürliche Blickführung und ergonomische Bildschirmarbeit. Adapter für Säulen, Wände und Schienensysteme ermöglichen vielseitige Installationen und schaffen eine strukturierte, funktionale Arbeitsumgebung. Ein Held des Büroalltags, der in jedem Office Wichtiges leistet.

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Die Kaffeeverpflegung im Office trägt zum Wohlbefinden der Mitarbeitenden bei. Abbildung: Rawpixel, Depositphotos

Vor dem durch die Pandemie beschleunigten Wandel der Arbeitswelt konnten sich die Unternehmen darauf verlassen, dass ihre Mitarbeitenden ins Büro kamen. Dies ist heute nicht mehr der Fall. Daher sollte auch das Verpflegungsangebot skalierbarer sein. Diesem Umstand tragen wir in unserer diesjährigen Marktübersicht Rechnung. Die aufgenommenen Top-Vollautomaten decken sowohl den kleineren Bedarf ab, bei dem zehn Mitarbeitende ausreichend mit Kaffee versorgt sind (WMF), als auch den sehr großen Bedarf, bei dem Teams mit bis zu 50 Mitarbeitenden entspannt mit Heißgetränken und Spezialitäten über den Tag kommen (Kaffee Partner, Schaerer). Für Unternehmen mit bis zu 30 Mitarbeitenden eignen sich die hier vertretenen Vollautomaten von JURA, Melitta und Sielaff.

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Christoph Westermann, Vertriebsleiter DACH, Windmöller GmbH. windmoeller.de Abbildung: Wineo Windmöller GmbH

OFFICE ROXX: Herr Westermann, was hat der Bodenbelag mit der Akustik in Büros zu tun?

Christoph Westermann: Der Bodenbelag hat einen entscheidenden Einfluss auf die Raumakustik in Büros. Geräusche und Trittschall, etwa durch Stuhlrollen oder Schritte, können durch die elastische Oberfläche und die dämmende Wirkung geeigneter Bodenbeläge deutlich reduziert werden. Dadurch wirkt der Raum insgesamt ruhiger. Gerade in Büroumgebungen mit vielen Mitarbeitenden ist das ein klarer Vorteil. Denn eine geringere Geräuschbelastung macht das Arbeiten deutlich angenehmer.

Welche zusätzlichen Akustiklösungen gibt es und welche eignen sich besonders fürs Office?

Neben dem Bodenbelag selbst gibt es verschiedene Lösungen, die zusätzlich die Raumakustik verbessern. Dazu gehören Trittschalldämmung sowie Gehschallreduzierung, die unter dem Bodenbelag verlegt werden. Die Trittschalldämmung verringert die Geräuschübertragung und Vibrationen durch Schritte und Bürostuhlrollen im darunterliegenden Raum. Dies ist insbesondere in Verwaltungsgebäuden mit Büroräumen auf mehreren Etagen eine empfehlenswerte Lösung. Von der Gehschallreduzierung profitieren die Mitarbeitenden im selbst genutzten Büro. Bei viel Bewegung oder Publikumsverkehr trägt diese Lösung zu einem geräusch- und somit auch stressärmeren Arbeitsklima bei. Einfach nachzurüsten, schnell zu montieren und effektiv sind zudem selbstklebende Akustikmatten oder -unterlagen. Sie lassen sich unter Möbeln oder Bodenbelägen anbringen. Sie dämpfen Schall und Vibrationen und verbessern die Raumakustik.

Die AOK Rheinland/Hamburg hat sich in ihren Geschäftsstellen für den Purline Bioboden von Wineo Windmöller entschieden. Abbildung: Kplus Konzept

Wie kann ein Bodenbelag zur guten Luftqualität in Innenräumen beitragen?

Ein Bodenbelag kann die Luftqualität in Innenräumen nur dann positiv beeinflussen, wenn er keine schädlichen Stoffe oder VOC-Emissionen abgibt. Besonders empfehlenswert sind Bodenbeläge ohne PVC und Weichmacher. So gelangen keine belastenden Ausdünstungen in die Luft. Das sorgt in Büros und Verwaltungsgebäuden für eine gesündere Raumluft.

Worauf sollte bei der Wahl eines Bodenbelags in Bürogebäuden grundsätzlich geachtet werden?

