Die Schreib­trainer­in Astrid Rust ver­rät an dieser Stelle Kniffe zu Rechtschrei­bung und Kor­re­spon­denz. Der elfte Teil der Serie beschäftigt sich mit dem ide­alen Auf­bau ein­er Nachricht. 

Foto: KaiRost/pixelio.de

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Wie bauen Sie Ihre ide­ale Nachricht auf? Hier unser Tipp: Stellen Sie sich einen Ham­burg­er vor, der aus einem Boden, aus unter­schiedlichen Zutat­en für den Belag sowie einem Deck­el beste­ht.

Die Einleitung

Mit dem Brötchen­bo­den kön­nen Sie zeigen, dass Sie wirk­lich den Empfänger meinen: Er ist der Ange­sproch­ene, es geht um Seine Sache. Das schaf­fen Sie am besten mit ein­er per­sön­lichen Anrede und der Sie-Taste im ersten Satz.

Der Klas­sik­er unter den Anre­den ist natür­lich „Sehr geehrte/r …“. Diese Anrede kön­nen Sie nach wie vor benutzen, vor allem in Briefen. Auch in Mails ist sie richtig, wenn Sie Ihren Empfänger noch nicht ken­nen. Später kön­nen Sie Ihre Anre­den vari­ieren:

  • Guten Mor­gen, (sehr geehrter) Herr …
  • Guten Tag, (liebe) Frau …
  • Hal­lo …
  • Liebe Frau …

Es gibt hier keine Stan­dard­regel. Wichtig ist, dass die Anrede zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt.

Wie beginne ich nur meinen Brief? Diese Frage stellen sich oft viele – dabei ist es ganz ein­fach! Früher hat man im ersten Satz Bezug auf den Betr­e­ff genom­men und ihn noch ein­mal wieder­holt. Verzicht­en Sie auf eine Wieder­hol­ung des Betr­e­ffs:

  • wir nehmen Bezug auf Ihr Schreiben vom …

Den Bezug schreiben Sie nur im Betr­e­ff. Der Empfänger hat den Brief selb­st geschrieben und weiß, worum es geht! Gehen Sie statt dem Bezug direkt in „Beziehung“ zum Empfänger. Wie geht das am ein­fach­sten? Mit einem Dank:

  • vie­len Dank für Ihre Nachricht/Ihre Frage/Ihr Inter­esse …

Sie wis­sen nicht, ob man „in Bezug“ oder „in bezug“ schreibt? Sie sind sich unsich­er, ob „bezugnehmend“ oder „Bezug nehmend“ richtig ist? Egal – Sie müssen es nicht mehr wis­sen. Sie schreiben kein „bezüglich, in Bezug, Bezug nehmend“ mehr! Es ist logisch, dass Sie sich in Ihrer Nachricht auf den Betr­e­ff beziehen und auf nichts anderes – son­st wäre es eine The­maver­fehlung:

  • Bezüglich/Bezug nehmend auf Ihr Schreiben vom … teilen wir Ihnen mit, dass wir mit Ihrem Vorschlag ein­ver­standen sind.

Sie nen­nen den Bezug im Betr­e­ff und schreiben ein­fach:

  • vie­len Dank für Ihre Anregung(en). Wir sind mir Ihrem Vorschlag ein­ver­standen.

Übri­gens: Die Abkürzun­gen „o. g.“ oder „o. a.“ brauchen Sie auch nicht mehr. Ihre Nachricht geht um das, was Sie oben im Betr­e­ff angegeben haben.

Wieder­holen Sie nicht, was Ihnen der Schreiber in seinem Brief geschrieben hat – auch daran kann er sich nor­maler­weise erin­nern:

  • wir beziehen uns auf Ihr Schreiben vom …, in dem Sie uns mit­teilen, dass …

Auch hier wirkt ein Dank viel per­sön­lich­er:

  • vie­len Dank für Ihr Schreiben. Gern …

Verzicht­en Sie auf Floskeln als Ein­leitung und schreiben nicht mehr:

  • hiermit/mit diesem Schreiben erhal­ten Sie das gewün­schte Ange­bot.