Bei der Auswahl eines Bürobodens spielen verschiedene Kriterien eine wichtige Rolle: Strapazierfähigkeit, Akustik, Raumluftqualität, Pflege und Reinigung sowie Nachhaltigkeit. Ein guter Büroboden sollte robust, geräuscharm, gesundheitsunschädlich, pflegeleicht und nachhaltig sein.

Laut Hersteller bleibt der Bodenbelag belastbar, schont die Gelenke und absorbiert Gehschall effizient. Abbildung: Kplus Konzept

Welche Bodenlösungen gibt es fürs Office und wie nachhaltig sind sie?

In Büro- und Verwaltungsräumen kommen verschiedene Bodenlösungen zum Einsatz. Sie unterscheiden sich vor allem in ihren Materialien, ihrer Umweltverträglichkeit und Nachhaltigkeit. Empfehlenswert sind Bodenbelagslösungen, die überwiegend aus natürlichen oder mineralischen Rohstoffen wie Pflanzenölen oder Kreide bestehen. Sie sind PVC-frei und enthalten kein Chlor, keine Weichmacher oder Lösungsmittel. Sie sind sehr emissionsarm, geruchsneutral und tragen so zu einer guten Innenraumluft bei. Gleichzeitig sind sie langlebig und strapazierfähig. Dadurch sind sie auch besonders nachhaltig. Diese Böden, die die hohen Anforderungen an Umwelt- und Gesundheitsverträglichkeit erfüllen, sind oft mit Umweltzertifikaten wie „Blauer Engel“ oder „Cradle to Cradle“ ausgezeichnet.

Vielen Dank.

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#11 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

EVOLVE3 85 VON JABRA: Sehr gut geeignet für fokussiertes Arbeiten in lauten Umgebungen ist dieses Over-Ear-Headset. Die adaptive Active Noise Cancellation ist auch bei laufenden Gesprächen aktiv und reduziert Ablenkungen deutlich. Der Clou: Evolve3 85 ermöglicht durch Sprachinteraktion den Zugang zu KI-Anwendungen. Nutzer können so Aufgaben erledigen, Befehle ausführen oder unterwegs Nachrichten diktieren. Echt spruchreif.

#12 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

VANK_FLIP VON VANK: Die akustisch wirksamen Wandelemente verbinden Funktionalität mit nachhaltigem Design. Flexible Verbindungen und ergänzende Elemente wie Regale machen zahllose Raumkonfigurationen möglich. Öffnungen entstehen durch das Drehen einzelner Paneele. Die Paneele bestehen wahlweise aus einem pflanzenbasierten Biokomposit oder aus rPET-Vlies aus recycelten PET-Flaschen. Innovativ, praktisch und lärmreduzierend.

#13 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

VG2748A-2K VON VIEWSONIC: Mit seiner QHDAuflösung (2.560 x 1.440 Pixel) und einer Bildwiederholfrequenz von 100 Hz ist dieser Monitor eine Top-Lösung fürs Büro. Bestechend sind die integrierten Sensoren und sieben adaptiven Modi, die Energieeffizienz, Produktivität, Privatsphäre und das Wohlbefinden verbessern. Die Ergonomie kommt nicht zu kurz: Neigung, Drehung, Pivot und Höhenverstellung bieten hohen Komfort.

#14 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

CONTACT VON VEPA: Der trapezförmige Konferenztisch erhöht die Sichtbarkeit der Teilnehmer in hybriden Meetings. Alle sitzen so zueinander, dass der Blick auf den Bildschirm sowie aus der Kameraperspektive frei ist. Neben der starken Nachhaltigkeitsstrategie des Unternehmens hat uns hier besonders die Designsprache gefallen. Sie verbindet ästhetische Gestaltung mit sozialer Funktionalität.

#15 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

CAPELLA X VON KINNARPS: Durchdachtes Design und ergonomisches Know-how finden sich in diesem Bürostuhl vereint. Die von Kinnarps entwickelte FreeMotion-Mechanik sorgt dafür, dass der Körper bei sitzender Tätigkeit sanft bewegt wird, was ein aktives Sitzen fördert. Vielfältige individuelle Gestaltungsmöglichkeiten runden diese tolle, aus nachhaltigen Materialien produzierte Bürostuhllösung ab.

#16 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

MX MASTER 4 FOR BUSINESS VON LOGITECH: Das erste Highlight ist das anpassbare haptische Feedback beim Scrollen, Navigieren und Auswählen: Feine Vibrationen erhöhen die Präzision. Das zweite Highlight ist der Actions Ring: Das digitale Overlay wird per App „Logi Options+“ gesteuert und ermöglicht es, Tools in Programmen effektiver zu nutzen. Eine ressourcensparende Herstellung und hohe Konnektivität sind weitere Pluspunkte.

#17 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

AVARO Q VON REISS: Bei diesem elektrisch höhenverstellbaren Sitz-Steh-Tisch setzt Reiss auf die Experience-Hubsäulen von Linak. Sie erhöhen die Hubgeschwindigkeit auf 80 mm pro Sekunde – doppelt so schnell wie bisher. Trotz der recht zügigen Hubbewegung bleibt diese angenehm leise. Weiterer Pluspunkt: 30 Prozent weniger Stromverbrauch im Betrieb. So lässt sich dynamisch, leise und nachhaltig arbeiten.

#18 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

SYNEO PART WONDAWALL VON ASSMANN: Die mobile Stellwand fungiert als Sichtschutz, Whiteboard, Regal, Präsentationsfläche oder als bepflanztes Element für den erholsamen Blick ins Grüne im Office. Dank der leichtgängigen Rollen lässt sie sich mühelos umstellen. Mit schallabsorbierenden Elementen bestückt verbessert sie die Akustik auf offenen Flächen. So geht flexible Raumgestaltung.

#19 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

CO2E-DOKUMENTATION VON RELOGG: Das Unternehmen stellt eine standardisierte und projektbezogene Dokumentation der CO2e-Einsparungen bereit, die durch die Wiederverwendung, Aufbereitung und/oder Weitergabe gebrauchter Büromöbel bei Möblierungs- oder Umzugsprojekten erzielt werden. Der offizielle CO2e-Vermeidungsnachweis unterstützt Unternehmen dabei, ihre ESG-Ziele zu erreichen und ihre Nachhaltigkeitsstrategie zu stärken.

#20 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

DA90471 VON DIGITUS BY ASSMANN: Die Monitorhalterung ist für zwei (Curved-)Bildschirme mit jeweils bis zu 35 Zoll und 10 kg ausgelegt. Drei Gelenke pro Arm erlauben das Neigen des Monitors um 135 Grad (+90 bis -45 Grad), das Schwenken um 180 Grad (+90 bis -90 Grad) und das Drehen um 360 Grad (+180 bis -180 Grad). VESA-Befestigungen mit Quick-Release und integriertes Kabelmanagement machen die Nutzung komfortabel. Empfehlenswert für Home und Office.

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Die Officemanagement-Enthusiastin Melanie Habel ist mit über 20 Jahren Erfahrung als virtuelle Assistentin tätig und gibt Seminare zum Einsatz von KI im Assistenzberuf. Abbildung: Romy S Fotografie

Was ursprünglich als effizientes Kommunikationsmittel gedacht war, entwickelt sich im Arbeitsalltag schnell zum Zeitfresser und Stressfaktor. Zwischen Informationsüberfluss, unklaren Prioritäten und permanentem Reagieren bleibt kaum Raum für konzentriertes Arbeiten.

Fünf-Finger-Methode

Ein zentraler Hebel für mehr Effizienz im E-Mail-Umgang liegt in der Vereinfachung von Entscheidungen. Verzögerungen entstehen häufig nicht durch die Menge eingehender E-Mails, sondern durch wiederholtes Lesen, Aufschieben und fehlende Zuordnung. Wird eine Nachricht mehrfach geöffnet und erneut zurückgestellt, steigt der Aufwand erheblich. Ziel sollte es daher sein, jede E-Mail beim ersten Kontakt eindeutig einzuordnen und eine klare Aktion festzulegen. Das entlastet mental und verhindert unnötige Gedankenschleifen.