Wählen Sie einen ser­vice­ori­en­tierten Anfang:

  • wie gewünscht/gern/wie vere­in­bart bestäti­gen wir …

Grund­sät­zlich liegen Sie in der Ein­leitung mit dem Sie-Stil immer richtig. Er garantiert am besten „Ja, ich bin ange­sprochen. Es geht wirk­lich um mich“:

  • vie­len Dank für Ihre schnelle Hilfe/Antwort/Reaktion auf unsere Anfrage
  • danke für das freundliche/informative Gespräch
  • vie­len Dank für Ihr …

Schreiben Sie „von Men­sch zu Men­sch“! Sprechen Sie mit Ihrem Adres­sat­en und ver­steck­en Sie sich nicht hin­ter ein­er anony­men, unper­sön­lichen Sprache.

Wenn Sie etwas von ihm wollen, sagen Sie es ihm direkt:

  • Uns fehlt noch …
  • Wir benöti­gen noch Ihre Unter­la­gen zu …
  • Haben Sie unser Schreiben erhal­ten? — Wir warten immer noch drin­gend auf…,

Set­zen Sie dem Empfänger– höflich — eine angemessene Frist. Nen­nen Sie ihm dabei ein konkretes Datum und kein „bald­möglichst“:

  • Bitte senden Sie uns die Unter­la­gen bis …

Der Mittelteil

Die einzelne Zutat­en im Mit­tel­teil for­mulieren Sie möglichst sachori­en­tiert, aber den­noch ver­ständlich, gut for­muliert und ser­vice­ori­en­tiert. Wie das geht, sehen Sie unserem näch­sten Kapi­tel „Sprach­stil-Update“.

Die Ausleitung

Der Brötchen­deck­el, den Sie am Ende auf Ihr Sand­wich leg­en, soll wieder einen per­sön­lichen Bezug haben. Deshalb benutzen Sie pos­i­tive und fre­undliche Schlusssätze, die den Empfänger direkt ansprechen und nicht mit alten Floskeln behaftet sind.

Hier ist am wichtig­sten: Stre­ichen Sie den Klas­sik­er:

  • Bei Rück­fra­gen ste­hen wir Ihnen gern zur Ver­fü­gung und verbleiben …

Es gibt viele andere Möglichkeit­en, den Schlusssatz kun­den­fre­undlich und ser­vice­ori­en­tiert zu gestal­ten:

  • Haben Sie noch Fra­gen? Rufen Sie ein­fach an/Wir freuen uns auf Ihren Anruf.
  • Bei Fra­gen sind wir gern für Sie da.
  • Wenn Sie weit­ere Infor­ma­tio­nen wün­schen, sprechen Sie uns an. Wir beant­worten Ihre Fra­gen gern./Für Ihre Fra­gen nehmen wir uns gern Zeit.

Weck­en Sie pos­i­tive Gefüh­le mit ein­laden­den Schlusssätzen!

… und verbleiben mit fre­undlichen Grüßen“ – auch diese Formel gilt heute nicht mehr. Sie senden direkt:

  • Fre­undliche Grüße
  • Her­zliche Grüße
  • Viele Grüße
  • Beste Grüße

Senden Sie Grüße aus Ihrer Stadt oder in die Stadt des Empfängers:

  • Fre­undliche Grüße aus …
  • Nach … grüßt fre­undlich

Sie kön­nen jahreszeitliche Grüße senden oder das aktuelle Wet­ter durchgeben:

  • Bunte Herb­st­grüße
  • Grüße aus dem (heute) son­ni­gen …

Ihrer Kreativ­ität sind keine Gren­zen geset­zt. Auch hier ist nur wichtig, dass der Gruß zu Ihnen und zum Unternehmen passt.

Anlagen

bieten Sie eben­falls Sie-ori­en­tiert an.

Bei Briefen müssen Sie im Text nicht unbe­d­ingt darauf hin­weisen, es reicht, wenn Sie unten „Anlage“ ver­merken.

Bei der E-Mail ist es ein biss­chen anders. Sich­er passiert es Ihnen auch immer wieder, sich auf einen Anhang zu berufen, dann aber zu vergessen, ihn anzuhän­gen. Um das zu ver­mei­den, kündi­gen Sie ihn am besten immer an – ver­mei­den dabei aber am besten das alte „anbei“:

  • Im Anhang find­en Sie/sende ich Ihnen …
  • Mit dieser E-Mail erhal­ten Sie …

Mit diesen Sätzen am Anfang und Ende zeigen Sie Ihrem Leser Ihre Wertschätzung und machen ihm Appetit auf mehr. Beim näch­sten Mal schauen uns an, wie wir auch unsere Sand­wich-Zutat­en geschmack­voll präsen­tieren kön­nen.

Astrid Rust,

Trainer­in für neue Rechtschrei­bung und mod­erne Kor­re­spon­denz.

www.deutschplus.de