Ein anschaulicher Ansatz ist die sogenannte Fünf-Finger-Methode. Sie bringt Struktur in den Posteingang und sorgt für klare Abläufe. Jede E-Mail wird unmittelbar einer von fünf möglichen Reaktionen zugeordnet:

• Daumen (👍) – löschen: Inhalte ohne Mehrwert verlassen direkt den Posteingang.
• Zeigefinger (👉) – delegieren: Aufgaben werden an die zuständige Person weitergegeben, idealerweise mit klarer Erwartung.
• Mittelfinger (🖕) – terminieren: Aufwendigere Themen werden bewusst eingeplant.
• Ringfinger (💍) – archivieren: Relevante Informationen werden strukturiert abgelegt.
• Kleiner Finger (🤏) – sofort erledigen: Kurze Antworten oder einfache Aufgaben werden direkt bearbeitet.

Diese klare Logik reduziert Komplexität spürbar. Der Posteingang verliert seine Funktion als Sammelstelle und wird zu einem Ort schneller Entscheidungen.

Zwei-Minuten-Regel

Besonders wirksam sind kleine, konsequent umgesetzte Gewohnheiten. Sie lassen sich direkt in den Arbeitsalltag integrieren und entfalten schnell Wirkung. Entscheidend ist dabei nicht ein perfektes System, sondern die konsequente Anwendung. Im Umgang mit E-Mails zeigt sich deutlich: Kontinuität wirkt stärker als ausgefeilte Konzepte.

Ein bewährtes Prinzip ist die Zwei-Minuten-Regel. Alles, was in kurzer Zeit erledigt werden kann, wird sofort bearbeitet. Auf diese Weise entstehen keine unnötigen Rückstände, und kleine Aufgaben sammeln sich gar nicht erst an. In Kombination mit der Fünf-Finger-Methode ergibt sich ein klarer, flüssiger Ablauf, der ohne großen Zusatzaufwand funktioniert.

Im Kern geht es um eine veränderte Haltung: Jede E-Mail wird nur einmal geöffnet, unmittelbar bewertet und eindeutig zugeordnet. Der Posteingang dient weder als Ablage noch als Aufgabenliste, sondern als Entscheidungsraum. Der Posteingang ist kein Parkplatz.

Ausblick

In den nächsten Teilen der Serie richtet sich der Blick auf Selbstmanagement, sinnvolle Automatisierung im Posteingang sowie auf den Aufbau eines tragfähigen Archivsystems, das schnellen Zugriff auf relevante Inhalte ermöglicht.

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2025 hatten die 304 Messen in Deutschland 190.490 Aussteller und 12,8 Millionen Besucherinnen und Besucher. Abbildung: Rainer Jensen/Deutsche Messe AG

In einer zunehmend digitalen Gegenwart zeigen Messen, was ihren Kern ausmacht: Menschen zusammenzubringen – zum Dialog, zum Austausch und zum Handel. Gleichzeitig sind sie weit mehr als reine Geschäftsplattformen. Sie sind lebendige Orte der Begegnung und ein Spiegel wirtschaftlicher, technologischer und gesellschaftlicher Entwicklungen. Messen machen Wirtschaft sichtbar, erlebbar und lebendig.

Unverzichtbar für die Wirtschaft

Eine aktuelle Erhebung des Verbands der deutschen Messewirtschaft AUMA zeigt: Die Mehrheit der ausstellenden Unternehmen setzt auch künftig auf Messen. Mit 77,5 Prozent zählen Messebeteiligungen zu den am höchsten priorisierten Maßnahmen im Marketing-Mix – deutlich vor virtuellen B2B-Formaten.

Gleichzeitig wägen Unternehmen infolge der anhaltenden Wirtschaftsflaute in Deutschland ihre Investitionen noch sorgfältiger ab. Während vor zwei Jahren noch 71 Prozent ihre Messeaktivitäten in Deutschland auf konstantem Niveau hielten, sind es heute knapp 59 Prozent. Etwas mehr als 14 Prozent planen eine Erhöhung ihrer Messebeteiligung, während mehr als 24 Prozent eine Reduktion in Betracht ziehen. Dennoch bleibt die Messe weit überwiegend zentral bei der Kundenansprache und beim persönlichen Kontakt.

Neue Kunden und starke Treiber

Unternehmen verfolgen mit ihren Messebeteiligungen eine Vielzahl von Zielen – im Vordergrund stehen die Neukundengewinnung und die Steigerung des Bekanntheitsgrades. Diese Priorität ist über alle Branchen und Unternehmensgrößen hinweg einheitlich. Ebenso wichtig sind die Pflege bestehender Kundenbeziehungen sowie die Präsentation von Produkten und Leistungen. Größere Unternehmen nutzen Messen verstärkt für das Recruiting neuer Mitarbeitender, während Konsumgüterunternehmen stärker auf Markt- und Vertriebserweiterung setzen.

Künstliche Intelligenz gehört – neben Robotik sowie Augmented und Virtual Reality – zu den technologischen Entwicklungen, die die Messebranche künftig am stärksten prägen werden. Bereits 70 Prozent der Messeveranstalter in Deutschland nutzen KIAnwendungen in ihren Arbeitsbereichen, wie die umfangreiche AUMA-Studie „Messen im Zeitalter von KI“ (2025) zeigt. Dadurch entstehen neue Möglichkeiten für effizientere Organisation, verbesserte Besucherführung und zielgenaueres Marketing.

Vorsichtiger Optimismus

Gleichzeitig steht die Messewirtschaft vor Herausforderungen: wirtschaftliche Unsicherheiten der Aussteller, ungeahnte geopolitische Spannungen und deutliche Kostensteigerungen in allen Lebensbereichen. Trotz dieser Rahmenbedingungen blickt die Branche in Deutschland auf ein umsatzstarkes und erfolgreiches Vorjahr zurück. Erste AUMA-Hochrechnungen melden für die 304 Messen in Deutschland 190.490 Aussteller, 12,8 Millionen Besucherinnen und Besucher sowie 6,9 Millionen Quadratmeter belegte Fläche. Für 2026 sind 320 Messen geplant. Allein im März finden knapp 50 Veranstaltungen statt. Mit der Social-Media-Aktion #MesseMonatMärz macht die deutsche Messewirtschaft die Vitalität, Bedeutung und Superkraft ihrer Messen sichtbar.

Abbildung: Steffen Kugler/AUMA Hendrik Hochheim, Leiter Messen Deutschland, AUMA. auma.de

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André Hund ist Wirtschaftsjurist und kennt die Büromöbelbranche aus dem Effeff. In seiner Kolumne thematisiert der New Work Facilitator bei der work different Training & Consulting GmbH Themen vor dem Hintergrund des neuen Arbeitens.

In Barcelona wird im Juni dieses Jahres anlässlich seines einhundertsten Todestages Antoni Gaudí gedacht. Zu Ehren des Meisters des „Modernisme Català“ wird seine berühmte Sagrada Família wesentlich vervollständigt. Ein Gebäude, das wie kein zweites die architektonisch ohnehin schon so reiche Stadt prägt.

Neben ihrem Äußeren spielen die Innenräume der Basilika eine besondere Rolle. Sie folgen dem Vorbild der Natur. Baumartige Säulen verzweigen sich im oberen Bereich wie Äste. Sie stützen das Blätterdach, das den Blick des Betrachters nach oben lenkt. Die Buntglasfenster wiederum erzeugen eine Lichtstimmung, die den Innenräumen eine ganz besondere Atmosphäre verleiht.

Diese Kolumne ist 2026 dem Thema Raum gewidmet und seiner Bedeutung für Menschen. Dabei werden Büroräume im Fokus stehen. Räume, in denen wir alle – trotz hybrider Modelle – sehr viel Zeit unseres Lebens verbringen. Ab der nächsten Folge werde ich den Begriff „Räume“ durchbuchstabieren. In dieser ersten Metakolumne aber stehen die Räume erst einmal für sich.

Räume ordnen Verhalten. Sie lenken Aufmerksamkeit, erzählen Geschichten und schreiben Geschichte(n). Etwa beim Ballhausschwur: Der Dritte Stand schwor am 20. Juni 1789, nicht auseinanderzugehen bevor Frankreich eine Verfassung habe. Der Beginn der Volkssouveränität lässt sich demnach in einem Festsaal verorten.

Wer über Arbeit spricht oder schreibt, kommt an Räumen nicht vorbei. Schöne Räume allein sind nicht entscheidend für gutes Arbeiten, aber ohne gute Räume gelingt auch kein gutes Arbeiten.

1919 wird das Bauhaus in Weimar gegründet. Der Kunstschule geht es um weit mehr als um Möbel oder Architektur. Es geht um die Frage, wie wir leben, arbeiten und zusammenleben möchten. Die Form folgt der Funktion. Aber die Funktion wird immer auch sozial gedacht, heißt: Der Raum soll dem Menschen dienen. Nicht umgekehrt. Diese Idee ist und bleibt aktuell. Das Bauhaus feiert in diesem Jahr sein 100-jähriges Bestehen am Standort Dessau.

Arbeit hat sich in den letzten Jahren entgrenzt. Sie ist mobil geworden, digital und beschleunigt. Die künstliche Intelligenz erhöht den Veränderungsdruck zusätzlich. Entscheidungen werden verteilt getroffen, Verantwortung wandert, Hierarchien werden flacher – zumindest formal auf dem Papier. Genau deshalb werden aber Räume der Begegnung wichtiger. Erleben Organisationen eine neue Sehnsucht nach Orten? Nach Präsenz? Nach Räumen, die mehr sind als Kulisse? Es sollte so sein. Aber allzu oft dominiert der Kampf um hybride Modelle und Homeoffice-Regelungen. Vielleicht stimmt das Angebot nicht?

Dass das Büro längst kein reiner Produktionsort mehr ist, dürfte lange klar sein. Es sollte Treffpunkt sein, Resonanzraum, Bühne und Rückzugsort zugleich – wo Beziehungen entstehen und sich vertiefen. Der Raum unterstreicht, wie ernst es eine Organisation mit Offenheit, Wertschätzung und Verantwortung meint. Räume machen Kultur sichtbar, bevor jemand ein Wort sagt. Leider endet das Bekenntnis oft bei einer fotogenen Einrichtung. Aber immerhin.

Der Begriff des Raums enthält die Wortwurzel des „Platzschaffens“: sich frei machen, Altes über Bord werfen, Platz für Neues schaffen. Historisch betrachtet sind Arbeitsräume immer ein Spiegel ihrer Zeit. Die Fabrikhallen der Industrialisierung, die Großraumbüros der Nachkriegszeit, die offenen Landschaften der Wissensökonomie. Jede Epoche hat ihre Räume hervorgebracht – wir müssen jetzt die für uns richtigen Räume finden und sie gestalten.

Wir befinden uns in einem Übergang. KI verändert Prozesse, Rollen und Erwartungen. Umso wichtiger wird der menschliche Anteil von Arbeit: Gespräch. Urteil. Verantwortung. Sinn. Genau hier gewinnt der physische Raum eine neue Bedeutung. Nicht als Gegenpol zur Technologie, sondern als ihr notwendiges Korrektiv und Ergänzung.

Diese Kolumne wird sich genau damit beschäftigen: mit Räumen als Ausdruck von Führung, von Organisation und des gesellschaftlichen Wandels. Mit sichtbaren und unsichtbaren Dimensionen. Mit Geschichte und Gegenwart.

Vielleicht ist das die größte Stärke der Räume: Sie zwingen uns zur Auseinandersetzung. Mit unserer Arbeit. Mit anderen. Und mit uns selbst.

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#21 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

WING VON GÖTESSONS: Die Designer Stringdahl & HATT zeichnen für diese Kombination aus Regal und Raumtrenner verantwortlich. Die designstarke Lösung verleiht jedem (Home-)Office-Bereich ein exquisites Flair. Für erhöhten Sichtschutz und verbesserte Schalldämmung lassen sich Blenden mithilfe verdeckter Magnete anbringen. Sehr praktisch: Die Montage erfolgt komplett werkzeuglos.

#22 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

FRAMERY SIX VON FRAMERY: Wenn gefragt wird, welche Features ein Cube haben sollte, antwortet Framery: alle. Im Inneren überzeugen unter anderem Beleuchtung und Belüftung, die sich beim Betreten des Cubes automatisch an individualisierte Nutzerprofile anpassen. Die Integration in Arbeitsplatzmanagementsysteme inklusive Buchung und Auslastungsanalyse über Dashboards ist unkompliziert. Rundum stimmig.

#23 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

HEJ VON INTERSTUHL: Gemütlichkeit und Ergonomie finden in diesem Bürostuhl zusammen. Die weiche, runde Formgebung, die Polsterung und der großzügige Stoffbezug vermitteln die Behaglichkeit eines Polstersessels. Die ergonomische Form mit verstellbarer Lordosenstütze und optionaler Synchronmechanik (mit und ohne Flextech) schafft hohen Sitzkomfort. Reinsetzen und wohlfühlen.

#24 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

MYNT VON VITRA: Der Universalstuhl wurde von Stardesigner Erwan Bouroullec gestaltet. Universal, schon weil er an jedem Tisch und in jedem Raum ein Hingucker ist. Die patentierte Sitzmechanik ermöglicht je nach Gewichtsverlagerung eine Neigung nach vorne oder hinten, wobei sich die Sitzschale unabhängig von der Rückenlehne bewegt. Mynt besteht zu bis zu 86 Prozent aus recycelten Materialien und ist zu 99 Prozent recycelbar.

#25 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

PANACAST 40 VBS VON JABRA: Das All-in-one-Videobarsystem überzeugt mit fortschrittlicher Audiotechnologie für exzellente Sprachqualität und einfacher Installation für eine sofortige Inbetriebnahme. Das 180-Grad-Sichtfeld mit 4-fach-Digitalzoom macht die Videobar perfekt geeignet für den Einsatz in Cubes oder kleinen Meetingräumen. Sound und Sprache sind bei Jabra über jeden Zweifel erhaben.

#26 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

SARA VON WINI: „Spanplatte Aus 100 % Recyceltem Altholz“, kurz SARA. So nennt Wini seine Lösung aus zirkulärem Holzrecycling. Äußerlich und in den Eigenschaften nicht unterscheidbar von herkömmlichen Spanplatten erfüllt sie die E05-Norm und ist PEFC- sowie FSC-zertifiziert. Preisgleich zu herkömmlichen Spanplatten und verwendbar in allen Wini-Tischplatten und -Korpusmöbeln hat dieser nachhaltige Ansatz nicht nur den grünen Daumen verdient.

#27 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

XCB4594DQSN-B1 VON IIYAMA: Dieser 45 Zoll große Ultrawide-Curved-Monitor mit einem 32:9-Seitenverhältnis und einer Dual-QHD-Auflösung (5.120 x 1.440 Pixel) ist ein 2-in-1-Bildschirm. Die 1.500-R-Krümmung sowie die Blaulichtreduktion ermöglichen ergonomisches Arbeiten. USB-C-Port und KVM-Switch bieten hohe Konnektivität. Gemacht für immersives Multitasking. Das Motto „Größer, breiter, besser“ gefällt uns.

#28 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

SEQUEL COSY VON DAUPHIN: Ob Büro-, Hybrid- oder Homeoffice-Umgebung, dieser Bürodrehstuhl bringt mit seiner stoffbezogenen Rückenlehne mehr Wohnlichkeit ins Arbeitsumfeld, ohne auf ergonomische Funktionen zu verzichten. Unser Highlight der Sequel-Serie: die Sealife-Kollektion, gefertigt aus Seaqual Yarn mit Anteilen aus recyceltem Meeresplastik sowie Post-Consumer- und Industrieabfällen.

#29 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

PID VON PALMBERG: Bei dieser Schreibtischserie des Büromöbelherstellers aus Mecklenburg-Vorpommern ist der Name Programm. PiD steht für „Produziert in Deutschland“. Das elektrisch höhenverstellbare System (65 bis 125 cm) trägt bis zu 120 kg und verfügt über eine TÜV-geprüfte Langlebigkeit von mehr als 5.600 Auf-ab-Zyklen. Der Geräuschpegel liegt unter 40 dB und der Easy-Stop-Sensor bietet hohen Bedienkomfort.

#30 der Top 100 Bürolösungen des Jahres 2026

SE:HIVE VON SEDUS: Rückzugsorte in Open-Space-Büros sind unerlässlich. Diese Lösung schließt die Lücke zwischen offenem Arbeitsplatz und geschlossenem Raum-in-Raum-System. Dank der modularen Bauweise lassen sich sowohl ruhige Einzelarbeitsplätze als auch mehrere miteinander kombinierte Arbeitsnischen realisieren. Unser Fazit: ein smarter Rückzugsort fürs Modern Office.

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